Projektplan. Project Safe Sea Suit. Maskiningenjörsprogrammet PPU195 Produktutvecklingsprojekt Vårterminen Projektgrupp: 10

Transkript

1 Maskiningenjörsprogrammet PPU195 Produktutvecklingsprojekt Vårterminen 2015 Projektplan Project Safe Sea Suit Projektgrupp: 10 Författare: Aden Abdulkadir Eric Eriksson Nghiep Luu Johan Magnusson Andreas Mattiasson Handledare: Susanne Kullberg Examinator: Mats Alemyr

2 Sammanfattning "Project Safe Sea Suit syftar till att värna om de som värnar om andra. Innan terminens slut skall vi ha ett lösningskoncept som förbättrar klimatet, säkerheten och flexibiliteten hos sjöräddarnas torrdräkter." På uppdrag av Fredrik Falkman från Sjöräddningssällskapet avser projektet att generera lösningar till problemen med existerande torrdräkter och har där avgränsats till att främst fokusera på klimatet i dräkten. Syftet med projektplanen är att ge information om vad projektet handlar om, vilka dess aktiviteter är och när de skall utföras. Projektplanen utgör dokumentationen för hela planeringsetappen av Project Safe Sea Suit och kommer fungera som ett styrmedel för resten av projektet. Dokumentet innefattar projektdefinition innehållande intressenter, målformulering, avgränsningar och leveranser samt en genomförandeplan innehållande milstolpeplan, aktivitetslista och Gantt- schema. I rapporten finns även ett schema för projektledarrollen som växlas mellan projektdeltagarna samt tydliga förhållningsregler för arbetet inom gruppen. Vidare har en riskanalys för projektet upprättats samt att rutiner för dokumentation, idé- generering, avrapportering och arbetsfördelning formulerats. 2

3 Innehållsförteckning Sammanfattning... 2 Innehållsförteckning Inledning och Projektdefinition Intressenter... 4 Beställare:... 4 Kund:... 4 Projektgrupp: Syfte och målformulering... 5 Målformulering Leveranser Avgränsningar Genomförandeplan Milstolpeplan Aktiviteter Gantt- schema Organisation och arbetssätt Förhållningsregler inom projektgruppen Rullande projektledarroll Kontroll och uppföljning Riskanalys Dokumentation Planer och ideér Avrapportering till uppdragsgivare och handledare Tidsåtgång och arbetsfördelning Referenslista Bilagor

4 1. Inledning och Projektdefinition På uppdrag av Fredrik Falkman från Svenska sjöräddningssällskapet (förkortas SSRS) avser Project Safe Sea Suit att generera lösningsförslag på problem med dagens torrdräkter. Användningen av existerande torrdräkter är enligt Falkman 1 problematisk i varma miljöer som exempelvis en styrhytt. Vidare anser Falkman att dräkterna har vissa brister med avseende på säkerhet. 1.1 Intressenter Nedan följer gruppens kartläggning av projektets intressenter. Beställare: Projektgruppen har definierat Falkman som jobbar med design och innovation på SSRS samt Chalmers Tekniska Högskola som beställare, eftersom det är från dessa intressenter projektet erhåller resurser. Falkmans mål med projektet är att erhålla innovativa lösningskoncept som skall ligga till grund för framtida vidareutveckling av existerande torrdräkter. Kund: Chalmers mål med projektet är att erhålla underlag i form av rapporter och andra betygsgrundande dokument som är i enlighet med kursmålen för att kunna tillgodose studenterna i projektgruppen med slutbetyg. Vidare ligger det även i skolans intresse att upprätthålla goda relationer med projektets övriga intressenter. Slutkunden bedöms bestå av Svenska sjöräddningssällskapet och eventuellt liknande organisationer eller privatbrukare som kan anses vara potentiella köpare i framtiden. Bland konsumenterna avser projektet att fokusera på brukarna inom SSRS, även om andra organisationer och även vissa privatpersoner skulle kunna tänkas. Andra intressenter som ligger tidigare i kundkedjan är potentiella tillverkare samt försäljare av den framtida produkten. Projektgrupp: Gruppen utgörs av fem studenter på Chalmers Tekniska Högskola som avser att utveckla kunskaper inom produktutveckling och projektmetodik. Deltagarnas intresse är att lära sig mer om etablerade modeller inom både projektstyrning och produktutveckling samt att kunna tillämpa dessa i praktiken. Vidare är projektgruppens mål att genomföra projektet väl för att erhålla slutbetyg i kursen samt kunna använda projektet som en framtida referens. 1 Fredrik Falkman Svenska Sjöräddnigssällskapet, intervju den 29 januari

5 1.2 Syfte och målformulering Syftet med projektet är att utveckla lösningskoncept som förbättrar existerande torrdräkter med avseende på säkerhet, komfort och klimat. Målformulering "Project Safe Sea Suit syftar till att värna om de som värnar om andra. Innan terminens slut skall vi ha ett lösningskoncept som förbättrar klimatet, säkerheten och flexibiliteten hos sjöräddarnas torrdräkter." Projektgruppen har listat de huvudsakliga objekten som projektet avser att leda till i en bilaga som benämns Goal statement (Se bilaga 1). I kolumnen längst till vänster står objekten listade och efterföljande kolumner talar sedan om när, varför och hur dessa skall levereras. Utöver själva konceptlösningen kopplat till produkten avser projektet även att skapa den dokumentation som är av intresse för beställarna. 1.3 Leveranser Leveranstabellen nedan listar vad projektet avser att leverera. LEVERANSER VAD MOTTAGARE SEKTOR VERIFIKATION Statusrapporter Susanne Kurs Ping-Pong, Poäng: 0-2 Projektplan Susanne Kurs Betyg: U/g Surtsey-blogginlägg Fredrik SSRS Fredrik Slutrapport Susanne Kurs Poäng: 0-40 Slutpresentation Publik Kurs Betyg: U/g Koncept-presentation Publik Kurs Betyg: U/g Gantt-schema Projektledare Produkt Signering Brunpapper Projektledare Produkt Signering Kravspecifikation Projektledare Produkt Signering Produkt- och marknadsanalys Projektledare Produkt Signering Tabell 1: Leveranser Tabellen innehåller information om vad som skall levereras, dess mottagare, sektor och hur de verifieras. Leveranserna är indelade i de tre olika sektorerna, kurs, SSRS och produkt. Sektorn kurs innefattar i huvudsak de leveranser som skall mottas samt bedömas av handledare och examinator inom kursen. Sektorn produkt innefattar de leveranser som direkt kan kopplas till arbetet kring utvecklingen av själva produkten. Sektorn SSRS innefattar i huvudsak den projektdokumentation i form av blogginlägg som Falkman beställt. 5

6 1.4 Avgränsningar Projektet skall i sin helhet sluta på prototypstadiet. Nedan (se tabell 2) listas de leveranser vilka kan tänkas vara för väntade av liknande projekt men som Project Safe Sea Suit avgränsas ifrån. AVGRÄNSNINGAR VAD Detaljplanerad tillverkning Försäljningsplan Plan för kommersiell Marknadsföring Produktion Fullskalig prototyp Produktens flytkraft Ytskiktets hållfasthet (mot revor) Tabell 2: Avgränsningar SEKTOR Produkt Produkt Produkt Produkt Produkt Produkt Produkt Någon försäljningsplan, eller marknadsföringsplan kommer inte framarbetas eftersom projektet förväntas avslutas på ett konceptstadie. Projektet avgränsas därför även från produktion och produktionsoptimeringar i form av anpassning till redan befintliga tillverkares fabriker. Projektet kommer heller inte leda till någon detaljerad tillverkningsplan, däremot skall en konceptuell tillverkningsplan upprättas. Vidare avgränsas projektet även från att tillverka en fullskalig prototyp, vilket innebär att prototyperna endast kommer innefatta de delsystem som projektet avser att utveckla. På grund av beställarens (Falkman, SSRS) spridda önskemål har projektgruppen valt att redan i detta skede avgränsa projektet med avseende på vissa av produktens huvudfunktioner. Således avgränsas projektet från att fokusera på produktens egenskaper i form av flytkraft och tålighet mot revor. 6

7 2. Genomförandeplan Projektet har delats in i tre etapper; planering, konceptframtagning och vidareutveckling. Planeringsfasen innefattar projektdefinition, samt allt planeringsarbete med tillhörande riskanalys som dokumenterats i projektplanen. 2.1 Milstolpeplan I milstolpeplanen (se bilaga 2) har projektgruppen listat de viktigaste momenten i form av både interna och externa leveranser. I kolumnerna till vänster om de listade milstolparna anges vilken sektor de tillhör och i kolumnerna till höger anges ansvarig (projektledaren för tidperioden) samt datum för slutförande och vilken etapp respektive milstolpe tillhör. Projektet avser att följa Värdemodellen av Lindstedts och Burenius (1998), vilket avspeglas på de milstolpar som satts upp. Därmed ingår bland annat att etablera projektet, kartlägga kundens röst, analysera alternativa lösningar, skapa ett vinnande koncept, upprätta kravspecifikation samt att konstruera, modellera och tillverka en prototyp. Utöver nämnda milstolpar inom värdemodellen har projektgruppen även valt att ange inlämningsuppgifter tillhörande kursen samt sammanställandet av Surtsey- bloggen som ingående milstolpar. 2.2 Aktiviteter I aktivitetslistan (se bilaga 3, 4 och 5) har projektet listat de aktiviteter som krävs för att nå milstolparna. Huvudaktiviteterna i fetstil, vilka till stor del avspeglar milstolparna för projektet, har i närtid delats in i ett antal underaktiviteter även start- och slutdatum samt förväntad tidsåtgång i form av mantimmar angetts. Tidsåtgången för huvudaktiviteterna (markerade i fetstil) utgör summan av nedanstående underaktiviteters tidsåtgång. I en kolumn anges även vem som är ansvarig, vilket skall vara projektledaren under slutdatum för respektive aktivitet. För vidareutvecklingsetappen har endast grova uppskattningar gjorts där huvudaktiviteterna i huvudsakligen delats in på veckobasis, men med hänsyn till lov och helgdagar. Inför vidareutvecklingsetappen skall aktivitetslistan revideras där huvudaktiviteterna även skall brytas ned i underaktiviteter. 7

8 2.3 Gantt- schema I Gantt- schemat (se bilaga 6 och 7) åskådliggörs milstolpar och aktiviteter grafiskt, där huvudaktiviteterna är blåfärgade och underaktiviteterna är markerade i gult. Även här anges ansvarig, tidsåtgång samt start och slutdatum för respektive aktivitet. Huvudaktiviteternas slutdatum är markerade med ett (M) som i milstolpe. Dessa datum är extra viktiga eftersom de utgör kritiska deadlines för projektet. Andra deadlines, för underaktiviteter och inlämningar anges med ett (DL). Vid tidsbrist kan aktiviteterna forceras genom övertidsarbete. Liksom aktivitetslistan anger Gantt- schemat mindre dataljerad information för vidareutvecklingsetappen och kommer att revideras i samband med aktivitetsplanen. Därför har Gantt- schemat även delats in i två delar, där tidsaxeln på schemat tillhörande etapp ett och två försetts med mer detaljerad information. 8

9 3. Organisation och arbetssätt För att tydliggöra roller och förhållningssätt inom projektgruppen har tydliga förhållningsregler samt ett schema för den rullande projektrollen upprättats. 3.1 Förhållningsregler inom projektgruppen De överenskomna mötesreglerna är att projektgruppen skall träffas på minst två schemalagda tillfällen varje vecka och genom god planering undvika arbete under helger. För att det inte skall uppstå några oväntade eller icke önskade konflikter har projektgruppen kommit överens om vilka förhållningsregler som skall följas. Dessa har tecknats i listan nedan och skall även kunna ligga till grund för att finna lösning på eventuella konflikter. Frånvaro kompenseras genom lämplig arbetsuppgift. Ett rullande schema anger vem som innehar projektledarrollen. Övriga projektmedlemmar skall stötta och underlätta för projektledaren genom att ta delansvar. Om projektledaren inte kan närvara biträder föregående projektledare tillfälligt. Omröstning kommer vara den metod som ligger till grund för de beslut som fattas och allas röster väger lika mycket. Alla projektmedlemmar skall delta aktivt och själva ta ansvar för att utföra sin del av arbetet. Gruppen skall gemensamt sträva efter att ha en positiv anda genom hela projektets gång, men nödvändiga konflikter och argumentationer måste givetvis låta sig höras. För att alla gruppmedlemmar skall trivas, har gruppen som mål att låta alla medlemmar ta plats och känna trygghet i att framföra sina åsikter. Frånvaro meddelas i god tid och i största utsträckning via den gemensamma facebook- gruppen. 9

10 3.2 Rullande projektledarroll Projektgruppens fem medlemmar kommer turas om att axla ansvaret som projektledare enligt nedan (se tabell 3). För att ge projektledaren en god chans att sätta sig in vad rollen innebär, har gruppen bestämt att varje person till en början har posten i två veckor innan byte, med undantag från Eriksson som till en början endast axlar ansvaret läsvecka 8. Under projektets senare del kommer skiftet av projektledare ske varje vecka. På så vis öppnas möjligheter till feedback och förbättring samt att gruppdeltagarna också får testa på att ha projektledarrollen i mer än endast en fas. Rullande schema för byte av projektledare LÄSVECKA Lv. 2-3 ( ) Lv. 4-5 ( ) Lv. 6-7 ( ) Lv. 8 ( ) Lv. 1-2 ( ) Lv.3 ( ) Lv.4 ( ) Lv. 5 ( ) Lv.6-7 ( ) Tabell 3: Schema för rullande projektledarroll PROJEKTLEDARE Magnusson Abdulkadir Luu Eriksson Mattiasson Magnusson Abdulkadir Mattiasson Eriksson 10

11 4. Kontroll och uppföljning Detta avsnitt avser att redogöra för projektets kontroll- och uppföljningssystem, vilket innefattar riskanalys, system för dokumentation samt rutiner för idé- generering, avrapportering och arbetsfördelning. 4.1 Riskanalys Liksom de flesta projekt finns det risker som behöver hanteras på ett ansvarsfullt sätt. En riskanalys (se bilaga 8) har därför upprättats, där de av projektgruppen påkomna risker listats. Varje riskabel händelses konsekvens samt sannolikhet för inträffande har skattats på en skala 1-10 och produkten av dessa resulterar sedan i händelsens risktal. Tanken är att de händelserna med höga risktal bör beaktas extra noga. Varje händelse har även försätts med åtgärd för att reducera risk för inträffande samt uttänkta åtgärder för agerande om händelsen inträffar. 4.2 Dokumentation Dokumentation sker främst digitalt och görs tillgängliga för projektdeltagarna via en gemensam mapp på dropbox eller via projektets facebook- grupp. På Sutsey.org har en blogg skapats och löpande uppdateringar kommer att göras under projektets gång. 4.3 Planer och ideér Planer och idéer diskuteras främst muntligt eller via facebook då hela eller delar av projektgruppen deltar. Facebook- gruppen används som ett forum där projektgruppen spontant kan diskutera planer och nya idéer på distans allt eftersom de dyker upp. För mer systematisk analys och idé- generering, vid exempelvis konceptframtagning, används tankekartor samt verktyg som omfattas av värdemodellen. 4.4 Avrapportering till uppdragsgivare och handledare För löpande avstämning deltagarna sinsemellan samt mellan projektgruppen och handledare lämnas statusrapporter in på veckobasis. Rapportering mellan projektgruppen och Falkman på SSRS sker främst via mail och genom bloggen som skapats på Surtsey.org. Det är projektledarens som ansvarar för avrapportering till beställare och handledare, men de dokument som lämnas iväg diskuteras inom gruppen först. 4.5 Tidsåtgång och arbetsfördelning Projektledaren ser till att arbetsfördelning mellan projektmedlemmarna är jämn och för dokumentation över arbetstiden i form av mantimmar. Dock skall alla projektdeltagare i enlighet med förhållningsreglerna ta för sig och ansvara för att bidra med sin del. Om någon arbetar på egen hand är det dennes ansvar att rapportera till projektledaren eller gruppen. Genomförandeplanen utgör ett styrmedel för att underlätta tidsuppskattning och arbetsfördelning. I samband med skrivandet av statusrapporterna kan den verkliga tidsåtgången jämföras med den planerade. I statusrapporterna anges även antalet spenderade mantimmar för den gångna veckan samt ackumulerat antal mantimmar för projektet. 11

12 Referenslista Lindstedt P. och Burenius J Proffessionellt projektarbete. Ödeborg: Nimba AB. (Värdeserien, 1) 12

13 Bilaga 1 Goal Statement Bilagor

14 Bilaga 2 Milstolpeplan

15 PLANERING (LP3) Aktivitet Ansvarig Start Slut Tid ETABLERA PROJEKT h Upprätta projektledarschema Magnusson h Formulera förhållningsregler Magnusson h Upprätta målformulering Magnusson h Lista leveranser Magnusson h Avgränsa projektet Magnusson h Skriva statusrapport 1 Magnusson h Skriva statusrapport 2 Magnusson h Skapa Surtsey-blogg Magnusson h SKRIVA PROJEKTPLAN Definiera intressenter Magnusson h Upprätta milstolpeplan Magnusson h Lista aktiviteter med Magnusson h tidsintervall Upprätta Gantt-schema Magnusson h Utföra riskanalys Magnusson h Renskriva projektplan Magnusson h Bilaga 3 Aktivitetslista, etapp: planering

16 KONCEPTFRAMTAGNING (LP3) Aktivitet Ansvarig Start Slut Tid Förbereda studiebesök SSRS Abdulkadir h Studiebesök SSRS Abdulkadir h Skriva statusrapport 3 Abdulkadir h BESKRIV PRODUKTEN h Kartlägg samverkan med h kunden Formulera huvud-, tillägs-, Abdulkadir h stöd- och oönskade funktioner Analysera position på S-kurvan h KARTLÄGGA KUNDENS RÖST h Kartlägga kundbehov Abdulkadir h Analysera baskrav Abdulkadir h Analysera innovationsmöjligheter Abdulkadir h ANALYSERA ALTERNATIVA h LÖSNINGAR Analysera existerande Abdulkadir h lösningar Fastställ en referens Abdulkadir h Upprätta funktionsbaserad Abdulkadir h kravspec. Upprätta funktionsanalys Abdulkadir h SKAPA ETT VINNANDE KONCEPT Generera lösningskoncept (brainstorming) h Luu h Skriva statusrapport 4 Luu h Utveckla valda koncept Luu h Skriva statusrapport 5 Luu h Välj koncept (urvalsmatriser) Luu h Förbereda Eriksson h konceptpresentation Genomföra konceptpresentation Eriksson h Bilaga 4 Aktivitetslista, etapp: konceptframtagning

17 VIDAREUTVECKLING (LP4) Aktivitet Ansvarig Start Slut Tid Upprätta kravspecifikation Mattiasson h Skriva statusrapport 6 Mattiasson 2h Uppdatera surtsey.org Mattiasson h Konstruera koncept Mattiasson h Skapa CAD-modell Magnusson h Skriva statusrapport 7 Magnusson 10h Uppdatera surtsey.org h Tillverka prototyp Magnusson h Skriva statusrapport 8 Abdulkadir 2h Slutföra projektet Skriva statusrapport 9 Mattiasson 2h Uppdatera Surtsey.org Eriksson h Skriva statusrapport 10 Eriksson 2h Skriva utkast till slutrapport Eriksson 2h Opponera på annan Eriksson projektgrupp Renskriva slutrapport Eriksson Förbereda slutpresentation Eriksson Utföra slutpresentation Eriksson Bilaga 5 Aktivitetslista, etapp: vidareutveckling

18 Bilaga 6: Gantt-schema läsperiod 3 Blå=Huvudaktivitet, Gul=Underaktivitet, M=Milstolpe avslutad, DL=Deadline.

19 Bilaga 7: Gantt-schema läsperiod 4

20 Bilaga 8 Riskanalys