Motionspass på lunchtid

Transkript

1 Motionspass på lunchtid Förstudierapport Grupp 8 Version 1.0 Version Datum Kommentar Ändrad av Första version Grupp 8 Historik

2 Innehållsförteckning 1. Inledning Bakgrund Syfte Mål Omfattning Nulägesanalys Riskanalys Miniriskmetoden Riskhanteringsplan/åtgärdsplan Intressentanalys och kommunikationsplan Lösningsförslag Alternativ 1 Intresse finns för ett motionspass Alternativ 2 Inget intresse finns för ett motionspass Lönsamhetsanalys Milstolpeplan Källor... 9

3 1. Inledning 1.1 Bakgrund Livet som student är en berg- och dalbana. Nya vänner och roliga evenemang kombineras med studielån och långa dagar bakom högar av inlämningsuppgifter och tentamenskrivningar. Det är lätt hänt att en för- och eftermiddag springer iväg utan att en uns frisk luft inandats eller att benen fått röra på sig. Det är bevisat att motion har en positiv effekt för bättre tankeverksamheter och ett allmänt välmående. Det ger en bra paus för att rensa huvudet och få in ny energi. (Rörbecker, 2009) Denna projektidé kom från egna erfarenheter där de ovan beskrivna känslorna upplevts. 1.2 Syfte Syftet med projektet är att, under lunchtid, aktivera studenter på något fysiskt sätt för att minska stillasittandet under dagen. Det som eftersträvas är större produktivitet under eftermiddagen. 1.3 Mål Målet är att genomföra en undersökning kring studenters lunchvanor. Vidare ska en intressekoll göras för att se om det finns ett behov av lunchmotion. Är intresset nog stort ska ett motionspass formges och utföras, för att sedan granskas om fortsatt intresse finns. 1.4 Omfattning Projektets omfattning och den tänkta arbetsstrukturen presenteras i en WBS enligt figur 1. Figur 1. WBS för projektet. 1

4 2. Nulägesanalys Nulägesanalysen innehåller en SWOT-analys med en översiktsbild av för- och nackdelar kring projektet, samt de slutsatser och åtgärder som kan dras från SWOT-analysen. Nulägesanalysen presenteras i tabell 1 nedan. Tabell 1. Nulägesanalys för projektet. Underlättar S1 Egna erfarenheter av trötthet under skoldagen S2 Har motionsvana O1 Många vill delta O2 Projektet ger upphov till liknande projekt i framtiden Slutsatser och åtgärder S1 + O1 Projektgruppens egna erfarenheter av trötthet under eftermiddagarna gör att det finns en förståelse till varför passet kan vara nyttigt. Dessa erfarenheter kan underlätta till att locka fler deltagare. S2 + T2 Motionsvanorna i projektgruppen kan vid dåligt väder vara till hjälp om en annan struktur på passet krävs med kort varsel. W1 + T1 Eftersom projektgruppen saknar tidigare erfarenheter av projektledning kan detta vara ett hinder till att locka och engagera deltagare till projektet. W1 + O2 Trots att projektgruppen saknar erfarenheter av projektledning och kanske inte är kapabla till att genomföra projektet fullt ut finns möjligheten att andra på universitetet får upp ögonen för projektet och blir inspirerade att starta liknande projekt. Försvårar W1 Få erfarenheter av projektledning T1 Ingen vill delta T2 Dåligt väder Hanteras i Aktivitetsplan/WBS Projektgruppen Kommunikationsplan Riskanalysen Riskanalys Kommunikationsplan 2

5 3. Riskanalys Projektnamn: Lunchpass på Campus Projektledare: Petter Mattsson Projektperiod: 1/9 20/ Miniriskmetoden SAN = Sannolikhet att händelsen inträffar. Skala 1-5 KON = Konsekvens om händelsen inträffar. Skala 1-5 R/V = Riskvärde (sannolikhet * konsekvens) Tabell 2. Risker med projektet tillsammans med sannolikhet, konsekvens och riskvärde. # Identifierad risk SAN KON R/V R1 För dåligt väder för att genomföra 2,5 5 12,5 R2 Passledare blir sjuk, eller får andra förhinder R3 Deltagare ådrar sig skada R4 Inga eller för få deltagare R5 Hittar ingen plats att utöva passet på Riskhanteringsplan/åtgärdsplan Tabell 3. Projektets risker och åtgärder samt åtgärdsansvariga. Risk-# Risk # R/V Åtgärd Ansvar R1 Väderstörningar RÅ1 12,5 Tillhandahålla alternativ plats, till exempel inomhus Mattias H. R2 Sjukdom eller RÅ2 5 Säkra upp med en vikarie, Petter M. frånvaro, ledare eller någon annan frivillig ledare R3 Skadad RÅ3 6 Inga avancerade övningar, inga Johan B. deltagare farliga redskap R4 För få deltagare RÅ4 5 Ställa in pass Jenny S. R5 Ingen plats RÅ5 5 Ha framförhållning och planera var passen ska hållas Petter M. 3

6 4. Intressentanalys och kommunikationsplan Flertalet intressenter har identifierats för projektet och har delats in i tre olika intressentkategorier. För en översikt av intressentanalysen se tabell 4 nedan. Tabell 4. Intressentanalys för projektet. Intressenter Intressentkategori Hur påverkas intressenten? Projektägare/Beställare Kärn Påverkas om projektet de beställt kan levereras eller ej, samt att de själva kan delta vid motionspass och bli mer produktiva under eftermiddagen. Projektledare Kärn Påverkas genom att tid och arbete måste läggas på att leverera projektet, samt att projektledaren själv kan delta vid motionspass och bli mer produktiv under eftermiddagen. Projektgrupp Kärn Påverkas genom att tid och arbete måste läggas på att leverera projektet, samt att projektgruppen själva kan delta vid motionspass och bli mer produktiva under eftermiddagen. Styrgrupp Kärn Påverkas genom att tid och engagemang måste läggas på projektet. Användare/Studenter Primär Påverkas genom att de får möjlighet till motion/rörelse som bidrar till en mer produktiv eftermiddag. Instruktör Primär Påverkas genom att tid måste läggas ner på att planera och genomföra motionspass. Umeå universitet Sekundär Påverkas eventuellt genom att studenter blir mer produktiva vilket leder till bättre studieresultat. Hur påverkar intressenten projektet? Har uppdrag att beställa projektet. Påverkar genom sitt operativa ansvar. Ska leda projektgruppen och säkerställa att projektet levereras. Påverkar och bidrar med kompetens och sitt arbete för att leverera projektet och dess mål. Har beslutande makt inom/över projektet. Påverkar genom sitt intresse att delta. Påverkar genom att leda motionspass. Kan komma att påverka genom eventuellt intresse att fortsätta bedriva projektet. 4

7 För att underlätta arbetet och minimera riskerna för fel och misskommunikation mellan intressenter har en kommunikationsplan sammanställs. Kommunikationsplanen har som syfte att fungera som ett verktyg som hjälper till att säkerställa att berörda intressenter inom projektet på rätt sätt får ta del av information vid rätt tidpunkt. Nedan, tabell 5, visas den kommunikationsplan som projektgruppen framtagit. Tabell 5. Kommunikationsplan för projektet. Vem? - mottagare Varför? Vad? När? Hur? Vem? - avsändare Styrgrupp Om projektet levererar Status Vid beslut och viktiga milstolpar Styrgruppsmöten Projektledare/ Projektgrupp Projektägare Projektledare Hur projektet ligger till/levererar Projektets framgång/ Status/ Eventuella problem Status Vid behov Möten och rapporter Utfört arbete Löpande under projektet Möten Projektledare Projektgrupp Projektgrupp Planering och genomförande av projekt Aktiviteter som ska genomföras Löpande under projektet Möten och eget arbete Projektledare Användare/ Studenter Säkerställa intresse/värva deltagare till aktivitet Information om projekt och den aktivitet som ska genomföras Inför aktivitet Marknadsföring på universitetsområdet Projektgrupp Instruktör Anlita någon som utför aktivitet Information om den aktivitet som ska genomföras Inför aktivitet Möten Projektledare Umeå universitet Sprida information och skapa vidare intresse för projektet Information om projekt Inför aktivitet och vid behov Marknadsföring Projektledare 5

8 5. Lösningsförslag Det första som bör göras när projektet startas är en undersökning om studenternas lunchvanor för att få en uppfattning om vad lunchtiden används till. När lunchvanorna är kartlagda ska en intressekoll göras, det vill säga att undersöka om det finns intresse till att använda en del av lunchtiden till att utöva ett lugnt motionspass. Denna intresseundersökning ska vara en enkätundersökning som innehåller frågor om intresset för ett lugnt motionspass under lunchtid vilken slags träning som föredras motionspassets genomförande; inomhus eller utomhus? Enkätundersökningen ska vara ett underlag till om motionspasset ska genomföras eller ej. I de nedanstående delkapitlen presenteras lösningsförslag till fortsatt genomförande av projektet beroende på enkätundersökningens utfall. 5.1 Alternativ 1 Intresse finns för ett motionspass Om resultatet från enkätundersökningen är positivt till genomförandet av ett motionspass ska projektet genomföras enligt följande struktur. 1. Planering Bestämma typ av aktivitet på motionspasset. Ta fram ett program. Hitta lämplig plats att genomföra passet på. Hitta en instruktör. 2. Marknadsföring Ta fram informationsflyer Sätta upp och dela ut flyers på olika delar av universitetet. 3. Genomförande Inledande förberedelser Exempelvis ställa i ordning eventuell utrustning, instruera instruktören med mera. Utförande av passet 4. Utvärdering Utvärderingen ska ske i form av frågor som ställs direkt efter passet och ska besvaras med handuppräckning. Projektgruppen ska bokföra resultatet av utvärderingen för att sedan kunna sammanställa det. 5.2 Alternativ 2 Inget intresse finns för ett motionspass Om det inte finns något intresse för ett motionspass under lunchtid läggs projektets fokus istället på lunchvaneundersökningen. Projektgruppen låter fler studenter bidra i undersökningen för att få en överblick av vad studenterna gör på lunchtiden. Undersökningen kan sedan vara underlag för andra projekt som exempelvis undersöker om det finns intresse för att införa olika aktiviteter/föredrag/tillställningar under lunchtiden. 6

9 6. Lönsamhetsanalys En PENG-analys gjordes för att få reda på om projektet var lönsamt att genomföra eller inte. De kostnader som finns i nyttostrukturen nedan värderas i tid. Figur 2. Nyttostruktur över projektet. Genom att värdera nyttorna i gult, indirekt påverkande, och grönt, direkt påverkande, har en bättre bild över projektets lönsamhet skapats. Bilden nedan visar de gula och gröna nyttorna. Figur 3. Stapeldiagram över nyttoeffekter. 7

10 7. Milstolpeplan Figur 4. Milstolpeplan i form av GANTT-schema. Projektets aktiviteter planerades i grova drag från projektets start till en färdig leveransrapportering, där såväl aktivitetsföljd som ungefärlig tidsåtgång presenteras i en översiktlig kalender. På så sätt är det lätt för alla inblandade att följa upp och stämma av projektet, samt få en tydlig bild av vilka moment som påverkar varandra vid en eventuell försening. 8

11 8. Källor Rörbecker, S. (2009). Motion gör oss smartare. 9