2009-02-09 Förfrågningsunderlag 1(11) FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Linköpings universitet, LiU service, genomför en förenklad upphandling avseende kompletta hjul, däck och fälg, samt däckreparation, montering och förvaring. Härmed inbjuds Ni att lämna anbud i enlighet med förutsättningarna i detta förfrågningsunderlag inklusive bilagor. Sista anbudsdag: 2009 02 27 Anbudets giltighet: 2009 06 15 Detta förfrågningsunderlag består av: 1. Upphandlingsföreskrifter med krav på anbudsgivaren 2. Kravspecifikation 3. Kommersiella villkor BILAGOR: 1. Prisuppgifter varukorg 2. SKV 4820 Begäran/Svar Offentliga uppgifter 3. Blankett Sanningsförsäkran 4. Blankett Uppgifter om anbudsgivaren 5. Fliksystem för anbudet Universitetsförvaltningen
2(11) 1. UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER 1.1 Inledning Linköpings universitet (LiU) har 3 500 anställda, 1 400 forskarstuderande och 26 500 studenter inom grundutbildningen samt en ekonomisk omslutning på ca 2,5 mdr. Utbildning och forskning bedrivs inom fyra huvudområden: Tekniska högskolan, Filosofiska fakulteten, Utbildningsvetenskap och Hälsouniversitetet. Merparten av verksamheten är koncentrerad till Linköping, men det finns även verksamhet i Norrköping. Viss utbildning finns dessutom i Vadstena och Stockholm. Linköpings universitet, LiU servcie är en serviceavdelning inom universitetsförvaltningen. Inom LiU service finns en avdelning som handhar post och godstjänster samt biluthyrning. Den interna biluthyrningen består av ca 33 bilar. För post och godshantering finns idag 3 postbussar, 1 tung lastbil samt 10 truckar i olika modeller upp till 1,5 ton. 1.2 Omfattning Denna upphandling omfattar leverans av kompletta hjul, däck och fälg, enligt fordonstillverkarnas rekommendationer, samt möjlighet till däckreparation, montering och förvaring. Beräknat inköpsvärde per år är ca 170 000 SEK per år Linköpings universitet förbinder sig inte att upphandla för det beräknade inköpsvärdet. Linköpings universitet avser att teckna avtal med en leverantör. 1.3 Avtalstid Avtalet gäller from 2009 04 01 t.o.m. 2011 03 31 med möjlighet till ett (1) års + ett (1) års förlängning. Avtalet kan således komma att gälla maximalt under fyra (4) års tid. 1.4 Upphandlande enhet Linköpings universitet Universitetsförvaltningen/LiU service 581 83 Linköping 1.5 Upphandlingsform Denna upphandling är en förenklad upphandling enligt lag (SFS 2007:1091) om offentlig upphandling.
3(11) 1.6 Frågor avseende upphandlingen Om anbudsgivare önskar att förfrågningsunderlaget i något avseende skall förtydligas eller kompletteras eller har frågor om uppdragets innehåll skall sådan begäran ställas skriftligt per e post till charlotte.dagnas@liu.se Frågor ställda efter 2009 02 20 kommer inte att besvaras. Eventuella förtydliganden av förfrågningsunderlaget kommer att presenteras på http://www.liu.se/upphandlingar Anbudsgivaren är själv skyldig att hålla sig uppdaterad om information på denna sida. 1.7 Formella krav på anbudet 1.7.1 Disposition av anbudet Anbudsgivaren skall lämna komplett ifyllt underlag. Dokumenten skall sorteras enligt angivet fliksystem i en pärm eller motsvarande, se bilaga 5. Observera att ofullständiga uppgifter kan medföra att anbudet inte tas upp till prövning. 1.7.2 Anbudets form och giltighet Anbudet skall vara undertecknat av behörig företrädare för företaget, se bilaga 3 [sanningsförsäkran]. Observera att den leverantör som är anbudsgivare i upphandlingen också måste vara LiU:s motpart (och således behörig att underteckna avtalet) i ett eventuellt kommande avtalsförhållande. vara inkommet till Linköpings universitet på nedan angiven adress senast 2009 02 27 i slutet kuvert/paket som skall vara tydligt märkt med Anbud Dnr: LiU 2009 00146. Anbudsgivare svarar för att anbud kommer in i rätt tid. Observera att för sent inkomna anbud inte tas upp till prövning. Anbud via e post, telegram eller fax accepteras inte. vara bindande till och med 2009 06 15, vilket skriftligen ska bekräftas i bilaga 4 [uppgifter om anbudsgivaren]. vara skrivet på svenska inges i ett original och en kopia, tydligt markerade på framsidan med original respektive kopia. 1.7.3 Anbudsinlämnande Anbud sänds till nedanstående postadress alternativt lämnas personligen eller genom bud. Linköpings universitet Registrator 581 83 Linköping Anbud kan lämnas direkt till Registrator under kontorstid 9.00 15.00. Besöksadress är Hus Origo, Campus Valla, Linköping. Vid inlämnande efter kontorstid hänvisas till brevlådan
4(11) vid ingången till hus Origo, men denna har en begränsad kapacitet att ta emot anbud. Inkastet är smalt och för litet för t.ex. en pärm. En bekräftelse om att anbud mottagits kommer att skickas per e post till anbudsgivare i samband med anbudets öppnande. 1.8 Utvärdering Innan utvärderingsprocessen börjar kontrolleras att de formella kraven i avsnitt 1.7.2 är uppfyllda. Anbud som inte uppfyller dessa krav kan komma att uteslutas från utvärderingsprocessen. Därefter kommer utvärdering att ske i två steg. Det första steget är kvalificering av leverantör och det andra är prövning av anbud. 1.8.1 Leverantörskvalificering I detta steg kontrolleras anbudsgivarens juridiska och ekonomiska ställning samt teknisk förmåga och kapacitet. Om något av de ställda kraven ej uppfylls, upplysningar saknas eller är felaktiga kan anbudet komma att uteslutas från vidare prövning. 1.8.1.1 Juridisk ställning Skattekontroll Anbudsgivaren skall intyga att han/hon är fri från restförda skulder för skatter och sociala avgifter. Anbudsgivaren skall därför se till att skattemyndigheten fyller i blanketten SKV 4820 Begäran/Svar offentliga uppgifter, se bilaga 2. Den ifyllda blanketten skall bifogas tillsammans med anbudet enligt angivet fliksystem, bilaga 5. Obs! Blanketten får inte vara äldre än tre (3) månader räknat från anbudstidens utgång. Registreringsbevis Anbudsgivaren skall till anbudet bifoga kopia på aktuellt registreringsbevis utfärdat av behörig myndighet. Intyget skall visa vem som är firmatecknare för företaget. Sanningsförsäkran Anbudsgivaren skall till anbudet bifoga korrekt ifylld blankett Sanningsförsäkran (se bilaga 3). Uppgifter om anbudsgivaren Anbudsgivaren skall till anbudet bifoga fullständigt ifylld blankett Uppgifter om anbudsgivaren (se bilaga 4) 1.8.1.2 Ekonomisk och finansiell ställning Anbudsgivaren skall ha en stabil ekonomisk bas. Anbudsgivaren ekonomiska ställning kommer att kontrolleras genom sökning hos kreditupplysningsföretag, UC AB. Anbudsgivare får ej ha lägre riskklass än 3 i denna sökning. 1.8.1.3 Teknisk förmåga och kapacitet Anbudsgivare skall uppfylla producentansvaret för däck enligt förordningen 1994:1236 genom att leverantörer eller att leverantörer i tidigare led är ansluten till Svenska Däckåtervinning AV (SDAB), eller inneha ett eget fungerande system för producentansvar. Kopia av anslutningsavtal SDAB eller en beskrivning av ett eget fungerande system för producentansvar skall presenteras under flik 3. Anbudsgivaren skall ha resurser att kunna skifta sommar/vinterhjul på ca 37 bilar under en begränsad tidsperiod på 2 veckor. Anbudsgivaren skall beskriva sina resurser för uppdraget. Uppgifter skall presenteras under flik 4.
5(11) Anbudsgivaren skall arbeta efter en miljöpolicy, antingen genom en ISO certifiering eller motsvarande, eller i form av en egen dokumenterad miljöpolicy. Anbudsgivare skall till anbudet bifoga antingen intyg om certifiering eller en redovisning av den egna miljöpolicyn för verksamheten. Uppgifter skall presenteras under flik 5. Anbudsgivaren skall arbeta efter ett kvalitetssystem, antingen i form av en ISO certifiering eller motsvarande, eller i form av en egen dokumenterad kvalitetsplan. Anbudsgivaren skall till anbudet bifoga antingen intyg om certifiering eller en redovisning av den egna kvalitetssäkringen av verksamheten. Uppgifter skall presenteras under flik 6. 1.8.2 Prövning av anbud Denna prövning sker i två steg. I det första steget kontrolleras att alla ovillkorliga krav, skallkrav, som återfinns i kravspecifikationen är uppfyllda. Anbudsgivare som inte uppfyller samtliga skallkrav kommer att uteslutas från vidare prövning. I det andra steget bedöms anbuden med hänsyn lägst sammanlagt pris enligt bifogad varukorg bilaga 1. Anbud kommer att antas enligt principen lägsta pris. 1.8.2.1 Totalpris Utvärderingen är kopplad till en varukorg. Pris på samtliga produkter skall lämnas i bilaga 1. Angivna priser skall anges i SEK per styck exkl. moms. Kostnader för återvinning skall ingå. Lämnade priser kommer att multipliceras med angivna däckantal som presenteras i varukorgen. Se vidare instruktioner i bilaga 1. 1.8.2.2 Slutligt val av leverantör LiU avser att teckna avtal med den leverantör som har lägst sammanlagt pris enligt bifogad varukorg, bilaga 1. 1.9 Beslut Beslut i ärendet kommer att meddelas samtliga anbudsgivare skriftligen innan avtal tecknas med antagen leverantör. 1.10 Sekretess/offentlighet i upphandlingsärenden Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt sekretesslagen (1980:100) till dess upphandlingen offentliggjorts, avtal slutits eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Detta innebär att uppgifter inte får lämnas till annan än den som behöver informationen för att kunna fullgöra uppdrag med anledning av upphandlingen. Nämnda uppgifter kan omfattas av s.k. kommersiell sekretess även efter nämnda tidpunkt. För kommersiell sekretess till skydd för en anbudsgivares uppgifter erfordras att uppgifterna avser affärs eller driftförhållanden för anbudsgivaren och att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs. Om anbudsgivaren anser att en eller flera av de uppgifter anbudsgivaren lämnat i upphandlingsärendet uppfyller vad som erfordras för kommersiell sekretess, kan anbudsgivaren skriftligen inkomma med önskemål om kommersiell sekretess. Sådant önskemål skall innehålla precisering av vilka uppgifter som avses och vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Observera dock att sådant önskemål inte garanterar sekretess och att uppgifter som rör utvärderingskriterierna endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas av kommersiella skäl.
6(11) 2 Kravspecifikation 2.1 Skallkrav Vänligen ange om kraven uppfylls genom att i nedanstående tabell sätta ett kryss i ja eller nej rutorna. Observera att inga kommentarer till svaren godtas. Krav JA NEJ De kommersiella villkoren i p 3 i förfrågningsunderlaget skall accepteras i sin helhet. Leverantören skall vara representerad på LiU:s verksamhetsort, Linköping. På grund av intensiva perioder, då många däck skall bytas under kort tid vår och höst skall transportavståndet enkel resa Linköpings universitet, Campus Valla och leverantören som högst vara 15 minuter. Kompletta hjul, däck och fälgar samt där tillhörande utrustning skall uppfylla föreskrifterna i Vägverkets författningssamling VVFS 2003:22 (med ändringar krav på bl.a. belastning, hastighet och E märkning). Sortimentsbredden skall täcka alla typer av LiU:s tjänstefordonsmodeller, som personbilar och lastbilar (beskrivna i bilaga 1). Leverantören skall kunna erbjuda däck till truckar med följande däckdimensioner: 4.00 8 6/90 (luftgummi) 3.00 4 4 ply rating non marking (luftgummi) 180/70 8/4.33 (massiva) Levererade däck skall vara helt nytillverkade, ej regummerade. Tillverkningstidpunkten för levererade däck får ej vara äldre än 10 månader vid leveranstillfället. Offererade däck skall ha en kvalitet som motsvarar standarden för premiumdäck, som ex Goodyear, Nokian Hakkapelitta, Michelin, Dunlop eller motsvarande. Lagerförda däck skall kunna levereras senast påföljande arbetsdag. Leveranstid för ej lagerförda däck överenskommes i samband med avrop. Leverantören skall vid ca 3 5 gånger per säsong ha möjlighet att skifta vinterhjul med dubb till dubbfria hjul samt återskifte med en dags framförhållning. Leverantören skall ha möjlighet att skifta/förvara/lagra kompletta hjul för ca 37 bilar.
7(11) 2.2 Pris Anbudsgivaren skall i bilaga 1, varukorg, ange pris per styck exkl. moms. Kostnader för återvinning skall ingå. Samtliga typer av däck samt däckdimensioner skall prissättas för att anbud ska beaktas. I varukorgen offererade priser är bindande maxpriser för leverantören under första avtalsåret. För tjänster/produkter som liknar de som finns angivna i varukorgen, skall offererade priser utgöra riktmärken för prissättning under avtalsperioden.
8(11) 3. KOMMERSIELLA VILLKOR 3.1 Omfattning Leverantören skall under avtalsperioden tillhandahålla kompletta hjul, däck och fälg, enligt fordonstillverkarnas rekommendationer, samt möjlighet till däckreparation, montering och förvaring till Linköpings universitet (beställaren). Allt i enlighet med beskrivning i avtalshandlingarna. 3.2 Avtalsparter Beställare: Linköpings universitet (LiU), org.nr: 202100 3096. Uppdragstagare: 3.3 Avtalshandlingar Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder något annat, sinsemellan i följande ordning: 1. Eventuella skriftliga ändringar/tillägg undertecknade av behöriga företrädare för parterna 2. Det av parterna signerade avtalet (motsvarande de kommersiella villkoren) 3. Eventuella bilagor till avtalet 4. Förfrågningsunderlaget, daterat 2009 02 09. 5. Bilagor till förfrågningsunderlaget (för förteckning i förfrågningsunderlaget) 6. Leverantörens anbud 3.4 Avtalstid Ramavtalet gäller fr.o.m. 2009 04 01 t.o.m. 2011 03 31 med möjlighet till ett (1) + ett (1) års förlängning. Avtalet kan således komma att gälla under maximalt fyra (4) års tid. Förlängning skall ske på beställarens begäran senast två (2) månader före avtalstidens utgång. 3.5 Viljeinriktning Parterna är medvetna om att avtalet inte kan reglera samtliga frågeställningar och händelser som kan tänkas uppkomma till följd av ständig utveckling och förändrade förhållanden. Parterna skall sträva efter att anpassa sig till de nya förhållanden som kan uppstå under avtalstiden för att på så sätt tillgodose varandras ändrade förutsättningar och behov. Avtalet bygger på ömsesidigt förtroende mellan parterna. 3.6 Lagstiftning Leverantören skall i sin yrkesverksamhet följa samtliga för denna upphandling relevanta direktiv, lagar, förordningar och andra bestämmelser. Leverantören är medveten om att beställaren är en offentlig myndighet och lyder under de regler som gäller för dem. 3.7 Kontaktpersoner och personal Vardera parten skall utse en kontaktperson för frågor som avser uppdraget. Samråd mellan kontaktpersonerna skall ske så snart behov uppstår. Önskemål om särskilda insatser samt synpunkter på arbetets utförande skall av beställaren utsedd kontaktperson framföras direkt till leverantörens kontaktperson som ansvarar för att föra informationen vidare till berörd personal. Leverantörens kontaktperson skall framgå av bilaga 4, uppgifter om anbudsgivaren till förfrågningsunderlaget. Kontaktperson för beställaren
9(11) är Rolf Karlsson, 013 28 4081, e mail: rolf.karlsson@liu.se. Vid byte av kontaktperson är parterna skyldiga att underrätta varandra snarast. Leverantören skall utan oskäligt dröjsmål kunna ersätta personal som beställaren anser sakna erforderlig kompetens eller med vilken beställaren anser sig ha samarbetssvårigheter. 3.8 Service Leverantören skall ha en organisation med resurser som säkerställer att uppdraget kan genomföras. Leverantören skall utföra uppdraget fackmannamässigt samt tillhandahålla hög service, god tillgänglighet och god kommunikationsförmåga. All leverantörens personal för detta uppdrag skall kunna nås antingen via e post eller via telefon. 3.9 Försäkring och garantier Leverantören skall inneha gällande och för branschen sedvanlig(a) försäkring(ar) avseende all verksamhet och varor som omfattas av detta avtal. Leverantören ansvarar för att fordon/däck och fälg inte skadas medan detta är inlämnat till verkstaden. Ansvaret övergår till verkstaden när fordonet ställs på av verkstaden anvisad plats. 3.10 Underleverantör Leverantören äger inte rätt att anlita eller ändra underleverantör för utförandet av uppdraget utan att ha inhämtat beställarens skriftliga medgivande i förväg. Vid val av underleverantör skall huvudleverantören samråda med beställaren. Samma krav som ställs på huvudleverantören enligt avtalshandlingarna kommer också att ställas på underleverantören och i övrigt ansvarar huvudleverantören för underleverantörens arbete såsom för eget arbete. 3.11 Beställning Beställning enligt detta avtal skall ske i form av en skriftlig beställning från LiUs kontaktperson. 3.12 Prisreglering Samtliga priser som anges i prislistor skall gälla oförändrade under minst ett (1 år). Efter denna period äger part rätt att, högst en gång per kalenderår begära prisjustering. Som grund för prisjustering skall följande index användas: Statistiska Centralbyrån (SCB): värde för Konsumentprisindex (1980=100) KPI Som basvärde gäller det index som fastställts för den kalendermånad då detta avtal ingåtts. Beräkningsgrund för prisförändringens storlek skall vara högst 80% av det avtalade priset. Vid fastställande av nytt pris skall nytt pris alltid avrundas neråt till närmaste hela SEK. Begäran om prisjustering skall skriftligen meddelas LiU senast två (2) månader i förväg. Av parterna överenskommen prisändring skall gälla fast i minst ett (1) år. Överenskommelse om prisjustering skall för att vara giltig vara skriftligt och behörigen undertecknad av båda parter. För de fall leverantörens allmänna prisnivå avseende Varor och Tjänster som omfattas av detta avtal är lägre än detta avtal överenskomna priser skall alltid dessa lägre priser tillämpas vid avrop utan att detta behöver regleras särskilt.
10(11) 3.13 Betalningsvillkor Betalning sker trettio (30) dagar netto efter mottagen faktura, under förutsättning att fakturaunderlaget är ostridigt. Moms tillkommer. Faktureringsavgift och/eller andra ej överenskomna tillägg godkännes ej. Fakturor/följesedlar skall alltid innehålla referens och namn på beställaren. Dröjsmålsränta debiteras enligt räntelagen. Beställaren scannar idag mottagna fakturor för vidare elektronisk hantering. För ett läsbart resultat av scanning krävs att fakturan är tydlig, till exempel att ingen väsentlig information är skriven mot skuggad/färgad bakgrund. För att få en ytterligare smidigare hantering kommer beställaren successivt att gå över till att ta emot elektroniska fakturor och förväntar sig att leverantören verkar i en sådan riktning. 3.14 Uppsägning och hävning Avtalet kan sägas upp av beställaren med tre (3) månaders uppsägningstid om uppdragstagaren åsidosätter vad som åligger denne enligt avtal, dvs. avviker från vad beställaren har rätt att kräva enligt samtliga handlingar i denna upphandling, eller i övrigt inte uppfyller de krav som kan ställas på service och kvalitet i branschen och ej inom rimlig tid vidtaget godtagbar rättelse. Avtalet kan sägas upp av beställaren med trettio (30) dagars uppsägningstid om motparten i väsentlig omfattning åsidosätter sina skyldigheter eller åtaganden enligt avtalet och ej inom rimlig tid vidtager godtagbar rättelse. Beställaren har rätt att omedelbart häva ingånget avtal om leverantören: är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom, har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande enheten kan visa detta, inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker. Uppsägning skall ske skriftligen. 3.16 Marknadsföring Leverantören får ej uppge Linköpings universitet som referens i marknadsföring utan beställarens samtycke enligt Lag om namn och bild i reklam. 3.17 Force Majeure Part är ej ansvarigt för dröjsmål eller skada som beror på omständighet utanför hans kontroll som han skäligen inte kunde ha räknat med vid avtalets tecknande och vars följder han skäligen inte kunnat undvika eller övervinna. Som sådan omständighet skall anses lagbud, myndighetsåtgärd eller föreläggande, krigshändelse, strejk, lockout, blockad eller annan liknande omständighet eller händelse. Förbehållet i fråga om händelser på arbetsmarknaden gäller om leverantören själv vidtager eller är föremål för sådan konflikt eller därmed liknande omständighet. Den part som avser att åberopa ovan beskriven omständighet skall utan oskäligt dröjsmål skriftligen underrätta motparten därom.
11(11) 3.18 Information och förändringar av uppdraget Parterna förbinder sig att underrätta varandra om sådana förändringar som kan påverka verksamheten och uppdraget. 3.19 Ändringar/tillägg till avtalet Ändringar och tillägg kan endast göras genom en skriftlig handling, undertecknad av behöriga företrädare för båda parterna. 3.20 Överlåtelse/upplåtelse av avtal Avtalet får ej helt eller delvis överlåtas eller upplåtas på annan part utan skriftligt godkännande av motparten. 3.21 Tvist Eventuell tvist i anledning av ingånget avtal skall avgöras i första hand genom förhandling mellan parterna och i andra hand av svensk domstol med tillämpning av svensk rätt. Första instans skall vara Linköpings tingsrätt. Leverantören får inte avbryta eller uppskjuta fullgörande av de prestationer som avtalats under åberopande av att tvisteförfarande inletts eller pågår.