PERIODISK RAPPORTERING Handledning Rapporteringsenheten FEBRUARI 2014
INNEHÅLL Sammanfattning 3 Rapporteringsfunktionen 4 Uppkoppling 4 Inloggning 4 Val av företag, period och rapport 5 Kontaktuppgifter 6 Meddelande 6 Uppkopplingstid 7 Inrapportering 8 Registrera värden i rapport 8 Kontroller 10 Skicka rapport 12 Historiska taxonomier 12 Köhantering 13 Valideringsregler 13 Manuell inmatning 13 Revidering av värden 13 Påminnelser och information om att en rapport måste revideras 13 Teknisk information 14 FI:s ansvar 14 Företagets ansvar 14 Tekniska krav 14 Kortläsare 14 Upplåsning av kort 15 Net ID 16 Kontaktpersoner 17 2
SAMMANFATTNING Det nya periodiska inrapporteringssystemet är egenutvecklat och webbaserat. Tjänsten periodisk rapportering är endast tillgänglig för finansiella företag som står under FI:s tillsyn. Syftet är att uppnå en rationell och säker tjänst för elektronisk hantering av periodisk rapportering till FI. Vid rapporteringen sker en säker identifiering av rapportören och mottagaren med inrapporteringskort/elektroniskt ID-kort. Inrapporteringskort är ett neutralt icke-personligt kort som kan användas av flera rapportörer, till skillnad från det elektroniska IDkortet, som är personligt. Kryptering görs av all information som transporteras via Internet. I det nya periodiska inrapporteringssystemet finns möjlighet att rapportera genom: Att ladda upp XBRL-instans via webb-applikationen tillgänglig på fi.se. Manuell inmatning via samma webb-applikationen som finns tillgänglig på fi.se. 3
Rapporteringsfunktionen UPPKOPPLING För att kunna utnyttja denna tjänst måste din dator ha en kortläsare som FI distribuerar. Du måste även vara kopplad som behörig rapportör till ditt kort. INLOGGNING Inloggning görs från Finansinspektionens hemsida. Att visa sidan på engelska finns som val på hemsidan. För att logga in, börja med att sätta in rapporteringskortet i kortläsaren. Välj därefter Logga in och denna bild visas. Välj här rapportör och klicka sedan på ok, varpå denna bild visas: 4
I detta fönster uppmanas du att ange din PIN-kod. Accepteras kortet sker uppkoppling till FI som kontrollerar för vilka institut kortinnehavaren är godkänd att rapportera för. Finns inte kortinnehavaren i FI:s databas som behörig rapportör får du ett felmeddelande i inloggningsbilden. Godkänd anslutning bekräftas av FI. VAL AV FÖRETAG, PERIOD OCH RAPPORT Den första bilden som du ser när du loggat in i Periodisk inrapportering är Rapportplanen. Här ser du vilka rapporter som finns tillgängliga att rapportera för: Färgerna grön, gul och röd anger vilken status rapporterna har: Grön innebär inrapporterad och godkänd rapport Gul innebär att det är tid kvar till tillhandadag Röd innebär att tillhandadag har passerat/försenad rapport Sök fram en rapport genom att ange balansdagens datum i fälten fr.o.m. och t.o.m. enligt bilden ovan. Är du behörig att rapportera för flera institut, välj institut under rullistan för institut. Det går även att filtrera på Institut/Filial/Fond i de 5
fall man är behörig för flera av dessa typer men endast vill visa en typ. KONTAKTUPPGIFTER För att registrera en ny kontaktuppgift, klicka på fliken Kontaktuppgifter. Du ser då denna bild: Klicka på för att komma till denna vy: Fyll i dina kontaktuppgifter och klicka för rutan Skicka kom ihåg epost om du önskar få meddelanden från FI om kommande rapporteringar. Du kan även välja svenska eller engelska i denna vy samt klicka för borttagen om du inte önskar ha kvar kontaktuppgiften. MEDDELANDE För att se meddelanden från Finansinspektionen, klicka på flik Meddelanden och då möts du av denna bild: 6
Om du vill visa meddelande för ett specifikt institut kan du välja vilket instituts meddelande du vill titta på i rullgardinslistan. Exempel på meddelanden som visas kan vara: Klicka på Välj till vänster om meddelandet för mer information. UPPKOPPLINGSTID Uppkopplingstiden mot FI är tidsbegränsad till 20 minuter. Efter 20 minuters inaktivitet loggas användaren ut och värden som inte har sparats kommer att försvinna. 7
Inrapportering Nästan alla enskilda rapporter regleras i FI:s författningar (FFFS) och vid behov finns också särskilda anvisningar. FFFS finns på FI:s webbplats under rubriken Regler och FI:s författningssamling (FFFS). Rapporteringsplaner finns på FI:s webbplats, www.fi.se, under Rapportering, Periodiskt och respektive verksamhetsområde. De nya EU-harmoniserade blanketterna kommer att rapporteras in i det nya systemet för periodisk rapportering. De första blanketterna finns tillgängliga från första rapporteringsdatum 2014-04-01. När rapporten är validerad utan fel kan den skickas till FI. Rapporten valideras då mot XBRL-taxonomin och därefter ändras status till klar i rapportplanen, förutsatt att den går igenom valideringen. Det är institutets ansvar att se till att rapportera i tid och att kontrollera att rapportstatusen ändras. När en rapport har genomgått validering skickas ett mail ut oavsett om det förekommit valideringsfel eller ej. För att kunna läsa meddelanden från FI måste instituten logga in i rapporteringssystemet. Detta kräver samma behörighet och inloggning som vid inrapportering. REGISTRERA VÄRDEN I RAPPORT Rapportering av CRR/CRD4 kan utföras på två sätt: Manuell inmatning via webb-applikationen som finns tillgänglig via fi.se. Att ladda upp XBRL-instans. Inrapportering av fil via samma webb-applikation som finns tillgänglig via fi.se. XBRL-instansen ska följa EBA:s taxonomi för CRR/CRD4 o o o o o o Det godkända filformatet är.xbrl Eftersom XBRL-instansen kan bli stor ska den komprimeras till ett.zip-arkiv enligt standarden http://www.pkware.com/documents/casestudies/app NOTE.TXT Detta innebär att XBRL-instansen ska komprimeras med hjälp av zip (PKZIP) standard. Minsta tillåtna zip specifikations version enligt kapitel 4.4.3 är 2.0. Split archive (Multivolym) hantering är inte tillåtet. Ett zip-arkiv får endast innehålla en XBRL-instansfil. Ett zip-arkiv ska ha filändelse.zip 8
Genom att klicka på knappen Välj vid önskad rapport visas denna bild med följande alternativ: Valet Inget att rapportera kommer endast vara möjligt i de fall FI har beslutat att det ska vara möjligt och där det framgår i föreskrifter eller på annat sätt för vilka typer av institut och rapporter besluten gäller. Valet Visa rapport kommer generera en PDF-fil av blanketten som går att granska eller spara ned. Klickar du på Övrigt visas denna bild: Ta bort rapporterade värden kommer endast vara valbart då värden är ifyllda och sparade men rapporten inte än har skickats in till FI. I det scenariot är det möjligt att ta bort rapporterade värden och observera att det då är ALLA ifyllda värden som raderas. Visa rapportmall skapar en PDF som visar hur rapporten ser ut utan några värden. Visa historik/rapporthändelser visar om rapporten har korrigerats och vilket datum det har skett. När ingenting är ifyllt eller rapporterat står som default statusen Ej klar. Visa senaste kvitto visar kvittot för den senast inskickade och godkända rapporten till FI. 9
För att påbörja rapportering välj: Fyll i rapport. Då kommer du in i denna vy enligt nedan där du kan påbörja rapporteringen genom att välja Ladda från fil eller gå in i respektive tabell och manuellt fylla i värden. KONTROLLER Innan du skickar in en färdig rapport till FI behöver du kontrollera (validera) den. Klicka på validera enligt bilden nedan. Valideringsresultatet öppnas i ett nytt fönster. Om du inte får något felmeddelande kan du nu skicka in rapporten till FI. Om du däremot får upp felmeddelanden kan det se ut som nedan: 10
Klicka därefter på Välj för att välja vilket felmeddelanden du vill titta närmare på. Då visas denna bild: Gå tillbaka till blanketten och klicka nu på Spara/uppdatera. Nu kommer cellen eller cellerna det valda felmeddelandet refererar till att visas med orange färg i blanketten. Så här ser du vilka fält som inte är korrekt ifyllda och därför behöver åtgärdas. 11
SKICKA RAPPORT För att skicka rapporten till FI används funktionen Skicka till FI: Samtliga uppgifter i rapporten valideras innan den sänds till FI. Innan du skickar rapporten bör du alltid spara den först, för att de ifyllda värdena garanterat ska finnas kvar om något skulle gå fel. Varje överföring till FI genererar ett kvitto som visar om överföringen har gått bra eller misslyckats. När eventuella fel är åtgärdade och rapporten är skickad till FI går den igenom en validering mot EBA s taxonomi. Upptäcks fel i den valideringen skickas ett mail till den epost-adress som angavs vid inskickandet. I mailet finns en länk till inloggningssidan för inrapportering där man kan logga in för att se meddelandet. Bilden nedan visar hur det skulle kunna se ut: I meddelandet hänvisas till de avsnitt och celler i rapporten som innehåller fel. Nere till vänster på sidan finns länken Gå till rapporten om man vill korrigera felen direkt. HISTORISKA TAXONOMIER Det är fullt möjligt att validera reviderad inrapporterad data enligt den taxonomi som gällde vid tillfället för inrapportering. 12
KÖHANTERING Det är stora rapporter/filer som ska laddas upp och valideras. För att säkerställa att inläsning av data från XBRL-instans samt validering av data sker korrekt kommer dessa moment inte ske i realtid utan hanteras via en kö. Observera, för att data ska vara inlämnad till FI krävs det att den har genomgått FI:s validering utan fel och sedan skickats in genom Periodisk Inrapporteringsapplikationen genom att du klickat på knappen skicka till FI, då har data avlämnats till FI officiellt. VALIDERINGSREGLER FI kommer inte att ta fram egna valideringsregler utan följa Eba s valideringsregler. Viss datakontroll kommer dock att förekomma för manuell inrapportering. MANUELL INMATNING Det är möjligt att kombinera uppladdad data via fil med manuell inrapportering. REVIDERING AV VÄRDEN Om du önskar korrigera felaktiga värden eller revidera en rapport som redan skickats till FI görs detta på samma sätt som vid inskickandet av rapporten. Välj institut, period och rapport som du önskar göra revidering för. Därefter går det bra att korrigera de värden som var felaktiga. Den reviderade rapporten ska sedan valideras igen och skickas till FI. PÅMINNELSER OCH INFORMATION OM ATT EN RAPPORT MÅSTE REVIDERAS I det nya inrapporteringssystemet går det ut ett mail i de fall en rapport måste revideras samt påminnelsemail om en rapport är försenad. Observera att valet Skicka kom ihåg epost måste väljas i kontaktuppgiften för att påminnelsemail ska gå ut. Det åligger bolagen själva att uppdatera listan med kontaktpersoner så att rätt person får dessa meddelanden. Mejl är dock en extraservice som FI tillhandahåller. Det är institutens ansvar att logga in i Periodisk Inrapportering för att se status på sin rapportering. Med andra ord är det alltid den rapporteringsstatus som syns i systemet Periodisk inrapportering som gäller. 13
Teknisk information FI:S ANSVAR FI ansvarar för att rapporteringsfunktionen fungerar, är korrekt och tillförlitlig samt att överförd information sparas utan åtkomst från andra än behöriga. FÖRETAGETS ANSVAR Företagen ansvarar för hårdvara, internetanslutning och eventuell modemutrustning. Företaget ansvarar också för att lämpliga säkerhetsåtgärder vidtas vid anslutning mot internet. Rapporteringskorten ska hanteras på ett säkert sätt med aktuell PIN-kod som inte förvaras tillsammans med det fysiska kortet. Borttappat kort ska snarast anmälas till Telia Trust Services Customer Service med telefonnummer 020-32 32 62 för spärrning, samt till rapporteringsenheten via rapportering@fi.se. Vidare ska företaget anmäla till FI vilka personer som är behöriga att rapportera och även när deras behörighet upphör. Blanketten Ansökan om rapporteringsbehörighet finns att hämta på fi.se. Ansökan fylls i, undertecknas av firmatecknare och skickas per post till FI. TEKNISKA KRAV De tekniska krav som måste uppfyllas för att utnyttja tjänsten är: Standard-PC, Windows baserat (Windows XP, Vista, Windows 7, Windows 8) med uppkoppling mot Internet. (Internet Explorer, aktuell version). Rapporteringskort för rapporterande handläggare fås via FI. Observera att kortet är tidsbegränsat och efter fem år krävs beställning av ett utbyteskort. Personlig e-legitimation på kort för rapporterande handläggare beställs via Telia. Tjänsten är inte förknippad med andra kostnader än vad som framgår under punkten tekniska krav ovan. Nödvändig, kortläsare och inrapporteringskort tillhandahålls av FI. KORTLÄSARE Periodisk inrapportering är testad med kortläsare av märket Windows 7: Gemalto PC USB-TR och GemPCTwin Ej Windows 7: GemPC430(USB) och GemPC410-SL Ett sätt att kontrollera om kortet, kortläsaren och drivrutinen fungerar är att se om den lilla lampan på kortläsaren lyser till med fast sken någon sekund när man sticker in kortet, för att sedan övergå till blinkande sken igen. Är det fortsatt fast sken, försök med följande: Kontrollera att kortet sätts in rättvänt. 14
Se till att USB-porten inte är avaktiverad på datorn. Pröva att byta port. Starta om datorn Installera om drivrutinen för kortläsaren. Hjälper ingen av åtgärderna ovan kan det vara fel på kortet eller kortläsaren. Försök att ringa in felet genom att pröva med samma kort på en annan dator, eller ett annat kort på samma dator/kortläsare. Hjälper inte punkterna ovan kan Gemplus program SmartDiag Diagnosis Tool vara till hjälp. UPPLÅSNING AV KORT Behöver kortet låsas upp på grund av att användaren har slagit in fel PIN för många gånger följ instruktionen nedan. Se till att kortet sitter i kortläsaren Högerklicka på Net id-ikonen, id, i meddelandefältet. Välj "Ändra säkerhetskod" eller "Låsa upp säkerhetskod" beroende på om du endast vill ändra PIN-koden eller behöver låsa upp ett låst kort. Välj alternativet identification eller legitimering. Vid ändring av PIN-kod anger du den gamla och den nya koden. För att låsa upp måste du ange PUK-koden. Det är en upplåsningskod som man får tillsammans med PIN-koden. Mer information hittar du genom att högerklicka på Net id-ikonen i meddelandefältet. I menyn som öppnas väljer du Hjälp och på 15
Telias webbsida som öppnas kan man följa de instruktioner som finns för hur man låser upp kortet. NET ID Net id eller motsvarande programvara behövs för att läsa certifikaten med hjälp av kortläsaren. Innan felsökning på Net id eller annan programvara görs: Se till att kort och kortläsare fungerar. I sådant fall, ska kortläsaren och certifikaten på kortet visas i Net id:s administrationskonsol om kortet sitter i. Högerklicka på Net id-ikonen, id, i meddelandefältet och välj Administration. Välj fliken Certifikat (under avancerat) och verifiera att certifikaten visas. Om kortläsaren eller certifikaten inte visas pröva: Starta om datorn Se till att den senaste versionen av Net id är installerad. Högerklicka på Net id-ikonen och välj Om Net id. Är det en äldre version än 4.1, uppgradera programvaran. 16
Kontaktpersoner Support för mjukvara och inloggning IT-support, 08-787 81 26 it-support@fi.se Banker och kreditinstitut: Thomas Gustavsson, 08-5864 84 68 thomas.gustavsson@fi.se Värdepappersbolag och fondbolag: Roland Stålberg, 08-787 81 66 roland.stalberg@fi.se Försäkringsbolag Liv & Skadebolag: Rapporteringsenheten, 08-787 80 00 rapportering@fi.se Spärrning av förlorade kort Telia Trust Services Customer Service 020-32 32 62 17
18