Rutin vid distansarbete

Revidering 2010-09-16 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING Dnr KS 00/184-020 Rutin vid distansarbete 455 80 MUNKEDAL Telefn växel 0524-180 00 Fax 0524-181 10 www.munkedal.se munkedal.kmmun@munkedal.se Bankgir 549-6260 Pstgir 11 54 40-0 Organisatinsnummer 21 20 00-1330

2 Innehållsförteckning 1. Bakgrund... 2 Definitiner... 3 2. Spradiskt distansarbete... 3 3. Permanent distansarbete... 3 4. Grundläggande förutsättningar för permanent distansarbete... 4 5. Avtalets innehåll vid permanent distansarbete... 6 6. Bilagr... 6 7. Externa referenser... 6 Bilaga 1... 7 Inventarielista över utlånad utrustning vid distansarbete... 8 Bilaga 2... 9 IT-stöd, kstnader ch övriga villkr vid spradiskt distansarbete... 9 Datakmmunikatin via Bredband... 9 Regler för lika typer av datrer... 9 Distansarbet med kmmunalägd bärbar datr... 9 Distansarbete med ej kmmunalägd datr... 9 Utbildning ch Säkerhet... 9 IT-arbetssätt på distans... 9 Nb.... 10 Bilaga 3... 10 IT-stöd, kstnader ch övriga villkr vid permanent distansarbete... 10 Datakmmunikatin via Bredband... 10 Kmmunalägd datr, vanligtvis en bärbar... 10 Utbildning ch Säkerhet... 10 IT-arbetssätt på distans... 10 Nb.... 11 1. Bakgrund Utveckling av arbetsrganisatin, arbetsfrmer, arbetstider ch arbetssätt är lika mråden sm kan åstadkmma en förnyelse ch en förbättring av arbetsplatsinflytandet för anställda. Enligt mål för kmmunens interna verksamhet inm persnalmrådet skall kmmunen verka för flexibla arbetstidsmdeller. Distansarbete kan upplevas sm fördelaktigt både för de anställda ch för arbetsgivaren. Minskade restider, individuell frihet, stimulerande miljömbyte, ökad effektivitet ch prduktivitet är några argument sm talar för distansarbete. Distansarbete kan ckså upplevas sm ett sätt att minska stressen. De nackdelar sm är förknippade med distansarbete hänger samman med att den anställde kan ha svårt att skilja på arbete ch fritid när arbetet är förlagt till hemmet. Kraven på tillgänglighet kan ckså upplevas för högt ställda ch leda till att arbetet får ett större utrymme än vad sm har överenskmmits. 2

3 Distansarbete kan vara en arbetsfrm sm vissa verksamheter ch anställda upplever sm ändamålsenlig. För att skapa bra förutsättningar för en utveckling av distansarbete i Munkedals kmmun har därför denna rutin utarbetats. Definitiner Distansarbete är alltid frivilligt ch självvalt, men kan ske spradiskt eller mer permanent. Spradiskt distansarbete Arbete görs spradiskt utanför rdinarie arbetsplats efter behv, t ex arbete i bstaden på arbetstagarens eget initiativ. Permanent distansarbete Arbete på distans sker regelbundet ch ett avtal upprättas m beslutad distansarbetsplats från en bestämd plats. 2. Spradiskt distansarbete Spradiskt distansarbete får endast användas sm ett kmplement till arbete på den rdinarie arbetsplatsen. Spradiskt distansarbete får maximalt mfatta 20 timmar per månad. Antalet timmar ingår i rdinarie arbetstid ch ska kunna redvisas. Det finns två nivåer typer av spradiskt distansarbete. Enkelt spradiskt distansarbete Ger anställda ch förtrendevalda möjligheten att hantera sin e-pst, nå intranätet Insidan ch de system sm finns där från valfri Internetansluten datr. Kräver inget gdkännande utan bara en beställning av den sm så önskar. Kvalificerad spradiskt distansarbete Ger anställda ch förtrendevalda möjligheten att utföra IT-arbete från valfri Internetansluten datr, på ett liknande sätt sm på den rdinarie arbetsplatsen. Detta kräver en beställning med ett enkelt gdkännande av närmaste chef ch tillgång till en mbiltelefn, ägd av Munkedals kmmun eller privat, där ett nytt lösenrd erhålls vid varje inlggningstillfälle. 3. Permanent distansarbete Begreppet permanent distansarbete används när anställda med hjälp av IT-teknik förlägger viss del av sin arbetstid utanför rdinarie arbetsplats (mer än 20 timmar per månad). Permanent distansarbete innebär att rdinarie arbetsuppgifter varaktigt, helt eller delvis, överföras från huvudarbetsplatsen till en annan fast plats varifrån arbetsuppgifterna utförs. Chefen har arbetsmiljöansvaret ch ska tillsammans med medarbetaren se till att distansarbetsplatsen är utfrmad ch inredd så att den är lämplig ur alla arbetsmiljöaspekter. Dessutm ska medarbetaren följa arbetsmiljöverkets råd, se http://www.av.se/teman/datrarbete/lika_miljer/hemmet/ Permanent distansarbete ska beslutas av närmaste chef ch ska ske i undantagsfall. Det kan kmma ifråga vid t ex lkalbrist, lika sjukdmsrsaker, 3

4 vård av anhörig eller att kunna kmbinera arbetet med ansvaret för familjen. Dessutm kan befattningen ch arbetsuppgifterna i sig vara en rsak till ett beslut m permanent distansarbete. Vid beslut bör man väga in m det innebär en besparing/vinst i verksamheten i frm av lägre lkalkstnader ch/eller ökad/bibehållen effektivitet, kvalitet ch prduktivitet. I beslutet ska mfattningen av distansarbetet anges. 4. Grundläggande förutsättningar för permanent distansarbete Frivillighet En förutsättning för permanent distansarbete är att den anställde själv önskar utföra sina arbetsuppgifter i denna frm. Beslutet skall i första hand utgå från verksamhetens behv ch det är avdelningschef/enhetschefens ansvar att bedöma verksamhetens behv ch den anställdes förutsättningar för att utföra arbetet på distansarbetsplats. Förtrende En grundläggande förutsättning för permanent distansarbete är förtrendet mellan chef ch anställd. Det är bättre att avvakta med ett medgivande än att vara säker på den anställdes förmåga till ett mera självständigt ch friare arbete. Samverkan (LOKSAM) Före beslut m distansarbetsplats skall frågan behandlas i sedvanlig rdning på en arbetsplatsträff. Uppföljning ch utvärdering skall ske både på arbetsplatsträffen ch i det enskilda medarbetarsamtalet. Krav på tillgänglighet Överenskmmelsen skall innehålla en reglering av den anställdes skyldighet att vara tillgänglig när arbete på distans utförs. Reglering arbetstiden För den anställde sm arbetar på distansarbetsplats gäller de arbetstidsvillkr sm följer av anställningen. Förutsättningarna för övertidsersättning måste regleras eftersm övertid skall berdras i förväg vilket kan visa sig vara svårt att åstadkmma för en anställd sm arbetar på distans. Ett alternativ till detta kan vara att träffa en överenskmmelse m förskjuten arbetstid. Distansarbetsplatsen Arbetsgivarens kstnadsansvar i samband med permanent distansarbete är avhängigt av dels vilka krav sm arbetsgivaren ställer ch dels vilka kstnader detta leder till. En grundläggande princip är att berörd anställd inte skall uppleva att arbetsgivaren utnyttjar den enskildes egendm utan kmpensatin. Distansarbetsplatsen skall vara utfrmad så att den är lämplig ur arbetsmiljösynpunkt. Arbetsgivaren har arbetsmiljöansvaret men medarbetaren ska medverka till att skapa gda arbetsmiljöförhållanden. Tillsammans ska man se till att distansarbetsplatsen uppfyller de krav sm ställs ur arbetsmiljöaspekten. Arbetsgivaren ansvarar för att medarbetaren har tillgång till lämplig utrustning för distansarbetet. Utrustningen ska vara förtecknad ch kvitterad av medarbetaren för att eliminera eventuella klarheter m ägarskapet. Arbetsgivaren utbetalar inte ersättning för tillhandahållande av arbetsutrymme i 4

5 bstaden ch städning av sådant utrymme. Arbetsgivaren svarar inte heller för m - ch tillbyggnad, åtgärdande av ventilatin, sanering eller liknande åtgärder i bstaden. Arbetsgivaren svarar för eventuella tillkmmande kstnader för datakmmunikatin ch/eller abnnemang sm eventuellt uppstår vid beslut m permanent distansarbete. Arbetsgivaren står för förbrukningsmaterial i frm av kntrsmaterial ch datatillbehör. Detta skall köpas via huvudarbetsplatsen. Den anställde ska erbjudas datastöd sm regleras i avtalet. Arbetsgivaren ansvarar för att frågan m försäkringsskydd klargörs. Anställd sm väljer att använda sig av egen utrustning måste kntakta sitt försäkringsblag ch infrmera sig m vilka försäkringsvillkr sm gäller. I de fall en tilläggsförsäkring behövs, bekstas denna av arbetsgivaren. Arbetsmiljölagen gäller för distansarbete. Skyddsmbud kan utöva tillsyn av distansarbetsplatsen. Rätten till arbetsskadeersättning gäller även vid distansarbete. Huvudregeln för att erhålla sådan ersättning är att skadan har ett direkt samband med arbetet. Tidpunkten är av underrdnad betydelse m överenskmmelsen innehåller ett medgivande från arbetsgivaren m tex. kvällsarbete. Inträffar en arbetslycka på distansarbetsplatsen skall detta rapprteras till arbetsgivaren så snart sm möjligt. Rutiner för pst- ch ärendehantering Offentlighetsprincipen jämte sekretesslagen gäller vid distansarbete. Överenskmmelsen måste därför innehålla en reglering hur medarbetaren skall hantera inkmmande pst. Vissa arbetsuppgifter bör inte utföras på distansarbetsplatsen, sm till exempel de sm kan riskera enskildas integritet eller där IT-säkerheten inte kan uppfyllas. Plicy/regelverk Allt sm gäller på huvudarbetsplatsen gäller även på distansarbetsplatsen, m inte undantag görs i avtalet. Infrmatinssäkerhet, alkhl, bilersättning är exempel på några plicy/avtal. Skattelagstiftningen Skatteavdrag för nyttjande av arbetsplats i hemmet är i princip endast möjlig i de fall där arbetsgivaren inte erbjuder en arbetsplats på den rdinarie arbetsplatsen. Den anställde har ett eget ansvar att undersöka vilka regler sm gäller ch ansöker i de fallen hs skattemyndigheten m ett sådant avdrag. Den anställde är inte skyldig att betala förmånsskatt för den utrustning sm arbetsgivaren ställt till förfgande i de fall utrustning uteslutande används för arbetets utförande ch bedöms nödvändig för att sköta arbetet hemifrån. Avtalets längd Avtalet m distansarbete gäller tillsvidare ch kan avbrytas av båda parter. Avtalet följs upp vid årliga medarbetarsamtal Bilersättning Bilersättning utges från distansarbetsplatsen i de fall denna ligger närmare förrättningsplatsen. 5

6 5. Avtalets innehåll vid permanent distansarbete Arbetstid Omfattning Inventarielista Prgramtillgänglighet IT-stöd Huvudarbetsplats Distansarbetsplats Tillgänglighet Arbetsmiljö Försäkringsskydd Bilersättning Utvärdering Kpia till IT-avdelningen 6. Bilagr Bilaga 1: Bilaga 2: Bilaga 3: Distansarbetsavtal IT-kstnader ch stöd spradiskt distansarbete.dc IT-kstnader ch stöd permanent distansarbete.dc 7. Externa referenser Arbetsmiljöverkets råd angående datrarbete i hemmet http://www.av.se/teman/datrarbete/lika_miljer/hemmet/ 6

7 Bilaga 1 Avtalet gäller fr..m.: t m: Namn: Pers.nr.: Huvudarbetsplats: Ordinarie arbetstid: Ordinarie mfattning: tim/vecka % Distansarbetsplats: Distansarbetstid: Ofattning distansarbete: tim/vecka % Tillgänglighet: Vill ha telefnen hemkpplad kl. till Vill ej ha telefnen hemkpplad kl. till Bilersättning: Fr m t m Km: Arbetsmiljö: Inventarielista: IT-kstnader/stöd se riktlinjer: Prgramtillgänglighet: Försäkringsskydd: Utvärderingsdatum: Arbetsgivaren Arbetstagaren 7

8 Inventarielista över utlånad utrustning vid distansarbete Namn: Pers.nr.: Adress: Pstadr: Telefn: Nr. Märke Varutyp Serie nr Märkningsnr 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Övrigt: Munkedal den / 2001 Arbetsgivaren Arbetstagaren 8

9 Bilaga 2 IT-stöd, kstnader ch övriga villkr vid spradiskt distansarbete Datakmmunikatin via Bredband De bredbandsuppkpplingar sm stöds är ADSL (bredband över telefnnätet), mbilt bredband, bredband över fastighetsnätet samt surfzner typ Cmhem. Regler för lika typer av datrer Distansarbet med kmmunalägd bärbar datr Inköp, installatin ch funktinstest av datr görs av IT-avdelningen sm vanligt. Transprt till ch installatin i hemmet görs av den anställde. 1. Att datakmmunikatin via bredband fungerar kntrlleras i IT-driftsenhets testutrustning. Att det fungerar på distansarbetsplatsen är då trligt men inte garanterat. 2. Supprt fås på samma sätt sm för övriga datranvändare i Munkedals kmmun. När inte supprt på distans räcker skall den distansarbetande rdna transprt av utrustningen till ch från IT-driftsenheten Distansarbete med ej kmmunalägd datr 1. Inköp, installatin ch funktinstest av datr ch kmmunikatinsutrustning görs av den distansarbetande. IT-driftsenheten har inget ansvar. 2. Supprten gäller endast för prblem efter lyckat uppkppling mt prtal.munkedal.se. Supprt fås på samma sätt sm för övriga datranvändare i Munkedals kmmun. Utbildning ch Säkerhet 1. Utbildning i distansarbete ch säkerhet i samband med distansarbete görs på den distansarbetandes begäran. 2. Genmgången utbildning är ett villkr för att få tillgång till kmmunens ITstöd vid kvalificerat distansarbete. IT-arbetssätt på distans När du arbetar på distans via inlggning i Munkedals Internetprtal prtal.munkedal.se används datrn endast sm terminal, allt arbete sker egentligen i kmmunens servrar. Tekniken är säker ch kmmunikatinen effektiv, detta medför att funktinaliteten på distansarbetsplatsen kan upplevas likvärdig den på den kmmunala arbetsplatsen. 1. De IT-system du når på distans berr på de rättigheter sm du har. De rättigheter du har på distans kan skilja sig från de du har på arbetet. 2. När du surfar på Internet med kmmunalägd datr ska det alltid ske genm prtalen prtal.munkedal.se när det är möjligt 3. När du spara det du prducerat så sparas det nrmalt i kmmunens servrar precis sm när du sparar på arbetet. Om du vill spara på annat sätt, på lkal datr eller på USB-minne kntrllera dina rättigheter ch ha alltid en aktuell kpia i kmmunens servrar. Data sm är sekretessklassat får inte lämna kmmunens lkaler. För övriga data sm inte klassats sm allmän ffentlig handling är det ditt ansvar att det inte hamna i rätta händer. 4. Utskrift på egen skrivare ska undvikas ch får endast göras m du har rätt att göra det. När du skriver ut på kmmunens skrivare använd då 9

10 säkerhetsfunktiner såsm säker utskrift eller utskrift till egen skrivarbrevlåda, du är ju inte på plats ch kan bevaka din utskrift. Nb. Dåliga förbindelser ch/eller datrprblem är inget skäl till att inte förväntat arbete utförts i tid. När prblem uppstår på distansarbetsplatsen ska distansarbetaren åka till sin rdinarie arbetsplats ch där utför arbetet. Bilaga 3 IT-stöd, kstnader ch övriga villkr vid permanent distansarbete Datakmmunikatin via Bredband Vid permanent distansarbete betalar Munkedals kmmun upp till 100 % av den startkstnad sm uppstår på distansarbetsplatsen vid en ny bredbandsuppkppling samt den månatliga fasta bredbandskstnaden ch internetabnnemangskstnaden sm tillkmmer. Dvs. det sm behövs för att kunna nå kmmunens IT-tjänster. Ersättningen är nrmalt maximalt 200 kr/mån, annan överenskmmelse kan tecknas m behvet finns. Vid distansarbete använder distansarbetaren sitt egna Internetabnnemang ch sitt egna bredbandsabnnemang. Distansarbetaren begär ersättning av sin verksamhet. Vilken bredbandsuppkppling sm passar bäst får avgöras från fall till fall, de möjligheter sm erbjuds vanligtvis är ADSL (bredband över telefnnätet), mbilt bredband ch bredband över fastighetsnätet. Kmmunalägd datr, vanligtvis en bärbar 1. Inköp, installatin ch funktinstest av datr görs av IT-avdelningen sm vanligt. Transprt till ch installatin i hemmet görs av den anställde. 2. Att datakmmunikatin via bredband fungerar kntrlleras i IT-driftsenhets testutrustning. Att det fungerar på distansarbetsplatsen är då trligt men inte garanterat. 3. Supprt fås på samma sätt sm för övriga datranvändare i Munkedals kmmun. När inte supprt på distans räcker skall den distansarbetande rdna transprt av utrustningen till ch från IT-driftsenheten Utbildning ch Säkerhet 1. Utbildning i distansarbete ch säkerhet i samband med distansarbete görs på den distansarbetandes begäran. 2. Genmgången utbildning är ett villkr för att få tillgång till kmmunens ITstöd. IT-arbetssätt på distans När du arbetar på distans via inlggning i Munkedals Internetprtal prtal.munkedal.se används datrn endast sm terminal, allt arbete sker egentligen i kmmunens servrar. Tekniken är säker ch kmmunikatinen effektiv, detta medför att funktinaliteten på distansarbetsplatsen kan upplevas likvärdig den på den kmmunala arbetsplatsen. 1. De IT-system du når på distans berr på de rättigheter sm du har. De rättigheter du har på distans kan skilja sig från de du har på jbbet 10

11 2. När du surfar på Internet med kmmunalägd datr ska det alltid ske genm prtalen prtal.munkedal.se när så är möjligt. 3. När du spara det du prducerat så sparas det nrmalt i kmmunens servrar precis sm när du sparar på arbetet. Om du vill spara på annat sätt, på lkal datr eller på USB-minne kntrllera dina rättigheter ch ha alltid en aktuell kpia i kmmunens servrar. Data sm är sekretessklassat får inte lämna kmmunens lkaler. För övriga data sm inte klassats sm allmän ffentlig handling är det ditt ansvar att det inte hamna i rätta händer. 4. Utskrift på egen skrivare ska undvikas ch får endast göras m du har rätt att göra det. När du skriver ut på kmmunens skrivare använd då säkerhetsfunktiner såsm säker utskrift eller utskrift till egen skrivarbrevlåda, du är ju inte på plats ch kan bevaka din utskrift. Nb. Dåliga förbindelser ch/eller datrprblem är inget skäl till att inte förväntat arbete utförts i tid. När prblem uppstår på distansarbetsplatsen ska distansarbetaren åka till sin rdinarie arbetsplats ch där utför arbetet. 11