Anvisningar - arkivförtecknande i KLARA med allmänna arkivschemat

Anvisningar - arkivförtecknande i KLARA med allmänna arkivschemat Rikspolisstyrelsen / PVS/ INFO/Sektionen för ärendehantering December 2008

ANVISNINGAR 2 (19) Anvisningar - arkivförtecknande i KLARA INNEHÅLL 1 INLEDNING...3 2 HUR SKA MAN BÖRJA?...3 3 STRUKTUR?...4 3.1 Arkivbildare vad är det?...5 3.2 Serie och volym?...5 4 ALLMÄNNA ARKIVSCHEMAT...5 4.1 Varför ska vi använda det gamla sättet?...5 4.2 Huvudavdelningar, underrubriker och serier?...6 4.3 Vad innehåller huvudavdelningarna?...6 4.4 Ingen sekretess i förteckningen...8 5 FÖRTECKNANDET STEG FÖR STEG...8 5.1 Arkivbildare och KLARA User...8 5.2 Arkiv...9 5.3 Behörigheter... 10 5.4 Serier... 11 5.5 Volymer... 12 5.6 Trädstruktur... 16 5.7 Registrering av volymer i serier som redan finns... 16 6 FÖRHANDSGRANSKA OCH UTSKRIFTER... 16 6.1 Förhandsgranska / Skriva ut... 16 6.2 Etiketter... 18

ANVISNINGAR 3 (19) 1 Inledning Detta är en kortfattad genomgång av arkivförtecknande i KLARA och den struktur som för närvarande ska användas vid förtecknande av arkiv, dvs. det allmänna arkivschemat 1. Anvisningarna hänvisar till följande dokument: Arkivhandbok för polismyndigheterna (se Intrapolis, RPS hemsida under länken Dokument/Handböcker ) Klara Användarhandledning från KnowIT FAP 182-1, bilaga 2 Du bör ha tillgång till dessa dokument när du läser Anvisningarna. Det är en fördel om du först har läst igenom kapitel 2 i Arkivhandbok för polismyndigheterna. Grundkurser i arkivförtecknande hålls bl.a. av landsarkiven och SIPU, Mariebergs arkivbyrå m.fl. privata företag. Om du inte har förtecknat arkiv tidigare är det bra om du först har gått en grundläggande kurs. 2 Hur ska man börja? Huvudsyftet med arkivförteckningen är att den ska vara en sökingång till arkivet. Innan du börjar använda KLARA måste du göra en inventering och besvara följande frågor: - När tillkom myndigheten? (dvs. från vilken tidpunkt ska förteckningen gälla) - Hur ser myndighetens organisation ut idag och hur har den förändrats under årens lopp? - Finns det redan en eller flera arkivförteckningar? - Förvaras hela arkivet hos myndigheten eller har någon del levererats till landsarkivet? - Vilka delarkiv (se nedan) förekommer? - Vilka serier (se nedan) innehåller arkivet? - Vilka gallringsbeslut finns (se Arkivhandbok för polismyndigheterna, bilaga 5) 1 Arkivlagen (1990:786), arkivförordningen (1991:446), Riksarkivets föreskrifter RA- FS 1991:1 (ändr i RA-FS 1997:4), Arkivhandbok för polismyndigheterna

ANVISNINGAR 4 (19) - Hur är arkivet ordnat i stort? Ytterligare frågor att ta ställning till är bl.a.: - Är det möjligt att förteckna hela polismyndighetens arkiv i en enda förteckning -.eller är det mer lämpligt att dela upp arkivet i flera delarkiv och förteckna vart och ett för sig? Vanligen är det mest lämpligt från återsöknings- och praktisk synpunkt att dela upp polismyndighetens arkiv och förteckna delarkiv efter myndighetens interna organisation, t.ex. efter polisområde/distrikt. Delförteckningarna dokumenterar tillsammans hela myndighetens arkiv. Resonemang kring delarkiv, se kapitel 2 i Arkivhandbok för polismyndigheterna. För att det ska vara möjligt att förteckna ett arkiv krävs alltså ett omfattande förarbete. Handlingarna ska vara ordnade, lagda i arkivboxar och uppställda i serier i kronologisk ordning. Du måste med andra ord ha en mycket god överblick över arkivbildningen på myndigheten och veta hur stukturen ska se ut före det att arkivet förtecknas. Det är administratörens (behörigheten Klara User) ansvar att ordna denna struktur i KLARA, dvs. att förbereda och registrera delarkiv och serier som ska förtecknas på volymnivå. 3 Struktur? Arkivbildare: Polismyndigheten i X-län Arkiv Central enhet Arkiv Polisområde 1 Arkiv Polisomr. 2 osv. Arkiv Länskrim osv. Serie Serie Volymer Volymer Serie Volymer Serie Volymer

ANVISNINGAR 5 (19) 3.1 Arkivbildare vad är det? Arkivbildaren är den myndighet utifrån vars verksamhet arkivet har bildats, t.ex. Polismyndigheten i x-län. Vid omorganisationen av polisväsendet under 1990-talet bildades länsvisa polismyndigheter i landet. Före omorganisationen fanns flera polismyndigheter per län. Var och en av dessa är egna arkivbildare. Huvudregeln är att olika arkivbildare inte ska blandas samman vid arkivförtecknandet. I samband med omorganisationen till länspolismyndigheter överfördes och införlivades vissa handlingar tillhörande de gamla polismyndigheterna i de nya myndigheternas arkiv. Det dokumenterades och geno m- fördes efter beslut från Riksarkivet. Det kan alltså förekomma att vissa handlingar från de upphörda polismyndigheterna ska förtecknas i länspolismyndigheternas arkiv. Du måste känna till avgränsningen mellan olika arkivbildare, t.ex. gamla och nya polismyndigheten, före det att arkivet ska förtecknas. 3.2 Serie och volym? En serie består av handlingar som är av liknande slag eller hör samman, t.ex. handlingar till K-diariet, diarier, verifikationer, Polisstyrelsens protokoll, handlingar till projekt. Varje serie har en serierubrik och tilldelas ett seriesignum, dvs. en unik identitet enligt det allmänna arkivschemat (se nedan). Handlingar som hör till en serie läggs samman till volymer, t.ex. genom att de binds in eller vanligen genom att de läggs tillsammans i en arkivbox. 4 Allmänna arkivschemat 4.1 Varför ska vi använda det gamla sättet? Det allmänna arkivschemat används för förtecknande av statliga arkiv. Riksarkivet kommer inom kort att föreskriva om en ny princip för ordnande och förtecknande (processorienterad arkivredovisning).

ANVISNINGAR 6 (19) Ett gott råd är att använda det allmänna arkivschemat till dess att Riksarkivet har meddelat nya föreskrifter och då ta ställning till från vilket år myndigheten ska övergå till det nya sättet att förteckna arkiv. 4.2 Huvudavdelningar, underrubriker och serier? Det allmänna arkivschemat innehåller följande fasta huvudavdelningar. A B C D E F G Ö PROTOKOLL ARKIVEXEMPLAR AV UTGÅENDE HANDLINGAR DIARIER REGISTER OCH LIGGARE INKOMNA HANDLINGAR ÄMNESORDNADE HANDLINGAR RÄKENSKAPER ÖVRIGA HANDLINGAR Under huvudavdelningarna upprättas serier och vid behov underrubriker som numreras löpande i en viss systematisk ordning. Exempel från en central enhet på en polismyndighet A PROTOKOLL (fast huvudavdelning) A1 Polisstyrelsens protokoll (serie med seriesignum A1) A2 Polisnämndens protokoll (serie med seriesignum A2) A3 A3A A3B A3C A4 A5 Osv Protokoll från möten med fackliga företrädare (underrubrik) Protokoll vid MBL-förhandlingar (serie med seriesignum A3A) Protokoll vid skyddsrond (serie med seriesignum A3B) Arbetsmiljökommitténs protokoll (serie.) Protokoll från möten med länspolismästarna MITTSAM Protokoll från polismästarmöten 4.3 Vad innehåller huvudavdelningarna? Exempel på vilka serier som kan förtecknas under de olika huvudavdelningar hittar du i bilaga 2 till FAP 182-1 och i avsnitt 2.3.3 i Arkivhandboken. Observera att bilagan till FAP:en och avsnittet i Arkivhandboken endast tar upp ett exempel på hur en struktur kan byggas upp.

ANVISNINGAR 7 (19) Exemplet utgår från att polismyndighetens arkiv är förtecknat i en enda arkivförteckning, vilket i flertalet fall inte är lämpligt från återsökningseller praktisk synpunkt. De seriesignum som har valts i exemplet för de olika serierna är alltså inte huggna i sten. Du kan mycket väl använda andra seriesignum inom ramen för en huvudavdelning i din förteckning. Här följer en kort sammanfattning av vilka slags serier med handlingar som hör till respektive huvudavdelning. För mer utförlig information, se hänvisningen till FAP och Arkivhandbok ovan. A PROTOKOLL Med protokoll avses myndighetens egna protokoll, t.ex. polisstyrelseprotokoll, som vanligen är ordnade med bilagor i egna sviter. Observera att FU-protokoll inte hör hemma här eftersom de ingår i K-ärendet som förtecknas under huvudavdelning F, ämnesordnade handlingar. Detsamma gäller protokoll från möten i projekt och arbetsgrupper som vanligen har ett tidsbegränsat uppdrag. Återsökningen försvåras om protokollen i dessa fall skulle brytas ut från sitt sammanhang och förtecknas särskilt under A. B ARKIVEXEMPLAR AV UTGÅENDE HANDLINGAR Hit hör upprättade handlingar, dvs. handlingar som myndigheten har framställt vanligen för att sprida på olika sätt. Några exempel är lokala föreskrifter, order och personaltidningar. C DIARIER Här förtecknas diarier och alla register till diarierna. Även om det finns en huvudavdelning D för register och liggare, ska register till diarierna förtecknas i sitt sammanhang med diarierna under denna avdelning. D REGISTER OCH LIGGARE Polismyndigheterna har en mängd olika register och liggare varav många inte längre används. Observera att även dessa ska förtecknas. Här förtecknas även vissa IT-system som har samma funktion som ett register, t.ex. hittegodssystemet. E INKOMNA HANDLINGAR Hit förs handlingar som inkommit till myndigheten och som inte diarieförts, t.ex. på grund av att de endast inkommer för kännedom. Inkomna handlingar som föranleder en åtgärd från myndigheten diarieförs normalt. Akter till ett diarium förtecknas under F, ämnesordnade handlingar. F ÄMNESORDNADE HANDLINGAR Stora delar av polismyndighetens arkiv förtecknas under F. Hit hör serierna med K- ärenden, akter till diarierna, handlingar i projekt och arbetsgrupper, grundhandlingar till KUR m.fl. IT-system, personalakter m.m. Även om handlingar som hör till t.ex. ett projekt eller en arbetsgrupp med ett visst tidsbegränsat uppdrag, innehåller protokoll, diarier, register, upprättade och inkomna handlingar så ska handlingar till projektet förtecknas samlat under huvudavdelning F. G RÄKENSKAPSHANDLINGAR Idag har PAC i Linköping tagit över mycket av polismyndigheternas hantering och därmed även arkivering av räkenskapshandlingar. RPS Kirunaenhet tar hand om ord-

ANVISNINGAR 8 (19) nande och arkivering av verifikationer. Observera att en hänvisning till PAC respektive Kirunaenheten vid RPS måste läggas in i de serier som berörs. Ö ÖVRIGA HANDLINGAR Hit förs handlingar som inte inkommit eller upprättats som ett led i myndighetens verksamhet med som ändå dokumenterar myndighetens verksamhet, t.ex. pressklipp. Observera att även sådana serier som har upphört idag men som tidigare har förts och ingår i arkivet ska förtecknas, t.ex. ingripandemeddelanden som numera har ersatts av KC-polis och händelserapporter. Serier ska upprättas även för handlingar som i dagsläget har gallrats ut med stöd av gallringsbeslut. Volymer kan i så fall av naturliga skäl inte registreras. En hänvisning till gallringsbeslutet registreras i stället i seriens anmärkningsfält. Arkivförteckningen ska vara en beskrivning av myndighetens arkivbildning och även redovisa serier som inte längre tillförs handlingar. Det är en fördel för överskådligheten att upphörda serier tas upp först under respektive huvudavdelning. 4.4 Ingen sekretess i förteckningen Alla som vill ska få ta del av myndighetens arkivförteckning, t.ex. allmänheten, journalister och forskare. Arkivförteckningen ska vara offentlig. Uppgifter som registreras i förteckningen får därför inte omfa t- tas av sekretess. Tänk på att det inte är nödvändigt att i arkivförteckningen registrera namn eller andra personuppgifter avseende personer som ingår i en förundersökning, t.ex. namn på personer som har förhörts i utredningen. Det framgår av handlingarna i K-ärendet. Anteckna i stället t.ex. nummer på förhöret eller datum, om det är nödvändigt för att kunna särskilja volymer i samma utredning åt i förteckningen. 5 Förtecknandet steg för steg Denna beskrivning av hur KLARA används är mycket kortfattad. En mer detaljerad beskrivning av funktioner i KLARA hittar du i Anvä n- darhandledning för KLARA som tagits fram av av KnowIT. 5.1 Arkivbildare och KLARA User Din länspolismyndighet ligger redan upplagd som arkivbildare i KLA- RA. Om du vill registrera fler arkivbildare, t.ex. polismyndigheter som upphörde vid länspolismyndighetens bildande, ska du kontakta Carina

ANVISNINGAR 9 (19) Blomqvist på RPS via GW. RPS lägger då upp en ny arkivbildaren och knyter behörigheter till den. (Denna rutin gäller tills vidare men kan komma att ändras). Administratören (behörigheten Klara User) kan lägga upp arkiv under en arkivbildare och välja vilka personer som ska ha behörighet att läsa eller både läsa och skriva i arkivets förteckning. Administratören ansvarar också för att se till att den som ska arbete med Klara får behörighet till systemet och en introduktion i hur man arbetar med det. 5.2 Arkiv Skapa ett nytt Arkiv (dvs. delarkiv under arkivbildaren) genom att klicka på arkivbildaren och välj fliken Arkiv. Klicka därefter på lilla pilen till höger. Nu kan du registrera arkivets namn (i detta exempel City polismästardistrikt) och andra uppgifter om arkivet. I fält som har en liten GRÖN PIL till vänster kan du välja uppgifter från en vallista. Högerklicka på pilen och välj Slå upp så kommer en

ANVISNINGAR 10 (19) vallista fram. (OBS att få upp vallista genom att klicka på gröna pilen fungerar inte så bra i KLARA 5.1.2 men kommer att rättas till i nästa uppgradering) ARKIVTYP: Skriv NAD-arkiv i fältet (eller välj NAD-arkiv från vallistan som kommer upp när du klickar på pilen). Det betyder att allmänna arkivschemat ska användas. (NAD står för Nationella Arkivdatabasen som finns på Riksarkivet och som utgår från det allmänna arkivschemat). Institutionskod och beståndskod kan du hoppa över. SPARA genom att klicka på ikonen som ser ut som en diskett under Redigera-menyn högst upp på sidan (alternativt kortkommande Ctrl + S). När Arkivet är sparat kan du börja registrera serier och därefter volymer. 5.3 Behörigheter Lägg till behörigheter till ett arkiv genom att klicka på fliken Behörighet sedan du öppnat aktuellt arkiv. Skapa en ny rad genom att klicka på den lilla pilen längst till vänster. Skriver du dit en stjärna och som i exemplet ovan, och tilldelar behörigheten Läs och Skriv så betyder det att alla som är inlagda som användare i KLARA både kan läsa och skriva. Om du vill begränsa behörigheten till vissa speciella medarbetare skriver du in hela deras personnummer, med ett helt årtal och utan bindesträck till de sista fyra siffrorna för var och en som ska ha behörigheten.

ANVISNINGAR 11 (19) 5.4 Serier Spara det registrerade arkivet så får du tillgång till fliken Serier. Ny serie kan registreras när du klickar på pilen till höger. Registrera uppgifter om serien (i detta fall Protokoll Polisområde 1). SERIESIGNUM: Klicka på fyrkanten till höger i fältet signum. En ruta för val av signum visar sig. Välj fast huvudavdelning och klicka på nästa längst ner. KLARA visar nu nästa signum som står på tur.

ANVISNINGAR 12 (19) Om signum ska innehålla fler bokstäver, t.ex. A1ab eller F1B, så skriv dit det i fältet Signum längst ned och klicka OK. SPARA uppgifter om serien genom att klicka på ikonen som ser ut som en diskett under Redigera-menyn högst upp på sidan (alternativt kortkommande Ctrl + S). 5.5 Volymer När en serie är registrerad och sparad kan du börja registrera de volymer som hör till serien.

ANVISNINGAR 13 (19) 1. Klicka på pilen längst till höger för att börja registrera volymer. 2. När en volym har registrerats klart (och hela raden är blåmarkerad), tryck på knappen INSERT på tangentbordet för att få en ny rad för nästa volym. 3. För Automatisk volymnumrering: klicka på Verktyg i menyraden högst upp i KLARA. Välj Numrera volymer automatiskt. Varje ny rad får då nästa löpnummer som står på tur. (Om volymnumren inte är löpande utan har tillägg av bokstäver för att skilja olika volymer med samma nummer åt, t.ex. volym 3a, 3b och 3c, är det bara att skriva in bokstäverna i volymnumreringsraden. Observera att du bör ha det i minnet om du vill numrera om volymerna i efterhand.) SORTERA: Klicka på vald plats i kolumnrubriken till volymregistreringsdelen för att sortera volymerna kronologiskt efter tid eller efter volymnummer beroende på vilken kolumnrubrik du klickar på.

ANVISNINGAR 14 (19) INFOGA VOLYM: Genom att markera volymen ovanför den rad du vill infoga i volymregistreringen och klicka på Redigera i den översta menyn i KLARA, kan du lägga till en eller flera volymer. Ange också fr.o.m. vilket volymnummer KLARA ska sortera om i ordningen. I exemplet ovan ska 3 volymer infogas och KLARA ska numrera de nya volymerna från 5 och framåt. Tre volymer har lagts till efter volym nr 4 (markerade med gul liten pil).

ANVISNINGAR 15 (19) Nu måste ordningen på volymnumreringen rättas till. Gör så här: 1. Markera alla volymer som ska numreras om genom att hålla ner muspekaren och dra pekaren nedåt. Släpp musknappen när volymerna är markerade. 2. För muspekaren till det blåmarkerade området och högerklicka på musen. Välj Numrera markerade volymer från menyn som visar sig. RADERA VOLYM: Klicka på volymnummer så att volymraden blir blåmarkerad. Klicka på krysset X högst upp i volyminmatningsfälten. Just den volymen markeras då med ett kryss. Det innebär att volymen är raderad även om den inte försvinner förrän du har sparat eller när du har avslutat arbetspasset och går in i systemet nästa gång. Ångrar du dig så markera volymraden och klicka på krysset igen så tas det bort. ÖVRIGA FUNKTIONER: Se KLARA Användarhandledning.

ANVISNINGAR 16 (19) 5.6 Trädstruktur Trädstrukturen till vänster hänger inte alltid med i svängarna. För att uppdatera den klickar du på ikonen högst upp på menyraden i KLARA. När du har sparat och avslutar systemet blir det med automatik korrekt ordning i trädstrukturen. För att se alla Arkiv som registrerats under en Arkivbildare i trädstrukturen till vänster, klickar du på plustecknet före Arkivbildarens namn. Vill du se alla serier som förtecknats till ett Arkiv, klicka på plustecknet före Arkivets namn. 5.7 Registrering av volymer i serier som redan finns Administratören på din myndighet kan redan ha lagt upp Arkiv (delarkiv till arkivbildaren polismyndigheten) och serier som du får i uppdrag att förteckna volymer till. Gå direkt till serie genom att klicka på rätt Arkiv i trädstrukturen till vänster. Klicka på plustecknet bredvid Arkivets namn och välj den serie du ska arbeta med genom att dubbelklicka på den. Nu är det bara att fortsätta registrering av volymer som hör till serien. 6 Förhandsgranska och utskrifter 6.1 Förhandsgranska / Skriva ut För att se hur t.ex. en serie eller etiketter ser ut vid utskrift gör så här. 1. Gå till den serie du vill granska/skriva ut.

ANVISNINGAR 17 (19) 2. Klicka på skrivarikonen högst upp i KLARA:s menyrad 3. Välj vad du vill förhandsgranska/skriva ut: Arkivförteckning, Tom arkivförteckning (kan användas om du först vill förteckna volymer manuellt) eller Etiketter. Klicka i smårutorna för val av vilka uppgifter som ska synas. 4. Välj t.ex. Förhandsgranska i fältet för Destination och tryck OK. Exempel på ett förteckningsblad under förhandsgranskning

ANVISNINGAR 18 (19) 6.2 Etiketter Det finns i dagsläget två olika typer av A4-ark med självhäftande och arkivgodkända etiketter att köpa. Formaten skiljer sig dock åt. Den övre marginalen är antingen 1,4 eller 2 cm. 2 Genom att kryssa i rutor i Förhandsgransknings / Utskriftsmenyn kan du välja vad som ska synas på etiketten och vilken övre marginal etiketterna ska ha beroende på vilken etikettyp som används. Exempel på förhandsgranskning av etiketter i KLARA.. 2 Några exempel på företag som säljer arkivgodkända etiketter är: Cont in Europe AB, Museiservice i Dalarna och ABM-produkter.

ANVISNINGAR 19 (19) UTSKRIFTER I ÖVRIGT: Utskrift av arkivförteckning, innehållsförteckning m.m. se KLARA Användarhandledning.