STIFTELSEN KOMMUNHUS SAMMANTRÄDEsPROTOKOLL \ 9(f 2009-08-27 51 Dokumenthanteringspan för Stiftesen Kommunhus Ekonom Björn Davidsson informerar om försag ti dokumenthanteringspan~ för stiftesen Kommunhus (Bi. 9) Styresen besutar: att godkänna fårsaget ti dokumenthanteringspan får stiftesen Kommunhus. Utdragsbestyrkande
1. Inedning Begreppsförkaring Handing Bevaras Garas Garingstid Vid inaktuaitet Medium Förvaring Anmärkning Aa typer av informationsbärare. En handing kan vara en datafi, databas, mikrofim, judband, fotografier eer Arkiv 80 Betyder att handingen ska bevaras för a framtid. Handingen ska efter angiven tid förstöras. Anger efter hur ång tid en handing får förstöras. T.ex. "2 år" betyder 2 år efter utgången av det kaenderår då handingen upprättades. En handing som upprättades 2000 kan atså garas tidigast den 1 januari 2003. Detta betyder att handingen kan garas så snart uppgifterna i den inte ängre behövs. Detta avgör handäggaren sjäv. Måste dock ta hänsyn ti överkagandetider och behov av att använda uppgifterna ti sammanstäning och statistik. Taar om hur informationsbäraren ser ut, t.ex. Arkiv 80, ADB, fotografier eer annat. Med ADB menas a typ av automatisk databehanding. Här finns information om var handingen ska förvaras före sutarkivering och viken sorteringsordning den har. Här finns kommentarer och extra information som underättar förståese för handingarna och den verksamhet de uppkommit i. Arkiv 80 sutarkiv Svenskt Arkiv 80, arkivbeständigt Arkiv 80, ska användas ti aa handingar som ska bevaras. Handingarna överförs ti centraarkivet när de inte ängre behövs i verksamheten. dokumenthanteringspanen anges viken tid man kan everera.
2. Arkivbeskrivning styresen stiftesen Kommunhus styrese är företagets högsta besutande organ. Styresen faststäer de må som är riktinjer för företagets verksamhet och tar stäning i de frågor som rör inriktningen på företagets verksamhet. Den ansvarar för den sammantagna verksamhetens utvecking, ekonomiska resutat och ekonomiska stäning. Arkivansvarig för Stiftesen Kommunhus är företagets ekonomiansvarige. Arkivets struktur Arkivhandingar förvaras i närarkiv i brandsäkra skåp i tjänsterum. Materia som överämnats ti arkivmyndigheten finns i centraarkivet Arkivorganisation Arkivansvariges uppgift är att svara för tisyn och vård av handingar, som är upptagna i dokumenthanteringspanen samt för att garingsbara handingar förstörs utan dröjsmå. Arkivhandingar ska förvaras på ett betryggande sätt under hea bevarandetiden. Handingarna ska vara skyddade mot fukt och vatten, brand, stöd och oaga intrång. Tisyn ska också ske av arkivokaer. Garing stiftesen Kommunhus arkiv garas med stöd av föreiggande dokumenthanteringspan och RA FS 1997:6 Föreskrifter om ändring i Riksarkivets föreskrifter (RA-FS 1991 :6) och amänna råd om garing av handingar av tifäig eer ringa betydese, samt RA-FS 1997:8 Riksarkivets amänna råd om bevarande och garing av vissa av kommunernas och andstingens handingar.
3. Dokumenthanteringspan 1. Amänt Nr Handingspan Bevara/Gara Medium Förvaring/ Anmärkning Leverans Sortering sutarkiv 1.1 Diarium Winess Bevaras ADB Winess 1.2 Diariepan Bevaras Arkiv 80 Diarium Ett ex diarieförs/arkiveras vid förändring 4 år 1.3 Diarieförda handingar Bevaras Arkiv 80 Diarium 4 år 1.4 Dokumenthanteringspan Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Ett ex diarieförs/arkiveras vid förändring 4 år 1.5 Arkivbeskrivning Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Ett ex diarieförs/arkiveras vid förändring 4 år 1.6 Enkäter, sammanstäningar/resutat Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Ett ex av frågeformuär eer motsvaran- 4 år de bevaras med sammanstäningen 1.7 Enkäter, underag Vid inaktuaitet Papper Handäggare 1.8 Kagomåshantering och synpunkter Bevaras Arkiv 80 Diarium 1.9 Korrespondens av betydese Bevaras Arkiv 80 Diarium Handingar av betydese för utgången 1.10 Korrespondens av betydese Bevaras Arkiv 80 Diarium Handingar av betydese för utgången 4 år av ärende. 1.11 Inkomna cirkuär och meddeanden Vid inaktuaitet Papper T.ex. cirkuär från SKL, Fastigo. av kortvarig betydese. 1.11 övriga inkomna och upprättade Vid inaktuaitet Papper/ handingar av ringa betydese. E-post 1.12 Protoko MBL (medbestämmandeag) Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 4 år 1.13 Protoko/minnesanteckningar från 2 år Papper Handäggare interna verksamhetsmöten. 1.14 Tjänsteanteckningar Vid inaktuaitet Papper/ Närarkiv/ Minnesanteckningar som inte tiför sak 4 år bevaras ADB/ Handäggare och är av ringa eer tifäig betydese Arkiv 80 garas vid inaktuaitet. --
1.15 Undervisningsmateria, OH-bider Vid inaktuaitet Papper, Handäggare Power Point-presentationer OH, ADB 1.16 Avta, Origina Bevaras Arkiv 80/ Närarkiv/ Vid Behov ADB Avtasregister 1.17 E-post av betydese Bevaras Arkiv 80 Diarium E-post av betydese diarieförs, tas ut på 4 år Arkiv 80 och bevaras i ärendeakten. E-post med sekretess tas omedebart ut på Arkiv 80 och diarieförs. 1.18 E-post av mindre betydese Vid inaktuaitet Papper/E-pos E-poståda 1.19 Poicydokument Bevaras --.f\rkiv 80 _ Närarkiv ---,\/id Behov - - - 2. Personuppgifter Nr Handingspan Bevara/Gara Medium Förvaring/ Anmärkning Leverans Sortering sutarkiv 2.1 Personuppgiftsagen, begäran om Bevaras Arkiv 80 Diarium 4 år registerutdrag 2.2 Personuppgiftsagen, register- Bevaras Arkiv 80 Diarium Personuppgiftsombudets förteckning över 4 år förteckningar de personregister som används. 2.3 Samtyckesbanketter för behanding 2 år efter att Papper Handäggare av personuppgifter personuppgiftsbehanding upphört.! 2.4 Samtycke ti utägg på webbpats 2 år efter att Papper Handäggare pubicering upphört. --
3. Administration Nr Handingspan Bevara/Gara Medium Förvaring/ Anmärkning Leverans Sortering sutarkiv 3.1 Kaeser 2 år Papper i pärm 3.2 Föredragningsistor Bevaras Arkiv 80 Närarkiv, 4 år 3.3 Protoko, poitiska besut Bevaras Arkiv 80 Närarkiv, 4 år 3.4 Arbetsordningar, regementen Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov 4. Anstäning Nr Handingspan Bevara/Gara Medium Förvaring/ Anmärkning Leverans Sortering sutarkiv 4.1 Anstäning/rekrytering, tisättnings- Bevaras Arkiv 80 Närarkiv, Annons, kravprofi och besut bevaras 4 år handingar 4.2 Förteckning/sammanstäning över Bevaras Arkiv 80 Närarkiv, 4 år samtiga sökande ti en tjänst 4.3 Ansökningshandingar, ej erhåen 1 år Papper Närarkiv, tjänst 4.4 Ansökningshandingar, Vid inaktuaitet Papper Närarkiv, spontanansökningar 4.5 Besut om önebidrag/besuts- Bevaras Arkiv 80 Närarkiv, 4 år meddeande 4.6 Handingspan för önebidrags- Bevaras Arkiv 80 Närarkiv, 4 år anstäda 4.7 Utveckingssamta, utveckingspaner, Vid inaktuaitet Papper Chef dokumenterade överenskommeser --------- --------- --- - --- ' --
5. Löne-och personaadministration Nr Handingspan Bevara/Gara Medium Förvaring/ Anmärkning Leverans Sortering sutarkiv 5.1 Avdrag för förmåner via ön 3 år Papper Närarkiv, T.ex. PC-avdrag 5.2 Tjänstgöringsrapporter arvode och 3 år Papper Närarkiv, Gäer attesterad närvorista/reseräkn. 1 år ersättningar ti förtroendevada inkusive bifogade kvitton 5.3 Kontrouppgifter 10 år Papper Närarkiv, 1 år 5.4 Ledighetsansökningar 3 år Papper Närarkiv, Läggs tijänstgöringsrapporten. 1 år i 5.5 Ledighet med ön för fackigt uppdrag 3 år Papper Närarkiv, Läggs tijänstgöringsrapporten. 1 år 5.6 Löneistor Bevaras Arkiv 80 Närarkiv, 1 år Pärm i ordn. DB-kod/ person nr. 5.7 Löneöversyn, protoko från översyn, 10 år Papper Närarkiv, retroista 5.8 Personaförteckning/övertids- 3 år Papper Kronoogiskt Sökregister bevaras 1 år journa 5.9 Reseräkningar 3 år Papper Kronoogiskt Avser underag för utbetaning samt 1 år bifogade kvitton. 5.10 Sjuk- och friskanmäan 3 år Papper Närarkiv, Läggs tijänstgöringsrapporten. 1 år 5.11 Skatter, jämkningar mm. 3 år Papper Närarkiv, 5.12 Skuder/inmätningar, besut om 10 år Papper Närarkiv, införse o.d. 5.13 Tidrapport 3 år Papper Närarkiv, 1 år 5.14 Tjänstgöringsrapport, tirnavönad 3 år Papper Närarkiv, 1 år med faststäd arbetstid
5.15 Nyckekvittenser 1 år efter Papper Pärm inaktuaitet 5.16 Anstäningsbevis Bevaras Arkiv 80 Personakt Vid behov 5.17 Korttidsförordnande Bevaras Arkiv 80 Personakt Vid behov 5.18 Avsutning av anstäning, anmäan Bevaras Arkiv 80 Personakt Ett underskrivet exempar Vid behov om avgång 5.19 Tjänstgöringsintyg Bevaras Arkiv 80 Personakt Vid behov 5.20 Arbetsgivarintyg 3 år ADB P A-system 5.21 Ansökan av pension Bevaras Arkiv 80 Personakt Vid behov 5.22 Pensionsbrev, pensionsberäkning Bevaras Arkiv 80 Personakt Vid behov 5.23 Dödsfa, handingar rörande Bevaras Arkiv 80 Personakt T.ex. rörande änkepension och Vid behov efterevandeförsäkring. 5.24 Ompaceringsärende Bevaras Arkiv 80 Personakt Kan inkudera rehabutredning, rehabpan särskit äkarutåtande, kontrakt, besut om rehabersättning mm. 5.25 Discipinåtgärder, arbetstagare Bevaras Arkiv 80 Pärm Förvaras i MBL-förhandingsprokos- Vid behov pärmen 5.26 Besut om uppsägning (på Bevaras Arkiv 80 Pärm, Förvaras i MBL-förhandingsprokos- Vid behov arbetsgivarens initiativ) pärmen 5.27 Avgångsvederag, besut Bevaras Arkiv 80 Pärm och Förvaras beroende på besutsinsats i Vid behov diarium MBL-förhandinsprotokospärmen. Kopia äggs i personaakten. 5.28 sjukersättning, besut om Bevaras Arkiv 80 Personakt Avser sjukfrånvaro, partie och tisvidare Försäkringskassans besutskopia äggs i personakt.. 5.29 Sökregister borttagna anstäningar Bevaras Arkiv 80 Pärm 1 år från personregister Person nr.
5.30 Närvaroistor förtroendemän 3 år Papper Närarkiv 1 år DB-kod/namn 5.31 Kontroistor Digitat ecompanion 5.32 Avstämning öner och skatte- 10 år Papper Närarkiv, 1 år dekarationer. 5.33 Kontrouppgifter och rätteser av 10 år Papper Närarkiv, 2 år kontrouppgifter 5.34 Avstämning baanskonto/ön 10 år Papper Närarkiv, 1 år pärm 5.35 Jämkningsbesut 3 år Papper Närarkiv, pärm 5.36 ATP-gruppiv, årsredovisning Bevaras Arkiv 80 Närarkiv, 1 år pärm 5.37 Arbetsgivaravgifter och skatt, 10 år Papper Närarkiv, 2 år redovisningar 5.38 Tibudsrapporter 10 år Papper Pärm 5.39 Anmäan om arbetsskada Bevaras Arkiv 80 Pärm Inkuderar utredningsdok. Läkarintyg, Vid behov Person nr. besut om skadeersättning mm. 5.40 AMF, anmäan om sjukdom och 5 år Papper Närarkiv, 1 år oycksfa 6. Ekonomi Nr Handingspan Bevara/Gara Medium Förvaring/ Anmärkning Leverans Sortering sutarkiv 6.1 Attest och utanordningsbehörighet, Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Protokospärm Vid behov besut om attest 6.2 Kontopan i ekonomisystemet Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov 6.3 Budget, budgethandingar Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Protokospärm Vid behov 6.4 Budgetunderag, verifikationer 10 år Papper Närarkiv
6.5 övriga besutsunderag ti budget, 2 år Papper Närarkiv boksut mm. 6.6 Boksut, deårsboksut huvudbok Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Protokospärm Vid behov sado 6.7 Arsredovisning med resutat- och Bevaras Arkiv 80 Närarkiv, Binds in. Underag ti årsredovisning/ 3 år baansräkning, verksamhetsberättese boksut garas vid inaktuaitet. 6.8 Uppföjningsrapport Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov 6.9 Inventarieförteckning 5 år Papper Närarkiv 6.10 Anäggningsreskontra: ista på 10 år Papper Närarkiv anskaffade anäggningar per år med hänvisning ti verifikat. 6.11 Huvudbok Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 3 år Boksutsista per tigångskonto 6.12 Dagjourna: In- och utbetaningsver. 5 år Papper Närarkiv Skrivs ut varje natt. Dagig körning med tihörande Vart 5:e år sparas. giroistor. Kassa: rapport, avstämning och kvitton 6.13 Uppgifter om bankstäning, 2 år Papper Närarkiv Kvartassammanstäningar bevaras. kontoutdrag Löpande uppgifter garas vid inaktuaitet 6.14 Leverantörsreskontra Personec RoR Arkiv 80 Närarkiv En. Riksarkivets krav gäande ångtidsagring av ADB-upptagningar. 6.15 Leverantörsfakturor, Origina 10 år Papper Närarkiv Vart 5:e år sparas. Leverantörsfakturor skannade i of Digitat Pärm Nummer ED -fakturor 6.16 Föjesede 10 år/ vid Papper Närarkiv Innehåer föjesede med uppgifter som inaktuaitet är obigatoriska för verifikation men som ej framgår av fakturan. 6.17 Utanordningar med underag 10 år Papper Närarkiv verifikationer.. 6.18 Löneavräkningsista 10 år Papper Närarkiv 6.19 Bokföringsroder 10 år Papp~r... Närarkiv. --- --...
6.20 Avskrivningar kundfordringar, 10 år Papper Närarkiv besut/specifikationer 6.21 Momsredovisning, fakturor och 10 år Papper Närarkiv kundreskontra i Personec RoR 6.22 Kontoavstämningar i samband med 2 år Papper Närarkiv deårsboksut och årsboksut 6.23 Engagemangsbesked: Lista över Vid inaktuaitet Papper Närarkiv bankån, avräkninqsnota. 6.24 Upptagna ån, skudebrev/reverser Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov 6.25 Lånehandingar 10 år Papper Pärm 6.26 Avta med Pusgiro angående 2 år efter avta- Papper Pärm utbetaningsservice ets upphörande 6.27 Försäkringsbrev 1 O år efter att Papper försäkringen har upphört 6.28 Försäkringsavta Bevaras Arkiv 80 Pärm Vid behov 6.29 Inkomna skadeanmäningar 10 år Papper Kronoogiskt 6.30 Kontopan Bevaras Arkiv 80 Pärm Finns även digitat i Personec RoR Vid behov 6.31 Anäggningsregister ADB/ ADB/n ärarkiv papper 6.32 Verifikationer 10 år Papper 1 år
7. Upphanding och avta Nr Handingspan Bevara/Gara Medium Förvaring/ Anmärkning Leverans Sortering sutarkiv 7.1 Förhandsannonsering 2 år Papper Närarkiv Räknat från den dag då avta om upphandingen söts. 7.2 Förfrågningsunderag Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 2 år Anbudsförfrågan/anbudsinbjudan/ anbudsinfordran. Annonsunderag ti upphandingsdatabaser och tidsskrifter. Anbudsinbjudan, branschvikort bestämmeser, kravspecifikationer, avtasvikor. Sändista för utskickat förfrågningsunderag ti anbudsgivare. 7.3 Ansökningsinbjudan Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 2 år 7.4 Ansökningar om att få inkomma med Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 2 år anbud, antagna 7.5 Ansökningar om att få inkomma med 2 år Papper Närarkiv anbud, ej antagna 7.6 Nej tackbrev/avböjanden att deta i 2 år Papper Närarkiv upphandingen 7.7 Utvärderingsprotoko över kvaificering Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 2 år av anbudsansökningar/intresseanmän. 7.8 Meddeanden ti anbudsgivare, Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 2 år utvada 7.9 Meddeanden ti anbudsgivare, 2 år Papper Närarkiv ej utvada 7.10 Anbud, antagna Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Biagor i form av arbetsprover, modeer Vid behov och motsvarande garas vid inaktuaitet 7.11 Anbud, ej antagna 2 år Papper Närarkiv Räknat från den dag då avta om upphandingen söts.!
7.12 Broschyrer som ingår i antagna anbud Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Biägges upphandingsprotokoet 2 år innehåande sakuppgifter. 7.13 Broschyrer som ingår i ej antagna 2 år Papper Närarkiv Biägges upphandingsärendet anbud innehåande sakuppgifter. Räknat från den dag då avta om upphandingen söts. 7.14 Broschyrer som ingår i antagna anbud Vid inaktuaitet Papper Närarkiv ej innehåande sakuppgifter. 7.15 Anbud för sent inkomna 2 år Papper Närarkiv Räknat från den dag då avta om upphandingen söts. 7.16 Kuvert/embaage som innehåit Vid inaktuaitet Papper Närarkiv Får garas när upphandingen är inkomna anbud 2 år avsutad. Kuvert som innehåit för sent inkomna anbud får garas efter 2 år räknat från den dag då avta om upphandingen söts. 7.17 Anbudsöppningsprotoko Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 2 år 7.18 Begäran om och svar på förtydigande/ Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 2 år kompetteringar, antagna anbud. 7.19 Begäran om och svar på förtydigande/ 2 år Papper Närarkiv Räknat från den dag då avta om kompetteringar, ej antagna anbud. upphandingen söts. 7.20 Svar ti anbudsgivare på förfrågningar Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 2 år antagna 7.21 Svar ti anbudsgivare på förfrågningar 2 år Papper Närarkiv Räknat från den dag då avta om ej antagna upphandingen söts. 7.22 Korrespondens med anbudsgivare av Vid inaktuaitet Papper Närarkiv Dvs. vid avsutad upphanding tifäig eer ringa betydese 7.23 Skatte- och registerkontro av 2 år Papper Närarkiv Biäggs upphandingsärendet anbudsgivare 7.24 soiditetsuppysningar, kontro av 2 år Papper Närarkiv Biäggs upphandingsärendet anbudsgivare 7.25 Dokumentation från förhanding, provn. Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 2 år tester, muntig presentation samt tagande av referenser. 7.26 Anbudsutvärdering Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 2 år
7.27 Tideningsbesut Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 2 år 7.28 Avta, kontrakt med biagor. Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 5 år 7.29 Rapport om avsutad upphanding Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Gäer för upphanding över tröskevärde 2 år och ämnas ti EU-kommissionen på dess begäran. 7.30 Besut om avbruten upphanding Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 2 år 7.31 Uppysning om avbruten upphanding Bevaras Arkiv 80 Närarkiv 2 år 7.32 Avta som ingår i upphanding Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov 7.33 Avta. Övriga Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Vid behov 7.34 Avta rörande enskid person Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Läggs i personakt Vid behov 7.35 Prisbad Vid inaktuaitet Papper Närarkiv 7.36 Prisändring Vid inaktuaitet Papper Närarkiv 8. Marknad och hyra Nr Handingspan Bevara/Gara Medium Förvaring/ Anmärkning Leverans Sortering sutarkiv 8.1 Bostadskontrakt 10 år Papper Närarkiv Efter upphörande 8.2 Lokakontrakt Bevaras Papper Närarkiv 2 år 8.3 Övriga kontrakt 2 år Papper Närarkiv Efter upphörande 8.4 Tiva ti bostadskontrakt 10 år Papper Närarkiv Efter upphörande Biägges hyreskontraktet 8.5 Bostadsansökningar, ej fått bostad vid inaktuaitet Papper Närarkiv 8.6 Bostadsansökningar, som fått bostad 10 år Papper Närarkiv Efter upphörande Biägges hyreskontraktet _j
8.7 Bostadsanpassningar bevaras Arkiv 80 Närarkiv 2 år 8.8 Avbetaningspaner 3 år Papper Närarkiv Efter panen upphört att gäa. 8.9 Betaningsföreäggande och 3 år Papper Närarkiv Efter ärendet avsutas inkassoärenden. 8.10 Rättegångsakter Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Hyresnämnd, bostadsdomsto, tingsrätt 2 år m f. 8.11 Störningsrapporter Bevaras/ 3 år Arkiv 80/ Närarkiv Rapporter som eder ti rättegång/ikn. 2 år Papper bevaras, andra rapporter garas på 3 år. 8.12 Hyresavier, inbetada hyror 10 år Papper Närarkiv 8.13 Lista för överföring mean hyres- 10 år Papper Närarkiv och ekonomisystem 8.14 Lista över inbetada hyror från 10 år Papper Närarkiv pus- eer bankgiro. 8.15 Lista över obetada eer feaktigt 10 år Papper Närarkiv Från hyressystemet betada hyror. 8.16 Lista över outhyrda objekt, 10 år Papper Närarkiv Från hyressystemet hyresför uster. 8.17 Lista över aktuea hyresrabatter och 10 år Papper Närarkiv Från hyressystemet hyrestiägg 8.18 Lista över hyrestiägg; kabe-tv, 10 år Papper Närarkiv Från hyressystemet hyresgästföreningen. 8.19 Information ti hyresgäster. 10 år Papper Närarkiv 8.20 Broschyrer och annan egen- Bevaras Närarkiv Från hyressystemet 2 år. producerad rekam. 8.21 Marknadsundersökningar Bevaras Arkiv 80 Närarkiv Enkätsvar garas vid inaktuaitet. 2 år