Länsbiblioteket Plan för projektet Värmländsk bibliotekswebb 2.0 Camilla Källgren, Länsbiblioteket Oktober 2010
Inledning Biblioteken i Värmland har sedan länge haft ett regionalt samarbete som har kommit till nytta för invånarna i Värmland. 2004 startades projektet Bibliotek Värmland, ett samverkansprojekt med effektiv samordning av resurserna för användarnas bästa. Tjänsterna ska vara tillgängliga på enklast möjliga vis för den enskilde. Bibliotek Värmland sätter brukaren i centrum och den övergripande tanken är att tillgodose individens behov av upplevelser, bildning och utbildning genom en god medie- och informationsförsörjning. Under 2008 deltog tolv bibliotek i ett projekt, kallat SELMA, med målet att få ett gemensamt katalog- och cirkulationssystem. SELMA finansierades av de tolv deltagande erna samt av Region Värmland. Det gemensamma SELMA-systemet gör det är att medborgarna i Värmland lättare ska kunna låna, reservera och administrera sitt bibliotekskonto på webben ett 24-timmarsbibliotek. SELMA är ett gränslöst bibliotek där bibliotekens låntagare får tillgång till alla andra biblioteks medier och tjänster med ett och samma lånekort. De delar idag server, katalog och låntagarregister och systemet driftas av Karlstads s IT-avdelning. Projektplanens syfte Projektplanens syfte är att underlätta projektarbetet. Projektplanen anger hur projektet startas, styrs och avslutas och anger hur samarbetet mellan projektet och de medverkande biblioteken ska bedrivas. Projektplanen redogör för vad som skall göras. Dessa berättar också vem som gör vad inom projektet, så att alla projektmedlemmar vet vilken roll de själva och andra personer i projektet har. Projektplanen är det övergripande, sammanhållande styrande dokumentet och hänvisar till övriga styrande dokument. 1
Projektets bakgrund och syfte Projektet Gemensam bibliotekwebb 2.0 syftar till att etablera en gemensam interaktiv webb. Webben ska innehålla bibliotekens webbsidor, katalog och cirkulationssystem. Den ska öka nyttan av satsningen på så kallat flytande bestånd, förbättra medborgarnas tillgänglighet till bibliotekens resurser och åstadkomma kostnadsbesparingar för de deltagande biblioteken. En central del i Bibliotek Värmland är den gemensamma webbportalen 1, en ingång till samtliga -, sjukhus- och universitetsbibliotek i länet. Portalen innehåller bl.a. kontaktuppgifter till respektive bibliotek, boktips på ett aktuellt tema, värmländska författarporträtt och en samsöksfunktion. Huvudsyftet är att besökarna ska få läsinspiration och söka medier i bibliotekens bestånd. Portalen är en webbsida som har tjänat ut sitt syfte. Med dagens krav på tillgänglighet från medborgarna måste biblioteken arbeta med tillgängliga webbplatser och webbtjänster för att ligga i framkant och de kraven uppfyller inte portalen. Med bibliotekens ansträngda ekonomi är samverkan med andra bibliotek ett sätt att klara av att underhålla en webbplats. Man måste tillsammans skapa en virtuell attraktiv webbplats och skapa nyttan för den enskilde medborgaren. En undersökning 2 som gjordes på uppdrag av LimiIT-projektet visade att bibliotekens Opac:ar är undermåliga och att webbsidorna inte är ihopbyggda med katalogen, vilket förvirrar våra användare. En bibliotekswebb 2.0 3 handlar inte huvudsakligen om nya tekniska finesser utan om målgruppen och deras behov. Webb 2.0-tekniken öppnar många möjligheter till interaktion och gör webbplatserna mycket tilltalande. Interaktionsdesign Grafisk design Informationsdesign Funda Denisan, InUse, beskriver i modellen, till höger, vikten mellan de tre delarna i webbplatsens gränssnitt; grafisk design, informationsdesign och interaktionsdesign 4. Graden av nöjdhet ökar om det användaren ser tilltalar henne. Informationsdesign denna skall användaren tolka, ta ställning till nya begrepp och symboler och fatta beslut om någonting som hon inte är säker på att hon uppfattar rätt. Interaktionsdesign besvikelsen är störst om användaren inte lyckas utföra en funktion som exempelvis reservation. Hur ofta går du tillbaka till webbplatser där du misslyckades sist med din bokning eller köp? Dåliga webbplatser skadar varumärket bibliotek. 1 www.bibliotekvarmland.se 2 Användarundersökning av bibliotekens hemsidor av Else Nygren, Informationsvetenskap, Uppsala universitet (2006-01-16) 3 http://sv.wikipedia.org/web_2.0 4 LIMIT-rapport, sid 23 2
Vi vet att användarna förväntar sig att göra mer och mer via webben. En lyckad bibliotekssatsning på webben leder till både ökat läsarengagemang, bättre service på grund av bättre tillgänglighet och minskade kostnader för den organisation som annars måste finnas fysiskt tillgänglig i större omfattning. Omvärldstrender säger att virtuella ikationer skapar nya möjligheter att hålla kontakten med likasinnade oberoende av plats. Våra internetbaserade nätverk blir större och viktigare. Nyttovinsten med samverkan om en gemensam webb är att kostnaden för att driva en webbplats blir lägre genom att dela server och personalresurser än om var och skulle göra det. Styrkan blir att vi tillsammans tillgänglig- och synliggör bibliotekens utbud. Mål Projektets effektmål är att det ska bidra till att stimulera demokratin och den regionala utvecklingen, detta genom ökad tillgänglighet till bibliotekens kunskapsresurser via en gemensam integrerad webbplats. Med biblioteken som distributionskanal ska medborgarna få bättre tillgänglighet till och ökat utbud av såväl traditionella som nya kultur- och informationsbärare. Bibliotekwebbplatsen ska vara användarvänlig och utvecklas så att den även underlättar för biblioteksovana att använda biblioteken. Produktmål För att nå ovan beskrivna effektmål ska: 1. Samtliga deltagande biblioteks OPAC:ar och webbplatser läggas in på en och samma webbplats och nyttja samma drift- och webborganisation. 2. Webbplatsen ska vara användbar, funktionell och tillgängligt 24 timmar/dag. 3. Webbsystemet ska vara modulärt och tillåtas att byggas ut samt vara skriven i öppen källkod så att egna funktioner ska kunna läggas till. 4. Verktyget ska vara lätt att använda för redaktörer. Projektmål Projektets mål är att skapa och implementera en gemensam bibliotekswebb i Värmland samt att utforma en struktur och innehåll på denna. En hållbar organisation för underhåll och drift av webbplatsen efter avslutat projekt ska arbetas fram. Projektets mål är dessutom att: genom webbplatsen odla och sprida goda berättelser om Värmland genom värmländsk litteratur, värmländska författarporträtt etc. skapa mervärde av marknadsföringsinsatser genom samordning mellan biblioteken. samordna personalresurser och kompetens. locka besökarna till läsning. 3
ge medborgarna tillgång till bibliotekens resurser. arbeta för att se webbplatsen som en biblioteksfilial. bli ett 24-timmarsbibliotek! För att nå dessa mål kommer användarundersökningar att ske kontinuerligt under uppbyggnaden av webbplatsen. Tidplan Projektet pågår 2010-08-01 2011-09-30. Milstolpar och aktiviteter, se bilaga 1. Budget Webbsystemet ska upphandlas och den totala budgeten måste godkännas efter att upphandlingen är klar. Region Värmland, Länsbiblioteket bidrar med 255 000 kr för investering samt med en webbredaktör på halvtid i ett inledande skede. Länsbiblioteket kommer också att bidra med ekonomiskt stöd för att tillsammans med professionell hjälp ta fram den grafiska profilen. Projektdeltagarnas er ansvarar för följande kostnader: kostnader för drift av webbsystemet. personalinsatser i uppbyggnaden av webben. bibliotekens personaltimmar i projektet exklusive de som är tydligt beskrivna som projektdeltagare i detta dokument. Detta gäller t ex deltagare i referensgrupp. Prioritetsordning i projektet Kostnad 70% Resultat (kvalitet, omfattning) 20% Tid 10% 4
Kostnaden är absolut viktigast. Måste prioritering ske ska kostnaden till varje pris hållas även om det går ut över tidplanen eller resultatet. Referenser Allmänt Samtliga styrande dokument utgör direktiv för projektet och ska godkännas av både styrgruppen och projektledaren som ett åtagande från båda parters sida. Offerter och avtal Projektägaren är Region Värmland, Länsbiblioteket i nära samarbete med de deltagande biblioteken. Projektägaren representeras av Anna Christina Rutquist, länsbibliotekarie. Avtal ska slutas med alla externa samarbetspartners till projektet som levererar produkter och tjänster som bekostas av projektet. Relationen med samtliga externa samarbetspartners samt rättigheter och skyldigheter regleras av avtal i överenskommelse som har godkänts av berörda parter och protokollförts i samband med styrgruppsmöte. Projektbeskrivning Projektfasen Utvecklingsarbetet sker i tre parallellspår: 1. Tillsammans med bibliotekspersonal organisera och arbeta fram en gemensam webbplats. 2. Utbilda och engagera bibliotekspersonal i webbverktyget samt öka medvetenheten om webben som en biblioteksfilial. En organisation ska arbetas fram hur det fortsatta underhållsarbetet ska se ut. 3. Utformning av den grafiska profilen. Bilden av bibliotekens identitet och image hänger starkt ihop med hur vi lyckas utforma den grafiska webbdesignen. Vilka är våra kärnvärden? Hur kan vi icera det till våra målgrupper och uppdragsgivare? Professionell hjälp kommer att anlitas vid utformningen och kommer tillsammans med en arbetsgrupp att arbeta fram och fastställa den grafiska profilen såsom logga, färger, teckensnitt etc. Den grafiska profilen kan komma att begränsas beroende på vilket webbsystem som väljs. 5
Projektorganisation Projektledare Styrgrupp Projektgrupp Referensgrupp Samarbetsformer Arbetet skall utföras i nära samarbete mellan projektet och externa samarbetspartners, och det är viktigt att alla projektmedlemmar klargör sin egen roll i projektorganisationen. Att känna till sin egen och andra projektdeltagares roller är ett personligt ansvar för samtliga deltagare. Är detta oklart ansvarar var och en för att påtala oklarheterna till projektledaren snarast. Organisationsschema För projektet gäller nedan beskriven projektorganisation. Projektet ansvarar för installation, implementation och uppbyggnad av den gemensamma webbplatsen. I projektet kommer leverantören av webbsystemet att utgöra den huvudsakliga externa samarbetspartnern. Ansvar och arbetsuppgifter Allmänt Styrgruppen Styrgruppen har det övergripande ekonomiska och juridiska ansvaret för projektet och som fastställer projektets mål. Det är styrgruppen som beslutar om projektet skall drivas vidare eller läggas ned. Det är styrgruppen som beviljar medel och tilldelar resurser för projektets genomförande. Styrgruppen har det övergripande ansvaret för att de medel som tilldelas projektet används på det för verksamheten effektivaste sättet. Styrgruppen består av bibliotekscheferna/-ansvariga i de berörda erna. Projektledare/delprojektledare Projektledaren har det övergripande ansvaret för att projektets resultat blir i enlighet med den definierade produkten. Projektledaren ansvarar för att projektet genomförs inom fastställda kostnads och tidsramar, samt att lagar, bestämmelser och myndigheters krav på produkten tillgodoses. Referensgrupper Referensgrupperna har till uppgift att följa projektet ur verksamhetssynpunkt och kan komma med förslagsunderlag till arbetsrutiner rörande webbsystemet samt förslag till förändringar. Referensgruppen har ingen beslutande funktion. Syftet med referensgruppen är att få en bred förankring i verksamheten vad gäller projektet samt att arbeta fram underlag inför uppbyggnaden av webbplatsen. 6
Det är viktigt att information från projektet går ut till referensgruppen i den omfattning som är nödvändig för att syftet med referensgruppen skall uppnås. Referensgruppernas arbetsuppgifter är att arbeta fram och sammanställa dokument som ska ligga till grund för det fortsatta arbetet rörande webbplatsen. Gruppens förslag på ändringar och tillägg i projektet överlämnas till projektledaren. Referensgrupperna består av personer som bl. a. arbetar med: barn- och ungdomsverksamhet social verksamhet värmlandslitteratur övrigt Projektgrupp Projektgruppen, webbgruppen, består av 1 person per deltagande bibliotek. Webbgruppens arbetsuppgifter är att träffas på regelbunden basis även efter projektets slut. Den ansvarar för att information om webbarbetet når ut till alla i personalen på det egna biblioteket samt vara en länk mellan biblioteket och projektledaren. Gruppen ska under projekttiden definiera och kartlägga de stora dragen om vad som ska finnas på webbplatsen, därefter övergår arbetet i andra arbetsuppgifter som styrgruppen godkänt. Projektmedlem Projektmedlemmen ansvarar för att genomföra sitt åtagande gentemot projektet. Varje projektmedlem måste informera sig om vilka styrande dokument som gäller för projektet och är skyldig att följa de direktiv som där ges. Varje projektmedlem skall godkänna sina åtaganden vad gäller omfattning, kvalitet, tidplaner osv. Avgränsning I detta projekt ingår ej att: 1. Ha personalansvar för de personer som ingår i projektet. 2. Att fatta beslut om eller verkställa ev. organisationsförändringar som kan bli en följd av projektgruppens förslag. 3. Fatta beslut om standards, gemensamma arbetssätt etc. för deltagande bibliotek. Detta görs av styrgruppen, projektgruppen lägger endast fram förslag. Projektets slut Projektet kan anses avslutad när en slutrapport är överlämnad. Det är viktigt att avslutet tydliggörs för samtliga projektmedlemmar. Vid avslutet ska följande moment rapporteras: Måluppfyllelse - mäts med hjälp av användarundersökningar och statistik över webbplatsen. Efterkalkyl 7
Roll Deltagare Ansvar Befogenheter Styrgrupp Anna Christina Rutquist (ordf) länsbibliotekarie, Region Värmland Katarina Kristoffersson bibliotekschef, Arvika Lennart Jansson bibliotekschef, Eda Jan Fröding bibliotekschef, Filipstads Förankra projektet dels hos ledningen för de verksamheter i vilka systemet ska införas och dels hos medarbetare inom respektive bibliotek. Se till att beslut fattas om godkännande/ underkännande av framtagna dokument. Se till att övriga nödvändiga beslut fattas under projektets löptid. Starta/stoppa/avsluta projektet. Besluta i frågor som läggs fram för styr-gruppen. Besluten fattas med enkel majoritet med undantag för frågor av den karaktär som måste beslutas i högre instans. Fastställa projektets styrande dokument. Ulrika Svensson biblioteksansvarig, Forshaga Säkerställa att projektet arbetar mot de mål som beskrivits i projektbeskrivningen Besluta om projektmålen är uppfyllda enligt projektbeskrivningen. Marie Valldor Frykman kulturchef, Grums Karin Andreasson biblioteksansvarig, Hammarö Behörig att fatta beslut om vilka regler/policies/standards som ska vara generella för SELMA respektive unika. Kerstin Hed bibliotekschef, Karlstad Lena Hassellund biblioteksansvarig, Kils Behörig att godkänna och sanktionera införandet av de generella regler/ policies/ standards som tagits fram inom projektets ramar och som blir bindande för samtliga er i projektet. Tillsätta/avsätta projektledare Olle Engström bibliotekarie, Munkfors Ina Huss bibliotekschef, Säffle Annastina Kapla biblioteksansvarig, Torsby Lasse Johanson biblioteksansvarig, Årjängs 8
Roll Deltagare Ansvar Befogenheter Projektledare Camilla Källgren Länsbiblioteket, Region Värmland Planera projektet och klargöra projektmålen och projektdeltagarnas roller samt att implementera och underhålla de styrande dokumenten (tidplaner, projektstandards etc) för projektet. Kalla till projektmöte. Vid behov ge styrgruppen förslag på hur projektgruppens sammansättning bör ändras för att uppnå maximal effektivitet. Ansvara för att nya projektmedlemmar introduceras i projektet. Styra projektet på milstolpenivå mot de mål som angetts i projektplanen. Se till att helheten hänger ihop och fungerar. Notera och åtgärda upplevda och/eller rapporterade risker. Tilldela delprojektledare ansvar för milstolpar/ aktiviteter. Följa upp resultatet från aktiviteterna avseende färdigtidpunkt, kvalitet och kostnad. Leda och dokumentera projektmöten. Vara kontaktperson för projektet vid externa kontakter. Rapportera projektstatus vid styrgruppsmöten. Förbereda ärenden för beslut i styrgruppen. Verkställa beslut fattade av styrgruppen. 9
Roll Deltagare Ansvar Befogenheter Delprojektledare Marie-Louise Eriksson Länsbiblioteket, Region Värmland Planera projektet och klargöra projektmålen samt att implementera och underhålla de styrande dokumenten för delprojektet. Följa upp resultatet från aktiviteterna avseende färdigtidpunkt, kvalitet. Vara kontaktperson för delprojektet vid externa kontakter. Fastställa och ändra delprojektets aktivitets- och milstolpeplan. Tilldela aktiviteter med tillhörande ansvar till projektdeltagare. Besluta om aktivitetsmålen är uppfyllda. Kalla till delprojektmöte. Rapportera projektstatus till projektledaren vid projektmöten. Vid behov ge PL förslag på hur delprojektgruppens sammansättning bör ändras för att uppnå maximal effektivitet. Projektdeltagare Med stor grad av självständighet i ömsesidigt samarbete med andra inom och utanför projektet utföra de aktiviteter för vilket man tilldelats ansvar inom tid och kostnadsramar. Göra tids- och resursuppskattningar. Planera eget arbete inom aktivitetens tid- och kostnadsramar. Statusrapportera enligt projektets administrativa rutiner. Aktivt och konstruktivt delta i projektmöten. Ta de kontakter och begära den hjälp som man anser behövs för att aktivitetens kvalitets-, kostnads- och tidmål ska kunna uppnås. Notera, åtgärda och rapportera upplevda och/eller av andra rapporterade risker till DPL eller PL. 10