Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 1(28) 3 PERIODAVSLUT... 2 3.1. ÖPPNA NY PERIOD/STÄNG PERIOD/PARKERA PERIOD... 2 3.2. AVSTÄMNING I SAMBAND MED PERIODAVSLUT... 3 3.2.1 AVSTÄMNINGAR INNAN PERIODSTÄNGNING... 3 3.2.1.1 Anläggningstillgångar...3 3.2.1.2 Betalningar...4 3.2.1.3 Ingående mervärdesskatt vid leasing av personbilar och motorcyklar...4 3.2.1.4 Felkonto balansräkning...5 3.2.1.5 Felkonto resultaträkning...5 3.2.1.6 Avstämning automatkonteringar...5 3.2.1.7 Avstämning anslagsavräkning...6 3.2.1.8 Månadsavstämningsfil...6 3.2.2 AVSTÄMNINGAR EFTER PERIODSTÄNGNING... 6 3.2.2.1 Kundfordringar...6 3.2.2.2 Övriga fordringar...7 3.2.2.3 Fordringar hos andra myndigheter...8 3.2.2.4 Uppbördsfordringar...8 3.2.2.5 Förutbetalda kostnader och intäkter...9 3.2.2.6 Upplupna bidragsintäkter... 11 3.2.2.7 Leverantörsskulder... 12 3.2.2.8 Övriga skulder... 12 3.2.2.9 Skulder till andra myndigheter... 14 3.2.2.10 Skuld finansiell leasing... 16 3.2.2.11 Förskott böter... 16 3.2.2.12 Upplupna kostnader... 16 3.2.2.13 Motpartsavstämning... 17 3.2.2.14 Pensionskostnader... 17 3.3. UTFÖRA MÅNADSAVSTÄMNING... 18 3.3.1. RUTIN FÖR ATT TA FRAM MÅNADSAVSTÄMNINGSFIL... 18 3.3.2. FLIKAR I MÅNADSAVSTÄMNINGSMALLEN... 20 3.4. UNDERLAG FÖR AVSTÄMNING AV STATSVERKET... 27 3.4.1. UTBETALNINGSUNDERLAG FÖR OMFÖRING AV MEDEL MELLAN BETALNINGSFLÖDEN... 27 BILAGOR... 28 DOKUMENTJUSTERING... 28
Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 2(28) 3 Periodavslut Dokumentet beskriver de rutiner som enligt servicenivåöverenskommelsen (SNÖ) ska utföras av PAC i samband med. En del av avstämningarna utförs varje månad medan en del av avstämningarna tillkommer vid minibokslut. Månadsvisa avstämningar görs i fliksystemet Periodavslut, flikar och i månadsavstämningsfilen samt med underlag från Agresso (anläggningsredovisning samt kund- och leverantörsreskontra). Därutöver finns en checklista för olika moment som ska göras innan perioden stänger. Checklistan för fylls i digitalt. För minibokslutet finns en separat mall. Mallarna finns under G:\PAC\GEMENSAM\SPELREGLER\04 Rutiner EA- verksamhet\4.1 Huvudbok, bokslut. Differenser som upptäcks vid avstämningar som ska göras innan perioden stänger ska rättas innan. Övriga differenser som upptäcks ska utredas och rättas i nästkommande period. De avstämningar som enligt arbetsfördelningen vid PAC ska utföras av Profil 2 dokumenteras i respektive flik i dokumentet Periodavslut, flikar. Kontroll av att avstämning skett görs av Profil 1. Det finns en ansvarsfördelning som bilaga till denna spelregel, där det framgår vilken profil som har ansvar för att utföra avstämning för respektive konto. Dokumenterade avstämningar, sammanställningar i excel och upprättade specifikationer, ska sparas digitalt under G:\ PAC\ EA\ Avstämningar\ Månadsrutiner\ Mapp för respektive myndighet\ Månadsavstämningar (flikar). En pärm för kan vid behov upprättas där valfria specifikationer sparas. Innehållet i pärmen ska framgå av en innehållsförteckning. För arkivering och gallring av räkenskapsmaterial hänvisas till dokumentet Gallringsföreskrifter som finns under G:PAC/EA/Rutinbeskrivning/Dokumenthantering. För attester hänvisas till attestförteckning vid PAC. 3.1. Öppna ny period/stäng period/parkera period En kortare stund på förmiddagen de två sista dagarna på varje period stängs innevarande period och nästkommande period öppnas för att läsa in filer med nya leverantörsfakturor så att de blir ankomstbokade och kommer ut i EFH-flödet. Efter inläsning stängs nästkommande period och innevarande period öppnas igen. När all bokföring avseende perioden är klar, ska perioden stängas för samtliga användare. Det görs i två steg.
Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 3(28) Registreringsperioden ska ändras till nästkommande period i Agresso Rutin: Agresso Gemensam/Fasta register/perioder Status för aktuell period ändras till C (stängd), tabulera Status för ny period ändras till N (normal), tabulera Spara ändringen med F12 Rutin: Agresso Gemensam/Fasta register/företagsuppgifter Välj fliken Setup Aktuell period ändras till ny period, tabulera Spara ändringen med F12. Med anledning av att periodiseringsnycklar används för periodiseringar framåt i tiden har kommande perioder status P med lösenord pac. Perioderna P-markeras av Agresso systemstöd vid PAC. 3.2. Avstämning i samband med Avstämningarna både före och efter periodstängning ska dokumenteras med datum och namn/signatur av den som har gjort avstämningen. Detta görs dels i en digital checklista för (signatur) och dels i avstämningsmallarna (namn). Efter stängning mars, maj, september och november ska ett s.k. minibokslut upprättas som också ska dokumenteras med datum och signatur av den som har gjort avstämningen. Detta görs i en digital checklista för minibokslut. 3.2.1 Avstämningar innan periodstängning Innan perioden stängs ska följande avstämningar göras. 3.2.1.1 Anläggningstillgångar Kontogrupperna 673 och 672 ska vid ha saldo noll. Om det finns ett saldo ska de sålda anläggningstillgångarna stängas i anläggningsregistret genom rutinen för försäljning/utrangering. Anläggningstillgångar som importeras från EFH bokförs på anskaffningskonto för anläggningar med anläggningsnummer 8888. Koncerninterna inköp som aktiveras av köpande polismyndig-
Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 4(28) het m.fl. automatkonteras till konto 12001. Under hela perioden är det viktigt att avstämningslistan för anläggningsnummer 8888 och konto 12001 löpande stäms av och har saldo noll. Kontroll ska ske att anläggningsnummer 8888 är nollställt innan avskrivningar sker. Rapporterna FA04 och FADET ska stämmas av mot huvudboken. Visar det sig att det finns differenser så måste dessa åtgärdas innan avskrivningar görs. Rutin: Agresso Ekonomi/Anläggningsredovisning/Rapporter/Periodiska data/periodiska data utan detaljer. Rutin: Agresso Ekonomi/Fråga/Fråga saldotabell/välj saldotabell FADET Om anläggningar finansieras med finansiell leasing ska avstämning även ske av saldot mellan kontoklass 127 (finansiell leasing) och 262 (skuld till leasingbolag). Vid behov kompletteras fliksystemet med denna avstämning. 3.2.1.2 Betalningar Efter att alla bokningar som gäller PlusGiro och bankkonton har gjorts för månaden ska kontoutdragen från Nordea, SEB och Swedbank stämmas av mot huvudboken. Differenser måste utredas och åtgärdas innan perioden stängs. Avstämningen dokumenteras i fliksystemet. 3.2.1.3 Ingående mervärdesskatt vid leasing av personbilar och motorcyklar Kontroll av ingående moms vid leasing av personbilar och motorcyklar ska ske månadsvis innan rekvisition för ingående moms upprättas. Avstämningen kan påbörjas under månaden för att säkerställa att rättning hinner göras under innevarande månad. En slutlig kontroll av resterande poster ska göras efter att sista inläsningen från EFH gjorts för aktuell period. I Agresso finns en rapport som används som hjälp i avstämningen Av rapporten framgår det per verifikation hur stor procentsats momsen utgör av redovisad kostnad på konto 5115 Motorfordon hyra, leasing. De verifikationer där procentsatsen avviker från 11,11% ska kontrolleras och rättas om momsen är felaktig. Rutin: Agresso/ Egen meny/ Avstämningsrapporter/ Leasingmoms Rättningar som görs berör konto 1541 Ingående moms. Det ska av verifikationstexten framgå vilket verifikationsnummer som rättningen avser samt att det gäller moms vid leasing. När rättningen är registrerad ska information läggas till på respektive leverantörsfaktura som en tilläggsinformation om att rättning av momsen är gjord samt en hänvisning till rättelseverifikationen på momsraden.
Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 5(28) PAC upprättar en bokföringsorder med rättelsen som skickas för attest till polismyndigheterna m.fl.. För den sista avstämningen som görs efter att EFH stängt är det kort om tid för att hinna få tillbaka en attesterad bokföringsorder. Denna bokföringsorder kan skickas via GroupWise till polismyndigheten m.fl. som faxar tillbaka den attesterad. Originalet skickas senare med post. 3.2.1.4 Felkonto balansräkning Kontoklass 299 ska vara noll innan perioden stängs. Rättningar ska ha gjorts i samband med löneimporten från Palasso avseende konto 2998 (Felkonto lönesystem). Eventuellt utfall på kontona 2997 (Felkonto EFH) och 2999 (Felkonto moms) ska utredas och rättas. 3.2.1.5 Felkonto resultaträkning Konto 9999 ska vara noll innan perioden stängs. Kontot kan ibland vara noll ifall både debet och kreditposter från samma verifikation har hamnat på kontot. Kontrollera vilka verifikationer som finns på kontot även om det är ett noll saldo. 3.2.1.6 Avstämning automatkonteringar Rapporten Avstämning automatkonteringar ska kontrolleras. Visar rapporten differenser så ska dessa utredas och rättas före periodstängning. Rutin: Agresso/Egen meny/avstämningsrapporter/avstämning automatkontering, redovisningsenhet. Rapporten stämmer av att automatkonteringar för 19-konton, 567-konton, 7-konton, bidragstriggrar och anslagstriggrar har genererats på rätt sätt. Om det finns en differens kan det bero antingen på att en trigger har gått delvis fel eller att en trigger inte har genererats. För att identifiera vad som är fel om det exempelvis finns en differens mellan konto 1931 och konto 1932 kan man göra en utsökning i fråga verifikation på konto 1931 med delsumma per verifikationsnummer och en likadan utsökning på konto 1932. Dessa utsökningar sparas över till samma excelark och i en jämförelsekolumn jämförs beloppen från de två utsökningarna för varje verifikation. För de verifikationer som i jämförelsekolumnen har ett saldo har någonting i triggern gått fel.
Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 6(28) 3.2.1.7 Avstämning anslagsavräkning Rapporten Avstämning anslagsavräkning, redovisningsenhet ska kontrolleras. Visar rapporten differenser så ska dessa utredas och rättas före periodstängning. Rutin: Agresso/Egen meny/avstämning anslagsavräkning, redovisningsenhet. Rapporten stämmer av att alla transaktioner som är bokade med en finansieringskod för anslag även finns på ett 17-konto för aktuellt anslag, d.v.s. att aktuell anslagstrigger har genererats. Fel kan uppstå om automatkonteringen hamnar på felkonto eller inte alls genererats. För att identifiera vad som är fel om det exempelvis finns en differens mellan finansieringskod 301/396 och konto 17510 kan man göra en utsökning i fråga verifikation på konto 17510 med delsumma per verifikationsnummer och en likadan utsökning på finansieringskod 301/396. Dessa utsökningar sparas över till samma excelark och i en jämförelsekolumn jämförs beloppen från de två utsökningarna för varje verifikation. För de verifikationer som i jämförelsekolumnen har ett saldo har någonting i triggern gått fel. 3.2.1.8 Månadsavstämningsfil Löpande under månaden ska månadsavstämningsfilen köras för att se om det finns någon differens när det gäller kapitalförändring och bidrag. Övriga delar i filen behöver inte fyllas i. Differenser ska vara utredda och rättade innan perioden stängs. 3.2.2 Avstämningar efter periodstängning Avstämningarna ska dokumenteras och mallarna Periodavslut, flikar/ Period (inläsningsmall)/ Månadsavstämning/ Minibokslut/ Checklista för ska användas och till vissa konton ska även specifikationer upprättas. Utfall till mallen Periodavslut, flikar läses in via filen Period.xls. Instruktion för hur inläsningen ska göras finns i Period.xls, fliken Instruktion excelfil. Månadsavstämningsmallen och minibokslutet förklaras närmare i separata avsnitt. Mallar och specifikationer finns under G:\PAC\GEMENSAM\SPELREGLER\04 Rutiner EAverksamhet\4.1 Huvudbok, bokslut. 3.2.2.1 Kundfordringar Avstämning ska göras av kundfordringar på följande konton:
Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 7(28) Konto 1510 Kundfordringar, utomstatliga Konto 1520 Kundfordringar, koncerninterna Konto 1530 Kundfordringar, inomstatliga Konto 1563 Kundfordringar, uppbördsfordringar Saldot i huvudboken ska stämmas av mot kundreskontralistan. En kundreskontralista CU05 selekterad på respektive konto för fordran används. Rutin: Agresso/Ekonomi/Kundreskontra/Rapporter/Periodiserad saldospecifikation 3.2.2.2 Övriga fordringar Till följande konton ska särskilda specifikationer upprättas månadsvis och bevakas så att regleringar sker. Detta måste ofta ske i samarbete med kund. Konto 1572 Övriga förskott till anställda Konto 1579 Övriga fordringar hos anställda, hem-pc Konto 1588 Djurärenden. - Sammanställning till detta konto görs vid minibokslut i samarbete med myndigheten. Handläggare på PAC/PA ansvarar för att nedanstående konton stäms av månadsvis samt säkerställer att eventuella differenser åtgärdas snarast: Konto 1570 Reseförskott till anställda Konto 1571 Löneförskott till anställda Konto 1573 Fordringar anställda AMF-försäkring Konto 1578 Övriga fordringar hos anställda Underskriven avstämning lämnas till Profil 1 vid delårsrapport och årsbokslut. Vid minibokslut ska profil 1 kontrollera avstämningen. Avstämningarna finns sparade under: G:\PAC\PA\PA Grupp X\PMY XXX\Avstämning balanskonton
Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 8(28) 3.2.2.3 Fordringar hos andra myndigheter Till följande konton ska särskilda specifikationer upprättas månadsvis och bevakas så att regleringar sker. Konto 1532 Fordringar på SKV - Konto 1532 används dels för transaktioner som bokförs automatiskt från lönesystemet vid registrering av löneart 7199 Prel. skattefordran på SKV, dels för manuella rättelser av prel. skatt som inte bokförs via lönesystemet. Fordringarna ska specificeras med uppgift om: - verifikationsnummer - anställd - datum då fordran uppstod - kort notering om vidtagna åtgärder - bruttobelopp - arbetsgivaravgift - SPÅ-premier - preliminärt skattebelopp Underlag upprättas till varje årsbokslut av PAC/PA för palassomyndigheterna och COPSmyndigheterna upprättas själva underlaget. Konto 1537 Övriga fordringar, inomstatliga Konto 1541 1548 Ingående mervärdesskatt - Kontrollera att saldot i kontogrupp 154 är noll vid. Ingående moms hänförbar till perioden ska vara omförd till ett redovisningskonto (konto 1548, Avräkningskonto ingående mervärdesskatt krediteras och konto 1550, Fordran mervärdesskatt, redovisningskonto debiteras). Konto 1550 Fordran ingående moms, redovisningskonto - Kontot ska ha ett saldo motsvarande periodens rekvirerade samt bokförda ingående moms (1541, 1545, 1546 och 1548). 3.2.2.4 Uppbördsfordringar Konto 1562 Uppbördsfordringar - Kontot används endast av RPS för utestående bötesfordringar m.m. Saldot ska stämmas av mot månadsrapporter från systemet för ordningsbot, UB/SF för strafföreläggande och UB/DOM för domstolsböter. Underlagen upprättas av Kiruna-sektionen som skickar dessa till PAC vid.
Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 9(28) 3.2.2.5 Förutbetalda kostnader och intäkter Till följande konton ska särskilda specifikationer upprättas månadsvis och bevakas så att vändningar sker. Konto 1612, Förutbetalda hyror, utomstatliga Konto 2775, Förutbetalda intäkter, utomstatliga Löpande finns saldona för alla förutbetalda intäkter och kostnader på konto 1612 och 2775. I bokslut ska saldona på konto 1612 och 2775 föras om till de konton de tillhör i kontogrupp 161 och 277. För att förenkla detta arbete vid bokslut ska en avstämning av saldot på konto 1612 och 2775 göras i samband med månadsavstämningen varje månad. Som stöd vid avstämningen finns en browserfråga i Agresso och en tillhörande avstämningsmall. Rutin: Agresso Ekonomi/ Huvudbok/ Fråga/ Fråga verifikation/ Avstämning period.poster 1612/2775 Browserfrågan söker på konto 1612 och 2775 och har delsumma per verifikationstext. Verifikationstexten hänvisar till vilken verifikation som periodiseringen har gjorts med samt vilket sekvensnummer som raden har i den verifikationen. Detta gör det möjligt att identifiera vilka fakturor som varje delsumma i rapporten avser, då man kan gå tillbaka till periodiseringsverifikationen och se vilken verifikationstext aktuell rad har där en hänvisning till både periodiseringsnyckel och faktura ska finnas. Utfallet från browsersökningen ska specificeras i avstämningsmallen per faktura. I mallen finns en flik för konto 1612 och en flik för konto 2775. Månadsvis ska uppgifter fyllas i för: - verifikationsnummer - verifikationstext - leverantör - leverantörsfakturans verifikationsnummer - avsedd period - belopp Uppgifter om betaldatum och moms behöver enbart fyllas i vid bokslut. För fakturor som sträcker sig över nästkommande bokslut ska de korrekta balanskontona fyllas i månadsvis, vilket sparar tid vid bokslut när en omföring ska göras till rätt balanskonto. Vid användning av periodiseringsnycklar händer det att det blir kvar öresdifferenser på konto 1612/2775 som inte förs tillbaka till periodiseringskontona. En omföring måste därmed göras manuellt för dessa differenser från konto 1612/2775 till det periodiseringskonto som fakturan hör till. Förslagsvis används samma verifikationstext som den text som finns på 17-
Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 10(28) verifikationerna, vilket gör att summan per verifikationstext kommer att bli noll efter omföringen. Alternativt görs en omföring på aggregerad nivå. Exempel på avstämning: Sökresultat vid fråga på konto 1612. IB-transaktionen och vändningen av dessa kan bortses ifrån då dessa tar ut varandra. Sökning på verifikation 10900006 där tre periodiserade fakturor återfinns på raderna med sekvensnummer 1, 3 och 5. I verifikationstexten finns hänvisning till använda periodiseringsnycklar samt vilka fakturor som är periodiserade: Avstämningsmallen fylls i enligt nedan:
Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 11(28) Löpande behöver inte numret i 17-serien skrivas in om periodiseringen inte sträcker sig över ett bokslut. 3.2.2.6 Upplupna bidragsintäkter Konto 1531 Fordringar hos AMS Till konto 1531 ska särskilda specifikationer upprättas månadsvis och bevakas så att regleringar sker. Detta måste ofta ske i samarbete med PA. Polisens fordringar på Länsarbetsnämnden (LAN) avseende lönebidrag redovisas löpande som upplupna bidragsintäkter på konto 1531. Saldot som ännu ej erhållits från LAN ska specificeras med uppgift om bokförd fordran där motsvarande inbetalning från LAN ännu ej erhållits. Eventuell differens som motsvarar skillnaden mellan bokförd fordran och motsvarande inbetalning från LAN ska också specificeras. I det sistnämnda fallet ska åtgärd av differens anges (dvs. när omföring från konto i kontoklass 4 med finansieringskod 352 kommer att göras). Vid behov kan en extra flik läggas in i fliksystemet för avstämningen som görs vid justering mellan finansieringskoderna.
Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 12(28) 3.2.2.7 Leverantörsskulder Avstämning ska göras av leverantörsskulder på följande konton: Konto 2550 Leverantörsskulder, koncerninterna Konto 2560 Leverantörsskulder, inomstatliga Konto 2581 Leverantörsskulder, utomstatliga Konto 2583 Leverantörsskulder, utländska Konto 2690 Leverantörsskulder, övriga Saldot i huvudboken ska stämmas av mot leverantörsreskontralistan. En leverantörsreskontralista SU05 selekterad på respektive konton för skulden används. Rutin: Agresso/Ekonomi/Leverantörsreskontra/Rapporter/Periodiserad saldospecifikation 3.2.2.8 Övriga skulder Till följande konton ska särskilda specifikationer upprättas månadsvis och bevakas så att regleringar sker. Detta måste ofta ske i samarbete med PA. 25680 Avgift Kåpan, lönesystem 25681 Avgift Kåpan, ej lönesystem 25682 Reglering Kåpan - Avstämning görs av avgift till Kåpan. SPV skickar en faktura avseende Kåpan PA 03 utifrån vad myndigheten inrapporterat, betalning sker innevarande månad (lönemånad). Differens kan uppstå på avräkningsskuldkontona och bör rättas månadsvis eller senast vid bokslut om det rör sig om små belopp. Avgiften för Kåpan PA-91 faktureras efter årets slut (i maj nästkommande år enligt uppgift från SPV). Skuldbeloppen från Palasso avseende PA-91 ska finnas kvar tills att skulden reglerats. Om rättelser gjorts direkt i SPV: s system Rapport direkt avseende Kåpan kommer fakturan från SPV att skilja från vad som bokförts som skuld via Palasso. Eftersom detta inte justeras i kommande lönekörningar i Palasso ska en korrigering av skuldbeloppet ske. Underlag för gjorda rättningar erhålls från PAC/PA. Bokföringsordern ska attesteras av Polismyndigheten m.fl.. Följande konton ska användas vid korrigering av skuldbeloppet (exemplet förutsätter att skulden ökar): K 25681 Avgift Kåpan ej lönesystem D 4640 Kåpan exkl. särskild löneskatt D 4641 Kåpan extra, exkl. särskild löneskatt
Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 13(28) Konto 25687 Avgift IÅP-lönesystem Konto 25688 Avgift IÅP- ej lönesystem Konto 25689 Reglering IÅP - SPV skickar en faktura utifrån vad myndigheten inrapporterat, betalning sker innevarande månad (lönemånad). Differens kan uppstå på avräkningsskuldkontona och bör rättas månadsvis eller senast vid bokslut om det rör sig om små belopp. Konto 2591 Personalens källskatt, lönesystem - Huvudbokens saldo ska motsvara den skuld som kommer att regleras vid betalning av preliminärskatt. Den faktiska betalningen ska stämmas av mot huvudbokssaldot. Uppgift om preliminärskatt som ska betalas i nästkommande period hämtas från lönesystemet - följesedel och utbetalningsunderlag. Konto 2592 Personalens källskatt, ej lönesystem De skulder som är bokförda på konto 2592 ska specificeras med uppgift om: - verifikationsnummer - anställd - datum då fordran uppstod - kort notering om vidtagna åtgärder - bruttobelopp - arbetsgivaravgift - SPÅ-premier - preliminärt skattebelopp Underlag upprättas till varje årsbokslut av PAC/PA för palassomyndigheterna och COPSmyndigheterna upprättas själva underlaget. Stäm av att manuella uppbokningar i bokslut är vända, då ny uppbokning görs via Palasso i perioden efter bokslut. Kontrollera i övrigt att inga gamla outredda skulder finns kvar. Konto 2593 Nettolön, lönesystem Konto 2594 Nettolön, ej lönesystem - Huvudbokens saldo ska vid vara noll. Konto 2599 Övriga kortfristiga skulder, utomstatliga - På kontot redovisas t ex överlast (utländsk). Polismyndigheten betalar in överlast till SCRflödet. Inbetalningen matchas mot RAPPORT ang. viktkontroll av fordon (rapporten erhålls från polismyndigheten) och bokförs på konto 2599. Överlast som ännu inte betalats vidare till Länsstyrelsen finns vid kvar som ett saldo på konto 2599. Konto 2613 Övrig skuld till personal - På kontot redovisas personalskulder som är bokförda men inte betalda vid.
Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 14(28) Konto 2670 Inbetalningar under utredning - Saldot på kontot ska om möjligt vara noll vid. Konto 2672 Avräkningskonto uppbörd (RPS) Konto 2673 Förskott strafföreläggande - Konto 2672 och 2673 används endast av Rikspolisstyrelsen. Avstämning av dessa konton görs med hjälp av underlag som Kiruna-sektionen skickar till PAC vid. Handläggare på PAC/PA ansvarar för att nedanstående konton stäms av månadsvis samt säkerställer att eventuella differenser åtgärdas snarast: Konto 2595 Stoppad lön lönesystem Konto 2611 Införsel lönesystem Konto 2612 Intresseavdrag lönesystem Underskriven avstämning lämnas till Profil 1 vid delårsrapport och årsbokslut. Vid minibokslut ska profil 1 kontrollera avstämningen. Löpande finns avstämningarna sparade under: G:\PAC\PA\PA Grupp X\PMY XXX\Avstämning balanskonton 3.2.2.9 Skulder till andra myndigheter Konto 2562 Arbetsgivaravgifter, lönesystem Konto 2563 Arbetsgivaravgifter, ej lönesystem Konto 2564 Reglering Arbetsgivaravgifter - Summan av saldona på konto 2562 och 2563 minskat med saldot på konto 2564 ska överensstämma med den redovisning och utbetalning av arbetsgivaravgifter som görs till Skatteverket i nästkommande månad. Reglering sker via centrala betalningar. Konto 2565 SPÅ-premie lönesystem Konto 2566 SPÅ-premie ej lönesystem Konto 2567 Reglering SPÅ-premie Summan av saldona på konto 2565 och 2566 minskat med saldot på 2567 ska överensstämma med den betalning av premie för PA03 och PA91 som görs till Statens pensionsverk (SPV) i nästkommande månad. Uppgift om redovisning/utbetalning av premie för PA91 som ska betalas i nästkommande månad hämtas ur utbetalningsunderlaget från Palasso.
Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 15(28) En jämförelse ska göras mellan de bokförda beloppen på konto 2565 som avser PA03 och de belopp som fakturerats av SPV. Om det tidigare under året gjorts justeringar i samband med liknande avstämningar måste även dessa belopp beaktas (justeringarna bokförs på konto 2566). Jämförelsen görs efter det att bokning skett av den sista PA03 fakturan för perioden. Om skillnaden är väsentlig ska en korrigering av anslagsavräkningen göras löpande, dvs. beloppet ska bokföras på kostnadskonto för SPÅ-premier, antingen i debet eller kredit, beroende på om SPV fakturerat mindre eller mer än vad som skuldförts hos redovisningsenheten. Vid små belopp ska justeringen göras senast vid boksluten. 25683 Särskild löneskatt Kåpan, lönesystem 25684 Särskild löneskatt Kåpan, ej lönesystem 25685 Reglering särskild löneskatt Kåpan - På dessa konton redovisas särskild löneskatt på Kåpan samt betalningar av dessa skulder. Saldot ska överensstämma med lämnad deklaration avseende särskild löneskatt till Försäkringskassan (deklaration lämnas varannan månad). Avgiften för Kåpan PA 91 faktureras efter årets slut (i maj nästkommande år enligt uppgift från SPV). I skattedeklaration för särskild löneskatt på pensionskostnader ska det anges hur stora avgifter som för perioden betalats till SPV. Eftersom betalning görs först nästkommande år avseende Kåpan PA 91 så ska det i deklarationen löpande anges vad som skuldbokförts via Palasso avseende Kåpan PA 91. I maj när fakturan kommer jämförs de deklarerade beloppen mot fakturan från SPV och mellanskillnaden skrivs in i deklarationen (positivt eller negativt belopp). Därmed betalas skatt löpande. Om rättelser gjorts direkt i SPV: s system Rapport direkt avseende Kåpan kommer fakturan från SPV att skilja från vad som bokförts som skuld via Palasso. Eftersom detta inte justeras i kommande lönekörningar i Palasso ska en korrigering av skuldbeloppet ske. Underlag för gjorda rättningar erhålls från PAC/PA. Tillkommande särskild löneskatt på Kåpan bokförs på kontona: K 25684 Särskild löneskatt Kåpan ej lönesystem D 4642 Särskild löneskatt Kåpan Tjänste D 4643 Särskild löneskatt Kåpan Extra Konto 2569 Övriga inomstatliga skulder Konto 2570-2574 Utgående moms - Utgående moms hänförbar till perioden ska vara omförd till respektive redovisningskonto. Saldot på ovanstående konton ska därför vara noll vid. Konto 2596 Brottsofferfonden - Kontot används endast av Rikspolisstyrelsen. Saldot på konto 2596 ska löpande under året motsvara skulden till Brottsofferfonden (vid hel- och delårsbokslut omförs saldot till konto
Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 16(28) 2728 Övriga upplupna kostnader, inomstatliga). Saldot ska specificeras med belopp enligt Registerutdrag avseende strafföreläggande och domstolsböter. Underlagen upprättas av Kirunasektionen som skickar dessa till PAC vid. Konto 2597 Viltvårdsfonden - Saldot ska specificeras med uppgift om ingående balans samt med uppgift om de utgifter och inkomster som redovisats under året och inte reglerats. 3.2.2.10 Skuld finansiell leasing Om anläggningar finansieras med finansiell leasing ska avstämning även ske av saldot mellan kontoklass 127 (finansiell leasing) och 262 (skuld till leasingbolag). Vid behov kompletteras fliksystemet med denna avstämning. 3.2.2.11 Förskott böter Konto 2633 Förskott böter Polismyndigheten betalar in förskott/deposition på utländska böter till SCR-flödet. Inbetalningen matchas mot kvitto på förskott, kvitto på deposition (kvittot erhålls från polismyndigheten) och bokförs på konto 2633. Utländska böter som ännu inte betalats vidare till RPS/Kiruna finns vid kvar som ett saldo på konto 2633. Polismyndigheten betalar in utländska ordningsböter till SCR-flödet. Inbetalningen matchas mot föreläggande av ordningsbot (kvittot erhålls från polismyndigheten) och bokförs på konto 2633. Utländska ordningsböter som ännu inte betalats vidare till RPS/Kiruna finns vid kvar som ett saldo på konto 2633. Underkonton till 2633 används av Rikspolisstyrelsen. Saldo enligt huvudboken ska stämmas av mot saldot enligt depositionsregistret. Förteckning över ärenden som ej avslutats (ej omförda till inkomsttitel 2712) i depositionsregistret ska bifogas avstämningen. Underlagen upprättas av Kiruna-sektionen som skickar dessa till PAC vid. 3.2.2.12 Upplupna kostnader 2710 Upplupna semesterlöner 2716 Upplupna semesterlöner, intjänad t.o.m. 2008-12-31 2750 Sociala avgifter, upplupna semesterlöner 2756 Sociala avgifter, upplupna semesterlöner, intjänad t.o.m. 2008-12-31
Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 17(28) - Utgående saldo på respektive konto ska stämmas av mot underlag från Palasso. Observera att semesterlöneskulden är uppdelad i två delar, semesterlöneskuld intjänad t.o.m. 2008-12-31 och semesterlöneskuld intjänad fr.o.m. 2009-01-01. 2712 Upplupna retroaktiva löner 2752 Sociala avgifter, upplupna retroaktiva löner - Belopp som bokats upp ska verifieras med beräkningsunderlag. 2757 Kåpan Extra på semesterlöneskuld - Underlag för beräkningen ska vara löneskuld exkl. sociala avgifter enligt Palasso. Observera att semesterlöneskulden är uppdelad i två delar, semesterlöneskuld intjänad t.o.m. 2008-12-31 och semesterlöneskuld intjänad fr.o.m. 2009-01-01. 3.2.2.13 Motpartsavstämning Frågemallarna Kontroll motpart leverantör/kund används för avstämning av att samtliga leverantörs-/kundfakturor avseende koncerninterna (motpart 9*), inomstatliga (motpart 1*) och utomstatliga (motpart 8*) leverantörer/kunder redovisats med rätt motpart på kostnads- /intäktskonton och skuld-/fordringskonto. Kontrollera rapporterna och korrigera transaktioner utan motpart eller transaktioner med felaktig motpart. Om samma motpartsfel finns flera gånger på samma konto, kan en rättning göras med en totalsumma. Rutin: Agresso/Ekonomi/Huvudbok/Fråga /Fråga verifikation/ Rapporter: - Kontroll MP-LEV 1* - Kontroll MP-LEV 8* - Kontroll MP-LEV 9* - Kontroll MP-KUND 1* - Kontroll MP-KUND 8* - Kontroll MP-KUND 9* Avstämningsunderlag sparas digitalt under G:\PAC\EA\Avstämningar\Månadsrutiner\Mapp för respektive myndighet\ Motpartsavstämning när avstämningen är gjord. Notering om genomförd avstämning görs i mallen Periodavslut, flikar. 3.2.2.14 Pensionskostnader Konto 4650 Pensionsersättning, exkl. särskild löneskatt Konto 4651 Särskild löneskatt pensionsersättning
Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 18(28) En specifikation till konto 4650 och 4651 kan med fördel uppdateras löpande för att underlätta arbetet vid bokslut. I avstämningen jämförs saldo på dessa konton med belopp enligt erhållna SPV-fakturor. Under perioden erhållna fakturor ska motsvara vad som bokförts på konto 4650 och konto 4651, men hänsyn tagen till vidarefakturering till RPS av centralt finansierade pensionskostnader för polispersonal. På konto 4650 och 4651 är det således tillåtet att kostnadsreducera. Poster ingående i kontona som avser annat än SPV-fakturor ska föras om till andra konton. 3.3. Utföra månadsavstämning När perioden har stängts ska en månadsavstämningsfil köras. Denna fil innehåller bl.a. avstämningar som behövs för att konsolidera vissa avstämningar på koncernnivå. Vissa justeringar behöver göras manuellt i flikarna eftersom månadsavstämningsfilen inte uppdaterats till ändrad kontoplan och kostnadsmässig anslagsavräkning. 3.3.1. Rutin för att ta fram månadsavstämningsfil För att spara en ny månadsavstämningsmall som en excelmall, öppna filen Månavst.xlt under G:\PAC\GEMENSAM\SPELREGLER\04 Rutiner EA- verksamhet\4.1 Huvudbok, bokslut och spara mallen under H:\Msoffice97\Mallar\MånavstXXX.xlt (där XXX står för myndighetsbenämning). Därefter kan mallen väljas i excel under Arkiv/Nytt och fliken tomma dokument. Om redovisningsenhetens namn (med siffror), sökvägen till utfallsfilerna och ditt namn skrivs in i mallen innan den sparas ned behöver dessa inte skrivas in när mallen används. I månadsavstämningsmallen anges en sökväg till en mapp för månadsavstämningen. Månadsavstämningsfilerna sparas under G:\PAC\EA\Avstämningar\Månadsavstämning. Under denna mapp finns det en SPA-mapp för respektive myndighet. I månadsavstämningen ska sökvägen till aktuell SPA-mapp anges. Observera att sökvägen måste avslutas med ett backslash tecken (\). Öppna Excel, välj Arkiv/Nytt, fliken tomma dokument och öppna mallen MånavstXXX. Två filer med utdata från Agresso ska läsas in i filen. IB-filen tas bara fram en gång per år och myndighet och finns därefter kvar i SPA-mappen. Utfallet för perioden, tempdata-filen, ska läsas in varje månad och även denna ska sparas i SPA-mappen.
Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 19(28) Skapa IB-filen Rutin: Agresso Ekonomi/Huvudbok/Fråga/Fråga saldotabell - Välj saldotabell UPPFOLJ och tabulera en gång och klicka sedan på så att alla kryssen i kolumnen Visa tas bort. - Vid rullistan för Relationer välj Konckto och tabulera en gång. Konckto flyttas nu överst till rutan under och ett kryss finns i kolumnen Visa. - För Period ska Från period och Till period vara IB-perioden för aktuellt år, t ex 20XX00 respektive 20XX00. - Vid raden Belopp kryssa för kolumnen Visa. - Tryck på Sök. - Öppna ett tomt excelblad. - Markera sökresultatet i Agresso och tryck Ctrl-C. Gå till excelbladet och tryck Ctrl-V för att klistra in sökresultatet. - Ta bort första raden i excelbladet som visar text (markera rad 1 och välj Redigera/Ta bort). - Dubbelklicka på fliken längst ner och skriv in Ingbal som namn på fliken. - Spara filen som ingbal.xls. Börja med att välja format på filen, vilket ska vara Text (tabbavgränsat). Skriv därefter in namnet ingbal.xls. Spara. Skapa Tempdatafilen Rutin: Agresso Ekonomi/Huvudbok/Fråga/Fråga saldotabell - Välj saldotabell UPPFOLJ och tabulera en gång och klicka sedan på så att alla kryssen i kolumnen Visa tas bort. - Vid rullistan för Relationer välj Konckto och tabulera en gång. Konckto flyttas nu överst till rutan under och ett kryss finns i kolumnen Visa. - Vid raderna Belopp och Fikod kryssa för kolumnen Visa. - Klicka på siffran vänster om Fikod så att raden markeras. Klicka därefter på pilen som pekar uppåt tills Fikod har flyttats högst upp på rutan. - För period ska Från period och Till period anges från årets början till aktuell period, t ex 20XX01 respektive 20XX09. - Tryck på Sök. - Öppna ett tomt excelblad. - Markera sökresultatet i Agresso och tryck Ctrl-C. Gå till excelbladet och tryck Ctrl-V för att klistra in sökresultatet. - Ta bort första raden i excelbladet som visar text (markera rad 1 och välj Redigera/Ta bort). - Dubbelklicka på fliken längst ner och skriv in Tempdata som namn på fliken. - Spara filen som tempdata.xls. Börja med att välja format på filen, vilket ska vara Text (tabbavgränsat). Skriv därefter in namnet tempdata.xls. Spara.
Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 20(28) Att läsa in filerna i månadsavstämningen Välj Starta inkopiering i månadsavstämningsfilen för att starta inläsningen av filerna. På fliken Sammanställning summeras uppgifter från de övriga flikarna. När månadsavstämningsfilen är ifylld och avstämd välj Skapa fil och spara ned utfallet under G:\PAC\EA\Avstämningar\Filer till koncern\. Välj mapp för aktuell avstämningsmånad. 3.3.2. Flikar i månadsavstämningsmallen Månadsavstämningsfilen kommer att omarbetas och uppdateras då inte alla nuvarande avstämningar ska göras i den här filen utan istället via fliksystemet för periodavstämningar. Avstämningar som utgår i månadsavstämningsfilen är ränteavstämning, SCR-avstämning, SPÅ-avstämning och avtalsförsäkringar. I månadsavstämningsmallen finns avstämningar för: - Sammanställning Uppgifter från de övriga flikarna summeras på denna sida. - Kapitalförändring Kapitalförändring enligt resultaträkningen är skillnaden mellan kostnader och intäkter och består i huvudsakligen av överskott eller underkott i avgiftsverksamheten, periodiseringar av uppbörd samt beredskapstillgångar (anskaffningar samt avskrivningar). En kapitalförändring i uppbördsverksamheten uppstår vid redovisning av intäkter eller intäktsreduktioner som inte påverkar redovisningen mot inkomsttitel. Inom Polisen är det konto 7081 Återbetalning av lån från FN, rekvirering och konto 7092 Befarade förluster i uppbördsverksamheten, utomstatliga som inte redovisas mot inkomsttitel. Avgiftsfinansierad verksamhet där intäkterna disponeras av Polisen redovisas i elimineringsföretaget. Beredskapstillgångar redovisas endast hos Rikspolisstyrelsen. Anskaffningar och avskrivningar på beredskapstillgångar genererar en kapitalförändring. Den del av avskrivningarna som hänförs till anläggningstillgångar anskaffade t.o.m. 2002 omförs efter årsskifte till statskapital. Därutöver finns vissa andra poster som genererar kapitalförändring: - Pensionsavsättningar hos Rikskriminalpolisen som avser personal som arbetar hos Ekobrottsmyndigheten.
Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 21(28) - Differensen från beräkning av övergångseffekten vid övergången till kostnadsmässig avräkning av anslag. Differenser kan exempelvis bero på att konton bokförts utan finansieringskod, att avskrivningar har bokförts utan fikod eller med fikod 391 m.m. - Ränteavstämning Avstämningen i månadsavstämningsfilen utgår. Avstämning görs i fliksystemet. - SCR-avstämning Avstämningen i månadsavstämningsfilen utgår. Avstämning görs i fliksystemet. - Avräkning statsverket samt Avräkning statsverket RPS En egen flik finns upplagd för RPS som innehåller andra konton p.g.a. böteshanteringen i Kiruna. Eftersom mallen inte är uppdaterad med alla konton i kontoklass 17 ska rader för konto 1753, 1780 och 1781 infogas manuellt. Se exempel nedan: Period: 20XX-XX AVSTÄMNING AVRÄKNING MED STATSVERKET BELOPP Kontogrupp 17 Avräkning med Statsverket (SCR) Ingående anslagssparande enligt anslagsredovisningen på räntebärande anslag Konto 1758, 1759 Inbetalda anslagsmedel (omvänt tecken) Kontogrupp 1751 Avräkning mot anslag (omvänt tecken) Kontogrupp 1752 Avräkning mot anslag (omvänt tecken) Konto 1753 Avräkning mot anslag (omvänt tecken) Konto 1780 Semlöneskuld tom 081231 (omvänt tecken) Konto 1781 Semlöneskuld tom 081231 (omvänt tecken) Beräknat anslagssparande mht ej inbetalda anslagsmedel = Delsumma 1 = Då räntebärande anslag betalas i 12-delar beräknas utgående anslagssparande med hänsyn tagen till ej inbetalda anslagsmedel. - ingående anslagssparande - inbetalningar av anslagsmedel (konto 1758) och ev. återbetalda anslagsmedel (konto 1759) - avräkning av räntebärande anslag (konto 1751-1753) I mallen finns dock konton för fordran avseende semesterlöneskuld som inte har redovisats mot anslag (kontogrupp 178) som ingår i summan beräknat anslagssparande. För att få ett kor-
Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 22(28) rekt beräknat anslagssparande så ska utfallet på dessa konton tas bort (detta ska ej göras i mallen). Mellanskillnaden mellan utfallet på kontogrupp 17, Avräkning med statsverket, och beräknat anslagssparande i det räntebärande flödet inkl. fordran avseende semesterlöneskuld som inte har redovisats mot anslag ska utgöras av skulder och fordringar avseende inkomsttitlar, samt fordran avseende icke räntebärande anslag. Skulder och fordringar ska specificeras i mallen på gulmarkerade rader (exkl. böter som för polismyndigheterna läggs in under raden Ännu ej likvidmässigt reglerat anslagsutfall icke räntebärande anslag) eller under justeringar. Som stöd i att identifiera poster finns en rapport i Agresso som visar samtliga verifikationer avseende in- och utbetalningar i SCR-flödet (konto 1793 och 1794), samt alla verifikationer i kontogrupp 70 och 71 som inte genererats från kund- och leverantörsreskontran. Rapporten exkluderar konto 7092 Befarade kundförluster uppbörd eftersom denna inte avräknas mot inkomsttitel. Rutin: Agresso Ekonomi/Huvudbok/Fråga/Fråga verifikation/avstämning SCR flöde - Samtliga verifikationer som inte summerar till noll kontrolleras (konstaterade förluster avseende inkomster som ej disponeras, utgående moms på inkomster som ej disponeras, inbetalningar i SCR-flöde som är under utredning, regleringar från föregående månad, betalningar i fel flöde, felkonteringar) - En egen variant av rapporten finns för Rikspolisstyrelsen, Avstämning SCR flöde RPS För att få fram vilka verifikationer som ska specificeras bearbetas sökresultatet enligt nedan: - Sökresultatet sparas över till excel. - Ta bort kolumnerna för VT, verifikationsdatum, konto och text. - Markera A-kolumnen (verifikationsnummer) och gå till Sortera under data i verktygsmenyn. Sortera på verifikationsnummer. - Markera både A- och B-kolumnen (verifikationsnummer och belopp). Gå till Delsummor under data i verktygsmenyn. Tryck på Sortera i den första rutan som kommer upp. Ta delsumma för varje verifikationsnummer, funktion = summa och delsumma för belopp. - Välj summering 2 uppe till vänster vid cell A1. - Undersök varje verifikation som har ett saldo. Skulder Betalningsflödesrapport kundreskontra Då fakturering sker i kundreskontran av avgifter och intäkter som inte disponeras av Polisen redovisas via automatkontering en skuld inom balansposten avräkning med statsverket (kredit i kontogrupp 172 Avräkning mot inkomsttitlar).
Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 23(28) Betalningen styrs till det räntebelagda flödet. Likvidmässig reglering mot det icke räntebärande flödet ska göras i nästkommande månad, via konto 2671, varvid konto 1793 Inbetalningar i icke räntebelagt flöde debiteras och skulden regleras. Rutin: Agresso Ekonomi/Huvudbok/Fråga/Fråga verifikation/betalningsflöde för kund/lev - Samtliga verifikationer i kontogrupp 70 som genererats från kund- och leverantörsreskontran visas. Fakturerade men ej likvidmässigt reglerade avgifter som inte disponeras tas upp som en skuld i avstämningsmallen. Vid bokslut uppbokade ansökningsavgifter och andra intäkter som inte disponeras Vid bokslut ska avgifter och intäkter som inte disponeras och som inte redovisats till bankeller postgirokonto i det icke räntebärande flödet redovisas på konto 1992 Kassa vid bokslut. Motkontering sker i kontoklass 7 vilket medför att en skuld redovisas inom balansposten avräkning med statsverket (kredit i kontogrupp 172 Avräkning mot inkomsttitlar). Reglering sker efter bokslut genom återföring av det bokförda beloppet på konto 1992 och aktuellt konto i kontoklass 7, varvid aktuellt konto i kontogrupp 172 Avräkning mot inkomsttitlar debiteras via automatkontering. Saldot på konto 1992 som avser intäkter som inte disponeras i kontoklass 7 tas upp som en skuld i avstämningsmallen. Uppbördsfordringar bötesmedel (endast Rikspolisstyrelsen) Bötesmedel bokförs som en fordran på Rikspolisstyrelsen. Fordran motkonteras mot ett konto i kontoklass 7 och redovisas via automatkontering som en skuld inom balansposten Avräkning med statsverket (debet i kontogrupp 172 Avräkning mot inkomsttitlar). Reglering sker i samband med inbetalning, varvid konto 1793 debiteras och skulden regleras. Fordringar på bötesmedel tas upp som en skuld i avstämningsmallen. Fordringar Betalningsflödesrapport leverantörsreskontra I vissa fall sker återbetalning av inbetalda avgifter och intäkter som inte disponeras. Återbetalningen debiteras kontoklass 7 och redovisas via automatkontering som en fordran inom balansposten Avräkning med statsverket (debet i kontogrupp 172 Avräkning mot inkomsttitlar). I de fall återbetalningen sker via utbetalning via leverantörsreskontran så sker betalningen i fel flöde.
Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 24(28) Utbetalningar av leverantörsreskontran styrs till det räntebelagda flödet. Likvidmässig reglering från det icke räntebärande flödet ska göras nästkommande månad varvid konto 1794 utbetalningar i icke räntebärande flöde krediteras och fordran regleras. Rutin: Agresso Ekonomi/Huvudbok/Fråga/Fråga verifikation/betalningsflöde för kund/lev - Samtliga verifikationer i kontogrupp 70 som genererats från kund- och leverantörsreskontran visas. Återbetalningar som inte likvidmässigt reglerats från det icke räntebärande flödet tas upp som en fordran i avstämningsmallen. Konstaterade förluster Konstaterade förluster avseende avgifter och intäkter som inte disponeras redovisas mot konto 7091 Konstaterade förluster i uppbördsverksamheten. Transaktioner på konto 7091 medför via automatkontering att en fordran redovisas inom balansposten Avräkning med statsverket (debet i kontogrupp 172 Avräkning mot inkomsttitlar). Inbetalningar motsvarande konstaterade förluster har i ett tidigare skede skett till det icke räntebärande flödet via den likvidmässiga reglering (via rapporten Betalningsflöde för kund/lev). Därför måste en ny likvidmässig reglering ske genom att ett belopp motsvarande konstaterade förluster betalas ut från det icke räntebärande flödet. Regleringen bör ske senast efterföljande månad. Konstaterade förluster på konto 7091 som inte likvidmässigt reglerats från det icke räntebärande flödet tas upp som en fordran i avstämningsmallen. Utgående moms kontanta inbetalningar Vissa avgifter och intäkter som inte får disponeras är momspliktiga. Om inbetalning sker till det icke räntebärande flödet måste den del som avser moms regleras mot räntebärande flödet eftersom all moms betalas från det räntebärande flödet. Den del av en inbetalningen i det icke räntebärande flödet som avser utgående moms utgör en fordran inom balansposten Avräkning med statsverket (debet konto 1793 inbetalningar i det icke räntebelagda flödet). Den del av inbetalningen som avser utgående moms och som inte reglerats likvidmässigt tas upp som en fordran i avstämningsmallen. Inbetalning under utredning, icke räntebärande flöde På konto 2670 redovisas inbetalningar under utredning. Den del av saldot som avser poster som inbetalats i det icke räntebärande flödet utgör en fordran inom balansposten avräkning med statsverket (debet konto 1793 inbetalningar i det icke räntebärande flödet).
Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 25(28) För att löpande ha kontroll över posterna på konto 2670 i det icke räntebärande flödet kan dessa antecknas i ett separat excelblad som sparas i anslutning till avstämningsmallen. Inbetalningar under utredning i det icke räntebärande flödet tas upp som en fordran i avstämningsmallen. Ej likvidmässigt reglerat anslagsutfall på icke räntebärande anslag Avräkning av anslag i det icke räntebärande flödet utgör en fordran inom balansposten Avräkning med statsverket (debet konto 1793 Inbetalningar i det räntebärande flödet). Utbetalningar avseende utgifter som avräknas mot icke räntebärande anslag sker via ränteflödet. Likvidmässig reglering från det icke räntebärande flödet ska ske efterföljande månad varvid konto 1794 Utbetalningar i icke räntebärande flöde krediteras och fordran regleras. Avräknade utgifter mot icke räntebärande anslag (konto 17441-1746) som inte likvidmässigt reglerats tas upp som en fordran i avstämningsmallen. För närvarande är det endast Rikspolisstyrelsen och Rikskriminalpolisen som disponerar anslagsmedel i det icke räntebelagda flödet. Skulder avseende bötesmedel (Rikspolisstyrelsen) En del av fordringsbokförda bötesmedlen ska betalas vidare till Brottsofferfonden varför dessa skuldbokförs. Motkontering sker inte i kontoklass 7 varför skulder till Brottsofferfonden ska dras bort från uppbokade uppbördsfordringar för att kunna beräkna vilket belopp som faktiskt motkonterats mot konton i kontoklass 7 och som via automatkontering tagits upp som en skuld inom balansposten Avräkning med statsverket (kredit i kontogrupp 172 Avräkning mot inkomsttitlar). Det finns även andra skulder avseende bötesmedel som ska reducera uppbokade uppbördsfordringar för att kunna beräkna vilket belopp som motkonteras mot konton i kontoklass 7. I vissa fall sker förskottsinbetalning av bötesmedel. Medlen har inbetalats i det icke räntebärande flödet och utgör en fordran inom balansposten Avräkning med statsverket (debet konto 1793 Inbetalningar i det icke räntebärande flödet). Inbetalningar under utredning i det icke räntebärande flödet avseende bötesmedel utgör en fordran inom balansposten Avräkning med statsverket (debet konto 1793 Inbetalningar i det icke räntebärande flödet). Redovisade skulder avseende bötesmedel tas upp som en fordran i avstämningsmallen. Skulder avseende bötesmedel (polismyndigheter) I avstämningsmallen för övriga myndigheter finns ingen egen rad för bötesmedel. Dessa läggs in under raden Ännu ej likvidmässigt reglerat anslagsutfall icke räntebärande anslag med benämning Bötesmedel.
Utgåva nr: 1.1 Sida nr: 26(28) Polismyndigheterna tar emot böter i icke räntebärande flöde och bokför dessa på konto 2633 Förskott böter. Böterna betalas vidare till Rikspolisstyrelsen via SCR-flödet. För att löpande ha kontroll över posterna på konto 2633 i det icke räntebärande flödet kan dessa antecknas i ett separat excelblad som sparas i anslutning till avstämningsmallen. Justeringar Under rubriken justeringar noteras identifierade fel som ännu inte reglerats. Det kan avse felbokföringar, t.ex. att ett konto i kontoklass 3 använts i stället för ett konto i kontoklass 7 eller omvänt. Det kan också avse betalningar som skett i fel flöde. För Rikspolisstyrelsen ska även utgående anslagssparande för finansföretaget (företag 30 i Agresso) och elimineringsföretaget (företag 98 i Agresso) skrivas in under justeringar eftersom utgående anslagssparande för dessa företag förs som ingående anslagssparande vid Rikspolisstyrelsen. - SPÅ-avstämning Avstämningen i månadsavstämningsfilen utgår. Avstämning av SPÅ görs i fliksystemet. - Avtalsförsäkringar Avstämningen i månadsavstämningsfilen utgår. Avstämning av avtalsförsäkringar görs i fliksystemet. - Anläggningstillgångar I månadsavstämningsfilen ska anläggningsnoten kontrolleras så att den är riktig jämförd med huvudboken. Utgående balans på anskaffningar och avskrivningar samt bokfört värde ska överensstämma med huvudboken för respektive anläggningsgrupp. I fliken Sammanställning ska utfallet på konto 69110 och 69111 skrivas in manuellt på raden Årets avskrivningar (endast avskrivningar på beredskapstillgångar på RPS summeras med automatik till denna rad då dessa bokförs utan finansieringskod). - Årets nyanskaffning Manuell registrering ska göras för: - Årets avskrivning, utfall på konto 69110 och 69111 - Bokfört värde utrangering (utfall på konto 6732 med motkonto 1XXX3, exkl. finansiell leasing) - Bokfört värde utrangering av finansiell leasing (utfall på konto 6732 innan omföring till konto 2620, motkonto till 6732 är 127X3) - Bokfört värde extern försäljning (utfall på konto 6732 med motkonto 1XXX4) - Bokfört värde intern försäljning (utfall på konto 6142)