Nov Gå igenom alla bokförda periodiseringar och kontrollera om de fortfarande gäller eller om något ska vändas. För de periodiseringar som ska vara kvar gäller att underlag som styrker periodiseringen ska finnas som bilaga till bokföringsposten. KOSPER INTPER Fre 27 nov Bokslutsinformation 13.00-15.00 BMC B/A1:111a Må 30 nov Bokslutsinformation 10.00-12.00 Universitetshuset Sal IV Tis 1 dec Steg 1-3 lokaltjänstkostnader (LTK) för december samt slutreglering av lokaltjänstkostnader (LTK) 2015 bokförs av Byggnadsavd. Må 7 dec Sista dag att skicka in reglering av LTK-saldon över 10 000 kr utan prestation (blankett EA38). Sista dag att skicka ev. justeringar av LTK steg 2-3 till AEU (blankett EA 37). AEU bokför justeringarna senast 11 dec. Ti 8 dec Bokade lokaler TimeEdit t.o.m. 31 dec enl avläsning 4 dec debiteras av Byggnadsavd. Bokade skrivplatser t.o.m. 31 dec enl avläsning 4 dec debiteras av Byggnadsavd. Selectavgifter t.o.m. 30 nov debiteras av AEU. Telekostnader t.o.m. 30 nov debiteras av IT-avdelningen. Avgifter avseende inköpsfunktion t.o.m. 30 nov debiteras av AEU. Efter 11 dec klart att bokföra LTK steg 4. Underlag för resp debitering: TimeEdit https://mp.uu.se/web/info/stod/ekonomi/redovisn ingsfragor/redovisa-kostnader/lokalkostnader Skrivplatser Skickas med internpost Selectavgifter Skickas per mejl till licensansvariga för vidarebefordran Telekostnader Skickas med internpost Inköpsfunktion https://mp.uu.se/web/info/stod/upphandling/underlagavgifte rinkopsfunktion /GLIS MP-Bokslut- Lokaltjänstkostnader EA37, EA38 1
Må 14 dec Sista dag att skicka rekvisitioner resp. blankett EA17x till skanning för utbetalning av lämnade bidrag/ transfereringar. Dessa fakturor måste vara utbetalade (status HBET) senast 151230 vilket medför att attest måste vara gjord senast 151228. LFP/LR Ti 15 dec Sista dag att skicka in filer avseende nya projekt 2015 för medfinansiering samt avstämning av medfinansiering. Ti 15 dec Kl. 15.00. Sista dag/tidpunkt att godkänna preliminära rekvisitions-/fakturaunderlag till statliga myndigheter i KDB. Ti 15 dec Sista dag att skicka rekvisitioner/fakturor till statliga Kontrollera saldon på avräkningskonto 1580-1582. myndigheter. Framställ fakturor/rekvisitioner! Ti 15 dec Sista dag för registrering av interna kundfakturor. Under perioden 16 dec -7 jan endast möjligt att hantera interna leverantörsfakturor. Ti 15 dec Ändring i bokföringen av anslag AEU tillhanda. Ti 15 dec Sista dag att begära konstaterad kundförlust. To 17 dec Decemberlöner bokförs i Raindance. (Månadsomställning 16-17 dec) Fr 18 dec Statsanslag till utbildning och forskning bokförs. Ev ändring i bokföringen av anslag skall vara AEU tillhanda senast 151215! Se ovan. Ti 22 dec Kl. 15.00. Sista dag/tidpunkt att godkänna preliminära rekvisitions-/fakturaunderlag till andra motparter än statliga myndigheter i KDB. Ti 22 dec Sista dag för registrering av kundfakturor (ej KDB) till andra motparter än statliga myndigheter i RD/KR. Därefter hålls kundreskontran stängd t.o.m. 7 januari med undantag för inkommande betalningar 23-30 december. Kontrollera kundfakturor med status NY el PREL. Följ upp förfallna, ej betalda, FAKT. Begäran om konstaterad kundförlust ställs till EA senast 15 dec. Kontrollera saldon på avräkningskonto 1580-1582. Framställ fakturor/rekvisitioner! Blankett EA 34 och 36 KDB RD/IFP KDB KR 2
Må 28 dec Kl. 16.00. Sista dag/tidpunkt för attest av leverantörsfakturor avseende lämnade bidrag i RD/LFP. Förfallodatum anges till senast 30 december. Observera att inga rekvisitioner resp. blankett EA17x avseende lämnade bidrag får skickas till skanning under LFP/LR Ti 29 dec Årets sista utbetalningsfiler skickas. I filerna ingår betalningar med förfallodag tom 160108. De utbetalningar som har förfallodag senast 151230 får utbetalningsdag 151230. Ti 5 jan Brytdag Ti 5 jan Sista dag för import av skannade leverantörsfakturor 2015 med verdat 2015 i RD/LFP. perioden 15 december - 4 januari. Leverantörsfakturor och leverantörsfakturor avseende lämnade bidrag skall vara attesterade senast 151228 för att tas med i utbetalningsfilerna som skickas den 29 dec. Obligatoriskt! Fördelning LTK steg 4 till kärnverksamhetens samtliga prestationer och projekt samt avstämning konto 5017. Försäljningsintäkter korrekt klassificerade? Försäljning enligt 4 Avgiftsförordningen eller uppdragsutbildning/uppdragsforskning enligt regleringsbrev? Kontrollera verksamhetsutfall, fördelning av intäkter och kostnader per prestation. Stäm av saldo på konto 1575, 1576, 2599, 2601, 2603, 2632. Periodisera upplupna/förutbetalda kostnader. Kontrollera kombinationen av periodiseringskonto. Ta hand om preliminära anläggningar. Kontrollera därefter att inga saldorader finns på kto 1000. LFP/LR BASEN för %-fördelning el. faktiskt belopp HBA/RRORPK MP-Ekonomi- Bokslut-Redovisning per prestation ORGÖV/RRORGP/ RRORPK För prest 410 och 510: RRORGF/RRORFK KOSPER AR/ 3
Kontrollera att alla poster i resultaträkningen är bokförda på prestation och projekt och att rätt prestation/projekt PROJÖV/AVSPRO To 7 jan Raindance stängs kl. 14.00. Sista dag/tidpunkt att med verdat 2015 hantera leverantörsfakturor med fakturadatum 2015 (fakturor avseende lämnade bidrag undantagna enl. ovan) och hantera interna leverantörsfakturor samt att alla preliminära anläggningsobjekt ska vara överförda till det definitiva registret. Observera att ingen import av leverantörsfakturor sker 7 januari! To 7 jan Efter kl. 14.00 bokför AEU avskrivningar, finansiering av lämnade bidrag/transfereringar samt preliminär bokföring av indirekta kostnader, medfinansiering och periodisering av förutbetalda/upplupna bidragsintäkter. To 7 jan Sista dag för rapportering av uppgifter avseende 2015 i UPPDOK. använts. Genomgång av projekt: Finns projekt där verksamheten avslutas? Finns oförbrukade bidrag som ska resultatföras? Kontrollera att kombinationerna förutbetald intäkt/underskott, förutbetald intäkt/upplupen intäkt, upplupen intäkt/överskott inte felaktigt uppträder på samma projekt. Rättelser görs med BOKP. Kontrollera att lämnade bidrag har korrekt kontering och att tillräcklig finansiering finns. Inventering av handkassa per 151231. AEU tillhanda senast 15 jan. OBS! Detta är den första av två stängningar av Raindance före BKV-perioden. Möjlighet att periodisera upplupna eller förutbetalda kostnader samt att registrera omföringar/rättelser med vertyp BOKP/BIFP finns fortfarande när Raindance öppnar igen 8 jan. Detta görs för att möjliggöra en genomgång av alla projekt inkl medfin, indir kostnader, periodiseringar etc innan den andra stängningen görs den 11 jan före BKV-perioden. PROBOK AVSPRO TRKOLL 4
Fr 8 jan Raindance öppnas för genomgång av alla projekt. Kontroll av intäkter och kostnader på projekt. Fördelning av finansiering på alla aktuella projekt ska göras samt ev ytterligare periodiseringar och omföringar av kostnader. Må 11 jan Kl. 10.00. Sista dag/tidpunkt att skicka excelfiler avseende grundbokföring 2015 för inläsning i Raindance. OBS! Avser endast bokföring på konton som inte är öppna för inst/avd i Bokföringsportalen. Före 11 Kontrollera att bokföring på 2090/8999 är gjord på rätt AVSLRR Må 11 jan Raindance stängs kl. 14.00. Sista dag/tidpunkt att med verdat 2015 periodisera upplupna eller förutbetalda kostnader samt att registrera omföringar/rättelser med vertyp BOKP/BIFP. Må 11 jan Efter kl. 14.00 bokför AEU internränta kv 4 samt slutlig bokföring av medfinansiering, periodisering av förutbetalda/upplupna bidragsintäkter samt indirekta kostnader. prestation. OBS! Detta är den andra av två stängningar av Raindance före BKV-perioden. OBS! Sista tillfälle att bokföra på 2090/8999. BKV-period Nollställ projekt xxx010000 Medfinansiering anslag Omför ränta till prestation och projekt. Genomgång av projekt: Kontrollera periodisering av bidrag. Behöver justeringar göras? Finns oförbrukade bidrag som ska resultatföras? Gå igenom erhållna försäljningsintäkter prest 112, 120 och 230. Förutbetalda försäljningsintäkter ska periodiseras! / ERÄNTA MP-Ekonomisyst. Raindance- Internränta. PROBOK AVSPRO 5
Periodisera upplupna intäkter (bidragsintäkter eller försäljningsintäkter) om kontrakt finns. Kontrollera att kombinationerna förutbetald intäkt/underskott, förutbetald intäkt/upplupen intäkt, upplupen intäkt/överskott inte felaktigt uppträder på samma projekt. Kontrollera kombinationen av periodiseringskonton. INTPER On Kl.10.00. Sista dag/tidpunkt att skicka excelfiler avseende 2015 för inläsning i Raindance. OBS! Avser endast bokföring på konton som inte är öppna för inst/avd i Bokföringsportalen. On Senast kl. 16.00 stängs Raindance för registrering av BKVtransaktioner 2015. On Slutlig tilldelning av statsanslag till utbildning bokförs. To 14 jan AEU bokför resultatet för 2015 på resp projekt. Stödverksamhetens resultat bokförs på uppsamlingsprojekt. V 3-4 Avd för ekonomi och upphandling sammanställer årsbokslutet. Ti 19 jan Bokslutsrapporter 2015 med analys av under-/överskottsmarginal samt specifikationer AEU tillhanda. Ladda upp bokslutsrapporter på MP. Se anvisningar ang uppladdning. EFTER BOKSLUTET: Må 4 jan Åter möjligt att skicka rekvisitioner resp. blankett EA17x till skanning för utbetalningar avseende lämnade bidrag/transfereringar. To 7 jan KDB öppnas 2016. Fr 8 jan RD/KR öppnas för registrering av kundfakturor 2016. RD/IFP öppnas för registrering av interna kundfakturor 2016. 6
Jan och framåt RD/LFP öppnas för kontering och attest avseende lämnade bidrag 2016. Vändning av periodiseringar där intäkt/kostnad nu ska redovisas. OBS! Vändning ska ske i den period där kostnad eller intäkt ska redovisas, vilket inte automatiskt är den 1 jan. sökväg ALLA Jan och framåt Kontrollera att rätt kombination av periodiseringskonton använts. KOSPER INTPER 7