Protokoll nr 2-15 Styrelsemöte 24 25 februari Stockholm 1 Mötets öppnande, närvaroredovisning Föreningsstyrelsen Närvaro: MN Maria Nilsson 0163 Ringen Stockholm SS Sofia Sandberg 0215 Täby Stockholm NUB Nils Undall-Behrend 1250 Löddeköpinge KL Karin Larsson 0606 Huskvarna RA Robert Adrell 1518 Alingsås AB Andreas Bengtsson 2417 Robertsfors ACD Ann-Cathrine Denlert 0402 Trosa PJ Peter Johansson 2402 Strömpilen AA Angelika Andersson 1424 Sisjön Göteborg, med på telefon Från valberedningen: Ulf Lidman Frånvaro: MLB Mari-Louis Bengtsson 1305 Laholm AA Angelika Andersson 1424 Sisjön Göteborg, em dag 2 2 Fastställande av dagordning Dagordningen kompletterades och godkändes. 3 Föregående protokoll Nr 1-15 gicks igenom, protokollet justerades och godkändes med ändringarna. 4 Ekonomi a) Ekonomisk redovisning SPF. KL skickar ut underlag för föregående år per mail och har vi frågor så mailar vi dessa till KL för att sedan avsluta det ekonomiska året under nästa styrelsemöte i mars. b) Redovisning kst.3250. KL redovisar för det ekonomiska året 2014. c) Budgetuppföljning SPF. KL skickar ut underlag för föregående år per mail och har vi frågor så mailar vi dessa till KL för att sedan avsluta det ekonomiska året under nästa styrelsemöte i mars. d) Tidsredovisning. KL har fått in tider från alla men ej sammanställt så punkten bordlägges till nästa styrelsemöte. Beslut feb, maj, sep, nov feb, maj, sep, nov feb, maj, sep, nov e) Kostnadsredovisning SPF Styrelsen godkänner en kostnad på 3077kr för böcker rörande arbetsmiljö och arbetsrätt till FS och PoSKarna. f) Övrigt Inget att rapportera.
5 Kontakter med företagsrepresentanter MN rapporterar från möte med Tobias Frohm. De diskuterade den nya rollprofilen för ledningsgrupp och vi är inbjudna i den fortsatta utformningen av denna rollprofil. MN och Tobias kommer att sätta sig ned och diskutera hur vi samverkar kring projekt som startas upp. Vi finns fortfarande inte med på Systembolagets hemsida vilket Tobias trodde var ordnat men han skulle ta tag i den saken. KL rapporterar från möte med bland annat Jeanette Rubertson om ergonomisk riskbedömning angående öl i hylla. RA kommer med ett förslag om att företaget borde följa upp några butiker med detta arbetssätt för att kontrollera hur eventuella arbetsskador utvecklas. KL tar med detta till företaget. KL har påpekat för företaget att det måste utföras en riskbedömning samt samverkas på alla butiker där detta arbetssätt skall användas. 6 Rapporter a) Verklig arbetad tid AB presenterar ett Excel-verktyg för verklig arbetad tid. AB för ut detta i de klubbar som visat intresse. Klubben för sedan en lokal samverkan innan verktyget kommer att användas. MN informerar Sonia Undin, Helena Michels och Mikael Wallteg om att vi drar igång detta. April - 15 b) c) d) e) f) Tillgänglighetspolicy KL håller på att forma en tillgänglighetspolicy tillsammans med Sonia Undin. Rutin: praktikanter och lönebidragare RA rapporterar från möte med Anders Johansson om företagets initiativ att anställa medarbetare med funktionsnedsättning med bidrag från Arbetsförmedlingen: Kompetensutvecklingsmedarbetare och praktikanter. Anders menade att det kan bygga på ett verkligt behov av t.ex. 8 timmars anställning på butik; När vi sen anställer någon med funktionsnedsättning kanske den behöver 16 timmar på sig för att utföra 8 timmars arbete d.v.s. detta det blir den del som inte betalas av oss. Eller som i fallet med praktikanter endast grundas på vårt samhällsansvar. Man har vidtagit åtgärder för att detta inte ska påverka butikens nyckeltal. Anders betonade vikten av att samverka detta på butiksnivå och att detta givetvis inte ska användas för att få gratis arbetskraft. Vi tror detta kan vara ett mycket bra initiativ och vara mycket positivt för våra medlemmar på butik. Att börja se den enskilda medarbetaren och våra olika förutsättningar och behov, en bra motvikt till högpresterarkulturen! Vår roll kommer bli att se till att samverkan verkligen fungerar och att detta inte missbrukas i hetsen mot resultat. Tillsatta tjänster på Vinet Helena Michels informerar om att man tagit bort fliken tillsatta tjänster på Vinet för att HR gjort bedömningen att det inte finns intresse för detta. Vi har påpekat att vi finner ett intresse i det och vi får se om HR gör en ny bedömning. Fack-app NUB ställer fråga om vi istället vill ha en mobilanpassad hemsida istället för en app, då hans kontakt har påpekat att det är smidigare för oss. FS tycker att det låter som en bra idé och NUB tar det vidare med sin kontakt som skall ordna detta åt oss. Antal dagar som tjänster skall lysas. Vi är eniga med företaget om att tjänster skall annonseras ut enligt vad vi tidigare kommit överens om dvs. minst en vecka. Löpnr: 127 Juni 15 Löpnr: 139 Maj 15 Sidan 2 av 7
g) h) Juridiskt ombud AA har pratat med Unionen om hur vi hanterar medlemmar som inte vill att SPF skall förhandla för dem. Svaret från Unionen är att eftersom vi har en klubb så är det klubben som har förhandlingsmandat för medlemmarna. Två-årsregler i LAS Sonia Undin och Helena Michels säger att kontraktsvariationerna nu börjat minska och att detta är en fråga om god planering, där 364-dagarsplaneringen borde göra att det minskar. Om vi vill att kontraktsförändring p.g.a. LAS tvåårsregel borde innebära den kontraktshöjning man haft är detta en avtalsfråga för kommande kollektivavtal. 7 Samverkansråd Rapport från möte den 6/2. Nya ekonomidirektören Charlotte Hansson deltog för första gången. Verksamhetsuppföljningen gicks igenom och den var bättre än väntat. Louise Dahlén från kompetensenheten berättade om företagets satsning på ledningsgrupperna. 8 Samrådsmöte Genomgång av kommande nationella samrådsmötet den 12/3. 9 Klubbar a) Årsmöte/Klubbesök: RA rapporterar från årsmöte hos SPF västra FK den 7/2 som är en nybildad klubb bestående Göteborg och Trestad. Ordförande är Robert Adrell. AB rapporterar från årsmöte hos Västerbotten CK den 2/2. Ordförande är Renée Olofsson. AB rapporterar från årsmöte hos Mellannorrlands CK den 23/2. Ny ordförande är Kalle Svedåker. PJ rapporterar från årsmöte hos Umeå/Skellefteå FK den 23/2. Ordförande är Katarina Hedlund. KL rapporterar från årsmöte hos Jönköping FK den 2/2. Ordförande är Karin Larsson. ACD rapporterar från årsmöte hos Östgöta CK den 4/2. Ordförande är Jonas Fogelqvist. RA rapporterar från årsmöte hos Skövde FK den 23/2. Ordförande är Gunvor Ahlgren. NUB rapporterar från årsmöte hos Värmlands CK den 28/1 på Skarpö. Ny ordförande är Angelika Almelöv. NUB rapporterar från årsmöte hos Helsingborgs CK den 10/2. Ordförande är Pradeep Holmqvist. MN rapporterar från årsmöte hos Stockholm FK den 10/2. Ordförande är Maria Nilsson. SS rapporterar från årsmöte hos Stockholm CK den 10/2. Ordförande Rose-Marie Bard. b) SPFs kontaktombudsdagar: AA rapporterar från ombudsdag hos Östgöta FK. MN rapporterar från ombudsdag hos Stockholm FK. KL rapporterar från ombudsdag hos Jönköpings FK den 18/2. c) Inkomna protokoll. Kontaktombudsdag Jönköping FK 2015-02-18 Årsmöteshandlingar Malmö Lund FK 2015-02-25 Årsmöteshandlingar Bergslagen CK 2015-02-25 Årsmöteshandlingar HK klubben 2015-02-02 Årsmötesprotokoll Värmland CK 2015-02-01 Sidan 3 av 7
Styrelseprotokoll HK klubben 2015-01-30 Styrelseprotokoll Stockholm FK 2015-01-30 Styrelseprotokoll Malmö Lund FK 2015-02-24 d) Handlingsplan för klubbar. Bordlägges till nästa möte. 10 Kommittéer a) Personal- och Samrådskontakt/ PoS Ärenderapportering AA redovisar för PoSkarnas ärenden för föregående år juli-december. feb,sep b) Arbetsmiljökommittén. KL rapporterar från möte den 12/2 Jonas Nilsson föredrog projekten: pall i butik och öl i hylla. Uppdraget, med projekt öl i hylla, är att ha mer välfyllda hyllor och att intrycket för kund blir mer positivt. Sju butiker har varit piloter i projektet. Ergonom från Previa har gjort ergonomibedömning på arbetssättet. Företaget kommer att analysera bedömningen. Anna Bladström föredrog projektet: framtidens butik. Målbilden för projektet är att få fram Systembolagets unika roll. Det man vill förmedla är funktionalitet, naturligt och ordning och reda. Man kommer att se över kundvarvet, nya material och färger i inredningen. Pilot på projektet blir butiken i Sickla. Karin Willebrand föredrog 2015 års etableringsplan. Karin berättar att de har skapat en databas där all viktig information om butikerna kopplat till etableringsavdelningen finns lagrat. 20 butiker kommer att få ny- eller ombyggnation under året, 10 butiker får byte av sin kassalinje, 20 butiker får ny ledbelysning i tak och 45 får led i hyllorna och 82 butiker får ytskiktsförbättring. Kommittén fick en dragning av de Utvecklingsråds-projekt som är pågående efter begäran från SPF. Budgeten styr vilka projekt som prioriteras. Nyttjandet av friskvårdspengen ligger på 59 % för 2014. 2015 års hälsoenkät kommer att genomföras i vissa områden under vecka 12 14. Tema för årets arbetsmiljödagar diskuterades. c) Bolagsstyrelsen. KL rapporterar från möte den 12/2 Styrelsen fick en genomgång av uppföljning av verksamheten för 2014. Diskussion om uppdrags- och ekonomiska mål som ägaren vill införa till stämman 2015. Beslut fattades om bokslutskommunikén, som publiceras den 13 februari. d) Pensionsstiftelsen. Nästa möte den 10/3 11 Egna frågor a) B-ansvar Vi kommer att ta upp frågan om vilka ansvar i FS som vi anser är i behov av en b- ansvarig under mars och aprilmötet då vi skall diskutera riktlinjer för styrelsearbetet. b) Sammanfatta efter punkterna så vi har samsyn Vi konstaterar att det är viktigt att vi efter diskussioner ser till att vi har en gemensam syn på vad vi kommit fram till. Vart tar frågan vägen och vem är ansvarig. c) Too Easy MN informerar om att företaget nu går ut och gör ett krafttag med Too Easy på butiker där de ännu inte använder systemet. Sidan 4 av 7
d) Värvningssamtal MN informerar om att Unionen är igång med värvningssamtalen igen. e) Sexdagarsvecka RA lyfter frågan om när övertidsersättning utgår för sjätte dagen. MN svarar vad som gäller. När arbetstagaren aktivt ber om att få jobba och denna dag blir en sjätte arbetsdag så utgår ingen övertid. Om det däremot är så att arbetsgivaren tillfrågar medarbetaren om hen kan arbeta en sjätte dag så skall övertid utgå. f) Sjuk i förmånsportalen RA informerar om att om du är sjukskriven så är du spärrad i förmånsportalen. Vi för en diskussion om detta och RA kommer att kontakta HR support och hör vad det är som gäller. April - 15 g) MLBs uppdrag, SSs uppdrag SS gör en sammanställning av sina uppdrag till kommande möte. MLBs uppdrag gicks igenom och vi konstaterade att det är inget som akut behöver ersättas. 12 Policy och Riktlinjer Inget att rapportera. 13 Konferens a) Representantskapet MN har bjudit in Gun Karlsson ordförande i SVTs klubb till RS för att sitta som förste mötesordförande och hon har tackat ja. Styrelsen fattade beslut om vem som skall tilldelas SPF-premien, men det skriver vi ju givetvis inte ut här. SS drog en genomgång av actionlistan och uppdrag inför RS delades ut. b) Vårkonferens Genomgång av agendan för vårkonferens. 14 Avtalsfrågor och avtalsrörelse a) Gränsdragningsproblem MN informerar FS om vad en gränsdragningstvist är. b) Avtalsgenomgång MN informerar om att vi efter gemensamma diskussioner med företaget är överens om vi tillhör rätt avtal/förbund. c) Löneförhandlare SS skapar en lista för de aktuella löneförhandlare och skickar den till berörda parter inom SPF och Företaget. 15 Unionen 16 Diskussionspunkter 17 Handlingsprogrammet Sidan 5 av 7
18 Information a) E-post till klubbordföranden b) Hemsidan c) Sociala medier 19 Mediabevakning 20 Minneslista Uppdaterades med nya datum 21 SPFs 100års jubileum AA går igenom minneslistan för 100åringen. MN informerar om att hon skickat ut save the date till externa gäster. 22 Övriga frågor Inga övriga frågor. 23 Kalender: 2015 3/3 PoSK-möte 10/3 Pensionsstiftelsen sammanträder 11/3 Vårkonferens för ordföringar 12/3 Nationellt Samrådsmöte med avtalsfrågor 19/3 Bolagsstyrelsen sammanträder 23-25/3 Motionsberedning Skarpö 13-15/4 Föreningsstyrelsen sammanträder 23/4 Bolagsstyrelsen Årsstämma 8+11/5 Föreningsstyrelsen sammanträder 9-10/5 RS Skarpö 18/5 PoSK - möte 20/5 Arbetsmiljökommitté sammanträder 25-27/5 Planeringskonferens 3/6 Pensionsstiftelsen sammanträder 10-11/6 Bolagsstyrelsen Strategimöte 12/6 Samverkansråd 12/8 Bolagsstyrelsen telefonmöte 10/9 Pensionsstiftelsen sammanträder 22/9 Arbetsmiljökommittén sammanträder 24/9 Bolagsstyrelsen sammanträder 9/10 Samverkansråd 12-15/10 Unionens kongress 23/10 Bolagsstyrelsen telefonmöte 23/11 Arbetsmiljökommittén sammanträder 3/12 Bolagsstyrelsen sammanträder 9/12 Pensionsstiftelsen sammanträder 10/12 Samverkansråd Sidan 6 av 7
24 Mötets avslutande Maria avslutar mötet. Mötessekreterare: Ordförande: Sofia Sandberg Maria Nilsson Sidan 7 av 7