Protokoll nr

Transkript

1 Protokoll nr Möte Ordinarie styrelsemöte Datum Tid Plats Föreningslokalen Tämnarvägen 14, Årsta Punkt Vad Vem 1 Mötet öppnas. Registrering av närvaro/förhinder Ordf Närvarande Tomas Adolfsson Åsa Mårtensson Heidi Nilsson Malin Parkkali Mattias Norberg Jan Andersson Sofie Francke Birgitta Enquist Katarina Willner Frånvarande Anders Månsson 2 Fastställande av dagordning Ordf Godkännes 3 Fastställande av mötesfunktionärer a) Mötesordförande Tomas Adolfsson b) Mötessekreterare Malin Parkkali c) Justerare Jan Andersson 4 Föregående styrelseprotokoll samt andra protokoll Sekr Dragning och justering av styrelseprotokoll Ekonomi

2 a) Rapport om saldo på föreningens konto Ek På förvaltningskonto: kr På PM-konto: kr Totalt kr b) Beslut rörande egna inköp t.ex. förtäring Ek Inga c) Genomgång av budgetposter och investeringar Ordf Sofie och Birgitta har varit på infomöte om nya redovisningssystemet. Styrelsen behöver fatta beslut om vilket vi önskar använda i föreningen. Nytt regelverk som gäller från första januari 2014 om system för redovisning, det finns två system: K2 K2 är enklare och väldigt direkt redovisning. K3 Principbaserat regelverk som ger ett mer flexibelt upplägg för redovisning. Det som kan påverka val av redovisningssystem är en ändring i avskrivningsregler för byggnader. Rak avskrivning med 1%. Definitivt besked den 28/4 hur avskrivningen ska se ut. Båda systemen funkar för fakturahantering, men när det kommer till årsredovisning är det vissa skillnader mellan de olika systemen. Styrelsen avvaktar med beslut till efter den 28/4 när beslut om 1%- regeln har tagits av Fastighetsägarna. Tomas efterfrågar en uppskattning av merkostnad vid val av K3. d) Förfallen avgift e) Förändringar av lånevillkor. 6 Juridik a) Årsstämma, flyter allt på som det ska inför årsstämman? Allt flyter på. Årsredovisningen är godkänd och klar. Vi har dock ingen ordförande till årsstämman. Tomas kollar upp om föregående ordförande är tillgänglig. b) Årsredovisning hur har allt gått. Slutbedömning av årsredovisning: Det mesta ser bra ut! Vi borde titta lite på vårt negativa resultat.

3 Vi borde titta närmre på: underhållsplan och avgifter, hur ser styrelsen på detta långsiktigt? Föreningen har en underhållsplan, men den håller inte och den är inte tillräckligt utförlig. Styrelsen bör ge Fastighetsägarna i uppdrag att inventera vilket underhåll som har genomförts och vad som bör åtgärdas. Mer om det under punkten fastighets- och byggnadsfrågor. Under nästa år bör vi ev. skriva av ett av våra lån för föreningens kapital. Balansräkningen var bra, dock är kassaflödet negativt. Hedi upprättar en mall för årsredovisning och årsberättelse, några saker bör läggas till t.ex. jämförelsetal för kvadratmeter. 7 Fastighets och byggnadsfrågor a) Portlås Inga störningar har rapporterats. b) Logglista fastighetsfrågor 1. Styrelsen har sagt upp telefonabonnemanget till driftövervakningen. Tills vidare måste denna vara kvar till uppkoppling av Tämnarvägen 32 samt 120. Mattias kollar upp om abonnemanget måste återupprättas. 2. Hur går det med offert för hissar? Inget beslut har getts av styrelsen via mail. Styrelsen beslutar att gå vidare med offerten från KL Hiss. 3. Info efter möte med Densia gällande förnyad underhållsplan Heidi har träffat Densia som gjorde underhållsplanen Densia presenterade en mer utförlig och omfattande underhållsplan. Heidi lägger upp underhållsplanen på portalen. Mattias förbereder sig inför möte med Fastighetsägarna den 9 maj. Taken bör ses över. En besiktning bör beställas. Styrelsen beslutar att se över vad som gjorts och vad som inte gjorts för att uppdatera och revidera underhållsplanen. Densia föreslår att sätta upp en plan för underhåll hus för hus. Uppskattad kostnad för reviderad underhållsplan: SEK (inom budget). 4. Fläktsystem ÅF status? Uppstartsmöte med Ventmetoder och ÅF ska ske snarast möjligt.

4 5. Tillgänglighetsanpassa portarna, en tant hade svårighet att komma in med rullator, kan styrelsen besluta om att bygga bort höga trösklar? Mail från vik. Brevbärare I dag fick en kollega till mig hjälpa en gammal kvinna att ta sig in genom dörren för att hon inte kunde ta sig över kanten med sin rullator. Han beskrev kanten som några cm hög. Detta var på Sköntorpsvägen 95. Möjligtvis var den här gamla kvinnan endast och hälsade på men om hon inte var det bör ni göra boendet mer anpassat så att hon klarar av att ta sig in. Om det inte fanns någon som kunde hjälpa henne hade hon kanske blivit stående där ett tag. Styrelsen tar upp frågan och löser det gärna vid direkt förfrågan från boende. 8 Inkomna ansökningar om ombyggnationer 9 Utemiljö a) Gemensam trädgårdsdag den 26/4. b) Svensk markservice är ny entreprenad för trädgård. Vi har en trädgårdsmästare Jessica som kommer hit en gång i veckan för att ha hand om trädgården. Jessica har fått nyckel till bygg-och miljörummet samt till föreningslokalen. Det första som görs är att se över och besiktiga lekplatserna. Alla rabatter ska även ses över. c) Bygg-och miljö sopar upp grus och sand enligt snöröjningsavtalet. Bygg- och miljö gör även en rondering en gång i veckan. 10 Administration a) NY STÅENDE PUNKT! Avrapportering tisdagsmöte De tisdagar med öppet i föreningslokalen avrapporteras av de som varit närvarande för att säkerställa att alla ärenden följs upp. En hyresgäst som var orolig för hennes digitaltv. 11 Överlåtelser och godkännande av medlemskap T10, T28, S94 12 Fakturafrågor Inga 13 Avtalsfrågor Janne kollar upp avgifter för garageplats. 14 Avfall och återvinning 15 Andrahandsuthyrning

5 16 Kalender 17 Övrigt Mattias ska vara i föreningslokalen nästa tisdag. 18 Information till boende Nyhetsbrev ska skickas ut med information om trädgårdsdag och kallelse till årsmöte. 19 Mötet avslutas