Protokoll nr I samband med föreningsstyrelsens möte 9-10 september på Flyinge 1573, Södra Sandby

Transkript

1 Protokoll nr I samband med föreningsstyrelsens möte 9-10 september på Flyinge 1573, Södra Sandby 1 Mötets öppnande, närvaroredovisning Anna Holgersson öppnar mötet. Mötesordförande Maria Nilsson Föreningsstyrelsen Närvaro: AH Anna Holgersson 1208 Hansacompaniet Malmö MN Maria Nilsson 0163 Ringen Stockholm KL Karin Larsson 0606 Huskvarna RA Robert Adrell 1518 Alingsås MLB Mari-Louis Bengtsson 1305 Laholm DP David Pettersson 2203 Sundsvall NUB Nils Undall-Behrend 1250 Löddeköpinge AA Angelika Andersson 1424 Sisjön Göteborg AL Andreas Ljungholm 0144 Jarlaplan Stockholm Frånvaro: SS Sofia Sandberg 0215 Täby Stockholm 2 Fastställande av dagordning Dagordningen kompletterades och godkändes. 3 Föregående protokoll Nr gicks igenom. Några mindre ändringar gjordes och därefter godkändes protokollet. Beslut 4 Ekonomi a) Ekonomisk redovisning SPF. KL gick igenom de olika posterna och gav förklaringar till utfallet. b) Redovisning kst Vi gick igenom utfall kontra budget och konstaterade att vi hade utfall på en del poster som saknar budget, tex telefon och fax, där budgetförutsättningarna ändrats under pågående budgetår, från att kostnaden ska ligga centralt till att hamna under respektive kostnadsställe. c) Budgetuppföljning SPF. Vi ligger bra till i förhållande till budget tack vare att vissa klubbar skickat tillbaka pengar till SPF centralt. d) Tidsredovisning. Sammanställningen gicks igenom. AH påpekade vikten av att vi sköter rutinen med tidsredovisning och att det är viktigt att rapporterna mejlas till såväl KL som AH. e) Kostnadsredovisning SPF Styrelsen godkände en utgift på 4850 kronor för inköp av böcker inom arbetsrätt och arbetsmiljö till styrelsen. f) Kostnadsredovisning Klubb Inget att redovisa.

2 g) Inkomna äskanden Inga inkomna äskande h) Rutiner och riktlinjer för FS ekonomi Styrelsen gick igenom utskickat förslag och föreslog två mindre redaktionella ändringar. Rutiner och riktlinjer för FS ekonomi godkändes med de föreslagna ändringarna. Beslut i) Övrigt ekonomi. Budgetprocessen för 3250 gicks igenom. 5 Kontakter med företagsrepresentanter AH träffade vår säkerhetssamordnare Magnus Wikström och samverkade en övergång till övervakningskameror som går att fjärrstyra. Detta innebär att tex larmcentralen kommer att kunna koppla upp sig till kameror på den butiken man fått larm ifrån och direkt kunna identifiera en farlig situation. Vi ser att det leder till ökad säkerhet för våra medlemmar och hade inga invändningar. 6 Rapporter a) Rapport om utökad ålderskontroll MN berättade om utfallet av den utökade ålderskontrollen. Vid ett fåtal tillfällen har vi trots avsaknad av legitimation låtit kunder handla i våra butiker. Detta kan härledas till andra omständigheter och företaget tänker inte i nuläget gå vidare med ytterligare utökade ålderskontroller. b) Rapport om droginformation på Vinet MN berättar att det finns ny uppdaterad information på Vinet gällande olika droger och hur man påverkas av dessa. Det relaterar också till i vilka situationer vi bör neka att sälja. c) Rapport om värvningen Vi har fått en sammanställning av Unionen kring den senaste rundringningen till nyanställda. Utfallet ser bra. Vi tycker att det tar för lång tid från det att man blir anställd, till det att vi får listan, skickar vidare till Unionen och de ringer upp. Det finns en klar utvecklingspotential i förfaringssättet, men vi enas om att tillsvidare fortsätta med samma rutin. 7 Samverkansråd a) Punkter till kommande möte den 3/10 Diskuterade uppföljning av budget och BCs möjlighet att jobba fackligt. Vi ska säkerställa att uppföljning av dessa frågor ska ske på kommande möte. Vi diskuterade även uppföljning av samverkan på central nivå. b) Marie Nygren, varför är hon inte med? För ett antal år sedan deltog även Marie Nygren på våra möten i samverkansrådet. Vi anser att Marie varit ganska framträdande i företagets kommunikation utåt och funderar därför över om Marie inte borde delta på våra möten. Vi beslutar oss för att ställa frågan till företaget. AH tar det på sig. 8 Samrådsgruppsmöten a) Lägesrapport Kallelse kommer att gå ut inom kort. Södra och Västra området kommer att träffas i Göteborg den 23:e oktober. Norra och Östra träffas i Stockholm samma datum den 23:e oktober. 9 Klubbar a) Klubbesök Sidan 2 av 6

3 Inga b) SPF s kontaktombudsdagar. Inga c) d) Inkomna protokoll. Redovisningen bordlägges till kommande möte då Sofia är frånvarande och inte kan rapportera. Handlingsplan för klubbar. Handlingsplanen gicks igenom och uppdaterades. Bordlagt 10 Kommittéer a) Personal- och Samrådskontakt/ POSK PoSK:arna träffades den 4:e september och fick en dragning av Ljung och Sjöberg, vår samarbetspart för utredning och behandling vid drog- och alkoholberoende. På grund av att dagen sammanföll med det tillfälle då Obama var på besök i vår huvudstad föll tyvärr eftermiddagens program bort då huvudkontoret låg i röd zon. För att kompensera för bortfallet planerar AA istället för ett nytt heldagsmöte i början av november. AA redogjorde för framtida planer gällande PoSK, bland annat tankar kring utbildning, kursprogram och arbetssätt. b) Arbetsmiljökommittén. Kommande möte är den 17:e september. Det har blivit en uppdatering på Vinet gällande avlastning av kvartspallar från KGA. Se vinet enligt följande länk: c) Bolagsstyrelsen. KL och AH redogjorde för bolagsstyrelsens strategidagar den 12:e och 13:e juni där bland annat den strategiska planen avhandlas tillsammans med etableringsplanen, CSR-frågor, Det goda arbetssättet och löner till VD och företagsledning. Ett telefonmöte där delårsrapporten godkändes har också ägt rum den 14:e augusti. d) Pensionsstiftelsen. Rapport från extra styrelsemöte i Pensionsstiftelsen Vid mötet beslutades, givet vissa förutsättningar, om större förändringar i portföljen för att möta framtida åtaganden. Förutsättningarna är dels affärsmässiga dels att också Systembolaget styrelse fattar beslut i frågan. I och med beslutet kan, men behöver inte, förändringarna ske innan nästa ordinarie styrelsemöte torsdagen den 26 september. /Olof Lindblad Kommande möte blir den 26:e september. 11 Egna frågor a) Kommunikologi - kan vi använda det? MN funderar över hur, och i vilka situationer, vi kan använda oss av kommunikologi inom SPF. Vi diskuterar vilka möjligheter det finns för oss att kunna dra nytta av Unionen gällande kommunikologi. Det finns många certifierade kommunikologer inom Unionen och vi diskuterar vilken slags utbildning vi kan få och ha nytta av inom SPF. Vi beslutar att låta MN undersöka saken närmare. b) BC - hur har dom det? MN har haft ett par BC-relaterade fall efter sommaren som får oss att fundera över hälsotillståndet hos våra butikschefer. Vi har en diskussion kring hur arbetssituationen ser ut. Vi ser tecken på att situationen är ganska pressad för BC. Frågan relaterar till vårt Sidan 3 av 6

4 projekt gällande stressen i företaget och NUB berättar att företaget bekräftat att man kommer att använda det verktyg som han tog fram i samband med budgetarbetet hösten AH påpekar att vi även kommer att göra en uppföljning av BCs arbetstider liknande den vi gjorde för några år sedan. Vi diskuterar även om det förändrade arbetssättet kan vara orsak till ökad press. AA kollar med våra PoSK hur många ärenden gällande BC som de har hanterat den senaste tiden. c) Rullande semesterschema AA undrar vad vi har för inställning till rullande semesterschema på butikerna. Vi enas om att semestern inte ingår i det rullande schemat, utan att vi har en rutin för fastställande av sommarsemestern som finns i kollektivavtalet. Förläggningen av sommarsemestern ska samverkas. d) Introduktion externt tillsatta BC DP lyfter att det skiljer väldigt mycket mellan introduktionsprogrammet för BC på olika håll i landet. Vi anser att det borde fastställas en lägstanivå från centralt håll över hur mycket utbildning som bör ingå. Vi funderar också över om någon annan än OC bör göra bedömningen över hur mycket utbildning den nyanställde behöver och inom vilka områden. Vi beslutar oss för att lyfta frågan med försäljning. e) Morgonplock KL undrar över hur det ser ut med morgonplocket på våra butiker. Anledningen är att medlemmar hört av sig och haft synpunkter på att arbetet är alltför enformigt och tungt. Vi går en runda runt bordet och berättar hur det fungerar på våra butiker för att göra en snabb inventering över hur det kan se ut. 12 Policy och Riktlinjer a) Rutiner och riktlinjer för FS styrelsearbete Dokumentet har uppdaterats och fastställdes med föreslagna ändringar. b) CSR-policy AH har gjort ett första utkast till CSR-policy för SPF. Förslaget gicks igenom och kompletterades med goda synpunkter. AH reviderar och presenterar ett nytt förslag till kommande möte. c) Slogan och Vision AH hade gjort ett försök att sammanfatta de förslag och synpunkter som kom upp i samband med vårt arbete under planeringskonferensen. Olika idéer och synpunkter bollades. För att komma vidare i arbetet beslutade vi att tillsätta en projektgrupp bestående av AH och AA för att arbeta vidare med vår slogan och vision d) Handlingsplan för ökad synlighet Vi fick i uppdrag via en motion att arbeta fram en handlingsplan för ökad synlighet för SPF. Styrelsen beslutar att tillsätta en arbetsgrupp bestående av AA och MLB för att påbörja arbetet. Beslut 13 Konferens a) SPF-konferens RA redogör för planerna gällande SPF-konferensen så här långt. Styrelsen kommer med en del inspel gällande programmet och diskuterar olika synpunkter från utvärderingen från föregående år. Det ser ut att kunna bli ett mycket intressant innehåll. 14 Avtalsfrågor och avtalsrörelse MN och AH berättade om läget i pågående kollektivavtalsförhandlingar. Krav har utväxlats och ett antal tillfällen är planerade för förhandlingarna. Sidan 4 av 6

5 15 Lönegruppen Beslut Vi har fått ett förslag från lönegruppen som Maria redogjorde för oss. En lång diskussion följde kring fördelar och nackdelar till förslaget. VI har svårt att se vad vi har att vinna på att byta system över pottfördelning och på vilket sätt det skulle gagna våra medlemmar. MN får i uppdrag att meddela gruppen att vi inte är intresserade av att arbeta vidare med den modell som presenterats. 16 Årsarbetstid Kommande möte är den 16:e september. 17 Handlingsprogrammet Gicks igenom. Vi tar uppdateringar vid kommande möte. 18 Information a) SPF på Vinet b) E-post till klubbordföranden Information om att SPFs sida på Vinet är uppdaterad. SPF-nytt lagt på is tills vidare. Information om datum för SPFs samrådsgruppsmöten Information om avtalsförhandlingar Information om tidplan för löneförhandling/ombudsdagar. PoSK telefonnummer SPF-konferensen i november, datum. c) Hemsidan Vi har hört att det är på gång, återstår bara att se om det verkligen är så. Vi ser fram emot en rapport från SS vid kommande möte. 19 Värva och vårda medlemmar DP har undersökt möjligheten att anpassa Unionens klubbfolder till vår verksamhet. Det finns begränsningar i mallen som gör att vi inte är nöjda med resultatet. Vi diskuterar möjligheten att göra en egen mall. AL tar på sig att göra ett försök. 20 Minneslista gicks igenom och uppdaterades. 21 Övriga frågor MN berättar om planeringen inför årets femkamp gentemot företagsledningen. Vi satsar på att mötas i november. Under måndagen hölls även en gemensam arbetslunch där vi bjudit in två OCrepresentanter från företaget för att diskutera hur vi kan utveckla vårt samarbete och få ta del av deras syn på specifika frågor. Vi pratade bland annat om arbetsrutiner, SPFs organisation, samverkan och årsarbetstid. Vi hade ett mycket trevligt möte på Flyinge Hingstdepå och tackar Anna Kervall och Lotta Bärring för att de tog sig tid att träffa oss. 22 SPFs 100års jubileum MN lyfte ett förslag om att trycka upp tröjor. 23 Kalender: /9 FS sammanträder hos NUB 17/9 Arbetsmiljökommittén sammanträder 19/9 Bolagsstyrelsen sammanträder 26/9 Pensionsstiftelsen sammanträder 3/10 Samverkansråd Sidan 5 av 6

6 9-10/10 Föreningsstyrelsen sammanträder 25/10 Bolagsstyrelsen telefonmöte 4-5/11 Föreningsstyrelsen sammanträder 18-20/11 SPF-konferens Skarpö 21/11 Bolagsstyrelsen sammanträder 25/11 Arbetsmiljökommittén sammanträder 5/12 Pensionsstiftelsen sammanträder 10-11/12 Föreningsstyrelsen sammanträder 12/12 Samverkansråd /1 Föreningsstyrelsen sammanträder 3-4/2 Föreningsstyrelsen sammanträder 3-4/3 Föreningsstyrelsen sammanträder 31/3-2/4 FS motionsberedning Skarpö 9-12/5 FS sammanträder + RS Skarpö 2-4/6 Föreningsstyrelsens Planeringskonferens 24 Mötets avslutande MN tackade och förklarade mötet avslutat. AH passade även på att tacka NUB för mycket trevligt värdskap under våra två dagar nere i Skåne! Mötessekreterare: Vice Ordförande Anna Holgersson Maria Nilsson Sidan 6 av 6