PROGRAMRAPPORT Team: Endokrin och Diabetesmottagningen, Endokrinologiska kliniken, UMAS Syfte med deltagandet i förbättringsprogrammet: Hur kan tillgängligheten förbättras för patienterna, hur kan arbetsmiljön förbättras? Hur ser det ut på vår mottagning? Teammedlmar: Elsie Norrman Susanne Bergergård Liz Borgström Pia Burman Karin Ivansdotter Erna Olsson Vårdchef/stf verksamhetschef Sektionsledare/diabetessjuksköterska Medicinsk sekreterare Överläkare Sjuksköterska Undersköterska Bakgrund och probl: För stort rissinflöde För mycket arbete med av- och ombokningar Diabetes- och Endokrinkonsultsökaren på under mottagning Svårt med tider till läkare på GRAV- mott Kort framförhållning på telefon och mottagningstider till läkare Alla läkarrum har ej separata undersökningsrum Tolk ej beställt inför läkarbesök Ojämn fördelning av mottagningar under veckan För långa väntetider för ÅB till läkare Försenade journalutskrifter Mål : Reducera andelen av och ombokningar Störningsfri mottagning Bättre framförhållning på telefon och mottagningstider till läkare Undersökningsrum på mottagningen som är anpassat till patientens behov av integritet Se över rutiner för beställning av tolk inför läkarbesök Jämnare belastning på mottagningen under veckan Förkorta väntetider för ÅB till läkare Vara i fas med journalskrivningen Minska inflödet av risser som ej kräver specialistbedömning
Delmål: Utarbeta PM för riktlinjer t ex subklinisk hypotyreos. Tydligare PM för DIA- och ENA-sökare funktionen. Mått: Antal risser in, ut, svar direkt januari, februari och mars 27 se bild 1 Antal läkarbesök januari, februari och mars 27 se bild 2 Antal patientbesök per dag till läkare januari, februari och mars 27 se bild 3 Antal läkarmottagningar under två veckor se bild Balansräkning 2 veckor 21 maj 1 juni läkarbesök se bild Mätning av journalskrivning när 8 sekreterare hade telefonen stängd på mottagningen förmiddag -21 juni se bild 6 Vi gjorde mätningar på telefonbelastningen för undersköterskor, endokrinsjuksköterskor och sekreterare på dagvårdsavdelningen och vårdavdelningen under tre veckor då mottagningssekreterarnas telefoner var stängda se bild 7, 8, 9, 1 och 11 Hur gjordes mätningarna? Pinnstatistik. Färdiga mallar i Sharepoint har använts. Excelfil till våra diagram. Resultat: Se bilder Förändringar som testats: Stängde telefonerna för inkommande samtal för sekreterare på mottagningen för att frigöra tid för journalskrivning. Denna förändring/test gav mycket positiva resultat ännu idag fyra månader senare är sekreterarna i fas med journalskrivningen. För att minska rissinflödet från primärvården på patienter som ej kräver specialistbedömning, bifogas svar direkt med PM avseende riktlinjer för handläggning vid subklinisk hypotyreos. Förtydligande av rutiner för passning av endokrin och diabeteskonsultsökaren under mottagning.
Aktiviteter: Under TEMA-dag för klinikens samtliga medarbetare 22/3 27 presenterades BRAmottagningsarbetet, teamet, probl, mål och hur vi skulle gå vidare. Ny TEMA-dag 13/9 27 för att skapa delaktighet för samtliga medarbetare arbetade vi i grupper. Vi hade sammanställt två frågor: Vad kan vi göra idag för att minska antalet patienter på VL till läkare som inte kallats inom utsatt tid? Hur gör vi i framtiden för att detta probl ej skall uppstå igen? Sammanställning av grupparbetet på Ta dagen Grupp 1 - Minimera klinikens egna avbokningar (ej pat) - Tidsgräns för inlämnade mottagnings tider - Pat bekräftar tid i vård guiden - Stämpla Rosa lappen som lämnas efter besök till undersköterskan i receptionen med information om tolk, vilken tid, veckodag passar bäst för återbesök - Pat kunna välja själv, gå här eller på VC Grupp 2 - Fler fulla läkarmottagningar - Utrittera fler patienter - Bättre planering/tidigare besked om mottagningstider till sjuksköterskorna och sekreterarna som bokar patienterna - Vid inställd mottagning lämna alternativ dag - Mindre andra åtaganden Grupp 3 - Fler mottagningar ut nyttja fredagarna bättre - Fler telefontider till läkare att boka till - Se över respektive läkares mottagningsmöjligheter - Utrittera fler patienter - Vid Nybesök fråga patienten vilka tider som passar bäst för återbesök- minska av och ombokningar Grupp - Speciell VL på patienter som kan komma med kort varsel - Utrittera fler patienter - Fler läkarmott på fredagarna - Arbeta efter mål sedan utrittera - Vissa patienter går hos flera läkare samtidigt utvärdera var de skall gå - Informera patienter vid första besöket att de kommer att utrittera efter nästa besök
- Fler patienter till DIA. Sedan till diabetessjuksköterska för att avsluta patienten efter det att målen är uppfyllda - Tre läkarbesök per timme korta ner journalen Grupp - Nybesök Patient boka själv via nätet - Endast en kallelse! - Vikarier för sjukskriven läkare - Fler moduler - Boka själv - Typ 1 HbA1C < 6. % - telefon uppföljning/utritteras Typ 2 max 1 år uppföljning utritteras - Fler svar direkt Grupp 6 - Lösa grundproblet läkarbrist - Patienter bokar tiden själv - Bättre varva sjuksköterska/läkarbesök varannan gång syst - Målinriktade olika korta/långa besök - Kortare dokumentation
Kommentarer: Det är mycket viktigt att alla yrkeskategorier representeras i teamet. I vårt team har vi saknat läkare som har kunnat vara med på samtliga möten. Det har varit svårt att få tiden att räcka till. Arbetet med att göra sammanställningar och presentationer (PowerPoint, programraportmall) av arbetet har tagit mycket tid. Vad tyckte vi om att arbeta med förbättringsprogrammet: Fördelar BRA- mottagningsarbetet i sinarium på annan ort. Att stanna upp och se över sin verksamhet. Mest givande- Våra egna TEMA- dagar. Inspirationsföreläsningarna på Erikslund, lyssna på hur andra har gjort. Svårast - Att avsätta tid på hmaplan. Lärdomar - Små förändringar kan ge stora resultat. Detta är bara slutet på början! Framtiden: För att kunna fortsätta med förändringsarbetet på mottagningen måste tid för möten planeras och bokas in kontinuerligt. Fortsatt diskussion angående de långa väntetiderna för återbesök är planerat till 6/11 då flera läkare är inbjudna. Informera patienterna mer om vårdguiden. Undersöka möjligheten för SMS påminnelse. Ny test för nybesök. Patienterna får själv ringa och boka tid för besöket under tiden mäta om avbokningsfrekvensen har påverkats. Skapa rutiner för utrittering. Varva sjuksköterskebesök och läkarbesök. Tillfällig extramottagning för läkarna för att komma ifatt med återbesöken.
Bild 1 Januari februari och mars 27 1 9 8 7 6 3 2 1 Hur många risser 98 Hur många utritterades 12 Hur många svar direkt 13 Inkomna risser Utritterade patienter Svar direkt Bild 2 Läkarbesök k januari februari och mars 27 2 18 16 1 12 1 8 6 2 Nybesök 16 Kom ej nybesök 8 Återbesök 1817 Kom ej återbesök 73 Av och ombokningar totalt 13 Av och ombokningar av patient 873 Av och ombokningar av enhet 67 Nybesök Kom ej nybesök Återbesök Kom ej återbesök Av och ombokningar av patient Av och ombokningar av enhet
Bild 3 Antal patientbesök k per dag till läkare l januari februari och mars 27 8 7 6 Måndag 727 Tisdag 1 Onsdag 33 Torsdag 7 Fredag 2 3 2 1 Måndag Tisdag Onsdag Torsdag Fredag Bild Antal läkarmottagningar l under två veckor 9 8 7 6 3 2 1 19/3 mån 19/3 mån 2/3 tis 2/3 tis 21/3 ons 21/3 ons 22/3 tors 22/3 tors 23/3 fre 23/3 fre 26/3 mån 26/3 mån 27/3 tis 27/3 tis 28/3 ons 28/3 ons 29/3 tors 29/3 tors 3/3 fre 3/3 fre
Bild Planering 2 veckor 21/-1/6 Utfall Planering 2 veckor 21/-1/6 1/6 8 nybesök nybesök Nybesök 8 Nybesök Återbesök 2 Återbesök 228 2 återbesök Spärrade tider 9 228 återbesök Spärrade tider 9 Analys Outnyttjade besökstider 29 Ingen bokad patient 9 Kom ej 7 Tom tid pga kort Varsel 13 Tom tid pga kort varsel 13 Kom ej 7 Tom tid pga ingen inbokad patient 9 Bild 6 Resultat av journalskrivning när n åtta sekreterare hade telefonen stängd påp förmiddagen 21 juni 9 8 7 6 Tis 22 maj 72 Mån 28 maj 88 Mån juni 86 Mån 11 juni 778 Mån 18 juni 67 Tors 21 juni 623 3 2 1 Tisdag 22 maj Mån 28 maj Mån juni Mån 11 jun Mån 18 jun Tors 21 juni före test före test
Bild 7 Telefon 33633 interntelefon, diabetes interntelefon personal, dsk, fotmott 3 3 2 2 1 1 2 21 18 18 16 12 8 3 16 Måndag Tisdag Onsdag Torsdag Fredag Måndag Tisdag Onsdag Torsdag Fredag Telefonsamtal till 33633 - Vad vill den som ringer? 1 9 8 7 6 3 2 1 Rådgivning Boka tid - läkare Boka tid - sköterska Avboka/omboka tid läkare Avboka/omboka tid sköterska Provsvar Recept Förlängd sjukskrivning, a... Vill prata med specifik vår... Annat Bild 8 33291 endokrin interntelefon 8 6 2 6 3 3 2 2 Måndag Tisdag Onsdag Torsdag Fredag Måndag Tisdag Onsdag Torsdag Fredag Telefonsamtal till 33291 - Vad vill den som ringer? 3 2 2 1 1 Rådgivning Boka tid Avboka, ändra tid Provsvar Recept Förlängd sjukskrivning, annat... Vill prata med specifik vårdgivare Annat
Bild 9 Inkomna telefonsamtal 33613. Undersköterskans telefontidbokning Mån-fre 8.-9. Mån-torsd 13.-1. 3 2 1 38 26 27 23 1 17 18 1 13 Måndag Tisdag Onsdag Torsdag Fredag Måndag Tisdag Onsdag Torsdag Fredag Telefonsamtal till 33613 - Vad vill den som ringer? 6 3 2 1 Rådgivning Boka tid - läkare Boka tid - sköterska Avboka/omboka tid läkare Avboka/omboka tid sköterska Provsvar Recept Förlängd sjukskrivning, anna... Vill prata med specifik vård... Annat Bild 1 33229 Endokrinssk externtelefon Mån-fre 8.-9., 13.-1. 3 2 2 1 1 19 2 16 17 Måndag Tisdag Onsdag Torsdag Fredag Måndag Tisdag Onsdag Torsdag Fredag 23 28 23 1 19 Telefonsamtal till 33229 - Vad vill den som ringer? 7 6 3 2 1 Rådgivning Boka tid Avboka, ändra tid Provsvar Recept Förlängd sjukskrivnin.. Vill prata med specifik... Annat
Bild 11 332 dagvården och diagnostisk avd intern/externtelefon 2 1 1 18 12 9 9 8 9 7 6 1 Måndag Tisdag Onsdag Torsdag Fredag Måndag Tisdag Onsdag Torsdag Fredag Telefonsamtal till 332 - Vad vill den som ringer? 2 18 16 1 12 1 8 6 2 Rådgivning Boka tid - läkare Boka tid - sköterska Avboka/omboka tid läkare Avboka/omboka tid sköterska Provsvar Recept Förlängd sjukskrivning, annat... Vill prata med specifik vårdgivare Annat