Vid funderingar, frågor eller behov av stöd kontakta gärna Utvecklingsenheten via funktionsbrevlådan

Transkript

1

2 Här finns plats för dina anteckningar:

3 Förslag på tillvägagångssätt för införande av klinisk process Artros höft/knä, Diabetes typ 2, KOL Processtart: Behov av att arbeta i enlighet med kliniska processen För att nå målet att den kliniska processen används av alla alltid på vårdcentralen föreslås följande strukturerade tillvägagångsätt. Innehållet i aktiviteterna beskrivs på en generell nivå där det finns utrymme till anpassning utifrån lokala behov och förutsättningar. : Göra processkartan känd en här är att göra den kliniska processen känd för alla som arbetar på vårdcentralen. Den kliniska processen beskriver målbilden. o Basinformation om kliniska processer på vårdcentralen (PowerPoint presentation) inklusive förslag på diskussionsfrågor och film om förändringsarbete. o I Primärvårdens kvalitetshandbok finns KOL klinisk process, Diabetes typ 2 klinisk process och Artros höft/knä klinisk process publicerade och tillgängliga för alla som arbetar på vårdcentralen. o På Navet finns information om kliniska processer och stöd i införandet. Sökväg: Navet/Sjukvård/A-Ö/Kliniska processer i Primärvården. Värde Värde: Gemensam målbild på vårdcentralen Värdet med aktiviteten Göra processkartan känd är att skapa en gemensam målbild på vårdcentralen och att påbörja vårdcentralens arbete med att göra processkartan till er egen. : Beskriva nuläge en här är att tillsammans med teamet på vårdcentralen beskriva nuvarande arbetssätt. o Kartläggning av befintligt arbetssätt (kortfattad metodbeskrivning): - Förberedelser: Välj ut ett team som ska delta i kartläggningen. Alla professioner som deltar i flödet på vårdcentralen behöver representeras i kartläggningsteamet. Ta fram blädderblock, post-itlappar i olika färger, pennor. - Formulera målet, d.v.s. när patientens behov är tillfredsställda. - Börja kartlägga, patientens väg genom vården, kedjan av händelser aktiviteter i flödet: Beskriv ert flöde genom att använda post-it-lappar, rita pilar, streckgubbar, tidslinjer och enkla figurer som gör att alla förstår vårdcentralens befintliga arbetssätt. Stäm av i slutet så att alla i teamet är överens om den gemensamma bilden av nuläget. o Datainsamling - både manuell och automatisk. Använd gärna det baspaket som finns framtaget för varje klinisk process och vårdcentral, datarapporterna presenteras i SAS beslutstöd. Behöver ni ytterligare data, ställ frågorna; Vad är det för data vi behöver, Vad är syftet med datainsamlingen, Hur får vi fram data, Hur ska data analyseras, Hur ska det presenteras? o Patientsynpunkter, medkontrollärenden eller avvikelser som är relevanta att inkludera i nulägesbeskrivningen. o Gemba Kaizen (se bilaga 1), studera varandras arbete för att kartlägga och få ökad förståelse för en arbetssituation.

4 Värde Värde: Identifierat nuläge på vårdcentralen Värdet med aktiviteten Beskriva nuläge är att identifiera ett nuläge som ger en gemensam bild av vad vårdcentralen befinner sig inför ert förbättringsarbete. Värde Värde: Identifierade förbättringsåtgärder för att nå målet Värdet med aktiviteten Bedöma gapet mellan nuläge och önskvärt läge är att på ett strukturerat sätt identifiera de förbättringsåtgärder som behövs genomföras för att uppnå ert mål. : Bedöma gapet mellan nuläge och önskvärt läge en här är att jämföra identifierat nuläge med målbilden, det vill säga den kliniska processen. Analysera: Hur stort är gapet mellan nuläge och önskvärt läge? Vad behöver göras för att nå målet? o Jämför er beskrivning av nuläge med önskvärt läge. Ställ GAPfrågor och gör en orsaksanalys, exempelvis: - Vad görs redan idag som är i enlighet med processen? Lista dessa. - Vad finns det för problem/förbättrings- områden? Lista dessa. - För samman de problem som kan höra ihop. - Vilka är de mest sannolika grundorsakerna? Fråga gärna varför 5 gånger för att verkligen komma åt kärnan på problemet (se bilaga 2) o Prioritera problem/förbättringsområde. Detta är av avgörande betydelse för ert förbättringsarbete. Gör bedömningen utifrån patientbehov och utifrån vad som är möjligt för verksamheten. Bryt ner problemet så att de blir hanterbara att lösa. Lista förbättrings/problem-område i prioriterad ordning. : Kontinuerligt förbättringsarbete en här är att arbeta med kontinuerligt förändringsarbete utifrån PDSA-metodik för att uppnå ert mål. Troligtvis behöver ni arbeta med många små förbättringar som tillsammans stegvis tar er framåt mot målet. PDSA, plan do study act Dokumentera ert förbättringsarbete. Dokumentationen blir ert gemensamma stöd för att hålla ordning och informera varandra om vad som genomförts och vilka framsteg som nåtts. o Dokumentera ert stegvisa förbättringsarbete. Använd gärna Kaizenlappen alternativt en tabell där ni skriver ner era identifierade problem, pågående aktiviteter, ansvarig, PDSAstatus, klart-datum.

5 Värde Värde: Kvalitetssäkrad process på vårdcentral Värdet med aktiviteten Kontinuerligt förbättringsarbete är kvalitetssäkring av arbetssätt på vårdcentralen så att de är i enlighet med den kliniska processen. Processlut: Processen används av alla alltid Processen är etablerad på vårdcentralen och den förbättras kontinuerligt.

6 Bilaga 1. Gemba-kaizen Gemba betyder plats för verkligheten, det är där arbetet utförs, där värdeförädling sker och där kundkraven förvandlas till kundtillfredsställelse. Med gemba-kaizen tar man bort onödigt arbete i en process eller moment. Förberedelser: Bestäm vilka personer och vilket flöde som ska studeras Förbered dessa personer på övningens innebörd dvs det är inte honom eller henne vi studerar utan arbetssituationen och om den kan förbättras Genomförande En eller två personer studerar en person, ett team eller ett arbetsområde och noterar allt som händer. Det är av stor betydelse att den eller de som studerar arbetet inte själva är en del av det som studeras. Risken finns att man är hemmablind eller har en förutfattad mening om hur arbetet ska gå till. Man kan be personer från en annan arbetsplats, eller från en annan del av organisationen göra dessa studier. Diskussion Efter att ha genomfört studierna sätter de som utfört studierna sig ner för att tillsammans gå igenom vad man har sett och förbereda en presentation och diskussion med arbetskollegorna på arbetsplatsen. Komplettera gärna den muntliga presentationen med anteckningarna, bilder eller annan dokumentation. Diskussionen förs mellan de som studerats och de som utfört studierna. Om det finns en stor öppenhet på vårdcentralen kan hela personalen delta och i annat fall en utplockad grupp relevant för ändamålet. Diskussionen leds av de som genomfört studierna. Istället för att tala om hur något ska vara bör diskussionsledaren ställa sådana frågor som ger det rätta svaret. Fördelen med en sådan kommunikationsteknik är att svaret arbetar sig gruppen fram till och detta ger en eftersträvansvärd lösning. Exempel på diskussionsfrågor Vad kan förbättras? Hur är placeringen av utrustning och arbetsredskap? Hur nyttjas lokalerna? Kunde några arbetsmoment utföras av någon annan person? Kunde något arbetsmoment undvikits helt? Man lär sig mycket av att studera sitt eget arbetssätt, men man blir lätt hemmablind. En gemensam diskussion leder ofta till aha upplevelser och ökad medvetenhet. Man får bra tips och idéer om hur man kan göra sina flöden smidigare och man får många förslag till problemlösning. Problemlösning De problem som upptäcks vid övningen löses på vanligt sätt med kaizenlappar Uppföljning Eventuell uppföljningsmöte för att veta hur det går bokas tillsammans in innan avslut.

7 Bilaga 2. Varför, varför, varför, varför, varför? Ibland ställs vi inför problem där vi inte direkt kan se källan eller orsaken till problemet. Genom att ställa frågan varför, svara på den och upprepa frågan minst fyra gånger till ges en relativ enkel metodik för att finna källan till ett problem. Genom att upprepande gånger fråga varför leds man tillsammans mot att identifiera dess grundorsak. Denna form av verktyg för att hitta orsaken eller orsakerna till problemet leder ofta till många överraskningar, frågor och diskussioner. Ett exempel på metodiken och en analys av svaren följer nedan: PROBLEM: Personal väntar på patient att patientbesöket inte kommer igång på utsatt tid att patienten inte är anmäld i receptionen att patienten tar kölapp till receptionen precis när besöket ska starta att patienten ankommer till mottagningen den tid som står i kallelsen att det inte framgår av kallelsen att patienten bör komma en stund innan besöket ska starta IDENTIFIERAD ORSAK: Det framgår inte av kallelsen att patienten bör komma en stund innan besöket ska starta. LÖSNING: Skriv i kallelsen att patienten ska komma till mottagningen 10 minuter innan besöket ska starta.