www.pwc.se Revisinsrapprt Systematiskt arbetsmiljöarbete Lina Olssn, Cert. kmmunal revisr Erika Brlin Januari 2018
Innehåll 1. Sammanfattning... 2 1.1. Inledning... 2 1.2. Bedömning... 2 1.3. Rekmmendatiner... 3 2. Inledning... 4 2.1. Bakgrund... 4 2.2. Syfte ch revisinsfråga... 4 2.3. Kntrllmål... 4 2.4. Revisinskriterier... 4 2.5. Metd... 5 3. Iakttagelser ch bedömningar... 6 3.1. Arbetsmiljöplicy ch det systematiska arbetsmiljöarbetet... 6 3.1.1. Iakttagelser... 6 3.1.2. Bedömning... 7 3.2. Dkumenterade rutiner avseende det systematiska arbetsmiljöarbetet... 7 3.2.1. Iakttagelser... 8 3.2.2. Bedömning... 8 3.3. Uppföljning ch rapprtering av det systematiska arbetsmiljöarbetet... 9 3.3.1. Iakttagelser... 9 3.3.2. Bedömning... 10 Januari 2018 1 av 10
1. Sammanfattning 1.1. Inledning Kmmunens lekmannarevisrer har ett ansvar att granska Sandvikens kmmuns blag. Lekmannarevisrerna ska granska m blagen lever upp till det kmmunala ändamålet d.v.s. att blagen sköts på ett ändamålsenligt ch från eknmisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att den kntrll sm görs inm blagen är tillräcklig. Lekmannarevisrerna i Sandvikens kmmun ser blagens systematiska arbetsmiljöarbete sm ett riskutsatt mråde. har fått uppdraget att biträda de valda lekmannarevisrerna i detta uppdrag. 1.2. Bedömning Vi bedömer att s system ch rutiner för arbetsmiljöarbetet inte helt är ändamålsenliga, utifrån de kntrllmråden sm ingår i granskningen. Bedömningen utgår från angivna kntrllmål nedan. Kntrllfråga Finns en aktuell arbetsmiljöplicy? Finns dkumenterade rutiner sm beskriver det systematiska arbetsmiljöarbetet? Bedömning Uppfyllt i huvudsak Arbetsmiljöplanen är ett aktuellt dkument då den innehåller mål för år 2017. Via mål för arbetet är planen knkret ch kan följas upp. Vi rekmmenderar att arbetsmiljöplanen fastställs av styrelsen samt att det i dkumentet framgår datum för när dkumentet fastställts. Vi rekmmenderar även att arbetsmiljöplanen utvecklas eller att tillämpningsanvisningar upprättas till planen med riktlinjer/infrmatin m det systematiska arbetsmiljöarbetet. Delvis uppfyllt Dkumenterade rutiner sm beskriver det systematiska arbetsmiljöarbetet finns i viss utsträckning. Vi rekmmenderar att arbetsmiljöplanen utvecklas eller att tillämpningsanvisningar upprättas för att beskriva blagets systematiska arbetsmiljöarbete. Rutinerna bör ge besked m när, hur ch av vem det systematiska arbetsmiljöarbetet ska genmföras samt vilka sm ska medverka i arbetet. Det är särskilt viktigt att på förhand bestämma när ch hur undersökning av arbetsförhållandena ska göras. Vi rekmmenderar även att infrmatin ch utbildning avseende det systematiska arbetsmiljöarbetet sker inm rganisatinen, inklusive vilka styrdkument ch rutindku- Januari 2018 2 av 10
Sker uppföljning ch rapprtering sker av det systematiska arbetsmiljöarbetet? (Inm blaget ch till styrelsen) ment sm finns för arbetet. Uppfyllt i huvudsak Inm ramen för granskningen har vi tagit del av en årlig uppföljning för respektive verksamhet. Vi ser psitivt på detta genmförs. Vi rekmmenderar, precis sm avsikten uppgivits vara, att en övergripande uppföljning sker utifrån resultatet av de enskilda verksamheterna. Vi rekmmenderar även att styrelsen på en övergripande nivå infrmeras m eventuella förbättringsmråden utifrån den årliga uppföljningen. Den uppföljning sm styrelsen tagit del av har under granskningen uppgivits ske utifrån verksamhetsmålen avseende medarbetarsamtal samt medarbetarenkät. Styrelsen uppges ha infrmerats m resultatet av medarbetarenkäten. 1.3. Rekmmendatiner Vi rekmmenderar att: - Arbetsmiljöplanen fastställs av styrelsen samt att det i dkumentet framgår datum för när dkumentet fastställts. - Arbetsmiljöplanen utvecklas eller att tillämpningsanvisningar upprättas för att beskriva blagets systematiska arbetsmiljöarbete. - Infrmatin ch utbildning avseende det systematiska arbetsmiljöarbetet sker inm rganisatinen. - Styrelsen på en övergripande nivå infrmeras m eventuella förbättringsmråden utifrån den årliga uppföljningen. Januari 2018 3 av 10
2. Inledning 2.1. Bakgrund Kmmunens lekmannarevisrer har ett ansvar att granska Sandvikens kmmuns blag. Lekmannarevisrerna ska granska m blagen lever upp till det kmmunala ändamålet d.v.s. att blagen sköts på ett ändamålsenligt ch från eknmisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att den kntrll sm görs inm blagen är tillräcklig. Arbetsgivaren har huvudansvaret för arbetsmiljön i verksamheten. För att uppfylla ansvaret skall arbetsgivaren vidta alla åtgärder sm behövs för att förebygga att arbetstagaren utsätts för hälsa eller lycksfall. Vidare skall arbetsgivaren systematiskt planera, leda ch kntrllera verksamheten på ett sådant sätt sm leder till att krav i lag ch föreskrifter uppfylls. Arbetsmiljöverkets föreskrifter ch allmänna råd (AFS 2001:1) förtydligar vad systematiskt arbetsmiljöarbete innebär. Där anges bl.a. att det systematiska arbetsmiljöarbetet skall ingå sm en naturlig del i den dagliga verksamheten ch mfatta alla fysiska, psyklgiska ch sciala förhållanden sm har betydelse för arbetsmiljön. Arbetsgivarnas ansvar för arbetsmiljön regleras av arbetsmiljölagen. Lagen kmpletteras av arbetsmiljöförrdningen samt arbetsmiljöverkets föreskrifter m t.ex. systematiskt arbetsmiljöarbete. Dessutm finns arbetsmiljöverkets allmänna råd m tillämpningen av föreskrifterna. Dessa är emellertid inte tvingande utan syftar till att klargöra föreskrifternas innebörd. Arbetsmiljöverket är tillsynsmyndighet för att arbetsmiljölagen efterlevs. Föreskrifter m rganisatrisk ch scial arbetsmiljö trädde i kraft i mars 2016. De reglerar kunskapskrav, mål, arbetsbelastning, arbetstid ch kränkande särbehandling. Lekmannarevisrerna i Sandvikens kmmun ser blagens systematiska arbetsmiljöarbete sm ett riskutsatt mråde. har fått uppdraget att biträda de valda lekmannarevisrerna i detta uppdrag. 2.2. Syfte ch revisinsfråga Är s system ch rutiner för arbetsmiljöarbetet ändamålsenligt (utifrån de kntrllmråden sm ingår i granskningen)? 2.3. Kntrllmål - Finns en aktuell arbetsmiljöplicy? - Finns dkumenterade rutiner sm beskriver det systematiska arbetsmiljöarbetet? - Vilken uppföljning ch rapprtering sker av det systematiska arbetsmiljöarbetet? (Inm blaget ch till styrelsen) 2.4. Revisinskriterier - Arbetsmiljölagen (1977:1160) - Arbetsmiljöförrdningen (1977:1166) samt Arbetsmiljöverkets föreskrifter m systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1). Januari 2018 4 av 10
- Interna regelverk ch plicies, såsm plicy ch riktlinjer sm avser det systematiska arbetsmiljöarbetet. 2.5. Metd Granskningen har skett genm dkumentstudier samt intervjuer med VD ch teknik- ch säkerhetsansvarig. Rapprten har faktakntrllerats av de intervjuade. Januari 2018 5 av 10
3. Iakttagelser ch bedömningar Av blagsrdningen för framgår att blaget har att förvalta, driva ch hyra ut fritids- ch idrttsanläggningar, bedriva restaurang- ch knferensverksamhet samt annan därmed förenlig verksamhet. har ca 37 tillsvidareanställda medarbetare inm avdelningarna drift, eknmi, sälj, evenemang samt restaurang. Vid evenemang arbetar ett varierat antal timanställda. Samtliga chefer uppges ha genmgått kmmunens ledarskapsprgram, där arbetsmiljö är ett av de mråden sm ingår. På finns inte ett lkalt skyddsmbud. 3.1. Arbetsmiljöplicy ch det systematiska arbetsmiljöarbetet Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter m systematiskt arbetsmiljöarbete 5 AFS 2001:1 ska det finnas en arbetsmiljöplicy sm beskriver hur arbetsförhållandena i arbetsgivarens verksamhet skall vara för att hälsa ch lycksfall i arbetet skall förebyggas ch en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Det skall finnas rutiner sm beskriver hur det systematiska arbetsmiljöarbetet skall gå till. Arbetsmiljöplicyn ch rutinerna skall dkumenteras skriftligt m det finns minst ti arbetstagare i verksamheten. I Arbetsmiljöverkets allmänna råd m tillämpningen av föreskrifterna m systematiskt arbetsmiljöarbete framgår att de risker sm finns i verksamheten är en viktig utgångspunkt när arbetsmiljöplicyn skall frmuleras. Det är viktigt att plicyn är så knkret att den kan följas upp. Den kan till exempel vara inriktad på knkreta åtgärder för att förebygga lycksfall ch för att öka variatinen i arbetet. 3.1.1. Iakttagelser För finns en arbetsmiljöplan, utarbetad av ledningsgruppen. Följande arbetsmiljömål finns i arbetsmiljöplanen för år 2017: 95 % av medarbetarna ska känna arbetsglädje av att arbeta hs ss Den krta sjukfrånvarn ska minska med 50 %. Den långa sjukfrånvarn ska minska med 100 % 90 % ska uppleva att de har en bra arbetsbelastning ch i övrigt en bra balans i livet 100 % ska uppleva att de har tillräcklig kmpetens för att utföra ett bra arbete 80 % ska uppleva att våra regelbundna medarbetarsamtal är givande ch att det finns 3-5 rimligt satta mål 85 % ska uppleva att vi har ett gtt ledarskap Ingen medarbetare ska uppleva sig mbbad, trakasserad eller diskriminerad. Januari 2018 6 av 10
I anslutning till målen finns beskrivet exempel på hur målen ska uppnås. Uppföljning av arbetsmiljömålen har under granskningen delvis uppgivits ske genm den årliga medarbetarundersökningen. I arbetsmiljöplanen regleras ansvarsfördelningen mellan ledningsgrupp, verksamhetschef samt medarbetare vad gäller arbetsmiljöarbetet. Vidare framgår riktlinjer för det systematiska arbetsmiljöarbetet på. Vid intervjuer framkmmer att arbetsmiljöplanen ska uppdateras varje år. Arbetsmiljöplanen är inte antagen av styrelsen. 3.1.2. Bedömning Arbetsmiljöplanen är ett aktuellt dkument då den innehåller mål för år 2017. Via mål för arbetet är planen knkret ch kan följas upp. Vi rekmmenderar att arbetsmiljöplanen fastställs av styrelsen samt att det i dkumentet framgår datum för när dkumentet fastställts. Vi rekmmenderar även att målen sm anges i arbetsmiljöplanen följs upp. Det är viktigt att blaget utgår från de risker sm finns i verksamheten vid utfrmande av arbetsmiljöplicy. Vi rekmmenderar att arbetsmiljöplanen utvecklas eller att tillämpningsanvisningar upprättas till planen med riktlinjer/infrmatin m det systematiska arbetsmiljöarbetet. 3.2. Dkumenterade rutiner avseende det systematiska arbetsmiljöarbetet Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter m systematiskt arbetsmiljöarbete 5 AFS 2001:1 ska det finnas rutiner sm beskriver hur det systematiska arbetsmiljöarbetet skall gå till. I Arbetsmiljöverkets allmänna råd m tillämpningen av föreskrifterna m systematiskt arbetsmiljöarbete framgår att rutiner, det vill säga i förväg bestämda tillvägagångssätt, syftar till att få systematik i arbetsmiljöarbetet. Detta kan förhindra felaktiga beslut. Rutinerna bör ge besked m när, hur ch av vem det systematiska arbetsmiljöarbetet skall genmföras samt vilka sm skall medverka. Rutinerna behöver inte vara mfattande. I ett litet företag kan det räcka med att det finns en tydlig framförhållning när det gäller vad sm skall göras i arbetsmiljöarbetet. Det är särskilt viktigt att på förhand bestämma när ch hur undersökning av arbetsförhållandena skall göras. Arbetsgivaren skall enligt 8 AFS 2001:1 regelbundet undersöka arbetsförhållandena ch bedöma riskerna för att någn kan kmma att drabbas av hälsa eller lycksfall i arbetet. När ändringar i verksamheten planeras, skall arbetsgivaren bedöma m ändringarna medför risker för hälsa eller lycksfall sm kan behöva åtgärdas. Riskbedömningen skall dkumenteras skriftligt. I riskbedömningen skall anges vilka risker sm finns ch m de är allvarliga eller inte. Risk innebär att det finns en sannlikhet för att hälsa eller lycksfall i arbetet kan uppstå. Hur allvarlig risken är måste avgöras från fall till fall. Bedömningen av risken görs i första hand utifrån de erfarenheter sm finns i verksamheten ch skyddsrnderna. Bedömningen görs av chefen/arbetsledare tillsammans med arbetstagarna ch skyddsmbudet. Januari 2018 7 av 10
Arbetsgivaren skall medelbart eller så snart det är praktiskt möjligt genmföra åtgärder med anledning av det sm framkmmer vid riskbedömningen. De åtgärder sm inte vidtas medelbart, dvs, samma dag eller någn av de närmaste dagarna, skall föras in i en skriftlig handlingsplan enligt 10 AFS 2001:1. I planen anges när åtgärderna skall vara genmförda ch vem sm har ansvar att åtgärderna genmförs. Genmförda åtgärder skall följas upp. Detta kan göras på arbetsplatsträffar, skyddsrnder eller liknande. I 6 AFS 2001:1 stipuleras att arbetsgivaren skall fördela uppgifterna i verksamheten på ett sådant sätt att en eller flera chefer, arbetsledare eller andra arbetstagare får i uppgift att verka för att risker i arbetet förebyggs ch en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Arbetsgivaren skall se till att de sm får dessa uppgifter är tillräckligt många, ch har de befgenheter ch resurser samt den kmpetens sm behövs. 3.2.1. Iakttagelser Det finns en mall för riskbedömning. I mallen ska det anges en beskrivning av risken inklusive riskbedömning. Därutöver ska det även anges vilken åtgärd sm ska vidtas, vem sm ska vidta denna samt när det ska ske inklusive status. Mallen har under granskningen uppgivits användas vid arbetsmiljörnder. Vi har tagit del av ett exempel från en arbetsmiljörnd från år 2014, där mallen använts. I verksamheternas årliga uppföljning sm genmfördes april maj 2017 framgår att dkumentatin av riskbedömningar ch genmförda åtgärder samt handlingsplaner fta saknas. Vid intervjuer framkmmer att brister i exempelvis den fysiska arbetsmiljön sm identifieras i det vardagliga arbetet åtgärdas mgående, främst genm att en felanmälan görs. Vid behv av ny kntrsutrustning eller dylikt förs en dialg mellan medarbetare ch chef, vilket i nrmalfallet inte dkumenteras. Det har under granskningen uppgivits att fta antecknar ansvarig chef vad sm ska ske på en km-ihåg-lista. Rutin ch systematiserat arbete med dkumenterade handlingsplaner har under granskningen uppgivits kunna förbättras. I de årliga uppföljningar sm skett framgår för tre av fyra verksamheter att förtydligande även behövs avseende dkumenterad ch tydlig fördelning av arbetsmiljöuppgifter (sm talar m vem sm ska göra vad). Vi har inte funnit att en mall för tilldelning av arbetsmiljöuppgifter finns inm blaget. I uppföljningen framgår även att kunskaper för chefer ch arbetstagare bör förbättras avseende arbetsmiljölagstiftningen. Det har under granskningen uppgivits att under hösten 2017 har samtliga medarbetare genmgått en utbildning på mrådet ht ch våld. Därutöver uppges utbildningar i psykscial hälsa samt hjärt- ch lungräddning ha genmförts för samtliga medarbetare. 3.2.2. Bedömning Dkumenterade rutiner sm beskriver det systematiska arbetsmiljöarbetet finns i viss utsträckning i arbetsmiljöplanen, där det exempelvis anges att: - Varje avdelning utfrmar sina egna mål för arbetsmiljön utifrån sina unika förutsättningar, men med utgångspunkt i övergripande mål för arbetsmiljöarbetet. Januari 2018 8 av 10
- Arbetsmiljöarbetet sker systematiskt i ledningsgruppen ch årliga handlingsplaner upprättas för respektive avdelning. - Regelbunden översyn att gällande regler, skriftliga instruktiner ch interna krav finns tillgängliga på varje avdelning/arbetsställe. - Olycksfall ch tillbud rapprteras medelbart. Vi rekmmenderar att arbetsmiljöplanen utvecklas eller att tillämpningsanvisningar upprättas för att beskriva blagets systematiska arbetsmiljöarbete. Rutinerna bör ge besked m när, hur ch av vem det systematiska arbetsmiljöarbetet ska genmföras samt vilka sm ska medverka. Det är särskilt viktigt att på förhand bestämma när ch hur undersökning av arbetsförhållandena ska göras. Ett exempel avseende detta avser skyddsrnder, riskbedömningar samt handlingsplaner. Det bör tydliggöras när lika delar i arbetsmiljöarbetet bör ske, exempelvis hur fta sm skyddsrnder ska genmföras samt vilka mallar sm ska användas för detta. Det bör inkluderas infrmatin avseende tilldelning av arbetsmiljöuppgifter. Vi rekmmenderar även att infrmatin ch utbildning avseende det systematiska arbetsmiljöarbetet sker inm rganisatinen, inklusive vilka styrdkument ch rutindkument sm finns för arbetet. 3.3. Uppföljning ch rapprtering av det systematiska arbetsmiljöarbetet Arbetsgivaren skall enligt 11 AFS 2001:1 varje år göra en uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Om det inte fungerat bra skall det förbättras. Uppföljningen skall dkumenteras skriftligt m det finns minst ti arbetstagare i verksamheten. I Arbetsmiljöverkets allmänna råd m tillämpningen av föreskrifterna m systematiskt arbetsmiljöarbete framgår att syftet med den årliga uppföljningen är att undersöka m arbetsmiljöarbetet bedrivs enligt föreskrifterna m systematiskt arbetsmiljöarbete. Det kan behövas tätare uppföljning än en gång m året, till exempel efter en mrganisatin ch efter lycksfall ch allvarliga tillbud. Uppföljningen kan göras genm att innehållet i föreskrifterna ch råden jämförs med det arbetsmiljöarbete sm faktiskt bedrivs. 3.3.1. Iakttagelser Årlig uppföljning har gjrts under april/maj 2017 för respektive avdelning; drift, eknmi, evenemang samt restaurang. Det har under granskningen uppgivits att ansvaret för att åtgärda eventuella brister åligger respektive avdelningschef. Det har under granskningen även uppgivits att avsikten är att den årliga uppföljningen ska sammanställas i en rapprt sm ledningsgruppen tar del av. Det har under granskningen uppgivits att styrelsen tar del av infrmatin inm mrådet utifrån ett av blagets verksamhetsmål. Målet har en indirekt bäring på arbetsmiljömrådet genm perspektivet medarbetare där bland annat antal medarbetarsamtal per medarbetare samt medarbetarenkät ingår. Uppföljning av verksamhetsmål sker årligen. genmför medarbetarundersökningar med samma leverantör sm hela kmmunkncernen använder. Blaget genmför medarbetarundersökningen årligen. Januari 2018 9 av 10
Vid intervjuer framkmmer att resultatet av medarbetarundersökningen ligger till grund för eventuella åtgärder inm arbetsmiljömrådet. Ett exempel sm nämns är en heldag med tema värdegrund, där samtliga medarbetare deltagit. Sådana temadagar nämns även sm ett exempel på hur blaget arbetar med arbetsmiljömålen ch uppföljning av dessa. Styrelsen uppges ha infrmerats m resultatet av medarbetarundersökningen i slutet av år 2017. 1 Utöver detta har det under granskningen uppgivits att rapprtering till blagets styrelse sker av alla händelser av vikt, t.ex. rganisatriska förändringar. 3.3.2. Bedömning Inm ramen för granskningen har vi tagit del av en årlig uppföljning för respektive verksamhet. Vi ser psitivt på detta genmförs. Vi rekmmenderar, precis sm avsikten uppgivits vara, att en övergripande uppföljning sker utifrån resultatet av de enskilda verksamheterna. Vi rekmmenderar även att styrelsen på en övergripande nivå infrmeras m eventuella förbättringsmråden utifrån den årliga uppföljningen. Den uppföljning sm styrelsen tagit del av har under granskningen uppgivits ske utifrån verksamhetsmålen avseende medarbetarsamtal samt medarbetarenkät. Styrelsen uppges ha infrmerats m resultatet av medarbetarenkäten. 2018-01-26 Pär Månssn Uppdragsledare Lina Olssn Prjektledare 1 Prtkllet var inte justerat vid granskningens genmförande ch vi har därmed inte kunnat ta del av prtkll med infrmatin m att detta skett. Januari 2018 10 av 10