Kvalitetsberättelse år 2013 stöd vård omsorg Vård- och socialförvaltningen 2014-06-05 Monica Lundgren, socialchef
Titel: Kvalitetsberättelse Vård- och socialförvaltningen, 2013 Id nr: 70 Typ: Kvalitetsberättelse 2014-06-05 Version: 1.0 Upprättad av: Socialchef Fastställd av: Socialchef Innehåll Inledning Planeringen av kvalitetsarbetet Övergripande mål och strategier Organisatoriskt ansvar Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Riskanalys Genomförande av kvalitetsarbetet Personalens medverkan i kvalitetsarbetet Förebyggande arbete Internkontroll/egenkontroll Utredning av avvikelser Processer och rutiner Samverkan Uppföljning av kvalitetsarbetet Struktur för uppföljning Resultat och analys Inriktningsmål från socialnämnden Internkontroll/egenkontroll Resultat av förslag, synpunkter/klagomål Resultat av rapportering av missförhållanden Resultat av lokala värdighetsgarantier särskilt boende 2013 Jämförelser med andra kommuner Kommunens kvalitet i korthet KKiK Förbättringsåtgärder för att säkra verksamhetens kvalitet Individ- och familjeomsorg Biståndsenheten Hemtjänst Särskilt boende Omsorger om personer med funktionsnedsättning Hemsjukvård Mål och strategier för kommande år 2014 1 1 1 1 2 2 3 3 3 3 4 4 5 5 5 6 6 7 7 8 8 9 9 10 10 10 11 11 11 12
1 Inledning Den som bedriver socialtjänst ska varje år upprätta en kvalitetsberättelse som beskriver hur kvalitetsarbetet gått till, vilka åtgärder som vidtagits och vilka resultat som har uppnåtts (SOSFS 2011:9, 7kap. 1 ) Enligt Socialstyrelsen bör det av kvalitetsberättelsen framgå: hur verksamheten bedrivit systematiskt kvalitetsarbete under föregående kalenderår vad verksamheten gjort för att säkra kvaliteten vilka resultat verksamheten uppnått strategier och målområden för kommande år Planeringen av kvalitetsarbetet Övergripande mål och strategier Förutom de krav och mål som finns i lagstiftningen som gäller för vår verksamhet har socialnämnden antagit ett antal inriktningsmål och effektmål. Nämndens arbete med målen har utgått från kommunfullmäktiges beslut om politiska prioriteringar 2013-2014. I kommunfullmäktiges dokument finns övergripande mål till alla förvaltningar samt prioriterade mål riktade till olika verksamhetsområden. Utifrån målen bör respektive verksamhet ta fram strategier för måluppfyllelse i verksamhetsplaner/utvecklingsplaner. Under 2013 har uppföljningar gjorts utifrån socialnämndens antagna mål. Organisatoriskt ansvar Socialnämnden ansvarar för att fastställa ramen för förvaltningens kvalitetsarbete. Förvaltningschefen och områdeschefer ansvarar tillsammans med enhetschefer för att kvalitetsarbetet genomförs ute i verksamheterna. Alla medarbetare har också ett ansvar att aktivt medverka i kvalitetsarbetet.
2 Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Vård och socialförvaltningen har under 2013 tagit fram Vägvisaren, ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete för förvaltningen och närvård Frostviken. Ledningssystemet fastställdes av socialnämnden 2014-02-27. Ledningssystemet beskrivs som ett förbättringshjul. Det framgår hur ansvaret är fördelat i förvaltningen, vilka områden som ingår, vilka processer, rutiner och stödjande dokument som är kopplade till respektive område, samt hur uppföljning sker. Riskanalys I planeringen av verksamheten genomfördes riskanalyser i samband med framtagande av socialnämndens internkontrollplan och förvaltningens egenkontrollplan för 2013. Allvarlighetsgrad och sannolikhet bedömdes för respektive område enligt kommunens rutin för internkontroll Annat som riskanalyserats under året är till exempel: ledning, styrning vid några särskilda boenden personal/kvalitet inom LSS bostäder budgetprocessen förslag till budgetanpassningar förslag/åtgärder inför fackliga förhandlingar
3 Genomförande av kvalitetsarbetet Personalens medverkan i kvalitetsarbetet I ledningssystemet för kvalitetsarbete är det tydliggjort att Alla medarbetare behöver vara involverade och delaktiga. Möjlighet till kontroll av eget utfört arbete, identifiering och rapportering av fel och brister ska vara självklara delar i medarbetarnas dagliga arbete. En kommunikationsplan togs fram i januari 2014 i syfte att kommunicera och implementera ledningssystemet för kvalitetsarbetet. Personalens medverkan i kvalitetsarbetet sker till exempel i samband med: Vårdtagaruppföljning Arbetsplatsträffar Planeringsdagar Arbetsgrupper Introduktion Kompetenshöjning/utbildning Teamutbildning Webbutbildningar Rapportering samt uppföljning och analys av avvikelser, synpunkter och klagomål, missförhållanden, tillbud alternativt risk för detta Förebyggande arbete I verksamhetens ansvar ingår att arbeta förebyggande så att människor kan nås i ett tidigt skede. Detta sker bland annat genom att: kvinnor och män som fyller 70 år erbjuds uppsökande förebyggande hembesök av distriktssköterska. arbeta med vårdprevention med stöd av Senior Alert bedriva uppsökande verksamhet inom socialtjänsten, t ex. boendestöd. stödja mötesplatser för olika målgrupper erbjuda öppen verksamhet för råd och stöd erbjuda anhörigstöd Internkontroll/egenkontroll Syftet med internkontrollen är att socialnämnden med en rimlig grad av säkerhet ska säkerställa att följade uppnås: ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet
4 tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. De processer som granskats och redovisats i socialnämnden är: uppföljning av politiskt fastställda mål att riktlinjer för ekonomiskt bistånd efterlevs att placeringsavtal upprättas vid placering vid hem för vård eller boende (Hvb-hem) hantering av privata medel inom särskilt boende social dokumentation i myndighetsutövning och i verkställighet samt, att diarieföring sker enligt upprättad rutin. Förvaltningens tog även fram en plan för egenkontroll. Där valdes t.ex följande områden ut efter riskanalys; att personal inom hemtjänsten bär synlig ID bricka att samtliga medarbetare inom hemtjänsten loggar in i Intraphone att registerutdrag från belastningsregistret har lämnats in att uppföljning av placerade barn sker på ett strukturerat sätt att tidsgränser för förhandsbedömning och utredning av barn som misstänks fara illa inte överskrids tidsåtgång från anmälan om rattonykterhet till första kontakt med vuxenenheten Utredning av avvikelser Förslag, synpunkter och klagomål hanteras enligt rutin som fastställts av socialnämnden. Rapportering av missförhållande och risk för missförhållande sker enligt fastställd rutin inom nämndens ansvarsområde. Lärande, återföring till verksamhet, direkt anhörigstöd ges vid utredning. Processer och rutiner Den samlade socialtjänsten i Strömsunds kommun består av fyra verksamheter; omsorger om personer med funktionsnedsättning, äldreomsorg, individ- och familjeomsorg, samt biståndsenhet. Hemsjukvård ingår även i kommunens ansvarsområde. Vård- och socialförvaltningen har tagit fram en rutin för förvaltningens styrande dokument, som ska vara vägledande i utformningen av rutiner som hör till olika processer. Under 2013 har följande rutiner omar-
5 betats utifrån rutinen: Samordnad individuell plan (SIP), Intern samordnad individuell plan (ISIP), Synpunkter och klagomål, Lex Sarah och familjehemsrutin. Samverkan Intern samverkan sker kontinuerligt mellan olika verksamhetsområden. Externt, inom länet finns flera etablerade samverkansarenor mellan Regionförbundet och landstinget med ett antal länsgemensamma överenskommelser, bland annat inom de områden som redovisas i följande länk. http://jll.se/samverkan Under 2013 har följande överenskommelser tagits fram Centrum mot våld. Omarbetad länsgemensam handbok och checklista för Våld i nära relationer som beskriver vem som gör vad. Avtalet med Kvinnojouren Bättre liv för sjuka äldre Samverkansavtal med vårdhygien Samverkansdokument för demensvård E-hälsa Avtal om personligt ombud TNE avtal (Tillnyktring) Familjehemsvård barn- och unga Länsöverenskommelse psykiskt funktionsnedsatta Reviderad plan för anhörigstöd Samordnad individuell plan (SIP) Dessutom har det tagits fram en intern rutin kallad Intern Samordnad individuell plan (ISIP). Båda rutinerna behöver spridas och implementeras i verksamheterna. Uppföljning av kvalitetsarbetet Struktur för uppföljning Under 2012 fastställdes inriktnings- och effektmål för 2013. Redovisning sker för respektive verksamhetsområde våren 2014. Resultat i internkontrollplan fastställd av socialnämnden har redovisats och godkänts. Resultaten i förvaltningens egenkontrollplan har redovisats till förvaltningsledningen. Sammanställningar och analys av synpunkter och klagomål, rapportering om missförhållanden och avvikelser för 2013 har redovisats till socialnämnden, förvaltningsledningen och vidare i verksamheten av chef i linje.
6 Resultat och analys Inriktningsmål från socialnämnden Effekt mål Resultat 2013 Analys Ökad kvalitet ur ett brukarperspektiv inom kommunens särskilda boenden för äldre Totalt redovisas till kommun- och landstingsdatabasen (KOLADA) för 2013, 9 olika parametrar. Förbättringsområde Jämfört med 2012 har sju parametrar bättre absoluta värden och två har oförändrade värden. Ökad/bibehållen kvalitet inom kommunens grupp och serviceboenden inom LSS Ökad/bibehållen kvalitet i daglig verksamhet (utgångsvärde saknas) Väntetid från ansökan till erbjudande om plats i särskilt boende efter gynnande beslut ska maximalt uppgå till 60 dagar Beslut om insatsen kontaktperson/kontaktfamilj ska verkställas inom maximalt 90 dagar Väntetid för besök/ansökan om ekonomiskt bistånd skall inte överskrida två veckor Antalet olika personal som en hemtjänstmottagare som mest möter under 14 dagar skall i genomsnitt uppgå till högst 12 personer. Antalet olika personal som en vårdtagare i särskilt boende möter under ett dygn (processmått). Andelen personer med risk för fall, undernäring, trycksår ska minska med 10%, 2013 jämfört med föregående år. Andelen kvinnor/män med svåra skador, större frakturer ska minska med 10% 2013 jämfört med föregående år. Alla utredningar inom barn och familj skall vara avslutade inom 4 månader Utredningar om barn och processen skall fullgod för vara rättssäkerhet och uppgå till lägst 4 på en 5 gradig skala Andelen läkemedelsavvikelser ska minska med 10%, 2013 jämfört med föregående år Andelen kvinnor/män i särskilt boende för äldre där årlig läkemedelsgenomgång, läkare och sjuksköterska genomförts under de senaste 12 månaderna, ska uppgå till 100% 1. Andelen kvinnor/män som får olämpliga läkemedel > 75 år ska minska med 10 % 2. Andelen kvinnor/män som får, antipsykotiska läkemedel > = 65 år via apodos ska minska med 10 % 3. Andelen kvinnor/män som får antiinflammatoriska läkemedel > = 75 år ska minska med 10 % 8 av 9 nyckeltal var uppfyllda till 100% 2013 (87%) Resultat saknas Kort väntetid, 30 dagar, lägre än medel (KKIK). 78% var verkställda inom 90 dagar Väntetiden var i genomsnitt kortare än 2 veckor Målet är uppnått, bättre än medel, 14 personer (KKIK) Mätvärdet blev 8 personal Större frakturer, målet har ej uppnåtts, ökning med 4 st jmf. Med 2012. Målet har inte uppnåtts Målet har uppnåtts. Medelvärde på granskade utredningar var 4,3. Målet har inte uppnåtts Målet har inte uppnåtts. Resultat 93-100% Målet har uppnåtts Förbättringsområde Målet har inte uppnåtts (se patientsäkerhetsberättelse) Förbättringsområde Förbättringsområde Förbättringsområde Förbättringsområde Dialog om målvärde
7 Internkontroll/egenkontroll Nedan redovisas de processer/rutiner som efter kontroll visat sig fungera bra: social dokumentation i myndighetsutövningen inom biståndsenheten, samt i insatsen särskilt boende kontroll av att samtliga medarbetare inom hemtjänsten loggar in i systemet Intraphone väntetid ekonomiskt bistånd att antal dagar/veckor från första kontakt till tid för besök inte överskrider nämndens ambitionsnivå ekonomiutredningar innehåll och kvalitet loggar i Procapita - att ingen obehörig tagit del av uppgifter i journal tidsgränser förhandsbedömning i samband med misstanke om att barn far illa att tidsgränsen inte överskrids Nedanstående processer/rutiner behöver vi fortsätta förbättra: att placeringsavtal upprättas vid placering i hem för vård eller boende (Hvb) hantering av privata medel i särskilt boende identifikation av hemtjänstpersonal att personalen bär synlig ID bricka att utredningstiden av barn och unga som misstänks fara illa inte överstiger 4 månader att utredningarna genomförs enligt BBiC:s struktur, att formulär och stöddokument används att uppföljningen av placerade barn sker enligt BBiC:s struktur vuxenutredningars innehåll och kvalitet att förkorta tiden från en anmälan från polisen om att någon varit rattonykter till första kontakt från vuxenenheten att egenavgifter tas ut vid placeringar i familjehem /Hvb hem (missbruk vuxna) Resultat av förslag, synpunkter/klagomål Verksamhetsområden Antal Äldreomsorg 17 Omsorg om personer med funktionsnedsättning 0 Individ- och familjeomsorg 6 Summa 23 Förvaltningen har under 2013 tagit emot 23 förslag, synpunkter som fördelat sig enligt ovan. Redovisning har skett till socialnämnden. För-
8 bättringsåtgärder som vidtagits under 2013 är ökad information om möjligheten att lämna synpunkter i olika sammanhang, bl.a. till anhöriga och pensionärsorganisationer. Resultat av rapportering av missförhållanden Verksamhetsområden Antal Äldreomsorg 23 Omsorg om personer med funktionsnedsättning 0 Individ- och familjeomsorg 0 Närvårdsavdelningen, kommunala korttidsplatser 1 Närvård Frostviken 0 Summa 24 Inom äldreomsorg kom det in 23 rapporter om missförhållanden under 2013. En av dessa anmäldes till Inspektionen för vård- och omsorg (IVO). Närvårdsavdelningen rapporterade en händelse avseende kommunala korttidsplatser. Inga rapporteringar om missförhållanden, eller risk för missförhållanden kom in från Närvård Frostviken, individ- och familjeomsorgen eller från området omsorger om personer med funktionsnedsättning enligt LSS under 2013. Resultat av lokala värdighetsgarantier särskilt boende 2013 Värdegrunden för äldreomsorgen som införts i socialtjänstlagen innehåller formuleringen att äldreomsorgen i Sverige ska inriktas på att äldre personer får leva ett värdigt liv och känna välbefinnande. Varje kommun beslutar sedan själv om värdighetsgarantier ska införas.
9 Lokala värdighetsgarantier inom hemtjänst och särskilt boende togs fram i dialog mellan socialnämnden, vård- och socialförvaltningen och äldre personer i kommunen och beslutades av nämnden 2012. Värdighetsgarantierna ska göra det tydligt för äldre kvinnor och män, deras anhöriga och övriga kommuninvånare vad de kan förvänta sig av äldreomsorgen. Personalens kompetens är av största vikt och internutbildning kring värdegrund och kontaktmannaskap som påbörjats och kommer att fortgå med studiecirklar under 2014. Socialt innehåll och aktiviteter har stor betydelse för värdighet och välbefinnande hos de kvinnor och män som är bosatta i särskilt boende. Detta är också en bakgrund till varför värdighetsgarantier omfattar dessa delar. Arbetet med att leva upp till garantierna kommer att fortgå med ständig uppföljning. Jämförelser med andra kommuner Kommunens kvalitet i korthet KKiK Nedan redovisas resultatet från de KKiK mått som inte tidigare redovisats under rubriken Inriktningsmål från socialnämnden Mått Mätetal nr 7 Hur lång är väntetiden i snitt (dagar) för att få plats på ett äldreboende från ansökan till erbjudande om plats? Källa: Egen undersökning, till Kolada 8 Hur lång är handläggningstiden i snitt (dagar) för att få ekonomiskt bistånd vid nybesök? Källa: Egen undersökning, till Kolada 25 Andel brukare som är ganska/ mycket nöjda med sitt särskilda boende. Källa: Socialstyrelsens brukarundersökning 26 Vilket omsorgs- och serviceutbud har hemtjänst finansierad av kommunen? Index 0-100. Källa: Egen undersökning, till Kolada 28 Andel brukare som är ganska/mycket nöjda med sin hemtjänst. Källa: Socialstyrelsens brukarundersökning 30 Andelen icke återaktualiserade ungdomar ett år efter avslutad insats/utredning. Källa: Egen undersökning, till Kolada 32 Hur stor andel av befolkningen får försörjningsstöd? Källa: SCB Resultat 2012 Resultat 2013 Medelvärde 49 dagar 30 dagar 50 dagar 9dagar 7 dagar 16 dagar 71 % 83 % 84 % 55 64 69 94 % 93 % 91 % 86 % 88 % 80 % 7,1 % 4,0 % Förbättringsåtgärder för att säkra verksamhetens kvalitet Arbetet har bedrivits enligt förbättringshjulet. Nedan redovisas vilka åtgärder, processer och rutiner som vidtagit för att säkra kvaliteten under 2013. Därefter beskrivs hur arbetet bedrivits inom övergripande områden i ledningssystemet i syfte att säkra kvaliteten.
10 Individ- och familjeomsorg tillskott av handläggare inom ekonomienheten för att minska väntetider och höja kvaliteten utbildningsinsatser för respektive enhet bevakningsmodul i Procapita för bevakning av ärenden införskaffande av UBU (Uppföljning av Insatser för Barn och Unga Vård och Boende utbildning av en familjehemsutbildare i samverkan med övriga kommuner länsgemensam rutin och process för familjehemsutredningar regelbunden samverkan inom missbruksvården med primärvården, privata vårdgivare och landstingets beroendeenhet Biståndsenheten uppgradering av verksamhetssystemet till Procapita plus inom SoL och LSS med utbildning för att öka säkerheten och kvaliteten i utredning, beslut och verkställighet Viss utökning av handläggare veckomöten mellan biståndsenhet/verkställighet (äldreomsorg) för planering i ärenden kring enskilda ICF 1 utbildning Hemtjänst genomlysning av hemtjänsten för ökad samordning, kvalitet och kostnadseffektivitet daglig planering för god personalkontinuitet begränsat antal personal vid vård i livets slut säkrare rapportering, informationsöverföring och dokumentation i och med införande av Intraphone fortsatt implementering av lokala värdighetsgarantier fortsatt implementering av värdegrund/ kontaktmannaskap viss utökning av enhetschefer för ledning och styrning nationell ledarskapsutbildning för flera enhetschefer teamutbildning (senior alert) samordnat mötesplanering för chefer hemtjänst/särskilt boende kompletterat dokumentationssystemet ProCapita med modul för genomförandeplaner 1 Klassifikation av funktionstillstånd, funktionshinder och hälsa
11 Särskilt boende mätning av personalkontinuitet i särskilt boende förstärkning av enhetschefer för ökad styrning, ledning fortsatt implementering av lokala värdighetsgarantier fortsatt implementering av värdegrund/ kontaktmannaskap utbildning av BPSD 2 administratörer och anslutning till nationella kvalitetsregistret vid demenssjukdom nationell ledarskapsutbildning för flera enhetschefer teamutbildning (palliativ vård) reviderat rutin/processbeskrivning för verkställighet särskilt boende samordnat mötesplanering för chefer hemtjänst/särskilt boende kompletterat dokumentationssystemet ProCapita med modul för genomförandeplaner åtgärder för ökad måltidsspridning och förkortad nattfasta vid flera boenden Omsorger om personer med funktionsnedsättning värdegrundsutbildning utbildning LSS lagstiftningen planeringsdagar, med inriktning utifrån behov fördjupat arbete med den psykosociala arbetsmiljön startat upp gemensamma arbetsplatsträffar Hemsjukvård viss utökning av legitimerad personal för ökad patientsäkerhet fortsatt utveckling av IT-system fortsatt kvalitetsarbete med stöd av kvalitetsregister fördjupat arbete med den psykosociala arbetsmiljön inrättat tjänst som enhetschef för rehabverksamhet genomgång av antal hemsjukvårdsbeslut Kvalitetsarbetet inom område hemsjukvård har också redovisats i 2013 års patientsäkerhetsberättelse i enlighet med föreskrift om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9). 2 Svenskt register för Beteendemässiga och psykiska symtom vid demens
12 Mål och strategier för kommande år 2014 Förvaltningen ska arbeta med strategier och åtgärder utifrån lagstiftningen, föreskrifter och lokala politiska mål och beslut. Följande åtgärder bedöms som strategiskt viktiga för fortsatt kvalitetsutveckling: intern samverkan, SIP, ISIP värdighetsgarantier hemtjänst, särskilt boende validering av tillsvidareanställd personal värdegrundsarbete/kontaktmannaskap måltidsspridning särskilt boende ledarskapsutbildning inom äldreomsorg ytterligare öka öppenheten och hitta metoder för rapportering av förslag, synpunkter och klagomål ökad rapportering av missförhållanden, risk för missförhållanden biståndsenheten kommer att införa metoden ÄBIC Äldres behov i centrum vid handläggning av biståndsärenden. hemtjänstbeslut för personer som ansöker om särskilt boende fortsatta utbildningsinsatser i BBiC samt bevakning att utredningstiden inte överstiger 4 månader utveckla analysarbetet inom prioriterade områden fortsatt utvecklingsarbete beträffande hot och våld i nära relationer, Kunskap till praktik samt Jämtbus. handlingsplaner inom ram för nationella och regionala överenskommelser dvs mest sjuka äldre, demens, geriatriskt stöd.
Vård- och socialförvaltningen Box 500 833 24 Strömsund 0670-161 00 Fax: 0670-161 05 www.stromsund.se Strömsunds kommun 2014