Polisens verksamhetsstöd Affärsenheten Upphandlingssektionen ANBUDSFÖRFRÅGAN Diarienr (åberopas vid korrespondens) Datum 2013-09-30 Ärendebeteckning Upphandlande myndighet Polismyndigheten i Västra Götaland Ansvarig upphandlare Maria Edbom E-post maria.edbom@polisen.se Upphandlingsförfarande Förenklat förfarande Anbud senast 2013-11-18 Anbud lämnas/skickas till Rikspolisstyrelsen, Registratorskontoret, Box 12256, 102 26 Stockholm Anbudsgivaren skall vara bunden till sitt anbud t o m Avtalsform Ramavtal Avtalstid fr. o m Avtalstid t o m Möjlighet till förlängning Avtalets undertecknande Två (2) år efter avtalstecknande 12 + 12 månader Förfrågan avser Hovslagartjänster till rytteriet Västra Götaland 1 INLEDNING 1.1 Upphandlande myndighet Rikspolisstyrelsen, som är central förvaltnings- och tillsynsmyndighet för Polisen, är upphandlande myndighet. I Polisens organisation ingår förutom Rikspolisstyrelsen, Statens kriminaltekniska laboratorium och 21 polismyndigheter. Rikspolisstyrelsen genomför rubricerad upphandling för Polismyndigheten i Västra Götalands räkning. 1.2 Annonsering Rikspolisstyrelsen genomför rubricerad upphandling och inbjuder till anbudsgivning. Annonsering sker i databasen www.mercell.se samt publicering på www.polisen.se Postadress Box 12256 102 26 STOCKHOLM Besöksadress Polhemsgatan 30 STOCKHOLM Telefon 114 14 E-post rikspolisstyrelsen@polisen.se Org.nr 202100-0076 Hemsida www.polisen.se Telefax 010-56 34444 v4.5.16_1
1.3 Förfrågningsunderlag Upphandlingens omfattning och de skall- krav som ställs framgår av denna anbudsförfrågan jämte bilagor (Förfrågningsunderlag). Förfrågningsunderlaget är publicerat på Polisens upphandlarprofil; punkt 1.5 Frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information publiceras löpande på Polisens upphandlarprofil fram till och med 2013-11-11. Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig fullständigt Förfrågningsunderlag, i enlighet med bilageförteckning, frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information som publiceras på Polisens upphandlarprofil. 1.4 Frågor och svar Frågor upprättas skriftligen på svenska språket och skickas till ansvarig upphandlare med e-post. Upphandlare Maria Edbom, maria.edbom@polisen.se Rikspolisstyrelsen besvarar endast frågor som inkommit till Rikspolisstyrelsen senast den 2013-11-04. Endast publicerade svar från Rikspolisstyrelsen ska anses utgöra del av Förfrågningsunderlaget. 1.5 Polisens upphandlarprofil Förfrågningsunderlaget är publicerat på Polisens upphandlarprofil; www.polisen.se/aktuellt/aktuella-upphandlingar. Frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information publiceras löpande på Polisens upphandlarprofil fram till och med den 2013-11-11. Anbudsgivaren bär själv ansvar för att tillägna sig fullständigt Förfrågningsunderlag, i enlighet med bilageförteckning, frågor och svar samt annan för upphandlingen relevant information som publiceras på Polisens upphandlarprofil. 2 FÖRUTSÄTTNINGAR Förutsättningarna för denna upphandling framgår nedan: 2.1 Orientering Denna upphandling avser hovslagartjänster till rytteriet Västra Götaland. 2.2 Karaktär Tjänsten innefattar skoning av Polisrytteriets 15 hästar. Det totala antalet hästar kommer över tid vara ca 14 16 st. Polismyndigheten tillhandahåller utrymmet för maskiner, svets och övriga verktyg som behövs för att kunna utföra efterfrågade tjänster. Upphandlingsärende Sida 2(8) Anbudsförfrågan
2.3 Omfattning Anbud får ej vara partiellt, dvs. samtliga efterfrågade tjänster skall tillhandhållas av anbudsgivaren. Efterfrågade tjänster består av: Skoning inkl broddning (2 4 broddar/sko) Verkning inkl sko Omsömning av tapp/glappsko Tillägg skoning sulor, hoofgrip (snösulor) Föredrag och utbildning i hovlära och tappskoning Sjukvårdsåtgärder: strålröta, hovböld, plastning, hovspricka m m Svets och smide Skoning kvällar och helger (enstaka tillfällen/år) Skoning enstaka tillfällen/år under kommenderingar/ingå i servicegrupp Bedöma hov-kvalitet vid inköp av hästar till rytteriet Nitning och plastning av hovsprickor Avtagande av skor och verkning inför betesgång Skoning av samtliga hästar direkt efter betesgång 2.4 Avrop och Volym Arbetet omfattar i snitt ca. 4 8 timmar i veckan efter avrop enligt ramavtal. Polismyndigheten garanterar inte några volymer 2.5 Ramavtal Upphandlande myndighet har för avsikt att tilldela ramavtal till en (1) anbudsgivare. 2.6 Avtalstid Ramavtalet träder i kraft från och med dagen då det undertecknas av båda parter, och gäller i två (2) år. Polismyndigheten äger rätt men har inte skyldighet att förlänga ramavtalet med maximalt 12 +12 månader 2.7 Anbudslämning Anbud med tillhörande dokument, annan information samt övrig korrespondens i detta upphandlingsärende skall vara på svenska, dock kommer produkt- respektive informationsblad accepteras på engelska. 3 KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN De krav som ställs på anbudsgivaren och underleverantörer som ska utföra det aktuella åtagandet samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan: 3.1 Företagsuppgifter Anbudsgivaren lämnar sina företagsuppgifter, förslagsvis i bilagt Anbudsformulär ( se bilaga 1), och fogar det till anbudet. Avser anbudsgivaren att anlita underleverantörer för att genomföra vissa delar av kontraktet lämnas även underleverantörernas företagsuppgifter, förslagsvis i bilagt Anbudsformulär, och bifogas anbudet. Upphandlingsärende Sida 3(8) Anbudsförfrågan
3.2 Uteslutningsgrunder/Registrering Anbudsgivaren och underleverantörer skall vara fria från hinder för deltagande enligt 10 kap. 1-2 LOU. Anbudsgivaren och underleverantörer skall vara registrerade i aktiebolags- eller handelsregister eller motsvarande register som förs i det land där anbudsgivarens/underleverantörernas verksamhet är etablerad, under förutsättning att anbudsgivaren/underleverantörerna är skyldiga att vara registrerade i sådant register, i enlighet med lagen i det land där anbudsgivarens/underleverantörernas verksamhet är etablerad. Anbudsgivaren och underleverantörer skall underteckna sanningsförsäkran i bilaga 1 Anbudsformulär och foga den till anbudet. Sanningsförsäkran skall vara undertecknad av behörig företrädare för anbudsgivaren/underleverantörer. I det fall anbudsgivaren anlitar fler än en underleverantör får anbudsgivaren mångfaldiga den del av sanningsförsäkran som avser underleverantörer till antalet underleverantörer. Rikspolisstyrelsen kommer att kontrollera att anbudsgivare och underleverantörer har fullgjort sina skatte-, avgifts- och registreringsskyldigheter i Sverige genom att kontakta behörig svensk myndighet. 3.3 Tillstånd Rikspolisstyrelsen kommer att kontrollera att anbudsgivare och underleverantörer har aktuella tillstånd genom att kontakta behörig svensk myndighet. 3.4 Ekonomisk ställning Anbudsgivaren skall ha en sådan ekonomisk ställning att anbudsgivaren kan upprätthålla kontraktet som den upphandlande myndigheten avser tilldela under hela dess giltighetstid, inklusive eventuella förlängningsår. Rikspolisstyrelsen kommer att genomföra en individuell prövning av varje anbudsgivares ekonomiska ställning, i syfte att utröna huruvida anbudsgivaren kan upprätthålla kontraktet som den upphandlande myndigheten avser tilldela. Rikspolisstyrelsen kommer att begära en kreditupplysning från kreditupplysningsföretaget UC AB och prövningen sker med utgångspunkt från att anbudsgivarens riskklass inte är lägre än tre (3) baserat på uppgifter från det senaste registrerade och avslutade räkenskapsåret i enlighet med UC AB:s skala. I det fall UC AB inte riskklassificerar anbudsgivaren (gäller exempelvis utländska företag) eller i det fall anbudsgivarens riskklass inte är baserad på uppgifter från det senaste avslutade räkenskapsåret eller i övrigt inte är baserat på ekonomiska värden (gäller exempelvis ekonomiska föreningar) kan anbudsgivaren visa sin ekonomiska ställning genom att bifoga anbudet sin årsredovisning från det senast registrerade och avslutade verksamhetsåret eller annan lämplig handling, såsom kreditupplysning från ett annat kreditupplysningsföretag, exempelvis Dun & Bradstreet. 3.5 Tidigare åtaganden Anbudsgivaren skall ha utfört tidigare uppdrag som efterfrågas i detta förfrågningsunderlag avseende hovslagartjänster samt kan bekräftas genom angivna referenser i bilaga 1 Anbudsformulär. Upphandlingsärende Sida 4(8) Anbudsförfrågan
3.6 Utbildnings- och yrkeskvalifikationer Anbudsgivaren skall ha yrkeserfarenhet och utbildning inom Hovslagartjänster/yrket enligt kvalifikationskraven i bilaga 1 Anbudsformulär under punkt 3. 3.7 Utrustning Nödvändig utrustningen, inkl underhåll, som behövs för att kunna utföra efterfrågade tjänster står anbudsgivaren för och skall vara inkluderat i anbudspriset. 4 KRAV PÅ TJÄNST Krav på tjänst framgår av bilaga 1, Anbudsformulär punkt 3. 5 KOMMERSIELLA KRAV De kommersiella krav som ställs samt de bevis som fordras för att styrka att kraven är uppfyllda framgår nedan: 5.1 Pris Anbudsgivaren skall ange priser i SEK, exklusive mervärdesskatt, förslagsvis i bilagt Anbudsformulär. Priserna skall omfatta ersättning för samtliga kostnader och utgifter för fullgörandet av i de åtaganden som anges i bilagt Avtalsunderlag. För att en rättvisande utvärdering av lämnade priser ska kunna genomföras skall de prisuppgifter som begärts lämnas utan reservationer, ändringar eller tillägg. Särskild ersättning för restid och kilometerersättning utgår inte, om inte annat överenskommes. 5.2 Beställningsuppgifter Anbudsgivaren uppmanas att i anbudet ange de uppgifter som är nödvändiga för att kunna göra avrop eller lägga beställningar, såsom telefonnummer, adress m.m. 5.3 Avtalsunderlag I bilagt Avtalsunderlag, jämte bilagor, anges samtliga kommersiella villkor som ska reglera avtalsförhållandet mellan Polisen och antagen anbudsgivare. Anbudsgivaren skall acceptera samtliga kommersiella villkor utan reservationer, ändringar eller tillägg. Behörigen undertecknad sanningsförsäkran godtas som accept av samtliga kommersiella villkor. 6 UTVÄRDERINGSFÖRFARANDE Upphandlingsärende Sida 5(8) Anbudsförfrågan
6.1 Grund för tilldelning av kontrakt Rikspolisstyrelsen kommer att tillämpa tilldelningsgrunden lägsta pris 6.2 Uteslutnings- och kvalificeringsfasen samt Utvärderingsfasen 1. Kontroll av UC, Bolagsinformation och information från Skatteverket. 2. Skall-krav uppfylles 3. Pris, lägsta pris 7 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER De administrativa bestämmelser som gäller för denna upphandling framgår nedan. 7.2 Anbudets form Anbud, inklusive bilagor, skall upprättas skriftligen på svenska i ett (1) komplett exemplar, dock kommer produkt- respektive informationsblad accepteras på engelska. Hålat A4-papper bör användas. Pärmar, plastfickor, häftklammrar, gem och liknande bör undvikas. 7.3 Anbudets disposition Anbudet bör disponeras på så vis att efterfrågade bilagor läggs i nummerordning, i enlighet med dispositionen i denna Anbudsförfrågan. Information och dokumentation som inte efterfrågats men som anbudsgivaren ändå önskar bilägga anbudet bör placeras sist i anbudet som särskild bilaga. 7.4 Anbudets giltighetstid Anbudsgivaren skall vara bunden av sitt anbud till och med den 2014-08-31, trots att upplysning om beslut om val av leverantör och anbud har meddelats enligt LOU. Behörigen undertecknad sanningsförsäkran godtas som accept av anbudets giltighetstid. 7.5 Anbudets undertecknande Anbudet skall vara undertecknat av behörig företrädare eller motsvarande för anbudsgivaren. Behörigen undertecknad sanningsförsäkran godtas som undertecknat anbud. 7.6 Anbudsförsändelse Anbud lämnas i en sluten försändelse och bör vara försedd med följande text som upplysning om att försändelsen innehåller anbud. ANBUD Upphandling 7.7 Anbudets avlämnande Upphandlingsärende Sida 6(8) Anbudsförfrågan
Anbud skall ha ankommit till Rikspolisstyrelsen senast den 2013-11-18. Anbudsgivaren svarar för att anbud ankommer i rätt tid. Anbud som ankommer efter sista dag att lämna anbud kommer inte att beaktas. Anbud adresseras till: Rikspolisstyrelsen Registratorskontoret Box 12256 102 26 Stockholm Anbud kan även lämnas till Rikspolisstyrelsen på Polhemsgatan 30 i Stockholm, vardagar mellan kl. 06:00 och kl. 20:00. 7.8 Upphandlingsförfarande Vid denna upphandling tillämpas ett förenklat förfarande. Anbud kommer att antas utan föregående förhandling. 7.9 Anbudskostnader Anbudsgivaren äger inte rätt till ersättning för anbudet eller för kostnader i samband med anbudsgivningen. 7.10 Kontrakt Civilrättsligt bindande avtal mellan upphandlande myndighet och antagen anbudsgivare i denna upphandling sluts genom ett kontrakt. Med kontrakt avses ett skriftligt avtal med ekonomiska villkor som a) sluts mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer. 7.11 Offentlighetsprincipen Som myndighet omfattas Rikspolisstyrelsen av offentlighetsprincipen. Offentlighetsprincipen innebär att allmänheten har rätt att ta del av till myndigheten inkomna handlingar. För att en uppgift i en sådan handling ska kunna hemlighållas måste stöd finnas i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Efter det att en upphandling avslutats är inkomna anbud som huvudregel offentliga. Av 31 kap. 16 offentlighetsoch sekretesslagen följer dock att sekretess gäller för uppgift i anbud som rör anbudsgivarens affärs- eller driftsförhållanden, om det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgiften röjs. Det ankommer på Rikspolisstyrelsen att pröva en begäran om att få ta del av anbud. För att underlätta eventuell sekretessprövning ombeds anbudsgivaren att i anbudet skriftligen: a) begära att viss uppgift ska hållas hemlig; b) ange vilken/-a uppgift/-er som ska gälla som skyddsvärda; samt c) ange vilken skada anbudsgivaren skulle lida om uppgiften röjdes. En sekretessprövning kan endast ske i samband med en begäran från allmänheten om att få ta del av anbud. Ett beslut om att sekretessbelägga anbud eller vissa uppgifter i ett anbud kan överklagas och prövas i domstol. Maria Edbom Upphandlingsärende Sida 7(8) Anbudsförfrågan
Bilagor 1. Bilaga 1, Anbudsformulär 2. Avtalsunderlag Upphandlingsärende Sida 8(8) Anbudsförfrågan