Nyhetsbrev version 2013

Nyhetsbrev version 2013 Dokumentet innehåller förändringar från version 2012. Det innebär att även förändringar som redovisades i Sp (Service pack) ingår i detta dokument. 1. Interbook/ Booking 2013... 3 2. Bokning... 3 2.1 Resttider... 3 2.2 Visa bokningstillfällen (Alt+T)... 3 2.3 Gruppbokning i Booking... 4 2.4 Avbokning av hel bokning (Booking)... 6 2.5 Ny hantering Preliminärbokningar... 7 2.6 Objekt med särskilda regler (ex. livräddningsintyg)... 8 2.7 Inställningar för objekt med särskilda regler (bokning)... 9 3. Interbook helt ny design... 12 4. Interbook Admin-delen... 13 4.1 Länkar nytt fönster... 13 4.2 Checkpoint App ( Vaktmästarappen )... 13 4.3 Kommunikationscentralen... 13 4.4 Ändra pris i publika delen... 15 5. Interbook publika delen... 16 5.1 Kontakta systemadministratör... 16 5.2 Nytt bokningsschema i publika delen... 17 6. Bidrag... 20 6.1 Underhåll Bidragsart... 20 6.2 Parametrar till bidragsart med 60 fält... 21 Redigeringsmöjligheter... 22 Redigeringsmöjligheter gäller enbart för Registreringsfält (R) samt bidrag med 60-fält... 22 6.3 Bidragsregistrering i Booking... 23 7. Bidragsansökan... 25 7.1 Kopia till Dokumenthanteringssystem... 26 7.2 Bidragsbesked- exakt kopia till förvald adress (Booking)... 26 7.3 Ny hantering vid bifoga dokument... 27 7.4 Bifogade dokument via ansökan... 27 7.5 Mottagna dokument vid handläggning... 28 7.6 Visa bidrag... 28 7.7 Summa för Medlemmar och Aktiviteter... 29 7.8 Skicka in enbart dokument (årliga handlingar)... 30 7.9 Inget bidragsbesked automatiskt... 31 7.10 Olika budget- och bidragsår... 32 1

7.11 Hantera två år vid bidragsansökan... 32 8. Förändringar i utskriftsdatabasen (lf1.mdb)... 34 9. Nyttjandestatistiken... 35 10. Schemaplaneringen... 36 11. e-boka... 36 12. e-förening... 36 13. Kompabilitetsvy... 36 2

1. Interbook/ Booking 2013 Versionsnummer är nu ändrat så att det börjar med året för versionen. I detta fall version 13. (13 står för år, 0 = version (eller 1=SP), nästa 0 =Patch) 2. Bokning 2.1 Resttider En kvalitetsförbättring har gjorts när det gäller resttidshantering. Om man avbokade ett flertal gånger på samma bokningstillfälle och vid varje gång sparade resterande tider, fungerade det inte fullt ut. Efter denna översyn fungerar hanteringen av resttider. 2.2 Visa bokningstillfällen (Alt+T) Om ett tillfälle vid en schemabokning inte fick hela den önskade tiden skrivs detta ut som en information i Visa bokningstillfälle (Alt+T). Man kan alltså se den från början bokade resttiden och vilka klockslag det rör sig om. Det underlättar om man vill kontrollera en fakturering. När hela raden är avbokad försvinner denna text. 3

Från början bokad visar vilken tid du fick på det aktuella bokningstillfället. Det visar att du inte har hela den önskade tiden på aktuellt tillfälle. 2.3 Gruppbokning i Booking Gruppbokning i Booking innebär att man kan boka först en rad på en ny bokning och sedan enkelt välja från en lista vilka ytterligare objekt på denna anläggning som skall bokas samma datum och samma tid och sedan boka dessa. Förutsättningar för gruppbokning: Enbart enstaka bokningar. Det går inte att gruppboka lagerobjekt. Det går inte att gruppboka scheman. Objekt/delobjekt som är ej kombinerbara objekt/delobjekt kan inte gruppbokas. Man kan inte avboka på gruppbokningsbilden. Däremot på vanliga avbokningen Om den aktuella objektidentiteten är kopplad till ett passagesystem så väljs alla kort på kunden på alla bokningsrader. Finns mer än 200 kort så väljs de 200 första korten. 4

Funktionen Gruppbokning (enbart Booking) Man börjar med att lägga upp en bokningsrad i Booking (mallen) och kopierar därefter ner bokningsraden, men sparar inte själva bokningen. Nu finns möjligheten att koppla ytterligare objekt från den aktuella anläggningen på samma bokning. Objekten ska bokas samma datum och tid. Man klickar på knappen för Gruppbokning som nu har tänds. Gruppbokningsbilden Fälten datum, tid, nyttjare, taxeklass och verksamhet är informationsfält som visar vad som är valt på bokningen och som ligger tillgrund för gruppbokningen. Den vänstra listboxen innehåller valda objekt/ delobjekt som ska bokas. Den högra listboxen innehåller tillgängliga objekt och delobjekt på vald anläggning. I den högra listboken kan man markera flera objekt/ delobjekt. Tryck på så flyttas de objekt/ delobjekt som är markerade i den högra rutan till den vänstra. När man klickar på spara- knappen på ovanstående bild så utförs följande: Kontroll görs så att valda objekt inte kolliderar med varandra. Om valda objekt kolliderar med varandra så måste det lösas innan man kan spara bokningen Det görs enklast genom att trycka på ruta igen. och flytta tillbaka de kolliderande objekt till höger 5

Ex. på konflikt: Man väljer objekt och delobjekt på samma objekt i den högra rutan. Om någon objektidentitet är stängd så erhålls en varning att det är stängt. Om det finns någon text inskriven i anmärkningsfältet visas den Kontroll görs om det finns kolliderade bokningar. Om man klickar i valet titta på kolliderande så visas en bild som på vilka bokningar som kolliderar. När man klickar på Avbryt kommer man tillbaka till denna bild och kan välja hur man vill hantera de kolliderande bokningarna. När kontrollerna är utförda sparas bokningen direkt och bokningen får ett bokningsnummer. Vill man titta på bokningen igen får man ta upp bokningen genom att använda menyvalet Gammal bokning. 2.4 Avbokning av hel bokning (Booking) Om man ska avboka en hel bokning och bokningen har flera rader, måste man inte ta varje rad för sig, utan kan använda sig av knappen Avboka alla rader i avbokningsbilden Den nya knappen Avboka alla rader på ovanstående bild, avbokar samtliga bokningsrader på valt bokningsnummer. Varje bokningsrad blir helt avbokad. Bokningsöversikt Under avboknings-knappen samt valet Avboka rad finns en ny knapp. 6

Den nya knappen Avboka alla rader på nedanstående bild, avbokar samtliga bokningsrader på valt bokningsnummer. 2.5 Ny hantering Preliminärbokningar Påminnelse av preliminära Booking När man går in på Bokning i Booking och det finns preliminärbokningar, som bevakningsdatum har gått ut på, visas en ruta. I Utskrift av bokningslistor kompletteras listorna Bokningslista1 samt Bokningslista 5 med det nya fältet Certifikat datum Här kan man selektera enbart på preliminära bokningar 7

Påminnelse av preliminära bokningar-interbook Vid inloggning i Administrativadelen med behörighet till bokningsförfrågningar visas texten. Det finns preliminärbokningar där bevakningsdatum har passerat samt en länk till dessa Visa/administrera preliminärbokningar (enbart på de anläggningar/ objekt som användaren har rättighet till). Om man klickar på länken Visa/administrera preliminärbokningar visas en sida med alla preliminärbokningar där bevakningsdatum har gått ut. Här kan man sedan välja om bokningen ska bokas eller avbokas. Man ser även datum på ev. intyg i denna lista. 2.6 Objekt med särskilda regler (ex. livräddningsintyg) Nu finns möjligheten att få en kontroll mot ett datumfält i kundregistret, om ett objekt ex. simhall har bestämmelsen att man måste ha ett giltigt certifikat (livräddningsintyg), för att hyra badet. Detta kallas för Objekt med särskilda regler och har en koppling till kunden med ett Certifikat datum. 8

När man väljer ett objekt som har funktionen särskilda regler under Sök ledig tid, så visas det en text om det när man kommer fram till schemat på objektet. Administratören av Interbook kan registrera denna text under fliken Inställningar/ Autosvar/ texter samt under valet Signaturer i autosvar. Här finns valet Infotext till objekt med särskilda regler Texten visas enbart om objektet har registretats med objekttyp= BEVIS i Booking- Objektregistret 2.7 Inställningar för objekt med särskilda regler (bokning) Objektregister I objektregistret på objektet med särskilda regler (ex simhall) ska objekttyp vara BEVIS. Man ska även sätta in antal dagar i fältet Bokas antal dagar före på objektet. Detta för att man inte ska kunna göra bokningsförfrågningar för nära i tid. Kunden måste hinna skicka in ett giltigt livräddarintyg och handläggaren måste ha tid att behandla en sådan bokningsförfrågan När man söker en ledig tid på ett objekt med objekttyp=bevis görs kontroll om kunden har ett giltigt certifikatdatum (t.ex. för livräddning). Om kunden inte har giltigt intyg blir bokningen automatiskt en preliminärbokning och bevakningsdatum sätts till första bokningstillfällets datum minus det antal dagar som skrivits in på objektet. 9

Kundregister I Kundregistret finns giltighetstiden för certifikatet. På bild 1 (grunduppgifter) finns fältet Certifikat datum. Det är mot detta datum man kontrollerar om certifikatet är giltigt under det valda bokningsdatumet Kundregister i Admin-delen I Kundregistret i Interbook finns datumet giltighetsdatumet under fliken Grunduppgifter. Booking När en handläggare gör en bokning på ett objekt med objekttyp BEVIS görs en kontroll om kunden har ett giltigt datum för intyg för hela bokningen. Kontroll görs när man sparar ned raden. Det innebär att, om Certifikat datum på kunden sträcker sig över hela bokningen, blir det en bokning. Om, däremot Certifikat datum på kunden inte är giltigt, 10

blir det en bokning men en preliminärbokning och bevakningsdatum sätts till första bokningstillfällets datum minus det antal dagar som är registrerat på objektet i fältet Bokas dagar före. Om fältet Bokas dagar före inte har något värde blir man intvingad att ange ett bevakningsdatum. Bokas dagar före ska överensstämma med de antal dagar som är satt i Admin-delen/ Inställningar gällande Antal dagar före bokningstillfälle som reservation kan göras. Publika delen När en förening söker en ledig tid på en anläggning/objekt där objekttyp är BEVIS visas en text om detta (ex. För att boka detta objekt krävs giltigt livräddarintyg). När föreningen har valt datum och tid för sin bokningsförfrågan görs det en kontroll om kunden har ett giltigt intyg. Om fältet Certifikat datum på kunden innehåller ett datum, som sträcker sig över hela bokningen godkänns bokningen, annars blir det automatiskt en preliminärbokning. Bevakningsdatum sätts till första bokningstillfällets datum minus det antal dagar som är registrerade i fältet för Antal dagar före bokningstillfälle som reservation kan göras. Antal dagar före bokningstillfälle som reservation kan göras ska överensstämma med de antal dagar som är satt på objektet. Om Certifikat datum har gått ut eller saknas får kunden information på skärmen. Administrativadelen När handläggaren tar upp bokningsförfrågan visas även fältet Certifikat datum och handläggaren kan välja att bocka ut preliminärbokning samt ändra på föreslaget bevakningsdatum innan man godkänner förfrågan Man välja om man vill avboka eller göra preliminärbokningarna till vanliga bokningar Kryssrutor för att fastställa eller avboka bokningen. När bokningen fastställs eller avbokas skickas det e-post till kunden. 11

3. Interbook helt ny design Hela Interbook, både den publika- samt den administrativa delen har fått en ny design. Den innebär ett större typsnitt samt förändrade knappar och flikar. Exempel på flikar: 12

4. Interbook Admin-delen 4.1 Länkar nytt fönster Om man väljer att lägga upp egna länkar på den publika delen kan man nu även välja att starta länken i ett nytt fönster. 4.2 Checkpoint App ( Vaktmästarappen ) Nya inställningar för Checkpoint App på behörighet. Om den som loggar in enbart har behörighet till vissa objekt i Mina anläggningar, så visas enbart dessa objekt även när man loggar in i appen. 4.3 Kommunikationscentralen Fliken Bokning samt Skicka Nu finns möjlighet att vid utskick välja vem som är avsändare av utskicket. Avsändande e- postadresser som det går att välja mellan är Avsändare av mail från Interbook eller Epostadress till/från bidragsadministratör. Sändningsmetoden är förvald till Mail (enbart) och rutan för Rubrik samt Medelande är nu bredare på skärmen 13

Inställningar- fliken Mailinställningar De två e-postadresserna, som anger vem som skickar ut informationen, registreras i fälten för Avsändare av mail från Interbook samt E-postadress till/från bidragsadministratör. Nu finns även preliminärbokningarna att tillgå. Finns e-postadress och/eller mobilnummer registrerad på den preliminära bokningen, kan information skickas till kunden via kommunikationscentralen. Fliken Motagare och mailgrupper När man ska Skapa eller Ta bort en mottagargrupp finns det nu två bockrutor för detta. Fliken Mailgrupper har bytt namn till Mailprenumeration. 14

Fliken Statistik Under fliken Statistik kan man se de olika utskicken. När det är skickat, till vilka kunder (via bokningar eller information), angiven rubrik samt om man valt en grupp. Statistiken visar även antal mail/sms som har gått ut. Om man klickar på [I] (information) bakom ett utskick kan man se varje person och om den har fått mail/sms eller inte. Om man vill radera en rad med utskicksinformation är det bara att klicka på krysset. 4.4 Ändra pris i publika delen Man kan idag ändra priset på en inkommen förfrågan i den administrativa delen. Med denna förändring kommer man även att kunna förändra priset på den publika delen. Förutsättningar för ändra pris Grupper Om användaren tillhör en grupp, som under Administratör-fliken har funktionen för Ändra pris vid godkännande av bokningsförfrågan, ger det denne behörighet att även ändra priset på den publika delen. 15

Inloggad handläggare med direktboknings behörighet När handläggaren kommer till själva bokningsbilden, kan man klicka på att beräkna pris. Interbook föreslår då ett pris utefter alla inställningar. Om handläggaren har behörighet att ändra pris, öppnas fältet Pris anläggning och handläggaren kan skriva annat pris och sedan spara bokningen. 5. Interbook publika delen 5.1 Kontakta systemadministratör När man har spärrat sig efter för många inloggningsförsök kom tidigare felmeddelandet Kontakta systemadministratör". Detta meddelande är bytt till "Kontakta er kommun". 16

5.2 Nytt bokningsschema i publika delen Schemat i Sök lediga tider på den publika delen har bytts ut mot helt nytt schema. Inställningar med vad som ska visas är samma som förut. Det sätts i den administrativa delen under menyn Inställningar samt fliken Bokning. Sök ledig tid Visa objektsinformation Klicka på pilen för att se information om objektet. Informationen kan antingen komma från funktionen admin objektinfo på den publika delen eller från Bookings objektregister (för detta krävs en inställning i admin-delen- menyvalet Inställningar samt fliken Bokning ). 17

Inställningar/behörigheter för det nya schemat. Inställningar gällande vad som ska visas är samma som förut. Det sätts i den Administrativadelen under menyn Inställningar samt fliken Bokning Visa bokningsinformation för oinloggade När man för muspekaren över en bokad tid i schemat visas bokningens datum, tid, kund, om kunden är web-publicerad samt verksamhet. Objektsinformation visas inte, eftersom den visades när man klickade på raden i sökresultatlistan. Visa bokningsinformation för inloggade Om man tillhör en behörighetsgrupp som har valet Visa bokningsinformation i tooltip i schemat, kan man här få ytterligare information. När man då för muspekaren över en bokad tid i schemat visas boknings nr datum, bokad tid, kund, kundid, e-post kund e-post bokningen (alt e-post) samt verksamhet. Visa bokningsförfrågningar i schemat Klicka om tid som har bokningsförfrågningar ska visas i schemat. Alternativet finns under menyn Inställningar samt fliken Bokning. 18

Visa preliminärbokningar i schemat Klicka om preliminära bokningar ska visas med egen färg i schemat. Alternativet finns under menyn Inställningar samt fliken Bokning. Informationstext Informationstext skrivs in i Admin-delen- menyvalet Inställningar och fliken Bokningar. Valet att skriva in informationstext för Informationstext schema är borttagen. Informationstext till kortsystem, enkel sök samt bokningsbilden finns kvar Olika visningsmöjligheter I det nya schemat finns möjlighet att välja visning med dag-vy eller med vecko-vy. Det är vecko-vy som är förinställd (går inte att ändra). Om man vill se per dag måste man ändra till dag-vy när man har fått upp aktuellt schema. Färger En CSS-mall styr vilken färgstandard som visas. Ni måste ändra i CSS-mallen för att kunna använda egna färger (Färgerna som används klarar alla krav från W3C och WCAG 2.0 som staten och EU har beslutat. Färgerna är Stängd #595959, Bokad #1A1AFF, Förfrågan #9F009F, Preliminär #5C5C00) Färginställning som görs via menyn Inställningar och fliken Design gäller schemat som visas i Admin-delen vid handläggning av bokningsförfrågningar (gamla schemat). Boka över öppetkod Om man som inloggad har behörigheten att boka över öppetkoder så visas stängt- tiden i grått, men man har behörighet att klicka på de grå tiderna och sedan boka dessa. Antal dagar innan bokning Om man har inställningen antal dagar som bokningen ska göras innan bokningstillfället, så visas dessa dagar som stängda (gråa) och är inte bokningsbara. Gamla schemat Schemat som visas i Admin-delen vid handläggning av bokningsförfrågningar är kvar. 19

6. Bidrag 6.1 Underhåll Bidragsart 10 Reg. fält I Underhåll bidragsart finns det nu två typer av bidragsarter. En med max 10 synliga fält (den har alla idag) samt en ny, som har max 60 synliga fält. Man kan även välja hur många av dessa 60 fält som ska vara synliga. 60 Reg. fält Bidragsarter med max 60 registreringsfält har möjlighet till ytterligare funktioner. Man kan välja att ett R-fält (registrering) ska vara text, ja/nej, numeriskt samt obligatoriskt. Högsta antal fält De antal fält som ska visas vid ansökan via Interbook samt ansökan via bidragsregistreringen i Booking Antal gånger Anger hur många gånger man kan söka den aktuella bidragsarten. Denna inställning gäller både i Interbook- bidragsansökan samt Booking- bidragsregistrering. 20

6.2 Parametrar till bidragsart med 60 fält När du har valt 60 Reg. fält i Typ av bidragsart, klicka på knappen Parametrar. Som vanligt anger man här vilka komponenter (fält) bidragsarten skall består av. Dubbelklicka på en rad eller tryck på knappen Välj rad för att kunna börja registrera vilka fält du vill ha med i din bidragsart. Fält nr Typ Korttext Långtext Min Max/ Konstant Fält nr Ange ett fältnummer mellan 1 och 60. Fält nummer 1 till 60 kan synas vid bidragsregistreringen. Därför bör dessa användas för värden som du skall mata in, eller för värden som skall hämtas från systemet, så att du har en möjlighet att bedöma att det blir riktigt. Typ Här anger du vilken typ av värde det gäller. Genom att klicka på +-knappen (F4) får du upp en lista över vilka typer som är godkända i programmet. Gemensamt för alla typer utom R och K är att de hämtar värden från andra delar av programmet. R (registrering) betyder att man ska registrera via tangentbordet i bidragsregistreringen. K betyder att det är en konstant (ett fast värde). 21

Korttext Här kan du ge en korttext (10 tecken) till den förklarande texten t.ex. utb. dagar. Denna text kommer enbart ut i bidragsstatistiken som överskrift på aktuellt fältet. Långtext Här kan du ge en förklarande text till typen. T ex Utbildningsdagar, Antal deltagare. Denna text kommer ut som ledtext till fältet i bidragsregistreringen i Booking. Redigeringsmöjligheter Redigeringsmöjligheter gäller enbart för Registreringsfält (R) samt bidrag med 60-fält Numerisk decimal (2 stycken) Heltal Text Ja/Nej Datum (datumformat) Tvingande Upplysning Ange en rubrik till fältet. Fråga Ange ledtexten till fältet. Ex. på ledtext: Ange här hur många som var på utbildningen från er förening. Upplysning i fet stil eller Fråga i fetstil 22

Exempel på bidragsart med upp till 60 inmatningsfält 6.3 Bidragsregistrering i Booking Bidragsart med max 10 registreringsfält Fram till denna version har man enbart kunnat söka bidrag som max har haft 10 visningsfält. Dessa fält har visats i 2 kolumner med 5 fält i varje kolumn. Detta kallas för Bidragsart med max 10 fält. 23

Bidragsart med max 60 registreringsfält Nu finns möjligheten att ha upp till 60 registreringsfält på en bidragsart. Om man har ett sådant bidrag visas fälten 10 och 10 i 2 kolumner med 5 fält i varje kolumn. För att visa nästa 10, klicka på pil fram, för att se föregående 10, klicka på pil bak. 24

7. Bidragsansökan Nu finns helt nya inregistreringsmöjligheter. Inställningarna görs på bidragsarten i Booking (se avsnitt 6). Exempel på ett bidrag med nya bidragstypen max 60 fält: 25

7.1 Kopia till Dokumenthanteringssystem Bidragsansökningen samt eventuellt bifogade filer skickas till administrativa delen och bidragshandläggaren. Nu finns möjlighet att även få en kopia till en förvald e-postadress. Det kan vara till kommunens dokumenthanteringssystem eller en e-postadress där ni alltid vill ha en kopia på alla ansökningar, ändringar, bidragsbesked samt bifogade filer. När det gäller inställning av denna e-postadress för dokumenthanteringssystem, är det i admin-delen, menyvalet Inställningar samt fliken Mailinställningar man anger den. 7.2 Bidragsbesked- exakt kopia till förvald adress (Booking) Vid utskrift av bidragsbesked i Booking ska eventuellt en kopia gå till ett dokumenthanteringssystem (Krav är att ni har tillägget Mailmodul i Booking). För Booking görs inställningen av denna e-adress för dokumenthanteringssystem i Systemadmin/ Profil reg./ Lokalförvaltare och fältet E-post Dokument sys. 26

7.3 Ny hantering vid bifoga dokument När föreningen gör en bidragsansökan i Interbook, sparas bidragsansökan (PDF-fil) samt eventuella bifogade filer till bidragsansökan. Samma filer skickas eventuellt till dokumenthanteringssystemet om man angivet den e-postadressen i Inställningar/ Mailinställningar. Inloggad gör sedan föreningen ändringar som handläggaren efterfrågat. Även då skickas bidragsansökan och bifogade filer till dokumentsystemet. Det är endast den senaste bidragsansökan som sparas i databasen. Vill man se historik hur ändring har gjorts på en ansökan, ser man detta i dokumenthanteringssystemet. 7.4 Bifogade dokument via ansökan När föreningen söker ett bidrag kan föreningen bifoga efterfrågade dokument som underlättar bidragshanteringen. När handläggaren godkänt ansökan och den registrerats och får automatiskt ett bidragsnummer, kan föreningen logga in i publika delen och se bidragsbeskedet samt bidragsansökan och de bifogade filerna i bidragslistan (visas med ett +-tecken). 27

7.5 Mottagna dokument vid handläggning Vid handläggning av bidragsansökan i admin-delen, visas nu en ruta innehållande de bifogade dokumenten. Vid handläggning kan man klicka på dokumentet för att se innehållet. Om handläggaren vill att föreningen ska komplettera/ ändra bidragsansökan begär man det som tidigare. När handläggaren godkänt bidragsansökan och den registrerats med ett bidragsnummer försvinner bidragsansökan från listan i admin-delen. Om handläggaren vill ha åtkomst till bidragsbeskedet, bidragsansökningar samt de bifogade filerna får man gå till den nya fliken för Visa bidrag här. 7.6 Visa bidrag I admin-delen under menyvalet Bidragshantering finns nu fliken Visa bidrag Här kan bidragshandläggaren söka på föreningen samt bidragsår och se en förenings alla bidrag. Om bidraget ansöktes via Interbook (inloggad) kan man även se de bifogade dokumentet och själva bidragsansökan. Klicka på + tecknet efter bidraget så visas alla dokument som är kopplat till bidraget. Klicka på önskat dokument för att läsa. 28

7.7 Summa för Medlemmar och Aktiviteter Fliken Bidrag/ Medlemmar på den publika delen Det här behandlar inloggad förening med menyvalet Bidrag/Medlemmar. Den särskilda summeringsraden för bidragsberättigade visas inte. Inte heller * för bidragsberättigade åldersgrupper visas för föreningen. De ser enbart totalsumma. 29

Fliken Bidrag/ Aktiviteter på den publika delen Detta gäller för inloggad förening med menyvalet Bidrag/Aktiviteter (deltagare) Den särskilda summeringsraden för bidragsberättigade visas inte. Inte heller * för bidragsberättigade åldersgrupper visas för föreningen. De ser enbart totalsumma. 7.8 Skicka in enbart dokument (årliga handlingar) Detta avser inloggad förening med menyvalet Bidrag/E-post (handlingar) På denna flik E-post (handlingar) kan man skicka in dokument utan att det härrör till en unik ansökan. I Meddelande till de bifogade dokumenten anger man sin information när man skickar in dessa dokument Ärendemeningen i e-posten som skapas till handläggarna innehåller föreningens namn och kund-id. 30

Inställning handlingar Inledande texten på sidan skrivs in i admin-delen- Inställningar/ Bidrag / Infotext- Skicka e-post. 7.9 Inget bidragsbesked automatiskt När man godkänner ett bidrag går det INTE med automatik ett bidragsbesked till föreningen utan man måste klicka i Visa bidragsbesked för att besked ska skickas 31

7.10 Olika budget- och bidragsår Här finns nu även möjlighet att på ett visst bidrag ha ett bidragsår (ansökningsår) samt ett helt annat budgetår (kontosammanställning). Om man inte har valt något budgetår på bidragsarten bli det samma som bidragssår. Kontosammanställning För kunna använda sig av flera budgetår måste man ha lagt upp kontosammanställningen för de aktuella åren samt att bidragets konto finns med i sammanställningen. 7.11 Hantera två år vid bidragsansökan Hantering av två år gäller enbart vilken kontosammanställning (budget) som bidraget ska belasta. När man gör en bidragsansökan och den skapar bidrag i Booking, ska budgetår vara förvalt för vilken kontosammanställning (budget) som ska belastas Detta ska man kunna välja direkt på bidragsarten i menyvalet Underhåll bidragsarter i Booking. Underhåll bidragsart Detta görs via System/Årsprogram/ Byte av år och flyttar (kopierar) kontosammanställningen till valt budgetår. 32

Ansökan bidrag/ Publika delen När föreningen loggar in i Interbook och väljer Bidrag/Ansökan visas i rullisten för Välj bidragsansökan enbart bidrag med samma bidragsår som är angivet som aktuellt år i Booking Aktuellt år anges i System/Konstantregister/ System parametrar - fältet Aktuellt år. Bidragsansökan/ Administrativadelen När administratören loggar in i admin-delen och väljer bidragsansökan är det ingen förändring. Här visas inga år alls (enbart registreringsdatum). Administratören kontrollerar uppgifterna och klickar på Godkänn ansökan. Då blir det ett bidrag i Booking med ett bidragsnummer. Bidragsregistreringen i Booking När bidragsansökan kommer in i Booking visas både bidragsår och budgetår på registreringsbilden. Dessa fält går att ändra Bidragsår är förvalt efter bidragsartens inställning i Underhåll bidragsart. Budgetår är förvalt efter bidragsartens inställning i Underhåll bidragsart. 33

8. Förändringar i utskriftsdatabasen (lf1.mdb) Frågor Bokningslista_FR1 Boklista5_FR1 Bidragsbesked_val_email _grupperat Bidragsbesked_FR1 Bidragsart_fr1 Bidragsart_fr2 Makron Inga förändringar Rapporter Bokningslista4d Bidragsuppgift BIDRAGSART_UR2 BIDRAGSART Bidrag_falt Moduler Inga förändringar 34

Nyttjandestatistiken I och med version 2013 av Interbook finns också Nyttjandestatistiken tillgänglig för alla våra kunder. Med hjälp av denna kan man alltså följa upp hur anläggningar nyttjas. Det finns en del förberedande jobb som måste göras innan statistiken blir tillgänglig på webben, bl.a. ska man välja vilka anläggningar som man vill följa upp, detta finns beskrivet i installationsanvisningarna som följer med i versionen. Man måste också ha beställt en licensfil för Nyttjandestatistiken via supporten. Den får nuvarande kunder utan avgift. När de förberedande jobben är utförda och licensfilen erhållits får man upp följande selekteringsbild i Interbook Admin: Här kan man välja för vilken/vilka anläggningar och objekt man vill ha ut statistiken samt för vilken tidsperiod och vilka dagar (eller del av dagar). 35

9. Schemaplaneringen Ett fåtal mindre korrigeringar införda. 10. e-boka Uppsäkring av betalningstjänsten när det bli avbrott. Loggningsinformationen är utökad. 11. e-förening Korrigering av problem med specialtecken inklusive danska å, ä och ö infört. 12. Kompabilitetsvy De problem som har uppstått med t.ex. utgråade scheman och som vi tidigare har varit tvungen att lösa med hjälp av kompabilitetsvyn har vi nu åtgärdat. Detta innebär att de kommuner som har lagt ut instruktioner till sina föreningar för hur de ska komma runt dessa problem nu kan meddela att dessa åtgärder inte längre är nödvändiga. 36