Manual Callback Tid Vi ringer upp dig cirka 10.15 Bättre tillgänglighet Dina kunder kan ringa dygnet runt och det blir aldrig blir upptaget, istället kan de boka tider där det är bemannat enligt ett schema Ökad service Ökad service mot dina kunder då de själva kan välja tid för uppringning och slipper telefonkö. Tidseffektivt För både dina kunder och din personal med uppringning på planerad tid. Alla vet vilken tid som gäller. Minskad stress För din personal och avlastning för din telefonväxel. Systemet jämnar ut samtalstopparna och ger en fördelning av samtalen över hela dagen. Bättre arbetsmiljö Eftersom du slipper ständigt ringande telefoner, det är handläggaren som initierar det utgående samtalet till kunden. Ökar möjligheten till försäljning Ett missat samtal kan kosta din verksamhet väldigt mycket, se till att inte missa dem med hjälp av Callback Tid.
Callback Tid är en lösning som gör att dina kunder själva kan boka in en tid för återuppringning istället för att mötas av en upptagetton och sedan sitta i lång telefonkö. Du ringer sedan enkelt upp kunden via webbgränssnittet i Weblinks portal. I Portalen kan du planera in när du har tillgängliga tider för att passa er verksamhet. Så här fungerar den! 1 Logga in i Weblinks portal. https://portal.weblink.se/ Under Företagsfliken klickar du på PXB Välj Callback. 1 3 Klicka på + skapa 3
Här sätter du du upp vilken typ av callback du önskar; Callback - där kunderna ringer in och du får ett meddelande iform av ett mail. Callback Tid - låt kunderna välja att bli uppringda på en specifik tid. Antal tider som du vill ska finnas tillgängliga eller vilka agenter som ska besvara samtalen ställer du in här. Du kan även välja att låta kunden knappa in sitt personnummer så ni kan förbereda samtalet innan ni ringer tillbaka. Allt för att bli mer effektiva. 4 Namnet på kö 9 Välj destination när det inte finns några lediga tider/slottar 5 6 7 8 Beskrivning av kö Här väljer du om du vill sätta upp callback vanlig eller tid Max samtal att ta emot per dag Samtalsbegränsning per dag - bestäm var samtalet ska hamna när max antalet är nått. 10 11 Ställ in vad som händer efter lyckat samtal, alltså vad händer efter kund lämnat nummer. Detta händer även om man ringer in en andra gång och allow duplicates är satt till No. Punkt 10 bestämmer var samtalet ska gå om antalet platser (punkt 8) inträffar. Ska kunden knappa in sitt personnummer 1 Ska kunden kunna ringa in fler gånger 13 Ska kunden knappa in telefonnummer att bli uppringd på. 14 Spara! 4 5 6 7 8 9 10 11 1 13 14 3
Här sätter du upp vilka kolumner/knappar du vill ska vara synliga vid hantering av samtalen som ringt in och bokat tid för uppringning. Här skapar du och döper dina egna kolumner t.ex tid för inkommande samtal, tid för uppringning samtalet. Längst ner på sidan ser du slutresultatet av det du just nu ska skapa. 15 Namnet på rubrik 18 Justera placering 16 17 Vilken information som ska visas Transform har många funktioner varav en funktion är att göra numret klickbart. Kan likaväl vara att göra om ett datum YYYY-mm-dd HH:ii:ss till enbart klockslag/datum. 19 0 Sorterar kolumnen (byter plats på kolumnen). SPARA! 15 16 17 18 19 0 Så här ser de skapade kolumnerna ut i användarvyn. 4
Lägg till agenter som ska vara med i gruppen som svarar. 1 Välj agenter i gruppen 3 Klicka på add Skapa nya agenter 4 SPARA! 1 3 4 5
Skapa kalendrar I den högra kolumnen kan du skapa olika kalendrar. t.ex. vilka tider som gäller under normala öppettider eller halvdag. Du går sedan vidare med att schemalägg agenterna som ska ringa upp bokade tider. 5 Välj vilken kalender 7 Välj antal platser /timme 9 Välj färg 31 Markera först tiden, 6 Antal platser/timme (default) 8 Välj antal agenter som ska svara 30 Sätt prioritering 5 6 7 8 9 31 30 3 33 34 35 36 37 3 33 34 35 36 klicka på markeringen och skriv in start och stoppdatum/tid Välj vilken kalender schemat ska gälla för Välj hur inställningarna ska repeteras, För att repetera veckovis, ställ in en dag i taget och väl repetera veckovis. Om ja, välj vilka intervaller Repetera var X dag/vecka, repetera fram tills. 37 Spara! 6
Så nu har du satt upp din Callback Tid, nu går vi över till användarvyn 1 Klicka på User Välj Callback 1 Under fliken användare/callback kan du nu se vad du har byggt upp. Här kommer de inkomna samtalen att läggas på kö. Du kommer att kunna se status på ärendet, klicka på telnummret och ringa upp vid bokad tid samt avsluta ärendet när personen är uppringd. 7
Weblink IP Phone AB Gamlestadsvägen 1 415 0 Göteborg Tel: 031-301 48 10 www.weblink.se 8