Förutsättningar i HogiaLön Plus Rapporten SN/SCB/KFO statistik används för att lämna Medarbetarstatistik till Svenskt Näringsliv (SN), Lönestrukturstatistik till SCB samt Lönestrukturstatistik till KFO. För att ta ut Lönestrukturstatistik för privat sektor för rapportering till SCB går du in under menyn Analys - Rapporter - fliken Statistik och väljer rapporten SN/SCB/KFO statistik. Du behöver inte själv välja vilka personer som ska komma med i statistiken. SCB och Svenskt Näringsliv sållar ut de personer som inte ska vara med. Har SCB däremot begärt att få information om ett visst arbetsställe ska du välja enbart det arbetsstället när du tar ut rapporten, inte hela företaget. Det är viktigt att du har fyllt i anställdaregistrets statistikflik enligt de anvisningar som du fått från SCB. Rutorna i nedanstående bild behöver vara ifyllda i anställdaregistret för att rapporten SN/SCB/KFO statistik ska bli korrekt. SCB och Svenskt Näringsliv använder sig sedan av den information de behöver för sin typ av statistik. Yrkeskod (SSYK) Redovisas till både SN och SCB. Ange yrkeskod, som du hittar i SN/SCB:s anvisningar. Löneform Redovisas till både SN och SCB. 1 = månadslön 2 = veckolön 3 = timlön 1
Arbetstidsart Redovisas till både SN och SCB. Används för gruvor och mineralbrott samt tillverkningsindustri. 1 = dagarbete 2 = tvåskift 3 = intermittent/diskontinuerligt treskift 4 = kontinuerligt treskift 5 = arbete under jord 6 = ständigt nattskift 7 = övriga skiftformer Förbundsnummer/avtalskod Redovisas endast till SN. Båda uppgifterna hämtas från SN:s statistikblankett. Arbetsplatsnummer (SN) Redovisas endast till SN. Hämtas från SN:s statistikblankett. Detta fält redovisas i filen med tre tecken. Är arbetsplatsnumret 001 kommer siffran 1 att synas i anställdaregistret men 001 kommer synas i filen. CFAR-nummer (SCB), obligatorisk för lönestrukturstatistiken Obligatorisk uppgift till SCB. Saknas uppgift om CFAR-nummer, ange nollor. Se SCB:s företags- /arbetsställeblankett. Personalkategori Ange den personalkategori som den anställde tillhör. Kategorin används bland annat för att kunna göra urval i rapporterna. 1 = arbetare 2 = övriga (exempelvis tjänstemän) Arbetsställenummer (SCB) Ange arbetsställenummer enligt SCB:s anvisningar. Max 5 tecken. Fältet kommer inte med i filen utan används för att göra urval vid beställning av rapporten SN/SCB/KFO statistik. Om företaget har flera arbetsställen ska de anställdas uppgifter redovisas på respektive arbetsställe. Jobbstatus Välj jobbstatus enligt SN:s anvisningar. 2
Inställningar för rapporten Lönestrukturstatistik för privat sektor De som ska redovisas är alla personer som är mellan 18 till och med 66 år den sista september och har arbetat minst en timme med lön under september Redovisa inte personer som inte har arbetat alls under september på grund av tjänstledighet, sjukdom m m arbetat som elever, praktikanter eller personer i arbetsmarknadspolitiska åtgärder varit betingsanställda eller endast erhållit arvode är verksamma delägare/familjemedlemmar med okänd avtalad lön och arbetad tid är ombord- och utlandsanställda Börja med att fylla i datum för den period du ska rapportera. Markerar du rutan Läs transaktioner i första hand på from/tom datum hämtar programmet de avvikelser som är datumsatta med datum inom denna period. För transaktioner som inte är datumsatta alls går programmet efter löneperioden du avräknat med. 3
Exempel: Lönebereder du avvikelser i efterkommande månad och du datumsätter dina avvikelser, ska du göra klart och avräkna oktobers lön innan du tar ut denna statistikrapport för perioden 2015-09-01 2015-09-30. Då kommer transaktioner med som är datumsatta med 0901-0930 datum oavsett vilken månad de är avräknade. Har du inte markerat rutan Läs transaktioner i första hand på from/tom datum hämtar programmet de transaktioner som är avräknade med löneperiod 0901-0930 oavsett vilket datum du lagt in på avvikelserna i löneberedningen. Observera att enligt SCB ska endast anställda som arbetat minst 1 timme under rapporteringsperioden vara med på statistiken, detta gäller alltså även de som varit helt föräldralediga. I programmet innebär detta att om de anställda varken har schema eller att arbetade timmar inte löneberetts in varje månad så kommer de inte med i statistiken. För att få med dem måste du lönebereda in arbetad tid eller lägga in ett standardschema. Du kan göra urval på Kategori och/eller Arbetsställenummer. Gör en markering på raden för Har helglön för timanställda utbetalats? Skriv även Delägarnummer (företagets medlemsnummer hos Svenskt Näringsliv). Rapporten skapas i en fil enligt de inställningar du gjort, inrapporteringstyp samt på den sökväg du angivit, och du får samtidigt ut en logglista på skrivaren. Du kan även välja att genomföra ett Urval på ålder samt Utesluta VD och/eller Delägare i fåmansföretag. Observera att du kan ha andra lönearter. Nedan lönearter är exempel från Övningsföretaget. Observera även att du inte ska ange P24/P25 och tänk på att bonus gällande normal årsbonus inte ska vara med. Lönen ska kunna hänföras till den arbetade tiden. Tryck på knappen OK för att komma vidare till nästa sida där du ska fylla i vilka uppgifter programmet ska hämta för de anställda. Fasta personuppgifter Fyll i uppgifterna om i vilka P-fält veckoarbetstid m.m. finns. För löneform 3, timanställda, anger du det P- fält där det fasta lönetillägget finns och för löneform 1 och 2, anger du de lönearter som det fasta lönetillägget betalas med. Arbetsschema Arbetad tid kan hämtas från kalendarium om schema finns på personen. Programmet visar arbetstiden enligt schema, drar ifrån frånvaron och lägger till exempelvis övertid och mertid. Om de anställda inte har schema, måste du på rad 11, Faktisk arbetad tid om schema saknas, ange vilken löneart du använt för att registrera arbetstiden. Har du inte registrerat arbetstiden, kan du göra en extra lönekörning för den aktuella månaden och enbart registrera arbetstiden på en passiv löneart. 4
Löneartsurval Ange vilka lönearter som ska vara grund till redovisning. Klicka på guide-knappen för att komma till löneartsregistret. Observera att det på vissa rader ska vara lönearter som räknar timmar och på andra rader lönearter som redovisar belopp. För mer information om vad varje rad innebär hänvisar vi till SN/SCB:s instruktioner. Ersättningar som inte ska ingå i redovisningen är Sjuklön Semesterlön, semesterersättning Helglön Permitteringslön Traktamente och kostnadsersättningar för bil, representation, kontor, telefon m.m. Vinstdelning Arbetsgivaragifter och andra kollektiva avgifter Rapportera inte nya löner innan de börjat gälla. Retroaktiva löner ska vara kopplade till löneökningar, inte korrigeringar av tidigare perioder. Avtalade timmar ska inte variera mellan månader. Redovisa faktiskt arbetade timmar och att alla rörliga tillägg ska vara kopplade till dessa arbetade timmarna. 5
Klicka på OK och sedan Bildskärm för att skapa filen. Filen som skapas är en textfil och heter följande beroende på vilken inrapporteringstyp du valt: Fil till SN - MedstatSN Fil till SCB - MedstatSCB Fil till KFO - Lonstat Om det redan finns en befintlig rapport med samma namn på angiven sökväg, får du möjlighet att välja mellan Skriv över, Fyll på eller Avbryt. Observera att om du ska rapportera både till SN och SCB behöver du skapa två filer, en till varje rapporteringsställe. 6