Lönestatistik Anvisningar Elektriska Installatörsorganisationen VVS - Företagen

Transkript

1 Frågor besvaras av Aon Hewitt AB Box 27093, SE STOCKHOLM, tel. 08/ Lönestatistik Anvisningar Elektriska Installatörsorganisationen VVS - Företagen Redovisningsperiod 1 september - 30 september 2014 (eller de löneperioder som närmast ansluter till september). Vilka ska ingå i - Tillsvidareanställd. Även anställd som börjat eller slutat under perioden statistiken? - Visstidsanställd som arbetat minst 1 timme under perioden - Provanställd Vilka ska inte ingå - Anställd som inte arbetat under perioden i statistiken? - Praktikant - Utlandsanställd - Arbetstagare i arbetsmarknadspolitiska åtgärder - Person under 18 eller över 67 år - Ägare/delägare Vilka ersättningar - Helglön ska inte redovisas - Semesterlön, semesterersättning i statistiken? - Sjuklön o d - Permitteringslön - Kostnadsersättning, t ex traktamente, kostnader vid tjänsteresa - Arbetsgivaravgifter och andra kollektiva avgifter Hur rapporteras lönestatistiken? Om ni har ett lönesystem som kan skapa en lönestatistikfil med det format som specificeras på sida 7 nedan, ska ni först skapa filen. Följ anvisningar från er lönesystemstillverkare. Därefter väljer ni lämplig överföringsmetod. Se nedan. Om ni inte kan skapa en lönestatistikfil måste uppgifterna registreras manuellt på Internet. Se anvisningar på sida 6. Hur kan jag överföra - Lämna statistikfil på Internet en lönestatistikfil? - Maila och bifoga statistikfil - Kopiera statistikfil till en CD / DVD och posta den - Skicka statistikfil via Teleöverföring Läs mer om de olika alternativen på sidan 6 VIKTIGT Glöm inte att vid all korrespondens med oss tala om vem ni är. Vårt arbete underlättas om ni meddelar företagets medlemsnummer, ert namn och era kontaktuppgifter. September 2014 EIO VVS 1

2 Uppgifter i lönestatistiken Följande uppgifter lämnas per individ Fält 1-9 Om uppgifterna ändrats under perioden anges de senast gällande Se mer på sida 7 om lönestatistikfilens format 1 Personnummer Ange födelseår (4 siffror), -månad, -dag och -nummer. Exempel : Personalkategori 1 = Arbetare inklusive arbetande förman samt arbetsledare med kollektivavtal 2 = Tjänsteman, arbetsledare och förman med tjänstemannaavtal m fl 3 Förbundsnummer och avtalskod Till arbetare räknas anställd som omfattas av kollektivavtal med LO-förbund, oavsett om den anställde är fackligt ansluten eller inte. Ange kod enligt bifogad förteckning. 3 a Förbundsnummer 2 siffror, t ex 25 3 b Avtalskod 3 siffror, t ex Yrke Ange dessa koder enligt standarden NYK14. Se mer på Ange även jobbstatus, se fält Löneform OBS! Viktig uppgift för att beräkningen av lönesumman för den anställde ska bli korrekt. Jämför fält = Månadslön 2 = Veckolön 3 = Timlön 6 Arbetstidsart 1 = Dagarbete eller om skiftarbete inte förekommer 2 = 2-skiftsarbete 3 = Intermittent (diskontinuerligt) 3-skiftsarbete 4 = Kontinuerligt 3-skiftsarbete 5 = Underjordsarbete 6 = Ständigt nattskift 7 = Övrigt För anställda med olika arbetstidsarter under perioden anges den huvudsakliga. 7 Överenskommen (timmar med två decimaler, utan decimalkomma) veckoarbetstid Styrkod 003 Ange den överenskomna, genomsnittliga veckoarbetstiden som den anställde har, t ex 4000 eller 3825 För deltidsanställd ska uppräkning till heltid inte göras, däremot ska uppgift även lämnas i fält 8. 8 Veckoarbetstid (timmar med två decimaler, utan decimalkomma)) för motsvarande heltid Styrkod 004 OBS! Anges endast för deltidsanställd eller om uppgift i fält 7 saknas, dvs den anställde saknar överenskommen veckoarbetstid. Ange den veckoarbetstid som motsvarar en heltidstjänst (inom samma arbetstidsart). Uppgifterna används för att beräkna sysselsättningsgraden. 9 Semesterdagar Styrkod 600 Antal semesterdagar som den anställde har rätt till oavsett om semesterlön har tjänats in eller inte (vanligtvis lägst 25 dagar). September 2014 EIO VVS 2

3 Fält 10 Om uppgifterna ändrats under perioden anges de senast gällande 10 Fast lön (för en månad, vecka eller timme) Styrkod 051 Om löneform = 1 i fält 5 anges den fasta, överenskomna månadslönen. Om löneform Om löneform = 2 i fält 5 anges den fasta, överenskomna veckolönen. = 3 i fält 5 anges den fasta, överenskomna timlönen. Den fasta lönen anges inklusive fasta lönetillägg på ordinarie arbetstid. Med fasta tillägg avses tillägg knutna till arbetsuppgiften eller den anställde, t ex kvalifikationstillägg, tillägg för anställningstid eller skiftformstillägg. OBS! Rörliga tillägg som redovisas i fält 17 ska inte ingå. Bruttolöneavdrag (t ex hempc, bil) ska inte reducera den fasta lönen. För deltidsanställd ska deltidslönen anges. Har lönen ändrats under perioden ska den nya lönen anges. OBS! Månads- och veckolönen anges i hela kronor utan decimaler. Timlönen anges i kronor och ören utan decimalkomma (ex 95 kronor 50 öre timmen skrivs 9550 ). För timavlönade: Om det är omöjligt att skilja på den fasta timlönen enligt ovan och prestationslönen enligt fält 12 eller om timlönen varierar för olika arbetsuppgifter redovisas summa tidlön och prestationslön, intjänad under redovisningsperioden, i fält 13. September 2014 EIO VVS 3

4 Fält OBS! Uppgifterna ska avse 1 september 30 september 11 Arbetad tid totalt (hela timmar) Styrkod 001 Ange faktisk arbetad tid under 1 september 30 september i timmar. 12 Prestationslön (summa kronor) Styrkod 058 I arbetad tid ingår även övertid, mertid m m. Beredskaps- och jourtid ska inte ingå. Endast arbetade timmar ska redovisas i statistiken. Tag inte med t ex permission, restid utanför arbetstiden, semester- och sjukdagar. Om uppgift om arbetad tid inte finns i lönesystemet kan den beräknas enligt: Överenskommen veckoarbetstid * antal veckor under perioden + över- /mertid - frånvaro på ordinarie tid. Alla rörliga lönedelar intjänade under september, utöver den fasta lönen i fält 10, ska ingå. Även rörliga lönetillägg ska ingå, dock inte ersättningar och tillägg som redovisas i fält Rörliga lönedelar kan t ex vara prestationslön, ackord, premielön, bonus och provision. Endast rörlig lön motsvarande timmarna i fält 11 ska redovisas. OBS! Vinstdelning ska inte ingå. Om oregelbundna rörliga lönedelar intjänats under året och/eller perioden 1 september - 30 september inte är representativ för rörlig lön: 1 Tag ett genomsnitt per timme över året och multiplicera med arbetade timmar under 1 september - 30 september eller 2 Använd ett genomsnitt per månad under året eller 13 Summa tidlön (summa kronor) och prestationslön, ifylles endast om kolumn 10 och 12 är tomma Styrkod Använd en mer passande månadsperiod och ange att annan mätperiod gäller. OBS! Fält 13 gäller endast timavlönad och då man inte kan skilja på fast lön och prestationslön eller om timlönen varierar för olika arbetsuppgifter. Om uppgift lämnas i fält 13 ska fält 10 och 12 inte användas. Om uppgifter inte kan redovisas i fält 10 och 12 ange då summan av fast och rörlig lön intjänad under september, exklusive ersättningar som redovisas i fält Fast lön är summan av de timlöner som den anställde tjänat under perioden. Se även fält 10. Rörlig lön är den prestationslön som den anställde tjänat under perioden. Se även fält 12. September 2014 EIO VVS 4

5 Fält OBS! Uppgifterna ska avse 1 september 30 september 14 Övertidstimmar (hela timmar) Styrkod 002 Betald övertid under september. Timmarna ingår även i arbetade timmar, fält 11. OBS! Allt utfört övertidsarbete under perioden ska ingå. 15 Övertidstillägg/ Övertidsersättning Styrkod 052 Styrkod 053 Tillägget eller ersättningen ska anges för de redovisade timmarna i fält 14. Redovisa den uppgift som enklast kan tas fram i lönesystemet. 15 a Övertidstillägg (summa kronor) Här redovisas övertidstillägg som beräknats i kronor per timme. Endast tillägget ska redovisas. Grundlönen ska inte ingå. 15 b Övertidsersättning (summa kronor) Här redovisas övertidsersättning som vanligtvis beräknats med divisor, där summan av grundlön och tillägg ingår. 16 Ob- och skifttill- (summa kronor) lägg Styrkod Tillägg för spe- (summa kronor) ciella arbetsförhållanden Styrkod Andra förmåner (summa kronor) och ersättningar Styrkod 055 Ange tillägg vid obekväm och förskjuten arbetstid samt skifttillägg. Endast tillägg intjänade under perioden ska redovisas. Grundlönen ska inte ingå. Ange tillägg för risk, smuts, vatten, värme, kyla osv. Även ersättning för resoch väntetid under ordinarie arbetstid samt tillägg för tillfälligt ändrade arbetsuppgifter ska ingå. Endast tillägg intjänade under perioden ska redovisas. Grundlönen ska inte ingå. Här redovisas ersättningar under perioden september i i form av t ex: - Förmåner (bil, drivmedel, lunch, bostadsförmån o d) - Jourersättning, beredskapsersättning m m - Restidsersättning (utanför arbetstiden) Förmånsvärdet av fri eller delvis fri bil, drivmedel, bostad, lunch o d beräknas enligt Riksskatteverkets (RSVs) normer. 19 Ifylles ej 20 Jobbstatus Styrkod 810 Leasingbil jämställs med fri bil. Ange statuskod enligt nedanstående jobbstatusförteckning: Kod Kategori Beskrivning 1 Chef Ansvarar för verksamhet och personal 2 VD Verkställande direktör 3 Arbetsledare Leder, fördelar och kontrollerar arbetet 4 Förman Arbetare som leder arbetet 5 Lärling Går i lära hos hantverkare 0 Övriga anställda - Har ni några frågor angående lönestatistiken, ring, telefon 08/ September 2014 EIO VVS 5

6 Inrapportering av lönestatistik Anvisningar för olika inrapporteringsmetoder Registrera statistik direkt på Internet Lämna statistikfil på Internet Maila och bifoga en lönestatistikfil Kopiera statistikfil till en CD/DVD och posta den Skicka statistikfil via teleöverföring Teleöverföring Flera företag på samma fil / teleöverföring Används av företag som inte kan skapa en lönestatistikfil. Logga in på Använd företagets medlemsnummer som användarnamn. Medlemsnummer och lösenord finner du på det utskickade brevet med inbjudan till statistikinsamlingen. Registrera er som uppgiftslämnare. Välj arbetsplats att registrera statistik på och mata in uppgifterna manuellt. Ytterligare anvisningar om registreringen finns på Används av företag som har skapat en statistikfil och vill överföra den på ett säkert sätt via filuppladdning på Internet. Logga in på Använd företagets medlemsnummer som användarnamn. Medlemsnummer och lösenord finner du på det utskickade brevet med inbjudan till statistikinsamlingen. Registrera er som uppgiftslämnare. Välj funktion för att ladda upp fil och bläddra fram statistikfilen på den egna datorn. Ytterligare anvisningar om registreringen finns på Används av företag som har skapat en lönestatistikfil. Vi uppmanar att I första hand använda metoden att lämna filen på Internet. Om mailalternativet ska användas, skicka filen som bilaga i ett mail till support@rapporteraloner.se Kontrollera att filen innehåller uppgifter om medlemsnummer, samt att mailtexten innehåller uppgifter om företagets medlemsnummer och uppgiftslämnarens kontaktuppgifter. Används av företag som har skapat en lönestatistikfil. Vi uppmanar att I första hand använda metoden att lämna filen på Internet. Kopiera filen till en CD/DVD, i princip alla typer av skiva är tillåtna. Posta skivan i ett kuvert till AON Hewitt AB, Att: Lena Berggren, Box 27093, SE STOCKHOLM Kontrollera att filen innehåller uppgifter om medlemsnummer, samt att försändelsen innehåller uppgifter om företagets medlemsnummer och uppgiftslämnarens kontaktuppgifter. Används av företag som har en servicebyrå med avtal med Svenskt Näringsliv om att skicka lönestatistik via FTP. Följ separata instruktioner från servicebyrån. Vid redovisning på telenätet gäller följande: Lagringsform EBCDIC - kod Postlängd 400 tecken Blocklängd tecken Flera företag kan redovisas på samma fil/teleöverföring utan mellanliggande identifieringsposter. September 2014 EIO VVS 6

7 Lönestatistikfilens format Teknisk beskrivning En lönestatistikfil har en postlängd om 400 tecken och lagras i ASCII-format. (Lönestatistikfiler som ska skickas via Teleöverföring kan ha EBCDIC-format med blocklängd om tecken.) En lönestatistikfil ska ha namnet medstat Man kan granska en lönestatistikfil innan den skickas genom att exempelvis använda Windows Anteckningar / Notepad. En del av filen kan se ut som exemplet nedan. OBS! Kontrollera speciellt att filen inte innehåller bokstäver eller andra ickenumeriska tecken. Registerbeskrivning del 1 Fältbenämning Antal Position Kommentar tecken Period Statistikår t ex 2014 Medlemsnummer Medlemsnummer i Svenskt Näringsliv * Arbetsplatsnummer Arbetsplatsnummer i Svenskt Näringsliv * Organisationsnummer Enligt Patent- och Registreringsv * Förbundsnummer * Avtalskod * ** Personnummer Personalkategori 1 42 Enligt statistikanvisning ** Arbetstidsart 1 43 Enligt statistikanvisning * ** Yrkeskod Enligt yrkesgruppering Löneform 1 50 Enligt statistikanvisning * ** Antal *** Arbetsställenummer SCBs CFAR-nummer * ** Reserv Lämnas blankt * Fyll ut med "vänsternollor. ** Om uppgift saknas, ange nollor. *** Endast SCB. September 2014 EIO VVS 7

8 Registerbeskrivning del 2 Ordningsföljden på fälten i positionerna i statistikfilen kan variera. För att ange ordningsföljden används styrkoder som markerar vilket värde som skickas, följt av värdet. Styrkoderna framgår av tabellen på sida 10. Fältbenämning Antal tecken Position Styrkoder se sid 9 Fält 1a Kod enligt styrkodstabell 1b Värde Fält 2a b Fält 3a b Fält 4a b Fält 5a b Fält 6a b Fält 7a b Fält 8a b Fält 9a b Fält 10a b Fält 11a b Fält 12a b Fält 13a b Fält 14a b Fält 15a b Fält 16a b Fält 17a b Fält 18a b Fält 19a b Osv till och med position 400 September 2014 EIO VVS 8

9 Styrkoder Beskrivning Styrkod Blankettfält Överenskommen veckoarbetstid Veckoarbetstid för motsvarande heltid Semesterdagar Fast lön Arbetad tid totalt Prestationslön Summa tidlön/prestationslön Övertidstimmar Övertidsersättning b Övertidstillägg a Ob-tillägg Tillägg för speciella arbetsförhållande Andra förmåner och ersättningar Jobbstatus Förbundsspecifika variabler Skiftformstillägg (Stål- och Metallförbundet) Post- och ställningsersättning (Sågverksindustrin) Kalvningstillägg (Lantarbetare) Delegeringstillägg (Ambulanssjukvårdare) Län och kommun (Sveriges Byggindustrier) Traktamente (Sveriges Byggindustrier) 805 Reskostnadsersättning (Sveriges Byggindustrier) 806 Förrättningstillägg (Sveriges Byggindustrier) 808 Kontroll av uppgifterna Vårt gransknings- och kompletteringsarbete underlättas avsevärt om vi erhåller korrekta uppgifter från er. Vi ber er därför att noggrant kontrollera materialet innan ni skickar det till oss och ägna speciell uppmärksamhet åt följande uppgifter: 1 Tekniska uppgifter 2 Identifieringsuppgifter Lönestatistikfilen har rätt format och postlängd. Filen har namnet medstat. Medlemsnummer, arbetsplatsnummer, förbunds- och avtalskod finns med i lönestatistikfilen. 3 Personnummer Består av årtal, månad, dag och checksiffror (totalt 12 siffror). 4 Personalkategori Båda personalkategorierna, dvs arbetare och övriga anställda (tjänstemän), redovisas. 5 Yrkeskod Yrkeskod finns med i registret. Vid problem med yrkeskodningen, kontakta oss, gärna så tidigt som möjligt. Glöm inte att märka korrespondens med medlemsnummer och uppgiftslämnare hos företaget. September 2014 EIO VVS 9