Ny version av Exder 2007-08-29 I Stockholm har sommaren precis tagit slut och höstens första release av Exder är här. Till den här releasen har vi jobbat väldigt mycket med infrastrukturell utveckling för att säkerhetsställa Exder för framtiden och därför kan denna release verka något mindre än vanligt. Den största nyheten är ändrat faktureringsförfarande i Axfood direktorderflöde. Sedan finns det ett antal andra bra saker som ni kan läsa om mer nedan. Redan nu vill vi berätta att det i oktoberreleasen av Exder EPC kommer att finnas väsentliga nyheter i samband med ny version av Varucertifikat. Nästa uppdatering är planerad till den sista måndagen i oktober 2007 (29/10). Vi hoppas att ni får god nytta av förbättringarna! Innehållsförteckning NY VERSION AV EXDER 2007-08-29...1 EXDER EDI...2 En order blir en faktura i Axfoods direktorderflöde...2 Förbättringar vid registrering av ramavtal...4 Intern kommentar i ramavtalet...8 EXDER EPC...10 Förberedelser för ny standard för artikelinformation...10 Kryssruta för artikelmärkning Ingen märkning har tagits bort...10 EXDER ALLMÄNT...11 Partneregenskaper...11 Godsmärkning och enheter skrivs nu ut på de generella följesedlarna...15 Handledningar...16 VAD SAKNAR NI I ERT EXDER?...17 2007.08.29.dna.28.doc Sida 1 av 17
Exder EDI Exder EDI är modulen för dig som handlar elektroniskt med olika parter, t.ex. med ICA eller ABB. En order blir en faktura i Axfoods direktorderflöde. Axfood har nu begärt att få en faktura för varje order i det sk. direktorderflödet. Tidigare har Axfood önskat få en samlingsfaktura för alla utlevererade order som tillhör samma butikskedja (fält Geografiskt område på partner). Detta flöde används för direktleveranser till butik där en order kan skickas elektroniskt eller skapas manuellt i Exder. Vid fakturering skickas en sk överföringsfaktura till Axfood som sedan sköter betalning till leverantören men också interndebiterar butikerna. Har ni tilläggsmodulen för automatisk fakturering kan ni fortfarande använda rutinen Automatisk fakturering för att skapa fakturor för alla affärsflöden. Ni som inte har denna utan använt rutinen Skapa samlingsfakturor kommer istället manuellt få skapa en faktura för varje order/utleverans i den vanliga rutinen Uppdatera fakturor. Oavsett vilken rutin som används kommer en elektronisk faktura nu skickas för varje utlevererad order. Exempel: I orderstatuslistan finns tre utlevererade order med affärsflödet Axfood dir. På vanligt sätt kan vi nu fakturera även dessa order genom att klicka på länken Skapa! i kolumnen Fakturanr. 2007.08.29.dna.28.doc Sida 2 av 17
Direkt skapas då en faktura för order 108. Genom att slutföra fakturan skickas en elektronisk faktura för just denna order. Givetvis kan man hoppa över orderstatuslistan och direkt fakturera order i rutinen Uppdatera fakturor. Exempel vid fakturering av direktorder via rutinen Automatisk fakturering: För att visa hur det ser ut om ni har tilläggsmodulen för Automatisk fakturering visas här hur man enklare kan fakturera de två kvarvarande direktorderna. Rutinen Automatisk fakturering finns under menyvalen Försäljning, Fakturering. I rutinen Automatisk fakturering väljer vi Affärsflöde Axfood direktorder för att enbart fakturera utlevererade order för detta flöde samt anger Fakturadatum och trycker på OK-knappen. 2007.08.29.dna.28.doc Sida 3 av 17
Automatisk har nu en faktura skapats och skickats för varje order. Obs! I denna rutin kan man fn inte ange egna fakturanummer utan dessa kan endast skapas automatisk av Exder. Observera att ni själva kan beställa modulen Automatisk fakturering genom menyvalet Beställ Exder-moduler från menyn Diverse. Vid frågor kontakta oss eller skicka email till support@expertsystems.se. Förbättringar vid registrering av ramavtal I maj-releasen ändrade vi rutinen Uppdatera ramavtal för att anpassa denna till affärsflöde ESAP 20, som dagligvaruhandeln håller på att införa som standard. Dessa ändringar innebär att man skall kunna ange flera olika pristyper per artikel samt även stafflade priser. Vi har nu fått önskemål om att införa förbättringar i denna rutin, så att det går enklare att söka fram och ändra artiklar i listan från första artikeln till sista. Två ändringar har gjorts: 1. Nya knappar för att söka fram Första/Föregående/Nästa/Sista artikel i ett ramavtal 2. Artikellistan behåller nu vald sida över artiklar när man sparar eller byter artikel Exempel ändring 1. 2007.08.29.dna.28.doc Sida 4 av 17
Knappar för att söka fram första, föregående, nästa och sista artikel i ett ramavtal har nu lagts till. Detta gör det enkelt för er att gå igenom era artiklar sekventiellt, I exemplet ovan har vi artikel 3 framläst, genom att trycka på Nästa > hämtas nästa artikel 4 fram. 2007.08.29.dna.28.doc Sida 5 av 17
2007.08.29.dna.28.doc Sida 6 av 17
Exempel ändring 2. Tidigare listades alltid artiklarna fram från början på sidan 1 efter att man sparat eller valt annan artikel. Nu behålls senast vald sida när ni sparar eller byter artikel. Anledningen är att man skall kunna klicka på nästa artikel i listan efter att man uppdaterat vald artikel. I exemplet ovan visas sidan 2 i artikellistan, vi väljer att spara artikel 20. 2007.08.29.dna.28.doc Sida 7 av 17
Efter att artikelns pris sparats visas fortfarande samma sida i artikellistan. Genom att klicka på artikel 21 kan man enkelt ta fram nästa artikel. Intern kommentar i ramavtalet I ramavtalet finns nu också möjlighet att ange egna kommentarer. Se fältet Kommentar i fliken Huvudinformation. Obs! Fältet är avsett för internt bruk och skickas inte med i ev. elektronisk prislista. Trots fältets längd i sidan kan ni ange upp till drygt 65000 tecken. Här kan ni till exempel beskriva annat kring avtalet såsom uppsägningsvillkor, leveransvillkor osv. 2007.08.29.dna.28.doc Sida 8 av 17
2007.08.29.dna.28.doc Sida 9 av 17
Exder EPC Exder EPC är modulen i Exder som ni använder för att skapa, administrera och skicka elektroniska varucertifikat. Förberedelser för ny standard för artikelinformation Under hösten kommer en ny standard för varucertifikat (artikelinformation som det kommer heta framöver) att införas. Vi har därför börjat förbereda Exder EPC för detta. Ändringarna är på sätt och vis omfattande och de kommer att medföra en del ändringar för er som användare. Dels blir det en del nya fält men framförallt blir det en mängd ändrade begrepp. Vi lägger ner mycket tid och kraft på dessa ändringar så att ni ska kunna använda ert Exder som tidigare och inget av det arbete som ni gjort är förlorat. Och naturligtvis kommer vi att ge er det stöd ni behöver för övergången till det nya. Därför är de synbara ändringarna i denna release av Exder EPC inte så särskilt stora. Kryssruta för artikelmärkning Ingen märkning har tagits bort Tidigare fanns i rutin Uppdatera artiklar för varucertifikat en kryssruta för Ingen märkning under primärartikelns artikelmarkeringar. Denna fanns där för att det i själva varucertifikatet skickas en sådan kryssruta. Exder skickar nu automatiskt denna information för alla artiklar som inte har någon artikelmarkering ikryssad. Har en artikel inga artikelmarkeringar så kryssar ni inte i någon ruta med artikelmarkeringar. Exder sköter resten. I nedanstående exempel visar vi en artikel som saknar artikelmarkeringar. 2007.08.29.dna.28.doc Sida 10 av 17
Inga kryssrutor har fyllts i och kryssrutan för Ingen märkning visas ej längre. Exder allmänt Här nedan presenteras generella nyheter i ert Exder. Partneregenskaper Möjlighet finns nu att koppla egenskaper till sina partners som gör det enklare att göra urval av partners, adresser samt kontakter. Ni definierar själva vilka egenskaper ni är intresserade av. I de olika listrutinerna kan ni sedan kryssa vilka egenskaper en partner minst måste ha för att visas i Lista partners en partners adress minst måste ha för att visas i Lista adresser en partners kontakt minst måste ha för att visas i Lista kontakter Exempel. I vårt fall har vi lagt upp följande egenskaper i rutin Partneregenskaper menyval Partners. 2007.08.29.dna.28.doc Sida 11 av 17
Egenskaper läggs till med en egenskapskod samt en beskrivande Egenskapstext. Koden för Egenskap anger i vilken ordning egenskaperna skall visas. Egenskapstexten är i vårt fall språkkodade då vi i vårt exempel angivit att alla texter skall anges engelska och svenska. I rutinen Uppdatera partners fliken Partneregenskaper kan man sedan ange vilka av alla egenskaper en partner skall ha. I vårt fall har vi sagt att partner ICA skall ha egenskaperna Exder EDI, Exder EPR och Exder EPC. 2007.08.29.dna.28.doc Sida 12 av 17
För AXFOOD lägger vi till egenskaperna Exder EDI och Exder EPC. För BERGENDAHLS lägger vi enbart till egenskapen Exder EDI. I rutinen Lista partners kan vi sedan göra urval på en eller flera egenskaper. 2007.08.29.dna.28.doc Sida 13 av 17
I vårt exempel vill vi göra urval på alla partners som minst har egenskaperna Exder EDI och Exder EPC, genom att kryssa i deras kryssrutor. Resultatet blir då att vi får fram AXFOOD och ICA. Obs! Partnern måste MINST ha alla ikryssade egenskaper men kan ha fler, för att visas i listan. Exempelvis så har ju ICA ytterligare en egenskap Exder EPR men kommer med ändå. BERGENDAHLS som ju endast har en av ikryssade egenskaper visas ej i listan. I rutinen Lista adresser gör vi samma urval. Vi får då fram adresserna för ICA och Axfood. På samma sätt kan vi göra urval på kontaktpersoner som tillhör en partner som har angivna egenskaper i rutinen Lista kontakter. Vi får då fram alla kontaktpersoner som tillhör ICA och Axfood. Obs! Skillnaden mellan partneregenskaper och kontaktegenskaper. Givetvis går det att kombinera urval så att man enbart får önskade kontakter med både partners och kontakters egenskaper. 2007.08.29.dna.28.doc Sida 14 av 17
Väljer ni Listtyp PDF skapas en pdf-fil med kontakternas namn och adressinformation lämplig för utskrift av etiketter på skrivare. Samma kontakter visas, men nu med möjlighet att skriva ut som adressetiketter på skrivare. Godsmärkning och enheter skrivs nu ut på de generella följesedlarna Vi har nu kompletterat de två generella följesedelsdokumenten för utskrift av utleveranser som pdf-dokument med följande ändringar: Godsmärkning skrivs nu också ut på följesedeln och inte bara på orderbekräftelsen. Aktuella enheter skrivs nu ut på raderna efter alla antalsfälten. För artiklar som har samma orderenhet och basenhet visas nu endast en kolumn för levererat antal. I nedanstående exempel visas två följesedlar, en med artikel som har samma order-/basenhet och en med olika enheter. 2007.08.29.dna.28.doc Sida 15 av 17
Godsmärkning skrivs ut och enheter på raden samt endast en kolumn för levererat antal, då artikel 06782900 har samma order-/basehet st. Godsmärkning skrivs ut och enheter på raden men två kolumner för levererat antal, då artikel 22238 har olika order-/basehet. I vårt fall st och kg. Handledningar Exder har den sista tiden utvecklats väldigt mycket och våra handledningar behöver därmed arbetas om. Vi håller därför löpande på att arbeta om vårt hjälpmaterial. Vi har valt att dela upp vårt hjälpmaterial i tre olika bitar. Animerade demoslingor. Visuellt kan ni se hur ni gör i Exder. Snabbguide. En kort beskrivning om hur man gör i Exder, t.ex. för att skicka en representantorder. Användarhandledning. Den kompletta manualen för Exder. Ni kommer lätt att hitta detta hjälpmaterial vartefter att dessa byggs upp och läggs ut på vår hemsida. Ni kommer också att komma åt materialet inifrån Exder. 2007.08.29.dna.28.doc Sida 16 av 17
Vad saknar ni i ert Exder? Det är viktigt för oss att få veta vad ni vill ha i ert Exder. Vi har fem releaser av Exder om året (i slutet av januari, mars, maj, augusti och oktober). Vid varje release investerar vi mycket energi och pengar som vi vill ska ge er så stor nytta som möjligt. Kontakta oss och berätta vad ni vill ha! Är det många som vill ha samma sak kommer vi att utveckla den funktionen i Exder. Är ni ensamma om ett önskemål kan denna funktion vara så pass viktig för er att vi skall göra en anpassning just för er. Kontakta oss gärna för en diskussion! 2007.08.29.dna.28.doc Sida 17 av 17