Organisation och roller e-förvaltning Uppsala Universitet 2016-03-01
Innehåll 1 Inledning... 3 2 Organisation och roller... 3 3 Rollbeskrivning e-områdesansvarig... 4 4 Rollbeskrivning e-områdesansvarig IT... 5 5 Rollbeskrivning e-förvaltningskoordinator... 6 6 Rollbeskrivning e-förvaltningskoordinator IT... 7 2 (7)
1 Inledning Detta dokument är en beskrivning över organisation och roller för Universitetets e-förvaltningsmodell. 2 Organisation och roller Bilden visar strukturen för e-förvaltningen. Den är uppbyggd av tre nivåer; e-förvaltningsportfölj, e-portföljer och e-områden. 2.1 e-förvaltningsportföljen: Är Universitetsförvaltningens samlade mängd uppdrag för e-förvaltning. Styrgrupp utgörs av ordinarie ledningsgrupp där ordförande är Universitetsdirektör. Beredande är avdelningscheferna från e-portföljerna. 2.2 e-portföljen: Är en gruppering av e-områden som stödjer liknande verksamhet. Dessa samordnas för att möjliggöra gemensamma prioriteringar och ett effektivt resursutnyttjande. Styrgrupper för e-portföljer utgörs av avdelningschefer med verksamhetsansvar. Ordförande utses för respektive portfölj liksom en samordnarroll för administrativt stöd och beredning. 2.3 e-området: E-området är en gruppering av IT-stöd och kunskapsstöd (tex support, lathundar och utbildning) som tillsammans utgör verksamhetsstödet till en specifik verksamhet. Styrgrupperna bemannas företrädesvis med enhetschefer i rollen som e-områdesansvarig och e-områdesansvarig IT. Den koordinerande nivån bemannas av rollerna e-förvaltningskoordinator och e-förvaltningskoordinator IT. De e-områden som är av infrastrukturell karaktär har bara en IT-sida att bemanna. Dessa e-områden har ingen bemanning på verksamhetssidan utan den utgörs till största del av de andra e-områdena. 3 (7)
3 Rollbeskrivning e-områdesansvarig 3.1 Ansvar Ingår i styrgruppen för e-området och ska som styrgruppsmedlem vara delaktig i att fastställa innevarande års e-förvaltningsplan. Är i rollen ytterst ansvarig för att e-områdestjänsterna är ändamålsenliga och tillgängliga för verksamheten enligt överenskommen nivå. Rollen har en planeringshorisont på 2-3 år. Det innebär ett ansvar för att hantera mål och riktlinjer från e-portföljen i kommande års e-förvaltningsplan. 3.2 Befogenhet Enligt delegationsordning för enhetschef 3.3 Exempel på arbetsuppgifter Genomföra årsuppdraget I styrgruppen Fastställa e-förvaltningsplanen tillsammans med e-områdesansvarig IT Följa upp och säkerställa resultat och budget enligt beslutad e-förvaltningsplan Besluta om förändringar avseende prioriteringar eller resurser inom beslutade ramar Förbereda ärenden för eskalering eller behandling i e-portföljen I rollen Tillse att bemanna rollen e-förvaltningskoordinator och följa upp löpande förvaltningsarbete Tillse att teckna löpande avtal med kontrakterade leverantörer samt följa upp dessa Säkerställa att relevanta riktlinjer kommer till e-förvaltningskoordinators kännedom Bistå e-förvaltningskoordinator löpande med vägval och riktlinjer Planera inför nästa förvaltningsår Hämta in relevanta underlag från e-förvaltningskoordinator för VP- och budgetprocessen Ställa krav på tydlighet i mål och budget som ges från e-portföljen och företräda dessa Utifrån e-portföljens riktlinjer säkerställa att prioriterade uppdrag planeras in kommande år Hålla aktuell kunskap om övriga e-områdens påverkande åtgärder Säkerställa en nära samverkan och god kommunikation med övriga e-områdesansvariga. 4 (7)
4 Rollbeskrivning e-områdesansvarig IT 4.1 Ansvar Ingår i styrgruppen för e-området och ska som styrgruppsmedlem vara delaktig i att fastställa innevarande års e-förvaltningsplan. Är i rollen ytterst ansvarig för att IT-komponenterna är ändamålsenliga och tillgängliga för verksamheten enligt överenskommen nivå. Rollen har en planeringshorisont på 2-3 år. Det innebär ett ansvar för att hantera mål och riktlinjer från e-portföljen i kommande års e-förvaltningsplan. Rollen företräder IT på ett föredömligt sätt genom god samverkan, lyhördhet och bidrag med sakkunskap i såväl interna som externa forum. 4.2 Befogenhet Enligt delegationsordning för enhetschef 4.3 Exempel på arbetsuppgifter Genomföra årsuppdraget I styrgruppen Fastställa e-förvaltningsplanen tillsammans med e-områdesansvarig Följa upp och säkerställa resultat och budget enligt beslutad e-förvaltningsplan Besluta om förändringar avseende prioriteringar eller resurser inom beslutade ramar Förbereda ärenden för eskalering eller behandling i e-portföljen I rollen Tillse att bemanna rollen e-förvaltningskoordinator IT och följa upp löpande förvaltningsarbete Tillse att teckna avtal med kontrakterade IT-leverantörer för e-området samt följa upp dessa Säkerställa att relevanta riktlinjer kommer till e-förvaltningskoordinator IT:s kännedom Bistå e-förvaltningskoordinator IT löpande med vägval och riktlinjer Planera inför nästa förvaltningsår Hämta in relevanta underlag från e-förvaltningskoordinator IT för VP- och budgetprocessen Ställa krav på tydlighet i mål och budget som ges från e-portföljen och företräda dessa Utifrån e-portföljens riktlinjer säkerställa att prioriterade uppdrag planeras in kommande år Hålla aktuell kunskap om övriga e-områdens påverkande åtgärder Säkerställa en nära samverkan och god kommunikation med övriga e-områdesansvariga IT 5 (7)
5 Rollbeskrivning e-förvaltningskoordinator 5.1 Ansvar I rollen ligger ansvaret att verkställa innevarande års e-förvaltningsplans verksamhetsrelaterade mål inom givna ramar på ett kostnadseffektivt sätt. Det sker genom att driva och prioritera aktiviteter för att säkerställa att e-områdestjänsterna och dess verksamhetskomponenter är tillgängliga för verksamheten enligt överenskommen nivå. Rollen har även ett ansvar att i nära samarbete med e-förvaltningskoordinator IT ha en planeringshorisont på 1-2 år. Det innebär att omvärldsbevaka och inventera behov för att bereda mål och budget för kommande års e-förvaltningsplan. E-förvaltningskoordinator arbetar i nära samverkan med e-förvaltningskoordinator IT, e-områdesansvariga och specialister för bästa resultat. 5.2 Befogenhet att ha mandat att besluta inom e-förvaltningsplanens uppdrag tillsammans med e- förvaltningskoordinator IT att prioritera uppdrag (VAD som ska göras) till berörda specialister 5.3 Exempel på arbetsuppgifter Under förvaltningsåret Prioritera och besluta inom ramen för förvaltningsplanen tillsammans med e-koordinator IT Koordinera och administrera pågående aktiviteter inom e-området samt vid behov starta nya Följa upp resultat samt utfallet av nedlagd tid och kostnader och rapportera till e- områdesansvarig och styrgrupp Föredra ärenden utom e-förvaltningsplanen för styrgruppen Samordna externa leverantörer och säkerställa att avtal finns på plats Inför nästa förvaltningsår Utarbeta en e-förvaltningsplan tillsammans med e-förvaltningskoordinator IT och föredra för styrgruppen inför beslut Inventera nuläget för e-området samt formulera mål utifrån problem och behov avseende funktionalitet och användbarhet Estimera tidsåtgång för e-områdets olika uppdrag, beräkna tid och kostnad för löpande basunderhåll samt bidra med underlag inför budgetarbetet. Estimera tidsåtgång och kompetenser för att kunna utföra förvaltningsuppdraget och föreslå bemanning av roller på utförandenivå i samråd med berörda resursägare Omvärldsbevaka ur ett funktionellt perspektiv Samordna mellan övriga e-områden för att säkerställa en rimlig kunskapsnivå om påverkande aktiviteter Vara lyhörd för pågående initiativ och behov och förbättringsmöjligheter och bidra med egen kunskap till andra. 6 (7)
6 Rollbeskrivning e-förvaltningskoordinator IT 6.1 Ansvar I rollen ligger ansvaret att verkställa innevarande års e-förvaltningsplans IT-relaterade mål inom givna ramar på ett kostnadseffektivt sätt. Det sker genom att driva och prioritera aktiviteter för att säkerställa att IT-komponenterna är tillgängliga för verksamheten enligt överenskommen nivå. Rollen har även ett ansvar att i nära samarbete med e-förvaltningskoordinator ha en planeringshorisont på 1-2 år. Det innebär att omvärldsbevaka och inventera behov för att bereda mål och budget för kommande års e-förvaltningsplan. Rollen jobbar i nära samverkan med e-förvaltningskoordinator, e-områdesansvariga, teamledare och specialister för bästa resultat. 6.2 Befogenhet att ha mandat att besluta inom e-förvaltningsplanens uppdrag att prioritera uppdrag (VAD som ska göras) till berörda teamledare 6.3 Exempel på arbetsuppgifter Under förvaltningsåret Prioritera och besluta inom ramen för förvaltningsplanen Koordinera och administrera pågående aktiviteter inom e-området samt vid behov starta nya Följa upp resultat samt utfallet av nedlagd tid och IT-kostnader och sammanställa till e-förvaltningskoordinator och e-områdesansvarig IT Föredra ärenden utom e-förvaltningsplanen för styrgruppen Säkerställa att Serviceöverenskommelser (SLA) finns för e-områdets IT-komponenter samt avtal för externa IT-leverantörer Delta i CAB-möten vid ändringar som påverkar e-området Inför nästa förvaltningsår Utarbeta en e-förvaltningsplan tillsammans med e-förvaltningskoordinator och föredra för styrgruppen inför beslut Inventera nuläget för e-området samt formulera mål utifrån problem och behov avseende tekniska lösningar och ramverk Estimera tidsåtgång och kostnad, med stöd av teamledare, för e-områdets löpande basunderhåll och vidareutveckling samt bidra med underlag inför budgetarbetet inom UU. I samråd med berörda teamledare beräkna resurser, kompetenser och bemanning för att kunna utföra förvaltningsuppdraget. Omvärldsbevaka ur ett tekniskt perspektiv Samordna mellan övriga e-områden för att säkerställa en rimlig kunskapsnivå om påverkande aktiviteter Vara lyhörd för pågående initiativ och behov och förbättringsmöjligheter och bidra med egen kunskap till andra. Säkerställa en nära samverkan och god kommunikation med övriga roller inom ITavdelningen. 7 (7)