Exempel på arkivorganisationer inom SLL

Transkript

1 1 Exempel på arkivorganisationer inom SLL

2 2 Arkivorganisation - minimikrav Varje myndighet ska ha en arkivorganisation bestående av en arkivansvarig som har det yttersta ansvaret och minst en arkivredogörare. Detta är ett minimikrav, sedan är det upp till varje myndighet att se till att arkivorganisationen är funktionell. Se till att ha: Etablerade och fungerande kontaktvägar både inom arkivorganisationen och mellan arkivorganisationen och landstingsarkivet Arkivorganisationsmöten (rekommendation)

3 3 Funktioner/roller i arkivorganisationen Arkivansvarig (obligatorisk) Ansvarar för och beslutar i frågor som rör dokument- och informationshantering, arkivvård och därtill relaterade frågor om offentlighet och sekretess Vid behov utses en huvudarkivansvarig med samordningsansvar för delarkivansvariga (obligatorisk) Ansvarar för den praktiska tillsynen och vården av handlingar/information inom ett begränsat verksamhetsområde Vid behov utses en huvudarkivredogörare med samordningsansvar för övriga arkivredogörare Arkivarie Samordnar arkivorganisationen och kan, per delegation, verka i arkivansvarigs ställe i ärenden som ska samrådas med landstingsarkivet

4 4 Exempel på verksamhetsområden En arkivredogörare ansvarar för den praktiska tillsynen och vården av handlingar/information inom ett begränsat verksamhetsområde Ett verksamhetsområde kan utgöras av: En hel myndighet En klinik/enhet/avdelning Ett informationssystem En specifik typ av handlingar/information

5 5 Beslut om arkivorganisation Styrelse/nämnd beslutar om vem som har det yttersta arkivansvaret. Beslutet kan peka ut en specifik person eller binda arkivansvaret till en specifik funktion/tjänst (ex. personalchef). Utses ingen arkivansvarig har förvaltningschefen /verkställande direktör detta ansvar Hur arkivorganisationen i övrigt ska se ut och vara organiserad beslutas av arkivansvarig. Beslut på arkivansvarig och kontaktlista för arkivorganisationen ska skickas till landstingsarkivet för kännedom.

6 6 Arkivansvar och delegationsordning Både huvudarkivansvarig och delarkivansvarig/a kan fatta beslut i ärenden som ska samrådas med landstingsarkivet. I en större arkivorganisation kan (huvud)arkivansvarig välja att delegera vidare sin beslutanderätt, gällande ärenden som ska samrådas, till arkivarien. Delegationsbeslutet ska gälla tills vidare och en kopia ska skickas till landstingsarkivet för kännedom.

7 7 Exempel på beslutshierarki: (Huvud)arkivansvarig fattar beslut för hela myndigheten Arkivarien fattar beslut i (huvud)arkivansvarigs ställe per delegation gällande samrådsärenden Delarkivansvarig/a fattar beslut inom sitt ansvarsområde

8 8 Utse en arkivorganisation steg för steg Besluta om arkivansvar Bestäm hur arkivorganisationen ska vara uppbyggd Tillsätt funktioner/roller i arkivorganisationen Delegera beslutanderätt - ansvarig: styrelse/nämnd - ansvarig: arkivansvarig - ansvarig: arkivansvarig - ansvarig: arkivansvarig Beslut om arkivansvar skickas till landstingsarkivet för kännedom Delegationsbeslutet skickas till landstingsarkivet för kännedom

9 9 Exempel 1 En stor myndighet (Huvud)arkivansvarig finns på ledningsnivå Till (huvud)arkivansvarigs hjälp finns en arkivarie med delegerad beslutanderätt och ett samordningsansvar för arkivorganisationen På varje resultatenhet/verksamhetsområde finns en delarkivansvarig eller huvudarkivredogörare som rapporterar till arkivarien På respektive enhet/avdelning/klinik finns minst en arkivredogörare som rapporterar till delarkivansvarig eller huvudarkivredogörare

10 10 Arkivansvarig (ledning) Arkivarie med beslutanderätt och samordningsansvar (verksamhetsstöd/administration) Delarkivansvarig eller huvudarkivredogörare (verksamhetsområde/resultatenhet) Delarkivansvarig eller huvudarkivredogörare (verksamhetsområde/resultatenhet)

11 11 Exempel 2 en mellanstor myndighet Arkivansvarig finns på ledningsnivå Till arkivansvarigs hjälp finns en arkivarie med delegerad beslutanderätt och med ett samordningsansvar för arkivorganisationen Alternativt en huvudarkivredogörare med samordningsansvar På respektive enhet/avdelning/klinik finns minst en arkivredogörare som rapporterar till arkivarien eller huvudarkivredogöraren

12 12 Exempel på Bilaga arkivorganisationer till Föreskrift 2A inom och SLL 2B Arkivansvarig (ledning) Arkivarie med beslutanderätt och samordningsansvar, alt. huvudarkivredogörare med samordningsansvar (verksamhetsstöd/administration)

13 13 Exempel 3 en mindre myndighet Arkivansvarig finns på ledningsnivå Till arkivansvarigs hjälp finns en huvudarkivredogörare med ett samordningsansvar för arkivorganisationen På respektive enhet/avdelning/klinik finns minst en arkivredogörare som rapporterar till huvudarkivredogöraren

14 14 Exempel på Bilaga arkivorganisationer till Föreskrift 2A inom och SLL 2B Arkivansvarig (ledning) Huvudarkivredogörare med samordningsansvar (verksamhetsstöd/resultatområde)

15 15 Exempel 4 en liten myndighet Arkivansvarig finns på ledningsnivå På respektive enhet/avdelning finns minst en arkivredogörare som rapporterar till arkivansvarig

16 16 Exempel på Bilaga arkivorganisationer till Föreskrift 2A inom och SLL 2B Arkivansvarig