Översikt MedvindArbetstid

Översikt MedvindArbetstid Version 2012.03 Medvind Informationsteknik AB 2012-10-02

Översiktlig beskrivning... 3 Allmänna begrepp... 4 Muspekare...4 Övriga begrepp...5 Markera en rad...5 Skriva in ny uppgift...5 Uppdatering...6 Första gången... 6 Använda snabbtangenter...8 Fritextsökning i trädet...8 Organisations struktur... 9 Att strukturera mapparna... 10 Att sortera mapparna... 10 Inställning av bilder... 11 Grundinställning för dina fönster... 11 Dölja fönster... 13 Egna inställningar... 14 Egenskaper för bildvisning... 14 Arbetstid... 14 Resursbehov... 15 Frånvaroöversikt... 16 Filtrering... 17 Ordna kolumner... 18 Beskrivning samtliga menyval... 19 Arbetsyta... 19 Redigera... 20 Utskrifter... 20 Organisationsfunktioner... 20 Bearbetningar... 22 Underhåll... 22 Visa... 23 Hjälp... 23 Verktygsfält... 24 Generella verktygsfält... 24 Snabbtangenter... 25 Beskrivning av hur spara sker... 27 Organisationsträdet... 27 Funktioner som sparas direkt... 27 Vad man bör tänka på.... 27 Övrigt... 28 Uppgifterna sparas när:... 28 Uppgifterna sparas inte när:... 28 Vad man bör tänka på:... 28 Sidan 2 av 28

Översiktlig beskrivning MedvindArbetstid hanterar arbetstider på olika sätt. Systemet kan användas som planeringshjälpmedel, registrering av avvikelser, tidsregistrering, uppföljning av tider samt överföring av lönetransaktioner till externt lönesystem. Man kan som kund välja delar av dessa funktioner eller samtliga. Planeringshjälpmedel Utgångspunkt för är verksamhetens resursbehov, d.v.s. hur mycket personal behövs vid varje tidpunkt för att man ska kunna bedriva den verksamhet som man önskar. Resursbehovet kan byggas upp utifrån planerade uppgifter. För varje tidpunkt beskriver man då vilka uppgifter som ska utföras och vilken typ av personal som behövs. Dessa uppgifter summeras maskinellt ihop till ett resursbehov för hela verksamheten. Utifrån resursbehovet kan man sedan skapa färdiga grundscheman för de anställda. Om man redan har färdiga scheman kan man istället mata in dessa i systemet och därefter jämföra mot behov. Arbetstiderna kan även komma in i systemet genom att den enskilde anställde själv beskriver hur han/hon vill arbeta under en viss period. Den stora fördelen är att man kan kombinera olika typer av planeringsgrunder till en gemensam planering. Personernas arbetstider kan hämtas från fasta eller rullande grundschema, från kalendariska grundscheman eller från personens individuella önskemål. Man kan se hur en förändring av resursbehovet kommer att påverka arbetstiderna. Man kan även se hur en förändring av tiderna kommer att fungera för verksamhetens behov av personal. Om även frånvaro och mertid rapporteras kan man även se hur dessa förändringar påverkar verksamhetens behov av personal. Registrering av avvikelser Utifrån den planerade tiden kan avvikelser registreras. Detta kan göras av en planerare eller så kan den anställde själv, via ett web-fönster rapportera sina avvikelser mot planerad tid. Dessa kan avse både frånvaro och ändringar av närvaron. Det kan även vara olika former av uppgifter som man sedan vill kunna följa upp. Tidregistrering Till MedvindArbetstid finns även möjlighet att koppla tidsregistrering via stämplings-pc. Den anställde kan då dra sitt kort eller ange en god för rapportering av sin närvaro/frånvaro. Olika regelverk byggs upp för vad som ska hända när den anställde stämplar. Uppföljning av tider Utifrån alla uppgifter som rapporteras kan man göra uppföljningar. Man kan se hur mycket arbetstid som utförts och jämföra detta mot den planerade tiden. Man kan se hur många timmar frånvaro som har förekommit. Anger man även uppgifter kan man se hur mycket tid som gått åt på respektive uppgift. Det finns även möjlighet att se hur mycket övertid som utförts och varför. Sidan 3 av 28

Överföring av lönetransaktioner I MedvindArbetstid finns möjlighet att bygga upp ett regelverk för löneutvärdering av tider. Varje person kopplas till ett regelverk och systemet kan då beräkna obersättning, övertid, frånvaro mm för överföring till lönesystemet. Från lönesystemet kan man efter löneberäkning hämta tillbaka saldon såsom semester och komp så att man i MedvindArbetstid alltid har det aktuella värdet. Allmänna begrepp Muspekare Om du använder en mus med flera musknappar är det i första hand vänster musknapp som används. I de fall höger musknapp ska användas anges detta. Observera att har du ändrat inställningen för musknapparna i Windows är det naturligtvis denna standard som gäller. Det finns några begrepp som är viktiga att känna till. Peka Klicka Dubbelklicka Dra Höger mustangent Rullningsknapp Innebär att du ska placera spetsen av muspekare på aktuell uppgift. Innebär att du trycker ner och släpper upp en gång på mustangenten. Innebär att du i snabbföljd upprepar föregående två gånger. Innebär att du trycker ner mustangenten och håller den kvar medan du drar den aktuella uppgiften till det ställe där du vill placera den. Genom att klicka på höger mustangent kan du få fram aktuella funktioner. Om du står på en gul mapp, och har en mus med rullningsknapp, kan du genom att hålla nere SHIFTtangenten rulla ut trädet. Förstora/förminska innehållet i bilderna på resursbehov, schema, planering samt personlistan genom att hålla nere HÖGER mustangent samtidigt som man använder rullningsknappen. Sidan 4 av 28

Övriga begrepp Arbetsyta Nod Den kombination av bilder som man kan öppna tillsammans, exempelvis planering. Innebär en rad i organisationsträdet, kan vara en planeringsgrupp eller gul mapp Markera en rad För att markera en rad som du vill ta bort, kopiera, klippa ut eller klistra in gäller generellt att HELA raden måste markeras. Detta gör du genom att klicka i den blåa kolumnen till vänster om raden. Denna princip gäller på de fönster där du inte har valet Ta bort. Se exempel nedan. Skriva in ny uppgift När du vill komplettera med en ny uppgift, det kan var en ny person eller något annat så gäller det alltid att du ska ställa dig i den sista, stjärnmarkerade raden och fylla i de nya uppgifterna. Så fort du börjar fylla i så skapas en ny stjärnrad under. Denna princip gäller på de fönster där du inte har valet Ny. Se exempel nedan. Sidan 5 av 28

Uppdatering När du öppnar systemet läses en mängd uppgifter in för att det ska gå snabbare för dig under arbetets gång. Tar du fram ett schema så läser systemet in alla uppgifter kring detta (resursbehov, planeringar och grundschema). Om du ändrar eller skapar nytt schema/rad eller resursbehov så måste du aktivt välja Spara. Om du lämnar systemet utan att spara uppgifter får du fråga om du ska spara. Det samma gäller om du byter bild från schema till exempelvis personlista. Förändringar av en persons tider eller anställningsuppgifter sker automatiskt direkt när ändringen görs. Så länge du inte har lämnat den aktuella planeringen kan du ångra. När du lämnat planeringen är ångra-möjligheten borta. Eftersom systemet läser in uppgifterna från databasen till din dator, och inte automatiskt uppdaterar med ändringar som andra gjort, kan det vara lämpligt att du med jämna mellanrum uppdaterar den information du har på skärmen. Detta gör du genom att trycka på F5 eller på ikonen i verktygsraden som motsvarar Uppdatera. Alla förändringar som andra användare har gjort hämtas in. Denna funktion är särskilt viktig att använda om det är flera personer som arbetar i systemet. Första gången Medvind arbetstid är uppbyggt kring ett antal arbetsmoment. Alla delar behöver inte användas utan man kan välja att endast göra vissa moment. Beroende på vilken typ av användare du är kan du mötas av olika information första gången du går in. Logga in Du dubbelklickar på symbolen för MedvindArbetstid. På nästa bild anger du ditt användarid och lösenord och klickar sedan på OK. Du har nu kommit in i MedvindArbetstid. Sidan 6 av 28

Första bild som möter dig Menyrad Ikoner Direktval Fritext Struktur Den första bild som möter dig när du loggat in i Medvind Arbetstid är den organisationsstruktur som du har tillgång till. För att välja den funktion eller rapport som du vill nå måste du gå vidare från denna bild. Beroende på vad du ska göra kan det ske på olika sätt. Du kan: a) Välja ett alternativ från menyraden b) Klicka på en av ikonerna(bilderna) c) Välja en funktion under menyvalet Arbetsyta d) Markera en organisationsnivå och direkt klicka på personlista, planering eller summering. Första gången du väljer här sätts maskinellt innevarande månad, om du inte anger något. e) Söka fram önskad organisation/planering genom att skriva namnet f) Klicka dig ner i organisationsträdet och sedan dubbelklicka eller högerklicka(beroende på vad du ska göra) Menyrad Längst upp finns en menyrad. Den innehåller de olika funktioner som finns i MedvindArbetstid. Dessa är grupperade under olika övermenyer, Arbetsyta, Redigera, Utskrifter, Organisationsfunktioner, Bearbetningar, Underhåll, Visa samt Hjälp. För att öppna en meny klickar du på texten (exempelvis Utskrifter) och du får se vilka val som finns under denna. De alternativ som för tillfället är möjliga för dig är upplysta. De alternativ som är gråade har du inte tillgång till. Sidan 7 av 28

Vissa menyval kan även ha en pil efter, detta innebär att finns flera underliggande alternativ, du måste klicka på denna för att se dessa. Använda snabbtangenter Som alternativ till att använda muspekaren kan du för vissa funktioner använda en kombination av tangenter(kortkommando). Om dessa motsvarar ett menyval så står tangentkombinationen efter menyvalet, exempelvis Avsluta programmet är Alt+F4. Ikoner Som alternativ till att välja en funktion genom att välja den via menyraden kan du klicka på ikonerna (bilderna) som visas under menyraden. Alla alternativ visas inte som Ikoner, utan endast de vanligaste. På samma sätt som i menyraden är endast det ikoner som du för tillfället har tillgång till upplysta. Fritextsökning i trädet Om du har ett komplext organisationsträd kan denna funktion vara till en stor hjälp. Framförallt gäller det kanske användare som har full organisationsbehörighet och därmed har tillgång till hela trädet. Du kan ange hela eller delar av det namn du vill söka på och därefter välja Första. Om ditt söknamn förekommer på fler ställen i trädet klickar du på knappen Nästa. Sidan 8 av 28

Organisations struktur I MedvindArbetstid måste du skapa och knyta personerna till en planeringsgrupp för att det ska resultera i någon form av tid för personen En planeringsgrupp läggs upp under en gul mapp. Under en gul mapp kan det finnas en eller flera planeringsgrupper. Under en planeringsgrupp lägger man sedan upp grundschema och resursbehov. Om man planerar utifrån individuell tid, där den anställde lägger in önskemål om arbetstider som sedan fastställs, så måste man även under en planeringsgrupp ange avstämningsperiod. Detta för att styra i vilken fas planeringen befinner sig. En avstämningsperiod måste alltid innehålla både from- och tomdatum. Observera att när planeringen är fastställd kan du ta bort avstämningsperioden. Organisation Planeringsgrupp Avstämningsperiod Grundschema Resursbehov När du öppnar upp Medvind Arbetstid visas organisationsstrukturen, genom att klicka på plus-tecknet öppnas mappen upp och underliggande nivåer visas. Andra gången du går in öppnas systemet med det utseende du hade när du senast loggade ut. Lägsta planeringsnivå är Planeringsgrupp, under denna lägger man upp följande: Resursbehov Grundschema Avstämningsperiod = verksamhetens behov av personal vid varje tidpunkt = Om den anställde går på grundschema läggs dessa upp här och knyts till personens placeringsflik. Har personen ett schema så är det alltid detta som gäller som grund. = Styr vilken status planeringen befinner sig i. Behöver inte användas om man inte arbetar med individuella grundtider. Sidan 9 av 28

Att strukturera mapparna Det finns inget sätt som är rätt eller fel när man ska strukturera sina olika mappar. Vissa regler finns dock. En persons anställning är alltid knuten till en gul mapp, den gula mappen motsvarar därför organisationen. En eller flera planeringsgrupper kan finnas under en gul mapp. En person är placerad på en eller flera samtidiga planeringsgrupper. För att en person ska visas i aktuell planering måste han/hon ha en aktuell placering på en planeringsgrupp. Resursbehov, grundschema och placering måste ligga under en planeringsgrupp, dock måste inte alla finnas på samma ställe. Resursbehov och grundschema läggs upp med from-datum. Flera kan därför inte förekomma under en planeringsgrupp för samma tidsintervall. En planeringsgrupp kan flyttas till annan plats i trädet, det kan däremot inte en mapp för grundschema eller resursbehov. Om en planeringsgrupp endast innehåller planering tittar systemet om det finns andra planeringsgrupper på samma nivå eller under som innehåller resursbehov när du ska titta på bemanningen. Att sortera mapparna De gula organisationsmapparna och planeringsgrupperna i trädet sorteras i bokstavsordning, utifrån den korta texten. Om du önskar sortera mapparna i en annan ordning kan du enkelt påverka sorteringen. Markera den gula mappen och klicka höger musknapp, välj Ändra. Du kommer till bilden där mappens namn finns angiven. I fältet Sorteringsordning anger du en siffra för mappens placering i trädet. Fortsätt att numrera resten av mapparna. Obs! Tänk på att sorteringsordningen inte slår igenom innan du uppdaterat. Principen är den samma vad gäller planeringsgrupperna. Sidan 10 av 28

Inställning av bilder Grundinställning för dina fönster Det fönster du får fram när du öppnar resursbehov, grundschema, summering, översikt eller planering består av flera olika bilder. Du kan du själv bestämma hur stor varje bild ska vara. Detta gör du på följande sätt. 1. Öppna resursbehov, grundschema, summering eller planering. 2. Ställ in fönstret som du vill se det när alla bilderna visas. Detta gör du genom att klicka på ramen. Rör muspekaren över ramen. När det visas en dubbelriktad pil kan du klicka och hålla mustangenten nedtryckt samtidigt som du drar ramen till höger, vänster, upp eller ner. När du är nöjd släpper du knappen och ramen är flyttad. Gå nu vidare för att justera nästa ram. 3. Klicka på Spara arbetsytans fönsterstorlek under menyvalet Arbetsyta. Gör motsvarande i alla funktioner resursbehov, grundschema samt planering. Du har nu ställt in en grundinställning för samtliga bilder. Du har nu sparat ditt personliga utseende. Sidan 11 av 28

Om du vill återgå till tidigare sparad inställning kan du under menyvalet Arbetsyta välja Återställ arbetsytans utseende. Du får då möjlighet att välja något av nedanstående. Senaste gäller om du under Egenskaper för bildvisning valt att starta med senaste inställningen. Då sparas alltid ditt utseende på fönstret när du byte bild. Personliga inställningar Det är den inställningen som du sparat när du valde Spara arbetsytans utseende Kundinställning Är möjligt om det finns ett generellt utseende sparat hos er. Medvinds grundinställning Är det utseende på arbetsytan som levereras som ursprungsförslag. Avbryt Då blir ditt fönster inte förändrat. Sidan 12 av 28

Dölja fönster På flera bilder visas ett häftstift. Dessa fönster kan du tillfälligt dölja genom att klicka på häftstiftet. Vill du ta fram dem kan du klicka på den fliktext som visas, då visas fönstret igen. Klicka på häftstiften för att dölja fönstret. Klicka på texten för att öppna fönstret igen. Sidan 13 av 28

Egna inställningar Vissa fönster och färger kan du bestämma för dig som användare. Det du gör påverkar endast din visning och inte någon annan. Du kan också gå in när som helst och ändra dina personliga inställningar, t.ex. för att tillfälligt se hur bemanningen ser ut för en viss uppgift. Dina inställningar kan påverka samtliga funktioner, vissa har endast betydelse för exempelvis grafen och vissa gäller bara för det aktuella fönstret. Du kommer därför åt dina inställningar på lite olika sätt. Egenskaper för bildvisning Du når den genom att välja Egenskaper för bildvisning under menyvalet Visa. Arbetstid På denna bild bestämmer du vilka tidtyper du vill se på planeringsbilden, samt vilka färger som du vill använda för att särskilja alla de olika tidtyperna. Du markerar i rutan framför tidtypen om du vill att den ska visas. För att ändra tidtypens färg klickar du på rullgardinen vid färgen efter varje alternativ. Beroende av antal nivåer på attest-funktionerna, kan man här välja att se attesterade personer med avvikande bakgrundsfärger i bemanningsplaneringen. Arbetar du med önskeschema kan du välja vilken färg som ska visas när planeringen är i önskeläge samt vilken färg du vill visa för korrigerade dagar. Visa övrigt skrivskydd, kan exempelvis vara personers tider som du endast har läsbehörighet till. Sidan 14 av 28

Här anger du även vilken text du vill visa för organisationen. Du kan välja Beskrivande text (lång texten för organisationen), Omvänd hierarkisk text (t ex. Grupp 1, Stor Enheten, Staden) eller Hierarkisk text (t ex Staden, Stor Enheten, Grupp 1). Du kan välja om lediga dagar skall vara utan text i planeringsbilden, eller om det skall stå Ledig. Även om du valt att inte visa texten Ledig så visas texten om det finns frånvaro för tom dagen med frånvarofärgen. Automatisk talformat till Excel innebär att systemet vid kopiering till Excel sätter decimalpunkt eller decimalkomma beroende på din inställning. Starta arbetsytan med senaste utseende, har du detta alternativ markerat sparas alltid dina ändringar av arbetsytans utseende automatiskt. Byter du exempelvis organisation så har du det utseende som föregående organisation hade. Obs! Du kan alltid välja att återgå till din sparade inställning. Resursbehov Resursbehov staplar Uppgift/dag Bestämmer de färger som skall visas i staplarna på samtliga bilder. Visa klockslagsintervall tiden som ska visas i grafen. Dessa inställningar gäller endast fliken uppgifter/dag i planeringen. I Färger för behov anges vilka färger som ska användas för att visa statusen för en viss uppgift. I Rubrik kan du välja vilka uppgifter som ska visas i kolumnrubriken för varje person. Du kan välja mellan förnamn, efternamn eller anställningsnummer. Sidan 15 av 28

Jfr mot resursbehov Används i planeringens översiktsbild. Bestämmer om jämförelse skall göras mot minimalt, önskat eller maximalt resursbehov. Om Visa översikt grafiskt är markerad visas trafiksignaler i översiktsbilden, om den inte är markerad visas +, - samt OK. Typ av tid Avser vilken tidtyp som skall visas i samtliga stapeldiagramsbilder och på översiktsbilden i planeringen. Man kan välja mellan arbete, jour eller beredskap. Frånvaroöversikt Påverkar bilden frånvaroöversikt i planeringen. Här kan man dela upp ett dygn i maximalt 8 tidsintervall, ge dem olika benämningar och separata textfärger. Sidan 16 av 28

Filtrering Dessa inställningar gäller samtliga bilder där du visar grafen. Om du inte valt någon filtrering så visas texten Ingen filtrering. Om du klickar på denna så får du upp en bild där du kan ställa in den filtrering du vill ha. Personalgrupp Uppdrag Uppgift Prioritet Automatisk filtrering - Du kan välja alla eller en viss personalgrupp - Du kan välja alla eller ett visst uppdrag - Du kan välja alla, en viss uppgift eller endast tider som saknar uppgift. - Används vid maskinell bemanning av uppgifter. - Denna inställning gör att grafen förändras utifrån vilken uppgift du har i fokus på planeringen. När du har valt någon filtrering så är det detta som visas i menyraden. Sidan 17 av 28

Ordna kolumner Varje arbetsyta/flikar har sina egna kolumner. För att bestämma vilka kolumner du vill visa på bilden markerar du någon av kolumnerna och väljer sedan Ordna kolumner under menyvalet Visa. Observera att dessa val ser lite olika ut beroende på från vilken bild du har valt dem. Från planeringsbilderna kan du välja grupperingsnivåer och sorteringsnivåer. Dessa alternativ finns inte på exempelvis personfliken. Sidan 18 av 28

Beskrivning samtliga menyval Arbetsyta Spara Uppdatera Tillbaka Framåt Tidigare Spara arbetsytans utse.. Återställ arbetsytans utse. Sparar samtliga förändrade poster, avser resursbehov och schema. Motsvarar klick på ikonen för spara. Sparar samtliga förändringar och läser åter in samtliga uppgifter från databasen. Är alltid tillgänglig. Motsvarar klick på ikonen för uppdatera. Öppnar föregående arbetsyta. Öppnar det fönster du visade innan du backade. Detta val är alltså endast aktivt om du tidigare valt tillbaka. Visar en lista över de fönster du haft uppe. Du kan välja att hoppa direkt till något av dessa. Möjlighet att spara storleken på fönster. Finns endast som menyval. Möjlighet att återgå till tidigare sparat utseende. Nästa period Föregående period Ny person Sök person(er) Ny brukare Sök brukare Bem vikariebeställning Avsluta MedvindA.. Avser endast planeringsflikarna. Öppnar perioden efter den aktiva. Avser endast planeringsflikarna. Öppnar perioden före den aktiva. Används för att lägga upp en ny person. Används för att söka person. Tillvalsmodul. Används för att lägga upp en ny brukare Tillvalsmodul. Används för att söka brukare. Tillvalsmodul. Bemanna vikariebeställning. Används av vikarieenheten för att se och bemanna aktuella beställningar. Lämna systemet. Motsvarar att klicka på krysset i högra hörnet. Sidan 19 av 28

Redigera Ångra Upprepa Klipp ut Kopiera Klistra in Spara till Excel Gäller planeringsflikarna. Ångra senaste inmatning. Gäller planeringsflikarna. Ta tillbaka det man senast ångrade. Klipper ut en viss uppgift. Kopierar en viss uppgift. Klistrar in en viss uppgift. Ger dig möjlighet att kopiera markerat fönster till Excel. Det fönster du har i fokus kommer att kopieras. Utskrifter Skriv ut Förhandsgranska Skrivarinställning Starta MedvindRapp Skriver ut markerad bild. Visa utskriftsmodell för markerad bild. Information om tillgängliga skrivare och dess inställningar, finns endast som menyval. Öppnar upp samtliga rapporter i ett eget program. Organisationsfunktioner Överst visas texten för den mapp i trädet som du har fokus på. Ny Ändra Ta bort Visa För att skapa upp en ny mapp i trädet. Kan vara olika beroende på vilken mapp du har markerat i trädet. Ändra egenskaper för markerad grupp. Tänds om du markerat en mapp i trädet. Ta bort markerad mapp. Är endast tillgängligt om det är möjligt att ta bort. Visar grundförutsättningar för markerad uppgift. Är endast tänd om du markerat resursbehov, schema eller avstämningsperiod. Sidan 20 av 28

Klipp ut nod Klistra in nod Hantera ledighets Hantera godkänn Hantera godkänn Visa instämplade Visa Personall Visa rapp lönearter Visa löneber. Konstruktion LAS Rapportering Mina attestbeh Importera grund Exportera grund. Expandera träd Implodera träd Klippa ut en viss mapp för att klistra in den på annat ställe. (Motsvarar drag och släpp) Kan vara en organisation eller en planeringsgrupp. Klistra in tidigare utklippta mapp. (Motsvarar drag och släpp) Kan vara en organisation eller en planeringsgrupp. Hantera ledighetsansökningar. Visar aktuella ansökningar för markerad organisation och alla under. Hantera godkännande av övertid. Visar all rapporterad övertid för markerad organisation och under. Hantera godkännande av lönearter. Visar alla rapporterade lönearter för markerad organisation och under. Tar upp rapport med personer som är instämplade under markerad organisation. Visa personalliggare. Visa instämplade personer och även om korrigeringar är gjorda. Tillvalsmodul. Tar upp rapport med alla rapporterade lönearter under markerad organisation. Visa löneberäknad frånvaro. Är endast aktuellt om man har överföring av framtida frånvaro till lönesystemet. Öppnar upp funktionen schemakonstruktion utifrån markerade behov. Tillvalsmodul. Visar LAS - dagar för aktuella personer under markerad organisation. Ger även möjlighet att uppdatera. Mina attestbehörigheter. Visas endast för användare som har attestbehörighet. Man kan se vilka organisationer man har rätt att attestera. Importera grunduppgifter. Om schema och resursbehov har exporterats från en annan installation av Medvind kan dessa importeras här. Här kan man exportera schema och resursbehov. Öppnar upp hela organisationsstrukturen och alla underliggande mappar. Stänger ner hela organisationsstrukturen och alla underliggande mappar. Sidan 21 av 28

Bearbetningar Export till lön Sätt klar T.o.m.. Ackumulera Projektexport Integrationsstatus Export arbetstider Export arbetstider Export arbetstider Används endast för kunder med koppling via exportfunktion till lönesystem. Här skapar man lönetransaktioner mm. Sätt klar T.o.m datum. Här kan man ange datum när filen är skickad till lön. Då signaleras detta när man rapportera tider före detta datum. Man kan även låsa så att det inte går att ändra. Starta omräkning av ackumulatorer för alla personer under markerad organisation. Tillval. Används vid vissa lönekopplingar. Visar ingående transaktioner och eventuella felsignaler avseende utgående transaktioner. Export arbetstider/enhet. Tillval. Tar ut tider till externt system. Export arbetstider/person. Tillval. Tar ut tider till externt system. Export arbetstider/person generell. Tillval. Tar ut tider till externt system. Export fakturaunderlag Tillval. Exportera utfall från vikariebeställning till externt system. Underhåll Arbetspass Uppgifter/uppdrag Öppna tabell för gemensamma arbetspass. Här finns alla arbetspass som är gemensamma för alla användare. Här anges vilka olika arbetsuppgifter som ska kunna anges. Här anges även olika uppdrag och vilka uppgifter som är kopplade till respektive uppdrag. Starta Medvindtabell. Öppnar program för MedvindTabellunderhåll. Här finns samtliga grundtabeller som används i systemet Starta MedvindSekr.. Öppnar MedvindSekretess. Här styr man vilka funktioner som varje användare ska ha tillgång till. Sidan 22 av 28

Visa Standard Statusrad Organisationsträd Ordna kolumner Sortera stigande Sortera fallande Visar ikonraden med snabbval. Tar fram/tar bort statusraden. (Nedre raden på bilden). Tar fram/tar bort organisationsträdet. Kolumner som ska visas på bilderna och i vilken ordning Sortera markerad kolumn i stigande ordning (a till ö). Sortera markerad kolumn i fallande ordning (ö till a). Egensk för bildvisning Visar egenskaper för bildvisning. Här väljer man färger samt övriga bildvisningar Filtrering Fokus Här visas aktuellt val för filtrering samt man kan även ändra den. Visar vilken dag som är i fokus. Ger även möjlighet att byta fokus dag. Hjälp Manualer Intranet Hopp till Medvindsmanualer med beskrivning av de olika funktionerna Kan vara kundens egna lathundar mm. Om Medvind arbetstid Visar versionsbeteckning. Här visas även eventuella begränsningar i licensen. Det kan exempelvis vara antal personer. Sidan 23 av 28

Verktygsfält Den övre verktygsraden är tillgänglig från alla bilder. Finns det speciella verktyg för en viss bild visas denna i samband med bilden. Generella verktygsfält Gå till föregående arbetsyta Gå till nästa arbetsyta, finns endast om du tidigare valt att gå till föregående. Uppdatera. Sparar ändrade uppgifter och läser in samtliga ändrade uppgifter från databasen Sparar samtliga förändrade poster. Skriver ut markerat fönster. Förhandsgranska för utskrift markerat fönster. Klipper ut en viss uppgift Kopierar en viss uppgift Klistrar in en viss uppgift Ångra inmatad uppgift. Återinför ångrad uppgift. Används för att söka person. Tillvalsmodul. Används för att söka brukare. Tillvalsmodul Central vikariehantering. Om man klickar på detta val kan man se de behov av vikarier som lagts in samt bemanna dessa. Visar rapporter, dessa kan skrivas ut eller tas fram på skärmen. Det kan vara grundschema, arbetstider, helgtider, kalenderschema mm. Filtrering för grafen. Sidan 24 av 28

Snabbtangenter Till ett flertal funktioner kan du använda en kombination av tangenter istället för att klicka på meny etc. Här följer en beskrivning över samtliga snabbtangenter. Generella CTRL+TAB ALT CTRL+P CTRL+C CTRL+X CTRL+V CTRL+Z CTRL+Y CTRL+I CTRL+F F3 F5 F8 F9 CTRL+S Piltangenter TAB Hoppa mellan de olika fönster som visas på bilden, exempelvis mellan att ha fokus på grafen i planeringen eller de planerade tiderna. Obs! Detta gäller även mellan flikar på en dialog. Exempelvis kan du med detta kommando byta till frånvarofliken från daginformationen. Hoppar upp till menyraden. Där kan man sedan med piltangenten gå mellan olika menyval. Skriv ut markerat fönster. Kopierar markerad uppgift. Klippa ut markerad uppgift Klistra in den uppgift du tidigare klippt ut eller kopierat. Ångra inmatad uppgift. Återupprepa senaste ångrade uppgiften. Öppna inställning för skrivare. Förhandsgranska inför utskrift. Markerat fönster öppnas. Sök person. Uppdatera. Spara arbetsytans utseende (personliga inställningar) Återställ arbetsytans utseende Spara. Samtliga ej sparade uppgifter sparas. Gå mellan uppgifter i en arbetsyta. Exempelvis, höger-pil går till nästa dag på en person i planeringen. Pil upp till personen ovanför osv. Går till nästa fält, byter även till nästa rad vid inmatning. Sidan 25 av 28

Arbetsyta planering F2 F7 ALT+Vänster pil ALT+Höger pil Öppnar Redigera Arbetspasslista. Hoppa upp till arbetsytans menyrad. Du kan därefter gå med piltangenterna för att byta menyval. Exempelvis på bilden planering kommer du till arbetspass och kan därefter byta menyval. Föregående datumintervall Nästa datumintervall CTRL+Shift+Vänster pil Sätt fokus till föregående vecka (från där du står) CTRL+Vänster pil CTRL+Shift+Höger pil CTRL+ Höger pil CTRL+A CTRL+E Sätt fokus till föregående dag (från där du står) Sätt fokus till nästa vecka (från där du står) Sätt fokus till nästa dag (från där du står) Öppnar daganteckning för markerad person/dag Öppnar sök ersättare med fokus på markerad person/dag Sidan 26 av 28

Beskrivning av hur spara sker Är man osäker på om den information man lagt in är sparad kan man alltid klicka på Spara knappen. Då sparas ALLTID all information som inte är sparad. Huvudprincipen för att spara är att förändringar som berör planeringen sparas informationen så fort du lämnat fältet. För resursbehov och grundschema måste du aktivt välja att spara, det finns dock vissa ställen i systemet där sparning sker på annat sätt. Organisationsträdet När du lägger in en ny mapp i organisationsträdet måste systemet rita om din bild. Därför sparas alla nya mappar i trädet direkt när du klickat på OK. Den nya mappen sorteras in sist, men kommer att sorteras om när du uppdaterat. Observera! Den sparas i databasen direkt, men om en annan användare ska se din nya mapp måste han/hon gå ur systemet och logga in sig på nytt. Detta gäller själva mapparna, nya datumintervall under en mapp blir synliga om man klickar på Uppdatera. Funktioner som sparas direkt - Ny organisation - Ny planeringsgrupp - Nytt schemas datumperiod och begränsningsperiod (obs! inte innehållet i ett schema) - Nytt resursbehovs datumperiod och begränsningsperiod (obs! ej innehållet i behovet) - Ny avstämningsperiod. - Ändring av tider i planeringen. Vad man bör tänka på. Eftersom ovanstående information sparas direkt är det viktigt att man aldrig har flera personer som samtidigt skapar samma information. (Exempelvis skapar ny avstämningsperiod för januari månad) Innan du skapar ett nytt datumintervall för schema, resursbehov eller planering klicka på uppdatera. Sidan 27 av 28

Övrigt Uppgifterna sparas när: 1. Du klickar på Spara. 2. Du klickar på Uppdatera och väljer Spara Uppgifterna sparas inte när: 1. Om du klickar på Uppdatera, får upp frågan Posterna förändrade, Spara och du då klickar på Nej. De ändringar du gjort kommer inte att sparas 2. Om systemet stängs av, exempelvis genom att nätverkskontakten bryts. 3. Om du ändrar en uppgift, och inte lämnar fältet innan du går ur. Vad man bör tänka på: - Klick på Spara eller välj Uppdatera med jämna mellanrum! - Lämna alltid det fält du ändrat innan du klickar Spara eller Uppdatera. Sidan 28 av 28