Landstingets i Östergötlands handlingsplan utifrån Patientsäkerhetskulturmätning

Landstingets i Östergötlands handlingsplan utifrån Patientsäkerhetskulturmätning Dimension Resultat LiÖ Benägenhet att rapportera händelser 54 Sammantagen säkerhetsmedvetenhet 66 Självskattad patiensäkerhetsnivå 65 Min närmaste chefs agerande kring patientsäkerhet 64 Lärandeorganisation 59 Samarbete inom vårdenheten 81 Öppenhet i kommunikationen 75 Återföring och kommunikation kring avvikelser 79 En icke straff- och skuldbeläggande kultur 61 Arbetsbelastning och personaltäthet 47 Högsta ledningens stöd till patientsäkerhetsarbete 38 Samarbete mellan vårdenheterna 46 Överlämningar och överföringar av patienter och information 44 Information och stöd till patient vid negativ händelse 50 Information och stöd till personal vid negativ händelse 62 2012-09-15 Mita Danielsson Verksamhetsutvecklare Patientsäkerhetsenheten Martin Magnusson Utvecklingschef Ledningsstaben

Bakgrund I maj 2010 mättes patientsäkerhetskulturen i Landstinget i Östergötland (LiÖ), den första landstingsövergripande mätning som genomfördes. Mätningen resulterade i 5803 besvarade enkäter, vilket motsvarar en svarsfrekvens på 61 procent (n=9875). Tandvården, primärvården och privata vårdgivare deltog, exkludering gjordes av rent administrativa enheter t ex IT och medicinsk teknik. Antal anställda i LiÖ cirka 11 700. Resultat Hur vårdgivaren har analyserat resultaten från patientsäkerhetskulturmätningen som genomfördes under perioden 2010-2011 Analys av resultat från mätningen maj 2010 har genomförts lokalt i varierande omfattning. För att stimulera arbete och analys av resultat har mätningen varit en stående punkt på agendan vid patientsäkerhetsdialoger samt att ämnet patientsäkerhetskultur ingår i flertalet utbildningar (SBAR utbildning, Grundläggande patientsäkerhetskunskap, Händelse- och riskanalysutbildningar, Patientsäkerhet för ledare). Landstingsövergripande analys har genomförts med fokus på förbättringsområden som berör övergripande dimensioner i enkäten: Högsta ledningens stöd till patientsäkerhetsarbete Överlämningar och överföringar av patienter och information. Planer fanns på att genomföra samkörning av denna enkät, patientenkät och medarbetarenkät. Efter kontakt med företag som lagrar LiÖ s data togs beslut om att genomföra visualisering av data istället. Resultat från enkäter kompletteras då med mer data exempelvis resultat för trycksårsmätning, VRI, personalomsättning, sjukskrivningar, överbeläggningar, efterföljsamhet till hygien- och klädrutiner. Detta ska göras efter kommande mätning av patientsäkerhetskultur 2012 för mer aktuell data. 2 (9)

Mål för patientsäkerhetskulturen som formulerats utifrån genomförd analys Lokala mål För att kunna få en bild av mål som formulerats lokalt i verksamheten togs det fram mall för handlingsplan fram för klinik, centrum och privata vårdgivare (bilaga 1). Handlingsplaner från kliniknivå har sammanställts av kontaktpersoner på centrum och skickats in till samordnare i LiÖ. Handlingsplaner innehöll mål för respektive centrum och bygger på de lokalt formulerade målen. Sammanfattning av inkomna handlingsplaner från åtta sjukvårdande centrum samt två privata vårdgivare: De tre vanligast förekommande identifierade styrkorna; - Återföring och kommunikation kring avvikelser (Samarbete inom vårdenheten) - Sammantagen säkerhetsmedvetenhet (Öppenhet i kommunikationen) - Självskattad patientsäkerhetsnivå (Öppenhet i kommunikationen) De tre vanligast förekommande prioriterade förbättringsområden; - Öka svarsfrekvensen på Patientsäkerhetskulturenkäten - Högsta ledningens stöd till patientsäkerhetsarbete - Överlämningar och överföringar av patienter och information - Samarbete mellan vårdenheterna - Arbetsbelastning och personaltäthet - Benägenhet att rapportera händelser Centrumens aktiviteter i de lokala handlingsplanerna för de sex vanligaste förbättringsområdena Förbättringsområde: Högsta ledningens stöd i patientsäkerhetsarbete Medvetandegöra patientsäkerhetsarbetet hos alla medarbetare genom ex patientsäkerhetsdialog och patientsäkerhetsrond Se till att enkäten har en bättre utformning så medarbetare förstår vad som avses med högsta ledning PVV Lyfta upp patientsäkerhetsfrågor som ett tema vid PVV-möte samt vid ATP ute på VC PVV Bjuda in PV chef till ett PVV-möte med inriktning patientsäkerhet Patientsäkerhet tas upp av chefer på alla nivåer vid olika former av möten Föreläsare från patientsäkerhetsenheten på utbildningsdag Organisationsskiss angående patientsäkerhetsarbetet till varje verksamhet, så att man förstår att man är en del i en helhet. Riskanalyser inför ev förändringar med bas och uppdrag från Närsjukvårdsdirektör och ledningsgrupp. PV-ledning kan föreslå att återuppta samarbete med landstingsledning gällande mål & mått och dess innehåll. VRI-mätningar med återkoppling till klinikerna varje månad 2012 Minska CVK-relaterade infektioner. Övergripande riktlinjer. Checklista vid inläggning. Automatiserad uppföljning av infektioner via Cosmic 3 (9)

Förbättringsområde: Öka svarsfrekvensen på Patientsäkerhetskulturenkäten Anpassa enkäten så den passar verksamheterna (införa ej relevant som svarsalternativ). Informera och uppmana medarbetarna om vikten att besvara enkäten. Information samt uppmaning på arbetsplatsmöte att besvara kommande enkät Information så man läser frågorna rätt, var svårt som privat enhet att förstå vem man syfte på i vissa frågor Information kring enkäten när den kommer i slutet på året Förbättringsområde: Överlämningar och överföringar av patienter och information Kundsamverkan i olika former Införande av SBAR och obligatoriskt att använda SBAR vid överlämningar Framtagande av dokumentationsmall Genomfört utbildningen i hälsofrämjande möten Ökad tydlighet vid patientkonferenser och arbetsplatsträffar Ta upp problem kontinuerligt när det uppstår v.g ovan Kontrollera Meddix dagligen Vårdkonferenser med kommunen Förbättringsområde Arbetsbelastning och personaltäthet Aktiv rekrytering av personal med kompetens som motsvarar klinikernas behov Ekonomisk ersättning vid utbildning av barn ssk och barnmorskor Gott samarbete med HU för att säkerställa utbildningsplatser i länet Kartläggning och effektivisering av verksamhetens processer genom certifiering och LEAN arbete Rekryteringssatsning Lean arbete, ändrat arbetssätt Kompetensväxling ex sköterskemottagning, delegering av adm. av injektion till BMA Ökad grundbemanningsprojekt Tillsättning av flödeskoordinator för att förbättra samarbetet och utnyttjandet av resurser internt och mellan länssjukhusen Produktionsplanering och tidsplanering för jämnare patientflöde Schemaförändring genomförd fortsatt rekrytering sjuksköterskor och läkare Ökat antal vårdplatser, konsekvensbeskrivning överbeläggning lämnad till LD Anställa fler sjuksköterskor på SVR och eller samarbete med andra landsting Omstrukturering av omvårdnadsorganisationen i samband med nybyggnation. I samband med nybyggnation införs nya arbetsformer för att där vi på ett effektivare sätt kan hushålla med resurserna när det t e x gäller särskilt vårdkrävande patienter Produktionsplanering innefattande kartläggning av kapacitet Grundläggande Lean-kunskap alla kliniker Förbättringsområde: Samverkan mellan vårdenheterna Utveckla gemensamma rutiner mellan kliniker och patologen för svarshantering av PAD-remisser Utveckla och systematisera teambaserad patientbedömning Förbättra samarbetet med vårdplaneringsteamet, tydliggöra roller och ansvar. Inbjudan till dialog mellan kommun och landsting 4 (9)

Rotation mellan olika enheter Utse ansvariga på länssjukhusen för att underlätta överlämning av information om patienter Infört gemensam vårdplatskoordinator Införa SBAR / pågår Införande av LEAN Vårdflödesgrupp psykiatri Hospitera hos vårdgrannar Stimulera införande av SBAR på kliniker Fördjupad samverkan intensivvårdsenheter Förbättringsområde: Benägenhet att rapportera händelser Uppdrag till verksamhetens avvikelse samordnargrupp avseende sammanställning/återrapport avvikelser Fokus i perioder på vissa typer av avvikelser när det gäller rapportering HEL-kurs 2 har genomfört en LEO-enkät för att ta reda på vad som krävs för att öka antalet avvikelserapporter Revidering av handlingsprogram för hantering av avvikelser Avvikelser och återkoppling är en punkt på dagordningen vid varje APT Två avvikelsesamordnare med avsatt tid Information på klinik, besök av Förtroendetandläkare på kliniker där avvikelserapportering ej förekommer i dagsläget Föreläsning från patientsäkerhetsenheten Kontinuerlig information till medarbetarna om vikten av att skriva avvikelser. Patientsäkerhet en stående punkt på arbetsplatsmöten Landstingsövergripande aktiviteter och mål Förbättringsarbete utifrån mätningen av patientsäkerhetskultur ska bedrivas lokalt ute på centrumen. Uppföljning av att förbättringsarbete har påbörjats har skett genom inskickade handlingsplaner och genom diskussion på klinik respektive på vårdcentral. Uppföljning av detta görs på patientsäkerhetsdialoger och därefter en skriftlig bedömning som inkluderar arbetet med resultatet av patientsäkerhetskulturmätningen på kliniken/vårdcentralen. Uppföljning sker också vid kommande mätning av patientsäkerhetskulturen i november 2012. Landstingsövergripande mål gällande dimensionen Överlämningar och överföringar av patienter och information finns i landstingsdirektörens verksamhetsplan för strategiskt mål inom området Kommunikation, se nedan. Systematiskt arbetssätt för säker kommunikation Antal kliniker/vårdcentraler som har infört SBAR Framgångsfaktor Nyckelindikator Ingångsvärde Målvärde 2012 Källa okänt 30 % Klinik/vårdcentralens patientsäkerhetsberättelse Målvärde 2015 100 % Aktivitet för förbättringsområdet Högsta ledningens stöd till patientsäkerhetsarbete är att pilottesta patientsäkerhetsronder (Walk Rounds). Första ronden genomfördes med landstingsdirektör och centrumchef juni 2012. Ytterligare tre ronder under september månad ingår i pilottest. Därefter beslutas om ett ev breddinförande av Walk Rounds. Index för 5 (9)

dimensionen högsta ledningens stöd till patientsäkerhetsarbete var 38 i mätningen 2010. Målvärde är index > 50 i mätning 2015. Förbättringsarbete med fokus på ökad säkerhetskultur ses som en integrerad del i Landstingets patientsäkerhetsarbete. Hög patientsäkerhet förutsätter genomtänkta vårdkedjor och arbetsrutiner, rätt kompetens hos varje medarbetare samt att alla aktivt medverkar till att öka säkerheten i vården. Vården i Östergötland, oavsett aktör, ska kännetecknas av en säkerhetskultur där åtgärder riktas mot underliggande systemfel istället för att leta fel hos enskild individ. Patientsäkerhetsarbetet ska bedrivas som en integrerad del av det dagliga arbetet och ansvaret för detta följer verksamhetsansvaret på alla nivåer och inom alla landstingets verksamheter. Samtliga enheter inom landstinget ska ha ett fungerande patientsäkerhetsarbete som följer landstingets beslutade patientsäkerhetsstrategi men också arbeta med och kunna redovisa andra aspekter av kvalitet inom sjukvården. Patientsäkerhetsarbetet bedrivs genom att: - Strukturerade handlingsprogram för avvikelse- och riskhantering på samtliga enheter. - Landstingsövergripande IT-stödet, Synergi, används för rapportering, ärendehantering, klassificering, vid analys samt uppföljning av avvikelser och riskområden. - Händelseanalyser genomförs vid inträffad allvarlig avvikelse - Riskanalyser genomförs då förändringar planeras där patientens säkerhet kan komma att påverkas samt inom riskområden som identifierats via inrapporterade avvikelser - Patientsäkerhetsdialoger genomförs med alla enheter, med direkt eller indirekt patientkontakt, för att följa upp patientsäkerhet och kunskapsbaserad och ändamålsenlig vård Strategiska mål, åtgärder och handlingsplaner är sammanfattade i Säker vård varje gång innefattande sex delområden; Minskade vårdrelaterade infektioner (inkl Strama arbetet) Säker läkemedelshantering Säker omvårdnad Säker kommunikation Säkra vårdprocesser Säker medicinsk teknik Åtgärderna innefattar bl a ett systematiskt Stramaarbete, utvecklandet av läkemedelsmallar i journalsystemet och införande av läkemedelsberättelser, utbildning i MEWS och inrättandet av MIG team, systematisk GTT- granskning av journaler, ökad samverkan med länets kommuner, framtagande av handlingsprogram mot fallskador och trycksår, införande av instrumentet SBAR, preoperativa checklistor, ökad standardisering av vårddokumentationen, praktisk färdighets- och teamträning på centrum för medicinsk simulering och systematisk kontinuitetsplanering. Viktiga delar av egenkontrollen avseende patientsäkerhet är landstingets system med RH check (riskhantering) som kopplar till landstingets riktlinjer för säkerhetsarbete och innefattar patientsäkerhet. Även den strukturerade journalgranskningen (GTT) och det systematiska arbetet med avvikelsehanteringssystemet Synergi är viktiga delar i egenkontrollen. 6 (9)

Bilaga 1 Att mäta patientsäkerhetskulturen 2012 (utifrån resultat maj 2010) Handlingsplan utifrån identifierade förbättringsområden Enhet: Klinik: Centrum: 7 (9)

Slutsatser av patientsäkerhetskulturmätningen Analysera resultatet av patientsäkerhetskulturmätningen genom att identifiera styrkor och förbättringsområden. Notera att om svarsfrekvensen är låg, så kan enskilda svar bli utslagsgivande om gruppen är liten, framförallt om många svarat varken eller. Identifiera de dimensioner i resultatet som ses som styrkor, genom att identifiera frågeområdena som är högt bedömda (>70). Tänk på att de styrkor ni har, kan hjälpa er i arbetet att bli bättre. Lyft fram och ta hjälp av era styrkor i arbetet att förbättra eller bevara. Identifierade styrkor på enheten 1 2 3 4 Identifiera de dimensioner i resultatet som ses som förbättringsområden, genom att identifiera frågeområdena som är lågt bedömda (>50). Välj förbättringsområden som har störst betydelse för patienterna. Väl förbättringsområden där ni har störst möjlighet att påverka. Tänk på att om medarbetarna svarat varken eller på de frågor som hör till dimensionen, kan det vara ett uttryck för att frågan inte är relevant eller att kunskapen fortfarande är låg inom området. De verksamheter där svarsfrekvensen är längre än 50 %, behöver till nästa mätning arbeta med att höja svarsfrekvensen, vilket då automatiskt ska räknas som ett förbättringsområde. Prioriterade förbättringsområden (de 3 vanligast förekommande) 1 2 3 4 Svarsfrekvens lägre än 50% (kan tas bort om det inte gäller) 8 (9)

Handlingsplan När förbättringsområdena är identifierade, fortsätter arbetet med att strukturera handlingsplanen. Utifrån valt förbättringsområde, beskrivs nuvarande index och målet för nästa undersökning. Därefter beskrivs de åtgärder som ska förbättra resultatet. Fler än två åtgärder kan anges, fyll bara på med rader. För att ytterligare förtydliga kan ansvarig person och datum anges. Förbättringsområde 1: Index i undersökningen: Målsättning i nästa undersökning: Åtgärder Åtgärdas, senast datum Ansvarig person Åtgärdat 1 2 Förbättringsområde 2: Index i undersökningen: Målsättning i nästa undersökning: Åtgärder Åtgärdas, senast datum Ansvarig person Åtgärdat 1 2 Förbättringsområde 3: Index i undersökningen: Målsättning i nästa undersökning: Åtgärder Åtgärdas, senast datum Ansvarig person Åtgärdat 1 2 9(9)