Hantverksdata Bilanco 2011-12-08 Nyheter version 2.30 Innehåll UTTAGSREGISTRET...- 2 - ÄNDRADE BELOPP FÖR FRI LUNCH 2012...- 4 - BUISNESS CHECK (BC)...- 5 - PERSONALREGISTRET...- 7 - ORGANISATIONSNUMRET...- 7 - MEDDELANDE VID E-POST AV LÖNESPECIFIKATIONER...- 7 - KONTROLL AV INLÄSTA SKATTETABELLER OCH ALMANACKOR...- 8 - KONTAKTPERSON TILL SKATTEVERKET VID ÖVERFÖRING AV KONTROLLUPPGIFTER...- 9 - NY UTSKRIFT AV KONTROLLUPPGIFTER...- 10 - RÄTTIGHETER...- 11 - ENKLARE ATT KORRIGERA FELAKTIGT REGISTRERADE TIMMAR...- 12 - UTSKRIFT AV OBJEKTLISTA SORTERAT PÅ ARBETSLEDARE...- 12 - TIPS...- 13 - www.hantverksdata.se - 1 -
Uttagsregistret Vi har gjort en stor förändring i uttagsregistret. Anledningen är att vi måste kunna spåra förändringar som gjorts. 1) Om du har EDI-inläsning kan man inte ändra den inlästa raden. Vill man öka eller minska antalet på de inlästa artiklarna måste man ange samma artikelnummer och antingen lägga till antal eller skriva in minus (-) för att dra av antalet. 2) Om man har registrerat en artikel och vill öka eller minska antalet kan man göra på 2 sätt. 1) Dubbelklicka på raden då visas denna ruta. Klickar man på Ja så hoppar artikelnumret upp i artikelnummerrutan och markören ställer sig i antal rutan och det antal som tidigare registrerats visas i rutan. Klicka man på Nej så visas denna ruta Frågan är relevant om man har gjort en prisuppdatering. Markören ställer sig i antalrutan men det står 0 i rutan. Ökar eller minskar man antalet kommer detta att bli två rader med samma artikelnummer. Anledningen är att om det är olika inköpspris måste detta redovisas på olika sätt. 3) Om man har registrerat en artikel och vill öka eller minska antalet kan man göra på 2 sätt. 2) Om man markerar raden man vill förändra och trycker på Delete-knappen. Visas denna ruta: Klickar man på Ja så visas samma artikelnummer men med minius (-) i antalrutan. www.hantverksdata.se - 2 -
Tidregistreringen kommer att hanteras på samma sätt. Om man har t.ex. registrerat 8 timmar och sedan går in och ändrar detta så kommer att visas på 2 rader i uttagsregistret. Exempel: här har vi registrerat 7 timmar arbetstid. Upptäcker att det var felregistret och ändrar 7:an till 5:a. Vad som visas i uttagsregistret är en rad med 7 timmar samt en rad med -2 = 5. www.hantverksdata.se - 3 -
Ändrade belopp för fri lunch 2012 Värdet av fri lunch är från och med 1 januari 80:- För fri middag är beloppet också 80:-. Fri frukost värderas till 40:- Helt fri kost (frukost, lunch och middag) värderas till 200:- För att ändra beloppen går man in på respektive löneart och ändrar beloppet i beloppskoden. Tänk på att du kan inte ändra beloppen förrän du har tidregistrerat och kört lön för decembers timmar, eftersom de nya beloppen inte börjar gäller förrän 1 januari 2012. www.hantverksdata.se - 4 -
Buisness Check (BC) Nu finns en uppkoppling via Buisness Check, abonnemanget är kostnadsfritt. Du betalar endast för sökningen av adressuppgifterna på kunden. 1:-. Sökning i kundregistret När man går in i kundregistret och klickar på Ny (att man vill skapa en ny kund). Kommer en fråga om man vill hämta uppgifter från BC. Svarar man Ja så visas nedanstående bild. Här skriver man in antingen organisationsnumret eller Namnet och klickar på Sök. En lista på alla företag som börjar med namnet man har sökt på kommer att visas. Markera det företag som ska skapas i Bilanco och klicka på Skapa. I kundregistret finns nu kunden upplagd klicka på spara-knappen. Denna sökning kostar 1:-. www.hantverksdata.se - 5 -
Sökning i objektregistret När man står i objektregistret och klickar på Ny (för att skapa ett nytt objekt) så kommer en ruta upp till vänster om Postnr-rutan Här skriver man in antingen organisationsnumret eller Namnet och klickar på Sök. En lista på alla företag som börjar med namnet man har sökt på kommer att visas. Markera det företag som ska skapas i Bilanco och klicka på Skapa. I kundregistret finns nu kunden upplagd klicka på spara-knappen. Denna sökning kostar 1:-. www.hantverksdata.se - 6 -
Personalregistret Vi har förändrat personnummer hanteringen. Tidigare var det tvunget att använda ett korrekt personnummer vilket innebar att personer som inte ännu har fått ett riktigt personnummer från skatteverket inte kunde registreras i personalregistret. Detta har nu förändrats så numera får man en kontrollfråga när man lägger upp en anställd och ska ange personens personnummer. Organisationsnumret Vi har förändrat funktionen för enskilda firmor. Tidigare kunde man inte skicka in kontrolluppgifterna via fil till skatteverket om inte företaget var aktiebolag. Detta är nu justerat så att även enskilda firmor kan använda sig av filöverföringen. Meddelande vid e-post av lönespecifikationer Om man väljer att e-posta lönespecifikationer från utskriftcentralen kan man numera skriva ett meddelande till mottagaren. Observera att personen måste vara markerad på höger sida (annars går mailet iväg direkt) men för att kunna skriva ett meddelande måste personen vara markerad på pappers-sidan. Klicka på skriv ut lönespecifikationen visas på skärmen. Klicka på Skicka E-post. www.hantverksdata.se - 7 -
Skriv in korrekt mail-adress (finns personens mailadress i personalregistret kan man välja den genom att klicka på rull-listen. Skriv in eventuell text och klicka på Skicka. Endast den lönespecifikation som visades på skärmen kommer att skickas. Kontroll av inlästa skattetabeller och almanackor Nu har vi lagt in ytterligare en kontroll så att man inte glömmer att läsa in skattetabeller och almanackan innan man kör första lönen 2012. Kontrollen är aktiv 1) när man startar programmet och årtalet är 2012, 2) när man försöker göra nytt år. www.hantverksdata.se - 8 -
Kontaktperson till skatteverket vid överföring av kontrolluppgifter Tidigare var den person som ansvarade för lönerna tvungen att finnas upplagd i personalregistret. Detta är numera ändrat. För att ange en annan kontaktperson går man in under Arkiv Företagsinställningar Tid/Lön. Väljer fliken Lönespec. Här anger man korrekt namn, telefon samt e-postadress: www.hantverksdata.se - 9 -
Ny utskrift av kontrolluppgifter Från och med 2011 års kontrolluppgifter ska man även ange specifikationsnummer. Rapporten som bifogas i årsuppdateringen innehåller den förändringen. Vi har valt att ange personens anställningsnummer i specifikationsnummer-rutan. www.hantverksdata.se - 10 -
Rättigheter Efter önskemål om att t.ex. montörer inte ska kunna komma åt företagsinställningar samt se inköpspris i uttagsregistret har vi nu ändrat om säkerhetsnivåerna. 1) Under Arkiv / Admin / Användare finns numera en markering ska markeras om man INTE vill att användaren ska komma åt företagsinställningarna. 2) För att inte låta vissa grupper kunna se inköpspriset på artiklarna måste men först ta bort markeringen Inköpspris under Arkiv / Admin / Grupper. Börja med att välja grupp. Klicka på Ändra-knappen. Ta bort markeringarna på raden Inköpspris. Inga inköpspriser kommer att visas i uttagsregistret. www.hantverksdata.se - 11 -
Enklare att korrigera felaktigt registrerade timmar Numera är det enklare att rätta om man t.ex. har registrerat felaktig uttag semester, sjuk eller dylikt och redan lönekört dessa. 1) Man behöver skapa nya lönearter. Gå in i löneartsregistret och hämta upp lönearten du har använt, t ex karens. Klicka på Ändra-knappen. Klicka på Kopiera denna löneart till nytt nummer. Svara ja på frågan. Nästa lediga löneartsnummer kommer att skapas i anslutning till lönearten du kopierade från. 2) Nästa steg är att vid nästa lönekörning använda lönearten du skapade (korrigeringen) och skriva in det korrekta datumet och i antal rutan skriva minus (-). 3) Programmet kommer nu att ta tillbaka den felaktiga registreringen och du kan registrera den löneart som det egentligen skulle vara. Utskrift av objektlista sorterat på arbetsledare Vi har lagt till en markering i Admin (användare) där man anger vilka personer som är arbetsledare. Detta resulterar i att personen kan både vara markerad som ansvarig montör (i personalregistret) men även vara arbetsledare. Utskriften av objektlistan visar då både personer som är arbetsledare och montörer. www.hantverksdata.se - 12 -
TIPS 1) Anbud med lyftplan. Om man lägger upp en lyftplan och vill fakturera ett lyft innan det lyftplansdatum som man har angivit måste man komma ihåg att ändra utskriftsdatum annars blir fakturadatumet det datum som man har angivit i lyftplanen. 2) Observera att man inte kan skicka ett aconto och sedan lägga upp en lyftplan. Då kommer inte att summan kvar att fakturera att stämma överens med fakturan och summeringen som visas på objektet. 3) Flytta tid. för att få kostnaderna på rätt objekt. Du vet väl att du kan flytta tidregistrerad tid som blivit fakturerad. Gör så här: Gå in i registreringsbilden klicka på förstoringsglaset. Objektsökningen visas. Markera rutan Visa endast avslutade objekt. Plocka fram objektet där de felaktigt registrerade timmarna finns. www.hantverksdata.se - 13 -
Gå in i tidregistreringen och skriv in datumet och markera vilken persons timmar som ska flyttas. Markera timmarna och högerklicka rutan för flytta tid visas. Nedanstående ruta visas Skriv in objektnumret timmarna ska flyttas till alternativt klicka på förstoringsglaset och leta efter objektet. Ange även hur många timmar som ska flyttas (programmet föreslår alltid samma antal men man kan självklart ändra). Klicka på Flytta tid. Timmarna (kostnaden) kommer nu att läggas på det nya objektet. www.hantverksdata.se - 14 -