Kulturnämndens handlingar 2013-03-27

Kulturnämndens handlingar 2013-03-27

HALMSTADS KOMMUN KALLELSE Sida Kulturnämnden 2013-03-14 1(2) Box 316 301 08 Halmstad Tfn: 035 13 70 04 E-post: kulturnamnden@halmstad.se Plats: Hålabäcks Fritidsgård, Kungsbacka Sammanträdesdatum 2013-03-27 Tid: 08:30 Ordförande: Lena Ekman Sekreterare: Marie Järnliden Var vänlig meddela senast den 21 mars om du har förhinder att delta. Hör av dig senast 21 mars om du har särskilda önskemål om kost p.g.a allergier eller liknande. Program Studiebesök Kungsbacka 08.30 Avresa Halmstads Teater 10.00 Ungdomshuset Elektronen Föredragning av Stefan Löfmark 11.00 Hålabäcks Fritidsgård, studiebesök 12.00 Lunch 13.00 Sammanfattning 13.30 KN Sammanträde 16.00 Avresa Kungsbacka

HALMSTADS KOMMUN FÖREDRAGNINGSLISTA Sida Kulturnämnden 2013-03-14 2(2) ÄRENDEN Sida 1 Val av justerare 2 Godkännande av dagordning 3 Information 1-10 4 KN 2013/0020 Ekonomisk rapport 2013 5 KN 2013/0019 Lars Johanssons Minnesfond 6 KN 2013/0106 Blue Heart Blues - Arrangemang - Blueskonserter 7 KN 2012/0304 FFFF - Arrangemang - Fyrverkerifestivalen 2013 8 KN 2013/0141 Fördelning av medel till priser och stipendier 2013 9 KN 2013/0138 Dokumenthanteringsplan för kulturnämnden 2013 10 KN 2013/0123 Motion om ett kallbadhus i Halmstads kommun 11-16 17-19 20-26 27-35 36-40 41-72 73-79 11 Kurser och konferenser 12 Anmälningar 80-117 13 KN 2013/0001 Redovisning av delegationsbeslut 118-119 14 Ev. tillkommande frågor Fackliga företrädare har rätt att delta vid sammanträdespunkter utmärkta med 2

3 1(1) Information 2013-03-11 Diarienummer: KN 2013/0015 Version: 1,0 Beslutsorgan: KN Staben E-post: marie.jarnliden@halmstad.se Telefon: 035-13 70 04 Informationsärenden 2013-03-27 Ärendet 1. Information om Luppen (se separat bilaga), KN 2013/0126 Lasse Nordvall 2. Fritidsgård i Oskarström, Lasse Nordvall 3. Resultat Enkät Kulturnämnden Marie Järnliden 1 1

3 HALMSTADS KOMMUN Kommunstyrelsen Utdrag ur PROTOKOLL Sammanträdesdatum 2013-01-29 KS 38 KS 2011/0175 Presentation av Ungdomsenkäten LUPP 2012 Beslut Kommunstyrelsen beslutar att resultatet av rapporten Att vara ung i Halmstads kommun 2012 skall beaktas i nämndernas ordinarie verksamhet 2013 och i verksamhetsplaneringen för 2014-2016. Ärendet Kommunstyrelsen beslutade 2009 att genomföra ungdomsenkäten LUPP vart tredje år. Analysgruppen med representanter från berörda förvaltningar fick uppdraget att genomföra enkäten och skriva samman en rapport utifrån resultatet. Första luppstudien genomfördes 2009. Nytt för LUPP 2012, då enkäten genomfördes för andra gången, var att eleverna fick möjlighet att vara mer delaktig i förarbete, genomförande och analys av resultatet. Detta gav ett gott resultat då svarsfrekvensen blev mycket hög (uppåt 90 %). Resultatet presenteras under januari 2013 av både elever och tjänstemän. Ärendets beredning Kommunstyrelsens ledningsutskott 2013-01-15, 4. Stadskontoret, utvecklingsavdelningen, har handlagt ärendet. LUPP 2012 har framarbetats av analysgruppen med representanter från teknik- och fritidsförvaltningen, kulturförvaltningen, barn och ungdomsförvaltningen (även jämställdhetsutvecklare), utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, socialförvaltningen, Trygga Halmstad, stadskontoret och Region Halland. Ett stort förankringsarbete har genomförts på de berörda skolorna inför enkätens genomförande. Ca 80 stycken elever har också bidragit i hela arbetet. Förslag till beslut Kommunstyrelsens ledningsutskott föreslår att kommunstyrelsen beslutar att resultatet av rapporten Att vara ung i Halmstads kommun 2012 skall beaktas i nämndernas ordinarie verksamhet 2013 och i verksamhetsplaneringen för 2014-2016. Beslutsgång Kommunstyrelsen beslutar i enlighet med föreliggande förslag. 2

3 Vid protokollet Mikael Petersson Justerat 2013-01-31 Ordförande Justerare Carl Fredrik Graf Anders Rosén 3

3 1(3) Tjänsteskrivelse 2013-01-08 Diarienummer: KS 2011/0175 Version: 1,0 Beslutsorgan: KS Utvecklingsavdelningen Pernilla Thornberg-Berner E-post: pernilla.thornberg-berner@halmstad.se Telefon: 0702 261291 Ungdomsstudien Lupp 2012 Förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen beslutar att resultatet av LUPP-rapporten Att vara ung i Halmstads kommun 2012 skall beaktas i nämndernas och bolagens ordinarie verksamhet 2013 och att nämnder och bolag vid årsredovisningen 2013 redovisar vidtagna åtgärder med anledning av resultatet från LUPP 2012 2. Kommunstyrelsen beslutar att resultatet av LUPP-rapporten Att vara ung i Halmstads kommun 2012 skall beaktas i nämndernas och bolagens verksamhetsplanering för 2014-2016 Sammanfattning KS beslutade 2009 att genomföra ungdomsenkäten LUPP vart tredje år. Analysgruppen med representanter från berörda förvaltningar fick uppdraget att genomföra enkäten och skriva samman en rapport utifrån resultatet. Första luppstudien genomfördes 2009. Nytt för LUPP 2012 då enkäten genomfördes för andra gången var att eleverna fick möjlighet att vara mer delaktig i förarbete, genomförande och analys av resultatet. Detta gav ett gott resultat då svarsfrekvensen blev mycket hög (uppåt 90 %). Resultatet presenteras under januari 2013 av både elever och tjänstemän. Kommunstyrelsen föreslås besluta att resultatet av LUPP-rapporten Att vara ung i Halmstads kommun 2012 skall beaktas i nämndernas och bolagens ordinarie verksamhet 2013 och att nämnder och bolag vid årsredovisningen 2013 redovisar vidtagna åtgärder med anledning av resultatet från LUPP 2012. Därtill ska resultatet beaktas i nämndernas och bolagens verksamhetsplanering för 2014-2016. Ärendet kommer att behandlas på KLU den 15 januari där även berörda målsamordnande chefer bjudits in. Informationen kring LUPP 2012 står tjänstemän för tillsammans med en grupp av de elever som deltagit i Unga Lupp. Eleverna deltar i 1 4

3 syfte att förmedla sin tolkning av resultatet. Syftet med informationen och diskussionen vid detta tillfälle är att vuxna och unga ska få möjlighet att dryfta resultatet tillsammans. Målsamordnande chefer har sedan möjlighet att ta med sig resultatet in i fortsatt arbete. Ärendet Uppdrag KS beslutade 2009 att genomföra ungdomsenkäten LUPP 2009 samt att följa upp den vart tredje år. Analysgruppen med representanter från berörda förvaltningar fick uppdraget att genomföra enkäten och skriva samman en rapport utifrån resultatet. Bakgrund Trygga Halmstad/Samordningsorganet beslutade 2006 att bilda en förvaltningsövergripande analysgrupp med inriktning på faktaunderlag gällande barn och ungas levnadsvillkor. Många studier har gjorts och görs årligen med olika avsändare, men det är ett fåtal som följs upp och används. Detta gör att det är svårt att få en aktuell helhetsbild av barn och ungas situation samt svårt att utvärdera insatser och utläsa trender. Dessutom är skolan trött på alla enkäter de måste fylla i, vilket leder till låg svarsfrekvens och dålig tillförlitlighet på de studier som görs. Analysgruppen föreslog genomförandet av ungdomsenkäten LUPP 2009 med uppföljning var tredje år. Genom LUPP ska det finnas en bra helhetsbild över ungas levnadsvillkor i Halmstads kommun. Beslut angående LUPP 2009 samt uppföljningar vart tredje år togs av KS under 2009. Hösten 2012 genomfördes ytterligare en luppstudie i Halmstads kommun. Analys, förslag och motivering Hösten 2012 genomfördes den andra luppstudien på elever i år 8 och åk 2 på gymnasiet. Nytt för 2012 var att eleverna fick möjlighet att vara mer delaktig i förarbete, genomförande och analys av resultatet. Detta gav ett gott resultat då svarsfrekvensen blev mycket hög (uppåt 90 %). Under början av 2013 kommer resultatet att presenteras av tjänstemän och elever för politiker och förvaltningschefer. Därefter återkopplas resultatet till elever så långt det är möjligt. Konsekvenser Ungdomsenkäten LUPP 2012 följer vision Halmstad 2020 och det är lätt att se kopplingarna mellan enkätens resultat och visionen då många konkretiserade mål har direkta kopplingar till resultatet. Detta åskådliggöras via rapportens disposition. Rapporten beskriver resultatet utifrån både pojkar och flickor. 5 2

3 Ärendets beredning LUPP 2012 har framarbetats av analysgruppen med representanter från: Teknik- och fritidsförvaltningen Kulturförvaltningen Barn och ungdomsförvaltningen (även jämställdhetsutvecklare) Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen Socialförvaltningen Trygga Halmstad Stadskontoret Region Halland Ett stort förankringsarbete har genomförts på de berörda skolorna inför enkätens genomförande. Ca 80 stycken elever har också bidragit i hela arbetet. Andra grupper - Fackliga organisationer Ärendet faller inte inom ramen för MBL. Lista över bilagor 1. Att vara ung i Halmstads kommun 2012, LUPP - ungdomsenkät För Stadskontoret Fredrik Geijer Kommunchef Stefan Almér Utvecklingschef 3 6

Staben, Marie Järnliden 2013-03-14 3 Resultat av genomförd - Enkät - Nöjdhetsundersökning Förvaltningens stöd och information till kulturnämnden 2012. Inledning För att få en uppfattning om hur ledamöterna i kulturnämnden bedömer förvaltningens stöd och information till nämnden, genomförde staben 2012-11-27 en enkät nöjdhetsundersökning. En enkät med samma frågeställningar genomfördes också 2008, 2009, 2010 och 2011. I enkäten finns ytterligare ett påstående med som handlar om hantering av handlingar via ipad eftersom systemet infördes under 2012. Enkäten är uppdelad i två delar, den första delen avser att klargöra vilka ledamöterna anser vara de fem viktigaste faktorerna avseende stödet och informationen till nämnden. I den andra delen av enkäten betygsätts samtliga påståenden utifrån hur det fungerar idag, på en skala från 1-5 där 1= lägst betyg och 5=högst betyg. Syfte Syftet med enkäten är att ge förvaltningen en grund att utgå ifrån i förbättringsarbetet och påvisa de områden som är mest angelägna att prioritera i detta arbete och hur nöjdhetsgraden bedöms på samtliga punkter avseende informationen och stödet till nämnden. Jämförelsen mellan åren ger förvaltningen ett mått på resultatet samt en uppfattning om hur det förhåller sig med nöjdhetsgraden från ett år till ett annat. 7 1(4)

3 Resultat Enkäten besvarades av 11 av de 14 ledamöterna, svarsfrekvens 78,6 %. Betygsmedelvärdet för 2012 blev 4,1. Lika högt betyg som 2009, övriga år under 4,1. Totalt sett fick fem av de nio påståendena högre betyg än 2011. I enkätens första del bedömdes vilka påståenden som är viktigast och den bedömningen har utfallit lika under de fem år som undersökningen har genomförts. Betygen 2012 för tre av påståendena är något högre än 2011 och övriga två uppvisar samma resultat som föregående år. Resultatet för 2012 och jämförelsen mellan åren ser ut på följande vis: Påståenden Rankning efter viktning i % Betyg Det är viktigt att - 2012 2011 2010 2009 2008 2012 2011 2010 2009 2008 3) Det framgår tydligt 82 90 73 73 77 4,3 4,3 4,3 4,4 3,9 vad förvaltningen föreslår i tjänsteskrivelser och yttranden. 5) De beslut som fattas 82 90 100 91 92 4,2 3,8 3,80 4,3 4,0 av kulturnämnden verkställs på ett tillfredsställande sätt. 4) Det framgår tydligt 82 100 73 100 92 3,6 3,4 3,5 4,0 3,5 vilka konsekvenser förvaltningens förslag kommer att få. 2) Sammanfattningen i beslutsunderlagen ger en bra bild av vad ärendet handlar om. 64 70 82 91 92 4,2 4,2 4,0 4,3 4,2 6) Informationen från och kontakterna med avdelningschefer och handläggare är tillräcklig för att få en bra överblick av verksamheterna. 55 50 73 91 69 4,2 4,0 3,9 4,5 3,7 8 2(4)

3 Betygsättning av påståenden Resultatet av enkätens andra del där samtliga påståenden skulle betygsättas utifrån hur det fungerar idag fick åtta påståenden, ett betyg som ligger från 4,0 till 4,5 och de övriga två fick betyget 3,5 resp. 3,6. Samtliga påståenden utom 8 och 9 fick ett högre eller lika högt betyg som 2011. Variationerna mellan åren har varit ganska små i de flesta av påståendena. De två påståenden som har fått högst betyg i undersökningen 4,5 av 5 möjliga är, Språket i beslutsunderlagen är enkelt och lättläst samt Hanteringen av handlingar via ipad fungerar bra. Tabellen nedan visar betygsättningen för år 2012 med jämförelsetal från 2008 2011. Påståenden Betyg Det är viktigt att - 2012 2011 2010 2009 2008 1) Språket i beslutsunderlagen 4,5 4,2 4,1 4,4 4,2 är enkelt och lättläst. 2) Sammanfattningen i 4,2 4,2 4,0 4,3 4,2 beslutsunderlagen ger en bra bild av vad ärendet handlar om. 3) Det framgår tydligt vad 4,3 4,3 4,3 4,4 3,9 förvaltningen föreslår i tjänsteskrivelser och yttranden. 4) Det framgår tydligt vilka 3,6 3,4 3,5 4,0 3,5 konsekvenser förvaltningens förslag kommer att få. 5) De beslut som fattas av 4,2 3,8 3,80 4,3 4,00 kulturnämnden verkställs på ett tillfredsställande sätt. 6) Informationen från och 4,2 4,0 3,9 4,5 3,7 kontakterna med avdelningschefer och handläggare är tillräcklig för att få en bra överblick av verksamheterna. 7) Utbudet av konferenser och 3,5 3,2 3,1 3,6 3,3 utbildningar är tillräckligt stort för att följa utvecklingen inom kulturnämndens ansvarsområden. 8) Sammanträdeslokalerna är 4,0 4,1 3,8 3.7 3,9 funktionella. 9) Sammanträdestiden passar 4,3 4,6 3,8 3,8 4,2 mig bra. 10) Hantering av handlingar via 4,5 ipad fungerar bra. Medelbetyg/år 4,1 4,0 3,8 4,1 3,9 9 3(4)

3 Övriga synpunkter och förslag till förbättringar Från kulturnämndens ledamöter och ersättare har följande synpunkter och förslag lämnats: Kanonbra med införande av handlingar via ipad. Skönt att ha alla handlingar samlade. Nackdelen med handlingar i ipaden är att det är svårt att hitta i dem, går långsammare att göra anteckningar där än för hand. Önskemål att handlingarna kommer i tid, inga sena ändringar eller förslag som presenteras vid sittande bord. Mycket nöjd med förvaltningens arbete. Fler korta studiebesök och sammanträden förlagda till olika platser Låt avdelningscheferna beskriva läget på sitt område i mer kvalitativa termer. Redovisning i början av året av fullständig budget (ner på kontonivå) och d.o. bokslut. Kan vara bra om man kan se att beslut verkställs som det är sagt. Åtgärder i förbättringsarbetet Under 2009 genomfördes en Lean process av handläggningen av ärenden inför presidium och nämnd, vilket resulterade i rutinen Inför presidium och nämnd. Rutinen ska bidra till en god framförhållning i beredningsarbetet och här ingår också en tidsplan för när handlingarna ska vara godkända och färdigställda samt att handläggarna själva föredrar sina ärenden på presidiet och får omedelbar feedback på sina tjänsteskrivelser och övriga handlingar. Rutinen följs upp årligen och vid större förändringar. Utbildning av nya handläggare i ärendeberedning genomförs samt utbildningsinsatser för samtliga handläggare vid förändringar i beredningen eller vid behov. 2010 2011 har dokumentet Checklista för handläggare i ärendeberedning framtagits. Syftet med checklistan är att den ska vara ett stöd i ärendeberedningen, klargöra ansvar och underlätta för handläggare att överblicka de olika momenten i beredningen av ärenden. 2013 har en förändring av rutinen Inför presidium och nämnd genomförts, som innebär att det digitala godkännandet av handlingarna har ersatts av att förvaltningschefen en gång i månaden samlar handläggarna till ett möte där handlingarna till nämnden gås igenom och godkänns. Det är viktigt att fortsättningsvis arbeta vidare med förbättringsarbetet för att öka graden av nöjdhet, speciellt angeläget är att förbättra resultatet inom de områden som nämnden bedömer som viktigast samt även uppmärksamma de synpunkter och förslag som lämnats i enkäten. 10 4(4)

4 1(2) Tjänsteskrivelse 2013-03-05 Diarienummer: KN 2013/0020 Version: 1,0 Beslutsorgan: Kulturnämnden Enhet: Kulturförvaltningens stab Maria Gellert E-post: maria.gellert@halmstad.se Telefon: 035 13 71 78 Ekonomirapport januari - februari 2013 Förslag till beslut 1. Kulturförvaltningen beslutar att godkänna ekonomirapport januari-februari 2013, med tillhörande helårsprognos. Sammanfattning Ekonomisk rapport görs enligt de anvisningar förvaltningen fått från Stadskontoret. Ärendet har beretts av förvaltningens ekonom tillsammans med avdelnings- och enhetschefer. Förvaltningen föreslår att kulturnämnden beslutar att lägga ekonomirapport januari februari 2013, med tillhörande helårsprognos till handlingarna. Ingen budgetavvikelse redovisas på nettonivå. Ärendet Uppdrag Ekonomirapport upprättas enligt anvisningar från Stadskontoret och kommunens riktlinjer för ekonomistyrning. Rapporten informerar om periodutfallet och jämförelse görs med motsvarande period föregående år. Syftet är att ge information om prognosen per den 31 december 2013, samt om det förväntas några budgetavvikelser. Kommentarer till utfall, prognos och avvikelser ges enligt fastställd mall. 11 1

4 Bakgrund Ekonomirapport (KF.xls och KF.doc) kommer under 2013 att lämnas in åtta gånger till Stadskontoret för vidare handläggning till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Sex av dessa kallas ekonomirapport. Övriga rapporter går under namnet delårsapport 1 och delårsbokslut. I början av 2014 sammanställs ett årsbokslut. Rapporten redovisas på anslagsnivå, 460 Kulturförvaltningen. Analys, förslag och motivering Årets första ekonomirapport, som baseras på årets två första månader, redovisar att vi beräknas hålla den nettobudget som tilldelats av KF. Budgeten är justerad med resultatbalansering av driftmedel på 625 tkr och ombudgetering av investeringar med 623 tkr från år 2012. Konsekvenser Budget för kapitaltjänstkostnader skiljer sig med 4 tkr från den budget som fastställts i planeringsdirektiven. Förvaltningen har valt att inte visa som någon budgetavvikelse än på nettonivå. Ärendets beredning Inom kommunen Ärendet har beretts av förvaltningens ekonom tillsammans med avdelnings- och enhetschefer. Andra grupper - Fackliga organisationer - Lista över bilagor 1. KF resultatrapport 2. KF kommentarer För Kulturnämnden Kristina Blomquist Förvaltningschef Maria Gellert Ekonom 2 12

Kulturnämnd Verksamhet 460 Kulturförvaltningen 4 Driftredovisning Periodresultatet ( Utfall -kolumnerna) Kommentera periodresultatet samt kommentera förändringen av periodens resultat jämfört med föregående års motsvarande periodresultat. Periodens intäkter är marginellt högre, med 21 tkr, jämfört med föregående år. Lönekostnader ligger 535 tkr högre jämfört med föregående år, där vi kan se att hälften av skillnaden beror på högre semesterlönekostnader. Resterande skillnad kan förklaras av höjning av grundlön på grund av löneavtalet, samt ökade timlönekostnader för arbete som utförts under december månad. Lokalkostnaderna är 109 tkr lägre för år 2012. Den främsta anledningen är av att internhyrorna sänktes med 2,9 procent, medan de externa höjdes något inför år 2013. Kapitalkostnaderna är 49 tkr lägre än föregående år, som ju har att göra med att förvaltningen investerat allt mindre de senaste åren. Övriga kostnader ligger för tillfället 193 tkr lägre jämfört med föregående år. Samtliga periodens fakturor har ännu inte slutattesterats, vilket kommer så småningom påverka utfallet för perioden januari och februari framöver. Kommentera och analysera särskilt periodens personalkostnadsutveckling samt gör jämförelser med föregående års personalkostnader för motsvarande period. Förra årets julledigheter syns nu i bokföringen, och bidrar med att semesterlönekostnaderna ligger 170 tkr högre för perioden, än föregående år exklusive PO. Sjuklönerna ligger marginellt något lägre jämfört med föregående år. Timlönekostnaderna ligger 41 tkr högre, exkl PO, än samma period föregående år. Personalomkostnadspålägget höjdes från 39,13 föregående år till 39,21 innevarande år. Detta påverkar dock bara marginellt kulturförvaltningens lönekostnader. Utfall ( Budget - respektive Utfall -kolumnerna) Kommentera prognostiserade avvikelser mot kommunfullmäktiges fastställda ram. Om det prognostiseras en negativ avvikelse, beskriv därutöver vilka åtgärder som vidtagits eller planeras att vidtagas för att nå ekonomisk balans gentemot ram. Det prognostiseras avvikelse avseende intäkter -200 och lönekostnader +200, har att göra med verksamhetsförändringen på Café välkommen på Medborgarservice i Andersberg. Förvaltningen har numera varken lönebidrag eller caféintäkter för verksamheten, som numera drivs av en extern part. Prognosen för helår är att förvaltningen håller den budget som tilldelats verksamheten på nettonivå. 13 1

4 Kommentera och analysera särskilt prognostiserade avvikelser för personalkostnader jämfört med föregående års helårsutfall. Budgeterade personalkostnader för cafébiträde på Café välkommen kommer inte att användas. Prognosjämförelse ( Utfall -kolumnen + föregående rapport) Kommentera större förändringar av prognostiserade ramavvikelser jämfört med föregående ekonomiska rapport. Ingen förändring, årets första rapport. Investeringsredovisning Periodens nettoinvesteringar ( Utfall -kolumnerna) Kommentera periodens investeringsnetto samt kommentera förändringen av periodens investeringsnetto jämfört med föregående års motsvarande periods investeringsnetto. Investeringar har hittills bara belastats med verk till konstsamlingen. Utfall ( Budget - respektive Utfall -kolumnerna) Kommentera prognostiserade avvikelser mot kommunfullmäktiges fastställda ram. Om det prognostiseras en avvikelse, beskriv vilka åtgärder som vidtagits eller planeras att vidtagas för att nå ekonomisk balans gentemot ram. Ingen ramavvikelse prognostiseras. Prognosjämförelse ( Utfall -kolumnen + föregående rapport) Kommentera större förändringar av prognostiserade ramavvikelser jämfört med föregående ekonomiska rapport. Ingen förändring, årets första rapport. 14 2

4 Kulturnämnd Uppdaterad: 2013-03-05 kl. 16:42:41 Verksamhet: 460 Kulturförvaltning (kkr) Helårs-utfall 2012 Utfall 2012-02 Utfall 2013-02 Budget 2013 Prognos 2013 Budgetavvikelse 2013 Budgetavvikelse fg rapport Periodutfall jmf fg år Prognosförändring fg rapport Verksamhetens Intäkter 11 560 1 899 1 920 10 911 10 711-200 0 21-200 Därav realisationsvinster 0 0 0 0 0 0 0 0 Lönekostnader -57 000-8 954-9 489-58 563-58 363 200 0-535 200 Lokalkostnader -24 729-4 134-4 025-24 425-24 425 0 0 109 0 Kapitalkostnader -3 863-644 -595-3 574-3 570 4 0 49 4 Därav avskrivningar -3 079-513 -480-2 881-2 877 4 0 33 4 Därav internränta -784-131 -115-693 -693 0 0 16 0 Övriga kostnader -41 943-6 263-6 070-40 843-40 847-4 0 193-4 Därav realisationsförluster 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Verksamhetens kostnader -127 535-19 995-20 179-127 405-127 205 200 0-184 200 Periodens resultat / nettokostnad -115 975-18 096-18 259-116 494-116 494 0 0-163 0 Periodens resultat / nettokostnad exkl realisationsresultat -115 975-18 096-18 259-116 494-116 494 0 0-163 0 Kulturnämnd Verksamhet: 460 Kulturförvaltning (kkr) Helårs-utfall 2012 Utfall 2012-02 Utfall 2013-02 Budget 2013 Prognos 2013 Budgetavvikelse 2013 Budgetavvikelse fg rapport Periodutfall jmf fg år Prognosförändring fg rapport Investeringsinkomster 0 0 0 0 0 0 0 0 0 Investeringsutgifter -1 113-55 -6-4 633-4 633 0 0 49 0 Investeringsnetto -1 113-55 -6-4 633-4 633 0 0 49 0 15

Kulturnämnd Verksamhet: 460 Kulturförvaltning 4 Budgetavvikelse för periodens resultat / nettokostnad (kkr) Kortfattade kommentarer i punktform Verksamhetsförändring av cafévälkommens drift, budgeterade intäkter inte längre aktuella. Verksamhetsförändring av cafévälkommens drift, budgeterade lönekostnader inte längre aktuella. Diff i budgeterade kapitalkostander enligt KF beslut, jämfört med faktiskt beräknat utfall Avrundas bort Budgetavvikelse 2013-200 200 4-4 Budgetavvikelse 0 16

5 1(3) Tjänsteskrivelse 2013-02-25 Diarienummer: KN 2013/0019 Version: 1,0 Beslutsorgan: KN Enhet: Konst Karolina Peterson E-post: karolina.peterson@halmstad.se Telefon: 0365-31619 Tillsättande av konstnärsrepresentant för Lars Johanssons Minnesfond Förslag till beslut Kulturnämnden beslutar att som konstnärsrepresentant i stipendiekommittén för Lars Johanssons minnesfond 2013 utse konstnären Magnus Persson. Sammanfattning Kulturförvaltningen förvaltar en fond som årligen avsätter medel till ett stipendium till minne av Halmstadkonstnären Lars Johansson. I reglerna för Lars Johanssons minnesfond fastställs att kulturnämnden inför varje mandatperiod utser en stipendiekommitté vars uppdrag är att varje år, inför kulturnämndens sammanträde i juni månad, lämna förslag på lämplig stipendiat. Kulturnämnden beslutade att stipendiekommittén för Lars Johansson Minnesfond för mandatperioden 2011-2014 ska bestå av kulturnämndens ordförande, vice ordförande, enhetschefen och intendenten för konstenheten, kulturförvaltningen. Konstnärsledamoten utses för ett år i taget. Kulturförvaltningen föreslår att utse Magnus Persson som konstnärsrepresentant i stipendiekommittén för 2013. Ärendet Uppdrag Enligt reglerna för Lars Johanssons Minnesfond beslutar kulturnämnden om vem som ska få stipendiet. Inför varje mandatperiod utser kulturnämnden en stipendiekommitté vars uppdrag är att varje år, inför kulturnämndens sammanträde i juni månad, lämna 1 17

5 förslag på lämplig stipendiat. Stipendiekommittén ska bestå av fem ledamöter, två folkvalda ur kulturnämnden, två tjänstemän från kulturförvaltningen samt en verksam konstnär inom kommunen. Konstnärsledamoten utses för ett år i taget. Bakgrund Konstnären Lars Johansson avled i augusti 2008 och donerade i sitt testamente hela sin egendom till kulturförvaltningen, Halmstads kommun. Enligt testamentet har kulturförvaltningen upprättat en fond till konstnärens minne. Ur fonden ska varje år, på konstnärens dödsdag utdelas ett stipendium till en ung lovande konstnär inom Halmstads kommun. Reglerna för stipendiefonden fastställdes av kulturnämnden vid sammanträde 2010-03- 24. Kulturnämnden beslutade 2011-06-15 69, att för mandatperioden 2011-2014 stipendiekommittén ska bestå av kulturnämndens ordförande, vice ordförande, enhetschefen och intendenten för konstenheten, kulturförvaltningen. Analys, förslag och motivering Kulturförvaltningen föreslår att utse Magnus Persson som konstnärsrepresentant i stipendiekommittén för 2013. Magnus Person är en konstnär verksam i Halmstad. Han har deltagit bl. a på Liljevalchs vårsalong samt hade en separatutställning på Halmstads Konsthall 2011. Konsekvenser - Ärendets beredning Inom kommunen - Andra grupper - Fackliga organisationer Ärendet faller inte inom ramen för MBL. Lista över bilagor - 18 2

5 För kulturförvaltningen Kristina Blomquist Förvaltningschef Lena Engström Avdelningschef 3 19

6 1(3) Tjänsteskrivelse 2013-02-18 Diarienummer: KN 2013/0106 Version: 1,0 Beslutsorgan: KN Enhet: Kulturavdelningen Lena Ljungberg E-post: lena.ljungberg@halmstad.se Telefon: 035-139607 Blue Heart Bluesförening-Ansökan om arrangemangsstöd 2013 Förslag till beslut 1. Kulturnämnden beslutar att Blue Heart Bluesförening (BHBF) beviljas 50 000 kronor i arrangemangsstöd för att arrangera tio blueskonserter i Halmstad under 2013. 2. Kulturnämnden beslutar att utbetalning av bidrag ska ske med 50% i april och 50% i augusti 2013. Sammanfattning Blue Heart Bluesförening bildades 2001 och har sedan 2002 arrangerat blueskonserter i Halmstad med etablerade musiker från Sverige, Danmark, Tyskland och USA. Föreningen har ett stabilt medlemsunderlag och en besöksstatistik på 60-80 personer per konsert. BHBF ansöker om 71 500 kronor i arrangemangsstöd för 2013. Ansökningssumman är högre än föregående år och anledningen är att föreningens kostnader för artistarvode och resor har ökat. Förvaltningen föreslår att Kulturnämnden beviljar Blue Heart Bluesförening 50 000 kronor i arrangemangsstöd för tio blueskonserter i Halmstad under 2013. 20 1

6 Ärendet Uppdrag - Bakgrund Blue Heart Bluesförening bildades 2001 och har idag 130 medlemmar. Sedan 2002 har man arrangerat tio blueskonserter per år med etablerade musiker från Sverige, Danmark, Tyskland och USA på Restaurang Pärlan i Frennarp. Analys, förslag och motivering Föreningen Blue Heart Blues ansöker om 71 500 kronor i arrangemangsstöd för 2013. Föreningens arrangemang av blueskonserter kompletterar det övriga musikutbudet som förvaltningen stödjer. Föreningen har en stabil verksamhet med bra publiksiffror. De budgeterade kostnaderna på 179 500 kronor består bland annat av arvoden, logi, marknadsföring, teknik och lokalhyra. Beräknade intäkter uppgår till 108 000 kronor vilket i första hand utgörs av entré- och medlemsavgifter. Föreningens bokslut från 2012 visar ett eget kapital på ca 45 000 kronor vilket får anses vara skäligt bland annat med tanke på att föreningen äger sin egen ljudanläggning som behöver underhållas och snart måste bytas ut. De senaste tre åren har BHBF beviljats 40 000 kronor i kulturstöd per år men med tanke på generellt ökade kostnader, bland annat för artistarvode, resor och hotell, föreslår förvaltningen ett ökat kulturstöd för 2013. Förvaltningen föreslår att Kulturnämnden beviljar Blue Heart Bluesförening 50 000 kronor i arrangemangsstöd för att arrangera tio blueskonserter i Halmstad under 2013. Eftersom föreningen är en arrangörsförening med löpande kostnader under hela året föreslår förvaltningen att utbetalning sker med 50 % i april och 50 % i augusti 2013. Konsekvenser Förslag till beviljat belopp ryms inom ramen för avsatt budget till arrangemangsstöd och belastar objekt 49012. Ärendets beredning Inom kommunen Kulturavdelningen, Kulturförvaltingen 21 2

6 Andra grupper - Fackliga organisationer Ärendet faller inte inom ramen för MBL. Lista över bilagor 1. Ansökan 2. Redovisning / Verksamhetsberättelse och Bokslut 2012 För kulturförvaltningen Kristina Blomquist Förvaltningschef Lena Engström Avdelningschef 3 22

6 Ansökningsuppgifter för Kulturverksamhet/ Arrangemangsstöd Ansökan:11063 2013-02-07 Kund:Blue Heart Bluesförening Rubrik Registrerat ansökningsvärde Glöm inte att kontrollera föreningsuppgifterna i f 0 BESKRIVNING 0 Arrangemangets namn Bluesspelningar Datum för arrangemang 2013 Lokal för arrangemang Restaurang Pärlan, Halmstad Kortfattad beskrivning av arrangemanget Beräknat besöksantal 640 Entré avgift 70-150 kr Tio bluesspelningar med nationella band på Restaurang Pärlan under 2013. Eventuell samarbetspartner/medarrangör BUDGET 0 Intäkter 0 Biljettintäkter 80000 Övriga intäkter (exkl biljettintäkt) 28000 Specificera övriga intäkter medl.avg 21.000 lotteri 7.000 KUF:s anteckningar intäkter Kostnader 0 Löner och arvoden 100000 Resor och transporter 5000 Lokalhyra 6000 Eventuell förköpsavgift 0 Marknadsföring 24000 Specificera kostnaderna för marknadsföringen annonser 14.000 admin (hemsida, utskick, mm) 10.000 Övriga kostnader 44500 Specificera övriga kostnader hotell 20.000 ljud o ljus 5.000 stim 5.000 drift o underhåll 6.000 porto 4.000 lotteri 4.500 KUF:s anteckningar kostnader SUMMERING 0 Summa intäkter 108000 Summa kostnader 179500 Diff -71500 Ansökningsbelopp 71500 ÖVRIG INFORMATION 0 Medlemsantal 130 Meddelande till kulturförvaltningen KUF:s slutanteckningar beslut Avser följande verksamh - KUF/KN Fören har ca. 50.000 kr i kassan som snart behövs till inköp av ny ljudanläggning. Tio bluesspelningar med nationella band på Restaurang Pärlan under 2013. Rapportnamn KS-BIDRAG-ANSÖKAN 23 1

6 24

6 25

6 Resultaträkning Bue Heart Bluesförening 2012 Intäkter Medlemsavg 11400 Inträden 78010 Lotter 6100 Övrigt 40334,5 135844,5 Kostnader Gage 69800 Annonser 15016 Logi 7805 Ljud mm 6000 Porto 1614 Mat mm 60 Marknadsföring 23140 Admin 8868,94 Övrigt 0 132303,9 Årets resultat 3540,56 Balansräkning Tillgångar Skulder IB 41416,48 Klädkassa 0 Hyra 7500 Kläder 0 Annons 1356 Bank 36996,26 Stim 0 Postgiro 2666,67 Levskulder 3180 Kassa 17282,31 Korrigering -47,8 Resultat 3540,56 56945,24 56945,24 26

7 1(3) Tjänsteskrivelse 2013-02-12 Diarienummer: KN 2012/0304 Version: 1,0 Beslutsorgan: KN Enhet: Kulturavdelningen Lena Ljungberg E-post: lena.ljungberg@halmstad.se Telefon: 035-139607 Föreningen för Fyrverkerimusikens Främjande - Ansökan om arrangemangsstöd 2013 Förslag till beslut Kulturnämnden beslutar att Föreningen för Fyrverkerimusikens Främjande (FFFF) beviljas 99 000 kronor i arrangemangsstöd för att arrangera Fyrverkerifestival i Halmstad den 28-31 augusti 2013. Sammanfattning Fyrverkerifestivalen är ett årligen återkommande arrangemang som äger rum i Halmstads city sedan 1980. Under festivalen medverkar ca 400 orkestermedlemmar och körsångare. Festivalen besöks av ca 2-3 000 personer. Föreningens kostnader är framförallt ljud och ljus, fyrverkeri, arvode och marknadsföring och uppgår till totalt 107 000 kronor. Intäkterna består framförallt av bidrag från Kulturnämnden, Halmstads kommun. FFFF ansöker om 99 000 kronor och förvaltningen föreslår att Kulturnämnden beviljar dem arrangemangsstöd med 99 000 kronor för att arrangera Fyrverkerifestival i Halmstad 2013. 27 1

7 Ärendet Uppdrag Ett av kulturnämndens verksamhetsmål är att bidra till centrumutvecklingen med konst och kultur i vid bemärkelse. Ett annat verksamhetsmål för 2013 är att fler Halmstadbor ska ta del av kulturutbudet. Bakgrund Fyrverkerifestivalen har arrangerats i Halmstads city varje år sedan 1980 och innehåller körarrangemang och konserter på olika platser. Avslutningen av festivalen sker på lördagskvällen i Norre Katts Park där cirka 400 medverkande bland annat framför Händels Fyrverkerimusik som avslutas med fyrverkeri. Festivalen besöks av ca 2-3 000 personer i alla åldrar men enligt kulturundersökningen som gjordes 2012 är en tredjedel av besökarna över 65 år. Analys, förslag och motivering Nu ansöker FFFF om 99 000 kronor för att arrangera Fyrverkerifestival i Halmstad den 28-31 augusti 2013. De senaste fyra åren har KN beviljat föreningen mellan 40-69 000 kronor i arrangemangsstöd vilket dock inte varit tillräckligt utan ständigt gett föreningen ett minusresultat i kassan på upptill 60 000 kronor per år. Detta har utarmat föreningens eget kapital som vid bokslut 2012 uppgår till ca 11 000 kronor. För att nå en yngre publik satsar föreningen i år på att bjuda in ungdomsorkestrar från länets alla kulturskolor samt att slopa entréavgiften vilket man tror kan locka fler ungdomar som besökare till arrangemanget. Entréavgiften har dessutom skapat problem eftersom biljettförsäljarna känt sig utsatta med stora summor i pengaväskan och fått ta emot skäll från besökarna som anser att parken är offentligt område. De budgeterade kostnaderna, 107 000 kronor, består framförallt av utgifter för ljud och ljus, fyrverkeri, arvode och marknadsföring. Intäkterna kommer framförallt från Kulturnämnden. För att täcka förlorade intäkter från entréer har man minskat kostnaderna bland annat genom att inte hyra in läktare. Förvaltningen föreslår att Kulturnämnden beviljar FFFF arrangemangsstöd med 99 000 kronor för att arrangera Fyrverkerifestival i Halmstad 2013. Konsekvenser Förslag till beviljat belopp ryms inom ramen för avsatt budget till kulturstöd och belastar objekt 49012, arrangemangsstöd. 28 2

7 Ärendets beredning Inom kommunen Kulturavdelningen, Kulturförvaltningen Andra grupper - Fackliga organisationer Ärendet faller inte inom ramen för MBL. Lista över bilagor 1. Ansökan 2. Redovisning av arrangemangsstöd 2012 3. Preliminärt bokslut 2012 För Kulturförvaltningen Kristina Blomquist Förvaltningschef Lena Engström Avdelningschef kulturavdelningen 3 29

7 Ansökningsuppgifter för Kulturverksamhet/ Arrangemangsstöd Ansökan:11061 2013-02-05 Kund:För f fyrverkerimusikens främjande Rubrik Registrerat ansökningsvärde Glöm inte att kontrollera föreningsuppgifterna i f 0 BESKRIVNING 0 Arrangemangets namn Fyrverkerifestivalen Datum för arrangemang 28-31 augusti 2013 Lokal för arrangemang Halmstads city samt Norre Katts Park Kortfattad beskrivning av arrangemanget Fyrverkeri festival i Halmstad den 28-31 augusti 2013. Beräknat besöksantal 3000 Entré avgift 0 Eventuell samarbetspartner/medarrangör ev. Region Halland BUDGET 0 Intäkter 0 Biljettintäkter 0 Övriga intäkter (exkl biljettintäkt) 5000 Specificera övriga intäkter Sponsring av programblad KUF:s anteckningar intäkter ev. kommer RH att stödja - besked till KUF v. 8. HP sponsrar annonser Kostnader 0 Löner och arvoden 13000 Resor och transporter 10000 Lokalhyra 2000 Eventuell förköpsavgift 0 Marknadsföring 6000 Specificera kostnaderna för marknadsföringen Affischer Övriga kostnader 76000 Specificera övriga kostnader Ljud o ljus 35.000 Fyrverkeri 30.000 El, stim, tillstånd 9.000 övrigt 2.000 KUF:s anteckningar kostnader SUMMERING 0 Summa intäkter 5000 Summa kostnader 107000 Diff -102000 Ansökningsbelopp 99000 ÖVRIG INFORMATION 0 Medlemsantal 7 Meddelande till kulturförvaltningen KUF:s slutanteckningar beslut Förslag till beslut i KN = 99.000 Avser följande verksamh - KUF/KN Fyrverkeri festival i Halmstad den 28-31 augusti 2013. Rapportnamn KS-BIDRAG-ANSÖKAN 30 1

7 31

7 32

7 33

7 34

7 35

8 1(3) Tjänsteskrivelse 2013-03-05 Diarienummer: KN 2013/0141 Version: 1,0 Beslutsorgan: KN Enhet: Staben Marie Järnliden E-post: marie.jarnliden@halmstad.se Telefon: 035 13 70 04 Fördelning av medel till priser och stipendier 2013 Förslag till beslut Kulturnämnden beslutar att för år 2013 avsätta, 30 000 kronor för Kulturpriset, 10 000 kronor för Kulturlaxen samt 60 000 kronor för Kulturstipendiet. Sammanfattning I budget för 2013 finns avsatt 100 000 kronor för priser och stipendier. Kulturnämnden beslutar årligen om hur denna summa ska fördelas på Kulturpriset, Kulturstipendiet och Kulturlaxen. Förvaltningen föreslår kulturnämnden att avsätta 30 000 kronor för Kulturpriset, 10 000 kronor för Kulturlaxen samt 60 000 kronor för Kulturstipendiet. Ärendet Uppdrag Enligt reglemente för kulturnämnden ligger det inom nämndens ansvarsområde att årligen besluta om utdelning av Kulturpris och Kulturstipendier, och enligt stadgarna även fastställa summan för dessa. 36 1

8 Bakgrund Kulturnämnden beslutade 2012-03-28 38 avsätta 85 000 kronor för priser och stipendier 2012, 20 000 kronor till Kulturpriset, 5 000 kronor till Kulturlaxen samt 60 000 kronor till Kulturstipendiet På kulturnämndens sammanträde i november 2012 132 beslutades om utdelning av Kulturpriset till två personer samt att prissumman till Kulturpriset skulle höjas med 10 000 kronor från 20 000 kronor till 30 000 kronor Analys, förslag och motivering I budget för 2013 finns avsatt 100 000 kronor för priser och stipendier. För Kulturpriset föreslår förvaltningen att prissumman också för år 2013 ska vara 30 000 kronor. I förslaget till fördelning av priser 2013 är också prissumman för Kulturlaxen höjd från 5 000 kronor till 10 000 kronor, eftersom prissummans storlek legat på samma nivå sedan början av 1990 talet. Förvaltningen föreslår kulturnämnden att för år 2013 avsätta 30 000 kronor för Kulturpriset, 10 000 kronor för Kulturlaxen samt 60 000 kronor för Kulturstipendiet. Konsekvenser - Ärendets beredning Inom kommunen Staben Förvaltningens ekonom. Andra grupper - Fackliga organisationer Ärendet faller inte inom ramen för MBL. 37 2

8 Lista över bilagor 1. KF stadgar Kulturpris och Kulturstipendier För kulturförvaltningen Kristina Blomquist Förvaltningschef Edna Sinkjaer Tf. Stabschef 3 38

8 39

8 40

9 1(3) Tjänsteskrivelse 2013-02-25 Diarienummer: KN 2013/0138 Version: 1,0 Beslutsorgan: KN Enhet: Staben Marie Järnliden E-post: marie.jarnliden@halmstad.se Telefon: 035-13 70 04 Dokumenthanteringsplan för kulturnämnden 2013 Förslag till beslut Kulturnämnden beslutar att anta förslag till reviderad dokumenthanteringsplan att gälla från och med 2013-04-01, enligt bilaga 1. Sammanfattning Enligt Arkivlagen (AL SFS 1990:782) och av kommunfullmäktige antaget reglemente (KFS 6.10.1) ska varje myndighet upprätta en dokumenthanteringsplan. Dokumenthanteringsplanen ger kulturnämnden kontroll över de allmänna handlingar som förekommer inom nämndens verksamhetsområden och är ett stöd för förvaltningens anställda avseende hur handlingarna ska hanteras. Planen underlättar arkivfunktionens arbete och förbättrar möjligheterna till återsökning av handlingarna. Förslag till reviderad dokumenthanteringsplan för kulturnämnden föreligger, bil. 1. Kulturförvaltningen föreslår kulturnämnden att anta förslag till reviderad dokumenthanteringsplan. Ärendet Uppdrag Enligt Arkivlagen (AL SFS 1990:782) och av kommunfullmäktige antaget reglemente (KFS 6.10.1) ska varje myndighet upprätta en dokumenthanteringsplan. 41 1

9 Bakgrund Förslag till dokumenthanteringsplan för kulturnämnden 2013 är en revidering av dokumenthanteringsplanen som antogs av KN 2010-02-24 12. Dokumenthanteringsplanen ger kulturnämnden kontroll över de allmänna handlingar som förekommer inom nämndens verksamhetsområden och är ett stöd för förvaltningens anställda avseende hur handlingarna ska hanteras. Planen underlättar arkivfunktionens arbete och förbättrar möjligheterna till återsökning av handlingarna. Analys, förslag och motivering Planen är en förteckning över de handlingar som förekommer inom kulturnämndens verksamhetsområden och där direktiv finns om handlingar ska bevaras eller gallras samt tidpunkter för detta. I dokumenthanteringsplanen finns också information om handlingen ska diarieföras eller förvaras systematiskt, (dvs. handläggaren ansvarar för att handlingarna finns sökbara och gallras enligt planen). Dokumenthanteringsplanen är uppdelad på de olika avdelningarna och funktionerna och har en förvaltningsgemensam del. Sedan planen reviderades 2010 har det bl.a. tillkommit hantering av sociala medier och gallringsföreskrifter för dessa. Dokumenthanteringsplanen har utarbetats i samråd med Kommunarkivet och har remitterats till kulturförvaltningens chefer och stabens funktioner för uppdatering. Kulturförvaltningen föreslår kulturnämnden att anta förslag till reviderad dokumenthanteringsplan, enligt bil. 1. Konsekvenser - Ärendets beredning Inom kommunen Dokumenthanteringsplanen har utarbetats i samråd med arkivarie Linda Zachrisson, Kommunarkivet. Kulturförvaltningens chefer och funktioner. Andra grupper - 42 2

9 Fackliga organisationer Ärendet faller inte inom ramen för MBL. Lista över bilagor 1. Dokumenthanteringsplan för kulturnämnden 2013 För kulturförvaltningen Kristina Blomquist Förvaltningschef Edna Sinkjaer T.f. stabschef 3 43

9 DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR KULTURNÄMNDEN Beslutad i KN 2013xxxx 44

9 Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplanen är en förteckning där de handlingar som förekommer inom förvaltningen finns med och där direktiv finns om handlingar skall bevaras eller gallras samt tidpunkter för detta. I planen hittar du också information om handlingen ska diarieföras eller förvaras systematiskt (dvs.handläggarna ansvarar för att handlingarna finns sökbara och gallras enligt planen). Dokumenthanteringsplanen är beslutad av nämnden och gäller som gallringsbeslut. Planen för kulturnämnden finns på intranätet under Service och stöd/ärendehantering/arkivering/kommungemensamt/dokumenthanteringsplan. Allmänt om dokumenthantering Allmänna handlingar Handling som förvaras hos förvaltningen eller är inkommen till eller upprättad där är en allmän handling. Det har ingen betydelse om handlingen kommer in via post, e-post, fax eller på annat sätt lämnas till förvaltningen, det som avgör är om innehållet i handlingen gäller förvaltningens verksamhet, då är det en allmän handling. Registrering av allmän handling När en allmän handling har inkommit eller upprättats hos förvaltningen ska handlingen registreras utan dröjsmål, om den inte är uppenbart oviktig för verksamheten som t.ex. reklam, tidskrifter, inbjudningar el dylikt. Med stöd av offentlighetsprincipen kan allmänheten kräva att få ta del av allmänna handlingar. För att tillgodose kravet är förvaltningen skyldig att hålla de allmänna handlingarna ordnade så att de lätt går att söka och lämna ut. Det finns olika sätt att registrera och förvara handlingar på hos myndigheten, beroende på vilken typ av handling det gäller. Diarieföring För handlingar som omfattas av sekretess finns ett absolut krav på registrering i diariet, t.ex. rehabiliteringsutredningar, upphandlingar och skuldsaneringsärenden. Övriga handlingar som diarieförs är allmänna blandade ärenden där stort sökbehov finns, t.ex. ärenden som ska behandlas av nämnd, remiss, skrivelser, bidragsansökningar, projekt, långsiktiga avtal, ekonomiska rapporter, bokslut. I Lotus Notes finns databasen KN Diarium, där handlingarna diarieförs och finns sökbara. Dokumenthanteringsplan för kulturnämnden. Beslutad i KN 2013-XX-XX 45

9 För de handlingar som registreras i ett diarium skall det framgå: 1. Datum då handlingen kom in eller upprättades 2. Diarienummer 3. Avsändare eller mottagare av handlingen 4. I korthet vad handlingen innehåller Systematisk förvaring Systematisk förvaring innebär att du som handläggare själv ansvarar för att hålla handlingarna sökbara samt rensar och gallrar med hjälp av dokumenthanteringsplanen Denna förvaringsordning är lämplig för handlingar där det finns en naturlig sorteringsordning och där handlingarna förekommer i stor mängd. Det kan vara t.ex. fakturor, bokföringsunderlag och handlingar i personaladministrativ verksamhet. Handlingarna måste ha ett tydligt identifikationsbegrepp t.ex. personnummer namn kronologiskt nummer (t.ex. verifikationsnummer) Övrig post Övrig post tillhör databasen KN Diarium och är ett verktyg som används för att registrera handlingar som förvaras systematiskt och som är av vikt att veta att de har inkommit till förvaltningen eller har skickats därifrån, t.ex. arrangemangskontrakt, cirkulär, kursinbjudningar, konsumentfrågor och Å-sikten. Gallring Grundprincipen är att allmänna handlingar ska bevaras och att gallring är ett undantag från denna huvudregel. Gallring innebär förstöring av allmänna handlingar men måste vara noga genomtänkt och kunna motiveras. All gallring måste grundas på lag och beslut. Dokumenthanteringsplanen innehåller en tidsplan och föreskrifter om vilka handlingar som får gallras och vilka som måste bevaras och när dessa ska levereras till kommunarkivet. Handlingar gallras/förstörs efter angivet antal år + innevarande år (då handlingen upprättades). Gallring vid inaktualitet innebär att en handling kan gallras när den inte längre behövs i verksamheten. Saknas handlingstypen i dokumenthanteringsplanen är gallring inte tillåten. Dokumenthanteringsplan för kulturnämnden. Beslutad i KN 2013-XX-XX 46

9 Arkivering Förvaltningen är arkivansvarig och handlingarna behåller även vid arkivläggning sin status som allmänna handlingar. De är en del av vårt kulturarv och ska bevaras och hållas ordnade för att tillgodose: 1. Rätten att ta del av allmänna handlingar 2. Behovet av information för rättsskipningen och förvaltningen 3. Forskningens behov Du som arbetar med handlingarna ute i verksamheten ansvarar för att rensning, gallring och arkivering utförs. Läs mer om gällande regler för arkivering på Intranätet under Service och stöd/ärendehantering/arkivering/kommungemensamt. Överlämnande till Kommunarkiv Överlämnande av handlingar till Kommunarkiv enligt denna plan är en formell åtgärd som innebär att ansvaret för handlingarna överlämnas till arkivmyndigheten Innan du lämnar över handlingarna till Kommunarkivet ska de vara rensade och gallrade, gem, post-it lappar, plastfickor och dylikt ska tas bort. Handlingarna ska läggas i arkivkartonger. Vid arkivering av handlingar i avvikande format som t. ex. kartor, ritningar kan det vara nödvändigt med speciella överenskommelser med Kommunarkivet. Du ska alltid ta kontakt med Kommunarkivets personal före leverans för avtal om tid och information om leveransens karaktär och storlek. I samband med leveransen ska ett leveranskvitto (förteckning över det levererade materialet) fyllas i och skickas med handlingarna, Dokumenten, "Lathund för leveranser" och "leveranskvitto" finns på Intranätet under Service och stöd/ärendehantering/arkivering/kommungemensamt. Dokumenthanteringsplan för kulturnämnden. Beslutad i KN 2013-XX-XX 47

Verksamhet Arbetsområde Tidsfrist Leverans D - Diariet Anmärkning Du som arbetar före till (original till diariet) med handlingarna ute i Biblioteks- Handling ev. gallring kommunarkiv verksamheten ansvarar för avdelning (förstöring) efter S - Systematisk att rensning och gallring förvaring, (t.ex. pärm, utförs. Arkivhandlingar som databas etc.) ska bevaras levereras till P - Personalakt kommunarkivet i syrafria arkivkartonger. För mer info se Vid frågor ta kontakt med kommunarkivet avsnitt inledning För mer info se avsnitt inledning Arena Se Sociala medier Databas Hanteras som Sociala medier. Avtal och kontrakt (kortsiktiga giltiga mindre än 1 år) eller av mindre vikt 2 år efter upphörd giltighet S Skickas till registrator, staben för registrering i databas; Övrig post, därefter förvaring på resp. verksamhet Avtal och kontrakt - långsiktiga eller av stor vikt Bevaras 10 år D (giltiga 1 år el. längre) Brev och svarsbrev ang bestridande av fakturor 3 år D Sekretessbeläggs på lån av media Beståndsregister över all media som lånas ut. vid inaktualitet, se D Ett uttag årligen eller vart Uttag göres på papper eller CD anm. femte år bör bevaras. Bidragsansökan/beslut/redovisning av bidrag Bevaras 10 år D Till ex Kulturrådet, Region Halland, EU Dokumentation över programverksamhet, tex författarbesök, poesikvällar FRI, bokningar Bevaras 10 år S 3 år eller längre om det behövs för informationsuttag Förteckningar över tidskrifter/dagstidningar Bevaras 5 år S Uttag göres på papper eller CD S Databas Informationsblad, broschyr, affisch eller liknande Bevaras 5 år S 1 arkivex. bevaras Libra Vid inaktualitet S Databas Netloan 3 månader S Databas Polisanmälningar 2år D Projekt - Ansökan - Tjänsteskrivelse - Projektbeskrivning, budget - Projektutvärdering, rapport - Övrig väsentlig projektdokumentation Bevaras 10 år 9 D Dokumenthanteringsplan för kulturnämnden. Beslutad i KN 2013-XXXX 48

Verksamhet Arbetsområde Tidsfrist Leverans D - Diariet Anmärkning Du som arbetar före till (original till diariet) med handlingarna ute i Biblioteks- Handling ev. gallring kommunarkiv verksamheten ansvarar för avdelning (förstöring) efter S - Systematisk att rensning och gallring förvaring, (t.ex. pärm, utförs. Arkivhandlingar som databas etc.) ska bevaras levereras till kommunarkivet i syrafria P - Personalakt arkivkartonger. Vid frågor ta För mer info se kontakt med kommunarkivet avsnitt inledning För mer info se avsnitt inledning Protokoll/anteckningar, arbetsplatsträffar (APT) eller motsvarande samverkan på arbetsplatsnivå 2 år S Pärm/digital förvaring Om de innehåller beslut eller unik information av direkt betydelse för verksamheten ska de bevaras. Gör uttag på papper och leverera till kommunarkivet Protokoll eller mötesanteckningar från avdelnings-, personal- informationsmöten o. d. interna verksamhetsmöten Vid inaktualitet S Pärm/digital förvaring Om de innehåller beslut eller unik information av direkt betydelse för verksamheten ska de bevaras. Gör uttag på papper och leverera till kommunarkivet Protokoll eller (mötesanteckningar) från referensgrupper, medborgarråd o dyl. Bevaras 5 år S Pärm/digital förvaring Uttag i pappersformat före leverans till kommunarkivet Revisionsrapporter Bevaras 10 år D Sociala medier, Facebook, Twitter m.fl - inlägg av rutinmässig karaktär Vid inaktualitet - inlägg av ärendekaraktär Bevaras 10 år D Moderator ansvarar för att dessa fångas upp - inlägg av kränkande eller störande karaktär Omedelbart Viktigt att dessa tas bort omedelbart SCB - Statistik - Folkbiblioteksverksamhet 2 år S Tillstånd (Polis, Miljö- o Hälsoskyddskontoret) 2 år efter upphörd D giltighet Utvärderingar - Arrangemang, projekt, Bevaras 10 år D verksamhet Verksamhetsberättelse Bevaras 10 år D Bevaras om den ej är redovisad i förvaltningens gemensamma verksamhetsberättelse. Verksamhetsredovisning, nyckeltal Bevaras 10 år D Bevaras om den ej är redovisad i verksamhetsberättelsen 9 Dokumenthanteringsplan för kulturnämnden. Beslutad i KN 2013-XXXX 49