Servicenämnden handlingar

Transkript

1 Servicenämnden handlingar

2 HALMSTADS KOMMUN KALLELSE Sida Servicenämnden (1) Box Halmstad Tfn: E-post: Plats: Tylebäck Sammanträdesdatum Tid: 13:00 Ordförande: Maria Söderberg Sekreterare: Gunni S Heland 1 2 Val av protokollsjusterare Godkännande av dagordning 3 * SE 2015/0110 Valnämndens och servicenämndens ansvar för allmänna val 4 * SE 2015/0016 Information * Personalrepresentanter kan närvara på ärenden markerade med *

3 1(5) Tjänsteskrivelse Diarienummer: SE 2015/0110 Version: Beslutsorgan: Enhet: Carl Westman, Christel Rehmark E-post: Telefon: Förutsättningar för valarbetet i servicenämndens regi Förslag till beslut 1. Servicenämnden beslutar att till verksamhetsberedningen begära budget för en 25 % tjänst i valkansliet motsvarande ca 180 tkr för de år som inte är valår. 2. Servicenämnden beslutar att begäran görs till KS om tilläggsbudget i de fall valnämndens budget överskrides på grund av oförutsedda händelser och nya direktiv som valnämnden inte rår över. Sammanfattning Valnämnden har föreslagit servicenämnden att sammanställa förutsättningar för arbetet med allmänna val. Gränsdragningen mellan servicenämnden och valnämnden behöver tydliggöras. Sammanställningen visar att kraven på kommunernas valarbete har ökat vilket innebär en högre arbetsbelastning. Mer tid går åt till rena förberedelser innan det praktiska valarbetet startar, i regel ett år innan valdagen. De ökade kraven på valarbetet har även inneburit ökade kostnader. För att genomföra ett EU-val och ett RKL-val (Val till riksdag, kommun och landsting) behövs ca 2,8 Mkr per val inkl. antagande om statens bidrag om ca 1,6 Mkr/val. Sammanställningen visar att: ett val måste förrättas med hundraprocentig kvalitet och därför måste valnämnden få nödvändiga ekonomiska resurser för att genomföra val utan att det drabbar servicenämndens budget negativt. en 25 % tjänst bör tillföras valkansliet de år som inte är valår som säkerställer funktionen mellan ordinarie val, håller kontinuerlig kontakt 1

4 med förvaltningarna, samarbetspartners och intressenter så att samarbetet fungerar smidigt före, under och efter valarbetet. den nuvarande valorganisationen, med en väl definierad budget med redovisning i separerade objekt, mäter och följer upp kostnaderna för hela valarbetet och undviker därmed sammanblandning med servicenämndens kostnader. administrativt stöd till valkansliet är nödvändigt vid valår när det gäller budget, budgetuppföljning och utbetalning av ersättningar, så att valkansliet kan koncentrera sig uteslutande på det praktiska valarbetet. Ärendet Uppdrag Valnämnden har föreslagit servicenämnden sammanställa förutsättningar för arbetet med allmänna val. Valnämnden ser ett behov av att utreda konsekvenserna av att antalet val blir allt fler. Gränsdragningen mellan servicenämnden och valnämnden behöver tydliggöras. Servicenämnden beslutade vid sitt sammanträde att ge uppdrag till servicekontoret att sammanställa förutsättningarna för arbetet med allmänna val och att redovisning ska ges vid valnämndens sammanträde i oktober 2015 (SE 2015/0110). Bakgrund Kommunfullmäktige har sedan 2009 och via reglemente fördelat kommunens uppgifter vid val till riksdagen, landstingsfullmäktige, kommunfullmäktige och val till EUparlamentet samt genomförande av folkomröstning och eventuella extraval, till valnämnden. I Halmstads kommun är valnämnden en egen nämnd utan egen förvaltning men samarbetar med servicekontoret. Valåren 2009 och 2010 kunde inte rutinerna för valarbetet härleda rätt kostnader till valets genomförande. En del kostnader blandades med servicekontorets normala verksamhet eftersom valnämndens budget ingår som en del i servicenämndens budget. Nya rutiner skapades och en uppskattning av kostnadsramen gjordes inför supervalåret Kostnaderna visades i efterhand vara tagna i underkant dels p.g.a. kostnadsdrivande förändringar i styrande direktiv (utökat antal distrikt, krav på dubbelbemanning etc.), men också dels p.g.a. en statiskt beslutad budgetram (identisk sedan lång tid tillbaka). Servicenämnden inkom 2013 med en begäran om att få bilda eget anslagsområde för valnämnden samt att valnämndens tillhörighet bör utredas med förslaget att valadministrationen återigen skulle skötas av kommunstyrelsens utförarorganisation stadskontoret (VN 2013/0101). Tidigare låg just detta ansvar på kommunstyrelsen och stadskontoret. Kommunfullmäktige beslöt att avslå servicenämndens förslag om att bilda nytt anslagsområde för valnämnden (KS 2013/0236). 2

5 Omedelbart efter supervalårets 2014 gjordes en översyn av valarbetets alla kostnader per varje enskilt objekt (valnämnden, valkansli, valförrättning) för att kunna göra en realistisk bedömning av kostnaderna för framtida val. (Se Bilaga 1: Budget ). Redovisningen i separerade objekt gör det numera möjligt att mäta och följa upp kostnaderna för valnämnden, valkansliet, förtidsröstning samt valförrättning. Tidigare sammanblandning av de olika nämndernas verksamheter kan därmed undvikas. Revisorerna i Halmstads kommun gav PwC i uppdrag att granska valnämndens förberedelser inför EU-valet De konstaterade bland annat att valnämnden bör ha egen budget, främst för att ansvar för verksamhet och budget ska vara tydlig. (VN 2014/0111: Granskning av Valnämndens förberedelser inför EU-valet). Valnämnden sammanställde en erfarenhetsrapport om valnämndens mandatperiod som innehåller många förslag på förbättringsområden, bl.a. vad gäller ekonomi, samarbete och organisation (VN 2014/0112). Utifrån denna rapport trimmades valorganisationen ytterligare. Analys, förslag och motivering Att genomföra ett val innebär att valet måste förrättas med hundraprocentig kvalitet och att ingenting får äventyra rättssäkerheten. Om detta inte följs finns risk att valet måste göras om helt eller delvis. Det innebär nya kostnader, ökad belastning på organisationen och minskat förtroende för kommunen. Valbudgeten måste därför underordnas kvalitetsmålet. Kraven på kommunernas valarbete har ökat vilket innebär en högre arbetsbelastning. Mer tid går åt till rena förberedelser innan det praktiska valarbetet startar. Förberedelserna startar i regel ett år innan valdagen. Valår framöver blir 2018, 2019, 2022, 2024, 2026, 2029 för ordinarie allmänna val och val till EU-parlamentet. Till detta bör läggas eventuella omval och nyval, här och i omkringliggande kommuner. Detta kan innebära, så som det står i uppdraget, att antalet val kan bli fler. Helt klart är att valen sker med tätare mellanrum gentemot tidigare år. De ökade kraven på valarbetet har även inneburit ökade kostnader. Det är därför av största vikt att kostnadsberäkningarna är realistiska och uppföljning av budget sker kontinuerligt och redovisas löpande för valnämnden och servicenämnden. Vi har nu en god uppfattning av vad ett val kostar Halmstads kommun att förrätta. För att genomföra ett EU-val och ett RKL-val (Val till riksdag, kommun och landsting) behövs ca 2,8 Mkr per val inkl. antagande om statens bidrag om ca 1,6 Mkr/val. Samtidigt är det svårt att kunna förutse samtliga kostnader för valarbetet. Statens bidrag, direktiv från valmyndigheten, utökning av valdistrikt p.g.a. befolkningsökning, höjning av arvoden, oförutsedda händelser under valarbetets gång m.m. kan bidra till ytterligare kostnadsökningar. En eventuell kostnadsökning utöver budgeterade medel får inte belasta servicenämnden. Att valnämndens budget ingår som en del i servicenämndens budget får inte innebära en risk att valnämndens kostnader kan komma att belasta prisnivån för de tjänster som utförs åt servicekontorets kunder som i sin tur kan påverka förutsättningarna i en konkurrenssituation. Det är därför viktigt att valnämnden får nödvändiga ekonomiska resurser för att kunna genomföra ett val så att det inte drabbar servicenämndens budget negativt och att nämndernas respektive budget hålls åtskilda på ett tydligt sätt. 3

6 De årliga anslag som har behövts för att driva valnämndens verksamhet under icke-valår har varit runt 200 tkr. per år. Med tanke på att valen framöver sker med tätare intervaller, att förberedelser inför varje val tar tid och resurser i anspråk samt att det finns risk för omval och nyval här såväl i grannkommunerna, (jfr Omval i Båstad 10 maj 2015) måste detta omprövas och anslagen sannolikt höjas. Valorganisationen bör därför vara igång, men i reducerad form, även i perioderna mellan de olika valen. Vid valår finns redan en etablerad valorganisation med en valansvarig för valkansliet och alla de som arbetar med valet. En operativ tjänst på 25 % på valkansliet bör därför etableras. Tjänsten är en befintlig tjänst inom servicenämnden som vid behov utför arbetsuppgifter som uppkommer inom valnämndens område. Servicenämnden bör kompenseras om valnämnden nu tar en del av en tjänst inom servicenämnden i anspråk. Tjänsten uppbärs lämpligen av någon inom den tänkta valorganisationen vid valår. Bland arbetsuppgifterna mellan valåren ingår att - säkerställa funktionen mellan ordinarie val så att startsträckan inför valarbetet blir så kort som möjligt, - hålla kontinuerlig kontakt med förvaltningarna och upprätta bra rutiner med förvaltningarna, samarbetspartners och intressenter så att samarbetet fungerar smidigt när valarbetet väl startar, - ansvara för efterarbetet, t.ex. att dokumentation och arkivering sker efter varje val. Sammanställningen visar att: ett val måste förrättas med hundraprocentig kvalitet och därför måste valnämnden få nödvändiga ekonomiska resurser för att genomföra val utan att det drabbar servicenämndens budget negativt. en 25 % tjänst bör tillföras valkansliet de år som inte är valår som säkerställer funktionen mellan ordinarie val, håller kontinuerlig kontakt med förvaltningarna, samarbetspartners och intressenter så att samarbetet fungerar smidigt före, under och efter valarbetet. den nuvarande valorganisationen, med en väl definierad budget med redovisning i separerade objekt, mäter och följer upp kostnaderna för hela valarbetet och undviker därmed sammanblandning med servicenämndens kostnader. administrativt stöd till valkansliet är nödvändigt vid valår när det gäller budget, budgetuppföljning och utbetalning av ersättningar, så att valkansliet kan koncentrera sig uteslutande på det praktiska valarbetet. Konsekvenser Ovan förslag innebär inga konsekvenser utifrån Vision 2020, demokratiaspekter, principen om allas lika värde eller utifrån hållbarhetsbegreppet. Ekonomiska konsekvenser berör tillsättning av en 25 % tjänst under icke-valår som medför en kostnadsökning på ca 180 tkr. jämfört med nuvarande kostnader de år som inte är valår. Ärendets beredning 4

7 Inom kommunen Servicenämndens och valnämndens presidier samt förvaltningschef har deltagit i handläggningen av ärendet Andra grupper Inga andra grupper har involverats i ärendet. Fackliga organisationer Ärendet faller inte inom ramen för MBL. Lista över bilagor 1. Budget Sammanställning utifrån kostnader vid 2014 års val. För servicekontoret Carl Westman Förvaltningschef Christel Rehmark Enhetschef 5

8 Valår EU-val Valår EU-val Konto Konto(T) Objekt Objekt(T) Utfall 2014 Budget Driftbidrag från statliga myndigheter 290 Valnämnden Valnämnden Arvode förtroendevalda 290 Valnämnden Löner till arbetstagare 290 Valnämnden PO-pålägg arvoden ,55% 5027 Övertid 290 Valnämnden 0 0 PO-pålägg löner ,59% 504 Arvode till uppdragstagare 290 Valnämnden PO-pålägg arbetad tid 290 Valnämnden Semesterlön 290 Valnämnden PO-pålägg ej arbetad tid 290 Valnämnden Förmånsvärden av naturförmåner till anställda 290 Valnämnden Bilersättningar, skattefria 290 Valnämnden Bilersättningar, skattepliktiga 290 Valnämnden Övriga kostnadsersättningar 290 Valnämnden Motbokning förmåner 290 Valnämnden Avgifter för kurser mm 290 Valnämnden Personalrepresentation 290 Valnämnden Trycksaker 290 Valnämnden Förbrukningsinventarier 290 Valnämnden Datadrift 290 Valnämnden Datadrift, support/it-service 290 Valnämnden Databehandling, licenser 290 Valnämnden Övriga främmande tjänster 290 Valnämnden Resultatbalansering från föregående år 290 Valnämnden Telefon 290 Valnämnden Mobiltelefon 290 Valnämnden Porto 290 Valnämnden Resekostnader 290 Valnämnden Konferenskostnader 290 Valnämnden Parkeringsavgifter 290 Valnämnden Representation (extern) 290 Valnämnden Reklam och information 291 Valnämnden Valnämnden Driftbidrag från statliga myndigheter 291 Valförrättning Valförrättning Köp av personaltjänster 291 Valförrättning Timlön 291 Valförrättning Fyllnadstjänst 291 Valförrättning Övertid 291 Valförrättning OB-tillägg 291 Valförrättning Arvode till uppdragstagare 291 Valförrättning PO-pålägg arbetad tid 291 Valförrättning Semesterlön 291 Valförrättning PO-pålägg ej arbetad tid 291 Valförrättning Bilersättningar, skattefria 291 Valförrättning Bilersättningar, skattepliktiga 291 Valförrättning Personalrepresentation 291 Valförrättning Lokalhyra 291 Valförrättning Städning 291 Valförrättning Hyra fordon 291 Valförrättning Förbrukningsinventarier 291 Valförrättning Representation (extern) 291 Valförrättning

9 291 Valförrättning Driftbidrag från statliga myndigheter 292 Förtidsröstning/in Förtidsröstning/i Köp av personaltjänster 292 Förtidsröstning/in Timlön 292 Förtidsröstning/in Övertid 292 Förtidsröstning/in Arvode till uppdragstagare 292 Förtidsröstning/in PO-pålägg arbetad tid 292 Förtidsröstning/in Semesterlön 292 Förtidsröstning/in PO-pålägg ej arbetad tid 292 Förtidsröstning/in Bilersättningar, skattefria 292 Förtidsröstning/in Bilersättningar, skattepliktiga 292 Förtidsröstning/in Personalrepresentation 292 Förtidsröstning/in Städning 292 Förtidsröstning/in Resekostnader 292 Förtidsröstning/in Representation (extern) 292 Förtidsröstning/in Förtidsröstning Konsultkostnader 293 Valkansli, adminis Köp av personaltjänster 293 Valkansli, adminis Löner till arbetstagare 293 Valkansli, adminis Timlön 293 Valkansli, adminis Övertid 293 Valkansli, adminis OB-tillägg 293 Valkansli, adminis Arvode till uppdragstagare 293 Valkansli, adminis PO-pålägg arbetad tid 293 Valkansli, adminis PO-pålägg arbetad tid 293 Valkansli, adminis Semesterlön 293 Valkansli, adminis PO-pålägg ej arbetad tid 293 Valkansli, adminis Bilersättningar, skattefria 293 Valkansli, adminis Bilersättningar, skattepliktiga 293 Valkansli, adminis Avgifter för kurser mm 293 Valkansli, adminis Personalrepresentation 293 Valkansli, adminis Lokalhyra 293 Valkansli, adminis Städning 293 Valkansli, adminis Hyra av datorutrustning, kommuninternt 293 Valkansli, adminis Hyra fordon 293 Valkansli, adminis Förbrukningsinventarier 293 Valkansli, adminis Förbrukningsmaterial (budget) 293 Valkansli, adminis Kontorsmaterial till skrivbordet 293 Valkansli, adminis Datamaterial, färgpatroner mm 293 Valkansli, adminis Trycksaker 293 Valkansli, adminis Datadrift 293 Valkansli, adminis Datadrift, support/it-service 293 Valkansli, adminis Databehandling, licenser 293 Valkansli, adminis Övriga främmande tjänster 293 Valkansli, adminis Kontorsservice tjänster 293 Valkansli, adminis Resultatbalansering från föregående år 293 Valkansli, adminis Telefon 293 Valkansli, adminis Mobiltelefon 293 Valkansli, adminis Mobilt bredband 293 Valkansli, adminis Gemensamma IT-kostnader 293 Valkansli, adminis Porto 293 Valkansli, adminis Resekostnader 293 Valkansli, adminis Konferenskostnader 293 Valkansli, adminis

10 722 Annonsering 293 Valkansli, adminis Reklam och information 293 Valkansli, adminis Avgifter 293 Valkansli, adminis Valkansli, admi Totalt

11 1(1) Tjänsteskrivelse Diarienummer: SE 2015/0016 Version: Beslutsorgan: Enhet: Christel Rehmark, Gunni Heland E-post: Telefon: Information till servicenämnden Lokaler Torsgatan och Hamngatan Städ Skavbökeskolan 1