1(9) Regionservice Stab och ledning Monica Liljeroth Ekonomichef Datum Diarienummer 2016-06-10 DNRGS160031 Regionstyrelsen Månadsrapport, period 1-5 år 2016 Månadsrapport Driftnämnden Regionservice Period 1-5 Driftnämndens styrning genom Mål och inriktning bedöms kunna uppfyllas i de allra flesta avseenden. Det planerade breddinförandet av vårdnära service under hösten 2016 kommer att bli en utmaning för verksamheten. Målet med utvecklad ökad tydlighet i vårt tjänsteutbud med transparanta och överenskomna prismodeller är omfattande och bedöms behöva pågå under längre tid än tidigare gjord bedömning. Detta område behöver uppmärksammas i nära dialog med regionkontoret. Målet att förvaltningen minst ska uppnå ett nollresultat medför att några områden måste gå med ett positiv resultat då andra områden bedöms få ett kraftigt negativt resultat. Arbetet med att identifiera och verkställa åtgärdsplaner inom aktuella verksamheter pågår. Regionservice redovisar ett positivt resultat på 2,5 mnkr för period 1-5. Avvikelse gentemot periodiserad budget för perioden är +3,9 mnkr. Verksamhetens kostnader (kontoklass 4-8) har ökat med 4,7 % jämfört med samma period förra året där löneökningen samt nya och utökade uppdrag står för merparten av kostnadsökningen. Helårsprognos för år 2016 är ett nollresultat. Sjukfrånvaro period 1-4: Sjukfrånvaron har ökat med 0,3% (2016: 6,1% 2015: 5,8%) i jämförelse med föregående års period. Ökningen beror på ökad långtidsjukfrånvaro. En del svåra sjukfall är under medicinsk omvårdnad och en del hanterar vi enligt rutin genom rehabiliteringsmöten med Försäkringskassan för att om möjligt få tillbaka medarbetare i arbete igen så snart som möjligt, helt eller delvis. Den korta sjukfrånvaron (-14dgr) har minskat med 11,2%, mellan sjukfrånvaron (15-90dgr) har minskat med 3,7% och den långa sjukfrånvaron (91dgr-) har ökat med 14,9%. Periodens resultat, januari- maj Driftnämnden redovisar ett positivt resultat på 2,5 mnkr för period 1-5. Avvikelse gentemot periodiserad budget för perioden är +3,9 mnkr. Regionfastigheters resultat uppgår till +7,6 mnkr och övriga verksamheter inom Regionservice redovisar ett resultat på -5,1 mnkr.
2(9) Verksamhetens intäkter inklusive förvaltningsinterna poster uppgår till 416,6 mnkr medan kostnaderna inklusive finansnetto uppgår till 414,1 mnkr. Resultatet för rullande 12 månader är -4,3 mnkr. De faktiska intäkterna för perioden är 14,2 mnkr (3,5%) högre än samma period föregående år. Intäktsökningen beror på nya samt utökade uppdrag. De faktiska personalkostnaderna är 9,6 mnkr (7,3%) högre än kostnaderna för samma period föregående år. Kostnadsökningen beror på en genomsnittlig löneökning på 2,5% vilket utgör ca hälften av kostnadsökningen och resterande kostnadsökning beror på nya och utökade uppdrag. Verksamhetens kostnader (kontoklass 4-8) har ökat med 4,7% jämfört med samma period förra året där löneökningen samt nya och utökade uppdrag står för merparten av kostnadsökningen. Prognos För några av verksamheterna bedömer vi ett underskott trots åtgärdsplaner men för förvaltningen i sin helhet är helårsprognosen ett nollresultat. Fördjupad analys av förändring, avvikelser och planerade åtgärder Beslut att "ta hem varuförsörjningen i egen regi" togs av förvaltningschefen i början av februari 2016. För närvarande bedöms att verksamheten kan ta över varuförsörjningen i egen regi från den 1 maj 2017 som planerat. Det finns överenskommelser med nuvarande leverantör om backupverksamhet som en övergångslösning om övertagande behöver ytterligare tid för kvalitetssäkring av funktionaliteten. Regionstyrelsen har gett driftnämnden i uppdrag att ta fram ett beslutsunderlag för kostförsörjningen på lång sikt. Arbetet har inletts med två arbetsmöten med deltagande från olika områden. Därtill kompletteras med studiebesök på sjukhus med alternativa lösningar för kostförsörjning. Arbetet kommer att behöva breddas upp med ytterligare förankring i kärnverksamheten och hos någon patientförening innan uppdraget avrapporteras till driftnämnden som i sin tur ska överlämna uppdraget till regionstyrelsen. Uppdragsrapporten till regionstyrelsen kan behöva skjutas på. Syftet med arbetet är att ta fram ett beslutsunderlag för möjliga lösningar för kostförsörjningen på lång sikt. Nödvändiga effektiviseringar har präglat RGS totala verksamhet sedan styrningen om utebliven kostnadskompensation för ökade kostnader aviserades från och med 2014. Inom de flesta funktioner har detta uppdrag varit lyckat. Bedömningen av en ekonomi i balans 2016 på förvaltningsnivå är starkt kopplat till att några funktioner behöver gå mot positiv ekonomisk avvikelse under året. Störst utmaning för att på sikt uppnå en balanserad ekonomi har kost- och städfunktionerna. Åtgärdsplaner är identifierade och är under verkställande.
3(9) Framtidsarbetet Uppstarten av konceptet Vårdnära service har skett på två vårdavdelningar inom Hallands sjukhus. En i Kungsbacka och en i Halmstad. Arbetet sker enligt den modell för utvecklad arbetsfördelning som tagits fram i samarbete mellan RGS och HS och där syftet är att kartlägga kritiska funktioner inom verksamheten (vården), inventera arbetsmoment och förflytta dessa mellan yrkeskategorier. Målet är att frigöra tid för sjukvårdspersonalen och att främja teamarbete kring patienten för att underlätta flödet genom vårdprocessen. Administrativt stöd och vårdnära serviceteam fyller upp underifrån i moment som inte kräver legitimation eller sjukvårdsutbildning. Starten i Kungsbacka skedde 2/5 och starten i Halmstad 9/5. Modell för uppföljning av de båda uppstartade avdelningarna pågår i samarbete mellan RGS och HS förändringsteam. Under vecka 23 kommer planen för höstens breddinförande att läggas. Målsättningen är att vi tar hänsyn till samtliga synergier i planeringen vilket då innebär att samordningsvinster möjliggörs för såväl HS som för RGS. Minskning av vårdskador och återinläggningar tror vi blir en effekt av införandet. Mätningar och kvalitetskontroller blir en naturlig del av det nya arbetssättet och ett sätt att kunna styrka effekten. Den stora utmaningen för RGS i dagsläget är att få medarbetarna med oss i förändringsarbetet, skapa engagemang och en positiv känsla inför de utmaningar vi står inför. Vad har hänt sedan förra rapporteringen? Vår bedömning av helårsresultatet är fortfarande en budget i balans för förvaltningen i sin helhet. Investeringar Fastställd investeringsbudget för maskiner och utrustning uppgår till 25,0 mnkr för helåret och verksamheten gör bedömningen att den investeringsnivån kommer att genomföras. Bilagor Måluppföljning Ekonomiredovisning Personalredovisning Utgår pga felaktigheter i PS Utdata Verksamhetsstatistik Halmstad 2016-09-01 Driftnämnden Regionservice Patrik Nilsson Torbjörn Svanberg vice Ordförande Förvaltningschef
Öka verkningsrad 4(9) Måluppföljning Regionfullmäktiges mål Driftsnämndens mål/inriktning Indikatorer Kommentar Vårdnära serviceteam som är organiserade i pilotform Andelen vårdskador ska halveras till 2018 Öka verkningsgraden Delta i regionens åtgärdsarbete med fokus på utveckling av vårdnära service. Bidra med kunskap och nära samarbete kring aktiviteter som kan leda till färre vårdskador. Utveckla förmågan till ledning och styrning av förvaltningens huvuduppdrag. Utveckla tydligheten i vårt tjänsteutbud kopplat till avtal (externa kunder), överenskommelser / uppdrag (interna kunder). Utveckla ledningssystemet med fokus på de viktigaste processer. Vårdnära serviceteam som är organiserade i permanent bemanning. Överenskomna aktiviteter som kan leda till färre vårdskador. Resultat från kundundersökning. Transparanta och överenskomna prismodeller (årligen utvärderade, rullande och justerade). Processbeskrivningar Två piloter startat i början av maj. Breddinförande planeras till hösten 2016. Måluppfyllnaden är kopplat till tempot i breddinförandet som RGS inte själv äger. Slutstädningar som ökat under året och införande av VNS team bedöms leda till färre vårdskador Inom GAS återkopplas positiva reaktioner (finns systematiska kundundersökningar). Inom andra funktioner delvis oklart då vi inte har en klar struktur för att följa hur kunden upplever RGS leverans. Arbete med detta pågår. Arbete pågår främst med Närservice/kost och städ samt inom IT/Tele området. Detta är ställt mot tillgängliga resurser för att klara uppdraget. RGS är också beroende av den centrala ekonomistyrningen för att nå detta mål. Vid extern revision i mars identifierades behov av att tydliggöra ansvar och befogenheter i våra beskrivna processer. Arbete med detta pågår.
Arbetsgivare Stark konkurrenskraft 5(9) Budgetramen ska hållas Halland är en region som stimulerar till innovationer, förnyelser och ökat företagande Delta i regionens åtgärdsarbete och arbeta för att finna nya sätt att leverera tjänst med ökad eller bibehållen kvalitet till samma eller lägre kostnad. Förvaltningen ska minst uppnå ett nollresultat. Bidra med kompetens och kreativa upphandlingsmetoder för att skapa förutsättningar för regional utveckling. Vårdnära serviceteam som är organiserade i pilotform. Vårdnära serviceteam som är organiserade i permanent bemanning. Månadsrapporter med realistiska helårsprognoser. Möjliggjort för små och medelstora företag att konkurrera vid upphandlingar. Skapa förutsättningar för nya företag. Två piloter startat i början av maj. Breddinförande planeras till hösten 2016. Måluppfyllnaden är kopplat till tempot i breddinförandet som RGS inte själv äger. Åtgärdsplaner och konsekvensbeskringarna upprättas inom funktionerna städ och kost. Avgörande att andra verksamheter går med ekonomiskt överskott Särskild satsning på livsmedelsupphandlingen. Distribution av inkontinens. Genomgång av tillväxtstrategin och dialog hur upphandling kan bidra till konkurrenskraftigare Halland. Översyn av mallar och eventuella hinder är påbörjade aktiviteter. Region Halland ska vara EN tydlig och attraktiv arbetsgivare Region Halland ska vara EN tydlig och attraktiv arbetsgivare. Beslutat chefsuppdrag implementerat. Arbetsgivarfrågor (ska utvecklas av regionkontoret). Kompetensförsörjning (ska utvecklas av regionkontoret). Arbetsmiljö (ska utvecklas av regionkontoret). Nya chefsuppdraget bearbetat på RGS chefsmöte. Implementering pågår bedöms vara klart under kvartal 2. Saknar RK:s styrning Saknar RK:s styrning Saknar RK:s styrning
Hög attraktivitet 6(9) Miljö- och klimatprofilen ska vara tydlig, långsiktig och föredömlig Öka tydligheten i ledarskapet och medarbetarskapet i hela organisationen. Utveckla det systematiska arbetsmiljöarbetet. I enlighet med den kommande styrningen från regionfullmäktige. Öka följsamheten till Strategi för energieffektivisering 2014-2020 avseende elbilar Resultat av medarbetarundersökning hösten 2016. Utvärdering mellan arbetsgivare / arbetstagare. Indikatorer ska efter regionfullmäktiges styrning utvecklas av regionkontoret. Beslutsunderlag för långsiktigt införande av elbilar inom bilpool och förvaltningens verksamhetsbilar. Mätning kommer först i oktober. Chefsmätningen under hösten 2015 ger positiva signaler om utveckling. Samverkansgrupper på alla nivåer implementerade. Årshjul för systematiskt arbetsmiljöarbete bearbetade vid respektive samverkansgrupp. Saknar RK:s styrning Information till nämnden genomförs i maj, ärendet kommer till beslut i juni. Grönt = målet uppnått alternativt bedöms nås Gult = arbetet pågår målet bedöms uppnås Rött = ej påbörjat alternativt att målet ej bedöms nås
7(9) Ekonomiredovisning Resultaträkning samt prognos utfall p 1-5 utfall p 1-5 budget p Periodavvikelse Prognos- Prognos- Kontoklass, belopp i tkr år 2015 år 2016 Årsbudget 1-5 år 2016 utfall avvikelse Verksamhetens intäkter 402 436 416 598 414 732-1 866 989 699 978 199 11 500 Kostnader för personal -131 769-141 416-142 121-705 -318 352-326 802 2 548 Kostn för köpt verksamhet, mtrl varor -14 128-13 954-12 237 1 718-28 731-28 731 0 Övriga verksamhetskostnader -135 755-152 244-146 047 6 198-358 646-349 476-9 170 Övriga verksamhetskostnader,avskrivn -39 417-92 595-97 619-5 025-234 465-229 587-4 878 Intäkter och kostnader utanför res. -74 562-13 916-18 168-4 252-43 603-43 603 0 Resultat 6 805 2 472-1 459-3 931 0 0 0 Investeringsredovisning utfall p 1-5 utfall p 1-5 budget p Periodavvikelse Prognos- Prognos- Investeringar, belopp i tkr år 2015 år 2016 Årsbudget 1-5 år 2016 utfall avvikelse Investeringar i fastigheter och mark*) -52 065-112 558-104 167-8 391-250 000-250 000 0 Investeringar i inventarier och utrustning -2 679-3 763-10 417 6 654-25 000-25 000 0 Summa investeringar -54 744-116 321-114 583-1 738-275 000-275 000 0 *) Används endast av Regionfastigheter. Beslut om byggnadsinvesteringar fattas av Regionstyrelsen.
8(9) Personalredovisning Personalredovisningen avser period 1-4
9(9) Verksamhetsstatistik REGIONSERVICE Produktionstal - Jan-maj Jan-maj Verksamhetsstatistik 2015 2016 Gemensam Administrativ Service Antal ärenden (samtal & webbärenden) 31 606 32 119 IT-service Antal ärenden (samtal & webbärenden) 24 454 26 284 Antal klientdatorer 8 000 8 038 Antal servrar 666 689 Kommunikation Antal inkommande samtal - Kundtjänst 10 313 9 546 Antal deltagare - Utbildning & Event 2 587 Kostservice* Antal dygnsportioner 79 152 77 984 Logistikservice** Antal körda mil godstransporter 27 904 29 903 Regionfastigheter Antal kvm yta - Fastigheter 437 930 439 121 Andel uthyrda lokaler 94,7% 98,5% Teknisk Service Antal arbetsordrar avhjälpande underhåll 7417 7 584 Antal arbetsordrar beredskap 518 499 Antal arbetsordrar drift/förebyggande underhåll 9314 8 993 Städ- och Vaktmästeriservice Antal kvm städad yta 279 595 287 125 Antal patienttransporter (HS Vbg) 14 151 17 128 Teleservice Antal inkommande samtal - Televäxlarna 573 213 555 672 Antal besök - Receptionen (HS Hstd) 51 433 53 248 * Alternativa frukostbrickor ingår. ** Endast egen regi - transporter utförda av entreprenörer är inte medräknade.