Upphandling av tjänstekoncession för friskvårdsanläggning i Sundbybergs simhall Beslutsunderlag

Kultur- och fritidsförvaltningen Johan Malmgren 2014-01-20 1 (3) Dnr KFN-0164/2013 Kultur-och fritidsnämnden Upphandling av tjänstekoncession för friskvårdsanläggning i Sundbybergs simhall Beslutsunderlag Förvaltningens skrivelse, 2014-01-24 Förfrågningsunderlag för upphandling av driften av friskvårdsanläggningen i Sundbybergs simhall, 2014-01-24 Sammanfattning Kommunfullmäktige fattade den 18 juni 2012 beslut att tilldela medel för att genomföra en utbyggnation av Sundbybergs simhall. I det programarbete som ligger till grund för detta beslut skriver kultur- och fritidsnämnden följande angående en friskvårdsanläggning. Tillbyggnad av en friskvårdsdel kan göra Sundbybergs simhall till en mer komplett anläggning, med utrymme för flera former av hälsofrämjande aktiviteter. Ambitionen är att friskvårdsdelen ska drivas av extern friskvårdsaktör, eventuellt med möjlighet att samnyttja vissa ytor med simhallens verksamhet (bassänger, omklädnad och duschrum, entré, cafeteria m.m.). Aktören kommer att ges möjlighet att fylla ytan på ett sätt som passar verksamheten. Upphandlingen kommer att genomföras som en tjänstekoncessionsupphandling. Anbuden kommer att utvärderas i förhållande till leverantörerens koncept för driften av friskvårdanläggningen. Stor vikt kommer att läggas på anbudsgivarens redovisning av verksamhetsinnehållet, samordning med simhallen och den ersättning som leverantören erbjuder sig att betala för att disponera lokalerna. Avtalslängden föreslås vara 5+2+2 år. Nämnden kan enligt reglementet enbart fatta beslut om avtal med en avtalstid upp till sammanlagt fyra år. Kultur- och fritidsnämnden behöver därför begära av kommunfullmäktige att få mandat att teckna avtal med en friskvårdsentreprenör inom upphandlingsunderlagets ramar. Målsättningen är att avtalet ska tecknas innan sommaren 2014. Förslag till beslut 1. Kultur- och fritidsnämnden godkänner upphandlingsunderlaget. 2. Kultur- och fritidsnämnden begär av kommunfullmäktige att få mandat att teckna avtal med en friskvårdsentreprenör i 5+2+2 år inom upphandlingsunderlagets ramar. Sundbybergs stad, 172 92 Sundbyberg Besöksadress: Kavallerivägen 4, Rissne Telefon: 08-706 80 00 Organisationsnummer: 212000-0175 kulturochfritidsnamnden@sundbyberg.se www.sundbyberg.se

Kultur- och fritidsförvaltningen Johan Malmgren 2014-01-20 2 (3) Dnr KFN-0164/2013 Programarbetet och friskvårdanläggning Kommunfullmäktige fattade den 18 juni 2012 beslut att tilldela medel för att genomföra en utbyggnation av Sundbybergs simhall. I det programarbete som ligger tillgrund för detta beslut skriver kultur- och fritidsnämnden följande angående en friskvårdsanläggning. Tillbyggnad av en friskvårdsdel kan göra Sundbybergs simhall till en mer komplett anläggning, med utrymme för flera former av hälsofrämjande aktiviteter. Genom tillbyggnad skapas utrymmen som kan användas för både gruppträning och individuell träning. I lokalerna kan samarbete med externa aktörer kunna leda till att anläggningen kan erbjuda t.ex. naprapatbehandlingar, massage, qi-gong, pilates, yoga, gymnastik, indoor walk, spinning med mera. Ambitionen är att friskvårdsdelen ska drivas av extern friskvårdsaktör, eventuellt med möjlighet att samnyttja vissa ytor med simhallens verksamhet (bassänger, omklädnad och duschrum, entré, cafeteria m.m.). Friskvårdsdelen planeras i ett våningsplan med ytskikt och grundinstallationer dvs. toaletter, och målningsbehandlade väggar och undertak. Aktören kommer att ges möjlighet att fylla ytan på ett sätt som passar verksamheten. Tjänstekoncession - förslag till upphandlingsunderlag Detta upphandlingsunderlag är andra delen i en upphandling av driften av friskvårdsanläggningen. Första delen fattade nämnden beslut om 17 oktober 2013. Efter beslutet har förvaltningen träffat sex stycken friskvårdsentreprenörer för en diskussion. Delar av det som framkom från dessa diskussioner återfinns i upphandlingsunderlaget. Upphandlingen kommer att genomföras som en tjänstekoncessionsupphandling. Med tjänstekoncession avses ett kontrakt som gäller till exempel drift av en friskvårdanläggning men som innebär att ersättningen för leverantörens tjänster helt utgörs av rätt att utnyttja tjänsten. I ett tjänstekoncessionsavtal ska koncessionshavaren ta den affärsmässiga risken för verksamheten. Leverantören är beroende av de intäkter som erhålls från kunderna. En upphandling av en tjänstekoncession skall följa EG-fördragets grundläggande bestämmelser om fri rörlighet, samt principerna om likabehandling, ickediskriminering och insyn. Själva upphandlingsförfarandet är inte reglerat i någon lagstiftning. Utvärdering av anbud Anbuden kommer att utvärderas i förhållande till leverantörerens koncept för driften av friskvårdanläggningen. Stor vikt kommer att läggas på anbudsgivarens redovisning av verksamhetsinnehållet, samordning med simhallen och den ersättning som leverantören erbjuder sig att betala för att disponera lokalerna. Staden kommer att bjuda in en eller fler anbudsgivare för genomgång av deras anbud. Om så bedöms som lämpligt kan förhandlingar bli aktuella. Den

Kultur- och fritidsförvaltningen Johan Malmgren 2014-01-20 3 (3) Dnr KFN-0164/2013 anbudsgivare som lämnat det förmånligaste anbudet i förhållande till verksamhetsinnehåll och erbjuden lokalersättning kommer att antas. Upphandlingsunderlagets ramar I upphandlingsunderlaget anges det bland annat att anbudsgivaren i sitt anbud ska redovisa hur deras verksamhet och metoder kommer att anpassas utifrån följande målgrupper och inriktning Barn Ungdomar Äldre Övriga åldersgrupper Personer med funktionsnedsättning Under och efter graviditet Individuell träning Träning i grupp Träning med instruktör Utomhusaktiviteter Leverantören ska även i sitt anbud beskriva olika former för samordning av aktiviteter med simhallen. Beskrivningen ska innehålla idéer om hur friskvårdanläggningen och simhallen kan samordna helhetslösningar utifrån ett samlat folkhälsoperspektiv med inslag av såväl friskvårdanläggningens resurser som simhallens. Lokalhyra och ekonomi I upphandlingsunderlaget stipulerar staden att leverantören senast under avtalsår fem, ska ha erlagt hyra motsvarande den faktiska hyreskostnaden för samtliga avtalsår. Detta innebär att leverantören kommer att bära den totala kostnaden för lokalhyran. Utöver lokalhyran kommer leverantören att betala en hyra för övriga tjänster som simhallen levererar till friskvårdsanläggningen. Den hyran kommer att vara en viss procent av leverantörens intäkter.

1 Förfrågningsunderlag för upphandling av driften av friskvårdsanläggningen i Sundbybergs simhall Friskvårdsanläggningen ingår som en del i den ombyggnad som har påbörjats av stadens simhall. Se även underlaget för intresseanmälan med bilagor. 1. UPPHANDLINGENS GENOMFÖRANDE Upphandlingen genomförs som en tjänstekoncessionsupphandling Med tjänstekoncession avses ett kontrakt som gäller till exempel drift av en friskvårdanläggning men som innebär att ersättningen för leverantörens tjänster helt utgörs av rätt att utnyttja tjänsten. I ett tjänstekoncessionsavtal ska koncessionshavaren ta den affärsmässiga risken för verksamheten. Leverantören är beroende av de intäkter som erhålls från kunderna. 2. MÅLSÄTTNING Staden målsättning för driften av friskvårdsanläggningen är att stadens medborgare oavsett ålder, kön, fysisk förmåga, funktionshinder ska få tillgång till en friskvårdsanläggning som har en verksamhet som stärker den enskilde personens hälsa utifrån individens egna förutsättningar. 3. UPPHANDLINGEN GENOMFÖRS I TVÅ STEG. Steg1. Leverantörer har haft möjlighet att lämna en intresseanmälan om att få delta i upphandlingen. Förutsättningarna för att kvalificera sig för att få lämna anbud framgick av de underlag som leveratörena fått för sin intresseanmälan. Steg 2. Samtliga leverantörer som lämnat intresseanmälan får lämna anbud utifrån detta förfrågningsunderlag. Kultur- och fritidsnämnden kommer att anta den leverantör som bedöms erbjuda den bästa verksamheten i förhållande till de ekonomiska villkoren. 4. AVTALSTID 4.1 Avtalstid Avtaltiden föreslås bli 5 år med möjlighet till förlängning med 2+2 år.

2 4.2 Avtalets förtida upphörande Staden äger rätt att häva avtalet om: Leverantören försätts i konkurs, inleder ackord, inställer sina betalningar, träder i likvidation eller annars kan antas vara på obestånd. Leverantören inte fullgör de betalningsskyldigheter avseende skatter, sociala avgifter och övriga betalningsåligganden som enligt lag eller kollektivavtal åvilar leverantören. Leverantören bryter mot avtalet och inte vidtar rättelse inom trettio (30) dagar från avsändandet av skriftligt meddelande därom. Leverantören i väsentligt hänseende brister i sina åligganden avseende uppdraget och rättelse ej sker inom trettio (30) dagar efter skriftlig erinran. Förutsättningarna för uppdraget väsentligen har förändrats. Leverantören överlåtit rättigheter eller skyldigheter under avtalstiden eller ägarskifte skett hos leverantören utan stadens skriftliga godkännande. Leverantören äger rätt att häva avtalet om: Leverantören äger rätt att säga upp avtalet till upphörande trettio (30) dagar efter avsändandet av skriftlig uppsägning, om Staden bryter mot någon ej oväsentlig bestämmelse i avtalet och underlåter att vidta rättelse inom trettio (30) dagar från skriftlig anmodan härom (innefattande redogörelse för avtalsbrottet). Förutsättningarna för uppdraget väsentligen har förändrats. 4.3 Övriga avtalsvillkor Övriga avtalsvillkor kommer att utgå från förfrågningsunderlag med bilagor, anbud, underlag för intresseanmälan samt resultatet av eventuella förhandlingar. Staden och den anbudsgivare som stadens utvärderingsgrupp kommer att föreslå att kultur- och fritidsnämnden ska teckna avtal med måste innan nämndens beslut ha kommit överens om avtalsinnehållet i sin helhet. 5. UNDERLAG FÖR UTVÄRDERING AV ANBUDEN. Samtliga punkter under denna rubrik kommer att ingå i den utvärdering av anbuden som staden genomför. Observera att om anbudsgivaren för hela eller delar av de punkter som finns upptagna under denna rubrik anser att den redovisning som gjorts i intresseanmälan är tillräcklig ska anbudsgivaren ändå i anbudet besvara alla punkter även i anbudet. 5.1 Lokaler - Lokalhyra Leverantören disponerar de lokaler som tidigare redovisats i underlaget för intresseanmälan Lokalen omfattar ca 500 kvm. Kostnad 1100:-/kvm BRA och år exkl värme, vatten och el. Lokalkostnaden uppräknas årligen med index utifrån en basmånad som regleras i hyreskontraktet.

3 Under år ett (1) ska leverantören erlägga minst 70 % av den faktiska hyreskostnaden. Under år två (2) ska leverantören erlägga minst 85 % av den faktiska hyreskostnaden. Leverantören ska från och med avtalsår tre (3) erlägga en hyra motsvarande 100 % av den faktiska hyreskostnaden. Under avtalsår tre ska leverantören dessutom ersätta kommunen med en summa som motsvarar det belopp som inte reglerats för full hyreskostnad under avtalsåren 1 och 2. Exakt belopp är beroende på hur stor del av hyran som leverantören är beredd att betala för år 1 och 2 utöver minimibeloppet. Övriga villkor ska regleras i ett hyresavtal. Båda parter ska ha godkänt hyresavtalet innan drivtalet undertecknas. I det fall driftavtalet och hyresavtalet upphör i förtid ska leverantören erlägga full hyra för den tid som gällt fram till och med att avtalet upphör att gälla. Leverantören ska i anbudet ange om leverantören är beredda att erlägga hyra för år 1 och 2 utöver minimibeloppet. Leverantören kan komma med ett eget förslag utifrån det upplägg som staden redovisat ovan. Övriga lokaler Leverantören disponerar tillsammans med simhallen gemensamma personalutrymmen. Se även punkt 5.3 Köp av kort samt 6.1 Reception. 5.2 Lokalanpassning Leverantören ska i sitt anbud beskriva hur leverantören kommer att anpassa lokalerna så att de blir ändamålsenliga för leverantörens verksamhet. Kostnaden för anpassningen ska leverantören svara för. Av anbudet ska framgå beräknade kostnader för anpassningen. I det fall avtalet upphör innan avskrivningstiden gått ut får parterna reglera en ersättning till leverantören utifrån bokfört restvärdet. De fysiska förutsättningarna framgår av underlagen för intresseanmälan. DVG- fil bilaga 1. 5.3 Kort Leverantören ska ange vilka typer av kort som leverantören kommer att använda sig av för verksamheten. Det ska även framgå om leverantören anser att det är lämpligt att ha ett gemensamt kort som gäller för fler av leverantörens anläggningar (om så finns). Former för administrationen av dessa kort ska framgå anbudet. 5.3 Köp av kort Kortet ska gälla för såväl simhallen som för friskvårdsanläggningen. Kortet köps i simhallens reception. Leverantören ska fakturera simhallen för sin del av intäkten. Simhallens system för korthanteringen heter Actor. Staden har den uppfattningen att det systemet klarar såväl kortsom kundregistrering samt ge underlag för leverantörens fakturering till staden. Anbudsgivaren kan i anbudet föreslå en annan lösning.

4 Anbudsgivaren ska i anbudet redovisa den ersättning som anbudsgivaren finner lämplig att kunden betalar för att få nyttja friskvårdsanläggningens aktiviteter. Utöver den ersättningen tillkommer ersättning för användandet av simhallen. Staden förslag är att simhallens del av kortet blir 100 kronor plus ett procentuellt påslag på den ersättning som leverantören ska ha för friskvårdsdelen. Det procentuella delen ska ersätta simhallen för reception, kortförsäljning och tillträdet till gemensamma lokaler. 5.4 Rabatter Leverantören ska ange om det kommer att förekomma olika rabatter 5.5 Verksamhetsinnehåll Anbudsgivaren ska i sitt anbud redovisa för hur deras verksamhet och metoder kommer att anpassas utifrån följande målgrupper och inriktning Barn Ungdomar Äldre Övriga åldersgrupper Personer med funktionsnedsättning Under och efter graviditet Individuell träning Träning i grupp Träning med instruktör Utomhusaktiviteter 5.6 Samordning med simhallen Leverantören ska i sitt anbud beskriva olika former för samordning av aktiviteter med simhallen. Beskrivningen bör innehålla idéer om hur friskvårdanläggningen och simhallen kan samordna helhetslösningar utifrån en samlat folkhälsoperspektiv med inslag av såväl friskvårdanläggningens resurser som simhallens. Observera att verksamheter som utförs i simhallens lokaler omfattas inte av denna upphandling 5.7 Medlemsantal Leverantören ska redovisa beräknat antal medlemmar samt sin bedömning av hur medlemsantalet kommer att öka över tiden från och med verksamhetsstart 5.8 Marknadsföring Leverantören ska i sitt anbud redovisa hur leverantören kommer att marknadsföra sin verksamhet för att nå ut till efterfrågade målgrupper. Av redovisningen ska även framgå om viss marknadsföring ska ske samordnat med simhallen. 5.9 Återta medlemmar Leverantören ska redovisa hur leverantören jobbar för att få tidigare nyttjare att återuppta sin friskvårdverksamhet.

5 5.10 Öppettider Friskvårdanläggningens öppettider ska samordnas med simhallens öppettider. Nuvarande öppettider är. Helgfria dagar måndag t o m fredag 0630-2100 Lördagar 0830-1700 Söndagar samt övriga röda dagar 0830-1700 För sommarperioden 15/6-15/8 ska parterna senast den 1 april varje år kommit överens om öppettiderna. Leverantören har möjlighet att i anbudet föreslå andra öppettider. Under avtalsperioden kan en eventuell justering av föreslagna öppettider ske i samråd mellan parterna. Efter genomfört samråd har staden rätt att fastställa vilka öppettider som ska gälla. Vardera part har rätt att begära justering av öppettiderna om tiderna visar sig vara mindre lämpliga ur ett kundperspektiv. För att kunna informera kunderna om eventuellt ändrade öppettider kan förändringen ske tidigast tre månader efter det att beslut om en ändring gjorts. 5.11 Bemanning Anbudsgivaren ska redovisa sin bemanning. Av redovisningen ska framgå personalens funktion, kompetens samt anställningsförhållanden. 5.12 Uppföljning kvalitetssäkring Anbudsgivaren ska beskriva sina rutiner för uppföljning och kvalitetssäkring. 5.13 Klagomålshantering Anbudsgivaren ska beskriva sina rutiner för klagomålshantering 6. ÖVRIGT (KOMMER INTE ATT UTVÄRDERAS) 6.1 Receptionen Receptionen ska bemannas av simhallens personal. Leverantören ersätter simhallen för receptionstjänsterna, kortförsäljning med tillhörande administration samt för disposition av personalutrymmen. Ersättningen ska ske med en procentsats beräknat på friskvårdsanläggningens del av kostnaden för kortet. Parterna ska vara överens om hur fördelningen ska ske innan kontraktsskrivning. 6.2 Start av verksamheten Leverantören ska ange den tid som leverantören anser vara nödvändig från det att avtal tecknats fram till dess att verksamheten ska starta. Detta med hänsyn taget till anpassning av lokaler samt anskaffning av utrustning, marknadsföring m m. 6.3 Städning Leverantören svarar för städning av egna lokaler. Samordning med simhallen bör ske. Om möjligt ska samma städleverantör användas.

6 7. ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER 7.1 Anbudets form Anbudet ska vara skriftlig och avfattat på svenska språket. Anbudet ska lämnas i enlighet med förfrågningsunderlagets krav och anvisningar. Anbudet ska vara undertecknat av behörig företrädare för leverantören. Om det inte framgår av registreringsbevis eller annan handling vem som är behörig företrädare ska en fullmakt bifogas intresseanmälan. Samma krav ställs för eventuella kompletteringar. 7.2 Elektronisk inlämning av anbudet Staden strävar efter att förenkla anbudsarbetet både för leverantörer och upphandlande myndighet. Därför använder staden i denna upphandling elektronisk inlämning av anbudet via upphandlingssystem VISMA Tendsign. Efter genomförd registrering fås omedelbar tillgång till systemet. Har ni frågor eller behöver support kring hanteringen av systemet ska ni kontakta VISMA Tendsigns support på e-post: tendsignsupport@visma.com eller på telefon 013-47 47 570. Leverantören får genom VISMA Tendsign: - tillkommande information - kontroll av att ställda frågor i intresseanmälan är besvarade vid avlämnandet av anmälan - en tydlig information ifall inte alla obligatoriska krav (ska-krav) är uppfyllda 7.3 Frågor och svar under tiden för framtagande av intresseanmälan Under anbudstiden ska eventuella frågor om oklarheter i underlaget för anbudet skriftligen ställas genom fråge- och svarsfunktionen i VISMA Tendsign. Frågor ska vara staden tillhanda senast sex vardagar(6) dagar innan tiden för anbudstidens utgång för att svaren ska hinna delges samtliga presumtiva intressenter. Enbart frågor som bedöms ha relevans för upphandlingen kommer att besvaras. Det åligger leverantören att löpande under anbudstiden kontrollera om tillkommande information har lämnats. Endast skriftliga uppgifter lämnade av staden är bindande för både staden och leverantören. De svar och förtydliganden som lämnas är en integrerad del av förfrågningsunderlaget och utgör tillsammans med detta grunden för leverantörens anbud och därefter följande prövning. Frågor avseende format och funktionalitet för avgivande av anbudet ska ställas direkt till VISMA Tendsign anbudstjänst; support@tendsign.se. 7.4 Anbudstid Sista dag för att komma in med anbud är 2014-03-11. 7.5 Ekonomi Leverantörens finansiella och ekonomiska ställning godkänns om denne enligt Upplysningscentralen (UC) har riskklassificering 3 eller högre. Staden kommer att inhämta denna information via UC.

7 I det fall en leverantör som har lägre riskklass kan bli aktuell för att svara för driften av friskvårdsanläggningen kommer staden att innan nämnden fattar beslut att begära in ett godtagbart bevis för att företaget har en godtagbar finansiell och ekonomiskt ställning för att kunna fullgöra uppdraget. Resurssäkerheten ska motsvara 0,5 Mkr. Intyg om resurssäkerheten ska utvisa att resurssäkerheten kan disponeras i verksamheten på ett sådant sätt att uppdraget kan fullgöras. Med detta avses att i den utsträckning resurssäkerheten inte används för det uppdrag som intresseanmälan avser så ska den vara disponibel för minst sex månader från tidpunkt för övertagande av driften. För nystartade företag gäller att det ska finnas en resurssäkerhet på 0,5 Mkr enligt ovan. Leverantörer som har annan företagsform som exempelvis stiftelser/ ideell/ekonomisk förening skall visa att företaget har en stabil ekonomisk bas genom att tillhandahålla resultaträkning och balansräkning eller på begäran tillhandahålla referens till bank eller annan finansiär, då den typen av företagsform inte kan erhålla rating vid en ekonomisk kontroll genom Business Check. 7.6 Teknisk förmåga och kapacitet Staden kan komma att begära in uppgifter om teknisk förmåga och kapacitet utöver vad som redovisats i intresseanmälan 7.6 Kontroller Staden kommer vid behov att göra en leverantörskontroll hos Skatteverket. Kontrollen ska visa om leverantören har fullgjort sina skyldigheter avseende socialförsäkringsavgifter och skatt. Staden kommer vid behov att kontrollera om företaget är registrerat hos Bolagsverket. 7.7 Försäkringar Leverantören skall teckna och under avtalstiden vidmakthålla ansvarsförsäkring samt andra nödvändiga försäkringar som håller staden skadeslös vid skada. 7.8 Kollektivavtal Leverantören är skyldig att vidta åtgärder så att inte lag eller gällande svenska kollektivavtal för arbetet åsidosätts. Om leverantören inte tecknat svenskt kollektivavtal skall ändå motsvarande villkor gälla för leverantörens anställda. På begäran av staden skall leverantören lämna erforderliga uppgifter och handlingar för att skyldigheterna enligt ovan skall kunna kontrolleras. 7.9 Meddelarfrihet Alla har en grundlagsskyddad meddelarfrihet som i princip innebär att man får tala med journalister om det mesta i syfte att det ska publiceras. Offentligt anställda är skyddade mot repressalier från arbetsgivaren genom att det finns ett förbud för det allmänna(stat, kommun, landsting) att ta reda på vem som har lämnat ut uppgifterna. Detta ska även gälla anställda på verksamheter som upphandlats av staden.

8 Uppgifter som lämnas ut ska inte anses utgöra företagshemligheter enligt lagen (1990:409) om skydd för företagshemligheter. 8. FÖRHANDLINGAR Staden bedömer att förhandlingar med en eller flera anbudgivare kommer att ske. 9. ANTAGANDE AV LEVERANTÖR Den leverantör som lämnat det förmånligaste anbudet i förhållande till verksamhetsinnehåll och de ekonomiska villkoren kommer att antas. Underlag för bedömning av verksamhetsinnehållet är beskrivet under punkt 5 Underlag för utvärdering av anbuden.