2002-08-21 Sidan 1 (14) SLUTRAPPORT Persondatabas-projektet Fas 3
2002-08-21 Sidan 2 (14) INNEHÅLL 1. BAKGRUND...3 1.1 Allmänt... 3 1.2 Uppdragsgivare och uppdragstagare... 3 1.3 Projektperiod... 3 2. MÅLUPPFYLLELSE...4 2.1 Projektidé och mål... 4 2.2 Efterkalkyl... 6 3. PROJEKTFÖRLOPP...7 4. ERFARENHETSÅTERMATNING...8 4.1 Organisation, roller och ansvarsfördelning... 8 4.2 Projektanalys... 10 4.3 Produktionsmodeller... 10 4.4 Utbildning i projektet... 10 4.5 Ändringshantering... 10 4.6 Utrustning och lokalisering... 10 4.7 Resultat- och dokumenthantering... 11 4.8 Leverans, överlämning och godkännande... 11 4.9 Informationsspridning... 11 4.10 Sekretess och säkerhet... 11 4.11 Nyckeltal... 11 5 PROJEKTETS OCH KUNDENS UPPLEVDA KVALITET...12 5.1 Styrgruppens kommentarer... 12 5.2 Projektledningens kommentarer... 12 5.3 Rekommendation till fortsatt arbete... 13 6 REFERENSLISTA...14
2002-08-21 Sidan 3 (14) 1. BAKGRUND 1.1 Allmänt Denna slutrapport beskriver Persondatabas-projektet fas 3 och de erfarenheter som projektet och projektmedlemmarna vill förmedla till kommande projekt. Projektets uppgift var att ta fram en central persondatabas för lagring och tillhandahållande av personuppgifter om personer som vistas på Chalmers. Under 2001 genomfördes fas 1 och 2 av projektet som då tog fram krav och förutsättningar, vilket sedan utgjorde underlag för genomförandet av fas 3. 1.2 Uppdragsgivare och uppdragstagare Uppdragsgivare var Jan-Martin Löwendahl (CIO), Chalmers. Uppdragstagare var, Sigma nbit AB. 1.3 Projektperiod 2002-01-01-2002-08-26.
2002-08-21 Sidan 4 (14) 2. MÅLUPPFYLLELSE 2.1 Projektidé och mål Projektidé - Citat ur projektdefinitionen: Projektets syfte är att bygga en databas för personinformation på Chalmers och koppla denna databas till ett antal utvalda befintliga system. Mål - Citat ur projektdefinitionen Projektets övergripande mål är att realisera den logiska lösning som arbetades fram under föregående fas i projektet (se referens 1, Lösningsförslag Persondatabas). Persondatabas Web-gränssnitt för uppdatering mot databasen (PDBreg samt PDBadmin) Kopplingar till följande utvalda system; Ladok, KA, Slör/Pir, Trax, Vakans, Resax, DCE Katalogsökning via Web-gränssnitt mot databasen Projektet skall genomföras på ett sådant sätt att dess resultat blir väl förankrade. Nedan i tabellen visas en förteckning av målen i projektet, och uppfyllelsen av dessa med eventuella kommentarer. KA-koppling Mål Måluppfyllelse Kommentar Persondatabas Levererades 2002-05-27 PDBreg Levererades 2002-06-11 Utökad funktionalitet jämfört med ursprunglig plan; t ex datorkonto ägs och skapas i PDB, anställningsunderlag skapas i PDB etc. PDBadmin Levererades 2002-06-11 Ladok-koppling Levererades 2002-05-27. Full funktionalitet på både PDBsidan och Ladok-sidan. Levererades 2002-05-27. Full funktionalitet på PDB-sidan, medan KA-sidan avvaktar med att koppla sig mot persondatabasen. Slör/Pir-koppling Levererades 2002-05-27. Begränsad funktionalitet, kopplingen bygger på email och manuell inmatning i Pir i stället för elektronisk överföring. Trax-koppling Levererades 2002-05-27. Begränsad funktionalitet, i stället för integrerad KA-sidan har hittills inte haft tid att göra nödvändiga anpassningar i KA. Elektronisk överföring skulle blivit alltför komplicerat och därmed dyrt. Dessutom saknas kompetens för att kunna göra förändringar i Pir, samt att man planerar att byta ut Pir inom två år. Svårt att kommunicera med Trax, eftersom de har ett separat närverk. Consilium
2002-08-21 Sidan 5 (14) databaskoppling får Trax en fil som de kan läsa in för att uppdatera personuppgifter i Trax. Vakans-koppling Levererades 2002-05-27. Begränsad funktionalitet, kopplingen bygger på email och manuell inmatning i Vakans i stället för elektronisk överföring. Resax-koppling Levererades 2002-05-27. Full funktionalitet. DCE-koppling Levererades 2002-05-27. Full funktionalitet. WebKat Levererades 2002-06-25. Full funktionalitet. som utvecklar Trax saknade tillgängliga resurser under våren för att göra nödvändiga anpassningar i Trax. Vakans har en komplex informationsstruktur som är helt olik den i PDB. Vakans sorterar t ex på tfn-ankn och PDB på personnr.
2002-08-21 Sidan 6 (14) 2.2 Efterkalkyl Efterkalkyl redovisas i separat bilaga (se referens 2, Efterkalkyl PDB-projektet).
2002-08-21 Sidan 7 (14) 3. PROJEKTFÖRLOPP Projektet inleddes med tre arbetsmöten i januari 2002 för att fastställa verksamhetens krav i detalj. Därefter startade realiseringen av den tekniska lösningen genom att databasen designades och skapades. Kontakter togs med ansvariga för de system som skulle kopplas till persondatabasen och därmed genomgå vissa anpassningar. Användargränssnitten (PDBreg och PDBadmin) designades och utvecklades. Göteborgs Universitet kontaktades för kopplingen till GU-Ladok samt GU s lönesystem. En sökmotor (WebKat) utvecklades för sökning mot PDB. Projektet utbildade 108 av 120 behöriga användare. Informationsplanen, som togs fram i Fas 2, genomfördes. Flera systemkopplingar fick inte den planerade funktionaliteten med automatisk överföring. Pir visade sig vara tekniskt svårtillgängligt och det beslutades därför att informationsöverföringen mellan PDB och Pir ska ske via email till löneadministratörerna som manuellt matar in informationen i Pir. Vakans skulle också ha en automatisk koppling till PDB, men pga komplexiteten i informationsstrukturen (Vakans sorterar på tfn-ankn och PDB på personnr) beslutades att informationsöverföringen sker via email från PDB till växeltelefonisterna som manuellt matar in informationen i Vakans. Trax skulle också ha en automatisk koppling till PDB, men av flera skäl (Trax svårt att kommunicerat med eftersom de har ett separat närverk, Consilium som utvecklar Trax saknade tillgängliga resurser under våren för att göra nödvändiga anpassningar i Trax) valdes en enkel lösning där PDB skapar en fil som Trax kan importera. Detta gör Trax dock inte ännu. Projektet följde inte helt den uppställda planen. Under projekttiden ändrades leveranstidpunkten för slutleverans från 2002-04-26 till 2002-05-27. Orsakerna till den försenade slutleveransen består till största del på att tidsplanen var lagd med mycket stor marginal. En annan orsak är att många leveranser från Chalmers-instanser till projektet varit mycket försenade, ex.vis script för att sända email och skapa filer, alla användarkonton från IT-enheterna, CA s organisation från CA, utvecklingen av WebKat, rumsnummer och husbeteckningar från Chalmers fastigheter. Viss utökning av funktionaliteten har gjorts i vissa delar, men det uppvägs av minskad funktionalitet i andra delar av lösningen. Projektet har, trots försenad slutleverans, genomförts inom projektbudget. Det hade dock kunnat genomföras till lägre kostnad och med kortare leveranstid om leveranser till projektet skett enligt plan. Mer kommentarer till projektet och dess förutsättningar finns i bilaga Övriga iakttagelser (se referens 4, Övriga iakttagelser, PDB-projektet).
2002-08-21 Sidan 8 (14) 4. ERFARENHETSÅTERMATNING 4.1 Organisation, roller och ansvarsfördelning Referensgrupp Styrgrupp Projektledning (PC, PL, och Inf.) Kvalitetssäkring Projektmedlemmar Styrgrupp: Ordförande: Projektchef: Projektledare: Kvalitetssäkring: Informatör: Projektmedlemmar: Referensgrupp: Jan-Martin Löwendahl, CIO Chalmers Inge Svensson, chef på Chalmers personalavdelning Göran Svensson, IT-chef sektion K Helle Sörensen, administrativ chef sektion F Börje Sennung, IT-chef sektion M, Sigma nbit AB Thomas Bjerkhede, Sigma nbit AB Anna Jensen, Sigma nbit AB Stellan Englén, systemadministratör Ladok Karin Weber, applikationsansvarig SLÖR/PIR Henrietta Wicktorsson, avtalsansvarig IT- och serviceavd. Telematik Ulf Redsäter, kontaktperson Trax Darío Lopez-Kästen, IT-avdelningen Görgen Olofsson, IT-chef på centrala IT-avdelningen Christer Bernérus, kontaktperson DCE Pia Granqvist, applikationsansvarig Resax Jens Gustafsson, Sigma nbit AB Niclas Stoldt, Sigma nbit AB Börje Sennung, IT-chef sektion M, Sigma nbit AB Anna Jensen, Sigma nbit AB Anna Stedt Annika Josefsson
2002-08-21 Sidan 9 (14) Catarina Olsson Christer Bernerus Erik Stenvall Fredrik von Homeyer (särskilda avstämningar mot PUL) Gunilla Walther Gunnar Rehbinder Harald Tägnfors Hasse Freij Inga-Lill Schragen Ingrid Riedl Kate Larsson Lill Andersson Paul Waserbrot Per Andersson Stefan Andersson Stig-Arne Nordin Tore Lund Valter Nordh Teknikgrupp: Görgen Olofsson, IT-chef centrala IT-avdelningen Jens Gustafsson, Sigma nbit AB Börje Sennung, IT-chef sektion M (projektchef), Sigma nbit AB Fungerade bra - att rekommendera: Projektorganisation fungerade bra. Vi rekommenderar kommande projekt att använda samma projektorganisationsstruktur. Tidigt i PDB-projektet involverades Chalmers PUL-ombudsman, Fredrik von Homeyer. Här löstes många frågor innan de orsakade problem, vilket var mycket bra. Fungerade mindre bra - bör förbättras till nästa projekt: Svårt att engagera Chalmers-resurser på deltid. De avlastas inte sina ordinarie uppgifter och projektarbetet kommer därför oftast i andra hand vilket orsakat försenade delleveranser i projektet. Projektarbete bör ges högre prioritet inom Chalmers och projektresurser bör avlastas ordinarie arbetsuppgifter. Att tänka på till nästa projekt: Avlasta Chalmersresurser från ordinarie arbetsuppgifter då de deltar i projektarbete. Kommentarer till ovanstående organisation: Sju protokollförda möten hölls inom ramen för styrgruppen. Sju protokollförda möten hölls inom ramen för arbets-, referens- och teknikgruppen.
2002-08-21 Sidan 10 (14) 4.2 Projektanalys Fungerade bra - att rekommendera: Styrgruppen har agerat bra, frågor och problem som tagits upp på styrgruppsmöten har behandlats och åtgärdats. Informationen från projektet har fungerat utmärkt. Projektets styrning och ledning har fungerat bra. Problem som orsakat omplaneringar har lösts på ett bra och smidigt sätt. Fungerade mindre bra - bör förbättras till nästa projekt: Svårigheter att engagera IT-resurser inom Chalmers till projektarbete. Svårt att få acceptans inom Chalmers för gemensamma arbetssätt och lösningar. Att tänka på till nästa projekt: Beslut bör förankras på hög nivå för att ge goda förutsättningar för acceptans inom Chalmers hela organisation. Fortsätt med förankringsarbete via breda referensgrupper. Avlasta Chalmersresurser ordinarie arbetsuppgifter vid deltagande i projektarbete. 4.3 Produktionsmodeller Projektet har använt PPS som projektstyrningsmodell vilket fungerat mycket bra. Projektet uppdelades i tre faser: Fas 1 Förstudie Fas 2 Lösningsförslag Fas 3 Realisering (som denna slutrapport behandlar) 4.4 Utbildning i projektet Ingen projektintern utbildning av projektmedlemmar har genomförts. Som en del i projektet har 108 av 120 behöriga användare av PDBreg genomgått en 2-timmars användarutbildning. 4.5 Ändringshantering Vissa ändringar i den planerade lösningen har efter beslut i styrgruppen genomförts under projektets gång, medan vissa noterats i listan över önskade tillägg/ändringar. (se referens 3, Önskelistan PDB-funktioner). 4.6 Utrustning och lokalisering Projektet förfogade över två rum i MDC-huset samt nyttjade Chalmers lokaler för möten och utbildningar. Jens Gustafsson nyttjade en Chalmers-ägd PC, i övrigt användes Sigma nbits PC s och mobiltelefoner (eftersom telefoner inte fanns i de två rummen i MDC-huset).
2002-08-21 Sidan 11 (14) 4.7 Resultat- och dokumenthantering Resultat som t ex källkod, användarinstruktioner etc. har levererats till mottagande organisation. Dokumenthanteringen har följt PPS-standarden. 4.8 Leverans, överlämning och godkännande Leveranser har skett till förvaltnings- och driftsorganisationen inom Chalmers. Protokoll med underskrift från godkännande instans skall tas fram. 4.9 Informationsspridning Samtliga protokoll har publicerats på Chalmers Insidan och Livelink. Informationsspridning till särskilda grupperingar har skett via email och via informationsmöten enligt den i Fas 2 framtagna Informationsplanen. (se referens 5, Informationsplan). 4.10 Sekretess och säkerhet - 4.11 Nyckeltal -
2002-08-21 Sidan 12 (14) 5 PROJEKTETS OCH KUNDENS UPPLEVDA KVALITET Här redovisar styrgruppen och projektledningen sina kommentarer till måluppfyllelsen, erfarenhetsåtermatningen och projektgenomförandet. 5.1 Styrgruppens kommentarer Fungerade bra - att rekommendera: Projektledningen har fungerat mycket bra (bäst hittills). Förankringen under projektet har varit mycket bra, något som inte alltid fungerat under tidigare projekt. Erfarenheten av en extern projektledare på heltid kompletterad av en intern projektansvarig har, återigen, varit mycket god. Vi har genom detta undvikit att vare sig det interna arbetet eller projektet har lidit, pga. av tidsbrist. Vi bedömer att en dedikerad informatör som skött dokumentation, informationsspridning (via bl.a. webb) och utbildning har varit bra för förankring och projektets arbetssätt inom vår decentraliserade organisation. PPS-modellen fungerar bra. Fungerade mindre bra - bör förbättras till nästa projekt: Svårt att få besked om beslut i linjen. Svårt att genomföra beslut i linjen, speciellt CA i detta fall. T ex lades mycket tid på att få CAs personal till utbildningen. Styrgruppen instämmer i projektledningens kommentar om svårigheten att få Chalmersresurser att lägga den tid som behövs i projekt. Rutiner för samarbete med GU bör ses över. Angående informationsspridningen i projektet, så bör även de grupper som endast berörs indirekt, informeras. Att tänka på till nästa projekt: En styrgruppsmedlem bör utses som ansvarig för att kontrollera informationsspridningen i projektet. Koncernövergripande system kräver koncernövergripande beslut, och det krävs att dessa följs. Projekt som stödjer andra processer än IT-infrastruktur, bör samfinansieras. Projektlokaler borde finnas möblerade och klara att använda. Informationsavdelningen bör aktivt deltaga i den interna informationsspridningen i projektet. En uppföljningsfas bör planeras in i projektet, och resurser måste från början avsättas även för detta. Tydlig beskrivning av förväntningar på roller, t ex systemägare. Eventuella kommentarer 5.2 Projektledningens kommentarer Fungerade bra - att rekommendera:
2002-08-21 Sidan 13 (14) Projektdeltagarna var mycket engagerade och kompetenta. Utvecklingsmiljön ZOPE är mycket bra. Föregående faser (Fas 1 och 2) i projektet gav en mycket bra grund för Fas 3. Fungerade mindre bra - bör förbättras till nästa projekt: Svårt att få leveranser i tid från ansvariga inom Chalmers, i den mån ansvariga finnes. Chalmersresurser som deltar i projekt tillåts inte avsätta tillräckligt med tid för projektarbetet. Att tänka på till nästa projekt: Bestäm i god tid vilka Chalmers-resurser som behövs i projektet och se till att dessa blir avlastade från ordinarie arbetsuppgifter så att de kan tillåtas deltaga i projektet enligt projektets behov. Eventuella kommentarer 5.3 Rekommendation till fortsatt arbete Under projektets gång har ett flertal idéer väckts kring behovet av nya lösningar inom Chalmers, samt vidare utveckling av Persondatabasen (se referens 3, Önskelistan PDBfunktioner). Vissa av förslagen är av stor dignitet och skulle, på samma sätt som PDB, ge grund för att utveckla verktyg som kan ge stor nytta för Chalmers inte minst genom att skapa ordning och reda. Exempel på detta är: Organisationsdatabas, Hus- och Rum-databas, gemensamma tjänstebenämningar/roller inom Chalmers. Vi rekommenderar att medel avsätts för utvärdering och prioritering av förslagen, samt planering för utveckling av prioriterade förslag.
2002-08-21 Sidan 14 (14) 6 REFERENSLISTA Namn Hänvisning 1) Lösningsförslag Persondatabas Bifogas 2) Efterkalkyl PDB-projektet Bifogas 3) Önskelistan PDB-funktioner Bifogas 4) Övriga iakttagelser, PDB-projektet Bifogas 5) Informationsplan Bifogas