Checklista inför budgetering 2019

Checklista inför budgetering 2019 Checklista inför budgetering 2019... 1 Inlästa uppgifter... 2 Lokalhyror från Fastighetsavdelningen... 2 Bearbetning... 2 Fördelning av indirekta kostnader till kärnverksamhetens kostnadsbärare... 2 Samfinansiering av bidragens indirekta kostnader... 3 Kort komihåglista :... 3 Förslag till val av blankett... 4 Blanketterna... 4 Budget Personal ental... 5 Budget avskrivningar... 5 Budget bidragsprojekt... 5 Budget EKUP... 5 Budget alla konton... 6 Beräkning av konto 5809/5807 (fördelning av indirekta kostnader)... 6 Kör Beräkning av konto 3709 (Samfinansiering)... 6 Kontrollera vad du budgeterat... 6 Översikt... 7 Kontroll av budgeterad stödverksamhet vid institution (KB 999999)... 8 Detaljer... 8 AN 2018-11-22 1

Inlästa uppgifter Gemensamt för alla inlästa uppgifter (lön i Budget Personal Ental, avskrivningar i Budget Avskrivningar och rader avseende lokalhyra i Budget Alla konton/budget EKUP/Budget Bidragsprojekt) är att de måste sparas för att det skall komma med i budgeten. Lokalhyror från Fastighetsavdelningen Lokalhyresfilen läses in i månadsskiftet mellan november och december. Budgetinstruktion för lokalhyror: När importen av lokalhyreskonteringar utförts syns de i blanketterna Budget alla konton, Budget EKUP och Budget bidragsprojekt när blanketten öppnas per aktuell kontosträng. Har du redan matat in manuellt ett hyresbelopp föreslår inte blanketten det inlästa beloppet När du sparar blanketten sparas hyresbeloppen i budget. Du kan ändra det inlästa beloppet och spara. Du kan radera det inlästa beloppet och spara. Bearbetning Fördelning av indirekta kostnader till kärnverksamhetens kostnadsbärare Fördelningen sker med hjälp av funktionen Beräkning av konto 5809/ 5807, som finns under Bearbetning i menyträdet. Fördelningen av stödverksamhetens kostnader till kärnverksamhetens kostnadsbärare görs enligt institutionens procentsatser för UGA och FUF. Procentsatserna registreras i Mercur i mitten av december. Om procentsatser inte meddelats används föregående års uppgifter. Om du har registrerat budget för institutionens hela stödverksamhet samt för samtliga direkta löner + LKP och löneväxling inom institutionens kärnverksamheten beräknas procentsatserna automatiskt i rapporten Stödsverksamhet & lön + LKP. Generera rapporten på institutionsnivå för hela året. Tänk på att samtliga kostnader för direkta löner inkl. LPK och löneväxling inom kärnverksamheten budgeteras innan fördelningen av 5809/5807 görs. AN 2018-11-22 2

Ändrar du lön & LKP eller löneväxling efter att ha kört beräkning kör beräkningen på nytt. Beräkningen kan utföras hur många gånger som helst. Samfinansiering av bidragens indirekta kostnader Samfinansieringen beräknar du med Beräkning av konto 3709 efter att ha kört beräkning av 5809/ 5807. Glöm inte att budgetera eventuell lokalhyra på bidragskostnadsbärare, bidragsaktivitet projekt INGET innan beräkningen av 3709. Rätt ordning här är alltså: 1) Budgetera samtliga löner (Lön + LKP samt löneväxling) 2) Budgetera bidragsprojektens alla kostnader 3) Budgetera uppdragsprojektens alla kostnader 4) Budgetera lokalhyror (åtminstone för bidragskb) 5) Budgetera avlyft på bidragsprojekt (intäktssidan av avlyft budgeteras då automatiskt) 6) Kör fördelning, Beräkning konto 5809 & 5807 7) Kör medfinansiering, Beräkning konto 3709 8) Budgetera bidragsintäkt på bidragsprojekt 9) Budgetera uppdragsintäkt på uppdragsprojekt Kort komihåglista : Enhet. Budgetering sker på enhetsnivå per aktivitet kostnadsbärare och projekt. Lista. Gör gärna en lista över dina enheter, deras aktiviteter, KB samt projekt så du inte glömmer bort något. Utfallsdimensioner från föregående år finns att ladda ner från hemsidan. Summa eller kontonivå. Välj vilken noggrannhetsnivå budgeten skall ha, summanivå eller kontonivå och använd avsedd registreringsblankett. Ental/tusental. Glöm inte vilken format du har på registreringsblanketten och mata in siffror i enlighet med det. Ändringar. Gör alla ändringar av beloppen i samma blankett där beloppet ursprungligen registrerades. Interna projekt. Budgetera interna projekt med Budget-EKUP (vid summanivå) eller Alla konton (vid kontonivå). Bidragsprojekt. Budgetera med blanketten Budget bidragsprojet (summanivå, blanketten innehåller periodisering av intäkter & avlyft enligt kontrakt med belopp och procentsats) eller Alla konton (kontonivå). Används Alla konton registreras periodiseringen manuellt så att intäkter kostnader = noll. Avlyft enligt kontrakt budgeteras endast för bidragsprojekt och beräknas antingen på totalkostnaden före kostanden för avlyft alternativt anges ett beloppet manuellt. Kreditsidan av avlyft budgeteras automatiskt. AN 2018-11-22 3

Kör Beräkning 5809 & 5807 samt Beräkning 3709. Har du spridit stödverksamhetens kostnader (KB 999999) på flera enheter, använd konto 5808 för att flytta utfördelade kostnader inom KB999999 till andra enheter. Budgetera anslagsintäkt på anslagsaktivitet inom BidragKB, som täcker samfinansiering av indirekta kostnader och eventuella direkta kostnader om du har budgeterat det. Budgetera motsvarande minskning av anslagsintäkt på KB för FUF/UGA Tid. Börja i tid, lämna inte allt till sista veckan. Förslag till val av blankett Summanivåbudget: Budget Personal ental Budget avskrivningar Budget Ekup obligatorisk för löner anst.på tjänst (40111,40118,40121,40122,40123)samt fasta tillägg 40225. obligatorisk för alla avskrivningar. Intäkter och kostnader. Även interna- och uppdragsprojekt. Budget bidragsprojekt Intäkter och kostnader på bidragsprojekt. Kontonivåbudget: Personalblankett Avskrivningsblankett Budget alla konton Budget bidragsprojekt som ovan som ovan Intäkter och kostnader. Även interna- och uppdragsprojekt. Bidrag om du vill budgetera på kontonivå. Intäkter och kostnader på bidragsprojekt. Blanketterna Gemensamt för alla blanketter: budget registreras alltid på enhetsnivån aktivitet och kostnadsbärare samt projekt skall anges Viktigt! Vill du ändra belopp under budgetering, gör ändringen i samma blankett som du använde för att registrera beloppet för första gången. AN 2018-11-22 4

Budget Personal ental Budgetera fasta månadslöner på konton: 40111, 40118, 40121, 40122, 40123 samt det fasta prefekt/studierektorstillägget 40225. Dessa konton kan endast budgeteras med denna blankett. Beloppen skall vara exklusive LKP. Blanketten beräknar full LKP och lägger sparar budgetbeloppet på konto 45111 i övriga blanketter. OBS! Blanketten sparas inte om två rader har identiska konteringar eller om blanketten innehåller tomma rader. Ange alltid olika befattningsid på rader med frånvaro i olika omfattning med samma kontering. Tomma rader raderas. Nya rader till Personalblanketten skapas med högerklick och infoga rader. Sedan Lönehöjning Ta bort rader som inte längre gäller och skriv in de som saknas och eventuella nyanställda (NN1,NN2,NN3..osv). När lönerna för samtliga anställda har budgeterats, budgetera lönehöjningen. Löneökningen beräknas i följande steg: 1) ange procentuell löneökning 2) ange från och med vilken månad Budget avskrivningar Är avsedd för att budgetera avskrivningar. Endast nyanskaffning av inventarier från budgetperiodens öppnande till december under budgetåret. Avskrivningar kan endast budgeteras med denna blankett. Spara blanketten för att godkänna inlästa rader, även om du inte skulle skriva några nya anläggningar. Budget bidragsprojekt Är avsedd för att budgetera bidragsprojekt. Mata in en intäkt på lämplig intäktsrad, därefter justeras (periodiseras) intäkter automatiskt så att dessa motsvarar projektets kostnader. OH-avlyft kan budgeteras med fasta belopp eller procentsatser. Motkontering av OH-avlyft sker automatiskt på projekt INGET. Budget EKUP Summanivå -blankett, dvs. samma nivå som resultatrapporter där man gör uppföljningen. Här budgeteras intäkter och resterande kostnader. Interna projekt och uppdragsprojekt. Inmatning möjlig i celler med gul bakgrundsfärg Spara och använd för att byta till annan kombination av enhet, aktivitet, projekt och k-bärare. AN 2018-11-22 5

Budget alla konton Budgetering på kontonivå om du vill budgetera intäkter och resterande kostnader på kontonivå. Spara och använd för att byta till ny kombination av enhet, aktivitet, projekt och k-bärare. Beräkning av konto 5809/5807 (fördelning av indirekta kostnader) Detta gäller för institutioner ej för förvaltningsavdelningar. När budgeringen av lön+lkp och löneväxling är klar, kör Beräkning av konto 5809/5807. Funktionen finns under grenen Bearbetning i menyträdet. Vid beräkning av konto 5809/5807 fördelas indirekta kostnader på konto 5809 enligt den procentsats för utbildning respektive forskning du beräknat för din institution. Procentsatserna registreras vanligtvis i Mercur i mitten av december. Initialt används föregående års procentsatser (precis som med LKP%). Beräkningen kan göras ett obegränsat antal gånger. Kostnaden på konto 5809 belastar alla kontosträngar inom kärnverksamheten vid din institution där du har budgeterat direkt lön + LKP och löneväxling. Bidragsprojekt med budgeterad lön belastas inte med indirekta kostnader. Dessa kostnader belastar istället BidragsKB, bidragsaktivitet och projekt INGET. Bidragsprojektet belastas med avlyft enligt kontrakt. Motkonteringen sker i kredit på konto 5807, KB 999999 inom UGA respektive FUF. Kör Beräkning av konto 3709 (Samfinansiering) Kör beräkning av konto 3709 (Samfinansiering) som du finner under meny Bearbetning när du fördelat indirekta kostnader och budgeterat OH-avlyft enligt kontrakt samt eventuella lokalkostnader. Körningen jämför den faktiska indirekta kostnaden inom KB Bidrag med intäkten av kontraktsenliga avlyft och hämtar mellanskillnaden från anslag. Beräkningen kan göras ett obegränsat antal gånger. Kontrollera vad du budgeterat Efterkontroller är en mycket viktig del av budgeteringsarbetet. Kontrollera att budgetbeloppen registrerats korrekt samt att budgeten är rimlig. AN 2018-11-22 6

Översikt När du granskar budgeten för din enheten eller institutionen totalt, gör du det genom att titta på rapporter, under Rapporter i menyträdet. Institutionens/enhetens totalbudget, välj EKUPA Institutionens/enhetens fördelning av indirekta kostnader, välj Stöd & kärn Institutionens/enhetens anslagsbudget, välj EKUPC Institutionens/enhetens bidragsbudget, välj EKUPL Institutionens/enhetens uppdragsbudget, välj EKUPH Institutionens/enhetens aktivitetsgrupper kortfattad, välj EKUP samlad detaljnivå Titta på en enstaka k-bärare på din institution: EKUP Kostnadsbärare Kolumnmallsförslag för efterkontroller: När rapporten är öppen, byter du kolumnmallar genom att klicka på pilen vid analyseraknappen på verktygslisten. Från listan kan du förslagsvis välja kolumnmall Budget nästa år eller Utfall rapportår respektive tidigare år Fördelen att byta till dessa kolumnmallar, istället för att öppna rapporten för nästa år, är att du se årets budget samt föregående års utfall som jämförelse. På så sätt kan du kontrollera att budgeterade belopp är rimliga och även se om du glömt någon post eller t.ex. använt fel talformat vid inmatning av budgetvärden. AN 2018-11-22 7

Drill down-funktionen fungerar även i budgetkolumnen. Markera budgetkolumnen och välj drill down på önskad dimension och fortsätt granska. Kontroll av budgeterad stödverksamhet vid institution (KB 999999) Har du budgeterat de gemensamma stödkostnader som du ursprungligen tänkte när UGA/FUF% beräknades? Kontrollera att anslagsintäkter inte budgeterats på KB 999999 (gäller institutioner). Anslagsintäkter budgeteras inom kärnverksamheten. Kontrollera att stödverksamhetens resultat är nära noll. Generera rapporten Stöd & kärn. Och kontrollera att utfallet inom UGA & FUF är nära noll. Detaljer Kontroll att avlyft per bidragskb är noll. Öppna EkupA eller EkupL. Raden Avlyft (kostnad) skall vara noll. Om inte, gör drill down på raden för avlyft per KB. Markera KB som inte är noll och drill down per projekt, då ser du vilken sida du måste rätta. Budgeterat resultat på bidragsaktivitet är noll. Öppna EkupL. Är inte budget noll, ta drill down budgetkolumn per KB. Öppna kolumnen för KB som inte är noll vidare per projekt, ser du vilken del inte stämmer. AN 2018-11-22 8

Ta stickprov att bidragskbs budgeterade resultat är noll. Öppna EKUP Kostnadsbärare på någon av dina bidragskb. Markera kolumnen för budget, drill down per aktivitet. Drill down vidare kolumnen för bidragsaktivitet per projekt. Kontrollera att det finns fördelat indirekt kostnad Kontrollera att det finns avlyft, kostnad och intäkt (lika stora). Kontrollera att det finns medfinansiering mellan bidrags- och anslagsaktivitet. Kontrollera att anslagsaktiviteten har en anslagsintäkt för att täcka medfinansieringen Exempel flytt av anslagmedel för finansiering av bidragskostnadsbärare. Enhet Aktivitet KB Projekt belopp konto i Alla konton 32821 30300 328044 INGET 141.384,41 30301 32821 30300 328002 INGET 141.384,41 30301, - tecken framför Tips: använd Projektblankett för att budgetera projekt AN 2018-11-22 9

Bidragsbulle med alla kryddor. God budgetering! AN 2018-11-22 10