Minnesanteckn proj.möte 1.0 1 av 6 Minnesanteckninar från projektmöte 2009-12-04 Projekt Ekonomiskt bistånd Deltaare: Kerstin Wexell Maria Richter Iner Larsson Monica Larsson Göran Säwén Linda Dahlquist Gunilla Berqvist Marlene Westber Dan Gustavsson Folke von Walter Sven Håkan Olsson Göran Goldkuhl Owen Eriksson Gunilla Hallqvist Claes-Olof Olsson Botkyrka Botkyrka Kumla Kumla Borläne Luleå Definitivus FoU/Liu FoU/Liu Sambruk Sambruk 1. Föreående minnesanteckninar Checklista för installation och införande, samt avtal mellan kommun & myndihet ej utskickade. SHO & COO sammanställer checklista och distribuerar. FK anser att specifikt avtal inte behövs, eftersom man anser att förordninen tillsammans med identifierinen via SHS är tillräckli. Enlit uppift funderar CSN:s jurister fortfarande på avtalsdokument, men ännu inet offentlijort. Kodöversättnin till FK:S bereppskatalo mottaen, OE läer in i systemet. Användarutbildnin Botkyrka sammanställer dokumentation som tas fram under pilotdriften, kommer att läas upp PÅ Botkyrkas e-support och kan nyttjas av övria kommuner. Erfarenheterna hittills indikerar att det inte erfordras nåon omfattande utbildnin, snarare visnin av/introduktion i systemet. I samband med installation kan enomån via t ex demowebben och telefonkonferens enomföras med systemförvaltare & utbildninsansvari, dessa kan sedan svara för den vidare användarutbildninen i respektive kommun. Fråeperiod (från förra mötet) kommer att implementeras i nästa version, som levereras efter Lucia, men före jul SHO/COO OE OE
Minnesanteckn proj.möte 1.0 2 av 6 2. Genomån av status Multifråa Totalt 191 fråor har skickats från Botkyrka sedan driftstart. Pilotanvändarna är nöjda; mindre tid i telefon (trolien svårt att mäta) + mycket bättre och korrekt information => handläninen blir rätt från början = mindre omarbetnin Inet större teknikstrul, endast nt smärre fel hos FK Kvarstår dock felaktiheter i data, samt bu i FK:s system => OE diskuterar med FK Önskemål om ytterliare period bakåt i tiden. OE jobbar med korrierinar i ränssnittet, inför nästa version (se pkt 1) OE har inte kommit iån ännu, p a fokus på SHS-installation och avtalsdiskussioner med SiriusIT. OBS OBS!!! om kommunen har befintlit SHS-avtal måste detta säas upp (åtminstone om SHS inte används för annan kommunikation), annars tillkommer avtal för SHS-synkron, dvs man får två parallella avtal! 3. Förutsättninar och villkor för nyttjande av SHS-synkron nod/aent COO & GS redojorde för diskussioner med SiriusIT, avseende nytt avtalsförsla. Konstaterades att det textmässit är tämlien svårtolkat och ekonomiskt relativt dyrt, speciellt för kommuner med fler än 75.000 invånare (som är relevant för, inför deras nu förestående installation). Mera kortfattat försla, med enbart fastprisupplä från Loica. Beroende på olika storleksränser kan detta försla vara mera ekonomiskt fördelaktit. Dock är förslaet från Moul Curalia det mest föredelaktia. Detta alternativ omfattar en Open Source-produkt (identiskt med den som inår i Loicas version) och innebär att enbart en fast enånsavift tas ut. Denna inkluderar supportavift det första året, därefter tillkommer en lå årli supportkostnad. Lösninen innebär att SHS-noden installeras i kommunens IT-miljö, vilket kräver en viss arbetsinsats från den ena ITavdelninen, plus eventuellt konsultstöd från Moul Curalia (vilket debiteras löpande, enl normal konsulttaxa, enlit förslaet). Eftersom Sundvall nu står i berepp att ta i drift Multifråa, har Göran Säwén uppdraet att kontakta lämpli SHS-leverantör, inkl intern diskussion med ITavdelninen, samt återkomma till projektruppen med info om vald lösnin. GS
Minnesanteckn proj.möte 1.0 3 av 6 Moul Curalias lösnin kan avropas enlit ällande ramavtal, som f d VERVA tecknat: www.avropa.nu Proramvaror och tjänster 2007, öppna proramvaror och tjänster Moul Curalia AB Bilaa 4: Specifikation av produkter och tjänster Kap 3.1 Installationstjänster Gäller till 2010-10-31, förläns trolien 12 mån sen. OBS! Leverantörernas offerter/försla biläs inte detta avtal och kommer inte att läas upp på webbplatsen kontakta undertecknad för kopia av dokumenten! 4. Läesrapport diskussioner med myndiheter Arbetsförmedlinen Owen refererade till diskussion med Arbetsförmedlinen, AF, som meddelar att man kommer att tillhandahålla relevant information elektroniskt till FK, för hämtnin därifrån. Owen bevakar detta, primärt enom deltaande i möte mellan AF & FK den 7 december, återkommer med info. OE A-kassorna COO refererade till diskussion med konsult som arbetar med Samor:s överripande informationsutbytesprojekt. Framhölls att man nu sammanställer kravspecifikation för en överripande interationsplattform, som ska hantera allt datautbyte. Upphandlin av detta kommer att ske under våren 2010 och därefter ska driftsfunktion för plattformen upphandlas. Först därefter kan implementation av interationsplattform och därmed elektroniskt informationsutbyte med bl a kommuner komma till stånd. Det ick inte att få nåon idé/uppskattnin om tidsplan för denna process, men en intellient issnin från undertecknad innebär det trolien på andra sidan årsskiftet 2010/2011. COO återkommer efter ytterliare diskussion med Samor. COO Skatteverket Hans-Erik Axelsson delto under mötet hans synpunkter och kommentarer i sammandra; Det finns (fortfarande) inen utvecklinsbudet anslaen Det är problematiskt att ha dialo med 290 kommuner, istället för en motpart Representanter från flera av de aktuella myndiheterna träffades V48, för att lära av varandra, speciellt FK som är iån med elektronisk direktåtkomst Kommer bara att leverera exakt det datainnehåll som står i förordninen
Minnesanteckn proj.möte 1.0 4 av 6 HEA kommer nu att formulera offertförfråan på önskad funktion (för infoutbyte till Ek.bistånd) denna skickas till SKV:s IT-avdelnin, som svarar med tids- & kostnadsuppskattnin SKV har inen tjänst för online fråa/svar ida, vilket innebär att ny teknisk lösnin krävs Ovanstående offertprocess kommer trolien att vara klar i början av januari-10, därefter info till vårt projekt om när funktionen kan vara i drift OE kommer att sammanställa termförtecknin och distribuera till hela projektruppen som remiss svar omående är önskvärt! Diskuterades behovet av ytterliare information från SKV, framförallt Inkomst av tjänst HEA sympatiskt förstående för behoven, men hänvisar till SKV:S jurister som tolkar texten i förordninen bokstavlit. Projektet sammanställer önskemål om ytterliare information i särskild skrivelse till SKV. Försla att GG & COO författar skriftlit försla till kompletterin av förordninen, med hänsyn till de praktiska erfarenheter av att implementera förordninen och de olika myndiheternas tolknin av densamma. Bl a bör informationsinnehållet kunna utökas enom att nyttja samtycke av den sökande, på motsvarande sätt som faktiskt sker ida. Ett annat försla till lösnin som diskuterades är att bya vidare på befintli e-tjänt riktad till enskilda individer, där en sökande kan få information om samtlia uppifter om sin ekonomiska situation, som är relevanta i en ansökansprocess. Detta skulle kunna enomföras på socialkontoret och med lämplit (beränsad) anpassnin av befintlia e-tjänster och arbetsrutiner, skulle ansöknins- och ärendebehandlinsprocessen kunna enomföras betydlit fortare än ida. Hänförs till nästa etapp! OE/ALLA Proj.rp GG/COO Proj.rp 5. Diskussion och överenskommelse om införandeplan Endast Borläne och Kumla närvarande bäe önskar komma iån så snart SHSfråan är löst. Avstämnin med respektive kommuns IT-avdelnin, samt åtterrapport till COO. ALLA
Minnesanteckn proj.möte 1.0 5 av 6 6. Administrativa fråor Avslutnin av projektetapp 2 tillverknin av Multifråa, version 1.0 COO föredro projektekonomin, se bilaa. Konstaterades att projektet enomförts inom avsatt budet, med nåot mindre förbruknin av anslana FoU-medel. Dessa överförs i ny projektbudet för 2010, tillsammans med av projektruppen fastställd förvaltninsavift om 0,20 kr per kommuninvånare, samt tillkommande avifter från nya kommuner. Luleå har till mötet anmält intresse att delta i projektet. Ett första utkast till förvaltninsbudet presenterades, se bilaa. Vid första projektmötet bör utvecklinsplan definieras och relateras till tillänli budet. Förvaltninsråd Eftersom projektruppen ida är relativt beränsad till omfattnin och en definierad vidareutvecklin planeras för första halvan av 2010, beslutades att fortsätta med befintli projektrupp i nästa utvecklinsetapp projektetapp 3. Avift för nytillkommande kommuner Projektruppen enades om följande principer, som ska fastställas av Sambruks styrelse: - Tillkommande kommuner, som är medlemmar i Sambruk, betalar initialavift lika som tidiare deltaande kommuner, 1 kr/kommuninvånare - Tillkommande kommuner, som inte är medlemmar i Sambruk, betalar en nåot höre initialavift, 1,50 kr/kommuninvånare - Både nya och amla kommuner betalar sedan en underhållsavift på 20 öre/kommuninvånare/år Beträffande förfråan från Umeå att nyttja delar av resultatet från projektet, överenskoms att erbjuda material, helt i enlihet med SGM, enlit samma ekonomiska villkor som ovan. 7. Nästa projektmöte Torsdaen den 21 januari 2010, kl 10:00 17:00 (OBS, tiden!) i Stockholm, lokal meddelas senare. Merparten av detta möte kommer att änas åt uppdaterin av tidiare enomförd processanalys för hela ansöknins- & ärendehanterinen. Resultatet kommer att vara underla för utvecklin av helt ny e-tjänst för den sökande. Utvecklinsarbetet planeras att enomföras som del i universitetskurs, under lednin av Owen Eriksson, på Uppsala universitet under våren 2010. För minnesanteckninarna svarade Claes-Olof Olsson Projektledare för Ekonomiskt bistånd och Verkställande tjänsteman i Sambruk
Minnesanteckn proj.möte 1.0 6 av 6 BILAGA sammanställnin av projektekonomi BUDGET/UTFALL etapp I & II etapp I - spec VINNOVA-medel 100 000 Kommunernas medfinansierin 159 000 VINNOVA+ medfinansierin 259 000 Utfall 211 749 Budet - utfall 47 251 etapp II - tillverknin VINNOVA-medel 100 000 Kommunernas medfinansierin 649 000 VINNOVA+ medfinansierin 749 000 Utfall 732 977 Budet - utfall 16 023 anm; kostnader i december är pronosticerade Överskott - FoU-medel 63 274 UTKAST TILL FÖRVALTNINGSBUDGET 2010 FoU-överskott 2009 63 274 Förvaltninsavift 130 000 Nya kommuner 208 000 TOTAL Förvaltn.budet 401 274 Avift från nya kommuner är endast en uppskattnin, baserad på visat intresse från Luleå, Falun, Landskrona och Falkenber.