KALLELSE. Datum Nr Ärenden Föredragande/ handläggare 1 Justering av närvarolista 2 Val av justerare 3 Fastställande av dagordning

Transkript

1 SERVICE- OCH TEKNIKNÄMNDEN KALLELSE Datum Sammanträdande oran Service- och tekniknämnden Tid Torsda den 1 december 2010 kl Plats AVA-huset, Trädårdsatan 1 Nr Ärenden Föredraande/ handläare 1 Justerin av närvarolista 2 Val av justerare 3 Fastställande av daordnin Sidan 4 Revisionsrapport Ansvarsutövande Roer Lavrell 1 5 Konsultrapport, Rutiner inom Sportcentrum Roer Lavrell 5 Bilaor Revisionsrapport, Ansvarsutövande Service- och tekniknämnden Konsultrapport, Rutiner inom Sportcentrum (skickades ut till novembernämnden) Handlinsplan Kontrollplan/Internkontroll för ekonomiska fråor Pat Werner Ordförande Karin Wadman Sekreterare au Kall

2 Dnr Handläare: Roer Lavrell Ansvarsutövande Service- och tekniknämnden Försla till beslut Service- och tekniknämnden föreslås ställa si bakom förvaltninens svar på åtärder som vidtaits. Ärendebeskrivnin På uppdra av de förtroendevalda revisorerna i Katrineholms kommun har Komrev inom Öhrlins PricewaterhouseCoopers ranskat ansvarsutövandet inom nämnden. Service- och tekniknämnden har fått fråan vilka åtärder som vidtaits för att komma till rätta med de problemområden som belysts. Ekonomi Ina ekonomiska konsekvenser för förvaltninen. Genomförda åtärder jorda inom ram. Ärendets handlinar eller bilaor Revisorernas redovisade iakttaelser, Ansvarsutövande Service- och tekniknämnden. Förvaltninens tjänsteyttrande. 1

3 Ansvarsutövande Service- och tekniknämnden Kommunens revisorer ranskade Service och tekniknämndens ansvarsutövande Revisorerna använde si av enkät som ick ut till samtlia ordinarie ledamöter och ersättare i nämnden samt tjänstemän i förvaltninen. Svarsfrekvensen från nämndens ledmöter uppick till 63 % och 45 % från tjänstemännen. Generellt visade svaren från ledamöterna på låa värden i förhållande till liknande nämnder i andra kommuner. Utifrån enkäten och mötet med nämnden sammanställde revisorerna en rapport (KS2009:130) som konstaterades att arbetssätt och arbetsformer inte i tillräckli utsträcknin stödde nämnden i sitt ansvarsutövande. Revisorerna konstaterade att det fanns en medvetenhet om bristerna och att ett utvecklinsarbete startat. Vidare framår att ett arbete påick och att ett antal åtärder var inplanerade och en del åtärder redan vidtaits. Från kommunledninsförvaltninen har nu ställts en fråa till förvaltninen vilka åtärder som vidtaits för att komma till rätta med de problemområden som belysts. Mål och riktlinjer Området avser såväl lån- som kortsikti planerin från politiskt håll, beslutsprocessen samt beslutsunderla. Försla till förbättrinsområden var: 1. Utveckla målen för nämndens hela ansvarsområde 2. Förbättra underla för beslut 3. Förbättra styrnin på kort och lån sikt 4. Öka delaktiheten i styrprocessen Punkten 2 Nya beslutsmallar (tjänsteutlåtande/skrivelser) tos fram under 2010 i syfte att förbättra underla för beslut. Under 2010 har utbildnin inom olika sakområden enomförts (t ex ekonomi, upphandlinsreler samt kartutbildnin i nytt kartsystem) Ledninsruppen har även tait fram oda exempel på rutiner som tex investerinskalkyler och beslut krin tilläsansla. Punkterna 1, 3 samt 4 Punkterna styrs i hö rad av Katrineholms planerinsmodell. Under 2010 har Katrineholms kommun infört ett nytt styrsystem (Planerinsdirektiv 2011 med plan för KS ). Styrsystemet innebär att Nämnden utifrån ett antal fastställda resultatmål ska föreslå åtaanden. Åtaandena ska formuleras som ett nyckeltal och inte som en aktivitet eller indikator. Det nya styrsystemet innebär att varje avdelnin tait fram och föreslait åtaanden i förhållande till resultatmål. Åtaandet har definierats som ett nyckeltal där så varit möjlit och där det varit svårt som en aktivitet eller särskilt utredninsuppdra inför kommande budetår. 2

4 Förvaltninschefen har därefter föreslait nämnden emensamma åtaanden för förvaltninen. Nämnden har sedan diskuterat och beslutat efter diskussion nämndens åtaanden. Ett omfattande arbete har av ekonomikontoret, förvaltninschef och ekonom lats ner på såväl utbildnin, information som diskussionsstöd vid framtaande av åtaandena för såväl tjänstemän som nämndledamöter. Upplevelsen är att verksamheten blivit tydliare samtidit som processen visat på stora svåriheter att formulera åtaanden för viss typ av verksamhet ivet uppställda resultatmål. Ett försla är därför inför kommande planerinsperiod att åtaanden även ska kunna utöra aktiviteter för att på sikt utvecklas till nyckeltal. Ett annat försla är att ett större arbete läs ner på att ta fram resultatmålen och visionen krin kommunens uppdra. Kommunplanen är i allra hösta rad styrande för nämndens möjliheter att sätta relevanta mål och därmed möjlihet till styrnin av verksamheten. Ansvar och rapporterin Området avser ansvarsfördelnin och rapporterin om ekonomi, mål för verksamheten och arbetsmiljön. Försla till förbättrinsområden var: 1. Tydliör ansvar och befoenheter mellan nämnd och förvaltnin 2. Tydliöra vilken rapporterin som nämnden behöver för att kunna följa att verksamheten är ändamålsenli och kostnadseffektiv 3. Utveckla rapporterinen under året avseende ekonomi, måluppfyllelse och verkställihet Under 2009 har en rapportmall vad avser ekonomisk uppföljnin taits fram tillsammans med nämnden. Den 19 oktober 2009 enomfördes en temada under lednin av Ove Axelsson på ÖhrlinsPriceWaterhouseCoopers. Delto jorde nämndens politiker och ansvaria tjänstemän. Utbildninen to upp kommunpolitikers varda, kommunstyrelsens ansvar, nämndens ansvar, enskilda ledamöters ansvar, skyldiheter och rättiheter, förvaltninens uppdra och ansvar, rollfördelnin och samspel, ordförandes makt och roll samt inte minst protokoll och sammanträdesteknik. Efter utbildninen beslutades ett antal rutiner och rapporterin vad äller verksamhetsinformation, investerinsuppföljnin samt tjänsteutlåtande/skrivelser (beslutsmallar se ovan). Under 2009 har inför varje nämnd ärendena åtts ienom i ledninsruppen. Därefter har ärendena beretts av ordförande, v ordförande, förvaltninschef, ställföreträdande förvaltninschef och nämndsekr. Om behov funnits har ytterliare tjänstemän deltait. Ärendena har därefter processats i ett arbetsutskott, ärenden rörande budet, bokslut eller ekonomisk ärende av vikt processas i ett arbetsutskott där samtlia politiska partier varit representerade. Efter arbetsutskottets beslut har sedan ärendena sänts vidare till nämnden för beslut. Grupper har tillsatts för att utveckla ekonomi- och resultatrapporterinen samt ärendehanterin. Därutöver finns rupp krin trafikfråor och sportcentrumkommité. Under 2010 har införts ett nytt styrsystem som inneburit att den ekonomiska rapporterinen utvecklats vidare. Det ställer i sin tur stora krav på att såväl nämndens politiker som förvaltninens tjänstemän sätter si in i det nya styrsystemet. 3

5 Arbetssätt och arbetsformer Området avser förtroende, rollfördelnin, deleationsordnin, återrapporterin och arbetssätt. Försla till förbättrinsområden var: 1. Se över deleationsordninen för att finna balans mellan nämnd och förvaltnin, i detta sammanhan även uppmärksamma hur återrapporterinen av deleationsbeslut ska återrapporteras till nämnden. 2. Klaröra förväntninar mellan nämnden och tjänstemän samt utveckla ett arbetssätt som er utrymme för ökad delaktihet. En reviderad deleationsordnin har jorts vid flera tillfällen, senast 28 april Ytterliare oklarheter kvarstår vad äller upplevt och taet ansvar hos såväl politiker som tjänstemän. Förvaltninschefen ser därför över vilka oklarheter som finns och eventuellt utbildninsbehov vad avser arbetsätt som styrs av deleationsordninen. Vad avser punkten 2 finns fortfarande utvecklinsmöjliheter. Sammanfattnin Sammantaet kan säas att såväl kommunledninsförvaltnin, nämnd som förvaltnin emensamt har vidtait ett antal åtärder som leder till att nämnden och förvaltninens möjliheter till ansvarsutövandet ökar. 1. En utbildnin enomfördes i oktober 2009 som ick ienom reelverk, befoenheter, ansvarsförhållanden, förväntninar samt styrnin. 2. En utbildnin enomfördes i oktober 2009 som visat på olika tekniker som kan användas vid sammanträden och hur protokoll bör föras 3. Ett antal arbetsrupper (med politiker och tjänstemän) har tait fram blanketter för tjänsteutlåtande/skrivelser, krav på verksamhetsinformation samt investerinsuppföljnin 4. Arbetsmetodik för processande av beslut och information till nämnden har verkställts 5. Deleationsordnin har reviderats och ny internkontrollplan upprättats under Ett nytt styrsystem har implementerats under 2010 Politiker och tjänstemän har fått information, stöd och utbildnin. Tjänstemän har jobbat fram verksamhetsbeskrivninar som utår från nämndens runduppdra. Tjänstemännen har föreslait åtaanden som är kopplade till budet. Politiker har beslutat om åtaanden som är kopplade till resultatmål. 4

6 Dnr Handläare: Roer Lavrell Konsultrapport Rutiner inom Sportcentrum Försla till beslut Service- och tekniknämnden föreslås ställa si bakom förvaltninens redovisade åtärder samt att ytterliare föreslana åtärder enomförs under Ärendebeskrivnin Ernst & Youn har haft uppdraet av kommunchefen att utreda de administrativa rutinerna inom service- och teknikförvaltninen med avseende på investerinsprojekt inom sportcentrum under de tre senaste åren. Konsulterna har i anslutnin till uppdraet även arbetat med ett tilläsuppdra från förvaltninschefen kallat Särskilda projekt. Ekonomi Uppdraskostnaderna har fördelats mellan kommunledninsförvaltninen och service- och teknikförvaltninen. Ärendets handlinar eller bilaor Konsultrapport Katrineholms kommun Rutiner inom Sportcentrum Förvaltninens tjänsteyttrande Handlinsplan rörande Sportcentrum Kontrollplan omfattande ekonomiska rutiner. 5

7 Svar på konsultrapport Rutiner inom Sportcentrum Bakrund Ernst&Youn redovisade till kommunchefen i slutet oktober 2010 ranskninen av Sportcentrum 1 i rapporten Katrineholms kommun - Rutiner inom Sportcentrum. Rapporten fokuserar på investerinsprojekt. Revisorerna har även ranskat tillämpninen av internkontrollplanen. Utånspunkten för ranskninen har varit att administrativa rutinerna är dokumenterade och tillämpas. Syftet har varit att det skall å att följa ett investerinsprojekts handlänin på ett tydlit och dokumenterat sätt från början till slut. Revisorerna har ått ienom relementen och dokument. Vidare har ett antal funktioner som varit verksamma under åren 2008, 2009 samt 2010 intervjuats. Avstämnin har skett löpande i styrrupp samt med förvaltninschef vad avser inriktnin. Revisorerna konstaterar att de har haft betydande svåriheter med materialinsamlin och kan inte säkerställa att de har fått tillån till allt material. Betydande brister har noterats vad äller tillämpnin av reelverk. Revisorerna pekar bland annat på olämplit aerande som ofta förknippats med att formella upphandlinar inte har skett. Andra exempel är otillbörlit nyttjande av ställnin samt att deleationsordnin frånåtts. Resultatet av detta, menar revisorerna, är att den informella hanterinen lett till att projekten har blivit mer kostsamma än vad som ursprunlit budeterats. Investerinsprojekten, sammanfattnin av ranskninsfråor och svar Granskninsfråorna omfattar åtta investerinsprojekt. Granskninsfråorna är olika formulerade som till exempel är beslut tana? och är verkställihetsbeslut tana? samt är beslut om entreprenör tana?. I sammanställninen har vi valt att huvudsaklien sammanfatta innebörden. 1 Från den 1 januari 2010 har oranisationen förändrats och namn bytts till Sportcentrum, från tidiare Fritid. 6

8 Tabell 1 Sammanställnin av ranskninsfråor för sju av Sportcentrums investerinsprojekt under åren Gransknins- Beslut i Ärendet Invest. Upphandlin? Tana Enlit Återrapp? Rätt fråor nämnd? dokumenterat (projekterin) kalkyl? beslut? deleations -ordnin? instans för beslut? Investerinsprojekt Djulö Campin Nej Delvis Nej Ja Nej - - Nej Konsträs Backavallen Vattenrenin Simhallen Enerioptimerin Backavallen Eenproduktion, varmvatten Backavallen Upprustnin av tennishallen Nej Delvis Nej Delvis Ja Nej Nej Nej Nej Delvis Nej Nej Ja Nej Nej Nej Ja Delvis Delvis Nej Ja Ja Ja Delvis Ja Nej Nej Nej Ja Ja Ja Delvis Ja - - Ja Konsträsmaskiner Nej Delvis Delvis Ja Ja Delvis Nej Delvis Revisorerna föreslår 1. Ta fram rutiner för hur handlänin av investerinsärenden skall hanteras med avseende på berednin, beslut, verkställihet, uppföljnin och rapporterin. Tillämpa dessa rutiner 2. Precisera deleationsordninen så att det framår vad som deleeras till förvaltninschef och vad som deleeras till fritidschef respektive Fritidchef. Ane beloppsränser 3. Utarbeta en rutin för anmälnin till nämnden av beslut tana på deleation 4. När underla till investerinar tas fram behöver enomarbetade investerinskalkyler och beräkninar så man har ett tillförlitlit beslutsunderla. 5. Fastställ internkontrollen i nämnden och implementera den i verksamheten. Vidtana åtärder ällande Sportcentrum 1. Förvaltninschefen har fattat beslut om en ny oranisation från och med 2010, vilket bland annat innebar att övri fritidsverksamhet flyttades till avdelninen Gata och Park 2. Förvaltninschefen har tillsatt ny chef från och med 2010 i syfte att tydliöra ledarskapets ansvar 3. Förvaltninschef har fattat beslut om återtaande av attesträtt (ransknin) vad äller särskilda investerinsobjekt 4. Myndihet och nyproduktion har fått i uppdra att särskilt bistå Fritidchefen vid behov vad äller upprättande av investerinskalkyler och tidplaner 5. Sportcentrumchefen har fått utbildnin i såväl ekonomi som juridik 6. Sportcentrumchefen tillsammans med ruppledarna har fått särskild utbildnin av Ekonomikontoret i konterinsreler i slutet av november Utbildninen har tidiare enomförts vad avser attesträtt 7

9 7. Styrruppen för investerinar inrättades för att säkerställa inånna projekts slutförande. Styrruppens arbete ledde till en omdisponerin av 8. investerinsmedel. Efter beslut i nämnden ärende nr 56 avslutades styrruppens arbete. Vidtana åtärder ällande förvaltninen 1. En utbildnin av samtlia ansvaria tjänstemän och politiker enomfördes i oktober 2009 som ick ienom reelverk, befoenheter, ansvarsförhållanden, förväntninar samt styrnin 2. En utbildnin samtlia ansvaria tjänstemän och politiker enomfördes i oktober 2009 som visat på olika tekniker som kan användas vid sammanträden och hur protokoll bör föras 3. Ett antal arbetsrupper (med politiker och tjänstemän) to under 2009 fram blanketter för tjänsteutlåtande/skrivelser, krav på verksamhetsinformation samt investerinsuppföljnin. Dessa tillämpas av Fritid 4. Arbetsmetodik för processande av beslut och information till nämnden har verkställts 5. Ett nytt styrsystem har implementerats under 2010 a. Politiker och tjänstemän har fått information, stöd och utbildnin b. Tjänstemän har jobbat fram verksamhetsbeskrivninar som utår från nämndens runduppdra c. Tjänstemännen har föreslait åtaanden som är kopplade till budet d. Politiker har beslutat om åtaanden som är kopplade till resultatmål 6. På nämndens sammanträde den 6 maj 2010 beslutade nämnden att anta intern kontroll av ekonomisk hanterin inom service- och tekniknämndens ansvarsområde. Arbetsutskottet har fått information om kontrollplanen som främst omfattar kontroller av ekonomiska rutiner (se bilaa). Deleationsordninen reviderades inför

10 Samarbetsprojekt Revisorerna har även ranskat två samarbetsprojekt, ett projekt som bedrivits tillsammans med ett utländskt ishockeyföreta inom ramen för driften och en förenin inom ramen för investerinsbudeten. Kanada Kenetic Excellence Inc Revisorerna har haft svårt att hitta material och underla som ör att betalnin till ishockyföretaet kan styrkas vad avser betalnin under Uppift står mot uppift vad äller vem som har tait emot betalnin och när. Som en följd har revisorerna rekommenderat att en polisanmälan örs i syfte att klaröra eventuellt brott. Revisorerna konstaterar vidare att överenskommelsen om betalnin enlit avsiktsförklarinen inte följts, rutinerna för kontanthanterin behöver ses över samt så även informationsrutiner för inkasso mellan Ekonomikontoret och Sportcentrum. Revisorerna föreslår 1. Informationsöverförinen mellan det centrala ekonomikontoret och förvaltninen behöver utvecklas krin kravverksamhet för att effektivisera rutinerna 2. Förvaltninen måste ha funerande fakturerinsrutiner vid tillfällia arraneman 3. Kommunen bör överväa att konsultera polismyndiheten för att utreda om formell anmälan skall öras krin den oklarhet som råder krin erhållna intäkter från det kanadensiska företaet. Vidtana åtärder enomförda av Ekonomikontoret och kommunledninsförvaltninen 1. Polisanmälan är enomförd. Ärendet bedöms av polisen som civilrättslit 2. Centrala rutiner för kontanthanterin har setts över och ändrats av Ekonomikontoret. Det innebär bland annat att kvittenskopian alltid ska sättas ihop med kassarapporten. Kassarapporten med vidhäftad kvittenskopia skickas därefter in till ekonomikontoret för hanterin och arkiverin i 10 år mot tidiare anivna 3 år 3. Ekonomikontoret kommer att skicka ut information till förvaltninar som talar om vilka betalninar som finns hos inkassobolaen. Vidtana åtärder för Sportcentrum 1. Kontanter hanteras i första hand via simhallens kassa 2. Rutiner för kontanthanterin är införda, dvs de rutiner som beslutats av Ekonomikontoret ska följas. Valla IP omklädninsrum för flickor Som en följd, av olämplit aerande i ett annat investerinsprojekt, har ytterliare ransknin inletts. I projektet Valla IP har ett antal lokala byföreta anlitats. Ett rykte har föranlett misstanke om sammanblandnin av intressen. 9

11 Revisorerna föreslår Genomånen av investerinen i Valla IP visar att kommunen bör anlita en oberoende fackman som får kontrollera fakturor mot utförda arbeten. Vidtana åtärder 1. Investerinspärm med besiktninsprotokoll, entreprenörsförtecknin samt fakturor är framtana 2. Oberoende besiktninsman är anlitad för kontroll materialåtån samt fakturaunderla. 10

12 Sammanfattnin Sammantaet kan säas att såväl kommunledninsförvaltnin, nämnd som förvaltnin emensamt har vidtait ett antal åtärder som leder till att nämnden och förvaltninens möjliheter till ökad kontroll vad äller investerinsprojekt förbättrats. Förvaltninens ledninsrupp har även diskuterat oklarheterna i ansvarsfråan vad äller effekterna krin hanterinen av investerinsmedel för Djulö Campin Förändrinsarbetet som bedrivits på Sportcentrum är ett sammansatt och komplicerat arbete. Det kan konstateras att handläninen fortfarande bär spår av informell karaktär på det sätt som de externa revisorerna beskrivit i sin rapport. Ytterliare åtärder föreslås därför. 1. Nämnden föreslår att förvaltninschefen får i uppdra att se över Sportcentrums oranisation i syfte att effektivisera administrationen av arraneman, uthyrninar och betalninar. Rapport med åtärder ska redovisas till nämndens tredje sammanträde 2. Nämnden er förvaltninen i uppdra att i varje verksamhetsrapport under 2011 redovisa en specifikation på: a. antal arraneman, deltaare och intäkt b. antal uthyrninar, timmar och intäkt c. antal besök till simhallen (skolelev och övria) samt intäkt 3. Nämnden er förvaltninen i uppdra att ta fram en modell för kalkyl vid arraneman över 50 deltaare eller där andra förvaltninars (avdelninars) resurser tas i bruk 4. Nämnden er förvaltninschefen i uppdra att uppdatera deleationsordninen och presentera detta på nämndens andra sammanträde Nämnden er Sportcentrumchefen i uppdra att redovisa fortsatt vidtana åtärder enlit handlinsplan. Redovisninen ska särskilt belysa tillämpnin av ällande reelverk med hänsyn taen till de brister som framkommit vid extern revision vid nämndens andra sammanträde Nämnden föreslår att förvaltninschefen får i uppdra att tillsammans med administrativ chef och ekonom utföra en internkontroll vad äller nuvarande tillämpnin av administrativa rutiner i förhållande till ällande reelverk. Internkontrollrapporten med försla på åtärder redovisas till andra nämndsammanträde Nämnden er förvaltninen i uppdra att föreslå rutiner för hanterin av processen krin investerinar från början till slut. Reinvesterinar som är av ren underhållskaraktär ska undantas 8. Nämnden er förvaltninschefen i uppdra att inför fastställande av budet redovisa ett försla vad avser personaldimensionerin och finansierin som syftar till att säkerställa kompetens utifrån verksamhetens rundkrav. 11

13 '-~ f, IZatrineholms kommun "' Revisorerna Service- och tekniknä KAT~INeHOLMS- KOMMUN Kommunatyrcteen Hildlincnumrn5r HaMI 9(;r$ ß.CJ :7-8~ CJlJrl~nYlìmer Cliirlßp Øfl MS 0;: ßO Qó7 Ansvarsutövande - Service- och tekniknamnden På uppdra av de fórtoendevalda revisorerna i Katrineholms kommun har Komrev inom Öhrlins PricewaterhouseCoopers ranskat ansvarsutövandet inom Service- och tekniknämnden. Gransknnen har enomförts enom en enkät til ledamöter och förvaltninslednin. Resultat av enkäten har kommunicerats med nämnden. Gjorda iaktaelser redovisas i bilada rapport, som härmed överlämnas. Rapporten har odkänts på revisorernas möte REVISORERNA 1dVl~ 1l"L-~_ Johan Hartman Ordförande (4. v?tt L Aina Jons on i

14 IZatrineholins koniniun "' Revisorerna Distribution av rapport avseende ansvarsutövande inom Service- och T ekniknämnden. Socialnämnden För kännedom til: Kommunfullmäkties presidium Kommunchefen OK 2

15 Öhrlins pmcewaierhouse(oopers I KAT~INEHOLMŠ=KõMMÙN\ Kommunatyrlt~ien i HândliiQ numr;l;r""...~ì.~~;;lîill;e- Tlß!Æ.M~ ",L~~.:~ 'CIf1rl~nul1mer l'll'rl~ipim.'-.l~'l _~;; Revisionsrapport Ansvarsutövande enom lednin, uppföljnin och kontroll av verksamheten Service- och tekniknämnden Katrineholms kommun Februari 2009 Christina Norrård Kerstin Svensson, certifierad kommunal revisor

16 Öhrlins pmcew7frhousfoopers I 200X-XX-XX Namnförtydliande Namnförtydliande

17 Öhrlins pmcew7frhousfoopers I Innehållsförtecknin 1 Samanfattnin och revisioneli bedömnin i 2 Inlednin i Bakrnd, uppdra och revisionsfråa Metod Resultatet av enkätundersökninen i Mål och riktlinjer Ansvar och rapporterin Arbetssätt och arbetsformer

18 Öhrl ins pmcew7frhouse(oopers I 1 Sammanfattnin och revisioneli bedömnin Kommunens revisorer har i sin plan för 2008 tait upp ransknin av Socialnämndens och Service- och tekniknämdens ansvarsutövande och uppdrait til Komrev inom Öhrlins PricewaterhouseCoopers att enomföra ranskninen. Denna rapport avser Service- och tekniknämndens ansvarsutövande. Vår sammanlada bedömnin är att Service- och tekniknämndens ansvarsutövande behöver förbättras. Vi konstaterar att det finns en medvetenhet om att brister finns och att ett utvecklinsarbete har startat. Samtlia områden i enkäten behöver bli föremål för förbättrinar. En splittrad bild från nämdens sida visar dock att det finns ledamöter som är mycket nöjda med både styrin och uppföljnin. Vår tolknin är att det för vissa delar av nämndens ansvarsområde finns väl fuerande former och strukturer för styrnin och uppföljnin. Vår bedömnin är att arbetssätt och arbetsformer inte i tilräckli utsträcknin stödjer nämnden i sitt ansvarsutövande. Vår bedömnin är att samtlia delområden behöver förbättras. Vår försla til förbättrinsområden är: Mål och riktlinjer Utveckla målen för nämndens hela ansvarsområde. Förbättra underla för beslut. Förbättra styrinen på kort och lån sikt. Öka delaktiheten i styrprocessen. Ansvar och rapporterin Tydliör ansvar och befoenhet mellan nämnd och förvaltnin. Tydliör vilken rapporterin som nämden behöver för att kunna följa att verksamheten är ändamålsenli och kostnadseffektiv. Utveckla rapporterinen under året avseende ekonomi, måluppfyllelse och verkställihet. Arbetssätt och arbetsformer Se över deleationsordninen för att finna balans mellan nämnd och förvaltnin, i detta sammanhan även uppmärksamma hur återrapporterin av deleationsbeslut ska återrapporteras til nämnden. Klaröra förväntninar mellan nämnd och tjänstemän samt utveckla ett arbetssätt som er utrye för ökad delaktihet.

19 Öhrlins pmcew7frhousfoopers I 2 Inlednin 2.1 Bakrund, uppdra och revisionsfråa Kommunens revisorer ska varje år uttala si i fråan om ansvarsfrhet för nämnder och styrelser samt enskilda ledamöter i dessa. Ett viktit underla för revisorernas uttalande är deras bedömnin av om nämders och styrelsers ansvarsutövande är tilfredsställande. Med ansvarsutövande avses nämdens/styrelsens aktiva åtärder för att styra, följa upp och kontrollera verksamhet och ekonomi. Kommunens revisorer har i sin plan för 2008 tait upp ransknin av Socialnämndens och Service- och teknknämdens ansvarsutövande och uppdrait til Komrev inom Öhrlins PricewaterhouseCoopers att enomföra ranskninen. Denna rapport avser Service- och tekniknämdens ansvarsutövande. Revisionsfråa: Har nämnden tillräcklia förutsättninar för sin interna kontroll? Kontrollfråor:. Hur utövar nämden sin styrnn av verksamheten?. Uppfattas den som tilräckli av ledamöter och förvaltninslednin?. Hur sker uppföljnin til nämnden?. Uppfattas den som tilräckli av ledamöter och förvaltninslednin?. Hur ser samspelet nämnd - förvaltnin ut?. Hur uppfattas samspelet av ledamöter och förvaltninslednin? 2.2 Metod Granskninen har enomförts i form aven enkätundersöknin til samtlia ordinarie ledamöter och ersättare i nämnden samt tjänstemän i förvaltninsledninen. Enkäten har tait upp fråor runt tre områden som är viktia för att möjliöra en effektiv styrnin; mål och riktlnjer, ansvar och rapporterin samt arbetssätt och arbetsformer. Enkätresultatet har redovisats för nämden som då också har kunnat komplettera bilden. Utifrån de svar vi tàtt in från enkätundersöknin och mötet med nämnden har vi kommenterat resultatet och bedömt nämndens interna kontroll och ansvarsutövande. Mycket positivt är att nämnden, efter att ha deletts resultatet av enkäten, har tait initiativ til tema-daar för ledamöterna i syfe att åtärda brister och skapa en mer samstämd bild 2

20 Öhrlins pmcew7frhousepers I krin nämndens behov av underla och stöd i sitt arbete. 3 Resultatet av enkätundersökninen Vår enkät skickades til samtlia ledamöter och ersättare, totalt 30 enkäter. i i ordinarie ledamöter och 8 ersättare svarade på enkäten. Detta er en svars frekvens på 63 %. Svarsfrekvens beräknad enbar bland ordinarie ledamöter uppår til 73 %. i i tjänstemän i förvaltninsledninen fick samma enkät, vilken besvarades av fem, svars frekvens 45 %. Nedan redovisas svaren från ledamöter och tjänstemän på de påståenden som ställdes i enkäten. Svaren redovisas som aritmetiska medelvärden utifrån en svars skala från i til 5. Där 5 står för "instämmer helt", 3 står för "varken/eller", och i står får "instämmer inte "-alternativ. alls". Däremellan fanns svarsalternativen 4 och 2 och därutöver ett "vet ej Generellt visar svaren från ledamöterna på låa värden i förhållande til liknande nämnder i andra kommuner. Svaren er även en mycket splittrad bild från nämnden, på nära 90 % av fråorna lämas alla svarsalternativ (1-5). Lå svarsfrekvens från tjänstemännen. 3.1 Mål och riktlinjer I stort sett samtlia svarar att fullmäktie har fastställt mål för nämndens ansvarsområde. I nedanstående diaram redovisas svaren för området "mål och riktlnjer". Mål och riktlinjer 2a. Det finns politiskt fastställda mål för nämidens olika &: verksamhetsområden 4.0 2b. Det finns politiskt fastställda mål för Arbetsmljöarbetet 2c. Det finns politiskt fastställda mål för Mijöarbetet 3a. Nämiden styr på ett tilllredsställande sätt den Lånsiktia verksanietsutvecklinen 3b. Nämiden styr på ett tilfredsställande sätt den Kortsiktia (1-års) verksarreten 48. A-ocessen att ta fram de kortsiktia målen (1-års) och vht~plan er möjliheter til Tillfredsställande delaktihet för tjänstemännen 4b. Ftocessen att ta fram de kortsiktia målen (1-års) och vht-plan er möjliheter til Tillfredsställande delaktihet för nännden 4c. Processen att ta fram de kortsiktia målen (1-års) och vht-plan er möjliheter til Att åstadkonmsäkra harrnmi mellan ekonom och vht-målen 5a. Beslutsunderlaen är tilfredsställande/tilräcklia för att ta beslut om närmdens Lånsiktia verksarretsutvecklin 5b. Beslutsunderlaen är tillfredsställande/tilräcklia för att ta beslut om nämidens Kortsiktia (1-års) verksanteten 5c. Beslutsunderlaen är tillfredsställande/tillräcklia för att ta beslut om närrdens ot1rövninar i beslut och direktiv under året 1,0 2.0 BI ljänstemän 3,0 4,0 5.0 i: Ledamöter 3

21 Öhrlins pmcew7frhouseßpers I V åra kommentarer På nästan hälften av fråorna inom området lämas värden under 3,0. Nämnden er låa värden för beslutsunderla och tjänstemännen låa värden för nämndens förmåa att styra framför allt vad äller den lånsiktia verksamhetsutvecklinen. Budet och verksamhet uppfattas inte som överensstämmande, särskilt tjänstemännen har låa värden. Höa värden i förhållande til andra kommuner es från tjänstemännen vad äller att det finns politiska mål för nämdens olika verksamheter och för arbetsmiljöarbetet. Både nämnd och tjänstemän er låa värden i förhållande til liknande nämnder i andra kommuner vad äller processen för den kortsiktia verksamhetsplanerinen. Svaren visar en stor spridnin i uppfattninen bland ledamöterna om det finns politiska mål för nämndens verksamheter eller ej. Den skilnad som överla ses i måna fråor beror sannolikt på att nämnden är en sammanslanin av tekniknämnden och servicenämnden, med olika kulturer och att nämnden änu inte av alla uppfattas som en helhet. Positivt vore om det som uppfattas som välfuerande för delar av nämdens verksamheter kan förmedlas och älla för hela nämndens ansvarsområde. Vår bedömnn är att styrinen enerellt behöver förbättras, det vil säa vad äller Utveckla målen för verksamheterna Förbättra underla för beslut Förbättra styrinen på kort och lån sikt Öka delaktiheten i styrprocessen. 3.2 Ansvar och rapporterin Merparten både bland ledamöter och tjänstemän anser att det påår förbättrinsarbeten inom förvaltninen. Det som nämns av flera är en rupp tilsatt för att utveckla ekonomioch resultatrapporterinen, därutöver nämns trafikfråor, sportcentrumkommitté och rollfördelnin nämd och förvaltnin. I nedanstående diaram redovisas svaren för området "ansvar och rapporterin". 4

22 Öhrlins pmcew7frhouse(oopers I Ansvar och rapporterin 7. Ansvarsfördelninen rruan namid och konmnstyrelse är tydli 3,4 8a. Ansvars- och befoenhetsfórdelninen inom nännden är Aktuell 8b. Ansvars- och befoenhetsfördelninen inomnäimden är Tydli 9a. Näimden es tilwredsställandeftvfäckl rapporterin under året om Btnoirn,~ 3,5 9b. Näimden es Wffredssläl.nde&llräekl rapportedn under äret om Miluppfyl.lsen, verksairetsmálen e. Näimden 9es tilffredssläuandeltillräekl rapporterin under äret om Miluppfyl.lsen, arbetsrrl~málen 9d. Näiren es tilffredssiäuandeltillräe~~ rapporterin under äret om Miluppfyl.lsen, mlpmálen 3,7 e. Närmen es tilwredsställande/tllräckli rapporterin under året om Verkställardet av beslut och direkt 4,0 10. Rapporterinen diskueras på ett tilwredsställnde sätt Î närrden 11a. Närmen es informatin så att de på ett tilwredsstãllande sätt kan följa om ver1santeten är ÃrKamàlsenli (följsam nxt mál,läarete) 3,6 11b. Näimen es inforrlin sä att de pä ett tilffredsslälande sätt kan följ om verksarrien är Kostnadseffekt 3,4 1,0 2,0 3,0 4,0 II Tjanslerrn m ledam5ler 5,0 V åra kommentarer Nämndens värden är överla relativt låa, från 2,6 til 3,5. Bilden är relativt samstämd från ledamöter och nämnd vad äller fråor krn ansvarsfòrdelnin och rapporterin om ekonomi, mål fòr verksamhet och arbetsmiljö. Här finns behov av fårtydliande både vad äller ansvar och befoenhet mellan nämnd och fòrvaltnin. Låa värden es avseende ansvarsfòrdelninen mellan nämnden och kommunstyrelsen. Kommentarer som es tyder på att nämnden inte varit tilräckli delakti i beslut utanfòr nämden, som haft stor påverkan på nämdens arbete. Tjänstemänen tycks mer nöjda än ledamöterna vad avser om nämnden es tilräckli rapporterin om verkställande av beslut och direktiv samt miljörnål. Skilnad ses även i uppfattninen om informationen til nämnden är tilfredsställande för att nämnden ska kunna fòlja om verksamheten är ändamålsenli och kostnadseffektiv. Tjänstemännen är mer nöjda än ledamöterna. Vi konstaterar att två av fem tjänstemän har lämnat måna "vet ej - svar", vilket vi tolkar som att det finns behov av mer kunskap om hur rapporterin bör ske til nämnden och vad som ska rapporteras. Vår bedömnin är att rapporterinen til nämnden behöver förbättras och att det även påår ett fòrbättrinsarbete vad avser ekonomi-och resultatrapporterin. Vårt försla til fòrbättrnsområden är: Tydliör ansvar och befoenhet mellan nämnd och fòrvaltnin. Tydliör vilken rapporterin som nämnden behöver får att kunna fòlja att verksamheten är ändamålsenli och kostnadseffektiv. Utveckla rapporterinen under året avseende ekonomi, måluppfyllelse och verkställhet. 5

23 Öhrlins pmcew7frhouse(oopers I 3.3 Arbetssätt och arbetsformer I nedanstående diaram redovisas svaren inom området Arbetssätt och arbetsformer. Arbetssätt och arbetsformer 12. Rol~ördelninen mellan nämiden och förvaltninens ljänstemän är tydii 13. Rollfördelninen funerar bra i praktiken 14. Den nuvarande deleationsordninen er bra balans när det äller beslut som ska fattas av nämnden respektive tjänstemännen 15. Aterrapporterinen till nämiden av fattade beslut enlit deleation funerar til~redsställande 4,0 16. Arbetssättet i nämiden er oda möjliheter att styra och ha kontroll på verksarreten och ekonomn 1,0 2,0 3,0 4,0 IIljänstemän il Ledamöter 5,0 Våra kommentarer Överla låa värden från ledamöterna i förhållande til andra kommuner. Flertal~t svar lier runt 3,0, inet svar från ledamöterna över 3,5. Men nämnden levererar en mycket splittrad bild, nåra är mycket nöjda andra inte alls. Ä ven tjänstemännens värden är läre i förhållande til andra kommuner, men inte i lika stor rad och har en höre samstämmihet. Rollfördelninen i praktiken har läst värde från både nämnd och tjänstemän i förhållande til andra kommuner. En skilnad ses mellan nämnd oçh tjänstemän vad avser återrapporterin av beslut enlit deleation, där tjänstemännen är mer nöjda. Vår bedömnin är att arbetssätt och arbetsformer inte i tilräckli utsträcknin stödjer nämnden i sitt ansvarsutövande. Våra försla til förbättrinsområden: Se över deleationsordninen för att finna balans mellan nämnd och förvaltnin, i detta sammanhan även uppmärksama hur återrapportern av deleationsbeslut ska återrapporteras til nämnden. Klaröra förväntninar mellan nämnd och tjänstemän samt utveckla ett arbetssätt som er utryme för ökad delaktihet. 6

24 RESULTAT AV REVISIONSRAPPORTEN rörande Sportcentrum 1 HANDLINGSPLAN Riskkällor och risker Problem Åtärder Ansvari Preliminärt klart Tillämpnin av: - Upphandlinsreler (Administrativ chef) - Investerinskalkyler (Chef för MoN) - Projekthandbok (Chef för Sportcentrum) - Deleationsordninen (Förvaltninschef) - Internkontrollplanen, attestrelemente (förvaltninsekonom) - Kommunlaen (Chef för GoP) - Konkurrenslastiftninen (Chef för KoT) - Uppdraslista KF/KS/Nämnd (Nämndsekreterare) LG= Ledninsrupp FC= Förvaltninschef ADA= Administrativa avdelninen MoN=Myndihet o Nyproduktion GoP=Gata o Park KoT= Kost och transport SpC= Sportcentrum KLF=Kommunledninsförvaltninen KF=Kommunfullmäktie KS=Kommunstyrelsen STN=Service och tekniknämnden Man vet om att reelverket finns men 1.använder si inte alltid av det 2.lärde si det för läne sedan men är inte uppdaterad Målet är att ta tillvara på de brister som finns inom Sportcentrum för att säkerställa att samtlia chefer inom STN ska vara väl förtrona med varför, när och hur reelverket tillämpas. Vad är jort: LG (ledninsrupp) har fattat beslut om att samtlia investerinsärenden ska tas upp på LG-möten för vidare behandlin. LG har fattat beslut om vad som kan anses vara beslut av ekonomisk betydelse. Förvaltninschefens beloppsräns vad äller deleation till nämnden äller. 100% tjänst ekonom är föreslaen i budet och behöver efter analys ytterliare utökas med 50% LG har fattat beslut om att anlita neutral besiktninsperson vad avser Valla IP Vad behöver vi fortsätta med: Ta fram och tydliöra processflödet i LG Arbetsmetodik tas fram av LG Uppföljnin av arbetsmetodik i LG Seminarium med internrevisorerna Chefsmöte med samtlia chefer (inkludera en enkät för tydliöra vilka åtärder som behöver enomföras) Uppföljnin enom internkontrollrapport LG LG LG LG FC ADA Kv Kv Kv Kv Kv Kv Uppföljnin/ kontroll FC

25 RESULTAT AV REVISIONSRAPPORTEN rörande Sportcentrum HANDLINGSPLAN till nämnd Implementera projektplan som tillämpas hos MoN Ta fram försla om åtärdsplan vid reelbrott MoNC FC Kv Kv Brist på rutiner ällande: - Arkiverin - Hanterin av kontanta medel - Fakturerin vid tillfällia arraneman - Uppföljnin vad äller fattade avtal - Slutredovisnin av investerinsprojekt - Återrapporterin av beslut fattade på deleation - Återrapporterin till nämnden vad äller investerinsmedel - Återrapporterin till KS/KF vad äller STN har under flera år varit under omvandlin och som en följd förlorat kompetens och kontinuitet. Det har också inneburit att Avsätta tre daar för een utbildnin Ett tänkbart koncept är att tre daar avsätts för emensam utbildnin av chefsruppen inkl administratörer. Varje person får i uppdra att utbilda sina kolleor och får därmed också ett särskilt expertområde att hålla si ajour med. Målet med daarna är att ta fram en plan för hur vidareutbildnin ska ske på underliande beslutsnivåer samt enkät för att tydliöra vilka åtärder som behöver enomföras. Resultatet skulle kunna vara ett populärdokument krin processflödet som rör ordnin och reda på förvaltninen. Ta fram årsplan för arkiverin Ta fram rutiner för kontanthanterin Återta beslutsattest för investerinar ällande SpC Checklista på avtal som är på ån och som avslutas Ta fram koncept för slutredovisnin av investerinsprojekt som kan användas även publikt Implementera RYC inför 2011 ADA ADA KLF FC SpC ADA ADA Kv Kv Kv Kv Kv Kv Kv

26 RESULTAT AV REVISIONSRAPPORTEN rörande Sportcentrum omdisponerin av investerinsmedel (se punkt 11) - Ombudeterinar är frekvent förekommande Punkter där det finns missförstånd: - Återrapporterinsreler tex s 11 maskiner hanteras inte som projekt. När budeten odkänts har avdelninschefen mandat att starta upphandlin och enomföra investerinen. - Utarbeta rutin för anmälnin till nämnden av beslut tana på deleation olika kulturer möts och där punkten 2 ovan ibland lett till konflikter om vad som är rätt tillväaånssätt. Fundera över om det finns fo för att införa en beloppsräns för återrapporterin till LG. Rutin finns och så även mall för beslut fattade på deleation. HANDLINGSPLAN FC/ ADA FC Kv Kv

27 Internkontroll för ekonomiska fråor Service och tekniknämnden Fastställd: Reviderad: Dnr: Avsnitt Styrdokument Kontrollmoment Säkerställs enom: Verksamhetsansvari Frekven s Risk Rapporteras till Ekonomiperspektivet en ekonomi i balans Kvalitet i uppföljnin av verksamhet entemot beslutad budet och plan Överripande planerin med budet beslutad i nämnd och av KF Driftsramen är förvaltninens emensamma åtaande Uppföljnin av ekonomi sker löpande på varje arbetsplats Månadsrapporterin till ledninsrupp och nämnd samt krav på åtärdsplan vid större under- eller överskott Stickprov och rapporterin till ledninsrupp Budetansvari/ Avdelninschefer Avdelninschefer 8 r Löpande Hö Lå Förvaltninschef Nämnd Förvaltninsekono m Väsentlihets och riskbedömnin om nåot år fel; (Lå) Händelsen har en betydelse för verksamhetens styrnin men en rina påverkan; (Måttli) Händelsen har en stor betydelse för verksamheten och får en direkt påverkan; (Hö) Händelsen förändrar verksamheten och får allvarlia konsekvenser

28 Internkontroll för ekonomiska fråor Service och tekniknämnden Fastställd: Reviderad: Dnr: Verksamhetsansvari Frekven Avsnitt Styrdokument Kontrollmoment Säkerställs enom: Risk Rapporteras till s Kvalitet i uppföljnin av verksamhet entemot relemente och uppdra Investerinsramen är förvaltninens emensamma åtaande Laen (1997:614) om kommunal redovisnin Ekonomihandboke n Relemente för service- och tekniknämnden Nr 1.5 Deleationsordnin Attestförtecknin Ekonomihandboke n Investerinspolicyn Handbok för projektarbete 6-17 Det finns ekonomiska rapporter som spelar verksamheten och ansvarsförhållanden Förvaltninens investerinsram är utiftstaket och reelverk med tillhörande policys följs Ansvars- och objektsstruktur uppdateras i samband med budetåret och därefter vid verksamhetsförändrina r beslutade av nämnd eller förvaltninschef. Beslut i nämnd ällande projekt Kvartalsuppföljnin till nämnd Stickprov Avdelninschefer Förvaltninsekonom Budetansvari Avdelninschef ADA Förvaltninsekonom Budetansvari Budetansvari och förvaltninsekonom Förvaltninsekonom Löpande 1 r Löpande Löpande Löpande Löpande 4 r 1 r Måttli Måttli Hö Hö Hö Hö Hö Måttli Förvaltninschef Förvaltninschef Förvaltninschef Nämnd Förvaltninschef Nämnd Förvaltninschef Nämnd Förvaltninschef Nämnd Förvaltninschef Nämnd Förvaltninschef Väsentlihets och riskbedömnin om nåot år fel; (Lå) Händelsen har en betydelse för verksamhetens styrnin men en rina påverkan; (Måttli) Händelsen har en stor betydelse för verksamheten och får en direkt påverkan; (Hö) Händelsen förändrar verksamheten och får allvarlia konsekvenser

29 Internkontroll för ekonomiska fråor Service och tekniknämnden Fastställd: Reviderad: Dnr: Verksamhetsansvari Frekven Avsnitt Styrdokument Kontrollmoment Säkerställs enom: Risk Rapporteras till s Kvalitet i redovisnin attestreler efterföljs föredömlit Kontroll av ekonomiska transaktioner 6-10 Beslutsattesterar känner till vad de ska kontrollera -kontroll av att behöri attesterar -kontroll av samtlia beslutsattestanter s ena utifter Underskrift på att relemente läst och förståtts när behörihet es. Stickprov och vid konterin Förvaltninsekonom Ekonomrupp Ekonomrupp Löpande Alla fakturor som är på mer än 10 tkr och minst 50 fakturor per vecka Hö Måttli Förvaltninschef Nämnd Förvaltninsekono m Väsentlihets och riskbedömnin om nåot år fel; (Lå) Händelsen har en betydelse för verksamhetens styrnin men en rina påverkan; (Måttli) Händelsen har en stor betydelse för verksamheten och får en direkt påverkan; (Hö) Händelsen förändrar verksamheten och får allvarlia konsekvenser

30 Internkontroll för ekonomiska fråor Service och tekniknämnden Fastställd: Reviderad: Dnr: Verksamhetsansvari Frekven Avsnitt Styrdokument Kontrollmoment Säkerställs enom: Risk Rapporteras till s Kvalitet i redovisnin - räkenskaperna s tillförlitlihet Laen (1997:614) om kommunal redovisnin Relemente för service- och tekniknämnden Nr 1.5 Ekonomihandboke n a) debiterin sker enlit praxis b) kontroll att hanterin av kontanter och kvitton sker enlit rutiner för handkassor c) kontroll att momsreler följs d) följesedlar och underla återfinns e) underla medföljer bokförinsorder f) underla och rutiner följs ällande, förenins- och väbidra Komplett metod Stickprov Komplett metod Stickprov Komplett metod Komplett metod Komplett metod Komplett metod Stickprov Ekonomrupp Förvaltninsekonom Ekonomrupp Förvaltninsekonom Ekonomrupp Ekonomrupp Förvaltninsekonom Budetansvari Förvaltninsekonom Löpande 1 r Löpande 1 r Löpande Löpande Löpande Löpande Måttli Måttli Måttli Måttli Måttli Måttli Måttli Måttli Måttli Förvaltninsekono m Ledninsrupp Förvaltninsekono m Ledninsrupp Förvaltninsekono m Förvaltninsekono m Förvaltninschef Förvaltninsekono m Ledninsrupp Väsentlihets och riskbedömnin om nåot år fel; (Lå) Händelsen har en betydelse för verksamhetens styrnin men en rina påverkan; (Måttli) Händelsen har en stor betydelse för verksamheten och får en direkt påverkan; (Hö) Händelsen förändrar verksamheten och får allvarlia konsekvenser

31 Internkontroll för ekonomiska fråor Service och tekniknämnden Fastställd: Reviderad: Dnr: Verksamhetsansvari Frekven Avsnitt Styrdokument Kontrollmoment Säkerställs enom: Risk Rapporteras till s Kvalitet i redovisnin Relemente för betalkort efterföljs föredömlit Reler för betalkort 6-13 a) Betalkort beslutas av nämnd b) Kortet används i tjänsten c) Återlämnin av betalkort Kontroll av betalkort mot fattade beslut Stickprov Förtecknin av betalkort Ekonomrupp Ekonomrupp Nämndsekreterare 1 r Löpande Löpande Lå Förvaltninsekono m Förvaltninsekono m Ledninsrupp Väsentlihets och riskbedömnin om nåot år fel; (Lå) Händelsen har en betydelse för verksamhetens styrnin men en rina påverkan; (Måttli) Händelsen har en stor betydelse för verksamheten och får en direkt påverkan; (Hö) Händelsen förändrar verksamheten och får allvarlia konsekvenser