Användarmeddelande (december 2014) Ny programversion Flex HRM Plan Bäste kund! Version 14.3 På följande sidor kan du läsa om de nyheter som har tillkommit i FLEX HRM Plan i version 14.3. Bland nyheterna kan nämnas en förbättrad användarvänlighet i vyerna Grundschema och Schemaöversikt, namnbyte på vyer och möjlighet att välja hur rullande frånvaro ska visas i bemanningen. Med vänlig hälsning Flex Datasystem
Flex HRM Plan Användarmeddelande (december 2014) 2 Innehåll Namnbyte på vyer... 3 Förändrad scroll... 3 Kontaktinformation... 4 Rullande frånvaro... 4 Dela arbetspass... 4 Publicering av schema... 6 Kommentar på lediga arbetspass... 7 Systemanvändare och systemroller... 7 Behörighet för att tilldela roller... 9 Dölj användare... 10 Delegering av användarbehörighet (kommer senare)... 11 Visning av projekt i söklista... 12 Spara rapporturval... 13 Min kalender på startsidan... 13 Personalöversikt på startsidan... 14 Organisationsschema... 15
Flex HRM Plan Användarmeddelande (december 2014) 3 Nyheter Flex HRM Plan Namnbyte på vyer För att få en mer enhetlig namnsättning och förtydliga för användarna har vi bytt namn på följande vyer. Bemanning per anställd heter nu Schemaöversikt och Bemanning per kontering har bytt namn till Schemaöversikt per kontering. Förändrad scroll För att förbättra användarvänligheten i vyerna Grundschema och Schemaöversikt har scrollbaren flyttats så att man nu endast scrollar de anställda och inte hela sidan. Det gör att även när du scrollat till de anställda längst ned ser du fortfarande datumen och de lediga arbetspassen vilket underlättar arbetet när många anställda är inladdade. Du kan nu även själv bestämma hur stor yta av din skärm som vyn ska utgöra genom att ta tag i strecket under den sista anställda och dra och släppa vid önskad storlek.
Flex HRM Plan Användarmeddelande (december 2014) 4 Kontaktinformation Om du snabbt vill komma åt kontaktinformation för en anställd i någon av vyerna i bemanningen kan du hålla muspekaren över den anställde så visas kontaktinformationen i en liten ruta vid sidan av muspekaren. Rullande frånvaro Nu finns möjlighet att välja per frånvaroorsak hur rullande frånvaro ska visas i bemanningen. Om inställningen Vid utstämpling, visa endast frånvaro fram t.o.m. aktuell dag i bemanningen är markerad kommer rullande frånvaro att endast visas fram t.o.m. aktuell dag. Om inställningen däremot inte är markerad kommer frånvaron att visas oändligt långt framåt. Det senare alternativet kan vara aktuellt vid exempelvis sjukdom, då du inte vet när den anställde kommer tillbaka. Vid utstämpling till komputtag däremot är det kanske vanligare att endast resten av dagen avses och då kan det vara lämpligt att ha inställningen markerad. Den nya inställningen hittar du under Administration Inställningar Frånvaroorsaker. Dela arbetspass Det finns nu möjlighet att tillåta att vissa arbetspass delas. Exempelvis om ett arbetspass är mellan 06:00 och 14:00, så kanske man vill att en anställd ska ta 06:00 till 10:00 och en annan anställd 10:00 till 14:00.
Flex HRM Plan Användarmeddelande (december 2014) 5 För att ett arbetspass ska kunna delas behöver du markera inställningen Delbar på det arbetspasset. Om en anställd är bemannad på ett arbetspass 07:00 16:00 på Station1 och du försöker tilldela ett arbetspass 06:00 14:00 på Station3 ger systemet dig förslag på hur dessa kan delas.
Flex HRM Plan Användarmeddelande (december 2014) 6 Publicering av schema Om du inte vill att de anställda ska se sitt schema innan det är färdigplanerat kan du använda den nya funktionen publicering av schema. Det gör du genom att markera inställningen Använd publicering av schema som du hittar under Administration Inställningar Bemanning. För att publicera schema fram t.o.m. ett visst datum klickar du på ikonen uppe i verktygsfältet i schemaöversikten och väljer vilket datum du vill publicera schema fram till. Publiceringen gäller för alla anställda som är inladdade. Publicerade dagar visas med ljusgrön bakgrund. Att schemat är publicerat innebär att det även visas på andra ställen i systemet, exempelvis tidrapporten och rapportutskrifter. Om schemat inte är publicerat kommer det stå Schema saknas på dessa ställen.
Flex HRM Plan Användarmeddelande (december 2014) 7 Kommentar på lediga arbetspass Nu finns möjlighet att skriva en kommentar på lediga arbetspass. Det gör du genom att markera ett ledigt arbetspass och sen klicka på kommentarsikonen i verktygsfältet. När ett ledigt arbetspass har en kommentar visas en ikon som du kan klicka på för att se/redigera kommentaren. Motsvarande funktionalitet finns även i vyn Schemaöversikt per Projekt där lediga arbetspass också visas. Systemanvändare och systemroller Om du använder Flex HRM med en servicebyrålicens aktiveras funktionalitet för kundinstanser. Kundinstanser används för att en servicebyrå ska kunna separera sina olika kunders uppgifter på ett säkert sätt. Kundernas företag och användare läggs då in under en kundinstans för att på så sätt inte blandas ihop en andra kunders uppgifter. För att servicebyråns administratörer ska kunna komma åt de olika kundinstanserna finns systemanvändare. Dessa systemanvändare kommer åt uppgifter i olika kundinstanser beroende på behörigheter. För att kunna administrera systemanvändare och systemroller måste du vara inloggad som en systemanvändare som har behörighet till dessa systemregister. Registren för systemanvändare och systemroller hittar du under Administration Allmänt Systemregister. Systemroller Systemroller fungerar på motsvarande sätt som rollerna under Administration Allmänt Roller. Du definierar de olika rollerna och ställer in behörigheter för dem. En skillnad mot de vanliga rollerna är att på en systemroll kan du inte strypa behörigheten till olika
Flex HRM Plan Användarmeddelande (december 2014) 8 konteringsdimensioner och granskningsnivåer. Om systemrollen har behörighet till ett företag kommer en systemanvändare som tillskrivs den rollen att ha full behörighet till konteringsregister och granskningsnivåer. Systemanvändare Systemanvändare fungerar på motsvarande sätt som användare under Administration Allmänt Användare. Du definierar de olika systemanvändarna som ska kunna logga in i systemet och tilldelar de systemroller de ska ha på olika kundinstanser och företag. Att kunna tilldela roller för en kundinstans är den stora skillnaden mot vanliga användare (se bild).
Flex HRM Plan Användarmeddelande (december 2014) 9 En systemanvändare kan i ett företag för en viss kundinstans även tilldela vanliga roller som finns i denna kundinstans. När du markerat ett företag eller kundinstans (eller något på lägre nivå i ett företag), kommer du i listan med roller till höger se alla roller du kan tilldela på denna nivå. Om du markerar den översta noden [Alla/Övriga kundinstanser] kommer du endast kunna välja systemroller. När du loggar in med en systemanvändare anger du för vilken kundinstans du vill logga in. Behörighet för att tilldela roller I version 14.3 av Flex HRM har möjligheten att begränsa behörigheten för att tilldela roller till användare tillkommit. För varje roll i HRM kan du nu ange vilka roller den aktuella rollen är behörig att tilldela användare. Behörighet att tilldela roller kan ges i de företagen där behörighet finns eller i samtliga företag. Inställningar för behörighet att tilldela roller finns under Administration Allmänt Roller, fliken Tilldelning. Behörig att tilldela Anger vilka roller den aktuella rollen ska vara behörig att tilldela. Alternativen är Inga roller, Enligt urval eller Alla roller. Väljer du Enligt urval visas en lista över samtliga befintliga roller där du får bocka för vilka roller den aktuella rollen ska vara behörig att tilldela.
Flex HRM Plan Användarmeddelande (december 2014) 10 Tilldelning i företag Som standard kan roller bara tilldelas i företag där behörighet finns. Bockar du för rutan Behörig att tilldela roller i alla företag kommer behörigheten att utökas till alla befintliga företag. Dölj användare Under fliken Allmänt finns fr.o.m. version 14.3 möjlighet att i användarregistret dölja användare som är kopplade till företag där behörighet saknas och/eller användare som saknar koppling till företag.
Flex HRM Plan Användarmeddelande (december 2014) 11 Delegering av användarbehörighet (kommer senare) Det finns nu möjlighet att låta användare delegera sina behörigheter till andra användare för ett visst tidsintervall. Detta för att exempelvis en attestant under sin semester ska kunna delegera sin attestbehörighet till en annan användare. Funktionen kan nås under menyvalet Administration Allmänt Delegera användarbehörighet. Här väljer du datumintervall för när behörigheten ska delegeras, användare till vilken du vill delegera behörigheten samt vilka roller du vill delegera. I listan över vilka roller du kan delegera visas endast de roller för vilka du valt Tillåt delegering av roll till annan användare under Administration Allmänt Roller, fliken Allmänt.
Flex HRM Plan Användarmeddelande (december 2014) 12 Visning av projekt i söklista När en anställd ska söka efter ett projekt i tidrapporten kan du nu välja att visa endast de projekt som den anställde är deltagare i men ändå ge den anställde möjligheten att välja mellan alla projekt när den så önskar. För att aktivera den funktionen markerar du inställningen Visa endast projekt som anställd är deltagare i som default i söklista. Den inställningen ligger under Administration Inställningar Allmänt Konteringsdimensioner. I projektsöklistan visas då de projekt den anställde är deltagare i, men genom att markera Visa alla projekt får den anställde tillgång till alla projekt.
Flex HRM Plan Användarmeddelande (december 2014) 13 Spara rapporturval Det finns nu möjlighet att spara egna rapporturval. Ett sparat urval hittas i rapportträdet under originalrapporten. Datumurvalen i rapporterna har även utökats med föregående vecka och föregående månad. Min kalender på startsidan På startsidan finns nu möjlighet att visa en kalender. Den är kopplad till inloggad användare och visar dennes schematider samt ansökt och attesterad frånvaro. För att användarna ska se kalendern på startsidan behöver de aktuella rollerna ha inställningen Se min kalender markerad.
Flex HRM Plan Användarmeddelande (december 2014) 14 Personalöversikt på startsidan Nu finns möjlighet att visa en personalöversikt på startsidan. Den innehåller aktuell information om företaget såsom antal anställda, fördelat på kvinnor och män, hur åldersfördelningen ser ut på företaget samt ett organisationsschema. Organisationsschemat finns utförligare beskrivet här nedan.
Flex HRM Plan Användarmeddelande (december 2014) 15 Organisationsschema Ett organisationsschema brukar ofta vara svåra att hålla uppdaterade med aktuell information i en ständigt rörlig organisation. Därför kan det vara användbart med vårt nya organisationsschema i systemet som bygger på uppgifter som du ofta redan har matat in i systemet. Den anställde hittar organisationsschemat direkt från startsidan. Se avsnittet Personalöversikt på startsidan för mer info. Exempel på ett organisationsschema. I organisationsschemat får du en översiktlig bild av hur organisationen är uppbyggd samt vilka anställda som finns på respektive avdelning. Genom att klicka på länken för antal anställda i en av rutorna får du upp en lista som visar de anställda samt kontaktuppgifter till dessa. Inställningar - Konteringsdimensioner För att sätta upp ett organisationsschema behöver du göra vissa inställningar. Under Administration Inställningar Allmänt Konteringsdimensioner väljer du vilka konteringsdimensioner som ska användas som organisatoriska enheter och därmed visas i organisationsschemat. Detta gör du genom att kryssa i Organisatorisk enhet samt välja vilken Övernivå denna ska ha. Den högsta nivån är alltid företaget, därefter den första raden i organisationsschemat osv. Inställningar Konteringsregister I konteringsregistret, som t.ex. Administration Register Regioner, som jag i mitt exempel använder som en organisatorisk enhet, kan du välja en chef för respektive region. Chefen kommer att visas med namn och bild i organisationsschemat. Inställningar Företag Under Administration Allmänt Företag väljer du företagets VD som ska synas i organisationsschemat.
Flex HRM Plan Användarmeddelande (december 2014) 16 Inställningar Anställda Det sista steget är att lägga in de anställda i rätt del av organisationsschemat. Detta gör du under Administration Register Anställda, fliken Övrigt genom att välja en hemkontering för de konteringsdimensioner som är organisatoriska enheter. I mitt fall har jag dimensionerna Avdelning och Region som jag har lagt upp på de anställda.