Projektplan PA

Projektplan PA 2.0 9152-33090949 OBS! Dokumentet ska diarieföras. Projektplan Filnamn: Projektplan PA 2.0 ver 1.0 2015 10 08.docx PA 2.0 Mall från Tieto PPS (ME001, 7.0.0) Karin Berglind Dok.beteckning Sida: 1 (18) Utgåva P1.0-1 www.tieto.se/pps

Innehåll 1 Basfakta... 4 1.1 Godkännande av projektplan och bilagor... 4 1.2 Projektet, sammanfattning... 5 2 Idé och mål... 5 2.1 Bakgrund... 5 2.2 Projektidé... 6 2.3 Projektmål och prioritering... 6 2.4 Avgränsningar... 8 2.5 Förutsättningar och inberoenden... 8 3 Leverans och överlämning... 9 3.1 Förvaltande part... 9 3.2 Överlämningsordning... 10 3.3 Leveransobjekt och godkännande... 10 3.4 Överlämning, procedur... 11 4 Organisation... 11 4.1 Projektorganisation... 11 4.2 Ansvar, befogenheter... 11 4.3 Lokalisering, utrustning samt lokaler... 12 4.4 Bemanning och utbildning... 12 5 Tidsplan och resursbehov... 12 5.1 Projekttidplan... 12 5.2 Beslutspunkter... 13 5.3 Resursbehov, inköp av resurser... 13 5.4 Inköp av färdigt resultat... 14 6 Arbetsformer... 14 6.1 Produktionsmodell... 14 6.2 Dokumenthantering... 15 6.3 Ändringshantering... 15 6.4 Kvalitetssäkring, Projektanalys... 15 6.5 Sekretess, säkerhet... 16 6.6 Informationsspridning... 16 6.7 Möten... 16 6.8 Kravdialog... 17 6.9 Administrativa rutiner... 17 6.10 Avveckling... 17 7 Risker... 18 8 Projektkalkyl... 18 9 Referenser... 18 Filnamn: Projektplan PA 2.0 ver 1.0 2015 10 08.docx Sida: 2 (18)

Utgåvehistorik för dokumentet Utgåva Datum Kommentar 0.1 15-07-09 Första utkast 0.2 15-08-28 Uppdaterat utkast 0.3 15-09-22 Uppdaterat utkast efter kommentarer från styrgruppen 0.4 15-09-24 0.9 15-09-30 Underlag för beslut om Projektplan på styrgrupp 1.0 15-10-08 Beslutad i styrgrupp Filnamn: Projektplan PA 2.0 ver 1.0 2015 10 08.docx Sida: 3 (18)

1 Basfakta 1.1 Godkännande av projektplan och bilagor 1.1.1 Godkännande av projektplanen Projektplanen godkänd av: Beställare/Projektägare: Projektledare: Anna Lindholm / Christina Nilsson Karin Berglind 1.1.2 Definitioner Ord/förkortning/akronym PA SSC Förklaring Personaladministration Statens Service Center 1.1.3 Bilagor Bilaga Dokumentnamn Utgåva, datum 1 Kravbeskrivning Ref 2 och 3 samt Levereras senare 2 Lösningsbeskrivning Levereras senare 3 Risklista Uppdateras kontinuerligt 4 Informationsmatris/Kommunikationsplan 2015-06-29 uppdateras kontinuerligt 5 Projekttidsplan 2015-09-18 6 Rollbeskrivning projektorganisation och projektportfölj 2015-08-27 7 Bemanning, kontaktlista Uppdateras kontinuerligt 8 Projektkalkyl 2015-09-10 9 Dokumentförteckning N/A 10 Processförteckning 2015-09-02 Filnamn: Projektplan PA 2.0 ver 1.0 2015 10 08.docx Sida: 4 (18)

1.2 Projektet, sammanfattning 1.2.1 Projektets omfattning Projektet kommer påverka alla anställda på GU, men i olika omfattning genom följande huvudaktiviteter: - Verksamhetsövergång av personal som hanterar Löne- rese och utläggshanteringen - Nya system för personaladministration (t.ex. Självservice ersätter Egenrapporteringen) och för rekrytering (ReachMee ersätter E-rek) på både lokal nivå och för personalenheten. - Översyn och uppdatering av processer kopplade till verksamhetsövergången och systembytena 1.2.2 Framgångsfaktorer - Öppenhet från projekt och verksamhet - GU-intern målgruppsanpassad information/kommunikation - God samverkan med SSC 1.2.3 Samband med andra organisationer eller projekt - Kopplat till PA 2.0 har vi ett gemensamt projekt med SSC för införande av nya system samt verksamhetsövergången till SSC - Övriga projekt inom den gemensamma projektportföljen - Arbete med utveckling av HR arbetet på GU Christina Nilsson 2 Idé och mål 2.1 Bakgrund Regeringen har beslutat att alla myndigheters löneadministration ska utföras av Statens servicecenter (SSC), en statlig myndighet under Finansdepartementet som erbjuder statliga myndigheter i Sverige tjänster inom löneadministration, ekonomiadministration och e-handel. Regeringen har beslutat att anslutningarna till Statens servicecenter ska ske under 2015 2019. Göteborgs universitet är, som alla myndigheter, ålagt att ansluta sig och kommer att genomföra en anslutning under 2016. Statens servicecenter ska leverera tjänster inom löneadministration samt rese- och utläggsadministration till Göteborgs universitet. I samband med detta sker en verksamhetsövergång av lönehandläggare, vilket innebär att Statens servicecenter placerar ett kontor i Göteborg där berörda medarbetare inom löneadministrationen vid universitetet erbjuds anställning. Projektet ingår i gemensamma förvaltningens projektportfölj för universitetsgemensamma utvecklingsprojekt. Vid tiden för regeringens beslut om SSC som kom i november 2014 pågick redan en förstudie vid universitetet i syfte att kartlägga förutsättningarna inför bytet av PA-system från Palasso till Primula (se avsnitt 4 för underlag från förstudien). I början av 2015 skrev GU en avsiktsförklaring med Statens servicecenter som ska börja leverera tjänster inom löne- rese- och utläggsadministration. Under våren 2015 har en förberedande fas genomförts med GAP analys denna avslutades med Överenskommelse som skrevs under den 3 juli 2015. Filnamn: Projektplan PA 2.0 ver 1.0 2015 10 08.docx Sida: 5 (18)

Universitetets nuvarande avtal för Palasso löper ut 2016-06-30. SSC har tecknat avtal med leverantören av Palasso för att säkra driften av sina befintliga kunder fram till och med 2018-12-31 Nya myndigheter som ansluts till SSC kan teckna ett hängavtal till detta. Den påbörjade anslutningsprocessen med SSC innebär att universitetets drift av Palasso är säkrad även efter 2016-06-30, för det fall implementeringen av Primula inte är slutförd vid detta datum, vilket ger universitetet bättre förutsättningar att genomföra projektet med mindre tidspress. 2.2 Projektidé Projektet kommer att bidra till en enhetlig och effektivare hantering av personaladministration och rekrytering vid hela universitet genom att vi utvecklar berörda verksamhetsprocesser samt utnyttjar SSC:s tjänster runt system och lönehantering. 2.3 Projektmål och prioritering Projektet är uppdelat i fem delprojekt: Verksamhet, ReachMee, Verksamhetsövergång, Gemensam organisationshantering, Integration och Datalager. Varje delprojekt har en Delprojektledare. 2.3.1.1 Verksamhet Syfte: Anpassa och utveckla de processer som berörs i samband med att GU byter PA system och ansluter lönehanteringen till Statens ServiceCenter (SSC). Mål: - Berörda verksamhetsprocesser och arbetssätt inom personalområdet är förändrade och implementerade i hela verksamheten. Projektet skall ge förutsättningar så att alla verksamheter som upprättar information kan arbeta på ett korrekt sätt.(se bilaga 10) - Samtliga medarbetare har fått möjlighet att ställa om till nya arbetssätt genom att projektet i samarbete med linjeorganisationen säkerställt att verksamhet och kompetens har utvecklats och förberetts inför förändringen. - Dagens Egenrapportering är bytt till Primulas Självserivce - Personaladministrativt system är bytt från Palasso till Primula, med drift och support hos SSC. - Palasso är avvecklat 2.3.1.2 ReachMee Syfte: Mer professionell och driftsäker hantering av rekryteringar vid GU, dels genom utvecklade processer/arbetssätt inom bl.a. kompetensbaserad rekryteringsmetodik, dels genom ett naturligt flöde till kommande lönesystem (Primula). Mål: - Övergång från nuvarande rekryteringssystem E-REK till ReachMee, vilket driftas och supportas av SSC. - Övergången mellan de två rekryteringssystemen kommer pågå under 2016 och delvis verka parallellt. - Övergången till ReachMee ska resultera i nya och förbättrade arbetssätt vid rekryteringen och kvalitetssäkrad samt enkel överföring av uppgifter från det nya lönesystemet Primula. - E-rek är avvecklat Filnamn: Projektplan PA 2.0 ver 1.0 2015 10 08.docx Sida: 6 (18)

2.3.1.3 Verksamhetsövergång Syfte: Hantera Verksamhetsövergången till SSC för att den skall blir bra för alla parter Mål: - Universitetets centrala löne-, rese- och utläggsadministration är överflyttad till SSC. 2.3.1.4 Gemensam organisationshantering Syfte: Förenkla administrationen av organisationsförändringar genom att införa ett gemensamt organisationsbegrepp och en central punkt där detta begrepp skapas och uppdateras och varifrån det kan integreras till samtliga berörda system. Mål: - Nytt system Organisationsdatabas (OrgDB) utvecklat och driftsatt. - Förvaltningsorganisation för Organisationsdatabas etablerad. - Gemensamt arbetssätt för hantering av organisationsförändringar i IT-system infört. 2.3.1.5 Integration och Datalager Syfte: Säkerställa befintliga integrationer av PA-data vid övergång till Primula samt genomföra förbättringar av infrastruktur på integrationsområdet för att skapa förutsättningar för en framtida förenklad hantering av integrationer. Mål: - Samtliga system som tidigare integrerade data från Palasso integrerar motsvarande data från Primula och Organisationsdatabasen. - Integrationer mellan ReachMee och berörda system är på plats. - Ny integrationsarkitektur med Common Data Store (CDS) implementerad. - Anpassningar i Integrationsplattformen överlämnade till förvaltning. - Anpassningar i Datalagret överlämnade till förvaltning. 2.3.2 Projektmålets prioritering Prioritering: 0,5 Resultat 0,3 Tidpunkt 0,2 Kostnad 2.3.3 Effektmål Effektmål Hur ska effekten mätas? När ska effekten mätas? Tydligt ansvar och tydliga roller i PA processerna som berörs av överflyttandet till Nöjdare medarbetare, mindre personberoende. Mäta nuläge och sätta mål för önskat läge efter projektets slut. Ansvarig/Utförare 1 år efter övergången HR Chef Filnamn: Projektplan PA 2.0 ver 1.0 2015 10 08.docx Sida: 7 (18)

Effektmål Hur ska effekten mätas? När ska effekten mätas? SSC. Det ska bli lättare att: - Söka jobb - Använda egenrapporteringen Processförändring: - Kapa ledtider - Säkra information Säkerställa kvalitet & riktighet av den info som integreras genom ensade definitioner & utpekat ägarskap. Robust integrationslösning som kan hantera förändringar i befintliga system + nya system med mindre resurser och kortare ledtid. Mäta nuläge och sätta mål för önskat läge efter projektets slut. Mäta nuläge och sätta mål för önskat läge efter projektets slut. Endast informationsmängder som har beslutade definitioner distribueras vidare till mottagande system. Efter varje förändring ställs utfallet mot en bedömning hur den skulle genomförts I den tidigare integrationslösningen 1 år efter övergången HR Chef 1 år efter övergången HR Chef Vid projektets slut Efter projektets slut Ansvarig/Utförare IT Chef IT Chef 2.4 Avgränsningar Processer som varken påverkas direkt av verksamhetsövergången till SSC eller av systembytena kommer inte att ingå i projektet. Se bilaga 10 för mer detaljer. Delprojekt Integration och Datalager kommer att leverera en central lagringsplats (CDS) för integrerad data inom ramen för Datalagrets befintliga tekniska plattform. Här finns möjlighet att lagra all data som integreras mellan IT-system i syfte att förenkla integrationer, men endast data inom domänen PA kommer att modelleras och implementeras i projektet. Hantering av Externa personer ingår inte i projektets åtagande. 2.5 Förutsättningar och inberoenden 2.5.1 Förutsättningar En viktig förutsättning är också att projektet tilldelas de resurser som behövs för att genomföra alla de nödvändiga aktiviteterna. 2.5.2 Inberoenden Nr. Beskrivning Ev. Godkännande kriteria Ansvarig Datum 1 Uppsättning av Primula Test/utv Åtkomst från GU är verifierad SSC 2015-12-01 Filnamn: Projektplan PA 2.0 ver 1.0 2015 10 08.docx Sida: 8 (18)

Nr. Beskrivning Ev. Godkännande kriteria Ansvarig Datum 2 Uppsättning av ReachMee Test/utv 3 Leveranser från Primula leverantör (Evry) 4 Beslut om integrationsarkitektur enligt förslag Åtkomst från GU är verifierad SSC 2015-10-15 Tester godkända SSC 2016-06-01 IT chef 2015-10-15 3 Leverans och överlämning 3.1 Förvaltande part 3.1.1 SSC För arbetet med SSC kommer vi att använda en samarbetsmodell se Överenskommelsen Ref 1. Bemanning av GU:s (som kundmyndighet) roller i samarbetsmodellen kommer att tillsättas under projektet. Se bild på samarbetsmodellen nedan. Bemanningen kommer att finnas på GF Administrativ Stöd samt på Personalenheten beroende på nivå i modellen. Support kommer att tillhandahållas av SSC både för administrativ personal och alla medarbetare. Utbildning av GU:s medarbetare ansvara GU för. 3.1.2 Gemensam Organisationshantering Ägare av organisationsdatabasen kommer vara Personalenheten. Förvaltningsorganisation för den kommer att sättas upp under projektets gång. Filnamn: Projektplan PA 2.0 ver 1.0 2015 10 08.docx Sida: 9 (18)

3.2 Överlämningsordning Överlämningen kommer ske efter en stabiliseringsperiod som infaller efter att Verksamhetsövergången är gjort samt att vi arbetar i nya system. Allt enligt SSC etableringsmodell. När det gäller universitetets interna administration och nya processer kommer dessa att börja användas i samband med när de nya systemen är i drift. Ägare av dessa processer är Personalenheten. Överlämning till befintliga förvaltningsorganisationer för integrationer och datalager kommer ske enligt ordinarie rutin på GU när detta arbete är klart. 3.3 Leveransobjekt och godkännande 3.3.1 Leveranser Lev.nr Beskrivning Godkännandekriteria Datum Mottagare 1 Verksamhetsövergång av personal på Löneenheten till SSC 2 Upprätta en Organisationsdatabas detta är ett inberoenden till det gemensamma SSC/GU implementationsprojekt 3 Gemensam organisationshantering organisationsdatabasen med användargränssnitt är klar och testad. 4 Integrationer inberoenden som SSC implementationsprojekt är beroende av 5 Integrationer återstående integrationer med Primula 6 Utbildning av administratörer i Primula 7 E-learningsmaterial är framtagna 8 Nya processer utvecklade och dokumenterade 9 Införande av Primula inkl Självservice 10 Integrationer övriga förbättringar ej kopplade till Primula införandet Personal från Löneenheten har ny anställning på SSC. Integrationen mellan organisationsdatabasen och Primula fungerar enligt specifikation. Godkänd test och klart för överlämning till förvaltning GU 2016-05-01 HR chef 2016-03-01 SSC/GU projektets styrgrupp 2016-10-01 Personalenheten Integrationerna enligt specifikation. 2016-09-01 SSC/GU projektets styrgrupp Klart för överlämning till förvaltning GU All PA personal vid universitet har genomgått eller erbjudits att genomgå utbildning i Primula webb. E-lerarningmaterial tillgänglig för alla medarbetare Nya processerna förankrade i verksamheten. 2016-11-01 IT enheten 2016-11-01 PA personal vid universitetet 2016-10-01 Alla medarbetare på GU. 2016-10-01 HR chef Godkänd Acceptanstest 2016-11-01 SSC/GU systemförvaltning Klart för överlämning till förvaltning GU 2016-12-01 IT enheten Filnamn: Projektplan PA 2.0 ver 1.0 2015 10 08.docx Sida: 10 (18)

Lev.nr Beskrivning Godkännandekriteria Datum Mottagare 11 Utbildning av berörd personal i ReachMee inkl nya arbetssättet för ny rekrytering. All berörd personal har genomgått eller erbjudits att genomgå utbildning i ReachMee 12 ReachMee fas 1 Systemuppsatt och godkänd acceptanstest 13 ReachMee fas 2 Integrationer klara enligt specifikation. 14 Förslag till verksamhetsförändring och riskanalys 2016-02-01 Alla berörda medarbetare 2016-03-01 SSC/GU systemförvaltning 2016-12-01 IT enheten Förhandlingen avslutad 2015-12-31 Intern och gemensam styrgrupp 3.4 Överlämning, procedur Projektet kommer att överlämna enligt PPS och GU:s överlämningsprocedur. För mottagare se tabell kapitel 3.3.1. 4 Organisation 4.1 Projektorganisation Styrgrupp Anna Lindholm, Områdeschef, Administrativt stöd, Ordförande i styrgruppen Christina Nilsson, HR-chef, Personalenheten. Sören Ehrnberg, IT-chef, IT-enheten Anette Gillek, Sektionschef, IT-enheten Laura Ojanen Prytz, Ekonomicontroller, Områdeskansli administrativt stöd Lena Rogström, prefekt Institutionen för Svenska språket, Humanistiska Fakulteten Göran Liljedal, administrativ chef Sahlgrenska Akademin Projektcontroller Ylva Waller Wridell Projektledning Projektledare Karin Berglind Projektresurser Kommunikatör Karoline Axelsson Process resurs Johan Augustsson Delprojektledare Verksamhet Staffan Gunnarsson Verksamhetsövergång Tommy Christensen ReachMee Roger Haglund Gemensam Organisationshantering Ola Lundgren Integration och Datalager Ola Lundgren 4.2 Ansvar, befogenheter Se bilaga Rollbeskrivning projektorganisation och projektportfölj Projekt PA 2.0 Filnamn: Projektplan PA 2.0 ver 1.0 2015 10 08.docx Sida: 11 (18)

4.3 Lokalisering, utrustning samt lokaler Inga specifika lokaler är allokerade för projektet mötesrum bokas vid behov via GU:s ordinarie rutin. 4.4 Bemanning och utbildning 4.4.1 Bemanning Projektets bemanning finns i bilagan Kontaktlistan. 4.4.2 Utbildning Projektet behöver kännedom om de system som skall införas. Med system menas det gränssnitt som GU kommer att arbeta med. Detta för att kunna ta fram processer på ett effektivt sätt. Utbildning i gränssnittet kommer att tillhandahållas av SCC. 5 Tidsplan och resursbehov 5.1 Projekttidplan Den översiktliga tidplanen för projektet se nedan. En mer detaljerad tidplan finns i bilagan PA 2.0 Tidplan. Se även referens 4 gemensamt dokument med SSC. 2015 2016 2017 J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M Huvudprojekt Verksamhetsövergång Integration och datalager Gemensam organisationshantering i IT-system Reach Mee ReachMee integrerat Verksamhet Filnamn: Projektplan PA 2.0 ver 1.0 2015 10 08.docx Sida: 12 (18)

5.2 Beslutspunkter I tabellen nedan listas beslutspunkterna i GU:s interna styrgrupp enligt PPS-standard BP1-BP8. Beslutspunkterna för den gemensamma styrgruppen med SSC listas som SSC1-SSCX (Huvudprojekt inkl Primula) samt SSCR2-4 (Delprojekt ReachMee). Följande beslutspunkter är definierade: Datum BP Beslut Beskrivning SSC 8 okt 2015 BP3 BP4 Beslut godkänna projektplan Beslut om att starta genomförandet inkl gemensamma projektet med SSC 9 okt 2015 SSC1 Beslut att startagemensamma projektet med SSC V40 2015 BP5 SSCR2 Beslut att godkänna planering ReachMee Vx 2016 BP6 SSCR3 Beslut om leveransgodkännande ReachMee inkl. utbildning Vx 2016 BP5 SSCR4 Beslut om produktionsstart ReachMee Vx 2016 BP7 Beslut om överlämning till förvaltning av ReachMee V22 2015 BP5 BP6 SSC2 Beslut att godkänna planering Primula Godkänna leverans inberoenden Primula V35 2016 BP5 SSC3 Beslut att godkänna konfiguration Primula V37 2016 BP5 SSC4 Beslut att godkänna integrationstest Primula V44 2016 BP6 Beslut godkänna Leverans Integrationer Primula V40 2016 BP6 Beslut Godkänna Leverans OrgDB enligt leverans nr 3 V44 2016 BP7 Beslut om överlämning till förvaltning Org DB V40 2016 BP6 Beslut godkänna Leverans Integrationsförbättringar enligt leverans nr 9 V41 2016 BP6 SSC5 Beslut om leveransgodkännande Primula inkl. utbildning V45 2016 SSC6 Beslut om produktionsstart Primula V50 2016 BP7 Beslut om överlämning till förvaltning Primula/SSC + Integrationer och Datalager V1 2017 SSC7 Beslut om projektavslut Mars 2017 BP8 Beslut om att Avsluta projektet 5.3 Resursbehov, inköp av resurser 5.3.1 Resurs, kompetens Externa resurser har upphandlats inför detta projekt: - Projektledare - Delprojektledare IT Filnamn: Projektplan PA 2.0 ver 1.0 2015 10 08.docx Sida: 13 (18)

- Utvecklingsteam IT - integrationer och Org. databas 5.3.2 Resurs, utrustning mm N/A 5.4 Inköp av färdigt resultat SSC är vår samarbetspartner när det gäller system och tjänster inom detta projekt. I överenskommelse (Ref 1) finns information om GU:s relation med SSC. 6 Arbetsformer 6.1 Produktionsmodell Projektet kommer arbeta inom 5 delprojekt. Modellen kommer vara olika inom de olika delprojekten beroende på delprojektets art. Verksamhets och ReachMee: - Här kommer vi att arbeta med arbetsgrupper med tonvikten på deltagare från verksamheten. Detta då arbete med kommande processer är huvudsyftet. - Referensgrupper för att en större grupp skall stämma av material från arbetsgrupperna. - Ambitionen är att involvera slutanvändare genom användartester för att säkerställa GU:s uppsättning av systemen blir så bra som möjligt för verksamheten. Delprojekt Verksamhetsövergång: - här följer arbetet lagar och regler för verksamhetsövergångar samt de överenskommelser som görs mellan SSC och GU samt med de fackliga organisationerna. Integrationer och Datalager: - Arbetet kommer att ske enligt en modifierad variant av den produktionsmodell som används för integrationsprojekt på GU-ICC. Den huvudsakliga skillnaden är att utredningsfasen kommer att fokusera på kartläggning av nuläge i syfte att ersätta befintlig integration snarare än kravdialog med beställare. Gemensam organisationshantering: - Arbetet kommer att ske enligt en Scrum-baserad modell. Initialt kommer kravspecifikation och lösningsbeskrivning (per delleverans) att dokumenteras på en övergripande nivå. Därefter kommer lösningen att brytas ned i mindre arbetspaket som estimeras var för sig och tillsammans utgör en Product Backlog. Varje iteration (Sprint) levererar sedan en delmängd av funktionaliteten. Iterationerna kommer att vara i storleksordningen 2-4 veckor. Det gemensamma projektet med SSC har en anslutningsprocess som vi kommer följa. Se nedan. Filnamn: Projektplan PA 2.0 ver 1.0 2015 10 08.docx Sida: 14 (18)

6.2 Dokumenthantering All dokumentation som produceras i projektet skall sparas på GU Box PA 2.0. Varje delprojekt har en egen mapp. Sedan finns gemensamma mappar. Här sparas även kopior av dokumentation från styrgrupp tillsammans med SSC. All dokumentation som skall diarieföras läggs in i listan Diarie Y 2015-5. Där läggs titeln på dokumentet upp samt vilket datum det skickades till registraturen. Detta skall ske kontinuerligt och gärna ett dokument per mail till registratur@gu.se. Detta ansvar har respektive delprojektledare. Innan avslut av projektet kommer en översikt över all dokumentation att göras. All relevant dokumentation som inte tidigare diarieförts kommer åtgärdas. 6.3 Ändringshantering Ändringar som påverkar projektets tidplan, kalkyl eller leveranser kräver att styrgruppen beslutar om att godkänna ändringen. Det är projektledaren som är ansvarig för att bevaka sådana förändringar. Målsättningen är att dessa skall identifieras så tidigt det går, så att det finns tid att analysera och hantera frågorna. När styrgruppen skall besluta om förändring skall underlaget omfatta beskrivning av förändringen, konsekvens för projektets leveranser, tidplan och kalkyl och en rekommendation. 6.4 Kvalitetssäkring, Projektanalys 6.4.1 Projekt Projektkontoret kommer att genomföra en projektanalys i 2 steg. Först en Egenskapsgranskning under Q4 2015 samt en Projektgranskning under Q1 2016. Allt beskrivit i PPS modellen. 6.4.2 Resultat/Lösning Referensgrupper kommer att användas för att stämma av de nya verksamhetsprocesser som projekt skall ta fram. Tanken är att vi skall ha en bred förankring redan under framtagande och att referensgrupper (2 eller flera) skall få ta del av framtaget material. Filnamn: Projektplan PA 2.0 ver 1.0 2015 10 08.docx Sida: 15 (18)

6.5 Sekretess, säkerhet Vad som gäller informationssäkerhet, PUL mellan SSC och GU är detta reglerat i den överenskommelse (Ref 1) som skrivits mellan parterna 2015-07-03. Tillträde till GU:s lokaler sker enligt ordinarie rutiner. 6.6 Informationsspridning 6.6.1 Intern information GU och SSC har en gemensam samarbetsyta via SSC:s portal. Styrgruppsordförande och Projektledare på GU samordnar information mellan interna styrgruppen och den gemensamma med SSC. GU:s projektledare delger delprojektledarna information från båda styrgrupperna. 6.6.2 Extern information Bilaga till denna projektplan finns en kommunikationsplan. Kommunikationsplanen har varit uppe till beslut på styrgruppen 2015 06 23. Kommunikationsplanen är ett levande dokument och kommer att uppdateras under projektets gång. Kommunikationskanaler enligt kommunikationsplanen: - HR nätverket - Regelbunden medverkan från projektledning m.fl. - Lokala möten med verksamheten - Informationsbrev till funktionsbrevlådorna. Information om anslutningen till Staten servicecenter, det arbete som pågår och vad det innebär för respektive organisatoriska del. Avsändare för dessa brev och mottagare av frågor är HR-chefen. - Rektors nyhetsbrev. I detta nyhetsbrev kan det förekomma notiser som handlar om arbetet med anslutningen. Det finns också tillgängligt via Medarbetarportalen. - Universitetsdirektörens nyhetsbrev. I detta nyhetsbrev kan det förekomma notiser som handlar om arbetet med anslutningen. Det finns också tillgängligt via Medarbetarportalen. Synpunkter, tankar och reflektioner skickas till gfledning@gu.se. - Webbsida i Medarbetarportalen med information om projektet och dess arbete, samt nyheter. Webbadress: http://medarbetarportalen.gu.se/pa2.0/ - Nyheter i Medarbetarportalen. Nyheter om arbetet med anslutningen i sin helhet publiceras i Medarbetarportalens nyhetskarusell. - Göteborgs universitets webb. Publicering av pressmeddelanden med information om anslutning och verksamhetsövergång. 6.7 Möten Möte Syfte/resultat Former/plats Ansvarig/deltagare Frekvens/tid Styrgruppsmöte Beslut, styrning Fysiska möten kompletterande med telefonmöten om behov uppstår Styrgruppsmöten med SSC Beslut, styrning Fysiska möten/ via video Projektmöten Driva projektet Fysiska möten kompletterande Styrgrupp Ca 1 gång/månad Anna, Christina, Karin Projektgruppen PL + 4 DPL + 1 Minst en gång per månad Ca varannan vecka Filnamn: Projektplan PA 2.0 ver 1.0 2015 10 08.docx Sida: 16 (18)

Möte Syfte/resultat Former/plats Ansvarig/deltagare Frekvens/tid med telefonmöten om behov uppstår ev fler då behov föreligger Med personalorg. Information Fysiska möten Karin och Tommy Vid behov 6.8 Kravdialog 6.8.1 Delprojekt Integration och Datalager och Gemensam organisationshantering Kravarbetet i delprojekten Integration och Datalager och Gemensam organisationshantering kommer att ske i dialog med en referensgrupp bestående av i första hand följande personer: - Maximiliano Lubian, IT-arkitekt - Raul Berrio, Integrationsarkitekt - Sara Jacobsson, IT-samordnare - Eva Young, specialist PA-IT Utöver dessa kommer process- och verksamhetskunnig personal att kallas till referensgrupper när behov uppstår. Resultatet redovisas i kravspecifikation per delprojekt. För delprojekt Gemensam organisationshantering har en förstudie redan arbetat fram en kravlista som under projektet kvalitetssäkras i dialog med referensgruppen. 6.8.2 Delprojekt Verksamhet och ReachMee Kravdialog om SSC:s tjänster i Primula genomfördes under GAP analysen i projektet. Dessa har tagits hand om i Överenskommelsen mellan SSC och GU se ref 1. Runt ReachMee kommer delprojektgruppen tillsammans med SSC:s projekt att arbetar fram en kravbild utifrån GU och SSC behov och framtida tjänster hos SSC. 6.9 Administrativa rutiner Alla projektdeltagare skall redovisa projekttid i QBIS. Instruktion för hur detta går till finns på GU box under Projektadministration. Projektledaren ger projektdeltagare behörighet att lägga tid på projektet. Om behov av resor föreligger skall PL och DPL vara delaktiga i beslutet. Attestering av fakturor i projektet sker inom befintliga rutiner på GU. PL skall delges kännedom om alla externa fakturor via enhetsekonomen på personal. Tertialrapporteringen görs tillsammans av enhetsekonomen och projektledaren. Statusrapportering enligt GU:s rutin ansvarar projektledaren för. 6.10 Avveckling Innan projektet kan avslutas skall följande vara uppfyllt: - Samarbetsmodellen med SSC skall vara resurssatt och arbetet initierat - Stabiliseringsperioden med SSC skall vara genomförd och åtgärder initierade Filnamn: Projektplan PA 2.0 ver 1.0 2015 10 08.docx Sida: 17 (18)

- Palasso och E-rek skall vara avvecklade eller ha en plan för avveckling om systemen måste vara tillgängliga under en längre tid. - Överlämnat till respektive förvaltningsorganisation gällande: Integrationer, Datalager samt nya för org databasen,. 7 Risker Resultat av riskanalys samt arbetsdokument för att bevaka projektets risker finns i Risklista PA 2.0 som finns under projektdokumentation på GU Box PA 2.0. (Bilaga 3) Risklistan är en stående punkt på både Styrgrupps- och projektmöten. 8 Projektkalkyl Projektkalkylen i sin helhet finns i projektkalkylsbilagan. Nedan finns en sammanfattning av kalkylen: Aktivitet Budget 2015 Budget 2016 Budget 2017 Totalt Interna resurser 1 914 3 071 165 5 150 Externa resurser 3 851 6 903 336 11 090 Övriga kostnader inkl. SSC kostnader 1 350 6 845 30 8 225 Summa 7 115 16 819 531 24 464 9 Referenser Dokument som är referenser till i projektplanen: Ref.nr Dokumentnamn, dokumentbeteckning Utgåva, datum. 1 Överenskommelse GU SSC V 2015/130 2015-07-03 2 Förstudie - Gemensam organisationshantering Dnr: Y 2014/6 3 Förstudie - Nytt personaladministrativt system Dnr: Y 2014/8 4 Projektplan_göteborgsuniversitet_implementerafasen Levande dok finns på samarbetsyta mellan SSC och GU Filnamn: Projektplan PA 2.0 ver 1.0 2015 10 08.docx Sida: 18 (18)