SLUTRAPPORT. Projekt PERSONDATABAS

Sidan 1 (13) SLUTRAPPORT Projekt PERSONDATABAS Framtagning av logisk lösning

Sidan 2 (13) INNEHÅLL 1 BAKGRUND...3 1.1 Allmänt... 3 1.2 Uppdragsgivare och uppdragstagare... 3 1.3 Projektperiod... 3 2 MÅLUPPFYLLELSE...4 2.1 Projektidé och mål... 4 2.2 Efterkalkyl... 5 3 PROJEKTFÖRLOPP...6 4 ERFARENHETSÅTERMATNING...7 4.1 Organisation, roller och ansvarsfördelning... 7 4.2 Projektanalys... 8 4.3 Produktionsmodeller... 9 4.4 Utbildning i projektet... 10 4.5 Ändringshantering... 10 4.6 Utrustning och lokalisering... 10 4.7 Resultat- och dokumenthantering... 10 4.8 Leverans, överlämning och godkännande... 10 4.9 Informationsspridning... 10 4.10 Sekretess och säkerhet... 10 4.11 Nyckeltal... 10 5 PROJEKTETS OCH KUNDENS UPPLEVDA KVALITET...11 5.1 Styrgruppens kommentarer... 11 5.2 Projektledningens kommentarer... 11 5.3 Rekommendation till fortsatt arbete... 12 6 REFERENSLISTA...13

Sidan 3 (13) 1 BAKGRUND 1.1 Allmänt Chalmers har idag en mängd olika register och system som hanterar personinformation. Dessa är idag inte synkroniserade med varandra, och hålls inte uppdaterade. En förstudie har tidigare genomförts i syfte att beskriva nuläget och att identifiera och förankra ett önskat läge. I förstudien fastslogs att den önskade systemlösningen skall bestå av ett ramverk för personinformation, till vilket befintliga och framtida system skall vara kopplade. Vidare betonas vikten av att ramverket definieras så snart som möjligt. Detta anses nödvändigt för att undvika att sektioner och systemansvariga tar fram flera olika lösningar på lokala problem utan inbördes samordning. Förstudien rekommenderade att ett förslag på logisk lösning skulle arbetas fram och realiseras. Denna slutrapport beskriver fasen Framtagning av logisk lösning i projektet Persondatabas samt de erfarenheter som projektet och projektmedlemmarna vill förmedla till kommande projekt. 1.2 Uppdragsgivare och uppdragstagare Uppdragsgivare var Chalmers tekniska högskola, Jan-Martin Löwendahl. Uppdragstagare var: Projektchef: Börje Sennung, IT-chef sektion M Projektledare:, Sigma nbit AB Kvalitetssäkring: Thomas Bjerkhede, Sigma nbit AB Informatör: Anna Jensen, Sigma nbit AB 1.3 Projektperiod V37-2001 V48-2001.

Sidan 4 (13) 2 MÅLUPPFYLLELSE 2.1 Projektidé och mål Projektidé - Citat ur projektdefinitionen: Detta projekt syftar till att ta fram en lösning på de i förstudien identifierade behoven av ett gemensamt system för samordning/hantering av personinformation. Mål - Citat ur projektdefinitionen Projektets övergripande mål är att definiera ett ramverk för personinformation, till vilket befintliga och framtida system skall vara kopplade. Vidare skall projektet: Ta fram en logisk systemlösning (dvs. definition av ramverket). Ta fram en kostnadsuppskattning för att realisera ovanstående lösning. Den logiska systemlösningen skall vara säker, enkel och robust. Lösningen skall också ha ett format som ligger i linje med synsättet i Rational Unified Process (RUP). Linköpings tekniska högskola har byggt en persondatabas. Projektet skall inkludera ett studiebesök där, kontaktperson är Joakim Björklund. Projektet skall genomföras på ett sådant sätt att dess resultat blir förankrade. Måluppfyllelse Krav- och Lösningsbeskrivning Uppfyllda mål: Logisk systemlösning framtagen (se Lösningsförslag, bilaga 1). Levererad och godkänd av styrgruppen 2001-11-15. Kostnadsuppskattning för att realisera ovanstående lösning framtagen (se Lösningsförslag, bilaga 1). Levererad och godkänd av styrgruppen 2001-11- 15. Den logiska systemlösningen är designad för att vara säker, enkel och robust. Lösningen har ett format som ligger i linje med synsättet i Rational Unified Process (RUP). Projektet har genomförts på ett sådant sätt att dess resultat blivit förankrade. Ej uppfyllda mål: Projektet kontaktade Linköpings tekniska högskola (Joakim Björklund) och gjorde bedömningen att ett studiebesök inte ger projektet tillräckligt mycket hjälp för att kunna motiveras. Bakgrunden till denna bedömning är Persondatabas-lösningens specialiseringsgrad till Chalmers tekniska miljö och befintliga system.

Sidan 5 (13) 2.2 Efterkalkyl Budget Budget Budget Budget Utfall Utfall Saldo Resurs timmar i projektet Extern kostnad Intern kostnad Ej debiterbar kostnad Upparb. kostnad tom Prognos tom Saldo 27-11-01 27-11-01 27-11-01 Person resurser Projektledning 264 237,600 237,600 0 Information, sammanställningar 264 237,600 262,800 25,200 Kvalitetssäkring 44 44,000 44,000 0 Projektchef 70 42,900 45,500 2600 Projektgruppsmedlemmar 245 159,250 143,000-16,250 Styrgruppsmedlemmar 36 23,400 23,400 0 Referensgruppsmedlemmar 108 70,200 26,000-44,200 Intervjuer uppföljningsaktivitet 5 3,250 0-3,250 Databas-specialist 32 28,800 3,600-25,200 Summa interna resurser 1,064 548,000 202,150 96,850 785,900-61,100 Omkostnader lokalkostnad vid möten 14,300 14,300 0 Studiebesök 5,000 0-5,000 Intern OH 30,000 30,000 0 Summa intern overhead 0 0 49,300 0 44,300-5,000 Totalsumma resurser 1,064 548,000 251,450 96,850 830,200-66,100 61% 28% 11% Projekt-total 896,300 Varav debiterade kostnader 799,450 Kommentarer: Av de 32 timmar vi planerade att anlita en databasspecialist använde vi endast 4. Anledningen till detta var att första mötet var så givande att vi ansåg att det räckte i denna fasen av projektet. De resterande 28 timmarna har istället använts till att starta den aktivitet i informationsplan som syftar till att ge en första information till de närmast berörda användarna av Persondatabasen (rubricerad Information, sammanställningar 25 200 SEK). Projektgruppsmedlemmar (-16 250 SEK) och Referensgruppsmedlemmar (-44 200 SEK) gav lägre utfall än planerat pga viss frånvaro från möten. Studiebesöket i Linköping (-5 000 SEK) genomfördes ej.

Sidan 6 (13) 3 PROJEKTFÖRLOPP Projektet har genomförts enligt tidplan. Projektplan löp v 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Aktiviteter v nr datum 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 48 1. Förarbete X 2. Planering X 3. Färdigställ nuläge M1 4. Lösningsförslag M2 Verksamheten 5. Logisk systemlösning M3 X 6. Plan för implementering M4 M5 7. Uppskatta realiseringskostnader M5 X M6 8. Sammanställning X Referensgruppsmöte Ref1 Ref2 Riskseminarium RS Styrgruppsmöte & Beslutspunkter SG1 BP4 SG2 SG3 BP6 BP7 SG4 BP8 Tabell 1: Plan över projektets aktiviteter. X = Enskilt arbete, M = Projektmöte (arbetsmöte), SG = Styrgruppsmöte, BP = Beslutspunkt, Ref = Referensgruppsmöte, RS = Riskseminarium Alla resurser har varit tillgängliga och använts enligt plan. Risker identifierade i projektdefinitionen har INTE inträffat. Ett riskseminarium angående riskerna med implementering av den logiska lösningen har genomförts (se bilaga 1, Lösningsförslag).

Sidan 7 (13) 4 ERFARENHETSÅTERMATNING 4.1 Organisation, roller och ansvarsfördelning Styrgrupp Kvalitetssäkring Referensgrupp Projektledning (PC, PL, och Inf.) Projektgrupp Styrgrupp: Ordförande: Projektchef: Projektledare: Kvalitetssäkring: Informatör: Projektgrupp: Jan-Martin Löwendahl Inge Svensson Göran Svensson Börje Sennung, IT-chef sektion M, Sigma nbit AB Thomas Bjerkhede, Sigma nbit AB Anna Jensen, Sigma nbit AB Lill Andersson, administrationsansvarig MD Stellan Englén, systemadministratör Ladok CA Ingrid Riedl, administratör/sekreterare F Catarina Olsson, studievägledare M Gunilla Walther, kanslichef ED Karin Weber, applikationsansvarig PA-systemet CA Henrietta Wicktorsson, avtalsansvarig IT- och serviceavd. Telematik Börje Sennung, IT-chef M, Sigma nbit AB Anna Jensen, Sigma nbit AB Specialistkompetens inom Sigma nbit AB, vad gäller t.ex. databasdesign, har utnyttjats vid vissa tillfällen i projektet. Referensgrupp: Angelica Mårtensson Anna Stedt Annika Josefsson Christer Bernerus

Sidan 8 (13) Darío Lopez-Kästen Gunnar Rehbinder Görgen Olofsson Harald Tägnfors Hasse Freij Inga-Lill Schragen Lisa Hallén Michael Morin Peter Alehammar Stig-Arne Nordin Tore Lund Ulf Redsäter Paul Waserbrot Valter Nordh Ann-Marie Strand Kate Larsson Per Andersson Erik Stenvall Fungerade bra - att rekommendera: Projektgruppens medlemmar hade mycket kompetens från Chalmers olika verksamheter, vilket var viktigt i denna fas. Stor referensgrupp med bred kompetenstäckning. Referensgruppen innehöll deltagare från föregående projektfas. Fungerade mindre bra - bör förbättras till nästa projekt: Att tänka på till nästa projekt: Referensgruppen bör bestå av personer från tidigare faser i projektet Kommentarer till ovanstående organisation: Fyra protokollförda möten hölls inom ramen för styrgruppen. Sex protokollförda möten hölls inom ramen för projektgruppen. Två protokollförda möten hölls inom ramen för referensgruppen. Ett protokollfört risk-seminarie hölls. 4.2 Projektanalys Fungerade bra - att rekommendera: Projektmötena har fungerat mycket bra. Projektgruppen har bearbetat frågeställningarna med stort engagemang och bidragit med gedigen kompetens, vilket resulterat i att projektets leveranser är genomarbetade och håller hög kvalitet. Chalmers PUL-ombudsman, Fredrik von Homeyer, har konsulterats vilket varit mycket givande för projektets arbete och resultat.

Sidan 9 (13) Genomförda informationsmöten angående Persondatabasen har fått ett mycket positivt mottagande. Fungerade mindre bra - bör förbättras till nästa projekt: Informationsspridningen i början av projektet fungerade dåligt. En person i styrgruppen bör utses att bevaka informationsspridningen. Chalmers interna debitering har inte fungerat. Inga faktureringar har hittills gjorts. Att tänka på i nästa projektfas: Engagera PUL-ombudsman genom hela projektets genomförande och stäm av alla delleveranser samt slutleverans. Information och förankring är extremt viktigt i nästa fas (realiseringsfasen). Eventuella kommentarer: En utvärdering av projektgruppens arbete genomfördes av arbetsgruppen själv. Resultatet från utvärderingen redovisas i tabellen nedan. + Bra sammansättning på gruppen, komplett kompetens. Allt material har kommit ut fort. Alla deltagare mycket engagerade, extremt kompetenta och trevliga att arbeta med. Nära 100% närvaro på alla möten. Bra planering av mötestider (fast tid o plats). Fokuserad agenda på mötena. Inget jobb för arbetsgruppens deltagare mellan mötena. Lagom mycket att göra på varje möte. Bra med en vecka mellan mötena tid för reflektion Positivt och kreativt arbete, det kommer att bli nåt. Gott fika (särskilt på sista mötet)! Externa konsulter har möjlighet att ägna den tid som krävs i projektet. Mycket informationsutbyte i gruppen, lärorikt. Delta Bättre definierade kanaler att informera genom, detta skulle vara klart från början. Processbeskrivning från start hade underlättat. Gästföreläsare med liknande lösning hade kunnat ge en del idéer. 4.3 Produktionsmodeller För projektet har arbetsformen varit en serie arbetsmöten där lösningsförslag tagits fram genom diskussioner och övningar.

Sidan 10 (13) 4.4 Utbildning i projektet Ingen utbildning genomförd. 4.5 Ändringshantering De ändringar i lösningsförslaget som framkommit har diskuterats och beslutats på planerade projektmöten. 4.6 Utrustning och lokalisering Ej aktuellt. 4.7 Resultat- och dokumenthantering Dokument som projektet arbetat fram finns lagrade på Insidan och LiveLink. 4.8 Leverans, överlämning och godkännande Leveranser och överlämnande har skett planenligt vid styrgruppsmöte 2001-11-15, dokumenterat i protokoll. 4.9 Informationsspridning All dokumentation från projektet har redovisats kontinuerligt på Insidan och LiveLink. Två referensgruppsmöten har hållits. Informationsmöten till berörda användare på samtliga sektioner har påbörjats. 4.10 Sekretess och säkerhet All projektinformation är öppen för personer på Chalmers. 4.11 Nyckeltal Ej aktuellt.

Sidan 11 (13) 5 PROJEKTETS OCH KUNDENS UPPLEVDA KVALITET Här redovisar styrgruppen och projektledningen sina kommentarer till måluppfyllelsen, erfarenhetsåtermatningen och projektgenomförandet. 5.1 Styrgruppens kommentarer Fungerade bra - att rekommendera: Erfarenheten av en extern projektledare på heltid kompletterad av en intern projektansvarig har, återigen, varit mycket god. Vi har genom detta undvikit att vare sig det interna arbetet eller projektet har lidit, pga. av tidsbrist. Vi bedömer att en dedikerad dokumentatör som skött dokumentation och informationsspridning (via bl.a. webb) har varit bra för förankring och projektets arbetssätt inom vår decentraliserade organisation. Projektdokument och styrgruppsunderlag inkl. mall för styrgruppsbeslut har fungerat bra och bör fortsätta att användas i kommande projekt. Mycket bra protokoll, både från styrgruppsmötena och arbetsmötena. Bra med öppen information, så att allt kan läsas på webben. Fungerade mindre bra - bör förbättras till nästa projektfas: Informationsspridningen i början en styrgruppsmedlem bör som sagt ansvara för att kontrollera detta. Skippa papperskopior på alla projekt dokument, tala om i förväg att ni inte tar med sig utskrivna kopior så att alla mötesdeltagare själva får ordna det. Vid ett tillfälle var dokumentet som gicks igenom på mötet nyare och med annat innehåll än det som vi fått ut. Det är inte bra, det är bättre i så fall att få ut materialet lite senare. Det borde finnas en sammanfattning i slutrapporten. Att tänka på i nästa projektfas: Eventuella kommentarer 5.2 Projektledningens kommentarer Fungerade bra - att rekommendera: Projektstyrning enligt PPS. Samarbetet mellan alla personer och olika delar av projektorganisationen. Alla personer i projektet var mycket engagerade och kompetenta. Fungerade mindre bra - bör förbättras till nästa projektfas: Att tänka på i nästa projektfas:

Sidan 12 (13) Noggrant följa informationsplanen så att alla steg blir genomförda på ett tillfredsställande sätt. Mycket viktigt all alla resurser (personer) bokas upp tidigt i realiseringsprojektet. Eventuella kommentarer 5.3 Rekommendation till fortsatt arbete Här redovisar styrgruppen och projektledningen sina rekommendationer avseende dels eventuell fortsättning i form av nya projekt, dels förslag till förbättringar under kommande samarbete. Projektledningen rekommenderar, enligt en entydig uppfattning från projektets detagare, referensgruppen samt alla övriga intressenter, att projektet går vidare i en realiseringsfas. Styrgruppen instämmer i projektledningens rekommendation till fortsatt arbete.

Sidan 13 (13) 6 REFERENSLISTA Här förtecknar Du personer som kan ge ytterligare information om projektet. Namn Jan-Martin Löwendahl (beställare o styrgrupp) Börje Sennung (projektchef) (projektledare) Anna Jensen (projektinformatör) Hänvisning Rektors sektion, Chalmers Sektion M, Chalmers Sigma nbit AB Sigma nbit AB Projektdeltagare, se rubrik Projektorganisation ovan