Instruktion för Sök ersättare Version 2008.01 Medvind Informationsteknik AB 2009-05-05
Sök person... 3 Fliken Placering... 3 Förlängning av en placering... 5 Sök person via Sök ersättare... 6 Vakansplanering... 9 Ringlista... 10 Att lägga upp ringlista... 10 Knyta personer till en ringlista... 11 Sidan 2 av 12
Sök person och skapa en placering När man söker in en ny person kan man välja att plocka in personen för enstaka dagar eller för hela eller delar av en period. Detta görs genom att ge personen en placering på enheten. Om det gäller enstaka tillfällen är det enklaste sättet att gå via Sök ersättare då får personen automatiskt en placering. För att ge personen en placering söker man fram personen via Fliken Placering För att en person ska kunna ingå och visas i en planering måste personen vara placerad och kopplad till den aktuella planeringsgruppen. Den anställde kan ha en eller flera placeringar för en viss anställning. En persons placeringar finner du under fliken Placeringar För att lägga upp ny placering klickar du på Ny Nedan beskrivs placeringsbildens olika delar: Sidan 3 av 12
Anställning Anställningsnummer. Har personen flera anställningar klickar du på pilen och väljer det anställningsnummer som gäller för placeringen. Gäller fr.o.m Är placeringens första dag (anges ååmmdd). Placeringen får här samma datum som anställningens fr.o.m. Annat datum kan anges om placeringen ska gälla från annat datum. t.o.m T.o.m datum för placeringen. Som förslag sätts datum samma som anställningens t.o.m datum. Annars gäller placeringen tillsvidare. Planeringsgrupp Måste anges. Denna uppgift kan du inte skriva in, utan endast söka fram. Klicka på knappen Välj. Du kommer nu till organisationsträdet där du ska markera den planeringsgrupp där den anställde ska vara placerad, klicka därefter på knappen Välj. Sidan 4 av 12
Schema Schema ska anges för personer som är kopplade till grundschema. Schema kan du inte skriva in utan den söker du fram. Klicka på Välj och markera det schema som ska gälla för placeringen. Schemarad Måste anges om schema är valt. Klicka på pilen och välj rad ur listan Individuell tid om den uppgiften Klicka på Spara när du är klar. Förlängning av en placering Om personen redan finns placerad och ska förlängas kan man gå direkt från planeringen till personens placeringsflik och göra förlängningen. Sidan 5 av 12
2 1 1. Markera personen som ska förlängas 2. Välj fliken personal Vald person är i fokus och placeringen kan förlängas genom att ändra Tom-datumet. Sök ersättare 2 1 1. Markera den person du vill ha in vikarie för, en eller flera dagar. 2. Välj Sök ersättare Sidan 6 av 12
Ange sökkriterium Du kan i den här ange de sökvillkor som är aktuella. Om den person du stod på vid sökningen hade en viss uppgift under dagen kommer detta samt datum och klockslag med som sökkriterium detta kan givetvis ändras. 1 3 2 4 4 5 8 6 9 11 12 13 14 10 15 16 17 1. Om du vill söka ersättare ur en ringlista väljer du den här (Se avsnitt Ringlista) 2. Det/De datum du markerade på den som ska ersättas visas här 3. Om det är en dag som ska ersättas visas klockslagen här 4. Om du söker en specifik ersättare kan du söka på namn, personnummer eller anställningsnummer 5. Om du vill söka efter ersättare som ar anställd på en viss organisation 6. Om du vill söka efter en viss personalgrupp 7. Om man vill söka någon som har en viss anställningsform 8. Här kan man ange en organisation och samtidigt kryssa i Sök på vana då kommer endast de som har varit ersättare på den här enheten tidigare att komma med 9. Om man vill söka på någon som har en viss kompetens 10. Om personen man ska ersätta har en uppgift sätts den maskinellt Sidan 7 av 12
11. Här kan man styra att bara den som har sagt att han/hon kan arbeta kommer med eller att de som har sagt att de inte kan arbeta inte kommer med 12. Om bock i rutan Ej arbetstid tas inte personer med som är inplanerade någon annanstans. 13. Med bock i denna ruta tas personer med som har arbetstid men som inte är kolliderande med de klockslag som sökningen avser. 14. Bör vara ifylld för att få fram personer som inte är frånvarande eller bokade 15. Här kan du söka fram personer som har en speciell tidtyp den aktuella dagen. För att kunna göra detta urval måste dels tidtypen vara markerad samt personen ha den tidtypen den dagen. Ett exempel kan vara tidtypen Kan arbeta. 16. Om man har gjort ett urval kan man sedan högerklicka och välja Visa personer då visas det med en * vilka personer i mitt sökresultat som har den tidtypen 17. Om man vill att vissa lönesaldon ska presenteras i resultatlistan kryssas de i här. När du fyllt i dina kriterier klicka du på Sök. Att välja person För att välja en person sätter du ett kryss i kolumnen Valda. Innan du väljer att knyta in en person så har du möjlighet att byta till annan tidtyp i de fall inte tidtypen Arbete ska Sidan 8 av 12
gälla. Om personen ska anges som ersättare i vakansplaneringslistan måste Skapa ersättare vara markerad. Innan du bestämmer vilken person du ska knyta in i planeringen kan du genom att klicka höger mustangent se övriga arbetstider eller personens kompetenser. Vill du se om personen har överskridit gränsvärden visas detta med ett utropstecken vid den personen. Du kan också välja att se saldouppgifter för personerna. De saldon du bockar för visas i särskild kolumn och kan sorteras i stigande eller fallande sorteringsordning. Längst ned på bilden visas eventuella noteringar. Här kan du se om personen du markerar har sagt att hon/han kan arbeta eller inte denna dag. Dessa noteringar visas även, och kan också läggas in, under fliken Tillgänglighet i personregistret. Personen du valt, får nu en placering de aktuella dagarna och med de arbetspass som personen hade, som ska ersättas. Naturligtvis kan dessa arbetstider ändras. Vakansplanering Under fliken vakansplanering visas alla personer som har en frånvaro under vald period om man på frånvaroposten valt Skall ersättas. Via den här funktionen kan man antingen direkt söka en ersättare via Sök ersättare eller beställa en vikarie via vikariemodulen (Se särskild dokumentation). Markera den person som ska ersättas och välj Sök ersättare För vidare instruktion se sidan 6. 1 2 3 4 Sidan 9 av 12
Ersättaren får automatiskt de arbetstider som den han/hon ska ersätta. 1. Ändra arbetstider ger dagdialogbilden för den frånvarande personen där ändringar kan göras. Den nås också genom att dubbelklicka på raden. 2. Ändra arbetstider för ersättare ger dagdialogbilden för den ersättande personen där ändringar kan göras. 3. Ersätt ej frånvaro skriver ut att personen ej ska ersättas, för att ångra detta trycker man på samma val igen. 4. Visa ej ersatta tar bort alla rader som har en ersättare samt de som är markerade Skall ej ersättas för att återigen se alla trycker man på samma val igen. Ringlista Ett sätt att söka personer är ur en s.k. ringlista. I ringlistan kan du knyta in personer vilka du sedan kan söka efter när du är i behov av en ersättare i din planering. När du söker efter ersättare kan du söka i en viss bestämd ringlista. Du kan ha fler ringlistor att söka ur. Du kanske önskar samla alla timavlönade i en ringlista, studerande i en, personer som gärna arbetar natt i en ringlista osv. En person kan förekomma i flera olika ringlistor. När du söker in ersättare via ringlistan så kan du bemanna flera dagar på en gång. Vikarien får samtliga tider som den rad du har sökt utifrån. Varje gång du tar in en person genom att söka fram han/henne via ringlistan skapas en rad på personens flik Uppdrag. Detta gör att du har en historik över var dina vikarier har varit. Uppdragen används sedan till att ta fram rätt person när du söker personer som har tidigare erfarenhet/vana från just din enhet/avdelning. Att lägga upp ringlista Ringlistor läggs upp i organisationsträdet Sidan 10 av 12
Markera den enhet ringlistan ska tillhöra, högerklicka och välj Ny/Ringlista Namnge din ringlista, tänk på att denna ringlista kan komma att vara tillgänglig för många i organisationen, så ge den inte ett allt för personligt namn. När du klickat på OK och kommer tillbaka till trädet har du fått med din ringlista som en Telefon i organisationsträdet För att knyta in en person i Ringlistan måste du ha behörighet till den organisation som personen är anställd på. Alla användare som har behörighet till den organisation du lägger Ringlistan under, kan söka ersättare ur denna ringlista. Det innebär att användarna som söker ersättare ur ringlistan, kan nå personer som de egentligen inte har behörighet för övrigt till. Fundera därför innan du lägger upp en ringlista vilka som ska ha behörighet att söka i den. Ska det finnas en central ringlista som alla ska ha tillgång till eller ska det finnas ringlistor under flera organisationer, gula mappar. Knyta personer till en ringlista En person knyts till en ringlista via fliken ringlista i personregistret. Sök fram de personer du vill knyta till en ringlista. En person kan förkomma i fler ringlistor. Sidan 11 av 12
1 2 1. Om en person har fler anställningar väljer man vilken anställning som ska tillhöra ringlistan, om personen bara har en anställning sätts det automatiskt. 2. För att välja ringlista kan man antingen ha den markerad i organisationsträdet och sedan trycka på för att kopiera namnet alternativt trycka på och välja ringlista i organisationsträdet För att ta bort en person ur en ringlista markerar man raden och trycker på Deletetangenten. Sidan 12 av 12