SSC - Lönetjänster 2017
Bakgrund Regeringen har beslutat att alla myndigheters löneadministration ska utföras av Statens servicecenter, en statlig myndighet under Finansdepartementet, som erbjuder statliga myndigheter i Sverige tjänster inom löneadministration, ekonomiadministration och e-handel.
Överenskommelsen Lunds universitet tecknade den 5 maj överenskommelse med Statens servicecenter för hantering av lönerelaterade tjänster. Volymmässigt innebär det cirka 120 000 lönespecifikationer och 32 000 reseräkningar per år.
Projekt Projektet genomförs i delprojekt: Tjänsteprocesser Teknik och system
Projektorganisation gemensam Styrgrupp Karin Ekborg Persson, Biträdande förvaltningschef; (LU) Birgitta Carlsson, Enhetschef lön, (LU) Ann Silbersky Isaksson, Personaldirektör, (LU) Charlotte Johansson Ahlström, Marknadschef (SSC) Ordförande: Hans Tynelius, avdelningschef lönerelaterade tjänster (SSC) Referensgrupp Långsiktig lösning IT Stefan Thoft Projektledare Charlotte Johansson Ahlström Johan Ekman IT Fredrik Rosén Johan Ekman IT Lång sikt Fredrik Rosén Pernilla Hylén Processtöd: Peter Alm Tjänst processer Charlotte Johansson Ahlström VS: Malin Rundqvist, SA: Magnus Lindberg SA Katerina Tzova Stefan Thoft Karin Ekborg Persson Överenskommelse Charlotte Johansson Ahlström Kristine Widlund Verksamhetsövergång Märit Hagström Stefan Thoft Lokaler Charlotte Johansson Ahlström
Tidsplan 1. Utvärdera 2. Definiera 3. Implementera 4. Driftsätta 5. Stabilisera 2016-08-22 2017-04-03 2018-04-03 2018-04-03 2018-08-15 Projektstart 2016-08-22 Definiera tjänster för leverans 2016-08-22 Genomföra gapanalys avseende processer, systemstöd och organisation/bemanning, samt definiera Lönerelaterade tjänster Teckna överenskommelse mellan parterna 2017-03-28 Implementera 2017-04-03 Genomföra process-, system- och organisatoriska förändringar samt förbereda för driftsättning Driftsätta 2018-04-03 Stabilisera (tre månader fr.o.m.) 2018-04-03 Avsluta projekt 2018-08-15 Förutsättning: Verksamhetsövergång till kontoret i Göteborg med arbetsplatser i Lund
Processen framåt 15/9 10/10 9/11 30/11 Primär uppsättning av LU:s Primula webb 3-4 oktober Demo av formulär för processansvariga SSC ändrar konfiguration utifrån önskade ändringar 25-26 oktober Ny demo av formulär utifrån processindelning SSC ändrar konfiguration utifrån önskade ändringar 28 november Slutdemo Avstämning flöden och roller på institutioner
Skillnader mot idag - roller och flöden Idag finns ca 35 olika roller i Primula och individuellt uppsatta flöden beroende på organisation och ärendetyp SSC erbjuder ca 11 roller SSC har ett gemensamt flöde för LU per ärendetyp Tidigare har LU:s lönekontor ofta granskat ärenden även efter attest, detta kommer inte SSC att göra Det är viktigt att den som innehar rollen granskare efter övergången har kompetens kring ärendena som granskas Efter attest går ärenden direkt till utbetalning
Roller i Primula Webb Roll Medarbetare Vad rollen kan utföra/har tillgång till Egenrapportera samt ändra egna personuppgifter Källrapportör Granskare Ändra grundkontering Resegranskare Rapportera alla typer av ärenden för annan person. Har också tillgång till menyalternativen Tjänster och Rapporter Får ärenden för granskning (ex ledighet, vissa ersättningar, nyanställningar) Rollen har tillgång till frånvarokalender, lönekostnadsspec, kontrolluppgifter/lönespec på andra psersoner) Ändra kontering. Rollen har tillgång till vissa rapporter, ex bokföringsunderlag, personalredovisning och lönekostnadsspecen. Granskar reserelaterade ärenden och kvitton Kännedom (för källrapportör med automatik) Kännedom 2 Attestera Attestera 2 Attestera 3 Källrapportör får ett antal ärendetyper som kännedomsärende, ex ledighet, tillfällig fp, egen uppsägning Fackliga representanter får kännedomsärende avseende nyanställningar, förändringar/förlängningar Attesterar alla typer av ärenden och ofta sist i ärendeflödet. Tillgång till rapporter. Specialroll för förvaltningschef. Attesterar alla bisysslor (prefekt).
Flöden - primär konfigurering för demo Meny Bisyssla Flöde Anst/källrapportör-attestera 3 (prefekt) Ersättningar -beredskap tim -beredskap belopp -kvällsundervisning -OB-tillägg -skrivningsvakt Anst/källrapportör-granskare-attestera Källrapportör - attestera Anst/källrapportör-granskare-attestera Anst/källrapportör-granskare-attestera Källrapportör-attestera -timersättning dagrapport Källrapportör-granskare-attestera? -fast löne- och uppdragstillägg Källrapportör - attestera
Flöden - primär konfigurering för demo Meny -arvoden -övertid/mertid -kostförmån -annan förmån (reskort, mobil) Flöde Källrapportör - attestera Anst/källrapportör-granskare-attestera Anst/källrapportör-granskare-attestera Anst/källrapportör-granskare-attestera Stipendium Semester Källrapportör-granskare-attestera Anst/källrapportör-attestera
Flöden - primär konfigurering för demo Meny Flöde Ledigheter -tillfällig föräldrapenning -utan lön -med lön Anst/källrapportör- attestera för kännedom-granskare Anst/källrapportör-granskare-attestera Anst/källrapportör-granskare-attestera -föräldraledighet Anst/källrapportör-granskare-attestera? Kompetensträdet Minirapportering Källrapportör-Anställd för kännedom Källrapportör
Flöden - primär konfigurering för demo Meny Friskvårdsersättning Sjukvård och läkemedel Sjukärende Löneväxling Flöde Anst/källrapportör-granskare Anst/källrapportör-granskare Anst/källrapportör-attestera för kännedom Anst/källrapportör-attestera Nyanställning Varbi-källrapportör-granskare-attestera-för kännedom 2 Förändring/förlängning Källrapportör-granskare-attestera-för kännedom 2 Grundkontering Avsluta anställning Egen uppsägning Ändra grundkontering Källrapportör-attestera Anst/källrapportör-granskare-attestera
Konsekvenser av anslutningen All handläggning, självrapportering och rapportuttag sker via Primula webb som har mycket ny funktionalitet som inte finns i LU:s nuvarande version Minskade ledtider då färre blanketter ska hanteras via internposten Handlingar som arkiverats på lönekontoret kommer att arkiveras lokalt Primula kommer inte att stängas ner vid lönekörning När ett ärende attesterats i Primula sker utbetalning vid kommande lönekörning Utbetalning av semesterersättning månaden efter avslutad anställning
Konsekvenser av anslutningen Bisyssla Inga stora förändringar. Övriga SSC anslutna myndigheter har årlig rapportering men inget beslut fattat hur LU ska göra efter anslutningen. Ersättningar Anställda rapporterar direkt i Primula webb och inte på blankett. Ärendet granskas och attesteras direkt i systemet och när attesten är klar går det till utbetalning. För övriga (ej anställda, sk minirappar ) behövs fortfarande blanketterna. För att personerna ska kunna få ut ersättning behöver personuppgifter först registreras i Primula Webb och uppgifterna i blanketterna knappas in av en sk källrapportör. För timavlönade pågår diskussion om hantering. Arvode Personen som ska ha arvode behöver registreras med personuppgifter som sk minirapp och arvodet registreras och attesteras i Primula webb. Efter attest direkt till utbetalning. Ledigheter Den anställde registrerar själv in önskad ledighet i Primula webb som granskas och attesteras. Ingen blankett, så efter attest direkt i systemet för korrigering av lön. Semester Hanteras precis som idag när det gäller flödet. Utbetalning av semesterersättning sker månaden efter avslutad anställning
Konsekvenser av anslutningen Hantera sjukfrånvaro Den anställde registrerar själv sin sjukfrånvaro och rollen attestera får ett kännedomsmeddelande via mail. När den anställde är frisk ska personen göra en friskanmälan i Primula webb. Sjukvårds- och läkemedelsersättning, friskvård Den anställde registrerar i Primula webb och bifogar scannande kopior samt ev original av kvitto/högkostnadskort. Ärendet går till en granskare och sedan för utbetalning. Tidigare har blankett använts som attesterats och sedan skickats till LU:s lönekontor där kvitton också arkiverats. Schema All TA-personal som arbetar koncentrerad deltid ska ha ett schema i Primula för att avdrag (sjuk, semester, ledighet) ska beräknas korrekt. Sker förändringar ska den anställde själv meddela SSC via Kundwebben.
Konsekvenser av anslutningen Nyanställning Uppgifter som registrerats i Varbi kommer in som ett ärende till källrapportör i Primula webb. Uppgifterna kompletteras i Primula (ett fåtal uppgifter som lönekontoret tidigare registrerade i samband med att de knappade in uppgifterna från blankett) och ärendet går för attest till chef. Så snart detta är gjort går ärendet helt automatiskt till löneutbetalning. Egen uppsägning Den anställde registrerar själv sin uppsägning i systemet. Efter avslutad anställning betalas innestående semesterdagar ut per automatik månaden efter.
Arbetsuppgifter som utförs på lönekontoret idag Ekonomi - löneprocesser Utförare idag: Lönekontoret Utförare imorgon: Sektionen Ekonomi eller sektionen Personal Rutiner som hänger samman med utbetalningar: Hantera betalkort Handlägga skattefria ersättningar/personliga utlägg Hantera reseförskott avapplicering av förskott (övergångsperiod försvinner vid övergång SSC) Hantera ssk löneskatt en gång per månad Betala preliminärskatt och arbetsgivaravgift en gång per månad Betala till trygghetsstiftelsen en gång per månad Hantera utmätning Rutiner som hänger samman med inbetalning: Hantera arbetsgivarstöd Hantera lön i retur Hantera korr av för mycket erhållen lön
Arbetsuppgifter som utförs på lönekontoret idag Rutiner som hänger samman med avstämningar: Avstämning lönebidrag Lärarlöneskuld Arvoden till icke-anställda Arbetsgivaravgift och preliminärskatt, artistskatt, stoppad lön, skuld till personal 25933 Kombinationsanställda Beräkna sociala avgifter vid ev ökning/minskning Kontaktperson Riksrevisionen/Skatteverket/SCB
Arbetsuppgifter som utförs på lönekontoret idag Pensionshantering Utförare idag: Lönekontoret Utförare imorgon: Sektionen Personal, Rebecka Havelius Delpension (ca 60-70 per år) Tjänstepension (ca 140-150 per år) Sjukpension (en handfull per år) Avtalspension (fasas ut) Tjänstegruppliv SPV Livränta SPV Nit och redlighet Pension vid arbetsbrist (en handfull per år)
Kvar att utreda Hantering av originalkvitto ska dessa följa ärendet och arkiveras eller räcker det med inscannade kvitton? Hantering av interna stipendier
Teknik och system
Integrationer System som Primula har en integrationer med Sjukfrånvaro Adato Beslutstöd Asynja, EOS, Kuben Personal och anställda Lucat Ekonomi Raindance Rekrytering Varbi (nytt önskemål) Organisation Lucat (nytt önskemål) Test-scenarios för integrerade system klara Första testfasen, beslutsstödsystemen, delvis avklarad Andra testfasen inleds v. 41, pågår fram till och med december Återstående test beslutsstödsystem Test standard-integrationer
Teknik och utveckling Organisations-integrations-krav skapade och överlämnande till SSC Inväntar svar från SSC Bokslutsfiler lösningsförslag godkänt av LU Leverans av SSC av 1:a version 29/9 Tester 1:a halvan av oktober Varbi utveckling pågår (SSC/Evry och Varbi) Integration och test-scenarios klara 30/11 Tester inleds 1/12
Support efter övergången En väg in Alla medarbetare kan antingen ringa (046-222 90 00) till Statens servicecenters kundsupport eller lägga ärenden via deras kundwebb 1a linjen - Telefon - Ank. 29 000 - Kundwebben 2a linjen - Sakkunniga i verksamheten 3e linjen - Kundansvariga - Systemleverantör Frågor
Risk Att två stora projekt planeras att driftsättas vid samma tidpunkt. SSC lönetjänster Ladok 3 Riskområde Resursfördelning inom» Projekteten» Utbildning» Driftsättning, båda system stängda under samma period och öppnas för registrering samtidigt» Tester» Lokaler
Kommunikationsplan Utse en kontaktperson per fakultet som kan vara en övergripande kanal för informationsspridning! Målgrupp Chefer på alla nivåer Berörda av ändrade processer utifrån SSC:s SLA Personalorganisationer Systemförvaltare Referensgrupper All personal Bloggen http://anslutningssc.blogg.lu.se/ Kontaktuppgifter: Pernilla Hylén pernilla.hylen@pers.lu.se Stefan Thoft stefan.thoft@ldc.lu.se