Instruktion för person/ anställning och placering

Instruktion för person/ anställning och placering Version 2008.01 Medvind Informationsteknik AB 2009-05-05 Sida 1

Söka person/anställning... 3 Söka person/anställning... 3 Söka person via valet Sök person... 3 Söka person genom att markera Gul mapp och klicka Personlista... 5 Resultatet efter sökning.... 6 Lägga in ny person/anställning... 7 Fliken Anställning... 7 Personens anställningsförhållande ändras... 11 Avslut av en anställning... 12 Fliken placering... 14 Personens placering ändras... 17 Signal vid byte av schema... 18 Fliken Frånvaro... 19 Fliken Kompetens... 22 Fliken Uppdrag... 24 Fliken Ringlista... 24 Fliken Tillgänglighet... 24 Fliken Löneartsrapportering... 25 Fliken Anteckning... 27 Fliken Ackumulatorer... 28 Fliken Vilande schema... 29 Fliken Lönesaldo... 30 Fliken Dokument... 30 Ordna kolumner (utseende på flikarna)... 30 Sidan 2 av 30

Söka person/anställning En person eller anställning kan sökas fram på flera olika sätt, här nedan beskrivs de olika sätten. Söka person via valet Sök person När du klickar på Sök person, får du upp en bild där du kan ange vissa sökkriterier för att få fram den person du söker efter. Du kan kombinera en eller flera alternativ. Obs! Du kan endast söka fram personer som är anställda på organisationer som du har behörighet att läsa. Här kan du också välja hur ditt resultat ska presenteras. Antingen kan du söka fram personer som presenteras i en personlista eller söka fram personer vilka presenteras i en planering under en angiven datumperiod. 1 2 4 3 5 6 7 8 9 10 Sidan 3 av 30

För att begränsa sökningen kan följande urval göras: 1. Markera Sök på datum för att söka personer med aktuell anställning. 2. Hela eller delar av personnummer 3. Hela eller delar av efternamnet 4. Hela eller delar av förnamnet 5. Personer som tillhör en viss ringlista. Klicka på pilen och välj ur listan 6. Organisation på valfri nivå, klicka på knappen Välj för 7. Enskild personalgrupp 8. Anställningsform 9. Personer som uppfyller kompetenskrav för en viss uppgift 10. Enskild kompetens När du fyllt i dina sökvillkor klickar du på knappen Sök Tidigare gjorda urval ligger kvar till nästa gång du kommer till bilden Sök person. Du kan välja att rensa tidigare urval genom att klicka på knapparna Rensa för respektive urval. Vill du ta bort samtliga urval klickar du på knappen Sidan 4 av 30

Söka person genom att markera Gul mapp och klicka Personlista Du kan på ett snabbt sätt få fram en personlista över personer som är anställda på en viss organisation genom att markera aktuell mapp i trädet och klicka på Personlista i menyraden. Vill du göra ett nytt urval så klickar du på pilen och markerar Sök personer. Du kommer då till den vanliga Sök person bilden. Sidan 5 av 30

Resultatet efter sökning. Oavsett på vilket sätt du sökt fram personerna så visas de personer som matchar ditt urval i en personlista enligt nedan. Du kan längst upp på bilden se hur många personer som du fått fram, och vilket som var ditt urval. Informationen i flikarna i den nedre delen av bilden tillhör den person som är markerad i den övre delen. Klickar du på en annan person byts informationen i den nedre delen av bilden ut Sidan 6 av 30

Lägga in ny person/anställning Ny person läggs in på den tomma raden den s.k. stjärnraden. Här fyller du i personnummer och tabbar till nästa fält och fyller i efternamn och förnamn. Fyll därefter i övriga personliga uppgifter på fliken personuppgifter. Har man koppling till lön kommer dessa uppgifter därifrån. Systemet kräver inga ytterligare personliga uppgifter utöver personnummer och namn, men vill du kunna se och använda telefonnummer mm i bilderna bör dessa fyllas i. Fliken Anställning Gå vidare till fliken Anställning! För att lägga upp ny anställning klickar du på Ny Sidan 7 av 30

Nedan beskrivs anställningsbildens olika delar: Anställningsnr Fr.o.m T.o.m Är tillsammans med personnummer identitetsuppgifter för anställningen. Är anställningens första dag (anges ååmmdd) Kan anges, vid exempelvis vikariat Sidan 8 av 30

Finns koppling till lön kommer dessa uppgifter från lönesystemet. Organisation Måste anges. Denna uppgift kan du inte skriva in, utan endast söka fram. Klicka på knappen Välj. Du kommer nu till organisationsträdet där du ska markera den organisationsenhet där den anställde ska arbeta, klicka därefter på knappen Välj. Arbetstidsregel Personalgrupp Måste anges. Hämtas genom att du klickar på pilen och väljer ur listan. Denna uppgift används för att veta vilket regelverk som gäller för den anställde. Styr även utvärdering av timbank, ackumulatorer, kontroller och även vilket typ av ersättning som ska skapas vid överföring till lönesystem. Hämtas från tabell genom att du klickar på pilen. Kan sedan användas i planering för gruppering av anställd och för att se bemanning mot ett behov. Finns koppling till lön kan uppgiften komma från lönesystemet. Sidan 9 av 30

Anställningsform Regel dygnsvila Hämtas genom att du klickar på pilen och väljer ur listan. Finns koppling till lön kan uppgiften komma från lönesystemet. Här anges den regel för dygnsvila som ska gälla för den aktuella anställningen. Om inget anges gäller den regel som finns på arbetstidsregeln. Regeln kopplas genom att man klickar på pilen och väljer från listan Personalkategori Används av vissa kunder Timmar/vecka Syss.grad Heltidsmått Timlön Skicka till lön Övergångsers. Måste anges för deltidsanställd. Används bl.a. för beräkning av timbank samt för tidsutvärdering för deltidsanställda. Ska ej anges för någon heltidsanställd. Sysselsättningsgrad kan framräknas maskinellt av systemet. Kundspecifik uppgift. Finns koppling till lön kan uppgiften komma från lönesystemet. Här kan den anställdes timlön anges, används vid kalkylering av kostnader. Har man koppling till lön kan uppgiften komma från lönesystemet. Om Nej markeras, kommer inga uppgifter att skickas över till lönesystemet. Kan vara juridiska personer eller elever/praktikanter som ska bemanningsplaneras men inte ha lön. Används av vissa kunder. När du är klar och har skrivit in samtliga anställningsuppgifter klickar du på spara knappen längst ned på anställningsbilden. I denna del visas sen information om, datum så långt till och med det är attesterat samt vem som har attesterat. Dessutom visas datum och information vem som skapat eller ändrat anställningen. Sidan 10 av 30

Om det i Skapad av eller Ändrad av står mvdb, så är det en maskinellt skapad/ändrad post från lönesystemet. Vill du ändra någon uppgift markerar du aktuell anställningsrad och klickar på Ändra. Om en anställningsrad är felaktig så till vida att den inte alls ska vara där kan du behöva ta bort hela raden. Vill du ta bort en viss anställningsrad klickar du på Ta bort Personens anställningsförhållande ändras Om personens anställningsförhållande ändras är det viktigt att du skapar en ny rad där datumet är det samma som det datum som anställningsförändringen gäller från och med. Om du inte gör det kan personens timbank bli felaktig och överföring till eventuellt lönesystem bli felaktig. Du kan inte heller följa historik på den anställde. Sök fram personen och ställ dig på den anställningsrad som ska ändras och klicka på Bryt anställning. Du får nu upp en bild som visar den aktuella radens anställningsnummer och datum. Ange det datum från och med som de nya anställningsförhållandena gäller. Du kan ange datum genom att fylla i direkt i fältet eller så kan du välja från kalendern genom att klicka på pilen. Sidan 11 av 30

Klicka på Spara när du fyllt i det nya datumet. Det har nu skapats en ny rad samt att den gamla anställningsraden har fått ett t.o.m. datum. Du har nu två rader med samma innehåll, bortsett från datumet. Den nya raden har fått from datum = dagen för förändringen Den tidigare raden har fått tom datum = dagens innan den nya förändringen Gör nu den ändring som är aktuell för den nya raden, exempelvis ny arbetstidsregel eller personalgrupp. Avslut av en anställning. Om personens anställning upphör måste du avsluta raden, detta för att anställningen inte ska finnas med när du skapar nya planeringar eller när du väljer att visa aktuella anställningar. Om du har koppling till något lönesystem bör avslutet komma från detta och avslutsdatum sätts maskinellt i fältet T.o.m datum på anställningsraden. Avslut görs manuellt på följande sätt. Sök fram personen och ställ dig på den anställningsrad som ska avslutas. Klicka på Ändra. Sidan 12 av 30

Skriv in T.o.m datum eller sök fram datum genom att klicka på pilen. Markera rätt datum. Sidan 13 av 30

Fliken placering För att en person ska kunna ingå och visas i en planering måste personen vara placerad och kopplad till en planeringsgrupp. Den anställde kan ha en eller flera placeringar för en viss anställning. En persons placeringar finner du under fliken Placeringar. Det är här på placeringen som du också kopplar schemat som personen ska gå på. För att lägga upp ny placering klickar du på Ny Nedan beskrivs placeringsbildens olika delar: Sidan 14 av 30

Anställning Gäller fr.o.m T.o.m Anställningsnummer. Har personen flera anställningar klickar du på pilen och väljer det anställningsnummer som gäller för placeringen. Är placeringens första dag (anges ååmmdd). Placeringen får här samma datum som anställningens fr.o.m. Annat datum kan anges om placeringen ska gälla från annat datum. T.o.m datum för placeringen. Som förslag sätts datum samma som anställningens t.o.m datum. Annars gäller placeringen tillsvidare. Planeringsgrupp Måste anges. Denna uppgift kan du inte skriva in, utan endast söka fram. Klicka på knappen Välj. Du kommer nu till organisationsträdet där du ska markera den planeringsgrupp där den anställde ska vara placerad, klicka därefter på knappen Välj. Sidan 15 av 30

Schema ska anges för personer som är kopplade till grundschema. Schema kan du inte skriva in utan den söker du fram. Klicka på Välj och markera det schema som ska gälla för placeringen. Schemarad Måste anges om schema är valt. Klicka på pilen och välj rad ur listan Klicka på Spara när du är klar. I den nedre delen av bilden visas sen information om, datum till och med så långt det är attesterat samt vem som har attesterat. Dessutom visas datum och information vem som skapat eller ändrat anställningen. Om det i Skapad av eller Ändrad av står mvdb, så är det en maskinellt skapad/ändrad post från lönesystemet. Vill du ändra någon uppgift markerar du aktuell placering och klickar på Ändra. Vill du ta bort en viss placering klickar du på Ta bort. Sidan 16 av 30

Personens placering ändras Om personens placering ändras är det mycket viktigt att du skapar en ny rad där datumet är det samma som det datum som placeringsförändringen ska gälla från och med. Om du inte gör det, kan överföring till eventuellt lönesystem bli felaktig eller personen hamnar i fel planering. Du kan inte heller följa historik på en persons placeringar. Ändringar som kan förekomma är att personen ska placeras i en annan planeringsgrupp eller att personen ska ändra sina arbetstider och därför kopplas till ett nytt schema. Sök fram personen och ställ dig på den placeringsrad som ska ändras, och klicka på Bryt placering. Du får nu upp en bild som visar den aktuella radens anställningsnummer och datum. Ange det datum från och med som de nya placeringsförhållandena gäller. Du kan ange datum genom att fylla i direkt i fältet eller så kan du välja från kalendern genom att klicka på pilen. Klicka på Bryt när du fyllt i det nya datumet. Det har nu skapats en ny rad samt att den gamla placeringsraden har fått ett t.o.m. datum. Du har nu två rader med samma innehåll, bortsett från datumet. Sidan 17 av 30

Gör nu den ändring som är aktuell för den nya raden, exempelvis koppla nytt schema samt schemarad. Den nya raden har fått from datum = dagen för förändringen Den tidigare raden har fått tom datum = dagens innan den nya förändringen Signal vid byte av schema När du gör schemabyte i placeringsfliken sker en kontroll om några ändringar har gjorts på tider i planeringen efter det datum som schemaändringen ska gälla från. Kontrollen ger dig möjlighet att ta ställning till, om den befintliga tiden d.v.s. förändringarna som är gjorda ska tas bort eller om du vill behålla befintlig tid. Exempel på förändringar kan vara passbyten eller att rapportering av extratider har gjorts. Om du väljer att ta bort den befintliga rapporteringen, kommer schemats tider att ta över och läsas in nästa gång du tar upp en planering. Väljer du istället att behålla tiderna, kommer dessa att ligga kvar när du läser upp planeringen med nya schematider. Exempel: Ett passbyte har gjorts för en person den 5 januari. Från och med den 1 januari görs schemabyte vilket innebär nya arbetstider för personen. Sidan 18 av 30

Datum Behåll/Ta bort Bef.tid Här får du information vilka datum där förändringar är gjorda. Klicka på pilen och välj om du vill behålla eller om du vill ta bort den befintliga tiden. Visar de rapporterade tiderna för ändringen. Fliken Frånvaro Här visas all rapporterad frånvaro för personen. Efter en viss tid kan listan komma att innehålla många frånvaroposter. För att slippa se all rapporterad frånvaro i listan kan du göra olika urval. Klicka på pilen och välj urval. Sidan 19 av 30

Alla Fr.o.m valt datum Fr.o.m idag minus 90 dagar All rapporterad frånvaro kommer att visas i listan. Väljer du detta urval kommer frånvaro visa från och med det datum som du väljer. Väljer du detta urval kommer listan visa frånvaro idag och 3 månader bakåt. Genom att markera ett fält i rubrikraden och klicka höger mustangent kan listan sorteras på olika sätt. För att sortera listan så att den aktuella frånvaron är överst, markera from och välj fallande sortering. För att lägga upp en ny frånvaro så klickar du på Ny. Uppgifterna som visas på fliken är: Sidan 20 av 30

Frånvaroorsak Gäller fr.o.m Klockan Gäller t.o.m Klockan Genom att klicka på pilen kan du välja önskad frånvaroorsak ur listan Från och med vilket datum frånvaron ska gälla från och med. Dagens datum finns given, annat datum kan anges Från och med vilket klockslag. Anges endast om frånvaron avser del av dag Till och med vilket datum frånvaron gäller. Om det visas Gäller TV i fältet gäller frånvaron tills vidare Till och med vilket klockslag. Anges endast om frånvaron avser del av dag. Gäller anställning Omfattning Läkarintyg t.o.m Barnets pnr Preliminär Förrapporterad Skall ersättas Har personen en anställning så finns det anställningsnumret angivet. Har personen fler anställningar kan annat anställningsnummer väljas. Anges vid partiell ledighet. Här anges ledighetens omfattning i procent. T.ex. 50 för halvtids ledighet, 25 för 25 % ledighet. Uppgift om ledighetens omfattning skickas till lönesystemet. Här anges datum för läkarintyg. Uppgiften kan användas vid uttag av bevakninglista från rapport Personlista. Datum kan skrivas in eller klicka på pilen och välj datum ur kalender. Kan anges vid tillfällig vård av barn. Uppgiften skrivs ut på Lista till försäkringskassa (Tillval) Frånvaro är som regel markerad Nej, vilket innebär att frånvaron inte är preliminär. Markera Ja, om frånvaron ska vara preliminär. Kan visas i planeringen med avvikande färg. Preliminär frånvaro kommer inte att skickas till eventuellt lönesystem. Används för rapportering till vissa lönesystem. Markering i denna kolumn gör att frånvaro skickas för innevarande månad. Frånvaro är som regel markerad med Ja vilket innebär att personen som är ledig ska ersättas med vikarie. Se avsnitt om vakansplanering. Ansökt Sätts maskinellt när en frånvaro läggs in. Kommentar Här kan man skriva en anteckning på frånvaron, max 80 tecken. Sidan 21 av 30

Stämpling Visar att frånvaron har kommit via att den anställde har stämplat ut eller in. När du är klar klickar du på Spara knappen. Den rapporterade frånvaron lägger sig nu i frånvarolistan. För att ändra en frånvaro markerar du aktuell rad och klickar på Ändra. För att ta bort en rapporterad frånvaro markerar du aktuell rad och klickar på Ta bort. Nu kan du också se uppgifter om vem som rapporterat/ändrat frånvaron. Det ser du i kolumnerna: Skapad av Visar användarid på den som skapat frånvaron Skapad När frånvaron skapades Ändrad av Användarid på den som sist ändrade frånvaron Ändrad När frånvaron ändrades Fliken Kompetens Här visas de kompetenser som finns upplagda på personen. För att koppla kompetens på personen står du i kolumnen Kompetens och klicka på pilen. Välj kompetens ur listan. Om nivå ska anges för en kompetens kan detta väljas. Tabba till kolumnen Nivå och välj nivå ur listan. En kompetens kan även ha ett fromdatum och tom-datum. Kompetens används som urval när du t.ex i bemanningen söker efter personer med motsvarande kompetens. Sidan 22 av 30

Klicka på pilen för att välja kompetens ur listan. Klicka på pilen och ange nivå. Behöver ej väljas. Sidan 23 av 30

Fliken Uppdrag Under denna flik läggs uppdrag in maskinellt, om personen bokas via vikariehantering (Tillvalsmodul) eller via ringlista. Här visas då de olika uppdragen som personerna haft. Du kan även manuellt lägga in kända uppdrag som personen haft. Ange datum och välj den organisation /enhet där personen haft uppdraget. Uppdrag används av systemet för att söka fram personer som har erfarenhet från en viss arbetsplats. Fältet Uppgift (roll) kan även den användas som sökkriterium. Valen läggs upp i tabellen Roller. Fliken Ringlista Under fliken Ringlista kan du se vilken ringlista som personen eventuellt tillhör. För att koppla person till ringlista, så markerar du först personen i personlistan, markera sen ringlistan i organisationsträdet. Du kopplar sen ringlistan genom att klicka på symbolen för organisationsträdet. Om du istället klickar på symbolen med de tre prickarna, hamnar du i organisationsträdet och kan där markera aktuell ringlista. Anställningsnr sätts maskinellt när du kopplar person till ringlistan. Fliken Tillgänglighet Uppgifterna på denna flik används vid sökning av personer via Sök ersättare och för sökning av tillgänglig personal av central bemanningsenhet. Här kan du ange datumintervall som personen är tillgänglig eller inte tillgänglig. Ange datum och välj Kan, Kan inte eller Ej tillfrågad i status. Sidan 24 av 30

Fliken Löneartsrapportering Används för rapportering till lön. Det kan vara tillägg/avdrag som inte är knutna till personens tider i planeringen, men som man ändå vill rapportera från MedvindArbetstid. Det sker ingen beräkning/utvärdering av dessa rapporteringar i MedvindArbetstid utan de rapporterade uppgifterna skickas över till lönesystemet utan någon förädling. Här visas all löneartsrapportering för personen. Efter en viss tid kan listan komma att innehålla många löneartsposter. För att slippa se alla rapporterade lönearter i listan kan du göra olika urval. Klicka på pilen och välj urval. Alla Fr.o.m valt datum Fr.o.m idag minus 90 dagar All löneartsrapportering kommer att visas i listan. Väljer du detta urval kommer lönearter visa från och med det datum som du väljer. Väljer du detta urval kommer listan visa lönearter som är rapporterade idag och 3 månader bakåt. Genom att markera ett fält i rubrikraden och klicka höger mustangent kan listan sorteras på olika sätt. Du kan sortera listan i Stigande eller fallande ordning. Väljer du Fallande ordning visas den rapportering överst i listan med senaste datum. Sidan 25 av 30

För att rapportera ny löneart så klickar du på Ny Anställningsnr Fr.o.m Löneart Belopp/dgr/tim Uppdrag Konto Kommentar Har personen en anställning så finns det anställningsnumret angivet. Har personen fler anställningar kan annat anställningsnummer väljas. Ange datum för rapporteringen av löneart. Dagens datum finns given, annat datum kan anges Klicka på pilen och välj löneart ur listan. Beroende på vilken löneart du väljer kommer förtexten tala om vilket värde du ska rapportera. Belopp, dagar eller timmar. Här kan du välja om din löneartsrapportering ska konteras med ett särskilt kostnadsställe från ett specifikt uppdrag. Klicka på knappen Välj och sök fram uppdrag. Ange avvikande konto för din rapportering. Frivillig kommentar kan anges här. Sidan 26 av 30

När du är klar klickar du på Spara knappen. Den rapporterade lönearten lägger sig nu i listan. För att ändra en löneartsrapportering markerar du aktuell rad och klickar på Ändra. För att ta bort en rapporterad löneart markerar du aktuell rad och klickar på Ta bort. Nu kan du också se uppgifter om vem som rapporterat/ändrat löneart. Det ser du i kolumnerna: Skapad av Visar användarid på den som skapat frånvaron Skapad När rapporteringen skapades Ändrad av Användarid på den som sist ändrade lönearten Ändrad När lönearten ändrades Fliken Anteckning Denna anteckning visas på personen i alla upplästa planeringar där personen ingår. Anteckningen kan även skrivas ut i rapport Personlista. Max 250 tecken kan anges. Sidan 27 av 30

Fliken Ackumulatorer Här visas samtliga ackumulatorer man har bestämt ska visas under denna flik. Observera att det värde som visas på bilden är beräknat till och med dagens datum. Vill du se värdet framräknat till annat datum kan du ange nytt beräkningsdatum. Vill du se en viss ackumulators värden markerar du önskad ackumulator och klickar på Visa. I följande bild kan du välja att se aktuell ackumulators värden presenterad per månad, vecka eller med värden per dag. Sidan 28 av 30

För mer information om ackumulatorer, korrigering samt om ackumulering hänvisas till särskilt dokument för Instruktion för formler, ackumulatorer och signaler Fliken Vilande schema Här rapporteras underlag för beräkning av fasta ledighetsfaktorer för t.ex. anställda med fria scheman/önskeschema mm. Används i vissa fall även för överföring av uppgifter till lönesystem. Det kan för vissa vara överföring av ordinarie schema vid partiell ledighet. (Kundspecifikt) Sidan 29 av 30

Fliken Lönesaldo Här visas de saldouppgifter som man bestämt ska hämtas från lönesystemet, det kan handla om exempelvis resterande semesterdagar eller saldo för kompledighet. I fältet beräknad tom visas det datum som saldovärderna är hämtade från. Uppgifterna på denna flik uppdateras via överföring från lön. Detta är ett Tillval. Fliken Dokument Till varje person kan man länka dokument. Klicka på dokumentet finns. och ange var Ordna kolumner (utseende på flikarna) De fält/kolumner som visas i flikarna kan variera både när det gäller olika kunder samt olika användare. När det gäller vilka fält som ska visas och i vilken ordning de ska presenteras för varje användare, kan man ändra detta under Visa i menyraden - Ordna kolumner. Sidan 30 av 30