Personaladministrativa rutiner för personalhandläggare vid institutioner/enheter 2011-11-17 Reviderad 2018-03-27 Sammanställts av Lönesektionen (LS) på Personalavdelningen. 1
INNEHÅLLSFÖRTECKNING Nyanställning... 3 Danske Bank... 3 Upplägg av timanställda... 3 Adressändringar... 3 Lönespecifikationer... 3 Semester... 4 Föräldraledighet... 4 Sjukanmälan... 4 Vård av sjukt barn... 5 Tjänstgöringsschema... 5 Årsarbetstid... 5 Friskvårdsersättning... 6 Läkarvård- och läkemedelsersättning... 6 Mer- resp. övertid... 7 Reseräkning... 7 Entledigad... 7 Trygghetsstiftelsen (TSN)... 8 Löneunderlag varje månad... 8 SINK (Särskild inkomstskatt för utomlands bosatta)... 8 Forskarskatt... 9 Stipendier... 9 2
Nyanställning Vid nyanställning ska arbetstagaren skicka in: Examensbevis (högsta utbildning) Meritförteckning med uppgifter om tidigare statliga anställningar för information till SPV (Statens Tjänstepensionsverk). Uppgiften om tidigare statliga anställningar behövs även för beräkning av NOR (utmärkelse för nit och redlighet i statens tjänst efter 30 års anställning i staten). Skattsedel Danske Bank Stockholms universitet använder Danske Bank för att genomföra löneutbetalningar. Det innebär att alla löneutbetalningar går från Danske Bank till respektive medarbetares bankkonto. Alla anställda måste anmäla sitt bankkonto till Danske Bank via länken som finns i personaladministrativa systemet Primula med hjälp av BankID eller e-legitimation. Kom ihåg att även timanställda behöver anmäla sina bankuppgifter till Danske Bank. Upplägg av timanställda Upplägg av ny timanställd görs av institution/avdelning. Se manual i Primula-webb. Adressändringar Görs av anställda i Primula-webb under Min sida. Kan också göras av personalhandläggaren på institutionen främst för timanställda som inte har SU-konto. För att göra adressändring åt annan: ta fram personen under handlägga/personuppgifter. Personalavdelningen får inte adressändringar automatiskt via folkbokföringsregistret. Lönespecifikationer Hämtas av anställda från Primula-webb Min sida, som har SU-kontoinloggning. Timanställda och de som är tjänstlediga får en lönespecifikation hemskickad. Det går att markera en bock under Min sida, om man vill få sin lönespecifikation hemskickad. 3
Semester All semester på institutionen ska vara planerad senast den 30/4. Semester registreras av den anställde under Min sida i Primula-webb eller av personalhandläggare vid institution/avdelning. Se vidare manual i Primula-webb. Semestertillägg utbetalas när attest skett av behörig semestergodkännare och lönehandläggaren har fått uppgiften via Primula-webb för kontroll och avslut. Hel semester kan inte läggas ut om det inte finns anställning för hela året. Endast hela semesterdagar finns. Efter sommarsemestern bör uttaget av semesterdagarna kontrolleras AT får högst ha 30 sparade dagar. Anställd som insjuknar under semestern ska sjukanmäla sig till institutionen och återkalla sin semester för sjukperioden fn på blankett (Ledighetsansökan) till lönehandläggaren. Föräldraledighet Ansökan om föräldraledighet ska göras fr.o.m. beräknat förlossningsdatum och skickas in till lönesektionen 2 mån innan ledigheten påbörjas, datumet kan sedan ändras efteråt vid behov. Fr.o.m. det datum när barnet är fött utgår 10 % föräldralön. Om ansökan av föräldraledighet kommer till Lönesektionen månaden efter, så orsakar det mycket administrativt merarbete med fakturering osv. Barnets födelsedatum måste anmälas till Lönesektionen skyndsamt. Föräldraledighet får aldrig tas ut samtidigt med semester. Föräldraledighet ska återkallas på ledighetsblanketten. Sjukanmälan Arbetstagaren anmäler sig sjuk till institutionen, sjukanmälan ska registreras i Primula-webb av den anställde, personalhandläggare eller av chef. Ärendet skickas via Primula-webb för bevakning till lönehandläggare. När arbetstagaren åter är i tjänst, anmäls detta i Primula-webb genom att öppna sjukärendet och registrera t.o.m.-datum för första dag i arbete. Se vidare manual i Primula. Läkarintyg inlämnas till personalhandläggaren vid institution fr.o.m. dag 8 i sjukskrivningen som vidarebefordrar till lönehandläggaren. Fr.o.m. dag 15 i sjukskrivningen ska läkarintyg i original skickas till försäkringskassan av arbetstagaren samt en kopia till institutionen. Personalhandläggaren på institutionen skickar en kopia till Lönesektionen. 4
Fr o m dag åtta i sjukperioden tar lönehandläggaren över ärendet från Primula webb. Personalhandläggare på institutioner och avdelningar kontaktar lönehandläggaren när AT har sjukfrånvaro som fortsätter efter den sjunde kalenderdagen. VIKTIGT att AT skickar in läkarintyget fr.o.m. dag 15 i sjukperioden till försäkringskassan. LS anmäler sjukfrånvaro till försäkringskassan elektroniskt fr.o.m. dag 15. Bevaka att läkarintyg kommer in i tid vid långtidssjukdom. Vård av sjukt barn Arbetstagaren (AT) anmäler direkt till försäkringskassan och till institutionen. Läkarintyg ska lämnas från den 8 dagen. När barnet är friskt, registrerar AT i Primula-webb frånvaroperioden fr.o.m.- och t.o.m.-datum. Barnets födelsedatum behöver vara inregistrerat i Primula. Tjänstgöringsschema Anställda som inte arbetar varje dag i veckan ska fylla i blanketten Tjänstgöringsschema, där det framgår vilka dagar i veckan de arbetar, ändringen ska alltid ske fr.o.m. den första dagen i månaden. Blanketten skickas till lönehandläggaren för inregistrering i Primula-webb. Tillfälliga ändringar (<3 mån) behöver inte lämnas in till Lönesektionen och det är inte heller möjligt att ändra sitt schema varje månad. Utifrån tjänstgöringsschemat får den anställde en semesterkvot och en frånvarokvot. När anställd återgår till att arbeta varje dag/vecka, anmäls även detta på blankett tjänstgöringsschema till lönehandläggaren. Årsarbetstid Anställda som arbetar varje dag i veckan har en årsarbetstid på 260 dagar (gäller ej lärare). Det är en schablon som är framräknad utifrån 52 veckor per år gånger 5 dagar per vecka: Arbetar: Årsarbetstid 5 dagar per vecka 260 4 dagar per vecka 208 3 dagar per vecka 156 2 dagar per vecka 104 1 dag per vecka 52 5
Friskvårdsersättning Kvitton ska ha inkommit till Lönesektion inom 3 månader. För att ersättning ska betalas, ska originalkvittot vara Lönesektionen tillhanda senast den 5:e i månaden obs kvitto får inte vara äldre än 3 månader. Kvittot måste innehålla uppgifter om moms. Vid autogiro ska friskvårdsintyg/betalningsintyg som är underskrivet av representant för anläggningen lämnas eller kopia av avtal samt kontoutdrag för de tre senaste inbetalningarna. Om avtalet gäller för flera år behöver kopia lämnas som underlag till varje friskvårdsersättning. Det är inte OK med friskvårdsersättning för familjekort enligt Skatteverket. För att få friskvårdsersättning för rätt år måste kvittot lämnas in senast den 4:e december, men får fortfarande inte vara äldre än 3 månader. Kvitton som lämnas in efter det datumet avräknas från kommande års friskvårdspeng. AT ska vara anställd helt kalenderår för att få ersättning med 1 500 kr, inklusive personalgym om AT är anställd hela året. Anställningens omfattning har ingen betydelse. Avgiften till personalgymmet måste institutionerna se till att reducera från totalbeloppet. Det är institutionens ansvar att kontrollera att den anställde inte får högre friskvårdspeng än hen är berättigad till. Personnummer och belopp ska framgå på underlaget samt attesteras av prefekt/motsvarande. Läkarvård- och läkemedelsersättning Vid utbetalning av ersättning för läkarbesök, sjukgymnastik m.m. behöver Lönesektionen läkar- eller sjukvårdskvitto i original måste framgå den anställdes namn och personnummer. Ersättning ges för: läkarvård, psykologbehandling, oralkirurgisk behandling, ortoped ersätts med 95:- behandling som ges av leg. psykiater, leg. psykolog, leg. psykoterapeut ersätts med 95:-, om remiss finns från läkare röntgen ersätts med 95:- sjukgymnastik ersätts med 55:- logoped ersätts med 55:- legitimerad kiropraktor ersätts med 55:- legitimerad naprapat ersätts med 55:- medicinsk fotvård vid besök på vårdcentral ersätts med 55:- kurator ersätts med 55:- sjukhusvård ersätts med 70:-/dygn gäller även vid sjukhusvård för förlossning och vård vid BB-avdelning (enl. Arbetsgivarverket) När den anställde har betalat 1 100:- för läkarbesök, utfärdar läkaren ett frikort, som innebär fri läkarvård den resterande tiden som återstår fr.o.m. första besöket som är instämplat på högkostnadskortet. 6
Begär högkostnadskort vid läkarbesöket, om inte det utfärdas automatiskt. Kravet på inlämnande av högkostnadskort till Personalavdelningen har upphört fr.o.m. 2007-01-01 p.g.a. nytt avtal. Vid utbetalning av ersättning för läkemedel behöver Lönesektionen: 1. receptkvitto, ej kassakvitto, från Apoteket (begär receptkvitto till Arbetsgivaren), läkemedel utan förmån ersätts inte 2. vid uttag av läkemedel från Apotek där läkare sänt recept med elektronisk post ersätts läkararvodet med 80:- av SU. Läkemedel ersätts endast där det framgår att läkemedel ingår inom högkostnadsförmån. Vid Apoteket betalar den anställde högst 2 200:- för medicin under en tolvmånadersperiod. Insända kvitton för läkarbesök och läkemedel bör skickas in så snart som möjligt och får högst vara 6 mån gamla vid utbetalningstillfället. Mer- resp. övertid Blanketten ska fyllas i månad för månad och inte överskrida månadsskifte. Ska vara Lönesektionen tillhanda om möjligt till efterföljande månad. Övertidsblanketten behöver inte konteras om konteringen inte avviker från grundkonteringen för lönen. Reseräkning Reseräkning registreras in i Primula-webb av resenären själv, som loggar in sig med sitt SUkonto. Timanställda resenärer registreras oftast in av administratör vid institutionen, eftersom timanställda inte brukar ha något SU-konto. Entledigad När arbetstagare (AT) vill avsluta sin anställning ska blanketten Entledigande fyllas i och undertecknas av den anställde och prefekt/motsvarande. Fältet från och med ska fyllas i med den första dagen efter anställningens upphörande. Under upplysningar vill SPV veta till vilken typ av arbetsgivare AT ska gå, det ska framgå om det är statlig, kommunal/landsting eller privat anställning, ev. egen angelägenhet, studier etc. Originalet ska skickas till registrator som skickar en kopia till oss efter att den är diarieförd. Skicka även en kopia till lönehandläggaren direkt. Även anställda som går i pension ska lämna in blanketten entledigande. De kommer att kontaktas av SPV 7 månader före 65-års dagen som frågar när de tänker gå i pension. SPV skickar sedan deras entledigandeblankett som kan användas av den blivande pensionären. 7
OBS! Ett skriftligt besked om avslut av anställning ska lämnas till anställda som närmar sig 67-års ålder och som inte har lämnat in blanketten entledigande. Trygghetsstiftelsen (TSN) När tidsbegränsad anställning upphör, anmäler institutionen den anställde till TSN, om personen haft anställning i minst två år i en följd. Personalhandläggaren vid institutionen anmäler arbetstagaren (AT) digitalt till Trygghetsstiftelsen via deras hemsida. Underskriftsblankett behöver bifogas till anmälan. Lönehandläggarna kan i undantagsfall hjälpa till med att göra anmälan. Löneunderlag varje månad Löneunderlag ska vara Lönesektionen tillhanda senast det datum som anges under: Medarbetarwebben/Råd & stöd/hr-guiden/lön och ersättning/löneavgifter och - underlag, för att garantera att lönehändelsen registreras på rätt månad. Personnummer ska ALLTID anges på löneunderlagen samt i all e-post till Lönesektionen. Använd alltid färska blanketter från blankettarkivet. SINK (Särskild inkomstskatt för utomlands bosatta) Ansökan om särskild inkomstskatt (SINK) behöver göras för utomlands bosatta, t.ex. utländska gästföreläsare och opponenter. Skatteverket tilldelar dem ett personnummer eller ett samordningsnummer på beslutet. Ansökan behöver göras även för dem som tidigare varit i Sverige och redan har ett samordningsnummer. SINK-skatt är i första hand aktuell för dem som vistas i Sverige mindre än sex månader. Opponenter och även gästföreläsare förbereder sig för uppdraget i sitt hemland. Vi kan alltså ange på ansökan att en viss del av uppdraget utförts i hemlandet. Kryssa då i Ja under frågan Utförs uppdraget både i Sverige och i annat land och ange procentsatser i nästa fält. T.ex. Stockholm 25 % och Norge 75 %. Beslutet från Skatteverket kan då innebära att vi slipper betala löneavgifter för den delen som uppdraget utförts i hemlandet och gästföreläsaren slipper betala skatt. Ansökan om särskild inkomstskatt för utomlands bosatta (SINK) skickas till: Skatteverket, 551 95 JÖNKÖPING. Ansökningsblanketten finns på Skatteverkets hemsida och heter SKV 4350 (1803) I rutan underskrift skriver ni under som handläggare och fyller i institutionens namn och adress i rutan eventuellt ombuds namn. Kom ihåg att skatteregistreringsnumret ska finnas med på ansökningsblanketten till Skatteverket. När beslutet sedan kommer från Skatteverket skickas det till lönehandläggaren tillsammans med kopia av ansökningsblanketten och 8
blanketten löne- och tidrapport. Skicka alla underlag samtidigt till lönehandläggaren och behåll kopior hos er. Utbetalningar till utländska gästforskare, opponenter och sakkunniga görs via Raindance för att sedan registreras in i Primula. Upplägg av bankuppgifter i Raindance görs via Serviceportalen. Bifoga e-post från er lönehandläggare som bekräftar att utbetalningen måste göras via Raindance. Enligt Skatteverket är det inte tillåtet att ge traktamenten till personer som inte är mantalsskrivna i Sverige, endast traktamente till medborgare inom EU. Personer utanför EU kan endast erhålla skattepliktiga ersättningar samt ersättningar för t.ex. biljetter mot utläggskvitton. Det är inte heller tillåtet att ge traktamente till personer som kommer till Stockholms universitet för ett uppdrag. Forskarskatt Utländska nyckelpersoner kan få en skattelättnad som benämns forskarskatt. Förutom skattelättnad för den anställde får arbetsgivaren en sänkning av löneavgiften. 25 % av den anställdes lön läggs åt sidan vid beräkning av skatt och löneavgifter. Mer information och länk till ansökningsblankett finns under: Medarbetarwebben/Råd & stöd/hr-guiden/rekrytera och anställa/internationell rekrytering/skattelättnader för utländska experter. Stipendier Stipendier får inte betalas ut till anställda, förutom vissa typer av resestipendier. Upplägg av stipendiater i Primula-webb görs av administratör vid institutionen, använd anställningsnummer 9 (ej stipendiater bosatta utomlands). Före upplägget måste det kontrolleras, att personen inte har månadsanställning eller timanställning vid Stockholms universitet. Se handledning i Primula-webb. Stipendiater utan svenskt personnummer som stannar i Sverige kortare tid en tre månader, läggs upp i Primula med fejkade personnummer. Detta görs av Lönesektionen och i sådana fall skickas stipendiebeslutet till lönehandläggaren för upplägg. I regel får stipendiater som stannar i Sverige längre tid än tre månader ett svenskt personnummer av Skatteverket, men det kan finnas undantag för vissa länder. Stipendier utbetalas samtidigt med vanlig månadslön och gäller för den månaden som de utbetalas. I undantags fall kan stipendiet betalas ut manuellt i förskott. I sådana fall görs inregistrering av stipendiet och det manuella förskottet av lönehandläggaren. 9