Kraven ökar hela tiden på alla entreprenörer, såväl från samhällets sida som från den egna organisationen.

Transkript

1 BYGGSAMORDNAREN Kraven ökar hela tiden på alla entreprenörer, såväl från samhällets sida som från den egna organisationen. Samhället ställer större krav på bland annat dokumenterad kvalitet genom kontrollplaner och egenkontroller. Företagen själva ställer krav på att bli mer lönsamma, utnyttja sin tillgängliga tid effektivare och återanvända redan nedlagd tid på ett mer rationellt sätt. Rent konkret kan det gälla att upprätta och hålla reda på dokument på ett effektivt sätt, att dokumentera avvikelser, störningar och hinder på ett sätt som ger beställare underlag för beslut samtidigt som du har kontroll på ekonomin och debiteringsunderlag eller att återanvända information i ekonomisystemet för att göra ekonomiavstämning. Tidplaner skall skapas och ritas på ett enkelt sätt. E-post är ett normalt inslag i entreprenader, den skall hanteras på ett bra sätt. Att använda nedlagd tid på kalkyl i produktionsskedet, för ekonomiavstämning och för att rita tidplaner. Dagböcker som är lätta att E-posta till beställare och dessutom själv håller reda på vad som har hänt under dagen. BYGGsamordnaren gör detta och mycket mer. Genom att bygga upp programvaran i programdelar (tex. dokument, avvikelser och tidplaner) kan projektledaren själv avgöra vilka delar som skall användas och i vilka projekt (alla delar finns alltid tillgängliga). Alla programdelar är integrerade och information från en programdel användas i andra programdelar. Detta gäller till vissa delar även data som skapats i andra programvaror såsom ekonomisystem och kalkylsystem. Flera användare i systemet delar på SAMMA data, data som kanske uppstått i bokföringen i ett helt annat system. Projektorienterad BYGGsamordnaren är projektorienterad, precis som projektledaren. Med det menar vi att allt som görs, dokument, avvikelser, dagböcker, ekonomiavstämningar etc. hör till ett projekt. Ordning och reda BYGGsamordaren hanterar alla projekt och alla data åt dig.

2 Detta medför att du aldrig behöver hitta på filnamn och kataloger osv åt dina dokument, det gör BYGGsamordaren åt dig. Alla medarbetare har samma struktur, alla hittar dokumenten. Att hålla reda på projekt Varje projekt i BYGGsamordnaren hanteras för sig. Dokument, tidplaner, Tilläggsarbeten, ja allt, hör till ett visst projekt. Ett nytt projekt BYGGsamordnaren ser till att varje projekt får unikt nummer och namn. Att lägga dit kompletterande uppgifter är valfritt men används sedan av alla andra moduler i systemet, ingen dubbelregistrering. Underlättar vid brevskrivande, mailande osv. Till varje projekt hör bland annat leveransadress, projektorganisation, anbudssumma, kontraktssumma, beställarens projektnummer etc etc. Många nya projekt Byggservice och anbudsräkning skapar många nya projekt. Antalet projekt är obegränsat och BYGGsamordnaren låter dig bestämma vilka projekt du vill se. Du har alltså möjlighet att välja bort avslutade och ej intressanta projekt från projektlistan. BYGGsamordnaren hjälper dig också att sätta rätt projektnummer på projekten. Projektorganisation Knyta kontakter till projekten gör du i projektorganisation. Leverantörs-, kund- och personalregistren är integrerade för enkel hantering.

3 Resultatet blir kontaktlistor, distributionslistor och mycket mer. Att distribuera filer eller annat till alla i projekten blir enkelt. - och postadresser finns tillgängliga direkt. Ekonomiöversikt Många projekt med mycket information blir ett eldorado för sifferintresserade. I Ekonomiöversikt lägger du upp dina egna rapporter, vilka siffror du vill se och från vilka projekt. En rapport över alla Löpande räkningprojekt som är pågående med nedlagda kostnader och utfakturerat mot kund ger en bra bild över hur mycket bank du agerar i projekten. En rapport med TB för alla avslutade fastprisprojekt du gjort för kund X eller som avdelning Y gjort tas enkelt fram. Du kan givetvis skräddarsy dina rapporter efter eget gottfinnande.

4 Projektplanering En tidplan med alla projekt sitter på väggen hos alla företag. Det gäller bara att hålla den uppdaterad. BYGGsamordnaren har det inbyggt, du väljer själv vilka projekt som skall vara med, projekt under räkning, pågående, avdelning X etc etc. Resurshanteringen finns med, personalbeläggningen ligger alltid uppdaterad. Backup Med laptopen i handskfacket kan mycket hända. BYGGsamordnaren har inbyggda funktioner för att ta backup på utvalda eller alla projekt. Du kan göra backupen direkt till usb-fickminne och tidsåtgången är minimal. Varför skall det vara så svårt att rita en tidplan? Vem vet? Grunderna i BYGGsamordnarens tidplan lär man sig på 10 min. Att maila iväg sin första tidplan som pdf brukar vara löst på 20 min, det är bra för den som inte ritar tidplaner så ofta. Den som vill ha mer hittar godbitar som avstämningsstreck, resursplanering och undertidplaner. "Den duger inte till öresundsbron men den duger till mig" är ett citat från en av våra kunder ang tidplanen. Det finns mer avancerade tidplaner men BYGGsamordnarens tiplan duger till väldigt, väldigt mycket.

5 Allmänt Aktiviteternas namn skriver du in rätt in i tidplanen. Du kan också lägga upp ett register med aktiviteter för att slippa skriva om samma aktivitet i nästa tidplan. Rita staplar gör du enkelt genom att helt enkelt peka och dra i själva kalenderdelen. Du kan också skriva in stapelns längd, i kolumnen veckodagar. Klicka och dra i stapeln för att flytta den, och ändra längden på stapeln. Utskrift BYGGsamordnaren justerar automatiskt så att tidplanen ryms på en sida. Stort papper i skrivaren = stor tiplan. Om du vill kan du stänga av automatiken och skriva ut tidplanen så att den täcker flera sidor. E-post Du skickar lätt tidplanen till andra, genom de inbyggda funktionerna. Tidplanen kan atutomatiskt konverteras till PDF-format för de mottagare som inte har BYGGsamordnaren. Resurshantering Du kan enkelt lägga in på varje tidsstapel hur mycket resurser du behöver. BYGGsamordnaren räknar då ut hur mycket tid som planerats in. I resurssammanställningen som syns i bilden ovan visas också hur många av varje resurs som behövs varje dag. Självklart kan du planera in flera olika resurser under samma tidsstapel. Underaktiviteter Genom att göra underaktiviteter så kan man både ha en detaljerad tidplan, och en översiktlig tidplan, på samma gång. Dessa gör du lätt genom att markera en rad och välja Gör till underaktivitet. Avstämning BYGGsamordnaren har den hederliga snörprincipen inbyggd så att du lätt kan presentera hur projektet går.

6 Koppling till budget (kalkylsystem) I budgeten så lägger man in den produktionsbudget som gäller för projektet. Denna kan med fördel läsas över från kalkylen. (Här finns också kopplingar till många andra kalkylsystem.) I budgeten finns normalt både tidsåtgång för aktiviteter och vad dessa skall kosta. När du gör en ny tidplan i ett projekt med en tidssatt budget, så får du automatiskt en fråga om budgeten skall utnyttjas för att lägga upp stommen för en tidplan. Då slipper du radda upp alla aktiviteter som ingår i budgeten och också att räkna ut hur mycket tid det finns kalkylerat för dessa. Dokument I dokumenthanteringen får du hjälp att både skapa, fylla i och hålla ordning på alla dokument som du behöver för dina projekt. Så här går det till: 1. När du installerar BYGGsamordnaren talar du om vad ditt företag har för uppgifter, och vad du själv heter och har för e-post, adress mm. 2. När du lägger upp ditt projekt så kan du ange vad beställaren heter, adress till arbetsplatsen, kontraktsform etc. 3. När du skapar dokument i projektet kommer dessa uppgifter att automatiskt att fyllas i dokumentet. Samtidigt sparas dokumentet i en katalog som tillhör projektet. 4. När dokumentet är klart kan du redigera det precis som du vill. Ingen riskt att du oavsiktligt ändrar mallen. Inga konstiga länkar så att datum ändras så fort du

7 öppnar dokumentet. Det blir precis som om du skrivit in det själv. Mallar BYGGsamordnaren innehåller mängder med mallar som används i byggbranschen som tex. Kontrakt och förfrågningar, betalningsplan Kontrollplan och olika egenkontroller Arbetsmiljöplaner Mötesprotokoll Pärmregister, pärmryggar, skyddsrond, anhöriglista Givetvis kan man lägga till egna mallar och ändra utseende och innehåll på de som redan finns. Skicka via E-post Dokument som du vill skicka via E-post markerar du och väljer "Skicka via E-post". Om

8 du vill kan BYGGsamordnaren automatiskt konvertera dokumenten till PDF-format när du skickar via E-post. Bifogade filer som du får i dina inkomna E-post, kan du kopiera och klistra in i BYGGsamordnaren, så får du en samlad bild över dokumentationen i ditt projekt. Ännu mer värdefullt om man kör BYGGsamordnaren i nätverksmiljö. Då samlas all dokumentation på ett ställe. Specialfunktioner för att göra anhöriglistor, distributionslistor, offertsammanställningar mm. Gruppsändning Om du behöver skicka ett brev via post, till flera mottagare, så finns det inbyggda funktioner för detta. Mycket användbart när man gör en offertförfrågan. När du gör en gruppsändning med BYGGsamordnaren kan man också utnyttja kategorifunktionen i företagsregistret för att lätt plocka fram de olika entreprenörer eller materialleverantörer man önskar skicka en förfrågan till. Hantering BYGGsamordnaren skapar och fyller i dokumentet och låter sedan Word eller Excel ta vid för fortsatt arbete med dokumentet. När dokumentet väl är skapat fungerar det precis som vilket annat word- eller exceldokument som helst. Mallar kan lätta göras för både word och excel De uppgifter som BYGGsamordnaren fyller i dokumentet kommer inte att ändra på sig som tex. länkad information kan göra. Om BYGGsamordnaren fyller i dagens datum, så står det kvar samma datum även om du öppnar dokumentet 2 år senare. De dokument som skapas får unika nummer för att lätt kunna härleda från vilket projekt dokumentet kommer och exakt vilket dokument det är. Ritningar Ritningar håller reda på vilka ritningar som är aktuella för projektet.

9 Makulerade ritningar blir röda. Alla filer kan lagras. Enklast är att köra dra och släpp från Outlook direkt till BYGGsamordnaren för att lägga till ritningar. Du kan till och med lägga in hela mail inkluderat ritningar etc. Såväl egna som kunders och leverantörers ritningar. När det har inträffat förändringar eller revideringar kan du efter inbokning utforma de förteckningar som du behöver i verksamheten. Med dessa förteckningar kan du informera aktuell personal för att alla skall ha kunskap om gällande ritningar och revideringar. Du kan även starta upp ritningarna via BYGGsamordnaren om du har egen programvara för ritningsläsning. Enkel kalkyl Kalkylfunktionen i BYGGsamordnaren är gjord för att vara både enkel och kraftfull. Du räknar precis som i ett kalkyl-ark, men har betydligt fler funktioner som är specialgjorda för kalkylering i byggbranschen. Tex. resurssammanställning för att enkelt kunna byta priser eller produkter på många olika ställen i kalkylen, eller summering av tider per kalkylavsnitt.

10 Kalkylens beståndsdelar är resurser. Självklart kan du skriva in dessa helt fritt rätt in i kalkylen. Men du kan också lägga upp dom i ett resursregister, så att du slipper skriva om samma sak i nästa kalkyl. Resurserna kan också prissättas och konteras, så att du får med mer information som kan vara nyttig, vid kalkyleringen. Avsnitt Flera resurser som ligger i ett avsnitt, kan sparas till ett avsnittsregister. Detta blir som byggstenar i en kalkyl. Du kan sedan lätt lägga in färdiga avsnitt från avsnittsregistret till en kalkyl. Eftersom resursernas åtgång kan bero av avsnittets mängd, så räcker det att man ändrar på mängden av avsnittet för att hela kalkylen skall räknas om.

11 För att lägga in ett avsnitt till avsnittsregistret räcker det med att i kalkylen, högerklicka på ett avsnitt och välja Spara avsnitt till avsnittsregistret. Resurssammanställning Genom funktionen resurssammanställning, kan man lätt ändra på en resurs pris, även om resursen förekommer på flera ställen i kalkylen. Ändrar du priset i sammanställningen, så slår det igenom i hela kalkylen. Som komplement till resursregistret, kan man läsa in prislistor från leverantörer. Dessa kan sedan användas ihop med kalkylen. Man kan ha många olika prislistor, från olika leverantörer. Givetvis finns det sökfunktioner för att hitta bland artiklarna. Alla verkliga kostnader Här håller du reda på alla verkliga kostnader i projektet.

12 Här finns Leverantörsfakturor, Tider och Kundfakturor. Integration Alla kostnader och intäkter går att integrera med bokföringssystem. Integration finns med flera bokföringssystem. Dessa kopplingar köpes separat då de är specialanpassade för respektive bokföringssystem. Givetvis kan du föra in uppgifterna för hand. Leverantörsfakturor Nedan fliken Leverantörsfakturor där fakturorna kommer från bokföringsprogram (Visma). Egen tid Egen personal innehåller tiden för personal på projektet Dessa uppgifter synkroniseras med modulen "Tidföring personal".

13 Kundfakturor Kundfakturor (Intäkter) ger dig intäkterna i projektet. Annat än bara lön Att föra tid på personal kan ha flera syften. Löneunderlag är viktigt men även timuppföljning i fastprisprojekt och debiteringsunderlag i löpanderäkningsprojekt kräver redovisning av timmar. BYGGsamordnarens Tidföring ger dig löneunderlaget som du vill ha det. Dessutom får projektledaren tillgång till timmarna för debiteringsunderlag, avstämning och prognos.

14 Vid tidföring har du hjälp av Personalregister, projektregister, lönearter och mycket mer för smidig inmatning. Utskrift Utskrifter och rapporter är överskådliga och tydliga och passar det inte är det enkelt att skräddarsy sina egna rapporter. Debiteringsunderlag Samma timmar som för löneunderlaget men i annan förpackning. BYGGsamordnaren sammanställer och presenterar. Här syns också materialfakturor som tankats in från bokförinssystem. Integration finns med de flesta bokföringssystem bla Hogia, Visma-SPCS och 3L.

15 Avstämning av fastprisprojekt I fastprisprojekt är det intressant att stämma av produktionsbudgetens timmar mot verkliga timmar. I vissa fall vill man även stämma av delar av projektet. Här nedan syns en uppdelad budget och verkliga timmar från tidföringen. Dessa uppgifter ligger till grund för prognosarbetet.