Definition av samverkansprocessen vid användning av Svefaktura

Transkript

1 PM 1 Definition av samverkansprocessen vid användning av Svefaktura Identifikation av denna samverkansprocess - Namn BasicInvoice - Version Status Standard - Datum Samverkansprocessens ingående beståndsdelar a) Dokumentschema - Namn SFTI-BasicInvoice-1.0.xsd - Version Name space urn:sfti:documents:basicinvoice:1:0 b) Transportprofil - Namn SFTI teknisk transportprofil Bas - Status Standard - Version Service urn:sfti:services:documentprocessing:basicinvoice:2:0 - Action incomingbasicinvoice - CPAId Metoden som rekommenderas i SFTI teknisk transportprofil Bas för att skapa CPAId kräver en konfigurering för varje ny relation som sätts upp eftersom ett datum används i identifikationssträngen. För mottagare som använder CPAtekniken måste alltså information om datumet utbytas. I denna samverkansprofil rekommenderar vi därför i stället följande metod för att skapa CPAId vilket gör att både avsändare och mottagare kan generera identifikationen med bara kända uppgifter. FromPartyID och ToPartyID ska anges enligt formatet "countrycode:organizationid. - Identifikationssätt för PartyId <From> och <To> CPAId ::= <Service> : <Action> : <FromPartyId> : <ToPartyID> Primär, obligatorisk identifikation för parter utgörs av en [ISO3166] landskod (2 alfa) sammanslagen (konkatenerad) med ett organisationsnummer som anses som unikt per land i fråga. "type"-attributet för denna specifika typ av partsidentifiering skall vara satt till konstanten "countrycode:organizationid". Om svenskt organisationsnummer används skall organisationsnumret skrivas utan bindestreck mellan

2 PM 2 nummer och kontrollsiffra. Det finns möjlighet att använda ytterligare PartyId såvida de avser samma part. Detta kan användas av förmedlingstjänster. Vid behov av fler identifierare måste detta överenskommas mellan samverkansparterna. Exempelvis kan en GS1 Global Location Number (även känt som lokaliseringsnummer) användas för kompletterande PartyId och anges då med type=" Samverkansprocessen kompletteras med följande uppgifter till profiler som utväxlas mellan parterna. Inledningsvis tänkes detta ske på ett enkelt och informellt sätt; beskrivningar i transportprofil Bas visar hur hanteringen kan formaliseras. Deltagande organisation - Namn och adress - Identitet som organisationen använder i samverkansprocessen - Roll i samverkansprocessen [säljare/fakturaavsändare köpare/fakturamottagare] - Elektronisk mottagningsadress/-punkt (vid rollen köpare/fakturamottagare) - Information om eller länk till mottagningsadressens servercertifikat (som används för att autentisera mottagare och skapa en säker förbindelse) - Kontaktinformation

3 PM 3 Modell för Svefaktura Följande beskrivning av Svefaktura bygger på UN/Cefact Modeling Methodology User Guide (Cefact/TMG/N093 V ), men med väsentlig förenkling av formulären för att bättre svara mot de enkla processer som Svefaktura definierats för. Administrativ modellinformation Modellnamn Modellägare Kontaktinformation Affärsområdesmodell Sektor/bransch Affärsområde Affärsområdets namn Verkssamhetsområde Verksamhetsområdet namn SFTI, delfunktion elektronisk fakturering SFTI Styrgrupp SFTI tekniska kansli, e-post tekniskt.kansli@svekom.se Branschneutral, privat och offentlig sektor Handel (köpa/sälja) generellt, omfattande varor och tjänster Fakturering Identifierad verksamhetsprocess Verksamhetsprocessens namn Beskrivning Verksamhetsprocess Verksamhetskrav Fakturering med leverantörsutställd faktura Informationsutbyte mellan kund och leverantör med beskrivning av betalningsanspråken för levererade varor eller utförda tjänster, inkl underlag för redovisning av mervärdesskatt. Fristående, leverantörsutställd faktura (utan formalisering av den föregående informationsutväxlingen) Not. Andra verksamhetsprocesser inom processområde Fakturering ej behandlade här kan vara självfaktura, kortbetalningssammanställning eller fakturering inom ett inköpsscenario. Krav på fakturor ställs genom - parternas kommersiella avtal (detta omfattar avtal av olika komplexitet, från ramavtal till direktköp i butik). - lagregler (fr a aktiebolagslagen, bokföringslagen, mervärdesskattelagen och skattebetalningslagen) - behov av användning av faktura som underlag (ex vid införtullning). Verksamhetsprocess och Samverkansspecifikation Verksamhetsprocessnamn Beskrivning Verksamhetskrav Definition av aktiviteter Deltagare Initialvillkor Startas när Avslutas när Fristående, leverantörsutställd faktura Säljaren initierar fakturering av beställda varor/tjänster För allmänna krav: se identifierad verksamhetsprocess För teknisk realisering: elektronisk faktura Säljaren skickar en elektronisk faktura till köparen. Köparens system endera bekräftar mottagande av tekniskt riktig fakturan eller meddelar tekniskt fel om sådant upptäcks. Säljare och Köpare (eventuellt representerade av tredjepart) Säljaren har levererat vara/tjänst. Köparen har begärt att få faktura elektroniskt och meddelat förutsättningarna för detta. Säljaren skickar en elektronisk faktura till köparens elektroniska adress. Köparens system lämnar kvitto på att elektronisk faktura mottagits

4 PM 4 Undantagshändelser Protokollfel / timeout Slutvillkor Köparen gör fakturakontroll och kommer därefter att endera betala säljaren det fakturerade beloppet eller kontakta säljaren angående identifierade felaktigheter i fakturan (ev felhantering sker utanför denna process). Ingående samverkans- eller Inga verksamhetsprocesser Livscykler Inga Typ av samverkansspecifikation Affärstransaktion Samverkansprocessens namn BasicInvoice Affärstransaktionens namn Svefaktura Beskrivning Svefaktura kan tillämpas som enkel, fristående faktura för begäran, i elektronisk form, om betalning efter rekvisition/beställning/avrop/direktköp som samlingsfaktura, med begränsningen att alla ingående transaktioner skall avse samma beställaridentitet(er). Enligt bokföringslagen kan samlingsfaktura sträcka sig över högst 14 dagar som kreditnota, refererande till en tidigare faktura eller för kreditering av t ex volymrabatter för köp under viss period (notera dock Skatteverkets krav på särskild och otvetydig hänvisning till ursprungliga fakturor). Roller Aktörer Roller Aktiv som Kund Köpare primär roll Responderande Leveransadress - Leverantör Säljare primär roll Initierande Betalningsmottagare - Intermediär (tredjepart) VAN-tjänst, finansiell tjänst Ev. förmedlande Myndighet (tredjepart) Endast indirekt - Verksamhets objekt Betalningsmottagare Fakturahuvud Leveransadress Betalningssätt Fakturarader Rabatter/avgifter Betalningsvillkor Fakturatotaler Skattetotaler Dokumentreferenser Köpare Säljare Copyrightinformation - avseende utdraget ur UN/Cefact Modeling Methodology User Guide: UN/Cefact All rights reserved - avseende svensk översättning av nämnda utdrag: 2004, Anders W Tell, Toolsmiths AB En verbal beskrivning av användningsområdet för Svefaktura finns som bilaga 1 Förutsättningarna för mervärdesskatt beskrivs i bilaga 2.

5 PM 1 SFTI tekniska kansli Bilaga 1 Svefaktura - Förutsättningar för användning Specifikationen Svefaktura är tänkt att kunna tillämpas som enkel, fristående faktura för begäran, i elektronisk form, om betalning efter rekvisition/beställning/avrop/direktköp som samlingsfaktura, med begränsningen att alla ingående transaktioner skall avse samma beställaridentitet(er). Enligt bokföringslagen kan samlingsfaktura sträcka sig över högst 14 dagar som kreditnota, refererande till en tidigare faktura eller för kreditering av t ex volymrabatter för köp under viss period. Svefakturan skapas av leverantören eller dennes ombud (dvs självfakturering exkluderas). Fakturaspecifikation skall ingå i Svefakturan i nödvändig omfattning det är olämpligt att använda Svefaktura om underlag till densamma samtidigt skickas i annat elektroniskt format eller på papper, t ex genom manuellt förd arbetsorder/ tidsedel eller vidarefakturerad underleverantörsfaktura på papper. I Svefakturan finns möjlighet att referera/peka till en bild eller motsvarande externt objekt, till exempel en skannad fakturabild. Det finns ingen begränsning av antalet fakturarader i Svefaktura. Har leverantören tillgång till ett elektroniskt underlag (ex beställning, rekvisition, etc) är det lämpligt att fakturaraderna skapas så att de avspeglar underlagets rader, delposter eller liknande. I förekommande fall kan en Svefaktura hänvisa till följesedel. Det ställs då inga krav på hur informationen i följesedeln skall förhålla sig till fakturan eller dess fakturarader. Vid samlingsfaktura kan följesedel knytas till fakturan per fakturarad. Vid kreditering av faktura, eller del av faktura, skapas kreditnota som en separat affärstransaktion. Om kreditnotan refererar till en faktura bör en krediteringsrad, där så är möjligt, motsvara en rad i den ursprungliga fakturan. Krediteringar skall inte redovisas som vilande på saldobesked i avvaktan på en kommande debetfaktura. Notera speciellt ett svenskt lagkrav avseende kreditnotan: den ska innehålla en särskild och otvetydig hänvisning till den ursprungliga fakturan. Skatteverket anser att detta kräver individuella referenser till de ursprungliga fakturorna och att avsteg från detta krav endast kan ske när det är fråga om ett mycket stort antal ursprungsfakturor och där det skulle vara förenat med onormalt stora kostnader att ta fram erforderliga uppgifter. Skatteverket anser att det i dessa fall kan räcka med att kreditnotan endast hänvisar till utställda fakturor under berörd period. Detta kan ge problem om t ex returemballagehantering eller årsvolymrelaterade rabatter hanteras via kreditnotor. Reglerna utvecklas närmare i Skatteverkets skrivelse , Dnr: /111.

6 PM 1 SFTI tekniska kansli Bilaga 2 Mervärdeskatteuppgifter i Svefaktura Reger för mervärdesskatteuppgifter finns beskrivna i anslutning till Svefakturans termer (se separat dokument). Som princip har valts att hålla innehållet i Svefaktura enhetligt oavsett om den enskilda affärstransaktionen är en faktura eller en kreditnota, dvs mervärdesskattelagens möjligheter till förenkling av kreditnotors innehåll har inte utnyttjats. Inte heller utnyttjas möjligheterna till förenklad faktura (t ex vid mindre belopp). Svefaktura inkluderar även fallet att leverantören inte är redovisningsskyldig till mervärdesskatt (dvs momsregistreringsnr är inte obligatoriskt). Om Svefaktura används för leverans nytt transportmedel (krav 12 i ML), när à-contobetalningar skall redovisas i faktura (krav 7 i ML) eller när momsbetalningsskyldigt skatteombud (krav 14 i EU-direktivet) skall redovisas, får delar av upplysningarna skivas in i generellt fält för fri text. I Svefaktura ingår inte regler för hantering av vinstmarginalbeskattning (krav 13 i ML). Vid beräkning av beskattningsunderlag för mervärdesskatt gäller: Om det i priset ingår andra statliga skatter än moms, t.ex. reklamskatt och andra punktskatter eller avgifter såsom tull och skrotningsavgift, ska du beräkna moms även på dessa belopp. Detsamma gäller exempelvis frakt och portokostnader, postförskottsavgifter, försäkringspremier, fakturerings- och expeditionsavgifter, resekostnader samt restids- och traktamentsersättningar. Källa: Momsbroschyren, SKV 552 utgåva 16 (april 2004) Mervärdesskatt redovisas i fakturor med noggrannhet på decimalnivå enligt den aktuella valutan. Däremot gäller inte lagen om avrundning av vissa öresbelopp vid redovisning i svensk skattedeklaration, utan där bortfaller öresdelen helt i samband med redovisningen (23 kap. 1 SBL). Andra skatter Svefaktura innehåller inte specifika fält för redovisning av annan skatt än mervärdesskatt. Sådana upplysningar kan lämnas som fri text. Valutor Svefaktura hanterar en valfri faktureringsvaluta. Vid fakturering i främmande valuta skall dessutom, under vissa förutsättningar i skattereglerna, mervärdesskattebeloppen räknas om och redovisas i svenska kronor och omräkningskurs skall då anges. Svefaktura har element för en omräkningskurs. Om omräkning av mervärdesskattebelopp behöver göras i samlingsfaktura, tänk då på att Skatteverket vill se valutakurser för de dagar då var och en av de fakturerade leveranserna och tillhandahållandena skedde, eller om samlingsfakturan avser mottagna förskott och a conton de dagar då betalningarna mottogs (Skatteverkets skrivelse , dnr /111) detta får då placeras som text.

7 PM 1 Ändringshistorik Version Datum Beskrivning Utförd av Ursprungligt dokument S Lennartsson Inledande definition av samverkansprocess tillagd. S Lennartsson Bilaga 1: tillägg av sista stycket, angående Skatteverkets krav på kreditnotor I övrigt vissa redaktionella ändringar Ändring av transportprofilens versionsnummer, ändring M Forsberg av namnet på Service,Action samt nytt exempel som visar på kompletterande PartyId av GS1/GLN-typ Ändring av rekommenderad metod för sammansättning av CPAId samt tillägg av information om server certifikat. Uppdatering av krav på viss skatteinformation. M Forsberg