Förfrågningsunderlag. Datum: Sista anbudsdag: Anbudets giltighet: Diarienummer: LiU

Transkript

1 Förfrågningsunderlag 1(19) Förfrågningsunderlag Linköpings universitet genomför en förenklad upphandling av resebyråtjänster. Härmed inbjuds Ni att lämna anbud i enlighet med förutsättningarna i detta förfrågningsunderlag inklusive bilagor. Datum: Sista anbudsdag: Anbudets giltighet: Diarienummer: LiU Detta förfrågningsunderlag består av: Upphandlingsföreskrifter Kravspecifikation Kommersiella villkor Bilagor: 1. Bilagor för Leverantörskvalificering (skall skickas in av anbudsgivaren) 1.1 Blankett Sanningsförsäkran/Uppgifter om anbudsgivaren 1.2 SKV 4820 Begäran om upplysningar vid upphandling 2. Bilagor för Anbudsutvärdering (skall skickas in av anbudsgivaren). 2.1 Prisbilaga 2.2 Referenser 3. Informationsbilaga (behålles) 3.1 Grundläggande bestämmelser gällande tjänsteresor för LiU:s räkning 4. Fliksystem för anbudet

2 2(19) 1 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER 1.1 Inledning bakgrund Linköpings universitet (LiU) är ett av Sveriges större lärosäten, med ca studenter och 3500 anställda vid tre campusområden på orterna Linköping och Norrköping. Viss utbildning bedrivs också i Stockholm. Utbildning och forskning sker inom teknik och naturvetenskap, medicin och vård, utbildningsvetenskap, samhälls och beteendevetenskap, humaniora och teman. LiU är ett programuniversitet: över hälften av våra 80 utbildningsprogram leder till ett bestämt yrke, t.ex. lärare, civilingenjör, systemvetare, läkare och sjuksköterska. 80 procent av studenterna läser på program, 20 procent läser på någon av våra 500 fristående kurser. Mer information finns på Universitetets organisation framgår av nedanstående skiss. Idag finns ett antal lokala ramavtal för hotell och konferenstjänster, dessa lokala ramavtal skall alltid bokas i första hand då detta är möjligt. Omfattningen av lokala avtal kan komma att förändras under perioden. Lista på dessa avtal kommer att distribueras i samband med avtalstecknande. LiU har även ett samarbetsavtal med SJ avseende rabatt på tågresor. Utöver detta medverkar universitetet i statlig inköpssamordning vilket innebär att ramavtal för staten skall kunna avropas. Organisationen är decentraliserad, vilket innebär att institutionerna självständigt beställer resor.

3 1.2 Uppdragets innehåll och omfattning Förfrågningsunderlag 3(19) Uppdraget omfattar resebyråtjänster som en affärsresebyrå traditionellt erbjuder inklusive självbokning. Anbudsgivaren ska med kompetens, tillgänglighet och effektiv administration bidra till att affärsresandet inom LiU har hög kvalitet, utförs miljömedvetet, är kostnadseffektivt samt följer gällande avtal. År 2009 uppgick totalkostnaden för inrikes och utrikes resor samt logi till ca 24,7 MSEK. Arrangemang Bil Buss 1884 Båt Charter Flyg Hotell Tåg Övrigt Totalt LiU kan dock inte garantera någon volym under kommande avtalsperiod. LiU avser att teckna avtal med en (1) leverantör. 1.4 Upphandlande enhet Linköpings universitet Linköping 1.5 Upphandlingsform Denna upphandling är en förenklad upphandling enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling avseende B tjänst. 1.6 Frågor avseende upphandlingen Frågor om upphandlingens innehåll eller om anbudsgivare önskar att förfrågningsunderlaget i något avseende skall förtydligas eller kompletteras skall ställas skriftligt per e post till: upphandling@liu.se. Begäran skall ställas i så god tid att svar kan lämnas senast Frågor ställda senare kommer inte att besvaras. Eventuella förtydliganden av förfrågningsunderlaget kommer att presenteras på Anbudsgivaren är själv skyldig att hålla sig uppdaterad och kontrollera att denna har fullständigt material. 1.7 Definitioner och begrepp Centrala begrepp som används i förfrågningsunderlaget förklaras nedan: Tjänsteresa resa för LiU:s räkning, av t.ex. anställda, studenter och gäster.

4 4(19) 1.8 Avtalstid Avtal skall gälla fr.o.m t.o.m med möjlighet till förlängning i ytterligare ett (1) år + ett (1) år, om LiU så önskar. Sådan eventuell förlängning skall göras skriftligen av LiU senast tre månader innan förlängningsperiodens början. Avtalet kan således komma att gälla maximalt under fyra (4) års tid. 1.9 Formella krav på anbudet Disposition av anbudet Anbudsgivaren ombeds insända komplett ifyllt underlag. Anbudet bör följa förfrågningsunderlagets struktur och dokumenten bör sorteras enligt angivet fliksystem i en anbudspärm/mapp, se bilaga 4. Ofullständiga anbud kan medföra att anbudet inte tas upp till prövning. Alternativa anbud accepteras inte Anbudets giltighet Anbud skall : vara undertecknat av behörig företrädare för företaget, se bilaga 1.1. Observera att den anbudsgivare som lämnar anbud i upphandlingen också måste vara LiUs motpart (och således behörig att underteckna avtalet) i ett eventuellt kommande avtalsförhållande. vara inkommet till Linköpings universitet på nedan angiven adress senast Anbudsgivare svarar för att anbud kommer in i rätt tid. vara bindande till och med , vilket skall bekräftas i bilaga 1.1, Sanningsförsäkran/uppgifter om anbudsgivaren. Om upphandlingen och/eller tilldelningsbeslutet blir föremål för överprövning och tiden ovan överskrids, skall anbudsgivaren vara bunden till sitt anbud tills det att rättsprocesserna i alla instanser är avslutade och upphandlingskontrakt tecknats Anbudets form Anbudet skall: vara skrivet på svenska vara paketerat i slutet, neutralt kuvert/paket vara tydligt märkt med Anbud Dnr LiU inges i ett original och två papperskopior, tydligt markerade på framsidan med original respektive kopia Anbudsinlämnande Anbud sänds till nedanstående adress alternativt lämnas personligen eller genom bud. Postadress: Linköpings universitet Registrator Linköping

5 5(19) Anbud kan lämnas direkt till Registrator under kontorstid kl. 9:00 15:00. Besöksadress är Hus Origo, Campus Valla, Linköping. Vid inlämnande efter kontorstid hänvisas till brevlådan vid ingången till hus Origo, men denna har en begränsad kapacitet att ta emot anbud. Inkastet är smalt och för litet för t.ex en pärm. En bekräftelse om att anbud mottagits kommer att skickas per e post till anbudsgivare i samband med anbudets öppnande. Observera att för sent inkomna anbud inte tas upp till prövning. Anbud via e post, telegram eller telefax accepteras inte, eftersom sekretess då inte kan garanteras Utvärdering Innan utvärderingsprocessen börjar kontrolleras att de formella kraven på anbudet enligt p 1.9 ovan är uppfyllda. Anbud som inte uppfyller dessa krav kan komma att uteslutas från utvärderingsprocessen. Därefter kommer utvärdering att ske i två steg. Det första steget är kvalificering av leverantör och det andra är prövning av anbud Leverantörskvalificering I detta steg kontrolleras anbudsgivarens juridiska och ekonomiska ställning samt teknisk och yrkesmässig kapacitet. Endast anbud från anbudsgivare som uppfyller kraven gällande leverantörskvalificering kommer att utvärderas vidare Allmänna uppgifter Ange anbudsgivarens namn, adress, organisationsnummer (eller motsvarande) och kontaktuppgifter i bilaga 1.1 Uppgifter om anbudsgivaren/sanningsförsäkran, som bifogas anbudet. Anbudsgivaren skall vara registrerad i aktiebolags handels eller föreningsregistret (eller motsvarande). Bifoga kopia av registreringsbevis utfärdat av relevant officiell myndighet i det land där anbudsgivaren är registrerad, där det skall framgå vem som är firmatecknare för företaget Finansiell och ekonomisk ställning Anbudsgivaren skall intyga att denna är fri från skulder för skatter och sociala avgifter. Anbudsgivaren skall tillsammans med anbudet bifoga av Skatteverket ifylld blankett SKV 4820 Begäran/Svar offentliga uppgifter, bilaga 1.2. Anbudsgivaren skall inneha F skattsedel. Uppgifterna i handlingarna skall inte vara äldre än tre (3) månader före sista anbudsdag. Anbudsgivaren skall ha tillräcklig finansiell och ekonomisk kapacitet för att kunna utföra uppdraget och uppfylla ett långsiktigt avtal. Anbudsgivaren visar detta genom att uppfylla kraven i punkt a eller b. o a. Anbudsgivaren skall ha en kreditvärdighet vid anbudstillfället motsvarande lägst riskklass 3 enligt UC:s riskklasser.

6 6(19) o b. Undantag från kravet gällande riskklassificering kan medges för företag som nyligen startats eller om anbudsgivaren av någon annan anledning inte uppfyller kravet. Anbudsgivaren ska bifoga en sådan förklaring och/eller intyg som tydligt visar att anbudsgivaren kan anses inneha motsvarande ekonomiska stabilitet. LiU förebehåller sig rätten att inhämta information om anbudsgivaren hos kreditupplysningsföretaget UC Select Teknisk och yrkesmässig kapacitet Leveranskapacitet Anbudsgivaren skall ha resurser, mycket god kompetens och mycket god erfarenhet att utföra de tjänster som denna upphandling avser. Som bevis för att detta krav uppfyllts skall anbudsgivaren bifoga en kortfattad beskrivning av det anbudsgivande företagets organisation, leveranskapacitet och kompetens. Uppgifter ska presenteras under flik 4. Personal Hos anbudsgivaren skall finnas personal med adekvat utbildning och erfarenhet av affärsresebranschen som ska boka resor och ansvara för kontakterna med LiU och att uppdraget genomförs i enlighet med avtalet. Den bokningspersonal som är aktuell för uppdraget skall ha mycket god erfarenhet, vana av och kompetens för bokningar av resor enligt detta uppdrag. Som bevis för att detta krav uppfyllts ska anbudsgivaren bifoga en kortfattad beskrivning av hur bemanningen planeras som innehåller en förteckning över offererad namngiven personal. Av förteckningen ska framgå personalens namn, reseutbildning och erfarenhet av affärsresebranschen. Uppgifter ska presenteras under flik 5. Förstärkningsresurser Anbudsgivaren skall kunna tillhandahålla flera personer med likartad kompetens. Förlust av enskild medarbetare får inte medföra att anbudsgivarens möjligheter att tillhandahålla avtalad kompetens eller resurser påverkas. En beskrivning över hur detta krav uppfylls ska presenteras under flik 6. IATA ackreditering Anbudsgivaren skall vara IATA ackrediterad. Anbudsgivare skall i anbudet ange IATA nummer. Verifiering av att anbudsgivare uppfyller IATA:s krav på resebyråer kan komma att göras. Uppgifter ska presenteras under flik 7. GDS Anbudsgivaren skall arbeta via GDS (Global Distribution System) för utförande av bokningstjänster. Beskriv kortfattat hur ni arbetar med detta under flik 7. LCC Anbudsgivaren skall ha möjlighet att boka LCC bolag (Low Cost Carriers), lågprisflygbolag. Beskriv kortfattat hur ni arbetar med detta under flik 7. Kvalitetsystem Anbudsgivaren skall ha ett kvalitetssystem, antingen i form av en ISO certifiering eller i form av ett eget väl dokumenterat kvalitetssystem. Det är inte ett krav att förete någon certifiering. En redovisning av hur anbudsgivaren arbetar med kvalitetssäkring av sin verksamhet skall lämnas i form av anbudsgivarens kvalitetspolicy eller annat styrande dokument för kvalitet. Av denna redovisning skall det framgå ansvarig person, samt senaste uppdatering av styrande dokument. Uppgifter ska presenteras under flik 8. Miljöfrågor. I sitt arbete skall anbudsgivaren sträva efter att effektivisera och minska förbrukningen av naturresurser. Beskriv hur anbudsgivaren arbetar med miljöfrågor. Uppgifter ska presenteras under flik 9.

7 7(19) Prövning och utvärdering av anbud Denna prövning sker i två led. I det första ledet kontrolleras att alla ovillkorliga krav, skall krav, i kravspecifikationen är uppfyllda. Anbudsgivare som inte uppfyller samtliga skall krav kommer att uteslutas från vidare prövning. I det andra ledet bedöms anbuden med hänsyn till utvärderingskriterierna nedan. Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet kommer att antas. Anbuden värderas enligt nedan med viktning enligt följande Utvärderingskriterium Vikt Pris 50% Referenser 30 % Service 20% De ställda kriterierna kommer att utvärderas enligt följande: Pris Prisuppgifter skall lämnas i bifogade prisbilagor. Prisuppgifter kommer att summeras och utvärderas enligt följande: Prisuppgifter för transaktionskostnader och självbokning summeras och lägst offererad summa får 10 poäng. Övriga anbud poängsätts enligt modellen: Lägst prissumma/offererad prissumma x 10. Resultatet kommer därefter att viktas med viktfaktorn för pris. Referenser Bedömning av referenserna går till så att anbudsgivarens erhållna poäng i undersökningen, enligt 2.11 summeras. Därefter normeras anbudet enligt följande modell: erhållen poängsumma/maximalt möjlig poängsumma x 10. Resultatet kommer därefter att viktas med viktfaktorn för referenser. Service utvärderas på så sätt att anbudsgivarens svar på bör kraven i kravspecifikationen kommer att poängsättas i förhållande till en poängskala. Poängskalan anges vid varje bedömningskrav och innebär att anbudsgivaren kan få minst 0 poäng och max 5 poäng beroende på kravets karaktär. 0 poäng ges om beskrivning/svar ej lämnats, 1p motsvarar otillräckligt svar, 2p motsvarar godkänt men med smärre brister, 3p motsvarar godkänt, 4p motsvarar väl godkänt och 5p motsvarar mycket väl godkänt. Anbudsgivarens poäng kommer sedan att summeras. Därefter normeras anbudet enligt följande modell: erhållen poängsumma/maximal poängsumma x 10. Resultatet kommer därefter att viktas med viktfaktorn för service. Sammanvägning När alla kriterierna är poängsatta kommer summan för respektive kriterium att multipliceras med de angivna viktfaktorerna för respektive kriterium och en slutlig summa räknas fram. Denna summa blir sedan grunden för urvalet.

8 8(19) LiU avser teckna avtal med den anbudsgivare som erhåller högst poäng. Om två leverantörer slutar på samma summa kommer de att särskiljas genom i första hand decimaler, i andra hand kommer högst resultat på pris gälla och i tredje hand kommer resultat på referenser att avgöra Beslut Beslut i ärendet kommer att meddelas samtliga anbudsgivare skriftligen minst 10 dagar innan avtal tecknas med antagen leverantör. Under tiden till avtal tecknats kan en begäran om överprövning av tilldelningsbeslutet lämnas till Förvaltningsrätten i Linköping. Adress: Box 406, Linköping E post: forvaltningsrattenilinkoping@dom.se Tilldelningsbeslutet utgör inte ett civilrättsligt bindande avtal Sekretess/offentlighet i upphandlingsärenden Linköpings universitet är en offentlig myndighet och omfattas av den svenska offentlighetsprincipen. Med detta avses bland annat att alla handlingar ska vara tillgängliga för den som önskar ta del av dem. Den som lämnar anbud i denna upphandling måste vara införstådd med att denna aspekt ingår som en förutsättning. Möjligheten för anbudsgivare att med stöd av Offentlighets och sekretesslagen (2009:400) erhålla sekretess för uppgifter i handlingar som ingår i ett anbud är allmänt sett mycket begränsade. Vissa uppgifter kan dock omfattas av sekretess med stöd av Offentlighets och sekretesslagen, sk kommersiell sekretess. För kommersiell sekretess till skydd för en anbudsgivares uppgifter krävs att uppgifter avser affärs eller driftförhållanden samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs. Om anbudsgivaren anser att uppgifter som lämnats i upphandlingsärendet omfattas av kommersiell sekretess, bör anbudsgivaren i sitt anbud inkomma med önskemål om kommersiell sekretess inklusive precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Därefter gör LiU en självständig prövning om kommersiell sekretess kan anses föreligga. Beslut om att hemlighålla uppgifter enligt Offentlighets och sekretesslagen kan överklagas i första hand till Kammarrätten. Garantier för att uppgifter inte kommer att lämnas ut kan därför aldrig lämnas. Observera att prövning av sekretess sker först när någon begär att få ta del av uppgifter. Sekretessprövning kan aldrig göras i förväg Anbud som lämnas till LiU omfattas av anbudssekretess till dess beslut om leverantör fattas eller ärendet dessförinnan slutförts, det vill säga i normalfallet fram till den tidpunkt när tilldelningsbeslut har fattats.

9 9(19) 2 KRAVSPECIFIKATION I dag bokas majoriteten av universitetets tjänsteresor via telefon eller e post av anställda inom LiU, som administrativ personal, professorer, forskarstuderande m.fl. Respektive enhet inom LiU avgör hur enhetens resande skall ske. Se grundläggande bestämmelser gällande LiU:s tjänsterresor i bilaga 3.1. LiU önskar att anbudsgivaren alltid beaktar miljö och riskaspekter vid utförande av tjänst. Syftet med upphandlingen är att LiU skall kunna boka sina resetjänster via en (1) resebyrå som kan erbjuda service på en hög nivå och verka för att det mest effektiva och mest ekonomiskt fördelaktiga resväg och färdsätt väljs med beaktande av LiU:s önskemål samt bekvämlighet för den resande. LiU är mån om att resebyrån representeras av kvalificerad och erfaren personal, där tyngdpunkten ligger på att medarbetarna är kreativa, serviceinriktade och har god kommunikationsförmåga. LiU förbehåller sig rätten att boka direkt av de leverantörer där avtal finns. Deltagande i vissa samarbetsprojekt eller andra speciella faktorer kan komma att medföra att researrangemang handhas av annan aktör. En betydande del av utvärderingen gäller resebyråns förmåga att erbjuda kompetens i avsikt att minska LiU:s kostnader för samtliga tjänster en affärsresebyrå kan erbjuda och resebyråns förmåga att ge god personlig service. Skall och bör krav Nedan följer de krav som LiU ställer i denna upphandling. Kraven är formulerade som skall krav eller bör krav/utvärderingskrav. Anbudsgivare som inte uppfyller samtliga skall krav kommer att uteslutas från vidare prövning. Vid bör krav/utvärderingskrav krävs en beskrivning som kommer att värderas. I sådant fall anges en poängskala vid kravet. Anbudsgivare ombeds fylla i nedanstående kryssrutor. Ifylld kravspecifikation ska bifogas anbudet under flik 10, enligt angivet fliksystem. Observera att ej ifylld ruta tolkas som ett nej svar. Skall krav 2.1 Service Omfattning Anbudsgivaren skall tillhandahålla reseservice i form av bokning av resor och leverans av biljetter/färdhandlingar till LiU:s anställda samt personer som reser för LiU:s räkning. Reseservice skall även omfatta information, rådgivning, ändring av alla typer av biljetter samt övriga göromål som kan anses vara kopplade till uppdraget. Eventuell revalidering av biljetter skall göras utan kostnad för LiU. Anbudsgivaren skall kunna boka samtliga resetjänster enligt bilaga 2.1.

10 10(19) Grupp och konferensresor Anbudsgivaren skall kunna erbjuda grupp och konferensbokningar såväl inrikes som utrikes Öppettider och kontaktmöjligheter Anbudsgivaren skall tillhandahålla reseservice via e post och telefon under ordinarie kontorstid, mellan kl. 8:00 17:00. Anbudsgivaren skall erbjuda 24 timmarsservice (sju dagar/vecka). Anbudsgivaren skall se till att LiU får en egen e postadress ex: liu@resebyrånsnamn.se Säkerhet Anbudsgivaren skall kunna erbjuda information om tillfälliga trafikstörningar. Anbudsgivaren skall även ha rutiner för att kunna lokalisera LiU:s resenärer vid kris och katastrofsituationer samt vid varje enskilt tillfälle snabbt informera LiU:s kontaktperson för säkerhetsfrågor. Anbudet skall innehålla en beskrivning av hur detta krav kommer att tillgodoses, under flik Institutionsprofiler och resenärsprofiler Anbudsgivaren skall upprätta och samla information i institutionsprofiler. Detta skall göras så fort avtal har ingåtts. Anbudsgivaren skall även upprätta och uppdatera resenärsprofiler i enlighet med reglerna i personuppgiftslagen (1998:204). Anbudsgivaren skall förvara samtliga profiler på ett tryggt och säkert sätt, såväl fysiska blanketter som elektronisk information. LiU skall äga de resenärsprofiler som läggs upp av anbudsgivaren. Vid avtalets upphörande skall dessa på betryggande och väl organiserat sätt överlämnas till en eventuell ny uppdragstagare Statliga ramavtal Anbudsgivaren skall kunna hantera de statliga ramavtalen inom områdena flygresor inrikes, Europa, Nordamerika och övriga världen och hotelltjänster inrikes. Utöver dessa avtal har LiU tecknat samarbetsavtal med SJ avseende rabatt på tågresor. Samtliga dessa avtal skall beaktas vid bokning av resor.

11 11(19) 2.2 Beställningar och bokningar Bekräftelse av bokningsförfrågan Anbudsgivaren skall lämna bekräftelse på mottagande av bokningsförfrågan via e post till resenären/resebeställaren inom en (1) timme efter att förfrågan mottagits. Gäller normal kontorstid kl.8:00 17: Alternativa lösningar Anbudsgivaren skall alltid boka resor så att lägsta möjliga pris uppnås med hänsyn även tagen till restid/arbetstid. Anbudsgivaren skall erbjuda minst två (2) alternativa lösningar avseende färdmedel, resvägar etc. så att möjlighet till kostnadseffektivisering tillvaratas. Vid erbjudande om alternativa lösningar skall anbudsgivaren upplysa om de begränsningar och/eller särskilda villkor som eventuellt ingår i nyttjandet av de alternativa lösningarna Bekräftelse av bokning Efter det att resenären bekräftat att denne önskar boka föreslagen resa, skall resebyrån genomföra bokningen snarast. Bekräftelse på utförd bokning skall skickas via e post till resenären/resebeställaren senast nästkommande arbetsdag. Gäller under normal kontorstid 8:00 17: Följesedel En följesedel skall bifogas varje bokning, i e post eller pappersformat enligt beställarens önskemål Pass, visering och vaccinering Anbudsgivaren skall hålla sig ajour med vilka regler som gäller avseende pass, visum och vaccination vid utlandsresa. Anbudsgivaren skall kunna ombesörja all administration som hör samman med viseringar mm där utländsk beskickning så tillåter. Anbudsgivaren skall vid bokning informera om valt resmåls relevanta pass, visum och vaccinationsbestämmelser Biljettleveranser Samtliga färdhandlingar skall levereras innan avresa. Färdhandlingar och övriga dokument ska kunna distribueras till LiU utan att merkostnader uppkommer. Dokumenten skall i första hand distribueras elektroniskt men kan i undantagsfall eller om LiU så önskar distribueras med post. Det skall vara möjligt för beställare att utan extra kostnad får resehandlingar skickade till annan adress än bokningsbekräftelsen och fakturan.

12 12(19) 2.3 Självbokningssystem Systemets omfattning Anbudsgivaren skall kunna erbjuda ett användarvänligt webbaserat självbokningssystem. Bokningar som görs via självbokning skall finnas sökbara även för resebyrån. Systemet skall innehålla bokningsmöjligheter för flyg, tåg, hotell samt hyrbil. Inga avgifter för implementering, årskostnader eller licenser skall utgå. Ange vilket system ni använder i dagsläget, samt lämna kortfattad beskrivning av detta under flik Introduktion av självbokningssystem Anbudsgivaren skall i samråd med LiU, kostnadsfritt introducera självbokningssystemet för de institutioner/motsvarande som så önskar. Support skall tillhandahållas av anbudsgivaren. 2.4 Kontaktperson Anbudsgivaren skall avdela och namnge en kontaktperson (Key account manager) som har ett särskilt ansvar för detta avtal och service till LiU. Denna person skall ha minst två års erfarenhet av arbete som kontaktperson inom affärsresebranschen. Denna person skall tillse att kontaktperson hos LiU får information angående reseplanering, resenyheter och kostnadsbesparande åtgärder. Regelbundna kontakter skall upprätthållas mellan anbudsgivarens kontaktperson och LiU:s kontaktperson. Möten och uppföljningar skall hållas när behov uppstår och utan kostnad för LiU. Anbudsgivarens kontaktperson skall gå att nå kl vardagar. Som bevis för att ställda krav är uppfyllt skall, under flik 13 anbudsgivaren bifoga: CV för den person som anbudsgivaren avser utse till Key account manager. CV skall innehålla namn, anställningstid, teoretisk kompetens och tidigare yrkeserfarenhet inklusive beskrivning av ett likvärdigt uppdrag som utförts eller påbörjats efter januari 2008 som den utsedda personen ansvarat för. 2.5 Statistik Resestatistik Anbudsgivaren skall kostnadsfritt leverera halvårsvis statistik för hela LiU:s resande fördelat på antal resor och kostnader per resesätt (flyg, tåg, hotell, mm), per avropande institution/motsvarande samt totalt. Anbudsgivaren skall även leverera statistik fördelat på följande: Topp 10 destinationer, specificerat på leverantör Topp 10 leverantörer, specificerat på destination Statistiken skall levereras inom 15 dagar efter halvårets utgång till LiU:s kontaktperson

13 13(19) Miljöstatistik Anbudsgivaren skall kostnadsfritt redovisa miljöstatistik totalt för hela LiU, samt uppdelat på institution/motsvarande. Miljöstatistiken skall lämnas per halv och helår och lämnas enligt följande: Anbudsgivaren skall redovisa koldioxidutsläpp från alla förmedlade tjänster som flyg (särskild redovisning för sträckor under respektive över 50 mil), tåg, båt, buss, taxi, och hyrbil. Redovisningen bygger på antal fordonskilometer för hyrbil och taxitjänster samt personkilometer för kollektiva transportmedel som flyg, tåg och buss. För hotelltjänster skall anbudsgivaren redovisa kwh/gästnatt. Redovisningen skall som minimikrav uppfylla Naturvårdsverkets riktlinjer, för redovisning av koldioxidutsläpp, vilket innebär att beräkningar får ske med Naturvårdsverkets schablonvärden för utsläpp per passagerarkilometer respektive fordonskilometer för respektive transportsätt. I detta fall måste det tydligt framgå att redovisningen baseras på schablonvärden. Redovisningen skall levereras i en Excelfil så att bearbetning av data hos LiU underlättas. Redovisningen skall innehålla källhänvisningar för grunddata (utsläppsvärden) som beräkningen grundas på. Anbudsgivaren skall vara beredd att utveckla och förbättra metoder för beräkning i samverkan med LiU. Om anbudsgivaren har klimatkompenserat tjänsten, skall detta anges separat. Redovisningen av koldioxidutsläpp skall dock alltid avse utsläpp för eventuell kompensering. 2.6 Kompetens Vidareutbildning Anbudsgivaren skall erbjuda sina medarbetare vidareutbildning. Ange olika kurser, utbildningar och interna utbildningsprogram som ni erbjuder, under flik Språkkunskaper Anbudsgivarens personal skall tala och skriva svenska och engelska för affärsbruk. 2.7 Kvalitet Reklamation Eventuella reklamationer skall skriftligen besvaras omgående och åtgärdas inom en vecka Återbetalningsgarantier Skulle anbudsgivaren påföra beställaren för högt pris skall anbudsgivaren till beställaren inom 30 dagar efter det att felet upptäckts, erlägga skillnaden mellan det för höga priset och det korrekta priset som beställaren skulle ha betalt.

14 14(19) Kundnöjdhet För att följa upp kundnöjdhet och kvalitet skall anbudsgivaren ombesörja en enkätundersökning en gång per år som skall redovisas för LiU:s kontaktperson. Mätningen skall genomföras som en webbenkät. Urvalet av respondenter skall spegla mångfalden i LiU:s resande, och omfatta både resebeställare och frekventa resenärer. Eventuella brister som framkommer i denna enkätundersökning skall åtgärdas snarast. 2.8 Implementering och avveckling En förutsättning för att kunna genomföra uppdraget med god kvalitet är att anbudsgivaren planerar för övertagandet av uppdraget från LiU:s nuvarande leverantör samt att anbudsgivarens personal bereds tillfälle att sätta sig in i LiU:s reserutiner och resmönster. Anbudsgivaren ansvarar för att implementeringen av uppdraget fungerar på smidigast möjliga sätt för LiU och dess medarbetare. Det får aldrig uppstå något glapp mellan avtalen där LiU inte har tillgång till resebyråtjänst. I uppdraget ingår även att vid avtalstidens slut på ett betryggande och väl organiserat sätt överlämna uppdraget, inklusive resenärsprofiler till en eventuell ny uppdragstagare. Implementering och avveckling av uppdraget skall vara utan kostnad för LiU. Anbudet skall innehålla: En implementeringsplan avseende uppdraget: Implementeringsplanen ska innehålla samtliga i uppdraget ingående delar, ansvarsfördelning mellan anbudsgivare och LiU, samt ett förslag för implementeringen. En beskrivning av hur överlämnandet till en ny leverantör planeras vid avtalstidens slut. Uppgifter ska lämnas under flik 15. Bör krav utvärderingskrav 2.9 Service Bokning självbokningssystem Självbokningssystemet bör klara av att boka resor för fler än en resenär vid samma bokningstillfälle. Uppgifter lämnas under flik 16. Poäng Uppgradering självbokningssystem Självbokningssystemet bör uppgraderas kontinuerligt. Ange senaste uppgradering, versionsnummer och hur ni arbetar med utveckling av självbokningssystemet under flik 16. Poäng 0 5

15 15(19) 2.10 Kommersiella villkor Kommersiella villkor enligt punkt 3 skall accepteras i sin helhet Referenser Referenstagningen syftar till att kontrollera uppdragstagarens kompetens, resurser, samarbetsförmåga etc. Anbudsgivaren skall lämna uppgifter om två referenser för uppdrag, liknande detta uppdrag som har utförts de senaste tre åren. Referensperson ska vara väl insatt i verksamheten och uppgifter om namn, nuvarande giltigt telefonnummer och e postadress ska anges. Referensperson ska vara vidtalad. Nystartade företag skall lämna CV för minst två personer av den dedikerade personalen för detta uppdrag, samt referenser från två uppdrag som dessa personer har arbetat med i tidigare anställningar. Minst följande information skall anges: * referensföretagets namn * tidpunkt för uppdraget * typ av uppdrag * namn på kontaktperson på referensföretaget och dennes telefonnummer (inkl. mobil), e mailoch postadress LiU förbehåller sig rätten att istället för en eller flera av de angivna referenterna, ta en eller flera egna referenter och väga in i bedömningen. Observera att kontaktpersonen på referensföretaget skall gå att nå per telefon inom tre veckor från sista anbudsdag. Referenspersonerna kommer att få svara på ett antal frågor genom att ange på en skala från 1 4 poäng (1=underkänt, 2= godkänt, 3= väl godkänt, 4= mycket väl godkänt) hur väl anbudsgivaren uppfyller/tillgodoser referenten inom ett antal områden. Detta skall redovisas i bilaga 2.2 under flik Priser Arvode i svenska kronor exklusive mervärdeskatt skall lämnas på Prisbilaga 2.1. Pris på samtliga produkter skall anges. Priser för bokning av biljetter skall avse e ticket. Ifylld bilaga skall bifogas under flik 18.

16 16(19) 3 KOMMERSIELLA VILLKOR 3.1 Viljeinriktning Parterna är medvetna om att avtalet inte kan reglera samtliga frågeställningar och händelser som kan tänkas uppkomma till följd av ständig utveckling och förändrade förhållanden. Parterna skall sträva efter att anpassa sig till de nya förhållanden som kan uppstå under avtalstiden för att på så sätt tillgodose varandras ändrade förutsättningar och behov. Avtalet bygger på ömsesidigt förtroende mellan parterna. 3.2 Avtalshandlingar/rangordning Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder något annat, sinsemellan i följande ordning: 1. Ev. tillägg/ändringar till det av parterna signerade avtalet 2. Det av parterna signerade avtalet (motsvarande de kommersiella villkoren i förfrågningsunderlaget) 3. Eventuella bilagor till det av parterna signerade avtalet 4. Förfrågningsunderlaget, daterat Bilagor till förfrågningsunderlaget 6. Leverantörens anbud 3.3 Avtalstid Ramavtalet gäller fr.o.m. avtalets till och med med möjlighet till ett (1) års + ett (1) års förlängning. Avtalet kan således komma att gälla under maximalt fyra (4) års tid och skall upphöra utan uppsägning. Förlängning skall ske på LiU:s begäran senast tre (3) månader före avtalstidens utgång. 3.4 Kontaktpersoner Vardera parten skall utse kontaktperson för frågor som avser uppdraget. Leverantörens kontaktperson skall framgå av förfrågningsunderlaget. Vid byte av kontaktperson är parterna skyldiga att underrätta varandra snarast. 3.5 Underleverantör Leverantören kan för uppdraget använda underleverantörer, om dessa angetts och presenterats i leverantörens anbud. Eventuell underleverantör skall uppfylla samma krav som huvudleverantören enligt detta avtals samtliga avtalshandlingar. Leverantören ansvarar för underleverantörens arbete som för eget arbete. Önskar leverantören använda underleverantör för hela eller delar av uppdraget skall detta vara i överenskommelse med LiU. 3.6 Utförande Leverantören har en organisation med tekniska och ekonomiska resurser som säkerställer att uppdraget kan genomföras med kompetent och tillräckligt utbildad personal. Leverantören skall utföra uppdraget fackmannamässigt samt tillhandahålla hög service, god säkerhet, tillgänglighet och kommunikationsförmåga.

17 17(19) 3.7 Sekretess Leverantören svarar för att personal inom verksamheten iakttar den sekretess och tystnadsplikt som är gällande inom branschen. Leverantören skall inte utan beställarens eller den enskilde personens medgivande till tredje man utlämna sådana uppgifter om beställaren eller den enskilde personen som är att betrakta om affärs, yrkes eller personhemligheter. 3.8 Försäkring och intyg Leverantören skall teckna och vidmakthålla: Ansvarsförsäkring omfattande allmänt ansvar, produktansvar och omhändertagen egendom med självrisk, vilken får uppgå till högst ett basbelopp, enligt lagen om allmän försäkring (SFS 1962:381) Kombinerad företagsförsäkring för sin egendom med självrisk vilken får uppgå till högst ett basbelopp, enligt lagen om allmän försäkring (SFS 1962:381) 3.9 Lagar Leverantören skall följa samtliga för uppdraget aktuella lagar, förordningar och föreskrifter Kvalitet och uppföljning Leverantören tillämpar lämpliga rutiner för att säkerställa kvaliteten så att uppdraget sker på ett sådant sätt att överenskommen omfattning och kvalitet uppnås och upprätthålls. Årlig kvalitetsuppföljning sker genom att leverantören ombesörjer en enkätundersökning. Brister som uppmärksammats i samband med kvalitetsuppföljningen ska åtgärdas omgående och senast inom en (1) månad Fel och brister Om leverantören brister i att utföra tjänster enligt detta avtal är leverantören skyldig att, efter reklamation från beställaren, utan oskäligt uppehåll vidta rättelse. Rättelse skall ske genom att leverantören fullgör tjänsten eller rättar felet/bristen. Sker inte rättelse utan oskäligt upphåll och felet/bristen upprepas har beställaren rätt till kompensation med ett belopp som motsvarar 10 procent av resans pris, dock lägst 500 SEK Fakturering/följesedel och betalning LiU använder idag resekonto Diners Tac. Samtliga avdrag och påslag samt moms skall specificeras på en följesedel, som skall bifogas varje beställning. Följesedeln skall sorteras på kostnadställe och resenär samt alltid ange produkttyp. Faktureringsavgift och/eller andra ej överenskomna tillägg godkännes ej. Fakturor/följesedlar skall alltid innehålla resenärens namn och kostnadsställe samt för övrigt utformas i samråd med respektive institution/enhet. Samlingsfakturor skall kunna erbjudas till de institutioner/enheter som har önskemål om detta. Betalning sker trettio (30) dagar netto, under förutsättning att fakturaunderlaget är ostridigt. Dröjsmålsränta debiteras enligt räntelagen Fakturahantering och bokningar gjorda via reseleverantörens Internetsidor (ex. LCC bolag) skall göras enligt den ovan beskrivna fakturahanteringen. Betalning skall inte ske via resenärens betalkort.

18 18(19) LiU övergår nu successivt till att ta emot elektroniska fakturor i formatet Svefaktura. Anbudsgivare skall under avtalsperioden kunna erbjuda detta. För mer information om e faktura och e beställningar se LiUs informationssida om e handel, Ersättning Ersättningen för utförda tjänster framgår av prisbilagan, bilaga 2.1. Leverantörens ersättning inkluderar samtliga med uppdraget förenade kostnader. Eventuella provisionsintäkter som leverantören erhåller på beställarens volym skall tillgodoräknas beställaren Prisreglering Transaktionsavgifterna skall vara fasta under det första avtalsåret. Därefter får prisjustering ske, vilken skall följa förändring i SCB:s arbetskostnadsindex (AKI totalen för privat sektor, basmånad maj Prisjustering måste meddelas LiU:s kontaktperson skriftligen minst tre (3) månader innan den börjar gälla. Förändringar vars resultat enligt beräkning ovan understiger 2% justeras inte. Vid en eventuell förlängning av avtalet skall prisjustering av det förlängda avtalet ske på samma sätt Uppsägning och hävning Avtalet kan sägas upp av endera parten med tre (3) månaders uppsägningstid om motparten åsidosätter vad som åligger denne enligt avtal eller i övrigt inte uppfyller de krav som kan ställas på service och kvalitet. Avtalet kan sägas upp av endera parten om motparten i väsentlig omfattning åsidosätter sina skyldigheter eller åtaganden enligt avtalet och ej inom rimlig tid vidtager godtagbar rättelse. Uppsägningen träder i kraft 30 dagar efter det att motparten mottagit den. LiU har rätt att omedelbart häva ingånget avtal om leverantören: är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom, har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande enheten kan visa detta, inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker. Avtalet kan sägas upp av leverantören med tre (3) månaders uppsägningstid i det fall Linköpings universitet inte uppfyller sina betalningsförpliktelser. Alla uppsägningar skall ske skriftligt Marknadsföring Leverantören får ej uppge Linköpings universitet som referens i marknadsföring utan LiU:s samtycke enligt Lag om namn och bild i reklam Resestatistik Halvårsvis samlad resestatistik skall kostnadsfritt vara LiU:s kontaktperson tillhanda senast 15 dagar efter varje avslutat halvår Miljöstatistik Halvårsvis samlad miljöstatistik skall kostnadsfritt vara LiU:s kontaktperson tillhanda senast 15 dagar efter varje avslutat halvår. Statistiken skall vara utformad enligt krav i förfrågningsunderlaget.

19 19(19) 3.19 Force Majeure Part är ej ansvarigt för dröjsmål eller skada som beror på omständighet utanför hans kontroll som han skäligen inte kunde ha räknat med vid avtalets tecknande och vars följder han skäligen inte kunnat undvika eller övervinna. Som sådan omständighet skall anses lagbud, myndighetsåtgärd eller föreläggande, krigshändelse, strejk, lockout, blockad eller annan liknande omständighet eller händelse. Förbehållet i fråga om händelser på arbetsmarknaden gäller om leverantören själv vidtager eller är föremål för sådan konflikt eller därmed liknande omständighet. Den part som avser att åberopa ovan beskriven omständighet skall utan oskäligt dröjsmål skriftligen underrätta motparten därom Information och omförhandling Parterna förbinder sig att omedelbart underrätta varandra om sådana förändringar som kan påverka verksamheten. Under avtalsperioden äger parterna rätt att skriftligen begära omförhandling av detta avtal om det under avtalsperioden inträffar omständigheter vilka väsentligen förändrar endera parts förutsättningar att uppfylla sina förpliktelser enligt detta avtal Överlåtelse av avtal Avtalet får ej helt eller delvis överlåtas på annan part utan skriftligt godkännande av motparten Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg kan endast göras genom en skriftlig handling, undertecknad av behöriga företrädare för båda parterna Tvist Eventuell tvist i anledning av ingånget avtal skall avgöras i första hand genom förhandling mellan parterna och i andra hand av svensk domstol med tillämpning av svensk rätt. Leverantören får inte avbryta eller uppskjuta fullgörande av de prestationer som avtalats under åberopande av att tvisteförfarande inletts eller pågår.