Linköpings universitet genomför en upphandling av leverantör avseende kortämnen till ID-kort till några universitet och högskolor.

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Dnr LiU (12) Förfrågningsunderlag Linköpings universitet genomför en upphandling av leverantör avseende kortämnen till ID-kort till några universitet och högskolor. Ni inbjudes härmed att lämna anbud i enlighet med förutsättningarna i detta förfrågningsunderlag inklusive bilagor. Sista anbudsdag: Anbudets giltighet: Diarienr: LiU Detta förfrågningsunderlag består av: Upphandlingsföreskrifter med krav på anbudsgivaren Kravspecifikation Kommersiella villkor Bilagor: Bilaga 1: Blankett Uppgifter om anbudsgivaren och sanningsförsäkran Bilaga 2: Svarsbilaga

2 1 Upphandlingsföreskrifter 1.1 Inledning bakgrund Flera universitet och högskolor i Sverige har sedan många år ett campuskort. Kortet innehåller ett antal funktioner och ges ut till studenter och anställda. Linköpings universitet samordnar nu en upphandling av kortämnen till dessa campuskort för ett antal lärosäten. De lärosäten som omfattas av denna upphandling är Linköpings universitet, Högskolan i Jönköping, Mittuniversitetet samt Högskolan i Skövde. 1.2 Omfattning Upphandlingen gäller ett köp av kortämnen i format CR80 med kontaktlöst chip. Upphandlingen är vidare uppdelad i flera delar med delvis olika krav på ämnena. Totalt gäller förfrågan kortämnen. 1.3 Upphandlande enhet Linköpings universitet LFA Linköping Kontaktperson: Namn: Anders Lindman E-post: upphandling@liu.se Tillägg och ändringar Eventuella kompletterande tillägg/ändringar rörande detta förfrågningsunderlag kommer att annonseras på Anbudsgivaren är själv skyldig att hålla sig uppdaterad om information på denna sida. 1.4 Upphandlingsform Denna upphandling är en förenklad upphandling enligt Lagen om offentlig upphandling (LOU 2007:1091 kap 15) 1.5 Förfrågningsunderlaget Ingående dokument Detta förfrågningsunderlag består av: Upphandlingsföreskrifter med krav på anbudsgivaren, kravspecifikation, kommersiella villkor Bilaga 1: Blankett Uppgifter om anbudsgivaren och sanningsförsäkran Bilaga 2: Svarsbilaga Frågor avseende förfrågningsunderlaget Om anbudsgivare önskar att förfrågningsunderlaget i något avseende skall förtydligas eller kompletteras eller har frågor om uppdragets innehåll skall sådan begäran ställas skriftligt per e post till 2 (12) Dnr LiU

3 kontaktpersonen ovan. Detta gäller även frågor rörande ev önskemål om delleveranser och leveransdatum. Begäran skall ställas senast Frågor ställda senare kan inte med säkerhet besvaras. Eventuella förtydliganden av förfrågningsunderlaget samt frågor och svar kommer att presenteras på Formella krav på anbudet Disposition av anbudet Anbudsgivaren ombeds att i sitt anbud lämna svar på varje punkt i underlaget samt följa förfrågningsunderlagets struktur och hänvisa till relevant punkt i förfrågningsunderlaget. Kraven i förfrågningsunderlaget är formulerade som skall-krav. Skall-kraven, måste vara uppfyllda för att anbudet över huvud taget skall behandlas. Observera att ofullständiga anbud medför att anbudet inte tas upp till prövning Anbudets giltighet Anbudet är giltigt såvida: det är undertecknat av behörig företrädare för företaget det är inkommet till Registrator, Linköping universitet senast Anbudsgivare svarar för att anbud kommer in i rätt tid. Anbud som kommer in för sent tas ej upp till prövning. anbud skall vara bindande till och med vilket skriftligen skall bekräftas i anbudet (se blanketten Uppgifter om anbudsgivaren/sanningsförsäkran ) Anbudets form Anbud skall: vara inkommet i slutet kuvert/paket vara skrivet på svenska åtföljas av fullständigt ifylld och underskriven blankett: Uppgifter om anbudsgivaren/sanningsförsäkran kuvertet skall vara märkt Anbud dnr LiU inges i original och två (2) kopior Observera att för sent inkomna anbud inte tas upp till prövning. Anbud via e-post, telegram eller telefax accepteras inte eftersom sekretessen inte kan garanteras Anbudsinlämnande Anbud sänds till nedanstående adress alternativt lämnas personligen eller genom bud. Postadress: Besöksadress: Linköpings Universitet Linköpings Universitet Registrator Registrator, Hus Origo, Campus Valla Linköping Linköping 3 (12) Dnr LiU

4 Universitetets registratorsexpedition är öppen måndag-fredag kl Det finns en brevlåda vid ingången till hus Origo men denna har en begränsad kapacitet att ta emot anbud. Inkastet är smalt och för litet för t.ex. en pärm. Observera att anbud levereras på egen risk och för att försäkra att leverans sker korrekt är det viktigt att tänka på öppettiderna. Bekräftelse om mottaget anbud kommer att skickas efter anbudsöppning. 1.7 Upphandlingsprocessen Innan utvärderingsprocessen påbörjas kontrolleras att de formella kraven enligt punkt 1.6 är uppfyllda. Anbud som inte uppfyller dessa krav kommer att uteslutas från utvärderingen. Därefter kommer processen att ske i två steg där det första är prövning av anbud och det andra är leverantörskvalificering Prövning av anbud De ovillkorliga kraven, skall-kraven i kravspecifikationen, kontrolleras först. Vidare skall även de insända provkorten testas och godkännas. I det sista steget jämförs angivna priser för de anbud som har uppfyllt skall-kraven och klarat test av provkort. Anbudet med det lägsta priset kommer att gå vidare till leverantörskvalificering enligt Leverantörskvalificering De krav som ställs på leverantören kontrolleras i utvärderingsprocessens sista del. Om något av de ställda kraven enligt ej uppfylls, upplysningar saknas eller är felaktiga kan anbudet komma att uteslutas Juridisk ställning Följande krav skall uppfyllas: anbudsgivaren skall vara fri från skulder för skatter och sociala avgifter anbudsgivare skall inneha registreringsbevis från Bolagsverket (motsvarande) Anbudsgivare från Sverige: Registreringsbevis från Bolagsverket skall bifogas ansökan I övrigt kommer Linköpings universitet att från Skatteverket respektive Kronofogden inhämta uppgifter för att kontrollera ovanstående uppgifter. Anbudsgivare från utlandet: Följande officiella dokument skall bifogas anbudet: intyg på att anbudsgivaren tillhör ett officiellt handelsregister intyg att anbudsgivaren har uppfyllt sina förpliktelser gällande betalning av sociala avgifter intyg att anbudsgivaren har uppfyllt sina förpliktelser gällande betalning av skatter Informationen får inte vara äldre än två månader från sista dag för inlämnande av anbud. 4 (12) Dnr LiU

5 Alla anbudsgivare: Anbudsgivaren skall till anbudet bifoga, fullständigt ifylld, blankett Uppgifter om anbudsgivaren/sanningsförsäkran (se bilaga 2) Ekonomisk och finansiell ställning Anbudsgivaren skall ha tillräcklig finansiell och ekonomisk kapacitet för att kunna utföra uppdraget. Detta kontrolleras genom att LiU förbehåller sig rätten att inhämta information om anbudsgivaren hos kreditupplysningsföretaget Soliditet. Anbudsgivaren skall ha en kreditvärdighet vid anbudstillfället motsvarande lägst A enligt Soliditets kreditratingskala Teknisk förmåga, kapacitet och tillgänglighet Leveranstiden är av central betydelse och anbudsgivare måste kunna troliggöra att leverans kan ske inom utsatt tid. För att visa att anbudsgivaren har denna behövliga tekniska förmåga, kapacitet och tillgänglighet skall denne ange de fem senaste kortleveranserna och respektive leveransdatum. Följande skall anges i svarsbilagan: kund antal kort leveransdatum angivet i anbud eller motsvarande verkligt leveransdatum Miljösäkringssystem Anbudsgivaren skall ha ett dokumenterat system som beskriver hur denne på ett systematiskt sätt arbetar med miljöfrågor. Anbudsgivaren skall efter begäran insända antingen intyg om certifiering enligt ISO eller bifoga dokumentation som minst skall visa: en miljöpolicy rutiner för ständiga förbättringar inom miljöområdet Kvalitet Anbudsgivaren skall arbeta efter ett kvalitetsystem, antingen i form av en ISO-certifiering eller i form av ett eget dokumenterat kvalitetsystem. Anbudsgivaren skall efter begäran insända intyg om certifiering eller dokumentation som minst skall visa: en kvalitetspolicy en beskrivning av metoder som används för att fortlöpande verifiera och validera organisationens processers/tjänsters prestanda så att de motsvarar kundernas behov och krav Underleverantörer Om anbudsgivaren planerar att använda underleverantörer skall samma dokument lämnas för dessa. 1.8 Beslut Beslut i ärendet, tilldelningsbeslut, kommer att meddelas samtliga anbudsgivare skriftligen innan avtal tecknas med antagen leverantör. 5 (12) Dnr LiU

6 Under avtalsfristen, 10 dagar, kan en begäran om överprövning av tilldelningsbeslutet lämnas till: Förvaltningsrätten i Linköping, Box 406, Linköping. E-post: forvalningsrattenilinkoping@dom.se. Tilldelningsbeslutet utgör inte ett civilrättsligt bindande avtal. 1.9 Sekretess/offentlighet i upphandlingsärenden Linköpings universitet är en offentlig myndighet och omfattas av den svenska offentlighetsprincipen. Med detta avses bland annat att alla handlingar ska vara tillgängliga för den som önskar ta del av dem. Den som lämnar anbud i denna upphandling måste vara införstådd med att denna aspekt ingår som en förutsättning. Möjligheten för anbudsgivare att med stöd av Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) erhålla sekretess för uppgifter i handlingar som ingår i ett anbud är allmänt sett mycket begränsade. Vissa uppgifter kan dock omfattas av sekretess med stöd av Offentlighets- och sekretesslagen, sk kommersiell sekretess. För kommersiell sekretess till skydd för en anbudsgivares uppgifter krävs att uppgifter avser affärs- eller driftförhållanden samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs. Om anbudsgivaren anser att uppgifter som lämnats i upphandlingsärendet omfattas av kommersiell sekretess, bör anbudsgivaren i sitt anbud inkomma med önskemål om kommersiell sekretess inklusive precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Därefter gör LiU en självständig prövning om kommersiell sekretess kan anses föreligga. Beslut om att hemlighålla uppgifter enligt Offentlighets- och sekretesslagen kan överklagas i första hand till Kammarrätten. Garantier för att uppgifter inte kommer att lämnas ut kan därför aldrig lämnas. Observera att prövning av sekretess sker först när någon begär att få ta del av uppgifter. Sekretessprövning kan aldrig göras i förväg. Anbud som lämnas till LiU omfattas av anbudssekretess till dess beslut om leverantör fattas eller ärendet dessförinnan slutförts, det vill säga i normalfallet fram till den tidpunkt när tilldelningsbeslut har fattats. 6 (12) Dnr LiU

7 2 Kravspecifikation Upphandlingen avser kortämnen för campuskort. Observera: anbudsprover, dvs exempel på kortämnen och layout, skickas ut efter begäran till 5 st provkort med både magnetremsa, Mifare-chip och rewriteyta (behöver ej vara på samma kort) skall skickas till LiU för test och godkännande. Dessa provkort skickas in tillsammans med anbudet. Pris Priser skall anges i svenska kronor exklusive moms. Pris skall anges som ett belopp för hela beställningen. Följande krav ställs på de olika omgångarna av kort, varje omgång skall levereras till en egen adress (som anges i samband med kontraktskrivning). 2.1 Omgång 1, kortämnen (Linköpings universitet) Kort Tryck Korten skall vara med Mifarechip 1 K, frekvens MHz. Mifarechipen som används i korten skall vara originalchip NXP. Placering av chip skall vara i övre högra hörnet på stående kort, sett framifrån. Mifare chip ID skall vara i max 5 serier. Läsning av taggen sker i omvänd ordning (B3 B2 B1 B0) Mifare numret skall vara tryckt på baksidan (kant vid magnetremsan) Korten skall ha måtten 85,6 x 54x 0,76 mm. Materialet skall vara PVC. Kortet måste klara eftermontering av kontaktchip. Det skall finnas magnetremsa HICO på baksidan. Det skall vara stående layout med 20 mm rewrite (thermorewrite) i underkanten. Färgen på Rewrite-ytan skall vara svart. Det skall finnas en namnteckningsruta på baksidan ( standard kreditkort ) enligt tryckoriginal. Bakgrunden skall vara vit. Trycket på både framsidan och baksidan skall vara utfallande, 1+1 färgtryck På framsidan skall extratryck med UV-färg göras. På baksidan skall tryckas en millimetergraderad linjal på långsidan. Trycket skall vara laminerat. 7 (12) Dnr LiU

8 Leverans Levereras till Linköpings universitet 2.2 Omgång 2, kortämnen (Högskolan Jönköping) Kort Tryck Korten skall ha en prox-del och ett Mifarechip Korten skall ha en prox-del EM4102 Korten skall vara med Mifarechip 1 K, frekvens MHz. Mifarechipen som används i korten skall vara originalchip NXP. Valfri placering. Mifare numret skall vara tryckt på baksidan (kant vid magnetremsan) Korten skall ha måtten 85,6 x 54x 0,76 mm. Materialet skall vara PVC. Det skall finnas magnetremsa HICO på baksidan. Det skall vara stående layout med 20 mm rewrite (thermorewrite) i underkanten. Bakgrunden skall vara vit. Trycket på baksidan skall vara svart På baksidan skall tryckas en millimetergraderad linjal på långsidan. Leverans Levereras till Högskolan i Jönköping 2.3 Omgång 3, kortämnen (Mittuniversitetet) Kort Korttypen skall vara vita plastkort RFID Mifare 1K, HiCo - Rewrite Korten skall vara med Mifarechip 1 K, frekvens MHz. Mifarechipen som används i korten skall vara originalchip NXP. Valfri placering. Mifare chip ID skall vara i max 5 serier. Läsning av taggen sker i omvänd ordning (B3 B2 B1 B0) Korten skall ha måtten 85,6 x 54 mm. Materialet skall vara PVC. Det skall finnas magnetremsa HICO på baksidan. Det skall vara stående layout med 20 mm rewrite (thermorewrite) i underkanten. Tryck Inget tryck Leverans Levereras till Mittuniversitetet, Östersund 8 (12) Dnr LiU

9 2.3 Omgång 4, kortämnen (Högskolan i Skövde) Kort Tryck Korten skall vara med Mifarechip 1 K, frekvens MHz. Mifarechipen som används i korten skall vara originalchip NXP. Valfri placering. Korten skall ha måtten 85,6 x 54 mm. Materialet skall vara PVC. Det skall finnas magnetremsa HICO på baksidan. Inget tryck Leverans Levereras till Mittuniversitetet, Östersund 9 (12) Dnr LiU

10 3 Kommersiella villkor Nedanstående kommersiella villkor kommer att ingå i det avtal som skall tecknas mellan beställaren och anbudsgivaren. 3.1 Avtalshandlingar/Rangordning Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de sinsemellan i följande ordning: Avtalet Eventuella bilagor till avtalet Förfrågningsunderlaget, daterat Företagets anbud Avtalet kommer att upprättas i två exemplar och skrivas under av båda parter. 3.2 Avtalstid Avtalet gäller för ett köp en gång. 3.3 Avtalets omfattning Leverantören skall leverera kortämnen. Ändringar och tillägg kan endast göras genom en skriftlig handling, undertecknad av behöriga företrädare för båda parterna. 3.4 Fakturering/följesedel och betalning Betalning skall ske mot faktura. Expeditions och/eller faktureringsavgift får ej tas ut. Betalning sker 30 dagar netto efter mottagen ostridig faktura och fullständig samt godkänd leverans. Skulle tvist uppstå angående del av fakturerat belopp, skall dock ostridig del betalas inom föreskriven tid. Om betalning försenas utan giltigt skäl skall det utgå dröjsmålsränta enligt räntelagen. Vid LiU inkommer samtliga pappersfakturor till en central adress, skannas in för att sedan distribueras ut i ett elektroniskt flöde. För ett läsbart resultat av skanning krävs att fakturan är tydlig, till exempel att ingen väsentlig information är skriven mot skuggad/färgad bakgrund. Beställarreferens måste anges tydligt för att fakturan skall kunna hanteras i det elektroniska flödet. Fakturor som inte kan läsas in i skannern eller saknar referens kan returneras till avsändaren. Fakturan skall skickas till nedanstående faktureringsadress, märkt med referensnummer och beställarens namn. Faktureringsadress: Linköpings universitet Fakturasupport Linköping Exempel på referensens format: 1234 Nils Nilsson 10 (12) Dnr LiU

11 3.5 Leverans och leveranstid Leverans skall ske DAP enligt Incoterms 2010 till angivna leveransadresser under ordinarie kontorstid. Gods som anländer i trasigt, smutsigt skick eller med skadat ytteremballage kommer att returneras. Anbudsgivaren skall leverera kortämnen så snart avtal tecknats, dock skall alla ämnen ha levererats senast Vite och försenad leverans Med försenad leverans avses försening från leverantörens sida i förhållande till överenskommen tidpunkt som inte beror på köparen. Om leveransförsening inte kan undvikas måste leverantören omedelbart meddela köparen detta. Linköpings universitet äger rätt till vite om 5% av summan på beställningen per påbörjad vecka vid försenad leverans. Vid senare leverans än 15 augusti äger LiU rätt till ett vite om 25% av beställningssumman samt skadestånd för styrkta merkostnader pga förseningen (såsom köp av andra kortämnen likaväl som extra personalkostnader, dubbelutdelning mm). Kostnadsfri telefonsupport ges vardagar kl under avtalstiden. 3.7 Överlåtelse av avtal Avtalet får ej helt eller delvis överlåtas på annan part utan skriftligt godkännande av motparten. 3.8 Information Parterna förbinder sig att underrätta varandra om sådana förändringar som kan påverka verksamheten. 3.9 Kontaktpersoner Vardera parten skall utse kontaktperson för frågor som avser uppdraget under avtalsperioden Force majeure Leverantören är inte ansvarig för skada som beror på omständigheter utanför Leverantörens kontroll, som svensk eller utländsk myndighets åtgärd, krigshändelse, strejk, blockad, bojkott, lockout eller annan liknande omständighet. Förbehållet om strejk, blockad, bojkott och lockout gäller även om Leverantören själv är föremål för eller vidtar sådan konfliktåtgärd Uppsägning och hävning Båda parter äger rätt att säga upp avtalet om motparten i väsentlig omfattning åsidosätter sina skyldigheter eller åtaganden enligt avtalet och ej inom rimlig tid vidtagit godtagbar rättelse. Uppsägningen skall ske skriftligt och träda i kraft 30 dagar efter att motparten har emottagit denna. Avtalet kan sägas upp av part med tre (3) månaders uppsägningstid om motpart åsidosätter vad som åligger denne enligt avtal eller i övrigt inte uppfyller de krav som kan ställas på service och kvalitet. LiU har rätt att häva ingånget avtal med omedelbar verkan om leverantören: 11 (12) Dnr LiU

12 är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom, har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande enheten kan visa detta, inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker Marknadsföring Leverantören får ej uppge Linköpings universitet som referens i marknadsföring utan LiU:s samtycke enligt Lag om namn och bild i reklam Tvist Eventuell tvist i anledning av ingånget avtal skall avgöras i första hand genom förhandling mellan parterna och i andra hand av svensk domstol med tillämpning av svensk rätt. Leverantören får inte avbryta eller uppskjuta fullgörande av de prestationer som avtalats under åberopande av att tvisteförfarande inletts eller pågår. 12 (12) Dnr LiU