FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG. Sista anbudsdag: Anbudets giltighet:

Transkript

1 Förfrågningsunderlag 1(12) FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Linköpings universitet genomför en upphandling av ramavtal för kontorspapper. Härmed inbjuds Ni att lämna anbud i enlighet med förutsättningarna i detta förfrågningsunderlag inklusive bilagor. Sista anbudsdag: Anbudets giltighet: Detta förfrågningsunderlag består av: 1. Upphandlingsföreskrifter med krav på anbudsgivaren 2. Kravspecifikation 3. Kommersiella villkor BILAGOR: 1. Svarsbilaga Priser och leveransförmåga 2. SKV 4820 Begäran om upplysningar vid upphandling 3. Blankett Uppgifter om anbudsgivaren/sanningsförsäkran

2 2(12) 1. UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER 1.1 Inledning bakgrund Linköpings universitet (LiU) har anställda, 1400 forskarstuderande och studenter inom grundutbildningen samt en ekonomisk omslutning på ca 2,7 mdr. Utbildning och forskning bedrivs inom fyra huvudområden: Tekniska högskolan, Filosofiska fakulteten, Utbildningsvetenskap och Hälsouniversitetet. Merparten av verksamheten är koncentrerad till Linköping, men det finns även verksamhet i Norrköping. Viss utbildning finns dessutom i Vadstena och Stockholm. LiU service är en serviceavdelning inom universitetsförvaltningen vid Linköpings universitet. LiU service har ett lager som tillhandahåller kontorsmaterial och kontorspapper till institutioner och enheter inom LiU. Samtliga beställningar enligt upphandlat ramavtal kommer att gå via LiU service. 1.2 Omfattning Ramavtal omfattande leverans av vitt och färgat kontorspapper i ett flertal olika format, som A4, A3 och storformat. Beräknat totalt inköpsvärde per år är cirka 2 miljoner SEK. Linköpings universitet förbinder sig inte att upphandla för det beräknade inköpsvärdet. Linköpings universitet avser att teckna avtal med en leverantör. 1.3 Avtalstid Avtal skall gälla fr.o.m t. o. m med möjlighet till förlängning i ytterligare ett (1) år + ett (1) år, om LiU så önskar. Sådan eventuell förlängning skall göras skriftligen av LiU senast tre månader innan förlängningsperiodens början. Avtalet kan således komma att gälla maximalt under fyra (4) års tid. 1.4 Upphandlande enhet Linköpings universitet Linköping 1.5 Upphandlingsform Denna upphandling sker genom ett öppet förfarande enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling. 1.6 Frågor avseende upphandlingen Frågor om upphandlingens innehåll eller om anbudsgivare önskar att förfrågningsunderlaget i något avseende skall förtydligas eller kompletteras skall sådan begäran ställas skriftligt per e post, till följande adress: upphandling@liu.se Begäran skall ställas i så god tid att svar kan lämnas, senast Frågor ställda senare kommer inte att besvaras. Eventuella förtydliganden av förfrågningsunderlaget kommer att presenteras på

3 3(12) Anbudsgivaren är själv skyldig att hålla sig uppdaterad om information på denna sida. Anbudsgivaren är vidare själv skyldig att kontrollera att denne har erhållit fullständigt material. 1.7 Formella krav på anbudet Disposition av anbudet Anbudsgivaren ombeds att lämna svar på varje punkt i underlaget. Kraven i förfrågningsunderlaget är formulerade som skall krav. Skall kraven måste vara uppfyllda för att anbudet skall kunna behandlas. Observera att ofullständiga uppgifter kan medföra att anbudet inte tas upp till prövning Anbudets giltighet Anbudet skall: vara inkommet till Linköpings universitet på nedanstående adress senast Anbudsgivare svarar för att anbud kommer in i rätt tid. vara undertecknat av behörig företrädare för företaget, se bilaga 3 (uppgifter om anbudsgivaren/sanningsförsäkran). vara bindande till och med , vilket skriftligen skall bekräftas i bilaga 3 (uppgifter om anbudsgivaren/sanningsförsäkran). Vid eventuell överprövning skall anbudets giltighetstid per automatik förlängas med sex (6) månader Anbudets form Anbudet skall: vara skrivet på svenska vara paketerat i slutet neutralt kuvert/paket vara tydligt märkt med Anbud Dnr LiU inges i original och två (2) kopior, tydligt markerade på framsidan med original respektive kopia. innehålla svarsbilaga Anbudet bör följa förfrågningsunderlagets struktur för att säkerställa likabehandling och underlätta utvärderingen Anbudsinlämnande Anbud sänds till nedanstående adress alternativt lämnas personligen eller genom bud. Linköpings universitet Registrator Linköping Anbud kan lämnas direkt till Registrator under kontorstid Besöksadress är Hus Origo, Mäster Mattias väg, Campus Valla, Linköping. Vid inlämnande efter kontorstid hänvisas till brevlådan vid ingången till hus Origo, men denna har en begränsad kapacitet att ta emot anbud. Inkastet är smalt och för litet för t.ex. en pärm.

4 4(12) En bekräftelse om att anbud mottagits kommer att skickas till anbudsgivare i samband med anbudets öppnande. Observera att för sent inkomna anbud inte tas upp till prövning. Anbud via e post, telegram eller telefax accepteras inte, eftersom sekretessen då inte kan garanteras. 1.8 Utvärdering Innan utvärderingsprocessen börjar kontrolleras att de formella kraven (avsnitt 1.7) beträffande disposition, giltighet, form och inlämnande är uppfyllda. Anbud som inte uppfyller dessa krav kan komma att uteslutas från utvärderingsprocessen. Därefter kommer utvärdering att ske i två steg. Det första steget är kvalificering av leverantör och det andra är prövning av anbud Leverantörskvalificering Här kontrolleras anbudsgivarens juridiska och ekonomiska ställning Juridisk ställning Skattekontroll Anbudsgivaren skall intyga att han/hon är fri från skulder för skatter och sociala avgifter. Anbudsgivaren skall därför se till att skattemyndigheten fyller i blanketten SKV 4820 Begäran om upplysning (bilaga 2). Den ifyllda blanketten skall bifogas tillsammans med anbudet. Blanketten får inte vara äldre än tre (3) månader räknat från sista anbudsdag. Även utländska anbudsgivare skall till sitt anbud bifoga intyg från behörig myndighet i det land där företaget är etablerat som visar att anbudsgivaren där betalat föreskrivna skatter och avgifter. Intyget skall vara skrivet på eller översatt till svenska. Registreringsbevis Anbudsgivaren skall till anbudet bifoga kopia på aktuellt registreringsbevis utfärdat av behörig myndighet. Intyget skall visa vem som är firmatecknare för företaget. Anbudsgivaren skall till anbudet bifoga fullständigt ifylld blankett Uppgifter om anbudsgivaren/sanningsförsäkran (bilaga 3) Ekonomisk ställning Anbudsgivaren skall ha tillräcklig finansiell och ekonomisk kapacitet för att kunna utföra uppdraget och uppfylla ett långsiktigt avtal. Anbudsgivaren visar detta genom att uppfylla kraven i punkt a eller b. a. Anbudsgivaren skall ha en kreditvärdighet vid anbudstillfället motsvarande lägst riskklass 3 enligt UC:s riskklasser. b. Undantag från kravet gällande riskklassklassificering kan medges för företag som nyligen startats eller om anbudsgivaren av någon annan anledning har svårt att uppfylla kravet. Anbudsgivaren ska bifoga en sådan förklaring och/eller intyg som tydligt visar att anbudsgivaren kan anses inneha motsvarande ekonomiska stabilitet. LiU förebehåller sig rätten att inhämta information om anbudsgivaren hos kreditupplysningsföretaget UC Select.

5 5(12) Teknisk och yrkesmässig kapacitet Anbudsgivaren skall ha teknisk och yrkesmässig kapacitet samt kompetens och erfarenhet att utföra uppdraget. Referenser Anbudsgivaren skall uppge minst tre (3) referenskunder för vilka anbudsgivaren har fullgjort uppdrag av motsvarande karaktär som detta. Referenspersonerna skall vara angivna med namn, telefonnummer och e postadress. Anbudsgivaren är själv skyldig att kontrollera att lämnade uppgifter är aktuella. Organisation Anbudsgivaren skall ha en organisation med tekniska och ekonomiska resurser som säkerställer att uppdraget kan genomföras. Anbudsgivaren skall lämna uppgifter om företagets kapacitet, förmåga, erfarenheter och eventuella underleverantörer Prövning och utvärdering av anbud Denna prövning sker i två led. Prövning I det första ledet kontrolleras att alla ovillkorliga krav, skall krav, i förfrågningsunderlaget är uppfyllda. Anbudsgivare som inte uppfyller samtliga skall krav kommer att uteslutas från vidare prövning. Utvärdering I det andra ledet utvärderas anbuden efter värderingsprincipen lägsta pris. För att fastställa vilken leverantör som har lägst pris sker utvärderingen i enlighet med den priskorg som bifogas anbudet, bilaga 1 till förfrågningsunderlaget. Pris: Se punkt 2.1, samt bilaga 1. Lämnade priser kommer att multipliceras med beräknad volym och summeras. Totalsumman kommer att utvärderas. Val av leverantör. LiU avser att teckna avtal med den leverantör som offererar lägst sammanlagt pris enligt bifogad svarsbilaga, bilaga Tilldelningsbeslut Beslut i ärendet kommer att meddelas samtliga anbudsgivare skriftligen minst 10 dagar innan avtal tecknas med antagen leverantör. Under tiden till avtal tecknats kan en begäran om överprövning av tilldelningsbeslutet lämnas till Förvaltningsrätten i Linköping. Adress: Box 406, Linköping E post: forvaltningsrattenilinkoping@dom.se 1.10 Sekretess/offentlighet i upphandlingsärenden Linköpings universitet är en offentlig myndighet och omfattas av den svenska offentlighetsprincipen. Med detta avses bland annat att alla handlingar ska vara tillgängliga för den som önskar ta del av dem. Den som lämnar anbud i denna upphandling måste vara införstådd med att denna aspekt ingår som en förutsättning.

6 6(12) Möjligheten för anbudsgivare att med stöd av Offentlighets och sekretesslagen (2009:400) erhålla sekretess för uppgifter i handlingar som ingår i ett anbud är allmänt sett mycket begränsade. Vissa uppgifter kan dock omfattas av sekretess med stöd av Offentlighets och sekretesslagen, sk kommersiell sekretess. För kommersiell sekretess till skydd för en anbudsgivares uppgifter krävs att uppgifter avser affärs eller driftförhållanden samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs. Om anbudsgivaren anser att uppgifter som lämnats i upphandlingsärendet omfattas av kommersiell sekretess, bör anbudsgivaren i sitt anbud inkomma med önskemål om kommersiell sekretess inklusive precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Därefter gör LiU en självständig prövning om kommersiell sekretess kan anses föreligga. Beslut om att hemlighålla uppgifter enligt Offentlighets och sekretesslagen kan överklagas i första hand till Kammarrätten. Garantier för att uppgifter inte kommer att lämnas ut kan därför aldrig lämnas. Observera att prövning av sekretess sker först när någon begär att få ta del av uppgifter. Sekretessprövning kan aldrig göras i förväg Anbud som lämnas till LiU omfattas av anbudssekretess till dess beslut om leverantör fattas eller ärendet dessförinnan slutförts, det vill säga i normalfallet fram till den tidpunkt när tilldelningsbeslut har fattats.

7 7(12) 2 KRAVSPECIFIKATION Linköpings universitet har för avsikt att teckna avtal med en (1) leverantör för leverans av kontorspapper. Upphandlingen omfattar ca 28 miljoner ark/år av vitt och färgat kontorsspapper i A4, A3 och storformat. Kontorspappret ska användas i olika typer av skrivare, kopiatorer, plottrar och dylikt. Beskrivning av utförande skall krav Nedan följer de krav som LiU ställer i denna upphandling. Kraven är formulerade som skall krav. Anbudsgivare ombeds fylla i nedanstående kryssrutor. Om ett krav inte har besvarats tolkas det som att kravet inte är uppfyllt. 2.1 Pris Produktkorg Alla aktuella produkter har definierats i en produktkorg, bilaga 1. Dessa artiklar skall offereras och nettoprissättas (efter ev. avdrag eller rabatt) med upp till två (2) decimaler i SEK exklusive mervärdeskatt. Samtliga artiklar i produktkorgen skall offereras. För vitt ohålat 80 gr papper accepteras inte viktavikelse. För övriga artiklar i produktkorgen accepteras max 5 grams avvikelse. I produktkorgen hänvisas i vissa fall till en tillverkares produktnamn och beteckning. Det är endast till för att enkelt klargöra vad som efterfrågas och anbudsgivaren får naturligtvis offerera andra fabrikat. Anbudsgivare som eventuellt kommer att offerera dessa namngivna produkter kommer inte att tillmätas någon fördel för detta. Priserna för produkter skall vara fasta i ett (1) år från avtalstecknandet. Kravet uppfylls: Övrigt sortiment Anbudsgivaren skall ange rabattsats för övrigt grafiskt papper, kartong samt tillbehör på ordinarie prislista. Ordinarie prislista skall bifogas. Rabattsatsen skall vara fast under hela avtalsperioden. Kravet uppfylls: Ange rabattsats:

8 8(12) 2.2 Service och leverans Service Anbudsgivaren skall erbjuda service i form av: Kontaktpersoner tillgängliga under kontorstid Kommunikationsmöjligheter, telefon, fax, e post All kommunikation skall ske på svenska Avrop/beställning på ramavtalet skall kunna ske via telefon, e post eller som webbeställning. Kraven uppfylls: Leverans Normal leveranstid (från avrop till leverans) skall vara max tre (3) arbetsdagar för ordinarie lagervaror. Leverans skall ske under ordinarie arbetstid till LiU:s godsmottagning, Linköping. Frakt och emballagekostnader skall ingå i pris. Vid eventuell retur av felleverans skall anbudsgivaren stå för fraktkostnad. Kraven uppfylls: Leveransförmåga För att kunna undvika driftstörningar och erhålla garanterad papperskvalitet under hela avtalsperioden krävs att anbudsgivaren har god leveransförmåga. Minst 70 % av offererade produkter/artikelnummer i produktkorgen skall vara ordinarie lagervara. Anbudsgivare skall ange vilka produkter/artikelnummer som är ordinarie lagervara i bilaga 1. Kravet uppfylls: 2.3 Kvalitet Kvalitet och egenskaper Kontorspappret skall vara lämpat för kopiatorer med hög hastighet, dvs. inte avge så mycket damm att problem uppstår i kopieringsmaskinen. Kontorspappret skall absorbera toner väl så att det inte uppstår tonerfläckar på dokumenten vid kopiering. Kontorspappret skall kunna användas i inkjet och laserskrivare. Kontorspapprets egenskaper, inklusive dess vithet ska vara samma under hela avtalsperioden för att underlätta inställningar av kopieringsmaskiner och säkerställa produktion. Kraven uppfylls

9 9(12) Test av papper Anbudsgivare skall efter uppmaning utan kostnad tillhandahålla kontorspapper, i mindre mängd för testkörning. Testet kommer att utföras av LiU:s storförbrukare av papper, LiU tryck och görs för att säkerställa att kvaliteten på pappret överensstämmer med anbudet och att pappret fungerar väl i LiU:s maskiner. Om utfallet av testet inte uppfyller skall kraven som ställts på pappret, diskvalificeras anbudsgivaren eftersom skall krav måste uppfyllas. Kravet uppfylls: Färgat papper Färgat papper skall hålla samma kvalitet och ha samma egenskaper som vitt papper. Samma färgnyans skall finnas tillgänglig under hela avtalsperioden i samtliga gramvikter, enligt bilaga 1 Produktkorg Vid LiU har det förekommit serier av produkter under ett flertal år som kräver färgat papper i en särskild färgnyans. Anbudsgivare skall kunna erbjuda önskade färgnyanser. Nedan finns en förteckning med exempel på namn på färgnyanser. Färgat papper med samma färgnyans som dessa men med annat namn accepteras. Om anbudsgivare önskar pappersprov för vissa färgnyanser kan de erhållas hos kontaktperson. Anbudsgivaren skall bifoga prover på sortiment av färgat papper till sitt anbud. Vit Ljuscreme Mellancreme Creme Beige Ljusgul Gul Djupgul Ljusorange Orange Röd Djuprosa Ljuslila Lila Ljusblå Mellanblå Djupblå Ljusgrön Pastellgrön Mellangrön Grön Djupgrön Ljusgrå Mellangrå Grå Linne vit Linne ljuscreme Kravet uppfylls: 2.4 Miljö 2.4.1Miljökrav Anbudsgivaren skall ha en fastlagd miljöpolicy, t ex miljöcertifiering enligt ISO 14000, eller arbeta mot miljöcertifiering. Pappret skall uppfylla miljökrav enligt Svanen, eller likvärdigt. Anbudsgivaren skall bifoga certifikat eller motsvarande som visar att kravet är uppfyllt. Kraven uppfylls:

10 10(12) 3. KOMMERSIELLA VILLKOR 3.1 Avtalshandlingar/Rangordning Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de sinsemellan i följande ordning: Avtalet Eventuella bilagor till avtalet Förfrågningsunderlaget, daterat Leverantörens anbud 3.2 Avtalstid Avtalet gäller fr.o.m t.o.m LiU har därefter möjlighet att förlänga avtalet med ytterligare ett (1) + ett (1) år. Eventuell förlängning skall göras skriftligen senast tre månader innan förlängningsperiodens början. 3.3 Fakturering och betalning Fakturering skall ske i efterskott. Krav på förskottsbetalning får inte ställas. Expeditions och/eller faktureringsavgift får ej tas ut. Betalning sker 30 dagar efter mottagen ostridig faktura. Skulle tvist uppstå angående del av fakturerat belopp, skall dock ostridig del betalas inom föreskriven tid. Om betalning försenas utan giltigt skäl skall det utgå dröjsmålsränta enligt räntelagen. Vid LiU inkommer samtliga pappersfakturor till en central adress, skannas in för att sedan distribueras ut i ett elektroniskt flöde. För ett läsbart resultat av skanning krävs att fakturan är tydlig, till exempel att ingen väsentlig information är skriven mot skuggad/färgad bakgrund. Beställarreferens måste anges tydligt för att fakturan ska kunna hanteras i det elektroniska flödet. Fakturor som inte kan läsas in i skannern eller saknar referens kan returneras till avsändaren. För mer information se dokumentet Tips för skanning, Fakturan skall skickas till nedanstående faktureringsadress, märkt med referensnummer och namn på beställaren. Faktureringsadress: Linköpings universitet Fakturasupport Linköping Exempel på referensens format: 1234 Nils Nilsson För att få en ytterligare smidigare hantering övergår LiU nu successivt till att ta emot elektroniska fakturor i formatet Svefaktura. Anbudsgivare skall under avtalsperioden kunna erbjuda detta. Under 2010 inför LiU ett elektroniskt beställningssystem för varor och tjänster och förväntar sig att leverantören skall medverka för anslutning till detta. För mer information om e faktura och e beställningar se LiUs informationssida om e handel,

11 11(12) 3.4 Överlåtelse av avtal Avtalet får ej helt eller delvis överlåtas på annan part utan skriftligt godkännande av motparten. 3.5 Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg kan endast göras genom en skriftlig handling, undertecknad av behöriga företrädare för båda parterna. 3.6 Information Parterna förbinder sig att underrätta varandra om sådana förändringar som kan påverka verksamheten. 3.7 Kontaktpersoner Vardera part skall utse kontaktperson för frågor som avser uppdraget under avtalsperioden. Samråd mellan kontaktpersonerna skall ske så snart behov uppstår. Leverantörens kontaktperson skall framgå av bilaga 3 Uppgifter om anbudsgivaren/sanningsförsäkran till förfrågningsunderlaget. Vid byte av kontaktperson är parterna skyldiga att underrätta varandra snarast. 3.8 Force majeure Leverantören är inte ansvarig för skada som beror på omständigheter utanför Leverantörens kontroll, som svensk eller utländsk myndighets åtgärd, krigshändelse, strejk, blockad, bojkott, lockout eller annan liknande omständighet. Förbehållet om strejk, blockad, bojkott och lockout gäller även om Leverantören själv är föremål för eller vidtar sådan konfliktåtgärd. 3.9 Omförhandling Parterna får påkalla omförhandling av ingånget avtal om förhållandena under avtalsperioden väsentligt skulle komma att avvika från vad som gällde när avtalet träffades Priser och Prisreglering Offererat pris gäller som högstpris under de första 12 månaderna från avtalets tecknande. Därefter kan prisjustering ske om leverantören kan påvisa skälig grund. Nya priser kan, efter godkännande av LiU träda i kraft tidigast 30 dagar efter det att leverantören tillställt LiU:s kontaktperson nya prislistor. Sänks allmänt marknadspris för papper skall LiU:s pris justeras neråt i motsvarande grad Leveransvillkor Fritt Linköpings universitet, godsmottagningen, inklusive emballage och transportförsäkring. Leverans skall ske under universitetets ordinarie arbetstid, kl. 8:00 16:00 till: Linköpings universitet Godsmottagningen Linköping 3.12 Fel i vara Om pappret skulle ge upphov till upprepade driftstörningar i maskinerna och/eller att pappret skulle uppvisa återkommande produktfel (dålig kvalité) måste antagen leverantör vara beredd att byta ut pappret, till oförändrat pris, till något som fungerar, annars förbehåller LiU sig rätten att frånträda avtalet med omedelbar verkan

12 12(12) 3.13 Uppsägning och hävning Båda parter äger rätt att säga upp avtalet om motparten i väsentlig omfattning åsidosätter sina skyldigheter eller åtaganden enligt avtalet och ej inom rimlig tid vidtagit godtagbar rättelse. Uppsägningen skall ske skriftligt och träda i kraft 30 dagar efter att motparten har emottagit denna. Avtalet kan sägas upp av part med tre (3) månaders uppsägningstid om motpart åsidosätter vad som åligger denne enligt avtal eller i övrigt inte uppfyller de krav som kan ställas på service och kvalitet. LiU har rätt att häva ingånget avtal med omedelbar verkan om Leverantören: är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom, har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande enheten kan visa detta, inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatter Marknadsföring Leverantören får ej uppge Linköpings universitet som referens i marknadsföring utan LiU:s samtycke enligt Lag om namn och bild i reklam Vite Försenad leverans, ger LiU rätt till vite som utgår med 5 % av köpeskillingen för varje påbörjad vecka som förseningen varar Avtalsvillkor För detta avtal gäller i övriga frågor ALOS Tvist Eventuell tvist i anledning av ingånget avtal skall i första hand avgöras genom förhandling mellan parterna och i andra hand av svensk domstol med tillämpning av svensk rätt. Leverantören får inte avbryta eller uppskjuta fullgörande av de prestationer som avtalats under åberopande av att tvisteförfarande inletts eller pågår.