FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG. Sista anbudsdag:

Transkript

1 1(14) FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Linköpings universitet genomför en öppen upphandling av leverantör avseende produkter för laboratoriebruk. I upphandlingen ingår glas och plastprodukter, båda inklusive angränsande produkter, skyddsutrustning, avfallshanterings produkter samt övriga laboratorietillbehör. Härmed inbjuds Ni att lämna anbud i enlighet med förutsättningarna i detta förfrågningsunderlag inklusive bilagor. Sista anbudsdag: Anbudets giltighet: 3 månader från sista anbudsdag Detta förfrågningsunderlag består av: Upphandlingsföreskrifter med krav på anbudsgivaren Kravspecifikation Kommersiella villkor BILAGOR: 1. Prisbilaga 2. SKV 4820 Begäran om upplysningar vid upphandling (pdf) 3. Blankett Sanningsförsäkran (pdf) 4. Blankett Uppgifter om leverantören (pdf)

2 2(14) 1. UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER 1.1 Inledning bakgrund Linköpings universitet (LiU) har anställda, 1400 forskarstuderande och studenter inom grundutbildningen samt en ekonomisk omslutning på ca 2,5 mdr. Utbildning och forskning bedrivs inom fyra huvudområden: Tekniska högskolan, Filosofiska fakulteten, Utbildningsvetenskap och Hälsouniversitetet. Merparten av verksamheten är koncentrerad till Linköping, men det finns även en växande verksamhet i Norrköping. Viss utbildning finns dessutom i Vadstena och Stockholm. Inom Linköpings universitet bedrivs en omfattande och varierad laboratorieverksamhet. Vid elva stycken institutioner och enheter, fördelade på tre fakulteter och tre Campus bedrivs laboratorieverksamhet inom biologi, fysik, kemi, medicin, miljövetenskap och teknik. Inom alla ämnesområden förekommer forskning, utbildning och samverkan med det omgivande samhället. Avrop kan ske från alla universitetets institutioner och enheter. LiU kan inte lämna några garantier om volymer för avtalsperioden. Under 2004 och 2005 köpte LiU den här typen av produkter till ett värde av ungefär sek årligen. 1.2 Omfattning Upphandlingen består av fem delar; laboratorieglas inklusive angränsande produkter laboratorieplast inklusive angränsande produkter skyddsutrustning avfallshanteringsprodukter övriga laboratorietillbehör Anbud kan lämnas på en eller flera delar av upphandlingen och kan komma att antas som del eller helhet. LiU har behov av produkter från både ett brett och specialiserat sortiment. LiU har för avsikt att teckna avtal med 1 3 leverantörer inom varje del dock med minst fyra leverantörer totalt förutsatt att minst fyra kvalificerade anbud lämnas. Avtalet skall täcka hela sortimentet inom den del som är aktuell för respektive leverantör. Avtal kommer att tecknas för tre (3) år med möjlighet till ett (1) års förlängning. 1.3 Upphandlande enhet Linköpings universitet Linköping

3 3(14) 1.4 Plats för leverans Leverans skall kunna ske till universitetets olika campus. Linköpings universitet Godsmottagningen, Valla Linköping Hälsouniversitet Godsmottagningen Linköping Linköpings universitet Godsmottagningen Campus Norrköping Norrköping 1.5 Upphandlingsform Denna upphandling är en öppen upphandling enligt lag (1992:1528) om offentlig upphandling (LOU 2 kap). 1.6 Frågor avseende upphandlingen Frågor om upphandlingens innehåll eller om anbudsgivare önskar att förfrågningsunderlaget i något avseende skall förtydligas eller kompletteras skall sådan begäran ställas skriftligt per e post till: catarina.wireklint@liu.se. Begäran skall ställas i så god tid att svar kan lämnas sex (6) dagar före anbudstidens utgång. Frågor ställda senare kommer inte att besvaras. Eventuella förtydliganden av förfrågningsunderlaget kommer att presenteras på Anbudsgivaren är själv skyldig att kontrollera att denne har fullständigt material. 1.7 Formella krav på anbudet Disposition av anbudet Anbudsgivaren ombeds att lämna svar på varje punkt i underlaget. Kraven i förfrågningsunderlaget är formulerade som skall krav, bör krav eller begäran om att anbudsgivaren ska ange eller beskriva någonting. Skall kraven skall vara uppfyllda för att anbudet skall kunna behandlas. Bör kraven är viktiga att uppfylla och kan vara avgörande vid valet av leverantör. Detta gäller även de fall där något skall anges eller beskrivas. Observera att ofullständiga anbud kan medföra att anbudet inte tas upp till prövning Anbudets giltighet Anbudet skall: vara undertecknat av behörig firmatecknare för företaget (bilaga 4) vara inkommet till Linköpings universitet, Registrator senast Anbudsgivare svarar för att anbud kommer in i rätt tid.

4 4(14) vara bindande i tre månader efter anbudstidens utgång, vilket skall bekräftas i anbudet (bilaga 4) Anbudets form Anbudet skall vara skrivet på svenska vara paketerat i slutet kuvert/paket vara tydligt märkt med Anbud Dnr 181/06 27 inges i original och en (1) papperskopia Anbudet bör följa förfrågningsunderlagets struktur för att säkerställa likabehandling och underlätta utvärderingen Anbudsinlämnande Anbud sänds till nedanstående adress alternativt lämnas personligen eller genom bud. Postadress: Linköpings universitet Registrator Linköping Anbud kan lämnas direkt till Registrator under kontorstid Besöksadress är Hus Origo, Campus Valla, Linköping. Vid inlämnande efter kontorstid hänvisas till brevlådan vid ingången till hus Origo, men denna har en begränsad kapacitet att ta emot anbud. Inkastet är smalt och för litet för t.ex. en pärm. En bekräftelse om att anbud mottagits kommer att skickas till anbudsgivare i samband med anbudets öppnande. Observera att för sent inkomna anbud inte tas upp till prövning. Anbud via e post, telegram eller telefax accepteras inte. 1.8 Utvärdering Innan utvärderingsprocessen börjar kontrolleras att de formella kraven beträffande disposition, giltighet, form och inlämnande är uppfyllda. Anbud som inte uppfyller dessa krav kan komma att uteslutas från utvärderingsprocessen. Därefter kommer utvärdering att ske i två steg. Det första steget är kvalificering av leverantör och det andra är prövning av anbud Leverantörskvalificering Här kontrolleras anbudsgivarens juridiska och ekonomiska ställning. Skattekontroll Anbudsgivaren skall intyga att han/hon är fri från skulder för skatter och sociala avgifter. Anbudsgivaren skall därför se till att skattemyndigheten fyller i blanketten SKV 4820 Begäran om upplysning (bilaga 2). Den ifyllda blanketten skall bifogas tillsammans med anbudet. Blanketten får inte vara äldre än tre (3) månader räknat från sista anbudsdag.

5 5(14) Även utländska anbudsgivare skall till sitt anbud bifoga intyg från behörig myndighet i det land där företaget är etablerat som visar att anbudsgivaren där betalat föreskrivna skatter och avgifter. Intyget skall vara skrivet på eller översatt till svenska. Anbudsgivaren skall till anbudet bifoga, fullständigt ifylld, blankett Sanningsförsäkran (se bilaga 3) Prövning och utvärdering av anbud Denna prövning sker i två led. I det första ledet kontrolleras att alla ovillkorliga krav, skall krav, i förfrågningsunderlaget är uppfyllda. Anbudsgivare som inte uppfyller samtliga skall krav kommer att uteslutas från vidare prövning. I det andra ledet bedöms anbuden med hänsyn till utvärderingskriterierna nedan. De ekonomiskt mest fördelaktiga anbuden kommer att antas. Anbuden värderas efter tre kriterier med olika viktning enligt nedan. Utvärderingskriterium Vikt Pris 70 % Service och sortiment 20 % Miljöarbete 10 % De ställda kriterierna kommer att utvärderas enligt följande. Pris, en fast rabattsats mot gällande officiell prislista skall gälla under hela avtalsperioden. Rabattsatsen kan variera mellan olika delar i anbudet men skall vara enhetlig inom varje del. Rabattsats och var officiell prislista kan erhållas, till exempel via webbsida eller bifogad till anbudet, skall anges i bilaga 1 Prisbilaga. Utvärdering kommer att ske genom att vissa varor priskontrolleras på stickprovsbasis. En lista över stickprovsvaror kommer att fastställas av LiU före anbudstidens utgång men kommer inte att offentliggöras förrän vid tilldelningsbeslutet. Vid utvärderingen kommer LiU att räkna fram aktuellt LiU pris, listpris offererad rabatt, och jämföra dessa med övriga anbudsgivande leverantörers priser för samma produkt. En jämförelse per produkt kommer att göras av nettopriserna, listpris rabatt, där lägst pris ger 10 poäng, näst lägst pris ger 9 osv ned till lägst poäng 1. Finns inte den sökta produkten i sortimentet erhålls 0 poäng. Summering av poängen för alla sökta produkterna inom respektive del görs och anbuden poängsätts så att högst totalsumma får 10 poäng och övriga anbud poängsätts i intervallet 9 0 relativt den högsta summan. Service och sortiment samt miljöarbete utvärderas enligt de krav som ställts i kravspecifikationen för respektive kriterium och dess poängsättning. Normering av poäng inom respektive kriterium kommer att göras innan viktfaktorn appliceras för att uppnå jämförbarhet. Normeringen går till så att erhållen poängsumma för kriteriet divideras med maximalt möjlig poängsumma varefter kvoten multipliceras med 10 (normeringstalet). Den normerade summan för respektive kriterium multipliceras med angiven viktsfaktor och en slutlig summa räknas fram. Denna summa blir sedan grunden för urvalet. 1.9 Beslut Beslut i ärendet kommer att meddelas samtliga anbudsgivare skriftligen innan avtal tecknas med antagen leverantör.

6 6(14) 1.10 Sekretess/offentlighet i upphandlingsärenden Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt sekretesslagen (1980:100) till dess upphandlingen offentliggjorts, avtal slutits eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Detta innebär att uppgifter inte får lämnas till annan än den som behöver informationen för att kunna fullgöra uppdrag med anledning av upphandlingen. Nämnda uppgifter kan omfattas av sekretess även efter nämnda tidpunkt. För kommersiell sekretess till skydd för en anbudsgivares uppgifter erfordras att uppgifterna avser affärs eller driftförhållanden för anbudsgivaren samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs. Om anbudsgivaren anser att de uppgifter anbudsgivaren lämnat i upphandlingsärendet uppfyller vad som erfordras för kommersiell sekretess, kan anbudsgivaren skriftligen inkomma med begäran om kommersiell sekretess. Sådan begäran skall innehålla precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Observera dock att sådan begäran inte garanterar sekretess och att uppgifter som rör utvärderingskriterierna endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas av kommersiella skäl.

7 7(14) 2. KRAVSPECIFIKATION Linköpings universitet (LiU) har för avsikt att teckna avtal med 1 3 leverantörer för varje del, dock med minst fyra totalt förutsatt att minst fyra kvalificerade anbud lämnas. Nedan följer de krav som LiU ställer i denna upphandling. Kraven är formulerade som skall krav, bör krav eller att anbudsgivaren ombeds ange eller beskriva något. 2.1 Skall krav Miljö Linköpings universitet bedriver en aktiv forskning kring miljö och hållbar utveckling. Som statlig myndighet har också LiU ett särskilt uppdrag från staten, att upphandla produkter som är anpassade till en hållbar samhällsutveckling Anbudsgivaren skall bedriva ett aktivt miljöarbete. Kraven uppfylls Ja [ ] Nej [ ] Producentansvar Anbudsgivaren skall uppfylla krav kring producentansvar. Producentansvaret för förpackningar uppfylls för offererade produkter genom att anbudsgivaren, eller anbudsgivarens leverantörer i tidigare led är ansluten till REPA registret och/eller Svensk Glasåtervinning eller genom ett eget fungerande system (SFS 1997:185 med ändringar). Kraven uppfylls Ja [ ] Nej [ ] Hur uppfyller ni producentansvaret? Sortiment Leverantören skall bekosta retur av felaktiga/fellevererade varor Leverantören skall bedriva ett aktivt kvalitetsarbete.

8 8(14) 2.2 Utvärderingskrav, bör krav Miljö Ange nedan hur företagets miljöarbete bedrivs. (p. 0 4) Innehar anbudsgivaren miljöcertifikat (ISO 1400X eller motsvarande)? Ja [ ] Nej [ ] Har anbudsgivaren en miljöpolicy som är fastställd av högsta ledningen? Ja [ ] Nej [ ] Upprättas årliga miljömål som fastställs av högsta ledningen? Ja [ ] Nej [ ] Ställer anbudsgivaren miljökrav på egna tillverkare/leverantörer? Ja [ ] Nej [ ] Beskriv i övrigt ert miljöarbete? Varor i glas bör inte innehålla följande ämnen. Ange med ja/nej om era produkter innehåller följande ämnen. (p. 0 1) Bly Ja [ ] Nej [ ] Kadmium Ja [ ] Nej [ ] Arsenik och dess föreningar Ja [ ] Nej [ ] Flamskyddsmedlen PBB eller PBDE Ja [ ] Nej [ ] Varor i plast bör inte innehålla följande ämnen. Ange med ja/nej om era produkter innehåller följande ämnen. (p. 0 1) Bly Ja [ ] Nej [ ] Ftalat DEHP Ja [ ] Nej [ ] Emballage bör inte innehålla följande ämnen. Ange med ja/nej om era produkter innehåller följande ämne. (p. 0 1) PVC Ja [ ] Nej [ ] 2.2.5

9 9(14) Emballage och förpackningsmaterial bör bestå av ett enda eller flera lättseparerade material. Ange med ja/nej om ni uppfyller kravet (p. 0 1) Kraven uppfylls Ja [ ] Nej [ ] Service och sortiment Månadsvis samlingsfaktura per kundnummer bör kunna erbjudas. Kan ni erbjuda detta? (p. 0 1) Beskriv vilken hjälp som kan erbjudas, i samband med avrop, vid val mellan olika produkter inom en produktkategori, exempelvis val av skyddshandskar för kemikaliearbete. (p. 0 2) Ange ordinarie leveranstid i dagar för offererat sortiment. (p 0 5) Samlad leverans bör kunna ske vid två tillfällen/vecka om enhet hos LiU önskar det. Kan ni erbjuda samlad leverans? (p 0 1) Sortiment och aktuella priser bör finnas tillgängligt via internet. Kan ni erbjuda en hemsida där LiU:s priser finns anslagna? (p. 0 2) Om inte en LiU specifik sida kan erbjudas, finns en allmän sida med sortiment och priser? (p. 0 1) Ange adress till sådan sida om det finns:

10 10(14) Varuprov utan kostnad bör erbjudas vid efterfrågan. Kan ni erbjuda varuprov? (p. 0 3) Vid eventuell restnotering av varor bör beställaren få information om ny leveranstidpunkt. (p. 0 1) Beskriv era rutiner för reklamationer och returhantering. Ange också bedömd tidsåtgång för ett reklamationsärende. (p. 0 5) Beskriv det kvalitetsarbete som utförs. Bifoga kopia av eventuellt kvalitetscertifikat. (p. 0 4) (p 0 1) LiU är på väg att implementera ett elektroniskt fakturahanteringssystem, Baltzar. För att garantera en korrekt hantering av inkomna fakturor vid LiU bör de detaljerade kraven kring fakturans utseende, vilka LiU ger inför driftsättning av systemet, följas av leverantören. Kraven rör exempelvis teckensnitt och teckenstorlek (p 0 1) Om LiU beslutar att övergå till att begära att få elektroniska fakturor under avtalsperioden önskar vi att leverantören aktivt medverkar till en sådan övergång.

11 11(14) 2.3 Samtliga nedan ställda kommersiella villkor, avsnitt 3, skall accepteras i sin helhet. Kravet uppfylls: Ja [ ] Nej [ ] 3. Kommersiella villkor 3.1 Avtalshandlingar/Rangordning Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de sinsemellan i följande ordning: Avtalet Eventuella bilagor till avtalet et, daterat Företagets anbud 3.2 Avtalstid Avtalet gäller fr.o.m. avtalets behöriga undertecknande från båda parters sida t.o.m Beställaren har därefter möjlighet att förlänga avtalet med ytterligare ett (1) år. Eventuell förlängning skall meddelas senast tre (3) månader före avtalstidens utgång. Sådan förlängning skall ske skriftligen. 3.3 Avtalets omfattning Detta ramavtal omfattar del x i förfrågningsunderlaget. Till produktsortimentet tillförs kontinuerligt nytillkomna produkter enligt avtalets anda medan utgångna produkter tas bort ur sortimentet. Avtalet omfattar hela leverantörens sortiment inom avtalad del/delar. Ramavtal gällande produkter enligt detta avtal träffas med flera leverantörer. Avtalet gäller för LiU:s samtliga institutioner och enheter. 3.4 Lagar Leverantören skall i sin yrkesverksamhet följa samtliga för denna upphandling relevanta direktiv, lagar, förordningar och andra bestämmelser. 3.5 Avrop Ansvarsställenummer/kundnummer skall anges vid beställning. Avrop kan ske via brev, telefon, fax, e post och webbplats. Beställning med leverans påföljande arbetsdag erfordrar ingen orderbekräftelse. I annat fall skall orderbekräftelse med angivande av leveranstid alltid sändas till beställaren. Orderbekräftelse kan ske via e post, via uppdatering av kundens beställning på webben eller via fax eller post. E post eller webb är att föredra.

12 12(14) 3.6 Fakturering/följesedel & betalning Fakturering skall ske i efterskott. Fakturering skall ske till LiU med angivande av beställare (enhet och kontaktperson), avtalsbeteckning, nettopriser och/eller listpris samt tillämpad rabatt. Avgifter som inte är specificerade i detta avtal får inte tillkomma. Betalning sker 30 dagar netto efter mottagen faktura och godkänd leverans. Skulle tvist uppstå angående del av fakturerat belopp, skall dock ostridig del betalas inom föreskriven tid. Om betalning försenas utan giltigt skäl skall det utgå dröjsmålsränta enligt räntelagen. 3.7 Leveransvillkor Fritt levererat till angiven adress vid ordervärde överstigande 500 sek. Faktisk fraktkostnad tillkommer för order understigande 500 sek. 3.8 Leveranstid Leveranstid meddelas i skriftlig orderbekräftelse, kan vara via e post. Varorna skall levereras under kontorstid (8 16) om inte annat överenskommes för enskild beställning. 3.9 Leveransförsening Om leverans ej sker på överenskommen tid äger LiU rätt att annullera ordern alternativt returnera produkterna. Alla kostnader i samband med returfrakten skall betalas av leverantören Avbeställning LiU äger rätt att annullera vara senast två dagar före beräknad leveranstid Reklamation Reklamation skall avges inom skälig tid från ett fel har upptäckts. Praktisk hantering av retur skall ske så som anges i leverantörens anbud. Reglering skall ske genom utbyte till felfri vara eller genom kreditering av motsvarande belopp inom 30 dagar, vilket överenskoms mellan parterna. Transport och emballagekostnad skall betalas av leverantören. Betalning av gods innebär inte godkännande av gods. Förpackningar som öppnas senare skall alltid kunna returneras vid fel eller brist Återköp, ej reklamation Återköp av felbeställda varor i obruten förpackning görs inom en period om 30 dagar från leveransdag. Reglering sker genom kreditering av fakturerat varuvärde. Returen skall ske till leverantörens lager. Transport och emballagekostnader skall betalas av LiU.

13 13(14) 3.13 Statistik Leverantören skall en gång årligen redovisa statistik med avseende på avropande enhet, mängd, kvalitet och pris Garanti Garanti skall gälla i ett år. Vissa produkter har längre garantitid vilket särskilt meddelas Överlåtelse av avtal Avtalet får ej helt eller delvis överlåtas på annan part utan skriftligt godkännande av motparten Ändringar och tillägg Ändringar och tillägg kan endast göras genom en skriftlig handling, undertecknad av behöriga företrädare för båda parterna Information Parterna förbinder sig att underrätta varandra om sådana förändringar som kan påverka verksamheten Kontaktpersoner Vardera parten skall utse kontaktperson för frågor som avser uppdraget under avtalsperioden Skadestånd Leverantör ansvarar för direkta skador som uppkommit till följd av fel eller försummelse av anställda hos leverantören eller av denna kontrakterade underleverantör Force majeure Leverantören är inte ansvarig för skada som beror på omständigheter utanför Leverantörens kontroll, som svensk eller utländsk myndighets åtgärd, krigshändelse, strejk, blockad, bojkott, lockout eller annan liknande omständighet. Förbehållet om strejk, blockad, bojkott och lockout gäller även om Leverantören själv är föremål för eller vidtar sådan konfliktåtgärd Pris Rabattsats per produktområde som angetts i leverantörens anbud. Rabatten dras på gällande listpris och gäller under hela avtalsperioden. I priserna ingår emballage och transportförsäkring. Prishöjningar skall föraviseras med 30 dagar. Prissänkningar får alltid ske omedlebart.

14 14(14) 3.22 Uppsägning och hävning Båda parter äger rätt att säga upp avtalet om motparten i väsentlig omfattning åsidosätter sina skyldigheter eller åtaganden enligt avtalet och ej inom rimlig tid vidtagit godtagbar rättelse. Uppsägningen skall ske skriftligt och träda i kraft 30 dagar efter att motparten har emottagit denna. Avtalet kan sägas upp av part med tre (3) månaders uppsägningstid om motpart åsidosätter vad som åligger denne enligt avtal eller i övrigt inte uppfyller de krav som kan ställas på service och kvalitet. LiU har rätt att häva ingånget avtal med omedelbar verkan om entreprenören: är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom, har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande enheten kan visa detta, inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker Marknadsföring Leverantören får ej uppge Linköpings universitet som referens i marknadsföring utan LiU:s samtycke enligt Lag om namn och bild i reklam Tvist Eventuell tvist i anledning av ingånget avtal skall avgöras i första hand genom förhandling mellan parterna och i andra hand av svensk domstol med tillämpning av svensk rätt. Leverantören får inte avbryta eller uppskjuta fullgörande av de prestationer som avtalats under åberopande av att tvisteförfarande inletts eller pågår.