Ansökningsinbjudan - telefonväxel, tele- och mobil datatrafik, telefoner

Transkript

1 Anbudsansökningsinbjudan Upphandlingsansvarig Sollentuna kommun Lill Sandberg Upphandling Drift och underhåll av telefonväxel, fast och mobil telefontrafik, telefoner och tillbehör Dnr 2011/11 INK.887 Sista ansökansdag: Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen Ansökningsinbjudan - telefonväxel, tele- och mobil datatrafik, telefoner 1. Inledning 1.1. Inbjudan Sollentuna kommun inbjuder er att inkomma med anbudsansökan avseende upphandling av följande delar: Del A. Drift och tekniskt underhåll av telefonväxel inklusive stödsystem Del B. Fast och mobil telefontrafik inklusive mobildatakommunikation Del C. Stationära kontorstelefoner, mobiltelefoner, läsplattor, konferenstelefoner etc samt tillbehör till dessa. Del D. Meddelandetjänster. Ansökan kan lämnas för alla delar alternativt för enskilda delar. Ange vilka ovanstående delar som ansökan avser (Fritextsvar) 1.2. Syfte med upphandlingen För att kunna hålla en hög servicenivå vill kommunen ha en väl fungerande telefonilösning med moderna tjänster och funktioner, som är enkla att använda och uppfattas som stöd i det dagliga arbetet. Ett effektivt arbete av idag innebär att samtliga anställda kan nås även från andra platser via t e x fjärruppkoppling från dator eller via mobiltelefonen. Telefonin ska under de kommande åren baseras på befintlig lösning och vidareutvecklas med nya tjänster och funktioner som stödjer och effektiviserar kommunens verksamhet. Bland dessa finns införandet av ett kontaktcenter, meddelandetjänster och verksamhetsnära mobila tjänster samt Unified Communications UC lösningar. Kommunen vill ha väl fungerande system för att driva telefonilösningen så att denna håller Sida 1 av 10

2 hög funktionalitet, tillgänglighet och är säker. Lösningarna måste vara kostnadseffektiva och upplevas så av verksamheten. Ett effektivt användande av telefonlösningen bygger på att användarna har goda kunskaper om de tjänster och funktioner som finns och hur de kan stödja verksamheten Omfattning De verksamheter som kommer att omfattas av kommunens telelösningar är både de som är centralt lokaliserade till kommunalhuset och de som är lokaliserade på andra platser inom kommunen. De centralt placerade verksamheterna samt flera som är lokaliserade utanför kommunalhuset, ingår idag i en gemensam telefonilösning. Det finns dessutom verksamheter utanför kommunalhuset som har egna, fristående lösningar. Kommunen avser att arbeta för att ersätta de fristående lösningarna med anslutning till den centrala lösningen Företagsinformation Ange här företagets namn, adress och ansvarig kontaktperson Ange namn, organisationsnummer, adress, kontaktperson, tel, fax och e-post (Fritextsvar) Ange namn på firmatecknaer eller dennes ställföreträdare. (Fritextsvar) 1.5. Avtalstid och möjlighet till option Avtalstiden är från avtalsundertecknande och 2 år med option på förlängning därefter med år. 2. Upphandlingsföreskrifter 2.1. Upphandlingsform och kvalificering Upphandlingsformen är förhandlad upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) 4 kapitlet. Sollentuna kommun avser att bjuda in minst tre anbudssökande för varje delobjekt enligt avsnitt 1.1 förutsatt att det finns tillräckligt antal lämpliga anbudssökande. Endast leverantörer som inkommit med ansökan om att få lämna anbud och som i denna ansökan kvalificerat sig kommer att få en förfrågan om att lämna anbud och kraven för denna kvalificering framgår av denna ansökningsinbjudan. Antalet anbudssökanden som kommer att få lämna anbud i denna upphandling är högst fem Selektering 3-5 anbudssökande kommer att kvalificera sig per del under förutsättning att det finns tillräckligt antal lämpliga anbudsökanden. Anbudssökandena kommer att väljas ut på objektiva grunder. Dessa grunder är: Uppfyllande av krav under punkt 4 i detta dokument. Anbudssökandens tidigare dokumenterade leveransförmåga av liknande leveranser, Sida 2 av 10

3 kontrollerat genom referensobjektlista. Referensobjektslistan ska innehålla 5 st liknande uppdrag per del (A-D) som sökande respektive underleverantör genomfört med kort beskrivning om omfattning, kontaktperson med telefonnummer och e-postadress. Analys av anbudssökanden och dess kapacitet enligt beskrivning i punkt 5. Försteg kommer att ges till anbudssökande med lång erfarenhet av liknande installationer/uppdrag till referensobjekt av Sollentuna kommuns storlek. Sökande ska lämna 5 referensobjekt innehållande ovan beskrivna uppgifter. (Fritextsvar) 2.3. Ansökans form och innehåll Ansökan ska vara skriftlig, avfattat på svenska språket och avges i enlighet med i ansökningsinbjudans angivna förutsättningar. Reservationer accepteras inte. Ansökan får ej lämnas via e-post, telegram eller telefax. Ansökan får därför endast ges in elektroniskt genom Vismas Tendsign (ska-krav). Ansökan ska vidare innehålla uppgift om anbudssökandes kontaktperson, telefonnummer, e-post och adress. Samtliga positioner i ansökningsinbjudan ska besvaras i sin helhet. Var vänlig svara direkt i detta formulär. Om ansökningshandlingarna inte överensstämmer med ovanstående kan ansökan komma att förkastas Ansökningsprövning Ingivaren av ansökan kan uteslutas från deltagande i upphandlingen om företaget är under konkurs eller likvidation, dömd för brott avseende sin yrkesutövning, har begått ett allvarligt fel i yrkesutövningen eller inte fullgjort sina skyldigheter i fråga om socialförsäkringsavgifter eller skatter 2.5. Frågor och förtydliganden/kompletteringar under ansökningstiden Alla frågor, svar och andra upplysningar om upphandlingen under ansökningstiden förmedlas via TendSign. Frågorna besvaras endast skriftligen via TendSign under rubriken frågor och svar. Endast skriftliga uppgifter lämnade av ansvarig handläggare är bindande för såväl upphandlande myndigheter som anbudssökande/leverantörer. Det är av stor vikt att ni har kontinuerlig e-postbevakning av den e-postadress som angetts till Tendsign. Till denna e-postadress kommer det att skickas information om upphandlingen. I det fall ansökningsinbjudan erhålls på annat sätt än via Tendsign åligger det anbudssökanden att själv hålla sig à-jour med eventuella kompletteringar. Sista dagen för frågor är den 8 april Rättelse Den upphandlande myndigheten kan medge att anbudssökanden får rätta en uppenbar felskrivning, felräkning eller annat uppenbart fel i ansökningsinbjudan. Den upphandlande myndigheten kan också begära att en ansökan förtydligas och kompletteras om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Förtydliganden skall lämnas skriftligt. Sida 3 av 10

4 2.7. Sista dag för ansökan Ansökan ska var Sollentuna kommun tillhanda senast Öppning av ansökan Öppning av ansökan kommer att ske hos upphandlingsenheten i Sollentuna kommun. Öppnandet av ansökningar är inte offentlig. Om anbudssökande så begär, kommer en representant utsedd av Stockholms Handelskammare att, på anbudssökandens bekostnad, närvara vid öppningssammanträdet Information om beslut När beslut har fattats beträffande vilka anbudssökanden som blivit kvalificerade, så kommer samtliga ansökande leverantörer att få besked om företaget blivit kvalificerat till att ge in anbud eller ej. Beskedet distribueras via Tendsign till samtliga deltagande anbudssökande. Till de anbudssökande som selekterats kommer samtidigt förfrågningsunderlag att skickas ut. Grunderna för selektering är sekretessbelagda fram till den dag som tilldelningsbeslutet publicerats. Detta beslut samt upphandlingsprotokoll kommer att tillsändas till samtliga ansökande leverantörer. 3. Beskrivning av kommunens telefonilösningar och telefontrafik 3.1. Telefonväxlar och stödsystem Nedanstående nuläge avser kommunens gemensamma telefonilösning, om inte annat anges. Nuläge Den gemensamma växeln är MX-ONE växel från Aastra. Den går f n i release 3.2, SP5. Tekniskt består växel av 3 st LIM för ca anknytningar. F n används ca anknytningar varav st är MEX anknytningar och resterande 150 anknytningar är fasta digitala och analoga. Den betjänas av totalt 8 telefonister, men aldrig fler än 4 samtidigt. Växeln är bestyckad med så många accesser till nuvarande operatörs fasta och mobila telefonnät som krävs för kommunen. Utöver den kommunala förvaltningen betjänar växeln även Sollentunahem samt 3 st mindre, externa kunder. Kommunen och Sollentunahem har separata nummerserier. Alla kommunala verksamheter har, oavsett lokalisering, minst en anknytning i den centrala telefonväxeln. Många av verksamheterna utanför kommunalhuset har också egna lösningar i form av mindre växlar, centrex eller företagsabonnemang. Några har också separata företagsabonnemang. Vidare finns uppskattningsvis ca 400 fristående mobilabonnemang med olika operatörer (dvs. de är inte anslutna till en MEX-anknytning). Befintliga stödsystem är OneBox/Messenger för röstbrevlåda och IVR funktioner, CMG 2007 med release 7.0 SP9 för NOW och SP3 för övriga system, som hänvis-ningsdator, DNA 5.5 inklusive EMG och PMG för drift. CMG systemet har en modul för kalenderkoppling mot Outlook i release 7.5. För att ha fullgod inomhustäckning har kommunen 3 st mobila inomhusnät på följande Sida 4 av 10

5 adresser: - Turebergshuset, Allfarvägen 31/Turebergs torg 1 - Sollentuna simhall, Stubbhagsvägen 2 - Helenelundsskolan, Sollentunavägen 68 Dessutom finns Teleoptis system för fördelning av kommunens telekommunikationskostnader samt en UPS för reservkraft. SLA Nuvarande SLA för växeln gäller måndag fredag och har tre nivåer 1. Prio 1, 2 timmars reaktionstid och 12 timmars åtgärdstid 2. Prio 2, 4 timmars reaktionstid och 12 timmars åtgärdstid 3. Prio 3, 8 timmars reaktionstid och 24 timmars åtgärdstid. Utöver detta kan jourinsats påkallas. Planer Under året planerar Sollentuna kommun att genomföra följande förändringar i telefonmiljön: Uppgradering av växeln till release, 4.1 Uppgradering av röstbrevlådesystemet Onebox för att bland annat kunna använda SIP som kommunikationsprotokoll Uppgradering av CMG Ev utbyte av DNA Utbyte av EMG till Manager Provisioning Införande av Kontaktcenter med Solidus E-care som kontaktcentersystem - Utredning av SLA-nivåer pågår - Kartläggning av de lösningar och abonnemang som ligger utanför den centrala lösningen Fast och mobil telefontrafik Den centrala växeln hanterar st samtal per år. Antalet samtalsminuter uppgår till Samtalsfördelningen är följande: - 30 % är interna samtal inom växeln inkl MEX anknytningarna, - 50 % är ankommande samtal och - 20 % är avgående samtal. Antalet mobilsamtal för de mobiler som ingår i den centrala lösningen uppgår till samtal med ca samtalsminuter Systemmiljö övriga IT-system Inom kommunen pågår ett arbete med implementation av Windows 7 och Office, Exchange 2010 för samtliga anställda. Samtliga stödsystem samt drift- och underhållssystem ska därför kunna samverka med denna systemmiljö. 4. Krav 4.1. Ska-krav Sida 5 av 10

6 Anbudssökande ska för samtliga delar i sin ansökan visa att de har kapacitet, kompetens och erfarenhet av att leverera tjänster till och samarbeta med organisationer av minst samma storlek som Sollentuna kommun och som har motsvarande telefonilösningar vad avser både omfattning, lösningar och funktioner. Inom respektive område ska dokumentation bifogas som visar att angivna krav är uppfyllda Del A - Drift och underhåll av kommunens centrala telefonväxel Ansökan avseende denna del ska omfatta följande: Anbudssökande ska vara certifierad för drift, underhåll och vidareutveckling av MX-ONE telefonilösningar med tillhörande stödsystem. Ansökan ska innehålla en beskrivning av tjänstens innehåll/uppbyggnad samt organsation. Ansökan ska ej omfatta Teleoptisystemet samt UPS-lösningar, då dessa ej kommer att upphandlas Del B - Fast och mobil telefontrafik inklusive mobil datakommunikation och mobila inomhusnät Ansökan avseende denna del ska omfatta följande: Tjänster och funktioner Anbudssökande ska visa att man erbjuder minst samma tjänster och funktioner som kommunen idag har för sin telefoni och som redovisats ovan i avsnitt 3.1 och 3.2. För att kommunens mobila anknytningar ska fungera och vara kostnadseffektiva ska anbudssökande erbjuda både fast och mobil telefontrafik och mobil datakommunikation i egna nät. Operatörstjänster för fast telefoni Anbudssökande ska erbjuda fast telefoni med minst motsvarande tjänster och funktioner inom hela Sollentuna kommun som kommunen har idag. Ansökan ska innehålla en beskrivning av sökandes operatörstjänster för fast telefoni. Operatörstjänster för mobil telefoni inklusive mobil datakommunikation och mobila inomhusnät Anbudssökande ska erbjuda fullgod mobil telefoni inklusive mobil datakommunikation och mobila inomhusnät med minst motsvarande tjänster och funktioner på adresser som Sollentuna kommun har verksamhet idag. Ansökan ska beskriva anbudssökandes operatörstjänster för mobil telefoni inklusive mobil datakommunikation och mobila inomhusnät Del C - Telefoner och tillbehör inklusive support och service Ansökan avseende denna del ska omfatta följande: Telefoner och tillbehör Sida 6 av 10

7 Stationära kontorstelefoner, mobiltelefoner, läsplattor, konferenstelefoner etc samt tillbehör till dessa. Anbudssökande ska kunna erbjuda webbaserad försäljning av ovanstående telefoner och tillbehör till en organisation av Sollentuna kommuns storlek. Ansökan ska innehålla en beskrivning tjänstens uppbyggnad och organisation. Support Anbudssökande ska kunna erbjuda support av enheter som levererats till kommunen. All kommunikation, såväl muntlig som skriftlig, ska ske på svenska. Ansökan ska innehålla en kort beskrivning av hur denna tjänst är uppbyggd och organiserad. Service Anbudssökande ska kunna erbjuda service och underhåll av de enheter som levererats till kommunen. All kommunikation, så väl muntlig som skriftlig, ska ske på svenska. Ansökan ska innehålla en kort beskrivning av hur denna tjänst är uppbyggd och organiserad Del D - Meddelandetjänster Anbudssökande ska erbjuda meddelandetjänster eller liknande tjänster. Med meddelandetjänster avses primärt intelligenta SMS eller MMS tjänster (utöver transmission av dessa).ansökan ska innehålla en beskrivning av tjänsternas uppbyggnad och funktioner. 5. Kvalificering av leverantören 5.1. Kvalificering på finansiella och formella grunder Lagenligt ställda krav Anbudsökande ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte-, och avgiftsskyldigheter. Det innebär att kommunen kan komma att utesluta anbudsgivare från deltagande i upphandlingen om förhållanden enligt 10 kapitlet LOU 1-2 föreligger. Kontrolluppgifter från Skatteverket Kontroll av krav i enlighet med Blankett SKV 4820, leverantörskontroll, från Skatteverket eller motsvarande blankett för utländska anbudssökanden kommer att göras av Sollentuna kommun. Anbudssökanden ska ha fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatt. För företag under bildande gäller att företaget ska vara bildat vid kontraktstecknandet. Företaget ska vid samma tillfälle inneha F-skattesedel. Registreringsbevis Registreringsbevis från Bolagsverket ska bifogas. Utländska leverantörer ska intyga att de finns i landets motsvarighet till vårt aktiebolags- eller handelsregister. Denna handling får ej vara äldre än två månader från sista dag för anbudsansökan. Ekonomisk kontroll Krav på företaget är bästa möjliga rating enlig kreditupplysningsföretagets Creditsafes skala, Sida 7 av 10

8 dock lägst eller motsvarande grad enligt annan företagsupplysning eller på annat sätt. Kommunen kommer att kontrollera detta. Vid gemensam organisation, konsortium, gäller att var och ett av de ingående företagen ska erhålla ovan angivna omdöme från Creditsafe eller motsvarande grad enligt annan företagsupplysning eller på annat sätt. Företag som inte är skyldig att upprätta årsredovisning/årsbokslut ska visa att företaget har en stabil ekonomisk bas genom att tillhandahålla resultaträkning och balansräkning eller på begäran lämna referens till bank eller annan finansiär. Företag som har ett nystartat företag eller företag under bildande ska visa att företaget har en stabil ekonomisk bas genom att redovisa t ex aktiekapital eller på annan begäran tillhandahålla en finansiell säkerhet (t ex lämna bankgaranti eller koncerngaranti) samt på begäran kunna redovisa referens till bank eller annan finansiär. Sökanden har bifogat registreringsbevis (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Sökande uppfyller samtliga kvalifieringskrav ovan i 5.1. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 5.2. Företagspresentation Anbudssökande ska lämna en kort beskrivning av företagets organisation och verksamhet samt geografiska lokalisering för den del ansökan avser. Lämna en kort beskrivning enlig ovan. (Fritextsvar) 5.3. Företagets tekniska förmåga/kompetens/kapacitet Del A - Drift och underhåll av kommunens centrala telefonväxel Anbudssökande ska beskriva och med bifogade dokument styrka sin certifiering, tekniska kapacitet, kompetens samt personella resurser och erfarenhet för att kunna leverera drift och underhåll på minst samma nivå som kommunen har idag. Del A - Drift och underhåll av kommunens centrala telefonväxel. Sökande ska beskriva sin kapacitet för del A enligt beskrivning ovan samt bifoga dokument som verifierar detta. Redovisa om personella resurser finns i Stockholmsområdet (Fritextsvar) Del B - Fast och mobil telefontrafik inklusive mobil datakommunikation och mobila inomhusnät Fast telefoni Anbudssökande ska visa att de ha kapacitet och organisation för fast telefoni som uppfyller kommunens krav och behov för att nuvarande lösning ska fungera på minst samma sätt som för närvarande. I ansökan ska beskrivas hur detta krav uppfylles. Mobil telefoni Anbudssökande ska visa att de har kapacitet och organisation för mobil telefoni inklusive mobil datakommunikation och mobilia inomhusnät som uppfyller kommunens krav och behov för att nuvarande lösning ska fungera på minst samma sätt som för närvarande. Sida 8 av 10

9 I ansökan ska beskrivas hur detta krav uppfylles. Del B - Fast och mobil telefontrafik inklusive mobil datakommunikation. Sökande ska beskriva hur detta krav uppfylls enligt beskrivning ovan. (Fritextsvar) Del C - Stationära kontorstelefoner, mobiltelefoner, läsplattor, konferenstelefoner etc samt tillbehör till dessa Telefoner och tillbehör Anbudssökande ska visa att de har organisation och kapacitet att leverera telefoner, tillbehör samt modem för mobil datakommunikation till en organisation av Sollentuna kommuns storlek och geografiska spridning. Support Anbudssökande ska visa att de har organisation och kapacitet att leverera en support funktion för telefoner och tillbehör till en organisation av Sollentuna kommuns storlek och geografiska spridning. Service Anbudssökande ska visa att de har organisation och kapacitet att leverera service för ltelefoner och tillbehör till en organisation av Sollentuna kommuns storlek och geografiska spridning. Del C - Stationära kontorstelefoner, mobiltelefoner, läsplattor, konferenstelefoner etc samt tillbehör till dessa. Sökanden ska beskriva hur de uppfyller denna punkt enligt beskrivning ovan. (Fritextsvar) Del D - Meddelandetjänster - Meddelandetjänster Anbudssökande ska erbjuda meddelandetjänster eller liknande tjänster och ha dokumenterad erfarenhet och kompetens kring leverans och underhåll av meddelandetjänster samt bifoga dokumentation som utvisar detta. Del D - Meddelandetjänster. Sökanden ska beskriva hur de uppfyller denna punkt. (Fritextsvar) 5.4. Försäkringar Anbudssökande, och om aktuellt anlitad underleverantör, ska teckna och under avtalsperioden vikmakthålla relevanta försäkringar för verksamhet av aktuellt slag. Försäkringarna ska uppvisas efter tilldelningsbeslut, men innan avtalstecknandet. Sökande gokänner detta. (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 5.5. Krav på underleverantör Ange om underleverantör kommer att användas och /eller om samarbetsavtal med annan leverantör finns. Om anbudssökande avser att använda underleverantör för att utföra uppgifter som ingår i detta uppdrag ska underleverantören uppfylla lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Det är huvudleverantören som ansvarar för att detta följs. Detta kan komma att kontrolleras av kommunen. Sida 9 av 10

10 Kommer underleverantör att anlitas? Om "ja", ange underleverantörens namn, organisationsnummer och kontaktuppgifter samt bekräfta att underleverantören uppfyller ställda ska-krav i aktuella delar. Redovisa vilka ev. samarbetsavtal ni har med andra leverantörer. (Fritextsvar) 6. Preliminär tidplan 6.1. Preliminära hållpunkter i upphandlingen Öppnande av ansökningarna sker Kvalificering av anbudsgivarna sker v Inbjudan till att lämna anbud kommer att ske v 18 Sista dag för inlämnande av anbud v 24 Utvärdering av anbuden påbörjas ske v 24 Önskad avtalsstart Sida 10 av 10